Табличний процесор Excel 2010

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вище професійне училище

Національного авіаційного університету

Реферат

Табличний процесор Excel 2010

Виконав:

учень 21 групи

Пахній Андрій

Перевірила:

Крижанівська С.О.



Зміст

табличний процесор інтерфейс

Вступ

1. Інтерфейс табличного процесора Excel

2. Панелі інструментів Excel

3. Редагування таблиць

4. Форматування в Excel

5. Обчислення, формули і функції



Вступ

Електронні таблиці або Табличний редактор -- клас який служить для роботи з даними, котрі сформовані в таблиці. Спочатку електронні таблиці дозволяли обробляти виключно двомірні таблиці, передусім з числовими даними, але потім з'явилися продукти, що крім цього мали можливість з'єднувати кілька таблиць для спільної роботи і обробки, включати текстові, графічні і інші мультимедійні елементи. Інструментарій електронних таблиць включає потужні математичні функції, що дозволяють ввести складні статистичні, фінансові та інші розрахунки. Часто електронні таблиці включають вбудовану скриптову мову програмування для автоматизації типових робіт. Основні функції програми ET Excel або як її ще називають, табличним процесором Excel:

автоматизація підсумкових обчислень;

вирішення завдань шляхом підбору значень параметрів;

обробка (статистичний аналіз) результатів експериментів;

проведення пошуку оптимальних значень параметрів (рішення оптимізаційних задач);

підготовка табличних документів;

побудова діаграм (в тому числі і зведених) за наявними даними;

створення та аналіз баз даних (списків).

Електронні таблиці (ЕТ) -- це клас програма для роботи з даними, які подають у вигляді прямокутної таблиці.

Особливість електронних таблиць полягає у можливості застосування формул для опису зв'язку між значеннями різних комірок. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна вмісту будь-якої комірки призводить до перерахунку значень всіх комірок, які з нею пов'язані формульними відносинами і, тим самим, до оновлення всієї таблиці відповідно до змінених даних.



1. Інтерфейс табличного процесора Excel

Робоча область Excel.

Екран Excel містить наступні основні компоненти:

- рядок заголовка з кнопками управління вікном програми і вікном документа;

- рядок основного меню;

- дві панелі інструментів. Стандартна і формативна;

- рядок формул і поле імені;

- робоча область;

- смуга прокрутки;

- смуга перебору сторінок робочої книги;

- рядок стану.

Всі програми, що працюють під управлінням системи Windows, мають рядок заголовка. У ній вказується ім'я програми, і тут же знаходяться деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна.

Кнопки управління вікном програми і вікном документа:

- згорнути в піктограму, кнопка мінімізації; - розгорнути на весь екран, кнопка максимізації; - повернути вікно в попередній стан, кнопка відновлення;

- закрити вікно, кнопка закриття; - кнопка системного меню.

Основне меню.

Кожний з пунктів меню об'єднує набір команд, що мають загальну функціональну спрямованість. Клацання на будь-якому пункті меню розгортає список команд вибраного пункту. Робота з меню - один з можливих способів задавати команди Excel.

Є 9 основних меню в головному меню:

Меню Файл дозволяє виконувати маніпулювання з книгами.

Меню Правка дозволяє здійснювати редагування в робочій книзі.

Меню Вид дозволяє підлаштувати інтерфейс під смаки користувача, задати основний вигляд робочій книзі.

Меню Вставка дозволяє додавати дані та об'єкти на робочу область, як з програми так імплементувати їх зовні.

Меню Формат дозволяє форматувати вміст комірок, діапазонів, та різних об'єктів в робочому листі.

Меню Сервіс дозволяє використовувати функції різних програм настройок, котрі організують, спрошують чи автоматизують роботу.

Меню Дані дозволяє працювати зі списками (БД).

Меню Діаграма - спрощує роботу по модифікації діаграми та її форматуванні.

Меню Вікно впорядковує роботу з декількома робочими книгами.

Контекстне меню.

На додаток до основного меню, що постійно знаходиться на екрані, Excel пропонує вторинну систему контекстного меню. Контекстні меню надають можливість швидкого доступу до часто використовуваних для даного об'єкту в даній ситуації командам. При виконанні клацання правою кнопкою миші на пінтограмме, комірки, виділеній групі осередків або на вбудованому об'єкті, біля покажчика миші відкривається меню з основними функціями, вживаними в даній ситуації - в контексті.

Команди, що входять в контекстне меню, завжди відносяться до активного об'єкту. Контекстне меню можна визвати також за допомогою комбінації клавіш Shift+F10.

Рядок стану.

Цей рядок знаходитися в нижній частині екрану. На ній знаходиться наступна інформація:

- поточна операція (наприклад Enter);

- калькулятор (наприклад Sum=0);

- виділення /добавление (EXT);

- режим Caps Lock (Caps);

- режим Num Lock (Num);

- (фіксований десятковий формат Fix).

Калькулятор містить результат автоматичного виконання деякої операції прімінітельно до виділених осередків. Режим виділення включається клавішею F8 і відображається кодом EXT (ВДЛ). Цей режим імітує натиснення клавіші Shift + F8 і позначається як ADD (ДОБ). Він дозволяє додати нові діапазони осередків до вже наявного виділення. Відмінити ці режими можна клавішею ESC. Режими Caps Lock і Num Lock є активними, якщо горять відповідні індикатори на малій цифровій клавіатурі. Відміна цих режимів - повторне натиснення відповідної клавіші.

Режим фіксованого десяткового формату включається послідовним вибором команд меню: Сервіс / Параметри / фіксований десятковий формат при введенні. У цьому режимі програма сама автоматично відокремлює комі встановлену кількість останніх цифр кожного числа. Кнопка виділення всіх елементів робочої таблиці виділяє всі елементи активної робочої таблиці в поточному вікні. Кнопки прокрутки ярличків листів дозволяють прокручувати ярлички листів під час перегляду.

Робоча книга може мати довільне число листів, у кожного листа є ім'я, яке показане на ярличку листа. Горизонтальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати лист по горизонталі. Вертикальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати лист по вертикалі.

Панель формул (рядок (строка) формул).

Панель формул використовується для введення і редагування значень або формул в осередках або діаграмах, а також для відображення адреси поточного комірки. Поле імені указує ім'я або адресу активного комірки в поточній робочій книзі. Клацання на стрілці розкриє список, в якому перераховані всі пойменовані комірки і діапазони активної робочої книги.



2. Панелі інструментів Excel

Панелі містять найбільш часто використовувані команди меню. Після установки програми на екрані присутні дві панелі інструментів: Стандартна і Форматуваня. Excel включає багато інших панелей інструментів, які можна винести в робоче вікно програми. На рис. 1. відображено всі панелі інструментів які можна застосувати. У панелі інструментів можна додати нові піктограмми, що як входять в програму, так і створені самим користувачем. При русі уздовж піктограм цих панелей покажчиком миші, під кожною з них з'являється ім'я інструменту у вікні (знаряддя натяків).

Настройка панелей інструментів (піктографічних меню) надає наступні можливості:

- відображення на екрані піктографічних меню;

- додавання окремих піктограм;

- створення призначеного для користувача піктографічного меню;

- створення власних піктограм користувача і прив'язка до ним певних дій.

Всі операції по форматуванню піктографічних меню виконуються у вікні: Вигляд > Панелі інструментів. піктографічні меню біля назви яких у вікні списку панелей інструментів стоїть галочка.

Існують панелі інструментів, що викликаються при проведенні маніпуляцій над елементами для яких вони призначені.

Панелі інструментів об'єднують функціонально близькі піктограми:

- Стандартна - стандартні можливості системи (створення, завантаження, збереження, друк робочих так і ін.);

- Форматування - оформлення елементів таблиці.

Форми - інструменти елементів управління підлаштовані для виконаннямакросів.

Зведена таблиця - засоби роботи з базами даних таблиці;

Діаграма - інструменти побудови діаграм;

Малювання - елементи схем і ілюстрацій;

Майстер підказок - підказка, що допомагає оптимізувати робочі кроки користувача;

Елементи управління - створення стандартних керівників елементів (меню, кнопок, смуг прокрутки);

Запис макросу - закінчити запис послідовності команд, які автоматично перетворять.

Excel в макрокоманду;

Залежності - аналіз зв'язку між осередками;

Колективна робота - спільна робота з документами;

Visual Basic - інструменти створення і відладки призначених для користувача програм на вбудованій мові Excel - Visual Basic;

Microsoft - виклик застосувань Microsoft для роботи в рамках механізму OLE.

Настройка зображення - інструменти для роботи з картинками та зображенням.

Захист - інструменти для захисту листа та його елементів від змін.

Зовнішні дані - інструменти що дозволяють проводити операції з даними імплементованими з інших програм.

Границя = улементи що дозволяють задати різновиди границь для комірок.

Залежності - інструменти що дозволяють прослідкувати залежності в формулах.

Word-Art - інструменти для створення художнього тексту.

3. Редагування таблиць

Редагування діапазонів.

Багато операцій в Ехсе1 можна виконувати не тільки над окремим! осередками, але і над безліччю осередків. До таких операцій відносяться копіювання і переміщення даних, форматування осередків, обробка даних різних осередків по одній формулі (наприклад, підсумовування) та інші. Совокупність осередків прийнято називати в термінології Ехсеl діапазоном. Ми зупинимося тільки задля одного різновиду діапазонів, який найчастіше зустрічається на практиці, це - прямокутний діапазон. Сама назва діапазону робить зайвими пояснення щодо його форми. Тому, скажемо тільки, як виконуєте виділення прямокутного діапазону і як позначається цей діапазон. Щоб виділити прямокутний діапазон, клацніть лівою кнопкою миші по якому-небудь кутовому осередку діапазону (наприклад, С2) і, не відпускаючи кнопки миші, протягніть покажчик до іншого кутового осередку (наприклад, Р8), розташованого по діагоналі прямокутника по відношенню до першого осередку, Виділений прямокутний діапазон буде обведений жирною рамкою, що містить маркер заповнення.

Редагування стовпців та рядків.

Для зміни ширини стовпця слід помістити «мишу» на правій межі заголовка стовпця; при цьому покажчик «миші» перетвориться на вертикальну лінію з двома стрілками.

Необхідно перетягнути покажчик «миші» при натиснутій лівій клавіші у потрібному напрямку, визначаючи ширину стовпця. Інший спосіб зміни ширини стовпця -- за допомогою команди Формат/Столбец/Ширина. Для встановлення оптимальної ширини стовпця за найдовшим вмістом його комірки треба помістити покажчик «миші» на правій межі заголовка стовпця (при цьому покажчик «миші» матиме вигляд вертикальної лінії з двома стрілками) і двічі клацнути лівою клавішею «миші». Excel автоматично встановить потрібну ширину стовпця. Аналогічні дії будуть виконані за командою Формат/Столбец/Автоподбор ширины.

Для зміни висоти рядка слід помістити покажчик «миші» на нижній межі заголовка рядка; при цьому покажчик «миші» матиме вигляд горизонтальної лінії з двома стрілками. Далі треба перетягнути межу заголовка у потрібному напрямку, визначаючи висоту рядка. Змінити висоту рядка можна також за допомогою команди Формат/Строка/Высота. Для встановлення оптимальної висоти рядка необхідно помістити покажчик «миші» на нижній межі заголовка рядка і двічі клацнути лівою клавішею «миші» або скористатися командою Формат/Строка/Автоподбор.

4. Форматування в Excel

Форматування листів в основному зводиться до форматування комірок Кожна комірка в Excel може містити дані одного з типів:

- текст,

- число, формула (починаючи із знаку рівно).

Тепер розглянемо всі можливості форматування в Excel MS Excel містить велику колекцію типів шрифтів і їх стилів. Як правило, весь вміст чарунки чи діапазону чарунок форматується одним шрифтом. Для того щоб змінити шрифт символів відображуваних у чарунці чи діапазоні:

1. Виберіть чарунку чи діапазон.

2. Вкажіть команду Формат | Чарунки. Відкриється діалогове вікно Формат.

3. Використовуючи елементи керування вкладки Шрифт діалогового вікна Формат чарунок, установіть ті параметри шрифту, що вам необхідні. Тут можна зі списку Шрифт вибрати гарнітуру шрифту. За допомогою списку Розмір указати його висоту (у пунктах). У списку Накреслення вибрати накреслення шрифту (звичайний, курсив, напівжирний, напівжирний курсив). У списку Підкреслення призначити тип підкреслення (Ні, Одинарне, за значенням, Подвійне, за значенням, Одинарне, по чарунці, Подвійне, по чарунці). Визначити колір у списку Колір. У групі Видозміна установити прапорці закреслений, верхній індекс і нижній індекс.

4. Натисніть кнопку ОК.

У невідформатованих чарунках текст за замовчуванням вирівнюється по лівому краю, а числа -- по правому. MS Excel дозволяє вирівнювати текст і числа як по горизонталі (вліво, по центру, вправо), так і по вертикалі (по верхньому краю, посередині, по нижньому краю). Крім того, користувач може керувати як кутом повороту тексту, так і можливістю переносу слів в чарунці.

Щоб вирівняти вміст чарунки чи діапазону необхідно:

1. Вибрати чарунку чи діапазон.

2. Вказати команду Формат | Чарунки. На екрані відобразиться діалогове вікно Формат чарунок.

3. Використовуючи елементи керування вкладки Вирівнювання цього діалогового вікна, встановите те вирівнювання, що вам необхідне. Тут можна зі списку по горизонталі вибрати за значенням, по лівому краю, по центру, по правому краю, із заповненням, по ширині, по центру виділення. У списку по вертикалі вказати по нижньому краю, по центру, по верхньому краю, по висоті. Група Орієнтація дозволяє установити кут повороту тексту. Прапорець переносити по словах дозволяє призначити режим переносу по словах. Прапорець автопідбір ширини задає режим автоматичного підбору ширини стовпця для того, щоб у ньому містився весь введений в чарунку текст. Прапорець об'єднання чарунок дозволяє центрувати в межах декількох стовпців.

4. Натиснути кнопку ОК.

Застосування оформлення, візерунків і заливання кольором чарунок чи діапазонів чарунок дозволяє надати робочому листу більш презентабельного вигляду. Припустимо одночасне використання як оформлення, так і заливання кольором чарунок чи діапазонів чарунок.

Візерунок чи зафарбовування здійснюються в такий спосіб:

1. Виділіть чарунку чи діапазон.

2. Виберіть команду Формат | Чарунки. На екрані з'явиться діалогове вікно Формат чарунок.

3. Використовуючи елементи керування вкладки Вид цього діалогового вікна, установите той візерунок і/чи колір заливання, що вам потрібні. Колір заливання вибирається з палітри Колір, а візерунок -- зі списку, що розкривається Візерунок.

4. Натисніть кнопку ОК.

Обрамлення чарунки чи діапазону чарунок рамкою, чи лініями здійснюється в такий спосіб:

1. Виділіть чарунку чи діапазон.

2. Виберіть команду Формат | Чарунки. На екрані відобразиться діалогове вікно Формат чарунок.

3. Використовуючи елементи керування вкладки Границя цього діалогового вікна, встановіть той тип лінії окраски, її колір, а також вкажіть ті сторони чарунки чи діапазону, які треба окрасити. Тип лінії вибирається зі списку тип лінії. Колір лінії -- зі списку колір, а область Окремі дозволяє користувачу вказати ті сторони діапазону, котрі варто окрасити. Кнопка немає знімає окраску. Кнопка зовнішні обрамляє діапазон з усіх боків, а кнопка внутрішні -- внутрішні чарунки виділеного діапазону.

4. Натисніть кнопку ОК.

Числові значення, що вводяться, як правило, не відформатовані. Зручніше за все так відформатувати числа, щоб їх було легше читати. MS Excel здатний виконувати деякі операції форматування за допомогою кнопок панелі інструментів Форматування. А саме, якщо ви виберіть чарунку чи діапазон чарунок, а потім натиснете одну з кнопок, представлених у табл. 2, то числа, відображувані в цих чарунках, будуть відформатовані.

Клавіша	Опис
Грошовий формат	Додає знак грошової одиниці, роздільник тисяч, відображає числове значення з двома десятковими розрядами після десяткової крапки
Відсотковий формат	Відображає числове значення у вигляді відсотка без десяткових розрядів після десяткової крапки
Формат з роздільниками	Вставляє роздільник тисяч і відображає числове значення з двома десятковими розрядами після десяткової крапки
Збільшити розрядність	Збільшує на одиницю число десяткових розрядів після десяткової крапки
Зменшити розрядність	Зменшує на одиницю число десяткових розрядів після десяткової крапки

Перераховані формати не так погані, однак, швидше за все, їх вам буде не вистачати для того, щоб відформатувати дані по будь-якому форматі, що є в MS Excel.

Для форматування даних необхідно:

1. Виділити чарунку чи діапазон чарунок, у якому будуть форматуватися дані.

2. Вибрати команду Формат | Чарунки. При цьому відкриється діалогове вікно Формат чарунок.

3. Використовуючи елементи керування вкладки Число цього діалогового вікна, установіть той тип формату, що вам потрібний. На вкладці Число передбачено дванадцять категорій числових форматів. При виборі відповідної категорії формату зі списку Числові формати права частина вікна змінюється так, щоб відобразити відповідні опції. Наприклад, у категорії Числовий маються три опції: Число десяткових знаків, Роздільник груп розрядів () і Від`ємні числа.

4. Натисніть кнопку ОК.

Excel надає можливість вводити числа в різному форматі.

Можна вводити десяткові числа, грошові одиниці, відсотки і представляти числа в експоненціальному вигляді. Щоб задати або змінити формат комірки або виділених груп осередків необхідно: Вибрати в меню Формат /Ячейки /Число (або натиснути Ctrl+1). Після виконання цієї команди з'явиться діалогове вікно. У вікні форматування, що з'явилося, будуть виділені назви всіх використовуваних в Excel числових форматів.

Для форматування виділеної комірки чи блока треба скористатися командою меню. Формат - Ячейки, або пунктом його контексного меню формат ячеек. За допомогою вкладки Число можна вибрати формат представлення числа і задати різні параметри, що залежать від обраного формату. Вкладка Выравнивание дає змогу задати спосіб вертикального і горизонтального вирівнювання даних у комірках. Вкладка Шрифт показує стандартне вікно для вибору шрифту і його параметрів. Вкладка Граница дає змогу обрамувати блок із деяких або з усіх боків лінією потрібного типу, товщини і кольору.

Вкладка Вид дає змогу вибрати колір фону (заливки) комірки і візерунок заповнення. Вкладку Защита призначено для захисту комірок від запису. Цей захист набере сили тільки після захисту аркуша, який можна встановити, скориставшись командою меню Сервис - Защита - Защитить лист. У діалоговому вікні, що відкрилося треба задати пароль для одержання прав на запис і вказати елементи аркуша, який потрібно захистити.

5. Обчислення, формули і функції

Формулою називається введена в комірка послідовність символів, що починається із знаку рівності «=». У цю послідовність символів можуть входити: константи, адреси осередків, функції, оператори. Результат обчислень відображається в комірці, а сама формула - в рядку формул.

Функції використовуються для виконання стандартних обчислень. Excel має більше 400 вбудованих функцій, об'єднаних в 9 груп: фінансові, дата і час, математичні, статистичні, посилання і масиви, робота з базою даних, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень. Окрім вбудованих функцій можна використовувати в обчисленнях призначені для користувача функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Правила роботи з формулами і функціями.

Можна виділити наступні правила роботи з формулами і функціями:

1. Формули починаються із знаку «=».

2. Формули можуть включати звернення до однієї або до декількох функцій.

3. Після імені кожної функції в дужках задаються аргументи. Якщо функція не використовує аргументи, то за її ім'ям слідують порожні дужки без пропуску між ними.

4. Аргументи перераховуються через крапку з комою.

5. Як елемент формули і аргументу функції може виступати адреса комірки. В цьому випадку в обчисленні бере участь вміст комірки, адреса якого задана у формулі.

6. У формулах недопустимі пропуски.

7. Функція не може мати більше 30 аргументів.

8. У формулі можна використовувати знаки арифметичних операцій: +, - /, *, ^ (зведення в ступінь), % ( узяття відсотка).

9. Не можна вводити числа у форматах дати і часу дня безпосередньо у формули. У формули вони можуть бути введені у вигляді тексту, поміщеного в подвійні лапки. При обчисленні формули. Excel перетворить їх у відповідні числа.

10. Довжина формули не повинна перевищувати 1024 елементів. Обчислення частини формули.

При пошуку помилок у відповідній формулі зручно подивитися результати обчислення якоїсь частини формули. Для цього необхідно:

- встановити курсор в клітку, що містить формулу;

- у рядку формул виділити частину формули, яку потрібно обчислити;

- натиснути клавішу F9 - обчислення формули (при натисненні Enter - результат обчислень вставиться у формулу, а при натисненні Esc - здійсниться повернення формули в початковий стан).

Спеціальне копіювання.

При копіюванні не всього вмісту клітки, а тільки якійсь складовій (формату, значення) застосовується спеціальне копіювання, яке можна виконати:

1. За допомогою меню:

- вибрати копійовану клітку або блок кліток;

- вибрати в меню Правка / Копіювати;

- перейти в нове місце;

- вибрати в меню Правка / Спеціальна вставка.

2. За допомогою контекстного меню:

- вибрати копійовану клітку або блок кліток;

- викликати контекстне меню;

- вибрати Копіювати;

- перейти в нове місце;

- вибрати Спеціальна вставка.

У діалоговому вікні, що з'явилося, залежно від прапора в стовпці Вставити копіюється: все, формули, значення, формати, примітки, без рамки. Можна провести копіювання з тим, що знаходиться в клітці, куди копіюємо. Залежно від прапора в колонці операції можна:

- просто копіювати;

- скласти вміст клітки з копійованим значенням;

- відняти із значення в клітці копійоване значення;

- помножити значення в клітці на копійоване значення;

- розділити значення в комірці на копійоване значення.

Якщо встановлені відповідні прапори, то при копіюванні можна:

- пропустити порожні комірки(не копіювати штрихування, бордюр, формат,

шрифт комірки, якщо в них відсутні значення);

- транспортувати;

- вставити посилання (при встановленні зв'язку з копійованим осередком, будь-яка зміна початкового комірки приводить до зміни результуючого комірки).

Размещено на Allbest.ru

...