Электронные таблицы Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel. Область применения Excel широка:

* Благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

* В Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

* Его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчётов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);

* Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчётов курсовых, лабораторных работ;

* Excel интенсивно используется в бухгалтерии - во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм;

* Excel может даже работать как база данных. Основы работы с MS Excel изучаются в рамках курса «Автоматизированный офис».

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Запуск программы. Запустить электронные таблицы Excel можно двумя способами. При установке Excel для Windows на ваш компьютер, установочная программа помещает значок редактора Excel в указанную вами программную группу в главном меню с названием ПРОГРАММЫ. Нажав на неё мышью, вы найдёте значок в группе МS Оffice. Далее по указателю следует выбрать значок Microsoft Excel и щёлкнуть по нему. Вы можете запустить Excel вместе с одновременной загрузкой в него определённого документа. Для этого надо на Рабочем столе выбрать Мой компьютер и найдя нужный вам файл с расширением .XLS, дважды щёлкнуть на названии файла. Рабочая книга. При открытии программы в рабочем поле создаётся новый документ, состоящий из трёх листов. Листы можно удалять, добавлять, копировать и переименовывать. С помощью команды Вставка > Лист или контекстного меню добавьте в открытую книгу ещё три листа, (новый лист появляется перед активным листом). Воспользуйтесь контекстным меню для переименования листов (Урок1, Урок2, ...). Ячейка. Рабочее поле Excel представляет собой таблицу, которая состоит из столбцов (с заголовками A, B, C, D и так далее) и пронумерованных строк. У каждой ячейки на листе есть своё имя (адрес), например самая верхняя левая ячейка имеет адрес А1. Одна ячейка рабочего листа является активной. Она выделена рамкой, а её адрес отображается в поле имени ячейки. Просмотр рабочего листа осуществляется с помощью нижней и боковой полос прокрутки (активная ячейка при этом не изменяется). Перемещаться по рабочему листу можно с помощью мыши или клавиатуры. Для того чтобы ввести данные в одну из ячеек таблицы, необходимо её выделить и, не дожидаясь появления текстового курсора, начать вводить данные с клавиатуры. После ввода данных в ячейку их необходимо зафиксировать, т.е. дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку. Зафиксировать данные можно одним из способов: 1) нажать клавишу Enter; 2) щёлкнуть мышью по другой ячейке; 3) воспользовавшись кнопками управления курсором на клавиатуре, перейти к другой ячейке. Строка формул. После ввода данных в ячейку в Строке формул появятся три функциональные кнопки: - служит для выполнения команды «Отменить»; - выполняет команду «Ввод»; - позволяет ввести формулу. Изменение размеров столбцов и строк. Изменение размеров ячейки можно осуществить многими способами. Например, для того чтобы изменить ширину столбца, подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца. Уловите тот момент, когда указатель мыши примет вид чёрной двойной стрелки, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите границу столбца вправо. Столбец расширится. Аналогично можно сужать столбцы и изменять высоту строки. Обрамление таблицы. Для того чтобы произвести обрамление таблицы, следует:

* выделить интервал ячеек, контур которых должен быть выделен линией;

* выполнить команду Формат>Ячейки;

* выбрать закладку Граница;

* в группе линии выбрать тип линии;

* если вы хотите, чтобы каждая ячейка имела границу, то в группе все активизируйте кнопки внешние и внутренние ;

* если границы необходимы только с некоторых сторон, то в группе отдельные активизируйте нужные вам переключатели: Сверху, Снизу, Слева, Справа (кнопки в виде квадратиков, у которых одна из сторон жирная)

Для оформления текста в Excel сначала нужно выделить, а затем можно изменить стиль шрифта, его размер, тип в меню Формат>Ячейки>Шрифт, или на панели инструментов Форматирование. Расположение текста в ячейке регулируется в меню Формат>Ячейки>Выравнивание, или на панели инструментов Форматирование. Для того чтобы изменить фон ячеек в меню Формат>Ячеек следует выбрать вкладку Вид. Затем выбирать в группе Цвет заливки любой из имеющихся цветов. Для того чтобы изменить цвет шрифта, необходимо сначала выделить текст, а затем следует выбрать в меню Формат>Ячейки вкладку Шрифт. После этого в группе Цвет следует установить любой из имеющихся там цветов. Формат числа. Числа, имеющие разное количество знаков после запятой, принято оформлять в колонке единым образом. Для этого применяют различные форматы чисел. Выбор формата числа осуществляется следующим образом:

* нужно выделить те ячейки, в которых вы хотите задать формат числа;

* выбрать в меню Формат>Ячейки вкладку Число;

* в группе Числовые форматы выбрать нужный Вам формат и, если это необходимо, в группе Тип выбрать, в каком виде вы хотите представить числа. В Excel имеются следующие форматы чисел: Общий - используется для отображения, как текста, так и чисел. Числовой - в этом формате число записывается в обычном виде. Денежный и финансовый - в этих форматах, число округляется до целого количества рублей (или можно выбрать любую другую денежную единицу) с наименованием или без него. Дата - в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения даты, например 12.02.00. или 2 Май, 1999. Время - в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения времени, например 12:15. Процентный - задаёт число в виде процентов, т.е. умножает число на 100 и дописывает знак %. Например, если в ячейке было число 0,26, то после применения процентного формата будет число 26%. Дробный - позволяет представить число в виде дроби; например, если в ячейке было число 3,25, то после применения дробного формата будет число в виде 3 1/4. Экспоненциальный - представляет число в виде значимой части числа, умноженной на 10 в какой- либо степени; например, число 1 540 000 в экспоненциальном формате будет иметь вид 1,54E+07 (если задать два знака после запятой). Текстовый - в этом формате данные отображаются так же, как они были введены. Условное форматирование. Microsoft Excel может автоматически применять специальный формат (например, заливка ячейки или цвет шрифта) к ячейке, если выполняется заданное условие. Для добавления условного форматирования выполните команду Формат>Условное форматирование. Выберите тип форматирования, который требуется применить, когда значение ячейки отвечает условию или формула возвращает значение ИСТИНА. Для добавления условия выберите команду. Добавить. Может быть задано до трёх условий. Если ни одно из заданных условий не принимает истинного значения, формат ячеек остаётся прежним.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

excel интерфейс запуск число

Все описанное выше дает основание рассматривать Excel как основной инструмент прикладного анализа в области экономики и финансов.

Безусловно, на практике читателю, скорее всего, придется сталкиваться со сложными и неординарными задачами. Если задача не относится к разряду тех, для которых заранее известны четкие и понятные алгоритмы поиска решения, приходится проявлять изобретательность. Изобретать намного проще, если за плечами есть определенный багаж знаний. В частности, имея представление о том, что может, а что не может делать приложение Excel, читатель без труда определит, следует ли применять Excel для решения той или иной задачи.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Уемпен, Ф. Excel 97 / Ф. Уемпен, Д. Пейн. - Ростов/на/Д. Феникс, 1998. - 592 с.

2. Мак-Федрис, П. Формулы и функции в Microsoft Office Excel 2003 / П. Мак-Федрис. - М. Вильямс, 2006. - 576 с.

3. Захарченко, Н.И. Бизнес-статистика и прогнозирование в MS Excel / Н.И. Захарченко. - Киев : Диалектика, 2004. - 206 с.

4. Кавторев, С. Бухгалтерский учёт с помощью Excel / С. Кавторев. - Харьков: Фактор, 2007. - 216 с.

5. Горшков, А.Ф. Компьютерное моделирование менеджмента / А.Ф. Горшков [и др.]: Экзамен, 2004. - 528 с.

Размещено на Allbest.ru