Розробка бази даних "Складський облік" засобами Microsoft Excel, Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Постановка задачі

1. Створити базу даних «Складський облік», в яку входять такі таблиці:

1.1. «Склади», поля якої містять перелік складів підприємства (номер складу, назва складу).

1.2. «Постачальники», поля якої містять такі дані: назва підприємства-постачальника, адреса, телефон, контактна особа.

1.3. «Сировина на складі», поля якої містять:

ь Номер складу, що одержує сировину,

ь Кількість одержаної сировини.

ь Вартість 1 кг. сировини,

ь Постачання сировини,

ь Дата отримання сировини.

Номер складу повинен вибиратися з таблиці «Склади», а постачальник - з таблиці «постачальники».

2. Додати до таблиці «Сировина на складі» стовпчик «Загальна вартість». Автоматизувати обчислення даних.

3. Підрахувати сумарну вартість всієї сировини, що зберігається на кожному із складів.

4. Побудувати діаграму, яка відображає кількість кожної сировини, отриманої кожним складом.

5. Визначити найдешевшу сировину.

6. Створити перехресну таблицю, в якій би підраховувалась кількість одержаної сировини по кожному складу і по кожному постачальнику.

7. Відібрати ту сировину, яка більше мінімальної в межах 10%.

8. Створити кнопкову форму, яка забезпечує автоматизацію роботи з БД.

2. Реалізація задачі за допомогою засобів MS Excel

Виконання завдання №1.

Створити базу даних «Складський облік», в яку входять такі таблиці:

«Склади», поля якої містять перелік складів підприємства (номер складу, назва складу).

«Постачальники», поля якої містять такі дані: назва підприємства-постачальника, адреса, телефон, контактна особа.

«Сировина на складі», поля якої містять:

ь Номер складу, що одержує сировину.

ь Кількість одержаної сировини.

ь Вартість 1 кг. сировини.

ь Постачання сировини.

ь Дата отримання сировини.

Щоб побудувати базу даних у середовищі MS Excel, потрібно вибрати з пакету MS Office програму MS Excel і запустити її кліком лівої кнопки миші.

Рисунок 1. Вікно Excel

У вікні, що відкрилось, формуємо таблиці: Склади, Постачальники, Сировина на складі. Кожну таблицю створюємо на новому аркуші. Після заповнення полів таблиці починається робота з самими таблицями.

По замовчуванню аркуші в MS Excel поіменовані як Лист1, Лист2, Лист3. Але це може не влаштувати користувача. Щоб перейменувати лист необхідно виконати: клацнути правою кнопкою миші по листу який необхідно перейменувати і вибрати із списку вибрати «Переименовать».



Рисунок 2. Перейменування листа

Коли дані до таблиці вже занесені і потрібно форматувати комірку.

Рисунок 3. Формат ячеек

Виконуємо команду «Контекстне меню - Формат ячеек». Для того, щоб зробити потрібне вирівнювання шрифту в комірці необхідно перейти на вкладинку «Выравнивание» і вибрати необхідну операцію, коли форматування буде влаштовувати, натиснути кнопку ОК.



Рисунок 4. Формат ячеек вкладка «Выравнивание»

Для того щоб вибрати тип шрифту, колір, кегль необхідно перейти на вкладинку «Шрифт» і встановити необхідні параметри.

Рисунок 5. Формат ячеек вкладка «Шрифт»

Для того, щоб встановити межі (внутрішні чи зовнішні), змінити тип ліній та їх колір необхідно перейти на вкладнику «Граница».



Рисунок 6. Формат ячеек вкладка «Граница»

Щоб залити комірку в потрібний колір, або навіть вибрати візерунок заливки потрібно перейти на вкладнику «Вид».

Рисунок 7. Формат ячеек вкладка «Вид»

Після формування структури таблиці зберігаємо її за допомогою команди Файл - Сохранить. У діалоговому вікні «Сохранение», що відкрилося, вказуємо назву «Технічні засоби навчання» та місце розміщення таблиці.

Щоб дані поля «Номер складу» в таблиці «Сировина на складі» вибиралися із таблиці «Склади», а дані поля «Постачальник» - з таблиці «Постачальники», потрібно у таблиці «Склади» виділити діапазон комірок, в яких міститься інформація про номер складу, клацнути правою кнопкою миші по виділеному діапазону і вибрати із списку вибрати «Имя диапазона». У вікні, що відкрилося в полі «Имя» ввести ім'я списку «Склади» та натиснути кнопку ОК. Теж саме робимо з комірками таблиці «Постачальники», що містять назву підприємства-постачальника. Присвоюємо для списку ім'я «Постачальники».

Далі переходимо до таблиці «Сировина на складі». Виділяємо діапазон комірок, які повинні містити номер складу, вибираємо вкладинку «Данные» та натискаємо «Проверка данных». У вікні, що відкрилося у полі «Тип даных» вибираємо «Список», а в полі «Источник:» пишимо «=№_складу» та натискаємо ОК.

Рисунок 8. Список складів

Потім виділяємо діапазон комірок, які повинні містити назву підприємства-постачальника, вибираємо вкладинку «Данные» та натискаємо «Проверка данных» . У вікні, що відкрилося у полі «Тип даных» вибираємо «Список», а в полі «Источник:» пишимо «=Постачальник» та натискаємо ОК.

Рисунок 9. Назви підприємств

Виконання завдання №2.

Додати до таблиці «Сировина на складі» стовпчик «Загальна вартість». Автоматизувати обчислення даних.

Для цього переходимо на таблицю «Сировина на складі», додаємо потрібний нам стовпчик, вводимо таку формулу: =C2*D2 та протягуємо формулу до кінця таблиці.

Рисунок 10. Загальна вартість

Виконання завдання №3.

Підрахувати сумарну вартість всієї сировини, що зберігається на кожному із складів.

Для цього копіюємо лист «Сировина на складі», виділяємо поле «№ складу» та робимо сортування по цьому полі в алфавітному порядку за допомогою кнопки. Наступним кроком виконання завдання є Итоги після виконання яких ми знайдемо сумарну вартість всієї сировини, що зберігається на кожному із складів. Переходимо на вкладку Данные та натискаємо Промежуточные итоги. У вікні, що відкрилося вибираємо дані таким чином, як показано на рисунку та натискаємо кнопку ОК.



Рисунок 11. Сумарна вартість всієї сировини

Виконання завдання №4.

Побудувати діаграму, яка відображає кількість кожної сировини, отриманої кожним складом.

Для цього виконуємо команду Данные - Сводная таблица - Сводная диаграмма. З'являється діалогове вікно в якому потрібно вибрати діапазон, з якого буде будуватися діаграма, виділяємо всю таблицю. У місці розташування вибираємо Новий лист та натискаємо ОК.

Після виконання цих дій з'являється новий лист, на якому обираємо дані, які повинні бути в діаграмі. Обираємо потрібні дані (Номер складу який одержує сировину, назву сировини та кількість одержаної сировини).

Потім один раз клацаємо по кожному ряду даних та форматуємо його таким чином, щоб кожен продукт мав свій колір і отримуємо діаграму, яка відповідає поставленій задачі.



Рисунок 12. Список полів зведеної таблиці

Рисунок 13. Зведена діаграма

Виконання завдання №5.

Визначити найдешевшу сировину.

Для цього створюємо копаю таблиці «Сировина на складі». Переміщуємо стовпчик «Вартість 1 кг сировини (грн.)» з четвертого стовпчика у перший. В наступній комірці після останнього запису пишемо «Найдешевша сировина». Потім через одну комірку зправа вводимо формулу, що відображає вартість найдешевшої сировини: =МИН(D2:D31). Переходимо вліво на одну комірку та вводимо там функцію ВПР:



Рисунок 14. Назва найдешевшої сировини

За шукоме значення беремо вартість найдешевшої сировини в комірці з права, таблицю виділяємо повністю, окрім останнього рядочка, номер стовпцю вибираємо третій, інтервальний перегляд - 0.

Отримуємо такий результат:

Рисунок 15. Найдешевша сировина

Виконання завдання №6.

Створити перехресну таблицю, в якій би підраховувалась кількість одержаної сировини по кожному складу і по кожному постачальнику.

Для цього переходимо до таблиці «Сировина на складі», натискаємо Вставка-Сводная таблица. З'являється діалогове вікно майстра зведених таблиць. Наступним кроком виділяємо всю таблицю та в пункті розміщення вибираємо новий лист, натискаємо ОК.



Рисунок 16. Створення зведеної таблиці

З'являється новий лист на якому потрібно вибрати дані, які відповідають завданню.

Рисунок 17. Список полів зведеної таблиці

Вибравши потрібні дані ми отримуємо таблицю, що відповідає завданню:

Рисунок 18. Зведена таблиця

Виконання завдання №7.

Відібрати ту сировину, яка більше мінімальної в межах 10%.

Для цього копіюємо лист із завданням №5 та переходимо до нього. Створюємо стовпець «Умова відбору», в який заносимо і протягуємо таку формулу: A2-C$32<=10%*$C$32. Далі натискаємо Данные-Фильтр-Дополнительно. В діалоговому вікні, що відкрилося вибираємо такі дані та натискаємо ОК:

Рисунок 19. Розширений фільтр

Отримуємо такий результат:

Рисунок 20. Сировина, що більше мінімальної на 10%

3. Реалізація задачі за допомогою засобів MS Access

Виконання завдання №1.

Створити базу даних «Складський облік», в яку входять такі таблиці:

«Склади», поля якої містять перелік складів підприємства (номер складу, назва складу).

«Постачальники», поля якої містять такі дані: назва підприємства-постачальника, адреса, телефон, контактна особа.

«Сировина на складі», поля якої містять:

ь Номер складу, що одержує сировину.

ь Кількість одержаної сировини.

ь Вартість 1 кг. сировини.

ь Постачання сировини.

ь Дата отримання сировини.

Для цього спочатку відкриваємо базу даних Microsoft Office Access за допомогою команди Пуск-Все программы-Microsoft Office-Microsoft Office Access.

Створюємо таблиці відповідно варіанту. Для створення таблиць в БД ми використаємо такі дії: натискаємо вкладку Внешние данные на панелі інструментів та кнопку Excel. Після того, як ми її натиснули з'яляється діалогове вікно в якому потрібно обрати шлях яким ми будемо імпортувати таблиці. Ми обираємо шлях за допомогою кнопки «Обзор…».

Рисунок 21. Імпорт таблиці

Після вказання шляху натискаємо кнопку ОК. Після того, як ми натиснули, з'являється діалогове вікно, в якому ми обираємо ту таблицю, котру хочемо імпортувати.



Рисунок 22. Імпорт електронної таблиці

Натискаємо «Далее» і в кожному наступному вікні, що відкрилося уважно читаємо те що написано, якщо все відповідає поставленій задачі натискаємо далі без змін. В кінці імпортування з'являється діалогове вікно в якому ми маємо обрати Ключевое поле. натискаємо кнопку «Далее», з'являється діалогове вікно в якому потрібно надати ім'я імпортованій таблиці, натискаємо ОК і імпортування таблиці завершено. Роимо те ж саме з іншими таблицями.

Після того, як ми імпортували таблицю, в конструкторі ми змінюємо типи даних відповідно від інформації, що міститься в рядку. Цю дію ми виконуємо з кожною таблицею.

Рисунок 23. Форматування даних таблиці "Склади"



Рисунок 24. Форматування даних таблиці "Постачальники"

Рисунок 25. Форматування даних таблиці "Сировина на складі"

Виконання завдання №2.Додати до таблиці «Сировина на складі» стовпчик «Загальна вартість». Автоматизувати обчислення даних.

Для виконання цього завдання ми робимо Запрос На обновление таблицы. Для роботи обираємо таблицю «Сировина на складі». В конструкторі додаємо нове з назвою Загальна вартість. Для того щоб загальна вартість в цьому стовпці підраховувалась - викликаємо Построитель выражений, натиснувши на кнопку на панелі інструментів. Для підрахунку обираємо таблицю склади та перемножуємо вартість 1 кг. Сировини на Кількість одержаної сировини.



Рисунок 26. Формула загальної вартості

Натискаємо ОК та зберігаємо запит. Тепер при запуску запит виводить таке вікно:

Рисунок 27. Виконання запиту

Виконання завдання №3

Підрахувати сумарну вартість всієї сировини, що зберігається на кожному із складів.

Для цього робимо запит на вибірку. Для роботи обираємо таблицю «Сировина на складі». Обираємо поле «№ складу» та «Загальна вартість». Натискаємо кнопку у правій верхній частині екрану. С строках «Групповая операция» для поля «№ складу» обираємо «Групировка», а для поля «Загальна вартість» - Sum.



Рисунок 28. Запит на вибірку

Запит має такий вигляд:

Рисунок 29. Виконане завдання №3

Виконання завдання №4.

Побудувати діаграму, яка відображає кількість кожної сировини, отриманої кожним складом.

Діаграму будуємо в Формі за допомогою Мастера диаграмм. Для цього переходимо на вкладку «Создание» та натискаємо «Сводная диаграмма».

Рисунок 30. Створення зведеної діаграмми

У вікні, що відкрилося нам потрібно створити макет зведеної діаграми. У поля рядів переміщуємо назву сировини; у вісь категорій обираємо номер складу; в область даних додаємо суму по полю «Кількість одержаної сировини». Отримуємо діаграму, що задовольняє умову задачі:

Рисунок 31. Зведена діаграма

Виконання завдання №5.

Визначити найдешевшу сировину.

Для виконання завдання потрібно створити два запити. Перший запит - на вибірку. Для роботи обираємо таблицю «Сировина на складі». З цієї таблиці вибираємо поле «Вартість 1 кг сировини (грн.)». Натискаємо на кнопку та в рядку «Груповая операция» вибираємо зі списку функцію Min. Зберігаємо запит під назвою «Мін».



Рисунок 32. Мінімальна вартість. Конструктор

При запуску запит виглядає так:

Рисунок 33. Запит "Мін"

Наступним кроком виконання завдання є ще один запит на вибірку. Для створення запиту нам потрібна таблиця «Сировина на складі» та запит «Мін». З таблиці обираємо поля Сировина та Вартість 1 кг сировини (грн).

У рядку Умова відбору для поля Вартість 1 кг сировини (грн) викликаємо Построитель выражений та заносимо формулу:

Рисунок 34. Умова відбору

Натискаємо кнопку ОК. Теперь запит в конструкторі має такий вигляд:

Рисунок 35. Завдання №5. Конструктор

Зберігаємо запит під назвою «№5». Готове завдання має такий вигляд:

Рисунок 36. Найдешевша сировина

Виконання завдання №6.

Створити перехресну таблицю, в якій би підраховувалась кількість одержаної сировини по кожному складу і по кожному постачальнику.

Для виконання цього завдання потрібно створити дві перехресні таблиці. Для створення виконуємо такі дії: створюємо простий запит на вибірку, вибравши таблицю «Сировина на складі». Обираємо поля № складу, Постачальник і Кількість одержаної сировини (кг). Потім вибираємо тип запиту - Перехресний:



Рисунок 37. Тип запиту - Перехресний

Далі переходимо до рядка «Перекрестная таблица». Для поля № складу обираємо із списку Заголовки столбцов; для поля Постачальник обираємо Заголовки строк; для поля Кількість одержаної сировини (кг)обираємо Значение. Також для поля Кількість одержаної сировини (кг)вибираємо операцію Sum.

Рисунок 38. Завдання 6_1

Зберігаємо запит під назвою «6_1». Готовий запит виглядає так:

Рисунок 39. 6_1

Наступним кроком виконання завдання є створення ще одного перехресного запиту. Повторюємо всі дії по створенню попереднього запиту до моменту розподілення полів у частинах запиту. Для поля № складу обираємо із списку Заголовки строк; для поля Постачальник обираємо Заголовки столбцов; для поля Кількість одержаної сировини (кг) обираємо Значение. Також для поля Кількість одержаної сировини (кг) вибираємо операцію Sum.

Рисунок 40. Завдання 6_2

Зберігаємо запит під назвою «6_2». Готовий запит виглядає так:

Рисунок 41. 6_2

Виконання завдання №7.

Відібрати ту сировину, яка більше мінімальної в межах 10%.

Для виконання цього завдання створюємо запит на вибірку. Для роботи з запитом обираємо таблицю «Сировина на складі» та запит «Мін». З таблиці «Сировина на складі» вибираємо всі поля. У полі Вартість 1 кг сировини (грн) в рядку Условие отбора викликаємо Построитель выражений та вводимо таку формулу:

<=[Мін]![Min-Вартість 1 кг сировини (грн)]*1,1.

Рисунок 42. Умова

Зберігаємо з ім'ям «№7». Запит у конструкторі має такий вигляд:

Рисунок 43. Завдання №7. Конструктор

Відкритий запит виглядає так:

Рисунок 44. Завдання №7

Виконання завдання №8.

Створити кнопкову форму, яка забезпечує автоматизацію роботи з БД.

На першому кроці ми створюємо Отчеты для кожного Запроса на выборку. Для цього переходимо на вкладку «Создать», один раз натискаємо на потрібний запит та вибираємо «Отчет».

Рисунок 45. Створення звіту

Звіт для запиту №3.

Рисунок 46. Звіт для запиту №3

Звіт для запиту «Мін».



Рисунок 47. Звіт для запиту "Мін"

Звіт для запиту №5.

Рисунок 48 Звіт для запиту №5

Звіт для запиту №7.

Рисунок 49. Звіт для запиту №7

На другому кроці ми створюємо Макрос для кожного запиту, який не є Запросом на выборку. Обираємо вкладку «Создать» та натискаємо кнопку «Макрос».

Рисунок 50. Створення макросу

У вікні, що відкрилося у стовпчику Макрокоманда вибираємо зі списку Открыть Запрос, а внизу у полі «Имя запроса» вибираємо зі списку №2.

Рисунок 51. Макрос для запиту №2

Повторюємо дії із запитами № 6_1 та 6_2.

Макрос для запиту 6_1.

Рисунок 52. Макрос для запиту 6_1

Макрос для запиту 6_2.

Рисунок 53. Макрос для запиту 6_2

На третьому кроці створюємо Автоформи для таблиць. Для цього клацаємо один раз по таблиці, для якої робимо форму, переходимо на вкладку «Создание» та натискаємо кнопку «Форма».

Рисунок 54. Вставка автоформи

Автоформа для таблиці «Склади».

Рисунок 55. Автоформа для таблиці «Склади»

Автоформа для таблиці «Постачальники».

Рисунок 56. Автоформа для таблиці «Постачальники»

Автоформа для таблиці «Сировина на складі»

Рисунок 57. Автоформа для таблиці «Сировина на складі»

За допомогою команд «Работа с базами данных» - «Диспетчер кнопочных форм» з'являється діалогове вікно Кнопочной Формы.



Рисунок 58. Диспетчер кнопочных форм

Натискаємо «Создать» зявляється діалогове вікно в якому ми надаємо ім'я сторінці Кнопочной формы «Редагування БД».

Рисунок 59. Створення нової сторінки

Також надаємо ім'я ще для двох сторінок Форматування БД та Звіти по БД. Також створюємо сторінку, яка буде мати ім'я Главная кнопочная форма.

Ставимо курсор на сторінку Звіти по БД і натискаємо «Изменить», відкривається діалогове вікно.

Рисунок 60. Зміна сторінки

В ньому натискаємо на кнопку «Создать» и створюємо Элементы кнопочной формы. В Текст ми вводимо коротку інформацію про дані, що містяться в запиті; Команда - Открыть отчет. Дану операцію ми виконуємо з кожним Запросом на выборку.

Рисунок 61. Звіти по БД

Також ми створюємо Элемент Кнопочной формы - Назад, Текст - Назад; команда - Перейти к кнопочной форме; Кнопочна форма - Главная кнопочная форма. Ставимо курсор на сторінку Обробка БД і натискаємо «Изменить», відкривається діалогове вікно, в якому ми натискаємо на кнопку «Создать» и створюємо Элементы даной кнопочной формы. Текст ми обираємо коротку інформацію про дані, що містяться в макросі; Команда - Выполнить макрос, Макрос - №2. Дану операцію ми виконуємо з кожним Запросом не на выборку. Також ми створюємо Элемент Кнопочной формы - Текст - Назад; команда - Перейти к кнопочной форме; Кнопочна форма - Главная кнопочная форма.



Рисунок 62. Обробка БД

Ставимо курсор на сторінку Редагування БД і натискаємо «Изменить», відкривається діалогове вікно, в якому ми натискаємо на кнопку «Создать» и створюємо Элементы кнопочной форми. В поле Текст ми вводимо Назву таблиці; Команда - Открыть форму для изменения, Форма - Постачальник. Дану операцію ми виконуємо з кожною таблицею. Також ми створюємо Элемент Кнопочной формы - Назад, Текст - Назад; команда - Перейти к кнопочной форме; Кнопочна форма - Главная кнопочная форма.

Рисунок 63. Редагування БД

Ставимо курсор на сторінку Главной кнопочной формы і натискаємо «Изменить», відкривається діалогове вікно в якому ми натискаємо на кнопку «Создать» и створюємо Элементи даной кнопочной формы. Текстом даного елемента буде Редагування БД, Командою - Перейти к кнопочной форме; Кнопочной формой - Редагування БД. Створюємо, ще два елемента Кнопочной форми Форматування БД та Звіти по БД тим шляхом, що і попередні. Також маємо створити Елемент Кнопочной форми «Вихід», Текст - Вихід; Команда - Вийти из приложения.

Рисунок 64. Елементи головної кнопкової форми

Для установки кнопкової форми за замовчуванням при запуску Access необхідно виконати наступні дії: Файл-Параметры-Текущая БД-Форма просмотра-Кнопочная форма.

Рисунок 65. Параметри-Форма перегляду-Кнопкова форма

4. Реалізація задачі засобами MS Power Point

Створення презентації.

1. Щоб створити презентацію в середовищі PowerPoint, натискаємо пункт меню Файл - Создать.

2. Із запропонованих способів створення презентацій обираємо пункт «Новая презентация».

3. Натискаємо пункт меню Формат - Оформление слайда.

4. З переліку шаблонів оформлення обираємо шаблон Сумерки та пункт «Застосувати до всіх слайдів».

Переходимо на вкладнику Цветовые схемы та обираємо одну з них

програмний кнопковий вибірка

Рисунок 66. Дизайн слайду

Рисунок 67. Оформлення слайдів

Размещено на Allbest.ru

...