Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Обзор систем управления проектами

2. Управление проектом средствами Microsoft Project

2.1 Запуск и создание структуры проекта

2.2 Управление ресурсами и расходами

2.3 Управление рисками

2.4 Отслеживание хода проекта и его завершение

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Управление проектами - область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Тройственная ограниченность описывает баланс между содержанием проекта, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально именована как тройственная ограниченность.

Microsoft Project стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружеского интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.

Целью курсовой работы является изучение средств управления проектами представленными программным обеспечением Microsoft Project.

Объектом исследования является программный продукт Microsoft Project. Предметом исследования являются функциональные возможности данной программы для решения задач управления проектами.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- определить основные понятия системы управления проектами, ее составляющие, свойства, этапы реализации.

- исследовать инструменты программного продукта Microsoft Project, направленные на решение задач управления проектами.

1. Обзор систем управления проектами

В современных условиях развития экономики и обострения конкуренции основным инструментом реализации стратегии развития компании является управление проектами и программами. От успешности реализации проектов зависит положение компании на рынке и ее репутация среди партнеров и заказчиков.

Технологии управления проектами широко востребованы в мире и в России, необходимость их применения доказана на практике в различных отраслях и сферах бизнеса. Эффективная реализация любой управленческой технологии немыслима без использования современных информационных систем.

Лидером российского и мирового рынка IT-решений в области управления проектами является система Microsoft Enterprise Project Management Solution (решение для корпоративного управления проектами - EPM) в связке с Microsoft SharePoint.

Простота и удобство в работе обусловили широкое распространение данного продукта.

Однако наличие продукта еще не означает его эффективное использование. Нередки случаи, когда программное обеспечение приобретено, но либо вообще не используется, либо используется единичными сотрудниками для выполнения отдельных функций. Такое положение дел ставит под вопрос эффективность вложений в программное обеспечение и возврат инвестированных средств.

С применением Microsoft EPM реализуются следующие функции информационной системы управления проектами:

- календарное планирование. Информация о календарных планах всех проектов хранится в единой базе данных, что позволяет увязывать проекты по срокам между собой.

- централизованное ресурсное планирование. Информация обо всех ресурсах организации хранится в единой базе данных, что позволяет учитывать при планировании текущую загрузку ресурсов на других проектах и прогнозировать доступность ресурсов на все время реализации проекта.

- возможность «ролевого» планирования проектов. На начальном этапе планирования менеджер проекта может назначать на выполнение работ определенные роли (бухгалтер, инженер и т.д.), а на более позднем этапе система автоматически заменит в календарном плане роль на конкретного сотрудника, исходя из данных о его загрузке. Данная возможность удобна, когда в рамках Корпоративного Стандарта описаны шаблоны календарных планов проектов с указанием ролей, а на этапе планирования проектов роли замещаются на конкретных сотрудников - это сокращает временные и финансовые затраты на планирование проектов.

- контроль реализации проектов и использования ресурсов. Обеспечивается возможность ввода информации о ходе проекта непосредственными исполнителями, учет и анализ отклонений от плана проекта, прогнозирование последствий.

- проектный документооборот и коммуникации. Microsoft EPM позволяет для каждого проекта создавать библиотеки документов, увязывать документы, риски, вопросы с задачами по проектам, обеспечивать электронное согласование и утверждение проектных документов.

- средства анализа и моделирования портфеля проектов. Данный инструмент позволяет не только проводить детальный анализ портфеля проектов, но и моделировать ситуации «что - если».

- доступ к данным посредством веб-технологий. Даже находясь в командировке, руководитель может просматривать информацию о реализуемых компанией проектах и принимать обоснованные решения.

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI) [2].

Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач:

- структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта.

- расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений.

- определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта.

- расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

- расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании.

- определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки.

- анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

- определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.

- ведение учета и анализ исполнения проекта.

- моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений.

- ведение архивов проекта.

- получение необходимой отчетности.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2010 - это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов [4]:

MS Office Project Standart - пакет начального уровня для управления простыми проектами;

MS Office Project Professional - пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

MS Office Project Server - серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

MS Office Project Web Access - веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик "Технологии управления Спайдер") - пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет - единственная отечественная разработка среди популярных в России систем управления проектами.

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

- встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ;

- возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов;

- оптимизированная для российских условий организация групповой работы и мультипроектного управления.

Программные продукты компании Primavera Inc:

Primavera Project Planner Professional - профессиональная версия, предназначенная для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь этот пакет предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ [9].

SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами [3].

Open Plan (разработчик Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Может эффективно использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами - от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей [3].

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

- создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;

- определять уровень приоритетности проектов;

- задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;

- минимизировать риски;

- проводить анализ хода выполнения работ.

Welcom предлагает использовать профессиональную и "облегченную" версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы.

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых систем, необходимо проделать следующие шаги.

- укрупненно описать проект - создать иерархическую структуру работ.

- задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом.

- составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики.

- составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики,

- задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта.

- назначить ресурсы на исполнение операций проекта.

- назначить стоимости операциям, ресурсам и назначениям проекта.

- задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций.

- составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений.

- оптимизировать состав используемых ресурсов.

- определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта.

- определить и промоделировать риски и неопределенности.

- определить необходимые резервы, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью.

- представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют.

- вести учет;

- анализировать отклонения исполнения от запланированного;

- прогнозировать будущие параметры проекта;

- моделировать управленческие воздействия;

- вести архивы проекта;

- прозрачность хода реализации проектов, наличие оперативной актуальной информации о состоянии проектов компании;

-возможность обоснованного принятия управленческих решений о запуске, заморозке проектов, перераспределении ресурсов между проектами;

-контролируемость и предсказуемость хода реализации проектов в случае их изменения - за счет соответствующих средств анализа и моделирования;

- снижение рисков срыва сроков проектов.

2. Управление проектом средствами Microsoft Project

2.1 Запуск и создание структуры проекта

Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект на задачи, описать их связки, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимые для реализации проекта. Это является исходной информацией для работы Microsoft Project, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этой информации система автоматически составляет подробный календарный план хода выполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетных расходов, предоставляет членам команды всю необходимую информацию и отображает ее в удобном для анализа виде.

После того как исходный план сложен необходимо создать файл проекта, ввести предыдущие данные, а также прибавить в проект документы, которые относятся к его планированию (таблица 1)[7].

Календарный план проекта в Microsoft Project складывается на основании введенных пользователем данных о проекте в целом, об отдельных его элементах - задачах, при необходимости - о ресурсах (рабочую силу, оборудование и материалы), которые нужны для выполнения этих задач. Если какие-то данные по проекту изменяются после создания календарного плана, можно обновить задачи или ресурсы, после чего Microsoft Project скорректирует календарный план.

По умолчанию структура задач проекта Microsoft Project представлена в виде перечня задач и диаграммы Ганта. Для более удобной настройки представлений используют «Мастер Диаграмм Ганта».

В Microsoft Project можно вводить задачи двух видов: задачи, которые выполняются одноразово, и задачи, которые повторяются (с заданными параметрами повторения).

Для всех задач нужно ввести значение длительности, зависимости задач и ограничения, после чего Microsoft Project рассчитывает дату начала и дату окончания каждой задачи.

Таблица 1 Действия при создании нового проекта

Действие	Содержание
Создание нового проекта	Новый файл проекта может быть создан «из нуля» или на основе существующего файла или шаблона. Можно также воспользоваться мастером создания проектов.
Открытие существующего проекта или шаблона	Можно создать новый проект, используя уже имеющийся файл проекта, похожего на текущий проект. Для создания проекта можно также воспользоваться шаблоном.
Введение свойств файла	Свойства файла, такие как название проекта или организации, тема, имя руководителя и комментарии, в будущем может облегчить идентификацию и поиск этого файла.
Выбор способа планирования проекта	Большинство проектов планируется от определенной даты начала. Однако Но в некоторых случаях возникает необходимость планировать проекту от даты окончания.
Связывание или сохранение касательных к проекту документов	Создав файл проекта, можно связать с ним документы, которые непосредственно касаются проекта, например, план управления областью охватывания или план управления рисками.
Установление рабочего времени для календаря проекта	В Microsoft Project используется рабочее время с 9:00 до 18:00 с часовым обеденным перерывом. Можно изменить рабочие часы для всех рабочих дней, для определенных дней недели, например для вторника, или для определенных дат, таких как праздничные дни.
Настройка рабочей группы проекта	Перед началом работы необходимо наладить способ обмена данными с членами рабочей группы и обновления проекта в ходе его выполнения. Для передачи сводок можно использовать средства интерактивной совместной работы, такие, как Microsoft Project Server, систему корпоративной электронной почты, файловый сервер.
Сохранение проекта.	В Microsoft Project можно сохранить файл проекта несколькими способами, в том числе как веб-страницу, базу данных Microsoft Access или книгу Microsoft Excel, а также как шаблон проекта.

Также можно ввести в проект ресурсы и назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс является ответственным за завершение каждого назначения, и рассчитать, какое оборудование будет нужно или сколько материала будет потрачено. Если вводятся ресурсы, то календарные планы задач становятся более детальными за счет данных о затратах труда, единицы измерения и рабочее время, которые вводятся в календаре. На планирование могут повлиять и другие элементы, такие как время опережения и время опоздания, типы задач, доступность ресурсов.

Создание структуры проекта

Для систематизации календарного плана в Microsoft Project можно использовать структуру, которую можно задавать по ходу введения задач или проекта после того, как все задачи введены. Структуризация позволяет организовать задачи в виде иерархии суммарных задач и подзадач. За умолчанием все суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступлением, а подзадачи отображаются под ними с отступлением.

Суммарные задачи помогают выделить основные и промежуточные этапы проекту. Они подытоживают данные подзадач, сгруппированных в структуре под соответствующей суммарной задачей. В структуре можно установить любое количество уровней, необходимое для воссоздания схемы организации проекта.

Для обозначения важного события, например, завершение большого этапа, в календарном плане используют вехи - задачи с нулевой длительностью.

Структуру проекта в Microsoft Project можно задать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или коды структуры.

Структурная декомпозиция работ (СДР) - это иерархия задач в проекте, которая отражается последовательностями цифр, литер и их комбинациями. Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР.

Код структурной декомпозиции работ (СДР) - это литерно-цифровой код, что однозначно определяет место расположения каждой задачи в общей структуре проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного плана и отслеживания расходов.

В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый тип кодов - номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи на основе структуры перечня задач. Номер в структуре является только числовым; его нельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачи вверх или вниз за перечнем задач или при изменении уровня задачи.

Второй тип кодов СДР - код, который настраивается вручную. Для каждого проекта можно определить один набор настраивающих кодов СДР. Каждый уровень кода СДР является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Но в отличие от номеров в структуре, уровни кода могут содержать буквы, цифры и знаки (комбинации букв и цифр), в зависимости от того, как были заданы ровные маски кода при создании кода СДР. Можно задать автоматическое вычисление таких кодов для новых задач, а также позволить повторение кодов СДР в разных задачах.

Коды структуры - это настроенные отметки задач или ресурсов. Их используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам расходов (для задач) или по кодам должностей (для ресурсов). Перед тем, как группировать задачи или ресурсы по коду структуры, необходимо создать код структуры и назначить его задачам или ресурсам. Всего можно создать до 10 разных кодов структуры.

Установление зависимостей между задачами. Определив, из каких задач состоит проект, необходимо установить последовательность их выполнения, связав между собой задачи, которые зависят одна от другой. Например, некоторые задачи должны быть закончены, чтобы можно было начинать другие (рисунок 1).

Рис. 1. Установление связей между задачами проекта

Для установления связей между задачами необходимо определить зависимость между датами их начала или окончания. Существуют четыре типа зависимостей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание (таблица 2).

Таблица 2 Типы зависимостей между задачами

Тип зависимости	Описание
Окончание-начало	задача B не может начаться, пока не закончится задача А.
Начало-начало	задача B не может начаться, пока не начнется задача А.
Окончание-окончание	задача B не может закончиться, пока не закончится задача А.
Начало-окончание	задача B не может закончиться, пока не начнется задача А.

При добавлении задач к перечню задач нужно ввести для каждой из них ее длительность и связки. Даты начала и окончания будут вычислены в Microsoft Project автоматически. Для достижения максимальной гибкости при планировании стоит избегать жестких ограничений даты начала или окончания задачи.

При введении новой задачи в Microsoft Project, ей автоматически назначается длительность в один день. Вопросительный знак возле длительности указывает, что это лишь предыдущая оценка. Задаче можно назначить астрономическую длительность. В этом случае длительность будет планироваться без учета нерабочего времени и выходных.

Для оценки длительности задач может быть использован анализ за методом PERT. После установления оптимистичной, пессимистической и ожидаемой длительности задач календарного плана выполняется расчет взвешенной величины этих трех значений (рисунок 2). Кроме того, оптимистичные, пессимистические и ожидаемые значения могут использоваться отдельно для определения наиболее ранней, поздней и вероятной дат окончания проекта.

Рис. 2 Расчет оценки длительности задачи за методом PERT

Если вместо дат предполагаемого начала и окончания задач вводить их длительность, Microsoft Project автоматически создаст календарный план проекта. Этот план можно будет впоследствии уточнить, перерывая те или другие задачи или создавая отдельные календари задач.

По умолчанию в Microsoft Project задачи планируются в соответствии с периодами рабочего времени, установленными в календаре проекта. Однако можно использовать отдельные календари задач. Они позволяют определить индивидуальные исключения для отдельных задач, например, если оборудование функционирует в нерабочее время или в рабочее время требует проведения работ из обслуживания.

Контроль за выполнением задач можно осуществлять с помощью крайних сроков. Крайние сроки не являются ограничениями. При возобновлении календарного плана задача, которая не закончилась к крайнему сроку, отражается индикатором.

Иногда для определения характера зависимости между задачами недостаточно установление связи. Чтобы показать, что время выполнения задач перекрывается, задают время опережения задачи. Если же нужно установить задержку между выполнением задач, устанавливают время опоздания.

Время опережения - это время перекрытия задач, которые зависят одна от другой. Например, если можно запустить задачу, когда задача-предшественник закончена только наполовину, для задачи-последователя задают зависимость «окончание-начало» со временем опережения 50%. Время опережения вводится как отрицательное значение времени опоздания.

Время опоздания - это задержка между задачами, которые имеют зависимость. Например, если между окончанием одной задачи и началом другой задачи нужная задержка в два дня, между ними устанавливают зависимость «окончание-начало» и задают время опоздания в два дня.

В процессе уточнения календарного плана может возникнуть необходимость прервать выполнение задачи. Например, выполнение одной из задач проекта может требовать материалов, которые будут поставлены только через неделю; или может оказаться, что какие-то две задачи по плану выполняются одновременно и используют один ресурс. Если календарный план позволяет, можно прервать одну из задач, чтобы часть работы была выполнена к началу второй задачи, а другая часть - по окончании этой задачи. Задачу можно перерывать несколько раз.

2.2 Управление ресурсами и расходами

После того, как определенный объем и задачи проекта, можно создать в представлении «Лист ресурсов» перечень ресурсов (людей, оборудования и материалов), которые принимают участие в исполнении задач проекта.

Также можно составить предыдущий перечень ресурсов, который вместо конкретных названий содержит прототипы, чтобы предварительно согласовать вопрос кадрового и материально-технического обеспечения, если это необходимо. Ресурсы в Microsoft Project могут быть двух типов: трудовые и материальные.

К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которое выполняет задачи, тратя на них свое время или труд. Для назначения нового трудового ресурса стоит указать, сколько времени, или какое максимальное число единиц он должен потратить на выполнение проекта: все свое рабочее время (полная занятость - 100%), часть рабочего времени (частичная занятость - например, 50%) или все время группы ресурсов (например, 300% для группы из трех столяров, которые принимают участие в проекте).

К материальным ресурсам относятся сырье и материалы, которые использованные при выполнении задач проекта. Для каждого материального ресурса определяется единица измерения материала. При назначении материального ресурса задачи, нужно указать нормы расходов материала для данного назначения. Можно также указать, изменяется ли затрата материала со временем (переменная норма затраты материала), или остается постоянной (фиксированная норма затраты).

Назначение ресурсов задачам. Подготовив все необходимые данные о ресурсах, можно назначать их задачам. Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это нуждается в расходах. Ресурсом может быть конкретный сотрудник, группа людей (например, программистов), компонент оборудования (подъемный кран или компьютер) или материал, что тратится в процессе выполнения задачи.

После этого задачи планируются к выполнению в соответствии с величиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов, что позволяет составить более точное расписание работы.

После составления корректировки плана проекта можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Для некоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированные большие затраты труда, чем позволяет свободное время. Другие могут быть недостаточно загружены или работать время от времени с неполной загрузкой. microsoft project управление программный

Выравнивание загрузки ресурсов - это способ решения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такое состояние называется превышением доступности ресурсов.

Загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:

- задержать задачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы над ней;

- прервать задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а часть, что осталась позже, когда назначенный ресурс освободится.

Выравнивать загрузку ресурсов можно вручную или автоматически. Если Microsoft Project выполняет автоматическое выравнивание загрузки, при выборе задач, которые подлежат задержке или прерыванию, анализируются следующие факторы:

- идентификатор задачи;

- имеющийся резерв времени;

- приоритет задачи;

- зависимости задачи;

- ограничение задачи;

- плановые даты.

Когда Microsoft Project выравнивает загрузку ресурсов, он оставляет без изменений назначения ресурсов и данные о задаче. Microsoft Project только задерживает или перерывает задачи. При выравнивании загрузки вручную можно задержать задачу или назначить ей дополнительные ресурсы.

Если необходимо контролировать, в каком порядке для задач будет проводиться автоматическое выравнивание загрузки, задачам нужно установить приоритеты. Приоритет задается в диапазоне от 0 до 1000 (1000 - наивысшей приоритет). Задачи с приоритетом 1000 не включаются в выравнивание, то есть при выравнивании они ни при каких условиях не могут быть задержаны или прерваны. Значение приоритета за умолчанием равняется 500.

Управление расходами

Начисление расходов проекта в Microsoft Project можно выполнить несколькими способами (таблица 3):

Таблица 3 Способы начисления расходов

Название	Метод
Установление ставок заработной платы и вознаграждений для ресурсов.	Введение ставок или расходов на использование ресурсов, таких как рабочая сила и оборудование, чтобы рассчитать итоговые расходы на ресурсы, задачи и весь проект.
Установление значений расходов на материалы	Если планируется использовать материальные ресурсы, которые тратятся. Microsoft Project вычислит общие расходы на эти материальные ресурсы, исходя из базовых норм расходов и введенных значений.
Установление фиксированных расходов для задач	Если ввести установленную плату за использование или приобретение ресурсов, таких как оборудование, эти фиксированные расходы может быть включено в итоговые расходы суммарных задач и всего проекта.

Расходы на ресурсы в Microsoft Project рассчитываются на основе обычных ставок и ставок сверхурочных работ, введенных расходов на использование, или отмеченных одноразовых расходы для назначения.

Таблица норм расходов - это набор данных о нормах и ставках для материальных и трудовых ресурсов, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые расходы на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие.

Для каждого ресурса можно задать и использовать пять разных таблиц норм расходов (например, одну таблицу норм расходов - для обычных задач, другую - для стандартных и сверхурочных ставок опасных работ).

При назначении расходов задачам и ресурсам можно указать, в какой момент их нужно начислить. По умолчанию расходы распределяются пропорционально, а начисление расходов рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется на протяжении всего выполнения задачи.

Можно также начислить расходы в начале задачи, если общая сумма выплачивается в начале, или по окончании задачи, если оплата осуществляется после завершения.

Исключением являются расходы на использования, которые всегда насчитываются в начале задачи.

Оценка расходов - это процесс расчета приблизительных расходов на ресурсы и задачи, необходимых для выполнения проекта. Существует несколько методов оценки расходов. Выбор конкретного метода зависит от области охватывания проекта, уровня необходимой точности и вида деятельности организации.

Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, как расчет расходов на квадратный метр, можно воспользоваться средствами создания формул Microsoft Project. Для более сложных методов, например, для параметрических моделей, средств Microsoft Project недостаточно и необходимо будет воспользоваться специализированным или математическим программным обеспечением.

Снижение расходов. С помощью настройки представлений можно пересматривать текущие, базовые, фактические расходы проекта и затраты, что останься, с целью определения возможного перерасхода бюджета. Все расходы, кроме базовых, обновляются при каждом пересчете проекта в Microsoft Project.

Microsoft Project не предлагает автоматических методов снижения расходов. Вместо этого расходы предлагается снижать таким способом:

- заменить, изменить или удалить назначение ресурса;

- применить другие таблицы норм расходов;

- объединить назначение ресурсов и затраты на использование;

- исключить расходы на сверхурочные за счет исключения сверхурочных затрат труда.

2.3 Управление рисками

Риски - это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками - выявить элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций на них к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсам.

Инструменты Microsoft Project позволяют определить задачи с большим риском - это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта. Задачи с большим риском могут быть определены следующим образом (таблица 4).

Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема - это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.

В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаются в трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и «Индикаторы календарного плана освоенного объема».

Расчет освоенного объема зависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическому проценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, от избранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.



Таблица 4 Методы определения задач с большим риском

Вид задач	Инструмент	Комментарий
Задачи с оценками длительности	Диаграмма Ганта, автофильтр	Оценка длительности является возможным значением, что может существенно изменяться в ходе выполнения проекта. Чтобы оценить степень этого риска, можно пересмотреть все задачи с оценкой длительности, чтобы определить, какие оценки как и ранее верны, а которые требуют возобновления
Длительные задачи	Диаграмма Ганта, автофильтр	Длительные задачи являются более рискованными в сравнении с задачами малой длительности. Увеличение календарного плана или расходов для длительных задач может заметно повлиять на общие расходы проекта или дату его окончания. Кроме того, такая задача занимает больший часовой блок, поэтому ее сложнее планировать. Менее длительные задачи, чья суммарная длительность превышает длительность большой задачи, могут перекрываться так, что фактически их общая длительность будет меньше.
Задачи, которые составляют критический путь	Диаграмма Ганта, автофильтр	Если проект нужно завершить к заданной дате окончания, необходимо внимательно следить по состоянию критического пути. Например, стоит убедиться, что на критический путь не повлияли изменения, внесенные в план проекта.
Задачи с жестко ограниченным началом и окончанием	Диаграмма Ганта, автофильтр	Иногда жесткие ограничения дат («Фактическое начало» или «Фактическое окончание») для задач задаются случайно или без необходимости. Если для критических задач использовать более гибкие ограничения, календарный план становится более налаживаемым, становится возможным более эффективное планирование использовать ресурсы.
Задачи с опозданием	Диаграмма Ганта с вид-слежением	Когда для проекта созданный базовый план, можно пересматривать ход выполнения задач, а также наличие опоздания дат начала и дат окончания. Можно отследить ход выполнения, сравнивая даты начала и окончания базового плана и календарного плана или фактические даты начала и окончания.
Задачи с малым количеством доступных ресурсов	Представ-влення «Использование задач»	Стоит обратить внимание на те части календарного плана, где эти ресурсы полностью распределены, для них превышенная доступность или они могут стать недоступными.
Задачи с несколькими предшественниками	Диаграмма Ганта, автофильтр	Чем больше предшественников, от которых зависит задача, тем выше вероятность того, что задачи-предшественники завершатся с опозданием и задержат задачу.

Риски ресурсов в Microsoft Project можно проанализировать следующим образом (таблица 5).

Таблица 5 Определение ресурсов с большим риском

Вид ресурсов	Инструмент	Комментарий
Ресурсы, которые владеют специальными навыками	Представление «Лист ресурсов»	В большинстве проектов нужные ресурсы, которые владеют специальными навыками. Для удобства поиска таких ресурсов можно прибавить поле со сведениями об умении и навыках ресурсов.
Ресурс, для которого есть только один поставщик	Представление «Лист ресурсов»	Даже если большинство поставщиков заслуживает доверия, материальный ресурс, для которого существует только один поставщик, несет в себе потенциальный риск. Материалы, для которых есть только один поставщик, необходимо определить для планирования риска, чтобы быть готовым использовать материалы-заменители или найти альтернативных поставщиков.
Полностью выделенные ресурсы. Ресурсы с превышением доступности	Представление «Лист ресурсов»	Полностью выделенные ресурсы и ресурсы с превышением доступности могут вызвать осложнение и отодвинуть дату окончания проекта.

2.4 Отслеживание хода проекта и его завершение

В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план.

Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений (таблица 6). Можно сберечь до 11 базовых планов.

По ходу выполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане значения с фактическими. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения.

Таблица 6 Данные, которые хранятся в базовом плане

Группа данных	Данные
Сведения о задачах	начальная и конечная даты длительности затраты труда расходы прерванные задачи почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о ресурсах	затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах
Сведения о назначении	начальная и конечная даты затраты труда расходы почасовые данные о затратах труда почасовые данные о расходах

Промежуточный план - это набор текущих данных проекта, сбереженный после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих задач). Можно сберечь до 10 промежуточных планов.

Обмен данными между участниками проекта

Для успешной работы над проектом его участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованием современных коммуникационных технологий, так и без них.

Для обмена сведениями о проекте между участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.

Если пользователи не используют сервер Microsoft Project Server, но имеют доступ к Интернету, сведения о проекте могут экспортироваться в формате HTML путем сохранения их как веб-страницы. Также можно пользоваться специальным веб-сервисом www.projectcentral.com.

Если для связи используется сетевой сервер или система электронной почты, например Microsoft Exchange или Microsoft Outlook, возможно простое направление, отправление или передача данных о проекте с помощью Microsoft Project.

В случае, когда при работе над проектом не используются электронные коммуникации, возникает необходимость в отправлении печатных отчетов о текущем состоянии участникам проекта и заинтересованных лиц. Microsoft Project позволяет печатать сведения о задачах, ресурсы, расходы и поступи выполнения проекта в отчетах, которые отвечают требованиям пользователей. Пользователи могут изменять данные в отчетах, применяя разные таблицы и фильтры.

Microsoft Project содержит много встроенных отчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены на несколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения, загрузки и тому подобное.

Завершение проекта

Завершение проекта дает возможность собрать и зафиксировать информацию о процессе и результатах его выполнения, чтобы предоставить ее заинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документы обобщения опыта.

В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проекта и наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибках проекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущими проектами или в повторных проектах.

Документы обобщения опыта дают возможность ответить на следующие вопросы.

- достигнутая цель ли проекта;

- выполненная работа ли своевременно, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями;

- что можно сделать для усовершенствования будущих проектов;

- или довольные заинтересованные стороны.

Microsoft Project не дает возможности создать подобные документы автоматически. Вместо этого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлы документов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можно обеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет, сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно также сберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данные в новых проектах.



Заключение

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

На российском рынке наиболее популярными является информационная система управления проектами Microsoft Office Project. Это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности.

В современном понимании проекты - это то, что изменяет мир: строительство дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, разработка новой техники, создание кинофильма, развитие региона - это все проекты. Внедрение новых технологий в управление самими проектами так же является проектом. Поэтому владение навыками информационных систем управления проектами является необходимостью при определении профессионализма современного менеджера.

В курсовой работе были определены основные понятия проектного менеджмента, такие как свойства и характеристики проекта, жизненный цикл проекта, управляемые параметры проекта, рассмотрены этапы управления проектом. Так же был проведен анализ наиболее популярных средств электронного управления менеджеров проектов, определены основные этапы разработки проекта посредством программного обеспечения Microsoft Project.

В работе рассмотрены все этапы разработки проекта средствами Microsoft Project: запуск проекта, создание структуры проекта, управление ресурсами, управление расходами, управление рисками, отслеживание изменений, обмен данными между участниками проекта, завершение проекта.

Список использованной литературы

1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007 / Учебный курс. СПб.: Питер, 2008. - 592 с.: ил.

2. Информационные технологии управления. Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М. 2001. - 218 с. ил.

3. Мармел Элейн. Microsoft Office Project 2007. Библия пользователя / Пер. с англ. - М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. - 800 с.

4. Разу М.Л. Управление проектом: Основы проектного управления/ Учебник, 2007. - 380 с.: ил.

5. Товб А. С, Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. - 240 с: ил.

6. Трофимов В.В., Иванов В.Н., Казаков М.К., Евсеев Д.А., Карпова В.С. Управление проектами с Primavera/ Учебное пособие. СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2007. - 180 с.: ил.

7. Управление проектами./И.И. Мазур, В.Д. Шапиро и др. Справочное пособие / Под редакцией И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. - М.: Высшая школа, 2001 - 875 с.

8. www.pmpractice.ru/ Обучение управлению проектами Методология и стандарты управления проектами IT-решения в управлении проектами.

9. www.pmprofy.ru/ Ведущий интернет-ресурс в области проектного менеджмента

10. www.sovnet.ru/ Ассоциация Управления проектами (СОВНЕТ)

Размещено на Allbest.ru

...