Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов управления, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Возникают системы управления, действие которых направлено на поддержание или улучшение работы объекта с помощью устройства управления (комплекс средств сбора, обработки, передачи информации и формирования управляющих сигналов или команд) Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы - М., 2002. - 244 с..

Информационная система - это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или информацией, имеющими отношение к организации. Информационная система управления, в общем случае, состоит из четырех подсистем: системы обработки транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему руководителя, экспертную систему и искусственный интеллект.

Автоматизированная информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. автоматизированный информационный программный

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таким образом, все вышесказанное и обуславливает актуальность темы.

В настоящее время все больше внимания уделяется автоматизированным системам и электронному документообороту. Это можно увидеть в работах Алферовой Е.А Алферова Е.А. Электронный документ и документооборот - М.: 2003 - 208с ., Гаврилова А.В Гаврилов, А.В. Локальные сети ЭВМ // - М.,1990. - 391 с., Гайдамакина Н.А Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы - М., 2002. - 244 с., Шишина И.О Шишин И.О. Методические указания и задания по курсу «Корпоративный документооборот» СПбГУЭФ.,2006 - 63с.. Также для более эффективной работы с автоматизированными системами и электронным документооборотом необходимо знать основы информатики и делопроизводства. Такая информация есть в учебных пособиях Березиной Н.И Березина Н.И. Современное делопроизводство. СПб., 2004 - 256 с., Быковой Т.А Быкова Т.А. Делопроизводство - М., 2006. - 46 с., Симонович С.В Симонович С.В. Информатика. Базовый курс - СПб., 2005. - 640 с., Устиновой Г.М Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента. - СПб., 2004. - 368 с., Уткина В.Б Уткин В.Б. Информационные системы и технологии. ЮНИТИ., 2003 - 335 с. и Янковой В.Л Янковая В.Л. Как организовать делопроизводство. МЦФЭР., 2004 - 416с.. Это и отражает степень изученности темы.

Целью данного курсового проекта является рассмотрение сущности автоматизированных информационных систем.

Объектом исследования выступают автоматизированные информационные системы.

Предметом исследования является организация работы автоматизированных информационных систем и электронного документооборота.

1. Нормативно - методическая база автоматизированной информационной системы

Нормативно - методическая база это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-правовую базу делопроизводства и электронного документооборота в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления Березина Н.И. Современное делопроизводство. СПб., 2004 - С4..

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления.

Нормативно-методическая база автоматизированных систем включает в себя:

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон РФ от 27.06.06г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».;

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс».;

- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"". - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс»;

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники». Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники». - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс»..

- ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения». - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс».;

- ГОСТ 24.701-86 «Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения». Настоящий стандарт распространяется на вновь разрабатываемые или модернизируемые автоматизированные системы управления (АСУ) всех видов и уровней управления, кроме общегосударственного. Стандарт устанавливает основные положения по надежности АСУ, номенклатуру основных показателей надежности АСУ, порядок установления требований к надежности АСУ, общий порядок оценки надежности АСУ, состав и порядок проведения работ по обеспечению надежности АСУ ГОСТ 24.701-86 «Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения». ». - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс».;

- ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования»:

Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы управления (АСУ) всех видов (кроме общегосударственных) и устанавливает общие требования к АСУ в целом, функциям АСУ, подготовленности персонала и видам обеспечения АСУ, безопасности и эргономики, виды и порядок проведения испытаний при вводе АСУ в действие, комплектность АСУ, гарантии ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования». - Доступ из справочно- правовой системы «КонсультантПлюс»..

Каждый из этих нормативно - методических документов является неотъемлемой частью при работе с электронным документооборотом а так же с любой документацией в целом.

2. Понятие автоматизированной информационной системы и ее структурные компоненты

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Автоматизированная информационная система - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Автоматизированная информационная система (АИС) - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления Симонович С.В. Информатика. Базовый курс. - СПб., Питер, 2005. - С15..

На этой основе создаются различные автоматические и автоматизированные системы управления технологическими процессами. Типичным примером таких систем может служить в связи - автоматическая коммутационная станция. В этой системе управление осуществляется с помощью технических устройств типа процессоров или других более простых приборов. Человек-оператор не входит в контур управления, замыкающий связи объекта и органа управления, а лишь следит за ходом технологического процесса и по мере необходимости (например, в случае сбоя) вмешивается. Иначе обстоит дело с автоматизированной системой управления производственным процессом.

АС состоит из двух подсистем: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть АС включает в себя ряд подсистем, охватывающих решение конкретных задач планирования, контроля, учета, анализа и регулирования деятельности управляемых объектов. В ходе аналитического обследования могут быть выделены различные подсистемы, набор которых зависит от вида предприятия, его специфики, уровня управления и других факторов. Для нормальной деятельности функциональной части АС в ее состав входят подсистемы обеспечивающей части АС (так называемые обеспечивающие подсистемы).

2.1 Классификация автоматизированных информационных систем

Системы, применительно к АС, могут быть проклассифицированы по ряду признаков:

- по уровням иерархии (суперсистема, система, подсистема, элемент системы);

- по степени замкнутости (замкнутые, открытые, условно-замкнутые);

- по характеру протекаемых процессов в динамических системах (детерминированные, стохастические и вероятностные);

- по типу связей и элементов (простые, сложные).

Системы делятся на примитивные элементарные (для них строятся автоматические системы управления) и большие сложные. Так как большие и сложные системы обладают свойством необозримости, то их можно рассматривать с нескольких точек зрения. Следовательно, классификационных признаков тоже много.

Классифицировать автоматизированные системы можно:

- Общегосударственная автоматизированная система учёта и обработки информации;

- автоматизированные системы управления отрасли;

- автоматизированные системы управления производства;

- автоматизированные системы управления цеха;

- автоматизированные системы управления участка;

Таким образом, из выше изложенного стало понятно, что автоматизированные информационные системы имеют ряд классификаций, для облегчения работы и выбора того вида работы, который наиболее подходит для решения поставленных задач.

2.2 Функции автоматизированных информационных систем

Система управления процессом обычно выполняет много различных функций, которые можно разделить на три большие группы:

- сбор и оценка данных технического процесса - мониторинг;

- управление некоторыми параметрами технического процесса.

Мониторинг процесса или сбор информации о процессе - это основная функция, присущая всем системам управления. Мониторинг - это сбор значений переменных процесса, их хранение и отображение в подходящей для человека-оператора форме. Мониторинг является фундаментальным свойством всех систем обработки данных.

Мониторинг может быть ограничен лишь выводом первичных или обработанных данных на экран монитора или на бумагу, а может включать более сложные функции анализа и отображения. Например, переменные, которые нельзя непосредственно измерить, должны рассчитываться или оцениваться на основе имеющихся измерений. Другой классической чертой мониторинга является проверка, что измеренные или рассчитанные значения находятся в допустимых пределах.

Когда функции системы управления процессом ограничены сбором и отображением данных, все решения об управляющих действиях принимаются оператором. Этот вид управления, называемый супервизорным или дистанционным управлением, был очень распространен в первых системах компьютерного управления процессами. Он до сих пор применяется, особенно для очень сложных и относительно медленных процессов, где важно вмешательство человека. Примером являются биологические процессы, где определенную часть наблюдений нельзя выполнить с помощью автоматики.

При поступлении новых данных их значение оценивается относительно допустимых границ. В более развитой системе контроля несколько результатов могут комбинироваться на основе более или менее сложных правил для проверки, находится ли процесс в нормальном состоянии или вышел за какие-либо допустимые пределы. В еще более современных решениях, в особенности построенных на экспертных системах или базах знаний, комбинированная оперативная информация от датчиков объединяется с оценками, сделанными операторами.

Управление - это функция, обратная мониторингу. В прямом смысле управление означает, что команды ЭВМ поступают к исполнительным механизмам для воздействия на физический процесс. Во многих случаях на параметры процесса можно воздействовать только опосредованно через другие параметры управления.

Система, которая действует автономно и без прямого вмешательства оператора, называется автоматической. Система автоматического управления может состоять из простых контуров управления (одного для каждой пары входных и выходных переменных процесса) или из более сложных регуляторов со многими входами и выходами. 

3. Понятие автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Преимущество электронного над бумажным документооборотом:

3.1 Система автоматизированного документооборота

Система автоматизированного документооборота - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, автоматизированный документооборот включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе системы автоматизированного документооборота основано на трех составляющих системы:

- технология (на основе современных компьютерных комплексов).

- корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

- психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в автоматизированном документообороте ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

Система автоматизированного документооборота обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом системы является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в системе помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

3.2 Виды систем автоматизированного документооборота

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

- системы управления базами данных;

- системы поиска документов и анализа текстов;

- системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

Система Евфрат - имеет автоматизированную регистрацию, точный и быстрый поиск, контроль исполнения, отдельный почтовый клиент. «Евфрат-Документооборот» -- первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «Евфрат-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию. Преимущества системы «Евфрат-Документооборот» как коробочного решения: полнота комплекта поставки.

Система DocsVision - кроме основных функций, включает в себя управление сложными информационными потоками, возможна интеграция с другими системами. DocsVision -- система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Directum - имеет дополнительные возможности ввода информации с цифровых носителей, сканеров, факсов, работу с договорами, ведение переписки. Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

ДЕЛО - имеется режим бумажно-электронной работы, функции согласования, разграничения прав доступа. Возможно, использование в достаточно сложных структурах, адаптация под индивидуальные требования, интеграция с другими системами. Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.

Заключение

С появлением вычислительной техники информационные системы пережили качественный, революционный процесс развития превратившись в автоматизированные информационные системы (АИС), т.е. - информационные системы, физической и функциональной компонентами которых является программно-технический комплекс и средства связи.

Наша жизнь настолько насыщена различной информацией, что хранить ее без помощи средств вычислительной техники уже практически невозможно. Работа с большими объемами информации без помощи компьютера уже оказывается неприемлемой как с точки зрения затрат на ее хранение, так и с точки зрения управления информацией и скорости доступа к ней.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

В ходе написания курсового проекта, были изучены основные понятия автоматизированной информационной системы, а так же электронного документооборота.

Библиографический список

I. Источники

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». -Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

4. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения».- Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

6. ГОСТ 24.701-86 «Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования». -Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

II. Литература

8. Алферова, Е.А. Электронный документ и документооборот // - М.: 2003 - 208с .

9. Березина, Н.И. Современное делопроизводство. СПб.:, 2004 - 256 с.

10. Быкова, Т.А. Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина //- М.: 2006. - 46 с.

11. Гаврилов, А.В. Локальные сети ЭВМ // -М.:1990. - 391 с.

12. Гайдамакин ,Н.А. Автоматизированные информационные системы // - М.: 2002. - 244 с.

13. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. - СПб.: Питер, 2005. - 640

14. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика // - М.: АСТ-Пресс.: 2006. - 592 с.

15. Устинова, Г.М. Информационные системы менеджмента / Учебное пособие. - СПб.: 2004. - 368 с.

16. Уткин В.Б., Балдин К.В, Информационные системы и технологии // ЮНИТИ.: 2003 - 335 с.

17. Шишин, И.О. Методические указания и задания по курсу «Корпоративный документооборот» // Издательство СПбГУЭФ.: 2006 - 63с.

18. Янковая, В.Л. Как организовать делопроизводство// МЦФЭР.: 2004 - 416с.

Размещено на Allbest.ru