Система электронного документооборота iTs-Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

Киевский университет культуры

Крымский факультет менеджменту и бизнесу

Кафедра документазнавства

Реферат

Система электронного документооборота iTs-Office

Выполнил:

Панченко Сергей Владимирович

Проверил:

Башкова Инга Сергеевна

г. Симферополь

2011 г.

Содержание

1. Основатели и разработчики

2. Назначение и цели

3. Функции и задачи

4. Преимущества над другими

1. Основатели и разработчики

Компания «ИНТЕРСОФТ», украинский разработчик систем электронного документооборота, создана в 1999 году группой специалистов в области информационных технологий, экономики и менеджмента. Основным направлением деятельности компании является оказание комплексных услуг по поставке готовых решений, а также разработке и внедрению заказных программных решений:

систем электронного документооборота, на базе собственной разработки СЭД iTs-Office;

систем автоматизации коллективной работы и эффективного управления персоналом;

комплексных систем управления предприятием;

корпоративной электронной почты на базе Lotus Notes/Domino и системы фильтрации СПАМа iTs-ASpam;

систем управления корпоративными знаниями и автоматизации бизнес-процессов;

систем управления электронными архивами;

средств антивирусной защиты;

средств для интернет бизнеса.

2. Назначение и цели

Система электронного документооборота iTs-Office разработана компанией «ИНТЕРСОФТ» на платформе IBM Lotus Notes/Domino и является полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management systems - система управления информацией организации).

Полнота, достоверность и актуальность информации, отражающей текущую деятельность организации - это залог правильных и своевременных управленческих решений. СЭД iTs-Office - это повышение исполнительской дисциплины, эффективная обработка неструктурированной информации, экономия рабочего времени сотрудников и быстрый поиск необходимых документов.

СЭД iTs-Office имеет высокую функциональность и может стать единой стратегической инфраструктурой для поддержки всего жизненного цикла плохо структурированной информации в организациях любого масштаба.

3. Функции и задачи

Управление внешней корреспонденцией - СЭД iTs-Office

Предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и хранения входящих и исходящих документов.

Основные возможности модуля:

ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;

гибкое разграничение доступа к информации;

ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и потокового сканирования документов;

автоматическое заполнение электронной карточки документа;

контроль дублирования документов;

регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера различной сложности;

настройка правил регистрации и хранения документов;

сквозная регистрация документов несколькими отделами документационного обеспечения (канцелярия/общий отдел);

создание, отправка и контроль резолюций;

анализ истории обработки документов;

постановка документов на контроль;

мониторинг контрольных дат;

удобная сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;

организация архивного хранения внешней корреспонденции с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;

управление большими архивами документов;

Результаты использования модуля:

документы не теряются;

информация легкодоступна из любой географической точки;

пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;

упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;

быстрый доступ к истории создания и обработки документа;

мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей;

автоматизированный контроль исполнения документов;

простое управление большими архивами информации;

повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.

Управление внутренними документами (ОРД) - СЭД iTs-Office.

Предназначен для создания и регистрации нормативно-распорядительной документации и других внутренних документов:

первичные учетные (акты, счета, накладные и др.);

финансовые (бюджеты, бизнес-планы и др.);

отчетно-статистические (статистические, аналитические отчеты);

плановые;

торговые;

ценовые;

информационно-справочные;

кадровые;

производственные;

Основные возможности модуля:

ведение единого электронного реестра (журнала) внутренних документов организации;

гибкое разграничение доступа к информации;

ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов;

автоматическое заполнение электронной карточки документа;

контроль дублирования документов;

регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера различной сложности;

гибкая настройка правил регистрации и хранения документов;

создание, отправка и контроль резолюций;

организация связей между электронными документами, резолюциями;

постановка документов на контроль;

мониторинг контрольных дат;

удобная сортировка документов и отображение информации в необходимом разрезе;

организация архивного хранения документов с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;

управление большими архивами документов;

интеграция с электронной почтой;

шифрование данных и электронная цифровая подпись.

Результаты использования модуля:

единое информационное пространство;

ускорение управленческого документопотока организации;

прозрачное управление бизнес-процессами в организации;

налаженная коллективная работа персонала;

документы не теряются;

быстрый доступ к истории создания и обработки документов;

рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей;

автоматический контроль исполнения документов;

Управление договорами - СЭД iTs-Office.

Предусмотрен инструмент эффективного управления всеми типами договоров (купля-продажа, аренда, оказания услуг и другие типы договоров), позволяет вести учет существующих договоров, осуществлять планирование и контроль этапов по договорам.

Основные возможности модуля:

учет всех договоров в организации;

единый реестр (электронный журнал) договоров;

автоматическое заполнение карточек типовых документов (использование шаблонов);

контроль дублирования документов;

контроль заполнения электронной карточки документа;

закрепление ответственного сотрудника по договору;

согласование договоров по маршрутам - последовательное, параллельное, комбинированное (детальнее - «Согласование документов»);

фиксирование этапов по договору;

создание событий и заблаговременное оповещение об их наступлении;

автоматическая регистрация договоров и их проектов, различные уровни сложности регистрационных номеров;

настраиваемые правила хранения договоров;

средства оперативного поиска документов;

средства удобной и мгновенной сортировки информации в необходимых разрезах;

мониторинг и контроль исполнения обязательств по договору.

Результаты использования модуля:

единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;

договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;

получение целостной картины о договорной деятельности организации;

повышение производительности персонала, вовлеченного в процессы создания, обработки и хранения договоров организации;

быстрое согласование проектов договоров без привязки к географическому месту нахождения рецензентов;

эффективное управления обязательствами организации: контроль и планирование.

Управление заданиями и поручениями - СЭД iTs-Office.

Выдача заданий и поручений, а также эффективный контроль и анализ их выполнения - это основа управления любой организацией, государственного учреждения или производственно-коммерческого предприятия.

В системе электронного документооборота iTs-Office, эти задачи решает специализированный модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины», механизмы которого используются и в других модулях СЭД:

Основные возможности модуля:

постановка задач сотрудникам;

связанные поручения;

контроль сроков исполнения;

оповещение участников процесса;

анализ исполнительской дисциплины.

В системе электронного документооборота iTs-Office существует возможность использования заранее созданных шаблонов карточек поручений - это позволяет руководителям и пользователям СЭД iTs-Office унифицировать работу с однотипными заданиями, поручениями.

Выполнение задания ответственным исполнителем все время находится под контролем. Система заблаговременно уведомит ответственного исполнителя и контролера о том, что приближаются сроки выполнения поручения. Если опционально установлено, что при срыве контрольных сроков выполнения задания запускать другой бизнес-процесс, СЭД iTs-Office сделает это в автоматическом режиме с уведомлением ответственных сотрудников.

СЭД iTs-Office поддерживает следующие виды обрабатываемых поручений:

Выдача поручения ответственному исполнителю через резолюцию «К исполнению». Этот вид поручений используется в модулях «Управление внешней корреспонденцией», «Управление организационно-распорядительной документацией», «Обращение граждан» в момент, когда руководитель рассматривая документ, создает резолюцию «К исполнению» (в СЭД iTs-Office резолюции бывают трех видов - «На рассмотрение», «На ознакомление», «К исполнению»).

Второй тип поручений - это выдача заданий на основании документов. Используется во всех выше перечисленных модулях системы электронного документооборота iTs-Office. В отличие от резолюции, заполняется карточка поручения, в которой присутствует гиперссылка на документ-основание.

Третий тип поручений - это задания, не связанные с документами-основаниями. Данный вид поручений формируется непосредственно из модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины».

Результаты использования модуля:

Для руководителей:

решения выполняются качественно и своевременно;

повышается уровень исполнительской дисциплины;

прозрачное управление организацией.

Для исполнителей:

напоминание о текущих поручениях;

автоматизированный контроль сроков.

Управление заявками на оплату - СЭД iTs-Office.

Управление заявками на оплату - один из множества специфических и очень важных процессов деятельности компании любого масштаба.

Каждый день формируется потребность в различных товарах и услугах. Уполномоченными сотрудниками создаются заявки на их приобретение, которые и являются основанием для исполнения бюджета организации.

Модуль «Заявки на оплату» состоит из следующих элементов:

бюджет - определяет прогнозируемые затраты;

договор - определяет плановые затраты;

заказ - определяет фактические затраты.

Основные возможности модуля:

планирование бюджета:

по периодам (год, полугодие, квартал, месяц);

по подразделениям (центрам учета);

по классификаторам (статьям дохода/затрат);

выполнение бюджета:

по периодам (год, полугодие, квартал, месяц);

по подразделениям (центрам учета);

по классификаторам (статьям дохода/затрат).

Управление знаниями организации - СЭД iTs-Office.

Существуют документы, которые нельзя отнести ни к внешней корреспонденции, ни к внутренним организационным документам, ни к финансовой документации, но все же они ежедневно участвуют в общем документопотоке организации любой сферы деятельности. Речь идет о нормативных, информационно-справочных, законодательных, регламентных, сертификационных и других документах, которые можно объединить одним словом «Знания организации».

Эта информация обычно плохо структурирована, так как хранится на локальных компьютерах сотрудников, и воспользоваться этими данными не получается по следующим причинам:

сотрудники не знают о том, что есть такой документ;

нет возможности отслеживать актуальность и версионность документов;

сотрудники не имеют доступа к локальному компьютеру пользователя.

Принцип работы модуля заключен в централизованном хранении всей нормативной и справочной документации с возможностью четко структурировать и гибко сортировать документы в том виде, в котором необходимо пользователю. Гибкая сортировка позволяет сотрудникам организации проще ориентироваться в больших объемах информации.

Немаловажной особенностью модуля является поддержка актуальности информации. При создании карточки документа указывается срок его актуальности. При наступлении предельной даты срока актуальности документа, система электронного документооборота iTs-Office автоматически уведомляет ответственного по документу о том, что нужно проверить актуальность устаревшего документа.

Возможность связи нормативных, справочных и других документов с документами, например, организационно-распорядительного типа, или с документами внешней корреспонденции позволяет выстроить логическую цепочку истории появления документов в организации.

Управление совещаниями - СЭД iTs-Office.

Такой процесс как подготовка и проведение совещаний требует особого внимания, так как является одним из составляющих процесса выработки управленческих решений в любой организации.

Предназначен для автоматизации процессов:

подготовка к совещанию;

проведение совещания;

формирование протокола совещания;

рассылка поручений на основании протокола на места ответственным исполнителям;

контроль исполнительской дисциплины по поручениям;

сортировка и анализ коллективных решений в организации.

Основные возможности модуля:

формирование повестки дня;

формирование списка участников совещания;

автоматическая рассылка приглашений участникам, обратная связь;

формирование поручений по повесткам дня (подготовить доклад);

проведение совещания, протокольная часть;

автоматическое формирование протокола на фирменном бланке организации (в MS Word);

формирование поручений по резолюциям;

автоматическая рассылка уведомлений по поручениям;

автоматизированный контроль исполнения поручений (по повесткам и резолюциям).

Управление портфелем проектов - СЭД iTs-Office.

Основные возможности модуля:

иерархическое представление всех проектов организации;

формирование и регистрация проектов любой сложности;

фиксация связей со всеми документами, имеющими отношение к проекту;

возможность отслеживания хода проекта поэтапно;

оперативное оповещение ответственных пользователей о событиях по этапам и проектам;

формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.

Результаты использования модуля:

централизованное хранение информации по всем проектам организации;

единое информационное пространство для коллективной работы;

документы по проекту не теряются, легко находятся;

оперативный и разграниченный доступ к документам;

прозрачность процесса формирования портфеля проектов;

отбор в портфель наиболее эффективных проектов для компании;

увязывание портфеля проектов со стратегией развития компании;

эффективное управление портфелем проектов на этапе реализации.

Управление взаимоотношениями с контрагентами - СЭД iTs-Office.

Данный модуль является элементом CRM (системы управления взаимоотношениями с клиентами) организации и позволяет оптимизировать стратегию маркетинга и обслуживания заказчиков путём упорядочивания информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними.

Основные возможности модуля:

регистрация входящих и исходящих контактов;

планирование контактов;

ведение истории взаимоотношений с клиентами;

создание цепочки взаимоотношений с клиентом путем связей между отдельными контактами;

централизованное хранение информации по всем клиентам;

разграничение доступа к информации согласно должностным инструкциям;

оперативное получение аналитической и статистической информации;

планирование и учет маркетинговых мероприятий;

формирование поручений;

контроль и анализ исполнительской дисциплины.

Результаты использования модуля:

Увеличение прибыли. Продавец обладает полной информацией о клиенте и истории взаимоотношений с ним. Увеличивается количество сделок и быстрота заключения сделки. Легко сфокусироваться на самых выгодных сделках.

Повышение точности прогнозирования продаж. Статистическая информация позволяет оценить вероятность заключения сделки и прогнозировать скорость прохождения клиентов по воронке продаж - это позволяет эффективно управлять денежными потоками компании.

Увеличивается вероятность заключения сделки. Автоматизация цикла продаж и распространение лучшего опыта на всех сотрудников отдела продаж повышает процент успешных сделок. Накопленный архив по стандартным вопросам клиентов и ответам на них, знания по слабым и сильным сторонам работы конкурентов позволяет эффективно работать с клиентом даже начинающему продавцу.

Управление плановыми проверками гос. органов - СЭД iTs-Office.

Модуль «Контроль проверок» системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для управления задачами контроля над плановыми проверками организации всевозможными проверяющими органами, такими как:

Гражданская оборона (при МЧС).

Пожарный надзор.

Прокуратура.

Санэпидемстанция.

Техногенная безопасность (при МЧС).

Управление охраны труда.

Управление по защите прав потребителей.

Обработка данного бизнес процесса состоит из нескольких этапов. Первоначально создается карточка проверяемого объекта, связанная с конкретным проверяющим органом (например, Пожарный надзор), в которой фиксируются: объект, подлежащий проверке; проверяющий орган; планируемое и фактическое количество проверок в году и другие показатели.

С началом проверки объекта «Контрольные карточки» дополняются электронными копиями связанных документов, которые сопровождают процесс проверки, эти документы доступны для ознакомления непосредственно из карточки проверяемого объекта.

При фиксировании нарушения добавляется соответствующий документ и его карточка в автоматизированном модуле «Контроль проверок». В данной карточке указывается текущий статус нарушения, его название, срок устранения, что необходимо сделать и ФИО ответственного за устранение нарушений сотрудника организации. При приближении сроков устранения нарушения, система автоматически напомнит ответственному исполнителю о данном событии.

Вся информация в модуле «Контроль проверок» и аналитика по ней доступна в различных разрезах.

Данный модуль позволяет не только сделать процессы контроля максимально прозрачными и своевременными, но и позволяет избежать штрафных санкций и финансовых потерь.

Учет и контроль обращений граждан - СЭД iTs-Office.

Предназначен для обработки обращений граждан в адрес государства либо организации. Данный модуль позволяет контролировать выполнение принятых решений и вести статистику обработки обращений.

Виды обрабатываемых документов (жалоб, заявлений):

первичные;

повторные;

дубликаты;

последующие;

запросы по обращениям, направляемым во внешние организации для выяснения обстоятельств;

ответы на обращения.

Основные возможности модуля «Учет и контроль обращений граждан»:

учет и регистрация всех обращений граждан (устные, письменные, коллективные, анонимные);

рассылка документа (обращения) на рассмотрение, ознакомление через резолюцию;

отправка запросов в сторонние организации для разъяснения вопроса обращения;

формирование контрольных поручений через резолюцию, отправка документа (обращения) на исполнение;

автоматизированный контроль соблюдения сроков исполнения;

анализ исполнительской дисциплины по обращениям граждан;

оперативное оповещение пользователей о текущих задачах по обработке обращений граждан;

формирование и учет ответов на обращение;

ведение истории по каждому гражданину, когда-либо обращавшемуся в государственное учреждение либо организацию;

управление архивами документов;

Для хранения реквизитов граждан модуль использует хранилище «Авторы обращений», которое содержит также информацию по административным единицам и категориям вопросов, затрагиваемых в обращениях граждан.

Гибкий механизм сортировки документов позволяет пользователям модуля «Учет и контроль обращений граждан» оперативно получать информацию по обращениям граждан в различных разрезах.

Для отслеживания документов, находящихся в работе и требующих дополнительного контроля, в системе электронного документооборота iTs-Office разработан специальный механизм автоматического уведомления ответственного о приближении сроков отработки контрольного документа.

В модуле предусмотрена печать следующих форм:

контрольно-регистрационная карточка документа;

резолюции по документу.

Модуль «Учет и контроль обращений граждан» разработан с учетом Закона Украины «Про звернення громадян», «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування» и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы с обращениями граждан.

Модуль «Учет и контроль обращений граждан» системы электронного документооборота iTs-Office - эффективный программный инструмент для взаимодействия государства либо предприятий с гражданами Украины, который на протяжении многих лет успешно используют клиенты компании «ИНТЕРСОФТ».

Дополнительные сервисные модули - СЭД iTs-Office.

Эти простые и удобные в использовании инструменты могут быть очень полезны любой организации, вне зависимости от ее специфики деятельности.

Регистрация времени прибытия и убытия сотрудников.

Модуль «Учет рабочего времени» предназначен для регистрации и контроля времени выхода сотрудников на работу. Модуль может быть интегрирован с системой табельного учета организации.

Управление командировочными листами.

Модуль «Командировки» предназначен для структурированного хранения информации о командировках сотрудников организации.

Управление доверенностями.

Модуль «Доверенности» предназначен для регистрации документов, дающих право представлять интересы организации в административных и юридических органах, других организациях.

Управление фирменными бланками.

Модуль «Фирменные бланки» предназначен для хранения информации о фирменных бланках организации. Предоставляет функции регистрации, учета и списания испорченных бланков.

Заказ транспорта.

Модуль «Транспортные услуги» предназначен для хранения заявок по оказанию транспортных услуг и предложений, связанных с ними.

Учет компьютерной техники.

Модуль «Компьютерная техника» предназначен для учета и контроля использования компьютерной техники в организации. В модуле предусмотрена возможность проводить инвентаризацию и планировать технические осмотры техники специалистами службы Информационных технологий.

Отправка SMS-сообщений на мобильные телефоны.

Для отправки коротких текстовых сообщений на мобильные телефоны, пейджеры и другие устройства используется модуль «SMS». При отправке сообщений используются гейты мобильных операторов.

Проведение конференций.

Модуль «Конференция» системы iTs-Office позволяет реализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доски объявлений», а также обсуждение сотрудниками организации вопросов в свободной форме.

Учет обращений в адрес сотрудников.

Для регистрации входящих обращений в адрес сотрудников, которые в момент обращения отсутствовали на рабочем месте, предназначен модуль «Обращения». Обращением может являться телефонный звонок, личное обращение внешнего заявителя в организацию, любое сообщение, поступившее в адрес сотрудника.

4. Преимущества над другими

Консалтинг или предпроектное обследование предваряет создание проекта системы электронного документооборота и необходимо для согласования представлений заказчика и исполнителя о будущем проекте. Задача данного этапа - найти "общий язык" и описать требования к проекту в общей терминологии.

Цели обследования:

создать базовую бизнес-модель деятельности руководящего состава организации, идентифицирующую ключевые задачи, бизнес-функции и потребности в системах обработки документоориентированной информации;

определить основные направления и области деятельности, где инвестиции в информационные системы документооборота обеспечат значительные выгоды для организации;

оценить готовность технических средств и психологическую готовность сотрудников организации к внедрению системы электронного документооборота;

на основании результатов анализа предложить варианты реализации проекта с оценкой необходимых трудозатрат и инвестиций.

Результат консалтинговых услуг:

описание рассмотренных бизнес-процессов и потоков данных объекта автоматизации в части документооборота;

реестр документов и отчетных форм, использующихся для организации рассмотренных процессов;

описание функционального состава рабочих мест (ролей пользователей) и их информационных потребностей;

технический аудит существующей инфраструктуры;

оценка готовности организации к внедрению системы электронного документооборота;

предложения по совершенствованию рассмотренных бизнес процессов с учетом внедрения системы электронного документооборота;

план разработки и внедрения, оценка объемов необходимых трудозатрат и инвестиций;

спецификация на необходимое оборудование;

спецификация на лицензируемые программные продукты;

предложения по организации повышения квалификации персонала.

Внедрение системы электронного документооборота iTs-Office

Мы предлагаем своим заказчикам несколько методик внедрения:

самостоятельное выполнение работ заказчиком на основании методических рекомендаций;

внедрение совместными силами;

профессиональное внедрение «под ключ» специалистами «ИНТЕРСОФТ».

Ключевые этапы внедрения:

создание и настройка типовой конфигурации системы электронного документооборота;

обучение специалистов заказчика;

автоматизация выбранных бизнес процессов средствами СЭД;

тестирование и адаптация на этапе опытной эксплуатации СЭД.

Как показывает многолетний опыт, внедрение системы электронного документооборота «под ключ» позволяет в короткие сроки гарантированно получить намеченный результат.

Существует ряд примеров, когда заказчики выбирают наименее затратный подход и самостоятельно, опираясь на методические рекомендации компании-разработчика, внедряют СЭД iTs-Office. В большинстве случаев это оправданно для компаний, в бизнес процессах которых участвует небольшое количество сотрудников (до 10 человек).

Внедрение системы электронного документооборота iTs-Office совместными силами является оптимальным вариантом. При данном подходе формируется проектная команда из сотрудников заказчика и специалистов компании «ИНТЕРСОФТ», которая и внедряет систему электронного документооборота согласно техническому заданию на проект.

Лицензионная поддержка:

предоставление обновленных версий программных продуктов в соответствии с планом выпуска обновлений;

предоставление обновленной документации на программные продукты в соответствии с планом выпуска обновлений к документации;

оповещение заказчика о новых возможностях программных продуктов с помощью сервиса СТП;

устранение ошибок и сбоев функционирования программных продуктов;

предоставление доступа к сервису СТП и файлам с обновленными версиями программных продуктов;

передача специалистам заказчика компонентов, исправленных или измененных в результате устранения ошибки, а также инструкций по процедуре обновления программных продуктов.

Техническая поддержка:

консультации специалистов заказчика по вопросам администрирования программных продуктов и платформы;

консультации специалистов заказчика по вопросам оптимизации работы программных продуктов и платформы;

консультации специалистов заказчика по вопросам устранения проблем, в форме предоставления технической информации, работоспособного решения или рекомендаций по устранению возникшей проблемы.

Расширенная поддержка:

предоставление заказчику постоянного OnLine доступа к тестовому стенду:

проверка исправленных или измененных компонентов;

проверка доработок, которые были выполнены по требованию заказчика;

ознакомление с новым функционалом;

ознакомление с новыми версиями и модулями;

совместное моделирование ситуаций;

онлайн консультирование специалистов заказчика;

консультации специалистов заказчика по вопросам автоматизации дополнительных бизнес-процессов;

разработка технических заданий на доработки программных продуктов в соответствии с предложениями заказчика;

закрепление за заказчиком выделенного специалиста;

механизм автоматического обновления программного обеспечения;

бесплатные доработки, согласно утвержденному лимиту.

Служба сопровождения и технической поддержки компании «ИНТЕРСОФТ» функционирует в режиме 24 часа / 7 дней, обеспечивая тем самым высокое качество обслуживания всех пользователей.

электронный автоматизация корреспонденция шаблон

Размещено на Allbest.ru

...