Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

На сегодняшний день компьютерные технологии являются ведущими на всей земле так как практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой не требуется обработка некоторого объёма информации. Информацию требуется, где-то хранить. Информация может динамически изменяться. Регулярно требуется выборка данных по определённым критериям из всего массива.

При автоматизации процессов очень часто возникают задачи, которые не решают уже готовые программы и базы данных. При этом аналитическая информация показывает, что даже если использовать сложные и дорогостоящие CRM-системы управления предприятием, получить решение, удовлетворяющее руководство компании, бывает просто не возможно.

Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям.

Подобные базы данных способны хранить самую различную информацию:

· прайс-листы;

· информация о клиентах / заказчиках;

· каталог товаров / услуг;

· отчёты персонала;

· движение товаров;

· статистическая и любая другая информация, выходящая за рамки двух строк.

Типы баз данных и возможные решения

· разработка по заказам клиентов различных программ и баз данных на базе Microsoft Access, SQL Server и пр. Базы данных разрабатываются «с нуля» или, используются готовые решения, что позволяет достаточно гибко решать финансовые вопросы по оплате услуг за разработку.

· создание специальных отчетов в формате Microsoft Word и Access. Эти отчеты создаются таким образом, что могут использоваться совместно для лучшего анализа деятельности компаний и их бизнеса. Например, отчет отображается в Access с фильтром записей, а в случае необходимости передается в Excel.

· внедрение отлаженных технологий по складскому, финансовому или производственному учету с оптимизацией различных финансовых схем предприятий. Например, создание на основе этого баз данных по себестоимости, финансовому анализу, управленческому балансу.

1. Макетирование системы

1.1 Содержательная постановка задач

Данная курсовая работа включает в себя создание автоматизированного рабочего места сотрудника складского хозяйства на ИВЦ.

Основные цели работы:

o анализ деятельности склада и создание структуры базы данных, отвечающей предметной области;

o заполнить базу данных и создать удобный интерфейс информационной системы для удобства пользования;

o разработать все необходимые документы в виде запросов и отчетов;

o реализовать возможность доступа к информационной системе по сети.

Главной задачей сотрудника склада является принятие заявок клиента, то есть предоставить технику клиенту в соответствии с его требованием. Вести учет товара на складе. Принимать от поставщиков привезённые товар, подписывать разные документы, заполнять и регистрировать накладные, составлять отчёты.

Так как необходимо быть в курсе всех работ на складе нужно знать, кем, когда и какая компьютерная техника заказывалась. В данной ситуации будет разумно внедрить ПК, что в свою очередь снизит трудоёмкость работы и повышает эффективность работы с документами.

Сотрудник складского хозяйства на ИВЦ выполняет рутинные операций, то есть осуществляет ввод информации в ручную, по каким-то критериям и при этом он теряет очень много времени. Каждый день ему необходимо проверять наличие товара в магазине, если чего-либо не хватает ему необходимо предоставить этот товар со склада, где хранится техника, подписывая соответствующие накладные, где имеется: цена, поставщик, изготовитель того или иного товара и т.д. Также ему необходимо постоянно быть в курсе о стоимости товаров. В обязанности сотрудника склада также входит составление отчётов, опять же для того чтобы знать стоимость товара. А, при автоматизированном рабочем месте для нахождения какого-либо необходимого ему документа или ещё чего-либо, будет достаточно нажать определённую комбинацию кнопок, экономя при этом время и силы, и это будет очень удобно. Так как вся техника будет разделена по своим группам. Организация с поставщиками осуществляется таким образом: сотрудник делает запрос поставщику о поставке таких комплектующих, как: монитор, процессор, клавиатура, мышь, колонки, сканнер, принтер, факс. Поставщик получает запрос и в определённые сроки выполняет его, то есть организует обратное взаимодействие - техника поступает на склад.

1.2 Выбор метода решения

При исследовании структуры предметной области, подлежащей автоматизации, было выявлено, что сотрудник склада теряет много времени и сил, заполняя все бланки приказов и личных карточек сотрудников вручную, выполняя при этом рутинные операции.

Можно предложить помощь сотрудника склада, упростив работу путём внедрения разрабатываемого программного продукта выполненного в базе данных Microsoft Access или в Microsoft Word.

Microsoft Word - один из наиболее распространенных текстовых редакторов, фирмы Microsoft Corp, программа, которая позволяет набирать, исправлять, форматировать и распечатывать текст. Одна из особенностей программы Word является работа с текстом при помощи ПК, а так же определенные опции (Например Protech защита документов) создания готовых рамок, таблиц, шрифтов, форматов и т.д. Она одинаково хорошо подходит как для создания накладных так и для анализа научных данных. Текстовый редактор Word могут использоваться для создания образцов бланков, расчетов по закладным, финансовых отчетов и для многого другого.

Программу Word можно использовать для хранения данных. Эта программа обладает многими возможностями, присущими современным программам для работы с базами данных. Однако по своим возможностям Word уступает специализированной программе, предназначенной для работы с базами, такой как Microsoft Access. Она более удобна для создания баз данных.

В свою очередь Word может и должен использоваться для подготовки документов сложной структуры, которые более наглядны, чем обычные простые отчеты, представляют информацию из баз данных. Результаты аналитической обработки могут автоматически включаться в текст документов и сопровождаться пояснительными текстовыми и графическими материалами. Кроме наглядности пользователи получают также большую гибкость в формировании отчетов.

Интерфейс создаваемой базы данных остается не завершенным, в отличие от возможностей создания в программе Microsoft Access. Access - это мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. База данных - это совокупность данных.

Access - это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и со сложными базами данных. Следует добавить, что это реляционная база данных, которая позволяет определять отношения между различными категориями информации. В результате мы имеем возможность пользоваться данными совместно.

Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

В состав Access входят встроенные меню и панели инструментов. Набор этих компонентов в окне приложения может быть разным в зависимости от выполняемой вами задачи. Вы вправе вносить изменения в существующие меню и панели инструментов и даже создавать свои собственные. У каждого меню и у каждой панели инструментов есть свои свойства, определяющие, можно ли менять их положение, размеры, параметры, а также можно ли закреплять, скрывать или отображать их на экране.

Access - это современное средство для управления и разработки баз данных. Разрабатываемый программный продукт прост в эксплуатации, сэкономит финансовые затраты предприятия на приобретение стандартного программного продукта. Эта база данных рассчитана на довольно широкий круг пользователей, среди которых могут быть как начинающие пользователи, так и опытные программисты.

Существуют стандартные программные продукты. Например, существует стандартный программный продукт «Складского хозяйства».

Этот программный продукт дорого стоит, не удовлетворяет потребностей сотрудника по продаже компьютерной техники. Не каждое предпринимательство способно приобрести стандартный программный продукт. При работе с такими программными продуктами пользователь должен быть специалистом в той области программирования, в которой разработан программный продукт.

Если с базой данных должен работать пользователь, не знакомый с приёмами работы с программным продуктом (а именно к этой категории относится большинство пользователей специализированных информационных систем), единственным радикальным решением остаётся разработка приложения, автоматизирующую не некоторые, а все действия пользователя.

Наиболее полно преимущество грамотно спроектированной базы данных проявляются в тех случаях, когда с ней работает несколько пользователей.

После проектирования и реализации базы данных возникает проблема организации работы с ней. Кроме того, каждой категории пользователей приходится работать с различными типами документами на бумажных и магнитных носителях.

Перечисленные выше проблемы в сегодняшних информационных системах решаются при помощи приложений.

В этой базе данных была разработана приложение, который автоматизирует не некоторые, а все действия сотрудника складского хозяйства на ИВЦ и действует эффективно.

1.3 Описание групп пользователей

Данную программу могут применять для ведения учета не только техники на складе но и для учета заказов сделанных клиентами. А так же выдачи товаров со склада клиентам ИВЦ и т.д. Следовательно из выше описанного следует, что

Основными задачами являются:

1 учёт товара на складе и ее выдачи;

2 приём заказов от сотрудников ИВЦ;

3 формирование отчётов по товару, поставщикам;

4 создание, редактирование, добавление записей.

Компьютерному магазину необходимо знать все заказы клиентов и при поступлении их заказа их предупреждать, так же необходимо знать все имеющиеся товары в магазине.

Эти группы являются внешними объектами. Внешние сущности на диаграмме обозначаются обычными прямоугольниками, а процессы - окружностями. Список событий строиться в виде матрицы и описывает различные действия внешних сущностей и реакцию информационной системы на них. Матрица списка приведена в таблице.

компьютерный автоматизация магазин access

Матрица событий

Название событий	Реакция
Поступает запрос на отсутствующий товар	Формирование запроса на товары
Заявка на дополнительные товары	Формирование запроса на дополнительные товары
Поступает заявка о негодности товар.	Формирование акта о списании товара

1.4 Конструирование сценария диалога

Диалог-это информация выполняемая между участниками процесса в реальном времени при приеме, обработки и выдачи сообщения.

Диалоговый режим - это способ взаимодействия пользователя или оператора с ЭВМ, при котором происходит непосредственный и двухсторонний обмен информацией, командами или инструкциями между человеком и ЭВМ. Диалоговый режим подразумевает такую скорость обработки данных, которая не сказывается на технологии действий пользователя.

Главная цель диалога получение данных в процессе решения задачи, а целью персонального компьютера является оказание помощи пользователю при выполнении большого количества операций.

Технология обработки информации в диалоговом режиме на ПК предполагает: организацию в реальном времени, непосредственного диалога пользователя и ПК, в ходе которого ПК информирует человека о состоянии решаемой задачи и предоставляет возможность активно воздействовать на ход решения и обеспечения оперативности, то есть оперативной циркуляции сообщений между функциональными задачами и пользователями.

Разработка диалоговой моделирующей программы - достаточно сложный процесс, включающей создание сценария, программирование, разработку инструкций и документацией.

База данных «Автоматизированное рабочее место складского хозяйства на ИВЦ» содержит множество таблиц. По первому разделу основной является таблица 1, в которой хранится информация о заказах клиентов: Код, Ф.И.О., Адрес, Телефон, Требуемый товар, Стоимость, Количество, Дата заказа, Фирма, Пол, Должность. Таблица «Заказы клиентов» имеет структуру, указанную в таблице.

Заказы клиентов

Имя поля	Тип данных
Код	Счетчик
Ф.И.О.	Текстовый
Должность	Текстовый
Пол	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой
Товар	Текстовый
Стоимость	Денежный
Количество	Числовой
Фирма	Текстовый
Дата заказа	Дата / Время

Следующая имеющаяся таблица «Полученный товар» состоит из следующих полей представленных в таблице.

Полученный товар

Имя поля	Тип данных
Код	Счетчик
Наименование	Текстовый
Количество	Числовой
Цена	Денежный
Фирма	Текстовый

Таблица «Товар на складе» состоит из следующих полей, представленных в таблице.

Товар на складе

Имя поля	Тип данных
Код	Счетчик
Наименование	Текстовый
Стоимость	Денежный
Количество	Числовой
Дата поставки	Дата /Время
Фирма	Текстовый

Таблица «Выданный товар со склада» состоит из следующих полей представленных в таблице.

Выданный товар со склада

Имя поля	Тип данных
Код	Счетчик
Наименование	Текстовый
Количество	Числовой
Цена	Денежный
Дата	Дата / Время
Фирма	Текстовый

Помимо того, что эти таблицы хранят постоянные данные в них могут вводиться новые данные, которые в дальнейшем будут использоваться паспортистом частного сектора для выдачи справок населению.

2. Проектирование системы

Все программы начинаются с определения структуры, то есть разбиения на этапы: решение, отладка, использование, усовершенствование.

Так как в таблицах хранятся все данные и структуры базы данных, то они являются основными объектами.

Структура реляционной базы данных должна составляться таким образом, чтобы каждая таблица не содержала избыточной информации.

В таблице «Выданный товар со склада» содержатся данные товаров, которые проданы. Она состоит из следующих полей:

Выданный товар со склада

Имя поля	Тип данных	Примечание
Код	Счетчик	Уникальный код
Наименование	Текстовый	Наименование
Количество	Числовой	Количество
Цена	Денежный	Стоимость материала
Дата	Дата / Время	Дата
Фирма	Текстовый	Фирма

В данной таблице поле Код товара являет ключевым.

В таблице «Заказы клиентов» содержатся данные о клиентах и об их заказах. Она состоит из следующих полей:

Заказы клиентов

Имя поля	Тип данных	Примечание
Код	Счетчик	Уникальный код
Ф.И.О.	Текстовый	Наименование клиента
Должность	Текстовый	Должность
Пол	Текстовый	Пол
Адрес	Текстовый	Адрес
Телефон	Числовой	Номер телефона
Товар	Текстовый	Товар
Стоимость	Денежный	Стоимость материала
Количество	Числовой	Количество
Фирма	Текстовый	Фирма
Дата заказа	Дата / Время	Дата заказа

В таблице «Товар на складе», содержаться данные о технике, которая хранится на складе для продажи. Она состоит из следующих полей:

Товар на складе

Имя поля	Тип данных	Примечания
Код	Счетчик	Уникальный код
Наименование	Текстовый	Наименование
Стоимость	Денежный	Стоимость
Количество	Числовой	Количество
Дата поставки	Дата /Время	Дата
Фирма	Текстовый	Фирма

В таблице «Полученный товар», содержаться данные о материалах, которые стоят на витрине для продажи. Она состоит из следующих полей:

Полученный товар

Имя поля	Тип данных	Примечание
Код	Счетчик	Уникальный код
Наименование	Текстовый	Наименование
Количество	Числовой	Количество
Цена	Денежный	Стоимость материала
Фирма	Текстовый	Фирма

Так же требуется разработать логическую схему автоматизированной системы «АРМ складского хозяйства на ИВЦ». Для этого надо пользоваться только теми типами моделей данных, которые поддерживает СУБД MS Access.



Схема данных

3. Реализация проекта

3.1 Описание программы

На рисунке 4 представлена главная форма «АРМ складского хозяйства на ИВЦ».

Рисунок 4 - Главная форма

В этой форме имеются кнопки с помощью которых можно открыть необходимые для работы формы. Например, при нажатии на кнопку выход программа полностью завершает свою работу, а при нажатии на кнопку товары на складе откроется форма, где содержатся данные о товаре хранящемся на складе. Это представлено на рисунке 5.

Рисунок 5 - Товары на складе

В этой форме имеются кнопки для перехода по записям, для добавления и удаления записи.

Рисунок 6 - Кнопки управления

Также здесь же можно узнать о поступлениях товара по наименованию, по дате узнать о стоимости товаров и посмотреть и распечатать отчёт о поступлении.

Рисунок 7 - Отчёт о товарах на складе

Для нахождения поступивших компонентов компьютерной техники по наименованию необходимо ввести название данного компонента.

Рисунок 8 - Окно запроса

После чего появляются данные которые запрашивали.

Так же при нажатии кнопки стоимость товаров появится окно где будут все товары находящиеся на складе их стоимость и количество.

В главной форме имеется кнопка заказы клиентов, при нажатии этой кнопки появится окно о клиентах которые делали заказы это видно на рисунке 9.

Рисунок 9 - Заказы клиентов

В этой форме так же как и в предыдущей имеются кнопки для перехода, добавления и удаления записей, так же можно посмотреть и распечатать отчёт. При нажатии кнопки поиск по наименованию появится окно где необходимо ввести название товара, которое нам необходимо. После этого появятся данные, которые мы запрашивали.

Так же при нажатии кнопки запрос заказов появится окно со всеми данными клиентов и необходимыми им товарами, а при нажатии кнопки стоимость заказов появится общая стоимость всего заказанного товара.

В главной форме имеются так же кнопки «Выданный товар со склада» и «Получений товар». При нажатии кнопки «Выданный товар со склада» появится окно где ведется учет проданных товаров.

Рисунок 10 - Выданный товар со склада

Как и в остальных формах имеются кнопки для перехода, удаления записей. Также можно просмотреть и напечатать отчёт и искать товары по наименованию, по дате продаже узнавать стоимость проданных товаров.

При нажатии в главной форме кнопки товары на продажу появляется форма где имеются данные о товарах, которые выставлены на продажу.

Рисунок 11 - Полученный товар

Как и в остальных случаях имеет кнопки для перехода, удаления записей.

На главной форме при нажатии на кнопку «Справка» открывается документ.

Рисунок 12 - Справка

3.2 Контрольный пример

Тестирование - это процесс многократного выполнения программы с целью выявления ошибок. Цель тестирования состоит в выявлении как можно большего числа ошибок.

«АРМ складского хозяйства на ИВЦ» тестируется по принципу черного ящика методом предположения об ошибках. Согласно этому методу я составила список всех возможных ошибок или ситуации, в которых ошибки могут возникнуть. Далее по этому списку составляются дополнительные тесты для проверки программы.

При создании запроса используется язык SQL, следовательно программа будет автоматический показывать общую стоимость всех материалов. Например, общую стоимость полученного товара.

Рисунок 13 - Результат тестирования, стоимость товаров на складе

Данная программа автоматический формирует запрос.

С помощью программы, можно узнать на какую сумму были сделаны заказы клиентов, что позволяет узнать о сумме их заказа.

Рисунок 14 - Результата тестирования, полученного товара

Если кому-нибудь понадобится узнать на какую сумму прилученного товара он должен будет лишь нажать соответствующую кнопку, так как программа всё это вычисляет автоматический.

Результаты тестирования исправны, а значит программа работает.

3.3 Описание программных и технических средств

Для оптимальной работы с программой «АРМ складского хозяйства на ИВЦ» необходимо следующее программное обеспечение:

^{Windows 98/2000/WE/ХР совместимая операционная система, Microsoft Access 2000/2003. В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе которой реализуется данная автоматизированное рабочее место, так и подключаемые к ней периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач.}

Система управления базами данных Access налагает на аппаратное обеспечение следующие минимальные требования:

^{Компьютер не ниже Windows 2000 Professional III}

^{Оперативная память не менее 256 Мб или 512 Мб ОЗУ.}

^{Свободная память не менее 125 Мб.}

^{Разрешение экрана 800 на 600 точек или 1024 на 768 и выше.}

^{Мышь, клавиатура, принтер.}

^{Для оптимальной работы с программой «АРМ складского хозяйства на ИВЦ» необходимы следующие технические средства:}



Заключение

Курсовая работа включает создание «Автоматизированного рабочего места складского хозяйства на Информационно Вычислительном центре». Для того чтобы создать рабочее место мне понадобилось:

1. Постановка задачи;

2. Выбор метода решения то есть автоматизировать рабочее место с помощью языка SQL и MS Access;

3. Описание групп пользователей: учет товара, учет поставщиков; редактирование, удаление записей;

4. Конструирование диалога с пользователя и программы;

5. Проектирование системы;

6. Реализация проекта т.е. подробно описываем каждую форму;

7. Тестирование созданной БД.по принципу черного ящика, тестирование прошло успешно;

На любом предприятии возникает проблема организации управления данными, которая обеспечивает эффективную работу. В небольших организациях используют документы созданные вручную и хранящиеся в архиве. А более крупные компании используют автоматизированные системы позволяя увеличить объем управления информации. Автоматизированные компьютерные системы позволяют их хранить, обрабатывать и изменять.

Список литературы

1. Браун С. «Visual BASIC 6». Учебный курс. Изд. «Питер», Санкт-Петербург 2001, 200 страниц;

2. Литвин П., Гети К., Гунделой М. «Разработка корпоративных приложений» 2000, 320 страниц;

3. Симонович С. «Информатика». Базовый курс: Учеб. для ВУЗов. -1-е изд. - Питер, 2001,530 страниц;

4. Фигурнов В.Э. «IBM РС для пользователя». Краткий курс. - М.: «Инфра-М», 1998, 393 страницы.

5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001, 468 страниц;

6. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002,720 страниц;

7. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001, 510 страниц;

8. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000, 352 страниц.

Размещено на Allbest.ru

...