Оформление расчетной документации в Ms Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

9

Введение

В ходе прохождения учебной практики по информационным технологиям необходимо научиться:

- оформлять расчетную документацию в Ms Excel;

- решать задачи по расчету финансовой деятельности организации;

- создавать базу данных в Ms Access;

- автоматизировать рабочее место экономиста с помощью программ 1С: Бухгалтерия;

- осваивать поиск информации в сети Интернет.

1. Оформление расчетной документации в Ms Excel - расчет подоходного налога

Согласно заданию необходимо рассчитать подоходный налог. Для создания этого документа необходимо на панели инструментов выбрать пункт «Файл», а затем «Создать». Далее провести такие операции как: выравнивание по левому краю поля, выравнивание по центру и выравнивание по правому краю поля. Так же выбор шрифта текста: обычный или полужирный. Данное объявление представлено в Рисунке 1.

Рисунок 1 -Расчет подоходного налога.

2. Решение задач по расчету финансовой деятельности организации

Согласно задаче необходимо определить годовую сумму амортизационных отчислений. Для создания этой ведомости необходимо на панели инструментов выбрать пункт «Файл», а затем «Создать». Согласно исходным данным размер платежа равный 120тыс.руб., срок оплаты 5лет и процентная ставка равная 20%. Для расчета годовой суммы к концу срока выплат вводим формулу БС. Для расчета были введены данные: процентная ставка за период В4/4 (0,020), и выплата, производимая в каждый период -В2 (150000р.).

3. Создание базы данных в Ms Access

Для того, чтобы создать базу данных выбираем пункт меню Файл, затем команду Создать, затем выбираем пункт Новая база данных. В открывшемся диалоговом окне файла новой базы данных в поле «Имя файла» вводим имя базы данных и нажимаем кнопку «Создать».

Затем создаем таблицы базы данных. Для этого двойным щелчком мыши выбираем пункт на вкладке «Таблицы» пункт. Откроется диалоговое окно конструктора таблиц, в котором создаем структуру таблицы. Для этого в столбце «Имя поля» вводим названия столбцов согласно заданию, а в столбце «Тип данных» выбираем из раскрывающегося списка требуемый тип данных.

После создания таблиц устанавливаем ключевое поле в каждой таблице. Ключевое поле - это определенное поле, каждая запись в котором должна иметь уникальные данные.

Чтобы назначить ключевое поле необходимо выполнить следующие действия: в режиме конструктора таблицы выделить то поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, в таблице Поставщики - это поле Код поставщика, в таблице Товар - Код товара, в таблице Отгрузки - № п/п; затем нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением ключа. Слева от имени ключевого поля появился символ ключа.

После этого сохраняем таблицы и вводим имя для каждой таблицы в поле имя таблицы окна Сохранение, представленного на рисунке 2.

Рисунок 2 - Сохранение таблицы

Созданные таблицы в режиме конструктора представлены на рисунке 3.

Рисунок 3 - Таблица в режиме конструктора

После установки первичного ключа и сохранения таблиц их необходимо связать, для этого закрываем все таблицы и нажимаем на панели инструментов кнопку Схема данных. В открывшемся окне добавляем все 3 таблицы. Затем перетаскиваем ключевое поле Код товара таблицы Товары на соответствующее поле таблицы Поставщики, имеющее имя код поставщика,таблица отгрузки- № п/п. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей, представленное на рисунке 4, в котором можно проверить правильность имен полей, при необходимости их изменить. Также в этом окне включаем флажки Обеспечение целостности данных, которые позволяют защитить базу данных от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Флажки Каскадное обновление и каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление (удаление) данных во всех подчиненных таблицах при изменении их в главной таблице.

И затем нажимаем на кнопку Создать. В окне Схемы данных отобразится связь типа один ко многим, т.е. одному значению поля в одной таблице соответствует несколько значений в другой.

Рисунок 4 - Окно Изменение связей

Схема базы данных представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Схема данных

После установления связей заполняем таблицы исходными данными, при этом сначала заполняем таблицу Товары, затем Поставщики и подчиненную таблицу Отгрузки. При заполнении таблиц учитываем, что вычисляемое поле ОбщаяСтоимость в таблице Заказы не заполняется. Заполненные таблицы представлены на рисунках 6-8.

Рисунок 6 - Таблица Товары, заполненная исходными данными

Рисунок 7 - Таблица Поставщики, заполненная исходными данными

Рисунок 8- Таблица Отгрузки, заполненная исходными данными

Запрос 1 Показать сведения об услугах товаров определенной марки (марку выбрать самостоятельно). Выполнить сортировку по дате отгрузки.

Для создания запроса на вкладке Запросы двойным щелчком по пункту запускаем режим Конструктора для создания запроса.

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблиц указываем на таблицы Автомобили и Ремонты, нажимаем кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть. Появившееся окно Конструктора запросов разделяется на две области. В первой изображаются таблицы и их связи, а нижняя часть представляет собой бланк. Бланк - это таблица, в столбцах которой располагаются поля, а в строках задается способ их использования в запросе. Первая строка бланка - имя поля. Вторая строка - имя таблицы, в которой находится это поле. Третья строка - задает способ сортировки записи после выполнения запроса. Остальные строки задают правила выборки записи.

Выполняем отбор полей. Для этого из списка полей таблицы Автомобили двойным щелчком размещаем поле: Марка, а из таблицы Ремонты - поля: ДатаОтгрузки. В строке условие отбора столбца Марка вводим условие: Лада, а в строке сортировка столбца ДатаОтгрузки пункт по возрастанию. Для просмотра результата запроса нажимаем на панели инструментов кнопку Выполнить.

Вид запроса в режиме конструктора приведён на рисунке 10, результаты выполнения запроса приведены на рисунке 11.

Рисунок 10 - Запрос 4.1 в режиме конструктора

4. Автоматизация рабочего места экономиста с помощью программы 1С: Бухгалтерия

Программа 1С: Бухгалтерия имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов.

Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским счетам существует специальный термин -- субконто. Значениями конкретного вида субконто, являются значения справочников и перечислений, существующих конфигурации. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой вид субконто. К одному счетy в типовой конфигурации может быть прикреплено до трех субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет.

Программа поставляется с большим набором бухгалтерской отчетности - главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.п. любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного табличного процессора MS Excel. В типовую конфигурацию также входят регламентированные формы отчетности. Регламентированные отчеты - это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в налоговые органы, а также отчеты, предназначенные для преставления во внебюджетные фонды. Кроме того, программу входит набор форм статистической отчетности.

Для облегчения начала работы с программой и сведения к минимуму отклонений от привычной методики работы, рекомендуется придерживаться следующего порядка работы с программой:

Настроить параметры системы:

? ввести сведения об организации и ставки налогов;

? заполнить справочники;

? ввести начальные остатки;

? вести учет хозяйственных операций с помощью средств, предоставляемых программой;

? формировать необходимую бухгалтерскую отчетность в соответствии с используемой методологией учета и требованиями существующего законодательства.

Запустить программу в режиме ведения информационной базы можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows, выбрав в меню Пуск пункт Программы ->1С: Бухгалтерия 7.7 -> 1С: Бухгалтерия.

После этого программой будет выведено диалоговое окно, в котором необходимо выбрать информационную базу. Чтобы выбрать базу, достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на соответствующей строке или, отметив необходимую строку однократным нажатием левой кнопки мыши, нажать кнопку ОК. база данные константа интернет

Окно «Сведения об организации» служит для ввода и редактирования основной информации об организации, которая редко меняется и будет использоваться в ходе дальнейшей работы с программой. Его можно открыть с помощью одноименной команды из меню Сервис.

Окно «Сведения об организации» содержит несколько вкладок. Для открытия нужной вкладки, нужно щелкнуть по ее корешку.

Для ввода дат удобно использовать календарь.

Наиболее общая информация об организации хранится системой 1С: Бухгалтерия в виде констант. Для открытия списка констант, необходимо выбрать в меню Операции команду Константы.

Для каждой константы заданы три параметра:

- код, по которому программа обращается к константе;

- наименование - комментарий для пользователя;

- значение.

Чтобы ввести или отредактировать значение константы нужно щелкнуть по полю Значение этой константы. Для сохранения изменений - необходимо нажать Enter.

Значения констант можно вводить как непосредственно в окно Список констант, так и с помощью команд из меню Сервис: Сведения об организации.

Данные, необходимые для организации аналитического учета и заполнения документов, хранятся в справочниках. Каждый справочник предназначен для хранения сведений об однотипных объектах, представленных в виде таблицы:

- строка - запись об одном объекте (элементе). Символ объекта - голубая папка слева от записи;

- столбец - одна характеристика (реквизит) объекта.

Открыть нужный справочник можно через меню Справочники (справочники сгруппированы по назначению) или через команду Справочники меню Операции (названия справочников расположены в алфавитном порядке).

Для ввода в справочник нового объекта используется команду Новый меню Действия, или клавиша Insert, или кнопка Новая строка на панели инструментов окна справочника.

В зависимости от объема хранимой об объекте информации данные могут быть введены непосредственно в ячейки таблицы либо в специальную форму.

Введенные данные сохраняются, нажатием при работе со строкой кнопки Записать на панели инструментов окна или клавиши Enter, а при работе с формой - кнопки ОК.

Для редактирования данных нужно дважды щелкнуть по нужному элементу или выделить его и нажать кнопку Изменить (открыть) на панели инструментов окна, или воспользоваться горячими клавишами (Shift + Enter).

Справочник «Контрагенты» имеет трехуровневую структуру, что позволяет объединять контрагентов в различные смысловые группы, чтобы упорядочить информацию, находящуюся в справочнике. Справочник можно найти в меню Справочники --> Контрагенты. Его форма содержит соответствующие кнопки для открытия подчиненных справочников: «Договоры» и «Расчетные счета». Он позволяют получить по любому из контрагентов информацию о документах-основаниях для взаиморасчетов с ним и об его расчетных счетах. Форма каждого элемента справочника содержит две закладки.

На закладке присутствует реквизит, который определяет тип контрагента, и, как следствие, содержимое формы элемента. Если выберем тип «Физ. лицо», то на форме появится еще одна закладка «Паспортные данные», которая содержит все данные паспорта контрагента - физического лица.

На этой вкладке заполняются общие сведения о контрагенте: краткое и полное наименования, юридический и почтовый адреса, телефоны, ИНН. Реквизит «Основной договор» заполняется путем выбора из справочника «Договоры».

Закладка «Расчетные счета» содержит всю информацию о расчетных счетах организации. Эта информация хранится в подчиненном справочнике «Расчетные счета».

С помощью кнопок Добавить, Изменить, Удалить соответственно добавляется счет в список. При добавлении и изменении счета открывается окно формы справочника «Расчетные счета».

Подчиненный справочник «Договоры» используется для хранения данных о документах-основаниях по каждому контрагенту. Он имеет двухуровневую структуру.

Если организация уже ведет хозяйственную деятельность на момент начала использования программы, то требуется ввести входящие остатки по всем счетам бухгалтерского учета. Остатки должны быть внесены по состоянию на начало учетного периода.

Введем остатки на начало периода по счету 51. Это можно сделать, используя журнал операций, вызвав его из пункта меню Операция -> Журнал операций - Insert.

После ввода всех сальдовых остатков нужно проверить, все ли правильно сделано, верны ли суммы и т.п. Для проверки можно воспользоваться одним из стандартных отчетов типовой конфигурации -- оборотно-сальдовой ведомостью, анализ счета, карточка счета. Находятся они в меню Отчеты --> Оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета, анализ счета.

Для построения отчета необходимо выбрать отчетный период, за который делается отчет, ввести балансовый счет и указать его объекты аналитического учета.

Для формирования отчета следует нажать кнопку ОК или кнопку Сформировать.

Операции с материалами, поступившими в организацию, учитывают на балансовом счете 10 и его субсчетax. Аналитический учет на счете организован субконто «Материалы» и «Места хранения». Причем в разрезе мест хранения материалов учет ведется только в количественном выражении.

В типовой конфигурации имеется целая группа документов, посвященных этому разделу бухгалтерского учета. Рассмотрим документ «Поступление материалов». Он расположен в меню Документы --> Учет материалов --> Поступление материалов.

Документ предназначен для отражения в учете факта поступления материалов от поставщика. Табличная часть заполняется наименованиями материалов из справочника «Материалы».

По нажатию кнопки Печать формируется приходный ордер в соответствии с типовой формой № М-4 .

После этого сохраняем и проводим документ, нажав кнопку ОК. Если в шапке документа указаны номер и дата счета-фактуры поставщика, то документ, кроме проводок, фиксирующих поступление материалов на склад, сформирует еще и проводку по НДС.

Для каждого поступившего материала указано его количество. Все документы раздела «Учет материалов» хранятся в одноименном журнале. В его графах можно найти информацию о виде документов, содержащихся в журнале, их сумме и об объекте, куда были оприходованы, переданы материалы, или от кого они были получены.

Введение расчетов с подотчетными лицами в типовой конфигурации предусмотрено на балансовом счете 71. Аналитический учет ведется по подотчетным лицам - сотрудникам организации.

Данный раздел учета представлен в программе одним документом «Авансовый отчет», предназначенным для внесения данных о расходах денежных средств, произведенных подотчетным лицом. Им можно использовать как для регистрации операции и формирования проводок на основании данного в бухгалтерию отчета, так и для составления отчета с его последующей печатью согласно явленной форме. Он находится в меню Документы --> Авансовый отчет.

Форма документа имеет две закладки -- «Лицевая сторона» и «Оборотная сторона», которые соответствуют сторонам обычного авансового отчета.

Образец «Лицевой стороны» авансового отчета представлен на рисунке 23.

Сначала необходимо выбрать с помощью переключателей тип авансового отчета. После этого реквизит «Сотрудник» путем выбора элемента из справочника «Сотрудники», введем назначения аванса. В группе реквизитов «Получено» следует указать источник получения денежных средств, дату получения и сумму. Затем укажем сумму остатка или перерасхода денег по предыдущему авансовому отчету, если он был. Указать сумму можно, введя данные вручную в соответствующее поле, или же при помощи кнопки Показать. Тогда в поле будет выведена сумма, которая соответствует сальдо на текущую дату по счету 71 по выбранному сотруднику. В реквизите «Приложено документов» вводится количество документов, прилагаемых к авансовому отчету.

Закладка «Оборотная сторона» содержит табличную часть отчета, в каждую строку которой нужно ввести данные о произведенных расходах.

В каждой строке необходимо указать:

- дату или интервал дат произведенных расходов;

- корреспондирующий счет и, в зависимости от него, объекты аналитического учета;

- количество (если необходимо), сумму расходов, НДС;

- в реквизите «Кому, за что и по какому документу уплачено» назначение расходов.

Для печати оборотной стороны отчета с новой страницы нужно установить соответствующий флажок. Отчет формируется после нажатия кнопки. После этого следует провести и сохранить документ, нажав кнопку ОК.

Все документы этого вида хранятся в специальном журнале, который называется «Авансовые отчеты». Найти его можно в меню Журналы.

В ходе работы создана банковская выписка. Для этого выбран пункт меню Документы - Выписка. Затем введены № и дата, заполнена табличная часть.

Для получения денежных средств на выплату заработной платы сформирован расходный кассовый ордер. Для этого выбран пункт меню Документы - Расходный кассовый ордер, введены номер и дата документа, заполнена табличная часть.

5. Поиск информации в сети интернет

Готовая продукция - конечный продукт производственного процесса организации. Это изделия и предметы, полностью законченные обработкой в данной организации, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, принятые отделом технического контроля и сданные на склад готовой продукции.

Организации изготовляют продукцию исходя из условий заключенных с покупателями и заказчиками договоров, разрабатываемых плановых заданий по ассортименту, количеству и качеству подлежащей выпуску продукции, постоянно уделяя большое внимание вопросам изучения спроса и конкурентоспособности продукции, расширения ее ассортимента, равняясь на потребности рынка.

Задачи учета готовой продукции

- Систематический контроль за выпуском готовой продукции, состоянием ее запасов и сохранностью на складах, объемом выполненных работ.

- Своевременное и правильное документальное оформление отгруженной продукции (работ, услуг), четкая организация расчетов с покупателями.

- Контроль за выполнением плана договоров поставок по объему и ассортименту реализованной продукции.

- Своевременный и точный расчет сумм, полученных за реализацию продукции, фактических затрат на ее производство и реализацию, расчет сумм прибыли.

В настоящих условиях основное значение придается организации продукции по договорам-поставкам важнейшему экономическому показателю работы, определяющему эффективность, целесообразность хозяйственной деятельности организации.

В объем реализации включается отгруженная и отпущенная продукция, выполненные работы не зависимо от того, зачислен или нет платеж на расчетный счет организации или получены векселя, авансы.
Таким образом, процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств организации, что позволяет ей выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, персоналом, поставщиками и возмещать прочие производственные затраты. Невыполнение плана реализации вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, штрафы за невыполнение договорных обязательств перед покупателями, задерживает платежи, ухудшает финансовое положение организации.

Данная информация была найдена в интернете с помощью браузера Google Chrome. Данный браузер был выбран в связи с его эргономики. Поисковая система была Google, так как является самой распространённой.

Заключение

В процессе практики:

-ознакомилась с технологией поиска информации в сети Интернет;

- приобрела навыки работы с системой управления базы данных Access;

- ознакомилась с правилами составления в программах TП Excel и Microsoft Office Word объявления взнос наличными;

В ходе практики мною были выполнены несколько практических занятий ,в результате которых я приобрела важные практические навыки, что позволит мне в будущем продолжить изучение своей предметной области более углублённо и досконально.

Список использованных источников

1 Технологии организации, хранение и обработки данных: учеб.пособие / Е.А.Левчук. - 2-е изд. - Мн.:Выш. Шк., 2005. - 239 с.: ил.

2 Экономическая информатика / под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова.- СПб: Питер, 2001.- 560 с.: ил..

Размещено на Allbest.ru