Информационная технология. Информационные потоки организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание 1

Информационная технология (ИТ) -- процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии -- получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной системе, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

· степень централизации технологического процесса;

· тип предметной области;

· степень охвата задач управления;

· класс реализуемых технологических операций;

· тип пользовательского интерфейса;

· способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ -- центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного, комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области. По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.



Задание 2

ОСП Уфимский почтамт - отдел эксплуатации

Задачи:

-планирование рассылки контрольных писем

-подготовка конвертов к рассылке

-сбор адресованных конвертов

-анализ результатов рассылки

Планирование рассылки контрольных писем

Ежегодно

Подготовка конвертов к рассылке

Еженедельно

Сбор адресованных конвертов

Ежедневно

Анализ результатов рассылки

Ежемесячно

Таблица 1 Квалификация исполнителей

Должность сотрудника	Образование, специальность	Участие в решении задачи (решает часть задачи или всю задачу полностью)	Сколько времени затрачивает на решение
Руководитель отдела	высшее	часть	1 день
Специалист отдела	высшее	полностью	ежедневно
Инструктор отдела	среднее	часть	1-5 дня
Оператор отдела	среднее	часть	1-5 дня
Общее время решения 1 месяц



Таблица 2 Характеристика входной информации

Вид информации (о чём)	Источник возникновения	Уровень	Присутствие в информации дублирующих показателей
	Название первичного документа	Результат решения задачи (её название)	Отдельные поля БД (их название)	Полноты (%)	Достоверности (%)	Название показателя	Название задачи, в которой этот показатель неоправданно дублируется
Адреса рассылки писем	Личные данные			190	1100	адрес	Адрес отправки письма

Таблица 3 Характеристика выходной информации

Название отдела	Вид информации (о чем)	Форма представления (через е-mail, бумажный документ, файл БД)
Отдел по управлению качеством	Отчет по анализу рассылки контр.писем	Электронный и бумажный документ

Решение не автоматизировано, так как при проведении данной задачи необходимо ручное заполнение адресов на конверте в полях адресата.

Решение 4 задачи (анализ) происходит в программе Misrosoft Word, путем проведения ручного расчета

Таблица 4 Характеристика программных средств

Тип вычислительной техники	Цель использования	Замечания по использованию
принтер	Печать отчетного документа	нет

Таблица 5 Количественный анализ решаемых задач

Показатель	Значение показателя
	абсолютное	%
Количество задач, решаемых в отделе в настоящее время	4	100
Количество задач, которые должны быть переданы для решения в другие отделы	0	0
Количество задач, отсутствующих в настоящее время, но которые должны решаться в данном отделе	0	0

Компетентность сотрудников на высоком уровне, решение задачи могло бы быть эффективнее при увеличении численности работников до 6 человек.

Задание 3

Таблица 6 Общие сведения о документе

Название отдела, откуда поступает информация	Название документа	Назначение документа	Тип документа	Форма	Считаете необходимым наличие документа (да/нет)
Отдел по управлению качеством	Регламент по приведению рассылки контр.писем	обучение	информационный	бумага	да
Информационный отдел	Информационная база о рассылке	анализ	плановый	файл	да

Таблица 7 Информационные характеристики документов

Название документа	Периодичность получения или заполнения	Время обработки одного документа	% используемой из документа информации	Уровень стабильности документа (как часто меняется форма)
Регламент по приведению рассылки контр.писем	ежегодно	5 дней	100	ежегодно
Информационная база о рассылке	еженедельно	1 день	100	ежедневно
Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции	По мере вступления в силу новых изменений	По мере необходимости получения информации	100	По мере вступления в силу новых изменений

*Рассчитайте следующие показатели:

- количество обязательных документов различного уровня - 100 % к 100 %

- количество «лишних» документов различного уровня - нет

- количество документов, отражающих промежуточные результаты -нет

Предложите рекомендации по изменению количественного и качественного состава документов, обрабатываемых в отделе.

Наличие как бумажного, так и электронного варианта для всех документов.

Задание 4

Таблица 8 Виды контроля

Название документа	Сущность (или цель) контроля	Время на контроль	Объем разовой информации для контроля	Каким образом осуществляется контроль (сотрудником отдела или программным путем)?	Удовлетворяет ли данный вид контроля? Если «нет», то укажите причину
отчет	отчетность	2 часа	полностью	сотрудником	да
акт	ревизия	1 день	полностью	ревизором	да

Таблица 9 Типы ошибок

Вид ошибки	Причины появления ошибки	Технология исправления ошибки	Последствия от присутствия ошибки в документах	Время на устранение ошибок	Причины появления повторных ошибок
Несоответствие количества использованных конвертов	Утрата во время рассылки	-	исправления	1 день	-



- Оцените процентную результативность процедур контроля (т.е. во всех ли возможных случаях выявляются ошибки, предусмотренные каждой процедурой контроля).

- Каким образом можно изменить технологию процедур контроля и как это отразится на качественном и количественном составе сотрудников, в обязанности которых входит осуществление процедур контроля? (Вывод сделать в произвольной описательной форме.)

- Оцените приоритет в появлении ошибок. Для этого составьте таблицу 10.

Таблица 10 Анализ ошибок

Вид ошибки	Частота появления во входной информации	Частота появления в выходной информации

Примечание. Ошибками могут быть ошибки в записи данных, неверный код, неустановленные данные, недозволенные операции, нарушения контрольного лимита, пропущенные записи, ошибки при выводе данных, ошибки при обработке данных, несовпадение итогов, цепь ошибок, неполные учетные, повторение ошибки, неверное разграничение по периодам, фальсификация данных, несоответствие качества услуг требованиям пользователя, неправильный учет.

* Оцените общие тенденции относительно появления ошибок во входной и выходной информации.

Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности

Для общегосударственных классификаторов заполните таблицу 11



Таблица 1 Общегосударственные классификаторы

Название справочника или классификатора	Какие разделы или отдельные реквизиты используются	Какие работы приходится выполнять с помощью этого справочника	Общий объем справочника или классификатора и % используемой информации	Время поиска одного кода (если это осуществляется вручную)	Процедура присвоения кодов (вручную или программным путем)

Для локальных классификаторов, т.е. таких, которые используются только на вашем предприятии или в организации, заполните таблицу 12.

Таблица 12 Локальные классификаторы

Название классификатора	Структура кода (или используемая система кодирования)	Для каких целей используется	Общий объём (количество значений)	Время поиска одного кода	Процедура присвоения кодов (вручную или программным путём)

Примечание. Под системой кодирования подразумеваются следующие виды:

порядковая,

серийно-порядковая,

позиционная,

иерархическая,

фасетная,

комбинированная,

какая-либо другая.

Приведите примеры локальных классификаторов (по нескольку наименований в каждом), заполнив таблицу 13.



Таблица 13 Локальные классификаторы

Код	Значение

Если процедура кодирования каких-либо объектов автоматизирована, то перечислите перечень таких объектов.

Все ли классификаторы и справочники общегосударственного назначения удовлетворяют вас? Или они не отражают специфику Вашего предприятия и у вас имеются предложения по дополнению или изменению таких источников? При наличии предложений перечислите их и приведите соответствующие аргументы в пользу предлагаемых изменений.

Объясните причины, которые привели к разработке локальных классификаторов.

Планируются ли какие-либо изменения для локальных классификаторов (формирование новых)?

Возможны ли какие-либо изменения в технологии ведения локальных классификаторов? Если «да», то по каким причинам.

Оцените рациональность применяемых систем кодирования в локальных классификаторах.

Удовлетворительна ли процедура автоматизации кодирования? Если «нет», то проанализируйте причины.

Оцените удобство пользования классификаторами.

Оцените необходимость и достаточность использования всех задействованных классификаторов.

Оценка эффективности работы сотрудников отдела (заполнить таблицу 14)



Таблица 14 Эффективность работы сотрудников отдела

Должность	Образование	Специальность	Выполняемые функции	Какая часть рабочего времени занята	Равномерность нагрузки в течение
					дня	месяца	квартала	года

Какая часть сотрудников отдела перегружена?

Какая часть сотрудников отдела занята в течение рабочего дня не-равномерно (в процентном отношении к общему числу сотрудников отдела)?

Какие имеются предложения по совершенствованию организационной структуры отдела и, соответственно, перераспределению, выполняемых повседневных функций и решаемых задач среди сотрудников?

Формы хранения и использования информации

Для входной информации заполните таблицу 15, для выходной таблицу 16.

Таблица 15 Формы хранения входной информации

Название документа	Тип представления (экран/бумага/ файл)	Форма хранения	Срок хранения	Количество экземпляров (для бумажных документов)

1) Под формой хранения подразумеваются гибкие или жесткие диски, а также другие технические устройства для хранения файлов, или системы хранения бумажных документов (папки, шкафы и т.п.).

2) В графе 5 для «ручных» документов указывается количество экземпляров, а для файлов -- количество записей и занимаемый объем памяти.



Таблица 16 Формы хранения выходных документов

Название документа	Тип представления (экран/бумага)	Для каких целей используется (контроль, анализ, справка)	Форма последующего использования

Выводы:

Для всех ли документов вас устраивают формы хранения? Если «нет», то объясните причины. Если у вас есть предложения по изменению форм хранения, то изложите их с аргументацией каждого такого предложения.

Оцените качество хранения информации. Как часто приходится восстанавливать данные или повторять первичную обработку входных документов.

Оцените технологию использования и последующего хранения документов. Удовлетворяет ли она вас, если «нет», то объясните причины?

Используется ли архив для хранения входных или выходных документов? Как долго хранятся заполненные формы документов и какова их дальнейшая «судьба» после того, как они уже приняли участие в процессе управления? Если архив отсутствует, то желали бы вы его иметь, для каких целей и какую форму для него считаете приемлемой?

Анализ программного обеспечения систем управления

программный обеспечение автоматизированный информационный

Для характеристика пакетов прикладных программ (ППП), используемых в отделе необходимо заполнить таблицу 17.

Таблица 17 Характеристика ППП

Название ППП	Фирма-изготовитель	Реализуемые функции	Для каких целей используется?	По каким каналам приобретен	Цена ППП



Особенности ППП, используемых в отделе

Для каждого применяемого пакета заполните таблицу 18, а в заголовке укажите название ППП и его тип ( функциональный, т.е. для решения конкретных задач в данной предметной области, или общего назначения, т.е. для решения задач с использованием табличных процессоров, математических методов, СУБД и т.п.).

Таблица 18 Пакеты прикладных программ

Объем Внешней памяти	Объем Оперативной памяти	Состояние документации	Система помощи	Особые характеристики

1) Система помощи может предполагать следующие варианты ответов: зависимый от контекста; иерархический, гипертекстовой или какой-либо другой.

2) К особым характеристикам могут относиться: настраиваемость пакета на характеристики предприятия, алгоритм решения, новые формы входных и выходных документов, налоговые таблицы, балансовые счета; поиск информации по нерегламентированным запросам; связи с другими БД; интерфейс с другими функциональными пакетами; работа в условиях сети; дополнительные сервисные функции и др. - Все ли ППП, которыми Вы пользуетесь, Вас удовлетворяют? Если «нет», то укажите процентное отношение ППП, не соответствующее потребностям пользователя.

- Какие замечания имеются по применяемым ППП.

- Через какие каналы Вы следите за рынком программных продуктов?

- Как часто приобретаются новые ППП и почему?

- Что делаете с ППП, которые морально устарели?

- Используете ли в отделе Интернет? Если «да», то для каких целей?



Выводы

1 Какие из выполняемых повседневных функций являются трудоёмкими, сложными и почему? В чём Вы видите возможность устранения подобных негативных моментов?

2 Удовлетворяет ли Вас существующая совокупность информационных процедур (формирование, ввод, хранение, поиск, обработка, выдача результатов). Если «нет», то назовите причины. Имеются ли у Вас предложения по изменению технологии обработки информации (в том числе с использование услуг Интернет) и что послужило причиной их появления?

3 Устраивают ли Вас формы входных и выходных документов. Если «нет», то укажите причины и объясните необходимость внедрения новых форм.

4 Дайте обобщённую характеристику используемого ПО. Довольны ли Вы его эксплуатацией? Если «нет», то каким образом представляете себе его изменение?

Размещено на Allbest.ru

...