Інформація та інформаційні технології в діяльності великого підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти и наук України

Головне управління освіти і науки Донецької облдержадміністрації

Територіальне відділення Всеукраїнської Малої академії Наук Відділення фізико-математичне

Економіка

ІНФОРМАЦІЯ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ В ДІЯЛЬНОСТІ великого ПІДПРИЄМСТВА

(на матеріалах діяльності ДП «Макіїввугілля»)

Виконала: Тубольцева Вікторія

учениця 11-Е класу, Архітектурно-будівельний ліцей

Керівник: Чаргазія Т.З. викладач економіки

Макіївка 2007

Зміст

Вступ

1. Теоретичні основи інформаційного забезпечення великих підприємств

1.1 Сутність поняття економічна інформація

1.2 Місце інформаційних технологій в діяльності великого підприємства

2. Дослідження інформаційного забезпечення ДП «Макіїввугілля»

Висновок

Список використаної літератури

Додатки

Вступ

Усі процеси життєдіяльності суспільства відбуваються за допомогою інформації, яка є формою зв'язку між об'єктом, що передає повідомлення, і тим, який приймає його.

Економічна наука, господарська діяльність суспільства пов'язані з інформацією, яка називається економічною. Наявність своєчасної, повної і достовірної економічної інформації є необхідною умовою забезпечення фінансово-економічної безпеки підприємства і його стійкого розвитку. Вчені і практики вважають, що економічна інформація сьогодні набула вагомого значення і може бути визнана п'ятим чинником (фактором) виробництва, поряд із працею, землею, капіталом і підприємницькими здібностями.

Позитивний ефект господарської діяльності є результатом прийняття і реалізації управлінських рішень, що в свою чергу неможливо здійснити в умовах недостатнього обсягу або відсутності якісної і своєчасної інформації. Світовий досвід говорить про те, що 80 відсотків збитків виникають внаслідок неправильно прийнятого рішення.

В сучасній економіці обробка інформації здійснюється шляхом використання інформаційно-комунікаційних технологій. Автоматизація прийняття управлінських рішень, дозволяє керівництву підприємства зосередитися на стратегії розвитку, маючи при цьому весь необхідний інформаційно-аналітичний матеріал, але, нажаль, в теперішній час можливості, які надаються при виникненні нових інформаційних технологій, використовуються не оптимально, більшість вітчизняних керівників вважають інформаційні технології розкішшю, або викиданням грошей на вітер. Але зарубіжний досвід і досвід деяких вітчизняних підприємств свідчить про значний позитивний економічний ефект від наявності необхідної інформації при грамотному впровадженні інформаційних технологій в діяльність підприємства. Вищенаведене говорить про актуальність і практичну значущість обраного напрямку дослідження.

Питанням інформаційного забезпечення суб'єктів господарювання присвячені наукові роботи багатьох вчених та практиків: А.А. Бережного “Інформаційно-аналітичне забезпечення прийняття управлінських рішень”, В.С. Герасименко “Інформаційне забезпечення корпоративного управління”, С.В. Івахненкова “Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту”, О. Сисовської “Стратегія інформаційного забезпечення: управління, технології та інструменти” та ін. Але ступінь розробленості питань інформаційного забезпечення великих підприємств дуже низький, незважаючи на значення результатів їх діяльності в житті будь-якого міста.

Цілі наукової роботи містяться в дослідженні результатів використання інформаційних технологій і систем в діяльності підприємства.

інформаційний забезпечення технологія підприємство

1. Теоретичні основи інформаційного забезпечення великих підприємств

1.1 Сутність поняття економічна інформація

Провідні зарубіжні вчені М.Мескон, М.Альтберт, Ф.Хедоурі у відомому підручнику «Основи менеджменту» традиційну класифікацію функцій управління (планування, організація, мотивація, контроль, координація) доповнюють функціями інформування і прийняття рішень, що відображають принципи нової постекономічної, інформаційної епохи розвитку суспільства [1, c. 28].

На побутовому рівні під інформацією ми розуміємо ті повідомлення (відомості), які одержуємо від природи і суспільства. Біологи в поняття інформації вкладають генетичний код; у техніці поняття інформації ототожнюють із різного роду сигналами; у лінгвістиці поняття інформації пов'язані зі смислом (змістом) повідомлення.

Економічна наука, господарська діяльність суспільства пов'язані з економічною інформацією, що характеризує виробничі відносини в суспільстві, а саме - сукупність відомостей, пов'язаних з функціонуванням та управлінням економікою, тобто з плануванням, обліком, контролем, регулюванням на підприємствах, які можна фіксувати, передавати, перетворювати і зберігати.

Як вже визначалось, в сучасних умовах господарювання інформація набула вагомого значення і визнається п'ятим фактором виробництва, поряд із працею, землею, капіталом і підприємницькими здібностями.

Відповідно до Закону України від 04.02.98 за №74/98 - ВР “Про Національну програму інформатизації” інформаційний ресурс - це організована сукупність документованої інформації, відомостей даних і знань, яка призначена для задоволення інформаційних потреб споживача.

Політика владних органів нашої держави у інформаційній сфері відображається в низці важливих документів, серед яких насамперед слід назвати Закон України від 1992, №48 “Про інформацію”, Закон України від 05.07.94 №81/94-ВР “Про захист інформації в автоматизованих системах”, Закону України від 04.02.98 за №74/98 - ВР “Про Національну програму інформатизації” та Указ Президента від 14.07.2000 за № 887/2000 “Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади”.

Наявність якісної і своєчасної інформації при використанні інформаційно-комунікаційних технологій дає можливість керівникові прийняти та реалізувати обґрунтоване управлінське рішення.

1.2 Місце інформаційних технологій в діяльності великого підприємства

На підприємстві створюють економічну інформаційну систему, до якої входять взаємопов'язані підсистеми, що забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією.

Використання комп'ютерних технологій в управлінні діяльністю підприємства має значний економічний ефект. Віддачу від інвестицій в інформаційну систему управління отримують за рахунок:

- наскрізного і вчасного оперативно-виробничого планування та обліку виробництва, що дозволяє на 20-30% знизити втрати безпосередньо в цехах;

- зниження рівня запасів на складах та транспортно-заготівельних витрат - на 20-25% (через 5-6 місяців після запуску системи);

- зниження собівартості продукції за рахунок скорочення цехових та загальногосподарських витрат - на 3-5%;

- зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю - на 10-20%;

- скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат - до 30% та ін [2, c. 256-270].

Але враховуючі всі переваги комп'ютерних технологій і систем в управлінні діяльністю підприємства, необхідно відзначити, що дуже важливим моментом є визначення ступеню необхідності їх впровадження. Тобто, вибір способу обробки економічної інформації, будь то машинний або ручний, має відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям і інтересам, а також сприяти планомірному і раціональному веденню господарства. За умови належної організації управління підприємством у цілому можна обійтись і без застосування комп'ютерів.

Господарська діяльність великих підприємств, має певні специфічні риси, що дають основу стверджувати про доцільність впровадження в їх діяльність комп'ютерних технологій і систем. Такі підприємства характеризуються великим штатом працівників бухгалтерії і планово-фінансових служб, різноманітним потоком первинних і звітних документів, що на практиці призводить до дублювання і рутинності роботи. В обслуговуванні основного виробництва бухгалтерії великих підприємств за специфікою завдань документообігу інтегровані з іншими відділами підприємства - як економічними так і технічними (відділом праці і заробітної плати, відділом нормування тощо) в результаті чого інформація розосереджується по відділах, і не є доступною для особи, що приймає рішення. На сьогоднішній день загалом такі підприємства забезпечені різноманітною обчислювальною технікою, використання якої для вирішення облікових і планово-фінансових задач незадовільне. Такі підприємства зберігають складний галузевий та регіональний стандарти надання кошторисної, планово-фінансової і бухгалтерської звітної інформації.

Специфіку господарської діяльності великих підприємств може значно пом'якшити комп'ютерна система за рахунок:

- автоматичного створення форм первинних документів при визначенні нових об'єктів аналітичного обліку;

- інтеграції в єдину систему документообігу підприємства інформації планової, облікової, фінансової, технологічної та юридичної служб;

- поєднання нових програмних комплексів з уже працюючими на підприємстві шляхом включення вже наявної інформації до єдиної бази даних [1, c. 240-249].

Роль і ефективність впровадження і використання інформаційних технологій в діяльність великого підприємства розглянемо на прикладі ДП «Макіїввугілля».

2. Дослідження інформаційного забезпечення ДП «Макіїввугілля»

Державне підприємство (ДП) “Макіїввугілля” - вугільне підприємство України, забезпечує десяту частину вугілля, що добувається в Донецькій області, представляє собою - цілісний майновий комплекс, що складється з 8 шахт, 5 відокремлених допоміжних підприємства та 5 дитячих оздоровчих таборів. На даному підприємстві працює 20 443 чоловік, тобто біля 5-6% населення міста.

Для аналізу було обрано бюро виробничої та статистичної інформації, що є структурним підрозділом відділу обробки звітності через те, що дана структурна одиниця в найбільш повній мірі відображає обсяг інформаційних потоків що обробляється в Інформаційно-обчислювальному центрі досліджуваного підприємства (рис. 2).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відповідно до рисунку 3, в бюро виробничої та статистичної інформації начальнику підрозділу безпосередньо підпорядковуються 5 осіб:

- технолог, у відділі здійснює збирання, обробку та видачу оперативної інформації щодо основного виробництва об'єднання та зводить їх у затверджені форми, які передаються до інстанцій перед якими об'єднання є підзвітним;

- економіст, який займається збиранням, обробкою, узагальненням та видачею оперативної інформації щодо техніко-економічних показників роботи як об'єднання в цілому, так і кожної шахти, яка до неї входить;

- два бухгалтери, які здійснюють збирання, обробку та видачу оперативної інформації щодо заробітної плати працівників, відомостей за матеріалами та основними фондами об'єднання та підприємств що входять в її склад.

Рис. 3 Структура бюро виробничої та статистичної інформації

Кожен з робітників бюро опрацьовує визначений сегмент інформаційних потоків, які відповідають його спеціалізації. Дані інформаційні потоки зведені в додаток Б, де відображені тільки основні, найбільші за обсягом потоки. В таблиці 1 наведено обсяг інформаційних потоків (кількість сторінок, що формуються і обробляються) та витрати часу на їх опрацьовування. Витрати часу розраховані за наступних умов: бюро працює п'ять днів в неділю, за 8-ми часовим робочим днем, місячний фонд робочого часу складає 160 годин. Аналіз витрат часу проводиться за 2004-2006 роки і наочно відображає вплив на них впровадження новітніх технологій (дивиться рисунок 4).

Таблиця 1

Основні інформаційні потоки що обробляються спеціалістами на протязі місяця

Рис. 4 Динаміка витрат часу спеціалістів бюро виробничої та статистичної інформації

На рисунку 4 спостерігається тенденцію до зниження витрат часу у всіх спеціалістів. Проаналізуємо зміни витрат часу. Перш за все, на зниження витрат робочого часу вплинуло існування локальної мережі ПЕОМ на підприємстві і підключення до Інтернету та можливості контактувати із підрозділами об'єднання через електронну пошту, та впровадження експериментальної бази даних Oracle.

Так ми бачимо, що за період аналізу у начальника бюро витрати часу в 2005 році знизились на 21,5%, а в 2006 році в порівнянні з 2005 на 31,7 %, тобто за аналізований період витрати часу зменшились на 53,6% (75/140). В основному причиною цих змін стало використання локальної мережі, в умовах функціонування якої начальник у зазначений час отримує необхідну інформацію від джерел оперативної інформації і не витрачає часу на телефонні дзвінки, листування та іншу рутинну працю яка супроводжує збирання інформації. Таким самим чином він відправляє оброблену інформацію до наступної інстанції прийому інформації не витрачаючи часу та коштів на поїздки та очікування. Самим простим прикладом економії часу для керівника, який працює на комп'ютері є використання табличного редактору Microsoft Excel, який заощаджує його робочий час розраховуючи таблиці автоматично.

Економіст на робочому місці в найменшому обсязі використовує можливості комп'ютера через низьку комп'ютерну грамотність. Більшу частину тяжких та трудомістких розрахунків виконує “вручну”, що і підтверджують цифри витрат робочого часу, але тенденції щодо виконання розрахункових операцій на комп'ютері зростає. Так у 2005 році зниження витрат часу склало 14,9 %, відповідно у 2006 році 15,8%.

Найбільшу економію робочого часу зазнає бухгалтер, який використовуючи можливості локальної мережі підприємства та програмного продукту “1-С Бухгалтерія” який був впроваджений в 2002 році, знизив витрати робочого часу у аналізований 2006 рік на 64,1%. Відповідно в 2005 році на оброблення інформаційних потоків витрачалось на 14,2% менше робочого часу ніж у 2004 році.

В результаті керівник більше часу може відводити стратегічному плануванню, аналізу проблемних питань розвитку підрозділу, аналізу та прийняття мір для покращення атмосфери в колективі, мотивації праці та підвищення продуктивності праці. Спеціалісти більше уваги можуть приділити підвищенню своєї кваліфікації або працювати в іншому відділі як сумісники.

Проведемо розрахунки ефективності використання в управлінні інформаційними потоками інформаційних систем та технологій і їх вплив на загальну діяльність підприємства, шляхом розрахунку на основі отриманих результатів очікуваного економічного ефекту для всього об'єднання.

За наведеною нижче формулою (1) визначимо вартість однієї години роботи працівника бюро () виходячи із оплати праці за місяць (О) і кількості годин у місяці (=160 годин).

(1)

Загальну економію коштів через зниження трудомісткості () визначимо як здобуток кількості співробітників в підрозділі () на різницю трудомісткості операцій до () і після () впровадження інформаційних технологій:

(2)

Результати розрахунків наведені в таблиці 2.

Таблиця 2

Визначення економії від зниження трудомісткості роботи спеціалістів бюро виробничої та статистичної інформації

Сума економії яку ми одержали складає близько 40 % (1 167,79/2 890) від всієї суми заробітних плат співробітників даного бюро.

Визначимо економічний ефект від впровадження сучасних інформаційних технологій. Для цього ми можемо використати формулу 3, яка дозволяє визначити економічний ефект () як співвідношення економії від зниження трудомісткості () до витрат на проведення заходів (В). На впровадження даних заходів було витрачено коштів в розмірі близько 17 000 грн.

; грн.. (3)

Термін окупності () можна визначити як величина зворотна економічній ефективності.

; =14,6 місяців (4)

Таким чином, за спрощеною методологією розрахунку економічної ефективності ми визначили, що витрати підприємства на комп'ютерні технології мають повернутися практично через 14,6 місяців. Результати, що ми отримали при розрахунку формул 2 та 3 свідчать про те, що кожна витрачена гривна на розвиток інформаційного забезпечення приносить 8 копійок доходу і для отримання вкладених коштів буде необхідно 1 рік та 80 днів.

Необхідно відзначити, що за статистичними даними успішність впровадження вітчизняних систем автоматизації великих підприємств становлять 60% від загального числа всіх проектів. Згідно з даними “Garnet Group” щодо західного ринку, проекти впровадження відповідають плановим показникам ERP-систем також приблизно в 60% випадків, а цілком провалені - 10%.

Висновок

Аналізуючи результати використання інформаційних технологій і систем в діяльності підприємства ми прийшли до висновку, що тільки в тому випадку, коли керівництво підприємства впевнене в необхідності комп'ютеризації обліку і управління, дана система може привнести позитивні зміни в діяльності підприємства. Але, якщо рішення про використання комп'ютерних технологій і створення інформаційних систем управління підприємством є результатом намагання підвищити престиж підприємства або відповідати загальній тенденції до комп'ютеризації, то купуючи обладнання, автоматизовані інформаційні системи, збільшуючи штат інформаційних служб замість позитивного ефекту підприємство одержить зростання організаційних витрат, і загальним результатом впровадження будуть невиправдані збитки.

Так, перш ніж приймати рішення про створення інформаційної системи необхідно провести детальний аналіз теперішнього стану інформаційної діяльності підприємства, дослідити організаційну структуру підприємства, рівень управління інформаційними потоками і його відповідність потребам підприємства в перспективі, дослідити технічну базу інформаційних технологій підприємства, виявити позитивні і негативні сторони інформаційного забезпечення підприємства, і якщо їх вирішення потребує створення інформаційної системи на основі новітніх комп'ютерних технологій, тільки в такому разі дане рішення буде доцільним і економічно виправданим.

Досвід комп'ютеризації діяльності підприємств дозволяє виділити дві характерні передумови: по-перше, це наявність грошових коштів для інвестицій у створення та експлуатацію інформаційної системи (80% невдач у комп'ютеризації обліку зумовлені відсутністю коштів); по-друге, зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем (на шляху комп'ютеризації обліку через незацікавленість керівництва зазнали невдач близько 20% підприємств) [4].

Якщо рішення про створення інформаційної системи прийнято, то наступним кроком має бути розробка стратегії інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Ми вважаємо, що на ДП “Макіїввугілля” також повинно бути розроблено стратегію інформаційного забезпечення діяльності об'єднання. При її розробці інформація повинна розглядатися як один з найважливіших ресурсів підприємства. Стратегія інформаційного забезпечення повинна розкрити технології інформаційного управління внутрішньою та зовнішньою ефективністю господарської діяльності, містити найважливіші показники і цілі управління діяльністю підприємства, розкривати механізми розподілення ресурсів та стимулювання процесів.

Формування стратегії не повинно бути формальністю, вона повинна коректуватися із змінами внутрішніх умов дальності об'єднання та зовнішнього середовища, і бути направлений на підтримку поточної та майбутньої діяльності підприємства, підтримка наявних конкурентних переваг та надання нових [5].

Відомо що, в порівнянні із вартістю технічних та програмних засобів, витрати на розробку та реалізацію стратегії інформаційного забезпечення складають декілька процентів від їх вартості, а проблеми через відсутність стратегії, або незадовільної її розробки та впровадження, є набагато більшими.

Література

1. Івахненко С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч.посіб. К.: Знання-Прес, 2003. 349 с.

2. Информационные технологии в бизнесе/Под ред. М. Желены. СПб: Питер, 2002. 1120 с.

3. Бережной А.А. Информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений//Актуальні проблеми економіки, 2004, №9. С. 26-29.

4. Герасименко В.С. Информационное обеспечение корпоративного управления//Актуальні проблеми економіки, 2004, №11. С. 145 - 149.

5. Сысовская Е. Стратегия информационного обеспечения: управление, технологии и инструменты. it2b@narod.ru.

Додатки

Таблиця 1

Основні інформаційні потоки що обробляються спеціалістами на протязі місяця

Размещено на Allbest.ru