АРМ библиотекаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовой проект

АРМ библиотекаря



Введение

автоматический библиотекарь программный запрос

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Следовательно, используемые программные продукты должны соответствовать определенным критериям, обеспечивающим надежность работы компьютера и удобство работы пользователя.

В соответствии с заданием курсового проектирования следует создать автоматизированное рабочее место (АРМ) «Библиотекаря», которое наиболее удобно можно организовать с помощью баз данных (БД).

Актуальность разработки программы заключается в следующем:

ь программа полностью автоматизирует труд библиотекаря: автоматически заносит вводимые пользователем данные в таблицы, изменяет структуру таблиц;

ь при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных взятых и оставшихся книг.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.

2. Установить тип связей в таблице.

3. Создать запросы для вывода необходимых полей.

4. Создать формы, отчеты и макросы.

1. Анализ предметной области и обоснование состава задач автоматизированного рабочего места библиотекаря

Предметной областью моей базы является библиотека.

Основные задачи библиотекаря:

ь Своевременное проведение обработки и регистрации поступающей литературы;

ь Регистрация читателей и выдача им читательских билетов;

ь Выдача книг читателям;

ь Соблюдение правильной расстановки книжного фонда на стеллажах;

ь Систематическое наблюдение за своевременным возвратом выданных книг;

ь Ведение работы по сохранности фонда.

Основные задачи библиотекаря, требующие автоматизации:

ь Ввод и хранение данных о книгах;

ь Ввод и хранение данных о читателях;

ь Регистрация читателей и выдача читательских билетов;

ь Формирование отчёта о сохранности книжного фонда.



2. Диаграмма потоков данных АРМ библиотекаря

Для построения функциональной модели данной предметной области была использована методология SADT, которая отражает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Графика блоков и дуг диаграммы отражает функцию в виде блока, а интерфейсы входа / выхода представляются дугами. Взаимодействие блоков друг с другом выражается по средствам интерфейсных дуг, описывающих, когда и над чем какая функция выполняется и как управляется.

На рисунке 1 изображен блок А0 представляющий собой всю систему в целом, именем блока служит название всей системы. Обработке по данной схеме подвергается информация о книгах и читателях базы данных, а результатом работы всей системы служит выдача отчетов о результатах ее деятельности.

Управление на систему оказывает библиотекарь, который заносит поступающею информацию в базу данных и руководит ею по средствам автоматизированной системы.

Рис. 1.SADT диаграмма - Блок А0

Следующим шагом построения SADT диаграммы служит более детальное рассмотрение системы путем декомпозиции всей системы на более мелкие подзадачи. На рисунке 2 схематично в качестве блоков показаны основные процессы системы:

· Блок А1 - Регистрация читателя. В этом блоке заносится информация в базу данных о новых читателях. Входящей информацией служат индивидуальные данные читателя, вносимые библиотекарем, в процессе регистрации читателю присваивается уникальный номер. Результатом работы этого процесса является добавление новой записи в таблицу зарегистрированных читателей.

· Блок А2 - Регистрация книг. Предназначен для ввода поступивших книг в библиотеку, при регистрации книг так же присваивается уникальный номер. После выполнения процесса, зарегистрированные книги готовы к выдаче читателям.

· Блок А3 - Выдача книг. При выполнении этого процесса библиотекарем заносится запись о выдачи книги читателю, в которой указывается, кто и какую книгу взял, и отмечается дата занесения записи.

· Блок А4 - Возвращение книг. В этом процессе читатель возвращает книгу обратно в библиотеку, при выполнении этого запроса удаляется запись о взятии книги у вернувшего читателя, а книга возвратимая им снова готова к выдачи следующему читателю.

Рис. 2. Схема подзадач системы



На все блоки также как и на всю систему, управление оказывает библиотекарь, а механизмом является библиотека.



3. Проектирование иерархического меню

Проектирование содержания меню должно соответствовать определенному ранее составу задач автоматизированного рабочего места библиотекаря.

На верхнем уровне иерархии будут находиться кнопочная форма, на которой будет располагаться кнопки перехода на следующие формы: «Личные данные о читателях», «Сведения о книге», «Учет выдачи книг», «Читатели и его книги», и отчеты «Полная информация о книгах» и «сведения о читателях». Также есть кнопка «Выход», которая служит выходом из базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3. Иерархическое меню



4. Описание постановки задач

В библиотечном фонде храниться много данных, как о книгах, так и о читателях. Учет книг ведется по разделам, обеспечивается определение книг на руках в данный момент у конкретного читателя и в целом по библиотеке, поиск по различным критериям для книг и читателей. Чтобы облегчить работу библиотекарю, правильно отследить данные о читателе и книгах нужно автоматизировать его рабочее место.

Система обеспечивает выполнение следующих функций:

Ш Ввод, редактирование и удаление данных о книгах и читателях;

Ш Выдача книги читателю или возврат книги читателем;

Ш Поиск необходимой книги по ее жанру, Ф.И.О. автора;

Ш Формирование списка читателей;

Входная информация:

· Информация о читателях - ввод данных о читателях (реквизиты: Ф.И.О., адрес, телефон, место работы);

· Информация о произведениях - ввод данных о произведениях, у каждого произведения есть уникальный библиотечный номер (код), (реквизиты: раздел, автор, название, издание, год издания);

· Регистрация выдачи книги - документ о выдаче книги читателю (реквизиты: номер книги, дата выдачи, читатель, произведение, срок возврата);

Выходная информация:

· Библиотечная выписка - показывает все совершенные операции за заданный период, можно выбрать операции только по указанному читателю и / или по указанной книге (дата выдачи, дата возврата, тип операции, читатель, произведение);



5. Программная реализация проекта

5.1 Назначение и функции программной системы

Разработанная АРМ «Библиотека» предназначена для использования в учреждениях библиотек. Основной функцией является хранение данных и простота поиска взятых книг по их типам, авторам, либо за определенную дату.

Основные объекты:

1) книги;

2) читатели.

5.2 Системные требования

Для работы АРМ необходимы следующие ресурсы:

· процессор Pentium 133 или выше;

· минимальный объем оперативной памяти - 32 Мбайт;

· жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 100 Мбайт;

· рекомендуется монитор типа VGA или с лучшей пазрешающей способностью;

· CD-ROM, клавиатура, мышь.

Для запуска данной АРМ требуется Microsoft Office Acess 2007и операционная система: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP/Vista/7.

Основные объекты данной информационной системы:

· «Сведения о книге» - хранит информацию о книгах;

· «Сведения о читателе» - содержит личные данные читателя;

· «Учет выдачи» - содержит информацию о выдачах и возвратах книг.



5.3 Связывание таблиц

Access 2007 позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

С базе данных «Библиотека» таблицы связаны друг с другом двумя связями «один ко многим» и представляют, тем самым, связь «многие ко многим».

Рис. 4. Связи



5.4 Запросы

Запрос представляет собой специальную функцию, позволяющую выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.

Функции и выполняемые операции

Функция	Выполняемая операция
Sum	Суммирование значений определенного поля
Avg	Вычисление среднего значения
Min	Вычисление минимального значения
Мах	Вычисление максимального значения
Count	Вычисление количества записей в определенном поле
First	Определяется первое значение в указанном поле
Last	Определяется последнее значение в указанном поле
StDev	Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var	Вычисляется вариация значений данного поля

Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.

Рис. 5. Запрос «История прочитанных книг»



Запрос «История прочитанных книг» отображает все книги, бравшиеся читателем в данной библиотеке.

Рис. 6. Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями»

Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями» показывает номер книги, которая неоднократно бралась читателями.

Рис. 7. Запрос «Книги, выданные зимой»

Запрос «Книги, выданные зимой» показывает, какие книги были выданы в зимние месяцы.

Рис. 8. Запрос «Поиск книги по автору»

Запрос «Поиск книги по автору» позволяет отыскать книгу по Ф.И.О. автора.



Рис. 9. Запрос «Книги изданные раньше 2000 года»

Запрос «Книги изданные раньше 2000 года» отображает все книги, год издания которых раньше 2000 года.

Рис. 10. Запрос «Книги, находящиеся на руках»

Запрос «Книги, находящиеся на руках» показывает те книги, которые были выданы читателю но не возвращены им.

Рис. 11. Запрос «Поиск книги по интересующему жанру»



Запрос «Поиск книги по интересующему жанру» позволяет найти книгу по интересующему жанру.

Рис. 12. Запрос «Постоянные читатели»

Запрос «Постоянные читатели» показывает тех читателей, которые брали книги в данной библиотеке 3 и более раз.

Рис. 13. Перекрестный запрос «Учет выдачи»

Перекрестный запрос «Учет выдачи» выводит читателей и номер книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.

5.5 Формы

Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько способов создания форм:

Способы создания форм

Автоформа	Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки готовых форм.
Сводная диаграмма	Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует несколько разновидностей автоформ:

Форма - создание формы для ввода данных по одной записи за раз

Разделенная форма - создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней - форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов - создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.

Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Рис. 14. Форма «Личные данные о читателе»

Форма «Личные данные о читателе» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.

Рис. 15. Форма «Сведения о книге»

Форма «Сведения о книге» выполнена в ленточном виде и позволяет просматривать большое количество полей одновременно.

Рис. 16. Форма «Учет выдачи»

Форма «Учет выдачи» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.

Рис. 17. Форма «Читатель и бравшиеся им книги»



Форма «Читатель и бравшиеся им книги» представляет собой подчиненную форму, включающую в себя таблицу «Учет выдачи» и позволяет просмотреть данные о читателе и книгах, взятых им.

Рис. 18. Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма представляет собой форму, которая позволяет производить операции открытия запросов, форм и отчетов, путем нажатия соответствующей кнопки в области формы.

5.6 Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

· данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;

· отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);

· обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Отчеты можно создавать двумя способами:

1) при помощи мастеров отчетов / автоотчетов;

2) «вручную».

Рис. 19. Отчет «Полная информация о книге»

Отчет «Полная информация о книге» выводит полную информацию о книге и представлен в виде столбца.

Рис. 20. Отчет «Сведения о читателе»



Отчет «Сведения о читателе» сортирует читателей по номеру читательского билета и представлен в ленточном виде.

Рис. 21. Отчет «Учет выданных книг»

Отчет «Учет выданных книг» позволяет просмотреть данные о выдачах книг, сроках использования.

5.7 Макросы

Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.



Заключение

Таким образом, в процессе проектирования базы данных, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования базы данных. Огромную роль в построении базы данных в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.

Формы играют существенную роль в организации баз дынных, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных.

В данном курсовом проекте было разработано автоматизированное рабочее место библиотекаря, которое полностью автоматизирует труд библиотекаря и организует надежное хранение и обработку данных.



Список использованной литературы

1. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 1999.

2. Замулин А.В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2002.

3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2000.

4. Романов Б.Л., Кушниренко А.С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 1999.

5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2003.

6. Бородаев В.А., Кустов В.Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2000.

7. Кузнецов С.Д. Введение в СУБД: часть 4. // Системы Управления Базами Данных, №4, 1999. - С. 114-122.

8. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных: В 2-х кн. Пер. с англ. / М.: Мир, 1985

9. Голицина О.Л. Базы данных / Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. - М.: Форум, 2003

10. Microsoft Office для студентов. Л.В. Рудикова. «БХВ-Петербург» 2005.

11. Мейер, М. Теория реляционных баз данных / М. Мейер - М.: Мир, 2008

Размещено на Allbest.ru

...