Автоматизация учета по продаже автозапчастей

Размещено на http://allbest.ru

1. Содержание задачи

Количество машин на дорогах постоянно растет, а значит и потребность в магазинах автозапчастей тоже увеличивается.

С чего начинать? Начинать надо с определения того, что продавать. Детали, аксессуары, химия, масла. Если продавать все сразу, то вложения, соответственно, больше.

Если это запчасти, то надо знать, на какие машины продавать запчасти.

Чем укомплектовать склад запчастей? Во-первых, должны быть в наличии все расходники: тормозные диски, колодки, детали подвески -- шаровые, рулевые тяги и наконечники, все фильтры. Брать что-то глобальное, вроде крыши для авто, нет никакого смысла.

Обязательно нужно знать больные места автомобилей, для которых продаются запчасти. Эту информацию легко найти на интернет-форумах, где владельцы делятся своим опытом по поводу поломок и обслуживания автомобилей. У каждой машины есть свои «болячки», о которых нужно знать.

Когда знаешь о слабых местах автомобилей, то можно заказывать детали заранее. Чем дольше поставка запчастей от дилера к вам, тем дешевле она обойдется. Если делать заказ «на завтра», то вам отдадут запчасть со склада, которая там пролежала долго, и возьмут за нее одну цену, если же заказывать деталь, скажем, за 2 месяца, то она на складе не залежится, так как проходит как бы транзитом, поэтому и наценка меньше.

В результате получается: запчасти дешевле и в наличии, поэтому когда будут звонить клиенты, можно предложить им сразу приехать и купить, что, возможно. Даже выйдет дешевле, чем если они купят деталь на заказ с 2-недельным сроком в обычном магазине запчастей.

Как подбираются запчасти? Есть оригинальные каталоги автопроизводителей, в которых каждая запчасть имеет свой номер. Также есть специальные программы-каталоги, которые из оригинального номера достают номера идентичных неоригинальных запчастей.

Обязательно нужно вести учет заявок. Если клиенты приходят и спрашивают что-то, чего нет, причем часто, обязательно нужно закупить это. В конце концов, номенклатура сформируется сама собой по запросам клиентов. Очень важно вести учет не только фактических, но и упущенных продаж. Если посетители хотели купить определенную запчасть 5 человек в течение месяца, то есть смысл иметь эту запчасть в наличии.

Для того чтобы оперативно пополнять запасы на складе, должна быть отлажена система учета. Должны быть определены критические параметры безопасных остатков, и если очередная проданная запчасть уменьшает остаток на уровень ниже критического, то она автоматически должна попадать в следующий заказ.

Функции выбранной предметной области:

Учет принятых заказов;

Автоматическое и ручное ведение склада товаров;

Печать документов, отражающих продажу и поступление товаров;

Формирование отчетов;

Печать бухгалтерских документов;

Контроль прихода и расхода материалов.

2. Характеристика существующей организации обработки информации

2.1 Характеристика первичной информации

Носителями входной информации в задаче «Автоматизация учета по продаже автозапчастей» являются следующие документы:

Таблица 1. Первичные документы

Счет-фактура выставляется продавцом покупателю после окончательного приема покупателем товара.

В соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ при реализации товаров налогоплательщик налога на добавленную стоимость обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара.

Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 НК РФ указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

При этом отмечено, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 статьи 169, не может являтся основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в счете-фактуре, приводятся в пункте 5 статьи 169 НК РФ. Согласно указанной норме НК РФ в счете-фактуре должны быть указаны:

Ш порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

Ш наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

Ш наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

Ш номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

Ш наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

Ш количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

Ш цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

Ш стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

Ш сумма акциза по подакцизным товарам;

Ш налоговая ставка;

Ш сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

Ш стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

Ш страна происхождения товара;

Ш номер грузовой таможенной декларации.

Журнал учета автозапчастей применяется для учета товара. Ведется материально ответственным лицом - на основании данных документов о приеме автозапчастей сданных на хранение.

Журнал заказов автозапчастей применяется для учета заказов товара. Ведется материально ответственным лицом на основании данных ежемесячного отчета по складу.

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товара. На основании товарной накладной продавец списывает стоимость товаров в бухгалтерском учете, а покупатель оприходует полученные ценности. Содержит наименование выписавшей ее организации, номер и дату, кем и кому отпущен товар, его наименование, количество, сорт, цену и другие данные, основание для отпуска товара, расписку материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

2.2 Характеристика нормативно-справочной информации

В задаче используются нормативно-справочные документы:

Таблица 2. Нормативно-справочные документы

Описание нормативно-справочных документов приведено в таблице 3.

Таблица 3. Описание нормативно-справочных документов

2.3 Характеристика результатной информации

В результате решения задачи получаются следующие отчеты:

Таблица 4. Выходные документы

Отчеты по продажам, расчетам с контрагентами выдаются в двух экземплярах. Они поступают главному бухгалтеру и директору. Отчеты заполняются еженедельно.

Отчет по складу выдается в двух экземплярах. Поступает главному бухгалтеру и директору. Отчет заполняется ежемесячно.

3. Информационная модель задачи и ее описание

Информационная модель задачи представлена следующим образом:

На основании первичных документов «Счет-фактура» (ПА0101) и «Товарная накладная» (ПА0104) формируется отчет по продажам (ПА0131). На основании первичного документа (ПА0104) и нормативно-справочного документа «Список клиентов» формируется отчет по расчетам с контрагентами (ПА0132). На основании первичного документа (ПА0104) и нормативно-справочного документа «Список товаров» (ПА0111) формируется отчет по складу (ПА0133).

4. Технологический процесс решения задачи и его описание

Технологический процесс решения задачи представлен в следующем виде:

Материально ответственное лицо заполняет входные документы «Счет-фактура» (ПА0101) и «Товарная накладная» (ПА0104).

На основании первичных документов (ПА0101, ПА0104), заполняется отчет по продажам. Полученный отчет передается на просмотр главному бухгалтеру и директору.

На основании первичного документа (ПА0104) и справочного документа «Список клиентов» (ПА0111), заполняется отчет по расчетам с контрагентами. Полученный отчет передается на просмотр главному бухгалтеру и директору.

На основании первичного документа (ПА0104) и справочного документа «Список товаров» (ПА0112), заполняется отчет по складу. Полученный отчет передается на просмотр главному бухгалтеру и директору.

5. Обоснование автоматизации

Торговля автозапчастями представляет ту сферу бизнеса, которая имеет ряд специфических особенностей. Поэтому для эффективного ведения бизнеса важна удобная система учета, которая позволит вести учет наличия товара в магазине и на складе, а также осуществлять контроль взаимоотношений с поставщиками и клиентами. Благодаря специализированному торговому оборудованию и программному обеспечению возможно существенно упростить все бизнес-процессы и значительно повысить эффективность работы.

Автоматизация по продаже автозапчастей предоставляет ряд преимуществ:

Четкое ведение наличия автозапчастей на складе и в магазине;

Быстрый поиск взаимозаменяемых номенклатурных позиций;

Возможность проведения акций для повышения лояльности покупателей и формированию круга постоянных клиентов;

Эффективный контроль взаимоотношений с поставщиками и покупателями, анализ продаж;

Повышение эффективности работы персонала;

Повышение скорости и качества обслуживания клиентов;

Удобная организация документооборота позволяет облегчить ведение бухгалтерской и налоговой отчетности;

Повышение прибыльности и конкурентоспособности.

Выводы и предложения

В процессе прохождения практики было сделано следующие:

Ш изучена деятельность по продаже автозапчастей;

Ш определены документы (первичные, промежуточные, справочные, выходные);

Ш определены информационные потоки между документами;

Ш разработан технологический процесс ручного варианта решения задачи.

Часто поступают возражения, что автоматизация нужна только крупному бизнесу, небольшие компании справляются и так. Заблуждение. Во-первых, клиентская база постоянно растет. Данные и клиентах нужно систематизировать, чтобы уменьшить риск потери, информация о клиенте в сфере продаж это одна из основных ценностей.

Многие руководители считают если им предлагают что-то автоматизировать, то это будет стоить дорого. Использовать в работе базу в MS Excel, блокнот и мобильный телефон для обзвона может быть и дешево, но не выгодно для бизнеса. С помощью отчетов, которые формируются автоматически и постоянно обновляются в процессе рабочего дня можно контролировать все стадии совершения продаж. Это позволяет вовремя заметить проблему и среагировать.

Сокращения использованные в отчете приведены в таблице 5.

Таблица 5. Сокращения

автоматизация информационный торговля

Список использованной литературы и интернет-источники

1. Пантелеев В. Н. Основы автоматизации производства: Учебник для учреждений начального профессионального образования. ИЦ Академия, 2013.

2. [Электронный ресурс] URL ORL

http://www.diforum.ru/index.php?showtopic=18050

3. [Электронный ресурс] URL ORL:

http://homeidea.ru/index.php?topic=21097.0

4. [Электронный ресурс] URL ORL:

http://www.tradesoft.ru/knowledge/?ELEMENT_ID=108

Размещено на Allbest.ru