Информационная система предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Информационные технологии: основные понятия

Информация - это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо.

К информации предъявляются следующие требования:

- достоверность;

- полнота;

- полезность;

- своевременность;

- релевантность (существенность).

Экономическую информацию получают в процессе реализации функции учета и контроля за деятельностью экономического объекта, т.е. в процессе наблюдения за внутренним состоянием объекта. Результаты наблюдения контролируются (сравнительно с запланированным состоянием) и анализируются величины отклонения. Результаты анализа и являются основанием для принятия решения по управлению работой (поведением) экономического объекта.

Свойства экономической информации:

- отражает разностороннюю деятельность предприятий через систему натуральных, стоимостных и др. показателей;

- отражается в тех или иных носителях (первичных документах, магнитных, оптических носителях) и представлена в виде конечных результатов;

- является цифровой, буквенно-цифровой и алфавитной;

- характеризуется большой массовостью и объемностью;

- требует группировки, арифметической или логической обработки и сжатия информации при передаче из одного управленческого звена в другой;

- характеризуется длительностью хранения (архивы);

- характеризуется повторяемостью циклов возникновения обработки в установленных временных интервалах;

- для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы;

- преобладание логических операций (выборка, упорядочивание, корректировка) над арифметическими;

- табличная форма исходных и результирующих данных;

- многообразие источников информации и ее потребителей.

Информатизация - организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий с целью удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры. Информатизация ведется путем тесного взаимодействия между собой процессов совершенствования создания документированной информации, методов улучшения порядка и технологии ее сбора, накопления и хранения, процессов потребления - обработки, поиска и распространения информации; механизмов создания и развития средств обеспечения.

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надежности и оперативности.

Цель ИТ - производство информации для анализа человеком и принятия соответствующего решения.

Информационную технологию иерархически можно разделить на:

- этапы;

- операции;

- действия.

Например, ИТ работы в текстовом процессоре Word (создание документа) включает в себя следующие этапы:

- создание текста;

- создание таблиц;

- создание рисунков и диаграмм;

- сохранение документа.

Один из этапов включает следующие операции:

- создание рисунка в графическом редакторе;

- импорт рисунка в документ;

- регулировка местоположения и размеров рисунка.

Одна из операций включает в себя следующие действия:

- установка значений параметров в диалоговом окне;

- перемещение курсора мыши по экрану;

- выполнение команды Вставка.

В свою очередь каждое действие может разбиваться на элементарные операции.

Таким образом, совокупность этих технологических этапов, операций и действий образует информационную технологию.

Требования к ИТ:

­ высокая степень расчлененности процесса обработки информации на этапы, операции и действия;

­ стандартизация и унификация этапов, операций и действий для повышения эффективности управления информационными процессами.

К основным проблемам создания и развития ИТ относятся следующие:

­ выработка стандартов и протоколов для установления компьютерной связи;

­ организация доступа к информации;

­ организация защиты и безопасности информации;

­ старение информационной технологии.

Информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

Документированная информация - информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентификации.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Пользователь - субъект, обращающийся к собственнику или обладателю за получением необходимых ему информационных ресурсов или информационных технологий.

Система - это образующая единое целое совокупность материальных и нематериальных объектов, объединенных некоторыми общими признаками, назначениями, свойствами, условиями существования, жизнедеятельности, функционирования и т.д. Подсистема - часть любой системы.

Функционирование системы - процесс переработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер во времени.

Свойства системы (в т.ч. ИС):

- сложность - система зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так же сложности внутренних и внешних связей;

- делимость - система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающих конкретным целям и задачам;

- целостность системы - означает то, что все элементы системы функционируют как единое целое;

- многообразие элементов системы и различие их природы - свойство связано с функционированием элементов, их спецификой и автономностью;

- структурность - определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

- адаптивность системы - означает приспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

- интегрируемость - означает возможность взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами.

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.

Структуру информационной системы составляет совокупность обеспечивающих ее подсистем:

- техническое обеспечение (комплекс технических средств: компьютеры, устройства сбора, обработки и передачи информации, линии связи, оргтехника и т.п.);

- информационное обеспечение (совокупность системы классификации и кодирования информации, схем информационных потоков и методологии построения баз данных);

- математическое и программное обеспечение (совокупность математических моделей, алгоритмов и программ для реализации целей информационной системы и нормального функционирования технических средств);

- организационное обеспечение (совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников между собой и с техническими средствами в процессе эксплуатации информационной системы);

- правовое обеспечение (совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы).

Цель информационной системы - производство профессиональной информации.

Этапы работы информационной системы (Рисунок 1.1):

- ввод информации;

- обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

- вывод информации и передача ее потребителям;

- обеспечение обратной связи.

Свойства информационной системы:

- любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

- ИС является динамичной и развивающейся;

- построение ИС требует системного подхода;

- выходная информация ИС используется, как правило, для принятия решения;

- ИС является человеко-компьютерной системой обработки информации.

Разработка и внедрение ИС позволяет:

- получать рациональные варианты решения управленческих задач;

- освобождать персонал от рутинной работы;

- обеспечивать достоверность информации;

- снизить объем бумажных документов;

- совершенствовать структуру документооборота в фирме;

- уменьшить затраты на производство услуг;

- предоставлять пользователям новые услуги;

- отыскивать новые рыночные ниши;

- предоставлять постоянным клиентам скидки и бесплатные услуги.

С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

В зависимости от сферы применения ЭИС классифицируются как:

- ИС фондового рынка;

- страховые ИС;

- статистические ИС;

- ИС в налоговой сфере;

- ИС в таможенной деятельности;

- финансовые ИС;

- банковские ИС (БИС);

- ИС промышленных предприятий и организаций.

Соотношение между ИС и ИТ.

Информационная технология - процесс различных операций и действий над данными. Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационная система - среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Управление в информационной системе

Построение любой информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Управление необходимо для координации работы всех подразделений организации и должно обеспечивать достижение поставленной цели.

Функции управления:

- организационная (разработка штатного расписания, обязанностей и нормативных документов);

- плановая (разработка различных планов на различные сроки);

- учетная (разработка форм и методов учета показателей деятельности организации);

- аналитическая (изучение итогов, влияющих факторов, тенденций развития);

- контрольная (контроль за выполнением планов, расходование материальных ресурсов и финансовых средств);

- мотивационная (разработка методов стимулирования труда персонала).

В процессе управления необходимо принимать решения. Результаты принимаемого решения проявляются в зависимости от уровня решаемых задач:

- на нижнем уровне управления принимаются оперативные решения;

- на среднем уровне управления сложность решаемых задач выше, требуется больше времени на анализ ситуации, результаты проявляются не сразу;

- на верхнем уровне принимаются решения, направленные на достижение стратегических целей организации, а результаты проявляются спустя длительное время.

Персонал организации подразделяется в соответствии с уровнями управления:

­ на верхнем уровне управления - менеджеры высшего звена руководства (директор, заместители);

­ на среднем уровне управления - начальники отделов и служб;

­ на нижнем уровне - инженеры, техники и непосредственные исполнители.

Управленческая информация - информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организации экономического управления народным хозяйством и его звеньями. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важной составляющей управленческой информации.

Виды информационных технологий

ИТ обработки данных.

ИТ обработки данных предназначена для решения структурированных задач и обеспечивает автоматизацию рутинных операций. Эта технология повышает производительность труда технического персонала и ведет к сохранению численности работников.

Данная ИТ позволяет решать следующие задачи:

­ обработка данных о деятельности фирмы;

­ создание периодических отчетов о состоянии дел в фирме;

­ получение ответов на запросы и оформление их в виде отчетов.

Основные компоненты ИТ обработки данных:

­ сбор данных из внешней среды;

­ обработка данных;

­ хранение данных в базе данных;

­ создание отчетов для внутреннего и внешнего использования.

ИТ управления.

ИТ управления предназначена для удовлетворения информационных потребностей сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.

Поставляемая информация содержит сведения о прошлом, настоящем и будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных и специальных управленческих отчетов.

Такая ИТ решает следующие задачи:

­ оценка планируемого состояния объекта управления;

­ оценка отклонений от планируемого состояния;

­ выявление причин отклонений;

­ анализ возможных решений и действий.

Основные компоненты ИТ управления:

­ пополнение базы данных;

­ хранение базы данных;

­ формирование управленческих отчетов;

­ выдача регулярных и чрезвычайных отчетов.

ИТ поддержки принятия решений

Эта ИТ базируется на качественно новом методе организации взаимодействия человека и компьютера.

Итерационный процесс заканчивается человеком. Такая ИТ ориентирована на решение плохо структурированных задач.

Основные компоненты ИТ:

­ источники данных;

­ базы данных;

­ системы управления базами данных;

­ системы управления базами моделей;

­ система управления интерфейсом.

ИТ экспертных систем

Экспертные системы разрабатываются на основе использования искусственного интеллекта.

Экспертные системы представляют собой компьютерные программы, преобразующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил. Это позволяет использовать экспертные системы в качестве советующих систем, так как эвристические правила не гарантируют получение оптимального результата.

Если система поддержки принятия решения отражает уровень понимания проблемы пользователем и его возможности получить и осмыслить решение, то экспертные системы предлагают пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Кроме того, экспертные системы поясняют рекомендуемое решение, что зачастую очень важно.

Основные компоненты ИТЭС:

­ база знаний;

­ интерпретатор;

­ интерфейс пользователя;

­ модуль создания системы.

Общие вопросы проектирования и внедрения ИС

Жизненный цикл а информационных систем (ЖЦИС) - это период создания и использования ИС, начиная с момента возникновения потребности в ИС и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.

Стадии жизненного цикла информационной системы:

1. Предпроектное обследование:

­ сбор материалов для проектирования, при этом выделяют формулирование требований, с изучения объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта ИС;

­ анализ материалов и разработка документации, обязательно дается технико экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС.

2. Проектирование:

­ предварительное проектирование;

­ выбор проектных решений по аспектам разработки ИС;

­ описание реальных компонент ИС;

­ оформление и утверждение технического проекта (ТП).

­ детальное проектирование:

­ выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ;

­ корректировка структур БД;

­ создание документации на доставку и установку программных продуктов;

­ выбор комплекса технических средств с документацией на ее установку.

­ разработка техно-рабочего проекта ИС (ТРП).

­ разработка методологии реализации функций управления с помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления.

3. Разработка ИС:

­ получение и установка технических и программных средств;

­ тестирование и доводка программного комплекса;

­ разработка инструкций по эксплуатации программно-технических средств.

4. Ввод ИС в эксплуатацию:

­ ввод технических средств;

­ ввод программных средств;

­ обучение и сертификация персонала;

­ опытная эксплуатация;

­ сдача и подписание актов приемки-сдачи работ.

5. Эксплуатация ИС:

­ повседневная эксплуатация;

­ общее сопровождение всего проекта.

Модели жизненного цикла информационной системы:

­ каскадная модель - предлагает переход на следующие этапы после полного осуществления работ по предыдущему этапу. Модель демонстрирует классический подход в любых прикладных областях;

­ итерационная модель - поэтапная модель с промежуточным контролем и циклами обратной связи. Преимущество данной модели - поэтапные корректировки, которые обеспечивают меньшую трудоемкость по сравнению с каскадной. Однако время жизни каждого из этапов рассчитывается на весь период разработки;

­ спиральная модель - данная модель делает упор на начальные этапы анализа и проектирования. Эта модель представляет собой итерационный процесс разработки, где каждая итерация (цикл), представляет собой законченный цикл разработки, приводящий к выпуску версии изделия (версии проекта ИС), который совершенствуется от итерации к итерации, чтобы стать значимой информационной системой. При этом каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания информационной системы. Т.о. углубляется и последовательно конкретизируется обоснованный вариант ИС, который и доводится впоследствии до реализации.

Основные способы построения ИС:

­ разработка системы «под себя»;

­ использование прототипов - вместо полной системы создается прототип, отвечающий основным потребностям пользователей:

­ определение основных запросов;

­ создание рабочего прототипа;

­ использование рабочего прототипа;

­ пересмотр и улучшение прототипа;

­ работа с окончательной версией прототипа;

­ использование готовых решений - рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии и автоматизации бизнеса;

­ использование услуг сторонней организации для передачи функций управления ИС - организация использует специализированную фирму, которая выполняет управляющие функции по функционированию и развитию ИС компании.

информационный управление модель

2. Информационная модель предприятия

Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (с государственными органами управления, с другими объектами и т.п.) и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение своих функций.

В дальнейшем будем называть любой такой объект вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса организацией.

Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Всем организациям присущи как индивидуальные, так и общие черты.

Результатом взаимодействия организации со средой являются происходящие в ней изменения различного рода, которые вызывают необходимость управления - такого целенаправленного воздействия на организацию, которое обеспечит достижение поставленных целей. Управление позволяет в зависимости от особенностей конкретных организаций и целей управления стабилизировать их, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.

Осуществление управления - особая функция. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется как система управления.

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов и выходов в соответствии с поставленной целью. Управление осуществляется выдачей управленческих воздействий с учетом обратной связи и внешней среды, рынка и вышестоящих органов управления. Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы её принять состояние, определяемое целью управления.

Цели управления: выживание в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на определенные рынки. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что целью является выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничений; управляющие воздействия - это планы работ подразделений; обратная связь - данные о ходе производства (выпуске и перемещении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.).

Планы и содержание обратной связи не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий являются процессами преобразования экономической информации.

Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, в том числе экономических.

Информационный контур.

Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рисунок 2.1).

Информационная система организации.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Как правило, любая организация является сложным комплексом, состоящим из нескольких объектов, имеющих собственные управляемые процессы и управляющие части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, координирующая действия остальных управляющих частей и управляемых процессов (своего рода локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса. При более сложном строении управляемого процесса управляющая часть может иметь многоуровневую структуру, что является характерным для большинства систем управления.

Иерархичность систем управления. Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший (рисунок 2.2). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления - уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции реализуются в разном объеме на разных уровнях управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.

Выделение планирования или контроля как функций управления порождает соответствующие структурные элементы в организационной структуре организации, а в рамках ее информационной системы - подсистему планирования или контроля. Первая обеспечивает формирование бизнес-планов, планов производства, планов маркетинговых исследований, финансовых планов и т.п. Вторая - информационную поддержку контроля.

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления информация об изменениях в объекте управления поступает в данную управляющую часть с разной частотой. Соответственно и необходимость воздействия на управляемый процесс со стороны органа управления организации в разных отраслях экономики возникает соразмерно с частотой получения информации.

Принятие решений и процесс принятия решений.

Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется принятием решения, а процесс формирования решения - процессом принятия решений. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления.

Задача информационной системы.

Обеспечение процесса принятия решений (предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте) - одна из основных задач информационной системы организации. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые там технологии даже вызвали необходимость формирования целого класса информационных систем - систем поддержки решений.

На информационную систему организации также, кроме указанного выше, оказывает влияние ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения заданий, внутренняя культура организации и многое другое.

Все это предопределяет, какая информация и как хранится в информационной системе, как она обрабатывается, как работает эта система и т.д.

Информационные ресурсы организации

Ресурс - запас, источник чего-либо. Рассматривая экономику страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масштаба, мы можем выделить материальные, природные, трудовые, финансовые, энергетические ресурсы. Эти понятия являются экономическими категориями.

В настоящее некоторые исследователи считают, что для нормального функционирования организации любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Существенным ресурсом стала информация. Недостаточно иметь для производства только необходимые материальные, финансовые и людские ресурсы, необходимо знать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях. Поэтому именно информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория.

Информационные ресурсы.

Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будут информационные ресурсы страны, для организации одного из уровней - информационные ресурсы организации. Иначе говоря, информационные ресурсы - это весь объем знаний, отчужденных от их создателей, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. определяет информационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но из-за своей специфичности они не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение.

В настоящее время общество достигло такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали создания информационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.

Источники формирования информационных ресурсов организации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

В зависимости от источника возникновения в рамках организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая ее информационные ресурсы.

Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур.

Внутренняя информация: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна и противоречива. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.

Внешняя информация: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства.

Управление информационными ресурсами составляет:

­ оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

­ изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;

­ преодоление проблемы несовместимости типов данных;

­ создание системы управления данными и т.п.

Виды организационных коммуникаций

В самом общем виде разделяют коммуникации, направленные в рамках организации сверху-вниз, снизу-вверх и по горизонтальной плоскости. Эффективность осуществления всех трех видов коммуникаций - важная и актуальная задача для менеджеров разных уровней. С позиций информационных технологий целесообразно рассмотреть формальные каналы коммуникации и типы информации, проходящей через них (Рисунок 2.3).

Первый тип формальных каналов коммуникации - нисходящие коммуникации. Они включают в себя: исполнение целей и стратегий, принятых менеджерами высшего уровня, приказы и инструкции, формальные правила и процедуры, оценку результатов деятельности младшего персонала, внедрение норм корпоративной культуры. Информационным технологиям здесь отводится очень важное место, поскольку они позволяют минимизировать искажение смысла сообщений, рассеивания коммуникаций, появления двойного смысла сообщений.

Второй тип - восходящие коммуникации, идущие от низших уровней организации до самых высших. Это могут быть: очередные отчеты о проделанной работе, широкий спектр финансовой, маркетинговой и аналитической информации, сообщения о возникающих проблемах и предложения по их решению, информация о конфликтах и жалобы, результаты конфиденциальных опросов и другие сообщения.

Третий тип формальных каналов коммуникации - горизонтальные коммуникации. К ним относят обмен сообщениями между сотрудниками одного уровня. Чаще всего горизонтальные коммуникации составляют консультации между отделами, по решению вопросов внутри отделов, а также проблемы координации совместной деятельности и взаимной поддержке между отделами.

Информацию, циркулирующую на предприятии, также можно классифицировать по уровням руководства, на которых эта информация чаще всего бывает востребована. Так, высшим уровням руководства соответствует информация для выработки стратегии и принятия стратегических решений. На среднем уровне руководства востребована информация для тактического планирования и принятия решений. Руководители низшего уровня оперируют информацией для контроля и оперативного планирования. На уровне исполнителей происходит обработка оперативных сделок, ответ на запросы, ведение документации и т.д.

Функциональная и информационная модели организации

Функциональная структура организации предусматривает группировку по принципу близости видов деятельности и использования ресурсов. Сотрудники и средства производства объединяются в единицы - отделы. Обобщенно такая структура представлена на рисунке 2.4.

Прежде чем попытаться выбрать существующие или создать собственную ИС, а затем ее внедрить ее, необходимо проанализировать, как работает предприятие (организация) в настоящее время. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом и как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщикам, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Отметим, что в современных ИС наблюдается сильная зависимость возможности приложения тех или иных методов управления предприятием от наличия адекватных средств их информационной поддержки.

Важно отметить, что в существующих ИС, поддерживающих управление организацией, в основном сосредоточена оперативная количественная информация о материальных, финансовых и человеческих ресурсах (учет кадров). Гораздо меньше внимания уделяется информации о самой организации, деятельности предприятия и знаниях, лежащих в ее основе (целях, стратегии, процессах, функциях, бизнес-правилах и т.п.).

Информационную модель организации можно представить в виде схемы, представленной на рисунке 2.5.

В самом верху диаграммы располагается объект «Миссия», описывающий такие вещи, как создание самого предприятия или выпуск нового типа продукции или модернизацию производственного цикла или еще что-то новое, привносимое в деятельность предприятия. Миссия порождает «Анализ» ситуации.

Анализ подразумевает проведение анализа рынка, спроса на товары и услуги, деятельности конкурентов и пр. Результатом анализа является постановка новых целей предприятия - объект «Цели». Для выполнения целей предприятия намечаются «Задачи», которые необходимо решить для достижения целей. Задачи, решаемые предприятием, определяют «Структуру организации». Новые же задачи могут привести к появлению на предприятии новых «Проектов» по разработке новых моделей изделий, новых типов услуг и т.д.

Структура организации предполагает создание подразделений и филиалов предприятия. В каждом подразделении принимаются на работу сотрудники - «Исполнители». Результатами выполнения проектов являются также «Стандарты» предприятия и «Технические условия» - описания «Процессов» производства новых изделий на предприятии.

Сами процессы состоят из последовательности «Операций». При выполнении каждой операции могут порождаться документы о результатах выполнения операций. Задачами на предприятии являются также «Планы» по выпуску продукции. Эти планы доводятся до исполнителей в виде «Заданий». На основании заданий исполнители выполняют производственные «Процессы».

Для обеспечения выполняемых производственных процессов необходимы материальные ресурсы - сырье, электроэнергия, комплектующие изделия и прочая «Продукция», получаемая от «Поставщиков». Но до ее использования в процессах нужно выполнить входной «Контроль качества» полученной при «Поставке» продукции, а для выполнения поставки необходимо заключить «Договор с поставщиком». Перед заключением договора следует посмотреть характеристики и цены предлагаемых к поставке комплектующих в «Каталогах поставщика».

Результатами производственных процессов будут готовая продукция и документы, описывающие процесс производства (например, документы на каждое изделие, табели учета рабочего времени, акты о списании комплектующих изделий и пр.). Этот поток документов, порождаемый процессами, необходимо учитывать и контролировать - контролировать ход выполнения заданий исполнителей и планов структурных подразделений.

По результатам контроля определяются достигнутые «Решения» в ходе выполнения поставленных перед предприятием задач. По этим решениям определяются «Результаты» достижения целей предприятия. На основе полученных результатов необходимо снова провести анализ деятельности предприятия, инициировав, возможно, при этом новые миссии. Далее вновь по кругу - намечаем новые цели.

Произведенная «Готовая продукция» должна пройти выходной «Контроль качества» и далее после хранения на «Складе готовой продукции», если это необходимо, должен быть «Сбыт» потребителям. Для сбыта продукции выпускаются «Каталоги продукции» (это такие же каталоги поставщика, которые предприятие запрашивало от своих поставщиков, но на этот раз само предприятие выступает в роли поставщика и предлагает свои каталоги для потенциальных клиентов), в которых указываются модели изделий и типы услуг, количество сбываемых изделий и их цены. Для каждого раздела каталога предполагаются стандартные «Договора сбыта», которые заключаются с «Клиентами» на основе «Шаблонов договоров». Шаблоны договоров являются частным случаем «Шаблоном документов», используемых в различных производственных операциях, а сами процессы приобретения комплектующих и сбыта готовой продукции - частными случаями производственных процессов.

Производственным процессом является также процесс разработки нового проекта, т.е. имеет смысл говорить об основной информационной петле на предприятии (Анализ - Цели - Задачи - Структура - Исполнители - Процессы - Документы - Учет и контроль - Решения - Результаты - Анализ) и о библиотеке процессов: закупка комплектующих, сбыт готовой продукции, разработка новых проектов и пр.

Помимо вышеназванных объектов, вне организации имеются также «Изготовители» комплектующих изделий и услуг, используемых при производстве, и «Потребители», которые потенциально могут стать клиентами предприятия.

Образно приведенную выше диаграмму можно рассматривать как кольцо, по которому непрерывно циркулирует информация. На стадии производственного процесса она потребляет сырье, комплектующие изделия, энергию, в результате чего появляются новые готовые изделия. Поставщики и клиенты являются «открытыми интерфейсами», связывающими предприятие с другими такими же предприятиями. Результатом таких связей является обмен продукцией (в общем случае под продукцией будем понимать - товар, услуги, документы). Это своего рода подсистемы, взаимодействующие между собой.

Размещено на Allbest.ru

...