Особенности работы в текстовом редакторе

Размещено на http://allbest.ru

Оглавление

1. Приемы эффективной разработки документов сложной структуры в Microsoft Word

2. Совместная подготовка документов

1. Приемы эффективной разработки документов сложной структуры Microsoft Word

текстовый программный microsoft word

Структура - относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы. По своей структуре документ может быть простым или сложным. Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Сложный документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом - но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками.

Современные текстовые процессоры позволяют работать со структурой документа. Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры - в частности, заголовков. Когда вы создаёте сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто. И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом - от создания оглавления до подготовки к любой публикации.

Кроме того, указание структуры позволяет легче ориентироваться в большом документе. Вы можете в любой момент “перескочить” к началу той или иной главы. Это называется навигация по структуре. Под эффективной разработки документов сложной структуры понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако, если структура документа не представлена в виде заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия начитающего.

Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

- создание структурированного документа и реорганизация его структуры, как-то: повышение или понижение уровня некоторых заголовков;

- просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии

- создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок. Создание сложной структуры документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде разрозненных записей либо даже текстовых файлов. Однако, пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Часто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в течение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или в другой документ. При добавлении рисунка в документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа -- контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология была разработана отделом приложений фирмы Microsoft как способ обеспечения целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм -- производителей программного обеспечения.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла -- источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы -- OLE-клиентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документо-ориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользователь при работе 60 с документом сосредотачивает свое внимание только на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного формата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов. Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) фафики содержат в определенной последовательности совокупность отдельных точек изображения, называемых пикселами (от анг. picture element). Существует несколько форматов файлов растровой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютерным изображениям ин формации. Среди наиболее распространенных форматов можно от метить BMP, PCX, GIF, TIFF и JPEG. Недостатком растрового изображения является потеря качества при увеличении масштаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждый отдельный элемент рисунка описывают и хранят в виде массива параметров -- математического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается компьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF. Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр -- это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра -- возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство -- способность изменять размер и местоположение на странице.

2. Совместная подготовка документов

Подготовка документов - одни из наиболее острых проблем во многих организациях. Система электронного документооборота помогает автоматизировать процесс работы с проектами документов - от подготовки до дальнейшего согласования и последующей регистрации документа. Использование решения Подготовка документов дает возможность существенно повысить эффективность работы сотрудников организации с документами и неструктурированной информацией, а также поможет организовать взаимодействие сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит через пять этапов. Документы создаются, рецензируются и исправляются, формально или неформально утверждаются, распространяются или публикуются для более широкой аудитории, выполняют свою основную функцию и попадают в архив. Во втором этапе документ еще не является официальным. В этот период идет усиленная работа над текстом документа, и вне может принимать участие достаточно большое количество сотрудников. Выработка бумажного документа может идти двумя разными способами:

1. Участники процесса документа вписывают свои замечания от руки в исправляемый текст, секретарь переписывает документ.

2. Участники пишут свои замечания на специальном листе согласования, автор сам вносит изменения в текст. Подготовленный документ отправляется на согласование всем, кто высказал замечания, чтобы все замечания были учтены.

Но даже если все участники будут быстро выполнять свои действия, процесс затянется на продолжительное время, поскольку документ в течение длительного периода будет перемещаться от одного участника к другому. По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой, занимает один рабочий день. Посчитаем сколько рабочих дней займет согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие исполнителей: 3 дня на подготовку + 2 дня на передачу от одного участника другому + 3 дня на согласование + 2 дня на перемещение. Итого 10 рабочих дней. А если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договорится? После двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличения числа соавторов (а в подготовки договора могут участвовать восемь или более специалистов) разобраться в ходе процесса становится все более сложно. А когда одновременно идет работа над целой серией примерно похожих документов, качественно подготовить их становится очень сложно. Появление текстовых редакторов произвело резолюцию в деле совместной подготовки-правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа. Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.

Пересылка документа по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой. Но по прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживание хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом; есть ли необходимость вмешаться в процесс; тяжело проконтролировать, сколько времени каждый участник продержал документ у себя; вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил. Именно по этому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного документооборота стали процессы согласования и совместной подготовки документов. Совместная подготовка - процесс предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки. Согласование - процесс предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документ. А как процесс совместной подготовки выглядит, когда его проводят с использованием систем электронного документооборота? Инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и «прикрепляет» к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы «Лист совместной подготовки».

В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки «Начать процесс подготовки» отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте о том, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать. Совместная Сложность заключается в том, что нельзя допустить ситуацию, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать тупиковой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа - если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него поправки. На экране это отображается надписями «Документ заблокирован» и указывается, кем именно. Каждый следующий участник перед началом своей работы имеет возможность охранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе. Возникает резонный - вопрос если есть такой прекрасный механизм, как совместная подготовка, зачем нужно согласование. Согласование удобно использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения. В реальной практике необходимы механизмы как совместной подготовки, так и согласования, причем при работе с одинаковыми типами документов. Например, согласование и совместная подготовка используется для подготовки договоров. Но согласование «работает», если исходный документ поступил от контрагента и в текст нельзя вносить изменения, необходимо подготовить протокол разногласий. Его легко составить из замечаний, которые сделают участники согласования. Если же текст договора готовится внутри организации «своими» специалистами, удобнее использовать совместную подготовку, чтобы в конце процесса получить готовый документ.

Сколько времени займет процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде? Как показывает практика, каждому участнику выделяют по два часа. Времени на перемещение не требуется - оно происходит практически мгновенно. 6 часов + 6 часов = 12 часов или полтора рабочих дня! Причем стоит отметить, что система электронного документооборота позволяет каждому участнику работать эффективне - у него гораздо меньше времени уходит на поиск всех необходимых документов, требуемых для подготовки нового. Работа с документами не должна тормозить работу других подразделений. Нельзя допускать, чтобы клиент отказался работать с вашей организацией только потому, что договор слишком долго согласовывался. Не удивительно, что все больше компаний и организаций берут на вооружение системы электронного документооборота. Возможности и преимущества совместной работы: Создание общего пространства взаимодействия сотрудников, вовлечения их в бизнес - процессы и обеспечения единого порядка работы с документами и исполнения поручений. Создание централизованного хранилища документов и неструктурированных информационных ресурсов и организации общего доступа пользователей к хранящимся в системе данным. Если организация не использует специальные решения для проведения совместной работы, то в большинстве случаев общие документы хранятся в выделенном файловом каталоге с определенной внутренней структурой. В ходе работы этой структуры зачастую не придерживаются, и многие из сотрудников создают собственные копии рабочих документов, что в результате может привести к различным ошибкам (например, отправили заказчику «неправильную» копию документа), случайному или преднамеренному уничтожению данных и другим негативным последствиям. Система позволяет структурировать и формализовать стандартные процессы работы с документами. Быстрый доступ сотрудников к необходимой информации (благодаря гибко настраиваемой структуре метаданных, хранимых по каждому документу, а также механизмам рубрикации и широким поисковым возможностям). Контроль версий (все сотрудники организации работают с одним и тем же актуальным вариантом документа), возможность возврата к предыдущим версиям. Подробное разграничение прав доступа и ведение протокола действий всех пользователей уменьшает вероятность случайного или преднамеренного удаления или подмены информации. Механизмы структурированного (поручения - отчеты) и неструктурированного (форумы, обсуждения) взаимодействия значительно повышают эффективность работы над документом, особенно для организаций с территориально распределенными подразделениями. Отличительной особенностью подготовки документов является возможность в кратчайшие сроки и с минимальными затратами времени сконфигурировать решение в соответствии с актуальным положением дел и спецификой организации. Корпоративная совместная подготовка документов помогает создать единое информационное пространство для сотрудников, обеспечить оперативный доступ к необходимой информации, отследить историю изменений документов и исключить вероятность удаления или подмены данных.

В чем состоят особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем? Особенности технологий на основе настольных издательских систем проявляются через характеристики их программного обеспечения. Мощность при верстке сложной страницы. Пакет должен обладать широким набором свойств, существенных для объединения текстовых и графических компонентов:

- иметь средства управления координацией взаимного расположения этих пункта; - иметь средства для размещения текста в оборку графической иллюстрации неправильной формы;

- иметь средства управления для обработки иллюстраций, на пример, возможность поворачивать изображение в рамках отведенного для него места;

- иметь широкий диапазон средств для управления набором стилей шрифтов, точно соответствующих требованиям цветовых и специальных эффектов;

- сюда же можно отнести простоту абсолютно точного размещения элементов страниц пользователем на завершающих стадиях верстки.

Размещено на Allbest.ru