Разработка информационного обеспечения отдела по работе с клиентами в ООО "Жилкомстрой" с помощью программных модулей VBA для приложения MS Excel

В 2012 году сумма средств, находящихся в обороте на предприятии составила 68808,5 тыс.руб., в 2013 году - 73115,5 тыс. руб. За год средняя сумма оборотных средств увеличилась в 2012 году на 2016,5 тыс. руб., в 2013 году на 4307 тыс.руб. В течении последних двух лет предприятие нарастило величину оборотных средств, что было связано с расширением объемов деятельности, дополнительные оборотные средства привлекались за счет собственных источников.

Проведем анализ себестоимости услуг «Жилкомстрой» в таблице 6.

Таблица 6. Анализ себестоимости услуг ООО «Жилкомстрой» за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Как видно из таблицы 6, общие затраты предприятия в 2012 году по сравнению в 2011 году увеличились на 22472 тыс. руб., или на 21,4%, в 2013 году затраты увеличились на 14294 тыс. руб.

При этом затраты на 1 рубль реализуемой услуг в 2012 году увеличились на 1 коп., а в 2013 году - на 5 коп.

Следовательно, общая сумма затрат на производство услуг в 2013 году увеличилась за счет увеличения объема реализации услуг на 14294 тыс. руб., и возросла за счет увеличения себестоимости услуг на 614 тыс. руб., или на 0,48%.

Затраты на рубль услуг (работы, услуги) непосредственно зависят от изменения общей суммы затрат на производство и реализацию услуг (работ, услуг), а также от изменения стоимости произведенной услуг (работы, услуги).

Таблица 7. Анализ состава и структуры кредиторской задолженности ООО «Жилкомстрой» за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Из таблицы 7 видно, что кредиторская задолженность в 2012 году уменьшилась на 1161 тыс. руб., в 2013 году - на 32576 тыс. руб. Краткосрочная кредиторская задолженность в 2012 году увеличилась на 2887 тыс. руб., за счет увеличения авансов выданных и увеличения расчетов по налогам и сборам. В 2013 году краткосрочная кредиторская задолженность уменьшилась на 1640 тыс. руб. за счет уменьшения расчетов по налогам и сборам и расчетов с поставщиками и подрядчиками. Долгосрочная кредиторская задолженность в 2013 году уменьшилась на значительную сумму 32576 тыс. руб. Это произошло в результате того, что у предприятия появились денежные средства в результате увеличения дохода от реализации услуг и оно смогло рассчитаться по своим обязательствам.

Таким образом, из заемных средств предприятие прибегает только к краткосрочным заемным средствам, большая часть которых представлена кредиторской задолженностью.

Таблица 8. Анализ состава и структуры дебиторской задолженности ООО «Жилкомстрой» за 2011-2013 гг. (тыс.руб.)

Из таблицы 8 видно, что дебиторская задолженность в 2012 году уменьшилась на 1351 тыс. руб., уменьшение произошло за счет уменьшения расчетов с покупателями и заказчиками и авансов выданных. В 2013 году произошло увеличение дебиторской задолженности на 8322 тыс. руб. за счет увеличения авансов выданных на сумму 6451 тыс. руб. и прочей дебиторской задолженности - 3513 тыс. руб.

Рост дебиторской задолженности объясняется тем, что предприятие в целях сохранения объема реализации на прежнем уровне вынуждено иногда контактировать с ненадежными партнерами, которые могут задержать расчеты за продукцию. Поэтому в целях укрепления финансового положения представляется целесообразным налаживать сбыт услуг по каналам, не вызывающим рост дебиторской задолженности.

Для общей оценки динамики финансового состояния следует провести анализ структуры имущества предприятия. Для этого используется либо структура баланса с выделением всех без исключения разделов и статей, либо строится аналитический баланс, включающий укрепленные статьи баланса.

Таблица 9. Анализ активов и пассивов ООО «Жилкомстрой» за 2011-2013 гг. (тыс.руб.)

По данным таблицы 9 видно, что общая стоимость имущества предприятия на конец 2012 г. увеличилась на 8196 тыс. руб. и составила 155415 тыс. руб., в 2013 г. стоимость имущества увеличилась на 6347 тыс. руб. и составила 161762 тыс. руб. Увеличение стоимости имущества в 2012 г. характеризуется сохранением увеличения внеоборотных активов на 8637 тыс. руб., а в 2013 г. на 1292 тыс. руб., а также увеличением оборотных активов в 2012 году на 3559 тыс. руб., в 2013 году на 5055 тыс. руб. Для 2012 года характерно увеличение кредиторской задолженности на 2910 тыс.руб., в 2013 году произошло заметное уменьшение на 1326 тыс. руб.

1.3 Информационная система организации

Термин информационная система (ИС) может рассматриваться как в широком, так и в узком смысле.

Если рассмотреть этот термин в широком смысле, то под информационной системой понимается совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов информационной системой в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области.

Данная организация занимается выполнением строительных и отделочных работ.

На данном предприятии используются следующие программы:

1. Excel;

2. Word;

3. Access

4. «1С: Предприятие»

Электронные таблицы Microsoft Excel очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов.

Табличный процессор - программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью программы Excel можно выполнить различные расчеты (экономические, бухгалтерские, инженерные), а так же строить различные диаграммы, моделировать, проводить сложный экономический анализ, оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций.

На данном предприятии данная программа используется для создания отчетов, отражающих текущее состояние предприятия, сводные таблицы, для сверки сразу нескольких прошедших лет. Так же по этим отчетом можно создавать графики, диаграммы.

Microsoft Word - это многофункциональный текстовый процессор, который является основой любого предприятия, офиса.

С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу, включая в текст: таблицы, графики, картинки, фотографии.

С помощью данной программы на предприятии создаются пояснительные записки, необходимые отчеты, путевки для дальнобойщиков, направления и многое др.

Система программ «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

«1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и единой технологической платформе.

Фактически, на предприятие менеджер по работе с клиентами использует Microsoft Word, в котором набираются договора и акты о выполненных работах, но в целом все математические расчеты ведутся вручную перед началом набора определенного документа, что увеличивает время исполнения работы и количество ошибок. Кроме этого отсутствует база постоянных клиентов.

Создание информационной системы менеджера по работе с клиентами позволит уменьшить время создания договора, автоматизирует механизм необходимых расчетов, а также снизит количество технических ошибок. Кроме этого отсутствует база постоянных клиентов.

В качестве инструмента разработки информационной системы выберем программу MS Excel, пользовательский интерфейс системы будет создан средствами языка Visual Basic for Application. Для создания базы данных будем использовать программу MS Access.

Создание информационной системы обеспечит автоматизацию деятельности менеджера по работе с клиентами.

2. Постановка задач по информационной поддержки деятельности строительной организации

2.1 Структурный анализ информационных потоков

Основным направлением деятельности предприятия ООО «Жилкомстрой» является работа с клиентами, в которую входит приём заявления от клиента, составление сметы, выполнение работ, составление акта выполненных работ и как следствие - создание различной отчётности.

Основной бизнес-процесс с «Работы с клиентами» разбивается на четыре подпроцесса «Принятие заявки», «Составление сметы», « Контроль за выполнением работ», «Приём-передача выполненных работ».

На первом этапе менеджер по работе с клиентами принимает заявку от клиента и составляет с ним договор. Составленный договор подписывается руководителем предприятия.

На втором этапе менеджер по работе с клиентами составляет смету на выполнение работ, за подписью руководителя.

На этапе «Контроля за выполнением работ» менеджер и руководитель отслеживают качество и своевременность выполненных работ. На завершении этого этапа составляется акт выполненных работ.

На завершающем этапе составляется «Справка-стоимость» между заказчиком и предприятием.

Каждый подпроцесс осуществляется в соответствии с уставом предприятия и законодательством и под чутким контролем руководителя.

2.2 Входные и выходные документы

Для сокращения количества применяемых форм документов на предприятии ООО «Жилкомстрой» могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

Все поступающие на имя директора ООО «Жилкомстрой» и в адрес предприятия документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя директора ООО «Жилкомстрой».

На данном предприятии используются следующие входные документы: заявление от клиента, правоустанавливающие документы.

Выходными документами являются приказы, решения советов, акты выполненных работ, справка-стоимость, всевозможные отчёты.

Внутренние документы оформляются и используются в пределах организации ООО «Жилкомстрой». Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

В отделе документационного обеспечения и других структурных подразделениях ООО «Жилкомстрой» справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции и картотеки или учет ведется автоматизировано на персональных ЭВМ.

2.3 Алгоритм решения задачи автоматизации отдела по работе с клиентами

Началом данного процесса является поступление заявления от клиентов.

Далее идет работа с составлением договора, сметы и акт на выполнение работ. Данные заносятся в соответствующие формы и при необходимости печати нужная информация распечатается.

Далее идет процесс работы с базой данных, где необходимые данные заносятся через формы входной информации: Клиенты, Заказы, Договор и Вид работ.

При принятии решения о выходе из программы процесс заканчивается.

3. Программная реализация и эффективность системы

3.1 Инструменты программной реализации

Программная реализация по данному дипломному проекту представляет собой совокупность хранимых данных в виде таблиц, форм в MS Access и программных модулей, написанных на языке VBA.

Процесс формирования акта, справки и составления договора представляет собой совокупность форм, составленных на VBA.

Программный код приведен в приложении.

3.2 Логическая структура базы данных

В начале работы над автоматизированной информационной системой для строительной организации, а в частности для отдела работы с клиентами необходимо продумать и разработать логическую структуру. Автоматизированная система предназначена для обработки данных о заказах, которые выполняет фирма, расценках на оказываемые услуги, о клиентах и совершённых работах.

Фирма просматривает, и при необходимости корректирует данные о поступлении новых заказов и выполнении уже существующих заказов. Эта информация служит в качестве справочного пособия, и обновляется по мере поступления/выполнения заказов.

Клиент в устной форме информирует о необходимой ему услуге. Если строительная организация занимается такими услугами, то клиент оставляет заявку и с ним заключается договор. Для этого в БД вносятся данные о клиенте - ФИО, контактный телефон, адрес. Также вводится информация об услугах, интересующих клиента.

Для оформления заказа на ремонт квартиры, в базу заносятся сведения о заказе: виде работы, площади работ, сроки выполнения. После внесения всех данных заключается договор на оказание услуг.

Основными конструктивными элементами БД являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). Цели, при построении наиболее эффективной структуры данных:

обеспечить быстрый доступ к данным;

исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе, а также привести к нерациональному использованию дискового пространства;

обеспечить целостность данных, т.о. чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.

При разработке автоматизированной системы были созданы таблицы: «Клиент» (хранится информация о клиенте), «Заказ» (хранится информация о заказе), «Вид работ» (хранится информация о строительных работах), «Договор» (хранится информация о заказчике, заказе и виде ремонта).

Таблица 10. Вид работ

Таблица 11. Клиент

Таблица 12. Заказ

Таблица 13. Договор

В базе данных определены следующие отношения между таблицами:

Таблица «Клиенты» поле ID_Клиент и Таблица «Заказы» поле Клиент - один ко многим;

Таблица «Вид ремонта» поле Вид ремонта и Таблица «Заказы» поле Вид ремонта один ко многим;

Таблица «Заказы» поле Номер заказа и Таблица «Договор» поле Номер заказа - один ко многим.

3.3. Проектирование иерархического меню

При входе в программу открывается главное меню, состоящее из трёх пунктов: «Работа с клиентами», «База данных» и «Выход из программы».

При выборе пункта «Работа с клиентами» открывается подменю, состоящее из пунктов: «Договор», «Акт и стоимость», «Главное меню». При выборе пункта «Договор» открывается форма ввода данных для договора, при выборе пункта «Акт и стоимость» открывается форма ввода данных для документов акт выполненных работ и справка стоимости выполненных работ. Кнопка «Главное меню» возвращает обратно в главное меню.

При выборе в главном меню пункта «База данных» открывается база данных разработанная в программе MS ACCESS.

Копка выход из программы закрывает приложение.

3.4 Формы и отчеты

При открытии программы запускается «Главная форма». Которая содержит кнопки: работа с клиентами, база данных и выход. Кнопка «Работа с клиентами» открывает форму «Работа с клиентами. Кнопка «База данных» открывает документ базу данных в Access, где находится база данных ООО «Жилкомстрой», а кнопка «Выход» закрывает программу в Excel.

Форма «Работа с клиентами» содержит три кнопки: «Договор», «Акт и стоимость» и «Главная форма».

Кнопка «Договор» открывает форму ввода «Договор» для ввода необходимых данных. Кнопка «Акт и стоимость» открывает форму «Акт и стоимость» для ввода данных. Кнопка «Главная форма» возвращает программу в главное меню.

Форму «Договор» вводятся следующие данные: номер договора, дата создания, данные о заказчике и стоимости заказа. На данной форме расположены четыре кнопки. При нажатие на кнопку «Создать договор» все данные с формы отображаются на листе «Договор». При выборе кнопки «Отчистить форму» все данные из строк ввода удаляются. Кнопка «Печать договора» отправляет на печать документ с листа «Договор». Кнопка «Выход» возвращает программу в меню «Работа с клиентами».

Кнопка «Главная форма» возвращает программу в главное меню программы «Жилкомстрой».

В форму «Акт и стоимость» вводятся следующие данные: данные о заказчике, объекте, дата, наименование работы, объем работы, цена, расстояние от предприятия до объекта. Кроме того на данной форме расположены шесть кнопок.

При нажатии на кнопку «Добавить» данные из текстовых окон автоматически переносятся на листы «Акт» и «Стоимость». При выборе кнопки «Отмена» данные в строках ввода удаляются. Кнопка «Готово» автоматизирует расчёты на листах «Акт» и «Стоимость», тем самым подготавливает документы «Акт о выполненных работах» и «Справку о стоимости выполненных работ и затрат». Кнопки «Печать акта» и «Печать справки» отправляют на печать данные с листов «Акт» и «Стоимость» соответственно. Кнопка «Выход» возвращает программу в меню «Работа с клиентами».

При работе с базой данных для наглядного просмотра информации о клиентах и отчетах, а также для быстрого ввода данных используется главная кнопочная форма, которая содержит кнопки: отчеты, формы и выход.

Для удобного просмотра и ввода информации в базе данных используются следующие формы:

Содержит кнопки: отчеты, формы и выход.

С помощью формы «Отчеты» можно просмотреть и распечатать следующие отчеты: Договор, Заказы, и Клиенты.

Кнопка «Выход», осуществляет выход из данной формы.

С помощью формы «Формы» можно открыть следующие формы для просмотра и ввода необходимой информации: Вид работ, Договор, Заказы, и Клиенты.

Кнопка «Выход», осуществляет выход из данной формы.

3.5 Контрольный пример реализации программы и его описание

После того как пользователь запустил программу, открывается окно «Приветствие».

При выборе кнопки «Нет» появляется сообщение «Очень жаль» и при нажатии кнопки «Ок» программа закрывается.

При выборе кнопки «Да» появляется сообщение «Очень хорошо».

При нажатии на кнопку «Ок» программа переходит в главное меню программы «Жилкомстрой». Выберем кнопку «Работа с клиентами» и переходим на форму «Работа с клиентами». Здесь выберем кнопку «Акт и стоимость». В результате откроется форма «Акт и стоимость». В открывшуюся форму вводим необходимую информацию. И нажимаем на кнопку «Добавить».

В результате введённая информация перенеслась на листы «Акт» и «Стоимость».

Аналогичным образом введём информацию о следующей работе. И выберем кнопку «Готово». Результатом выполнения нашей работы будут документы «Акт о приёмке выполненных работ» и «Справка о стоимости выполненных работ и затрат».

Представленный пример показал что программа работает без ошибок.

3.6 Оценка эффективности

В общем, под эффективностью понимается то, насколько соответствует система тем целям, которые были перед ней поставлены. Под экономической эффективностью понимается соотношение между результатом деятельности и текущими затратами производства, то есть это соотношение затрат на разработку, внедрение, эксплуатацию системы и прибыли от ее применения.

Существует три основные группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения:

финансовые;

качественные;

вероятностные.

У каждого из этих методов есть свои минусы. Автоматизация - это тонкий процесс, поэтому, далеко не в каждом бизнес-процессе представляется возможность оценить финансовый эффект от нее. Чтобы наиболее полно показать конечный эффект от внедрения информационных систем, помимо финансовых медов необходимо использовать и нефинансовые методы анализа. Применение всех трех, выше представленных методов оценки эффекта от внедрения, в конце концов, приводит к верной оценке эффективности информационных систем.

Часто применяются основные финансовые методы определения инвестиций в информационные технологии, такие как:

NPV (Netpresentvalue) - чистый приведенный доход или чистая приведенная стоимость, это зависит от формулировки.

IRR (Internalrateofreturn) - внутренняя норма доходности или внутренняя норма рентабельности, это тоже зависит от формулировки.

Payback - срок окупаемости инвестиций.

Расчет показателей экономической эффективности будет рассчитываться, на основании срока окупаемости разработки. Информационные технологии не улучшают положение компании на рынке и не дают прямого экономического эффекта, именно поэтому выбран данный метод определения экономической эффективности. Внедрение системы воздействует на конечные финансово-экономические результаты деятельности ООО «Жилкомстрой» через бизнес-технологии. Хоть информационные технологии и не дают прямого экономического эффекта и не улучшают положение компании на рынке, но они вооружают персонал компании новыми технологиями. Существует три фактора эффективности внедрения информационной системы:

Информационный фактор. Этот фактор выражается в повышении уровня информированности персонала, быстром доступе к информационным ресурсам сразу нескольких пользователей.

Экономический фактор. Данный фактор выражается в том, что информация своевременно и полностью отражает состояние объекта и причин, влияющих на его развитие, то есть она направлена на улучшение использования производственных ресурсов.

Организационный фактор. Этот фактор проявляется в том, что работникам больше не нужно выполнять рутинные операции по систематизации и группировке учетных данных, их нужно освободить от многочисленных расчетов и записей в реестры и другую документацию, сверять показатели. Благодаря этому увеличится время для проведения анализа и оценки эффективности принимаемых управленческих решений.

Внедрение данного проекта может дать значительный эффект за счет:

сокращения времени, затрачиваемого на составление запросов и отчетов;

повышения качества работ на этапе рассмотрения данных;

сокращение документооборота, путем перехода к безбумажной технологии обработки информации;

повышения культуры и производительности труда.

Базой для оценки экономической эффективности может быть время, затрачиваемое на одно действие в отделе.

Автоматизация данного комплекса задач должна изменить качественные характеристики, к ним относятся:

частота ошибочных решений из-за использования недостоверной информации повышается вероятность принятия неправильного решения, что сказывается на итоговом результате деятельности;

скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях при внедрении системы вероятность совершения ошибок существенно сократится;

среднее время выработки решения, система позволит сократить сроки принятия решений.

Основные факторы, определяющие совокупный эффект от автоматизации:

уменьшение трудоемкости процессов обработки данных за счет перехода к безбумажной технологии;

качественное улучшение процесса от этапа принятия документов до этапа оформления отчета.

Уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся "держателями" информации (использование бумажной технологии обработки данных не позволяет одновременно использовать один ресурс сразу нескольким сотрудникам, но при внедрении системы такая возможность легко осуществима).

Эффективность использования программного продукта данного проекта предполагают необходимость оценки "доходной" и "затратной" части проекта. Оценка "затратной" части предполагает выявление следующих групп затрат:

приобретение базового программного обеспечения: операционные системы, платформы БД;

приобретение технических средств автоматизации;

оплата услуг по проектированию и запуску системы в эксплуатацию;

техническое сопровождение системы.

В отделах, где будет происходить разработка, имеется необходимое техническое и программное обеспечение. То есть разработка автоматизированной система не требует никаких денежных затрат. Данный факт уже обосновывает экономическую эффективность данного проекта.

Внедрение автоматизированной системы не отразится и на доходной части проекта, так как применение системы не даст прямого экономического эффекта. К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся:

годовой экономический эффект от разработки и внедрения автоматизированной системы;

срок окупаемости автоматизированной системы;

расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = C1-C2,

где Эг - годовой экономический эффект; С1 - затраты, состоящие из затрат на оплату труда сотрудников, затрат на приобретение канцелярских принадлежностей, затрат на оплату коммунальных платежей, до внедрения автоматизированной системы; C2 - затраты, состоящие из затрат на оплату труда сотрудников, затрат на приобретение канцелярских принадлежностей, затрат на оплату коммунальных платежей, затрат на обучение сотрудников, после внедрения автоматизированной системы.

Годовая экономическая эффективность определяется по формуле:

E = Эг/КВ,

где E - годовая экономическая эффективность; Эг - годовой экономический эффект; КВ - капитальные вложения во внедряемую систему. Капитальные вложения определяются стоимостью программного и технического обеспечения. Так как в отделах уже есть все необходимое, затраты будут состоять из оплаты труда разработчика и приобретения необходимых принадлежностей для разработки.

Срок окупаемости определяется по формуле:

Tок = 1/E,

где Tок - срок окупаемости, он представляет собой период времени, в течение которого ...