Создание таблиц в режиме конструктора состояло из двух этапов. На первом этапе определялась структура таблиц: состав полей, имена, последовательность размещения, тип данных каждого поля, размер поля, ключи и другие свойства. На втором этапе происходило заполнение таблиц данными.

В справочнике подразделений содержится 8 полей. В качестве имён полей присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля являются обязательными для ввода. Пустых строк не может быть. Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.

Для полей «Вакансия» и «Временность» выбран «Логический» тип данных, так как данные здесь могут принимать только одно из двух возможных значений: «Да» или «Нет».

В качестве элемента управления для вывода полей в формах выбран флажок.

Ключевым полем в справочнике подразделений является код должности (КД). Это простой ключ, состоящий из одного поля. Как и все текстовые поля «Код» является обязательным для заполнения, пустые строки не разрешаются для ввода. Совпадения значений кода в нескольких полях исключается (статус «Да (совпадения не допускаются)» в строке «Индексированное поле»).

В справочнике сотрудников содержится 23 поля. В качестве имён полей также присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля кроме поля «Код» являются необязательными для ввода. Они заполняются по мере необходимости. На вкладке «Общие» в строке «Обязательное поле» выбрано значение «Нет», в строке «Пустые строки» - значение «Да».

Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.

Для полей «ДР» (Дата рождения) и «ДМД» (дата последнего медосмотра) выбран тип данных «Дата/время», так как предлагаемые варианты формата поля наиболее подходят варианту введения и отображения.

В поле «Оклад» выбран денежный тип данных. Формат поля - с разделителями разрядов, число десятичных знаков - 2. Таким образом, введённые суммы будут иметь вид - 10 000,00.

В трёх последних полях тип данных «Логический».

Набор возможных значений в данных полях ограничивается одним из вариантов: «Да» или «Нет». Элементом управления для вывода этого поля в формах является флажок. база данные конструктор запрос

3. Схема связей между таблицами

Справочник подразделений наполнен следующими данными:

1) Подразделение

PR-подразделение

Академия Бизнеса

Дирекция

Кадровое агентство

Коллегия адвокатов

Компьютерный центр

Финансовое агентство

Цент аудита и анализа

Центр информационной безопасности

Центр маркетинговых исследований

2) Регион

Владивосток

Макрорегион

Хабаровск

Южно-Сахалинск

Якутск

3) Должность

Адвокат

Аудитор

Бизнес-аналитик

Бухгалтер

Внутренний аудитор

Внутренний бухгалтер

Внутренний тренер

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Дизайнер

Инженер

Копирайтер

Корпоративный менеджер по подбору персонала

Корпоративный юрист

Маркетолог

Менеджер по внутренним коммуникациям

Менеджер по подбору персонала

Менеджер по связям с общественностью

Начальник ИТ отдела

Начальник отдела внутреннего аудита

Начальник отдела по персоналу

Начальник юридического отдела

Помощник Генерального директора

Помощник руководителя

Руководитель центра

Специалист Service desk

Специалист по гарантированию доходов

Специалист по ERP-системам

Специалист по информационной безопасности

Специалист по корпоративной безопасности

Специалист по управлению фродом

Тренер

Финансовый аналитик

4) Категория

Дирекция

Руководитель

Сотрудник

5) Код - уникальный номер должности. Не может повторяться несколько раз, в том числе для идентичных должностей в одном подразделении одного региона.

6) ПФМ - подразделение финансового менеджмента. Цифровой код, содержащий в себе информацию о подразделении и регионе. Создан по следующей маске:

XXXXYYYY, где XXXX - признак региона, YYYY - признак подразделения.

7) Вакансия - да / нет. Флажок установлен в вакантных должностях.

8) Временность - да / нет. Флажок установлен по временным вакансиям.

Справочник подразделений наполнен следующими данными:

1) Табельный номер - уникальный номер сотрудника. Имеет вид 17XXXXXXX. Присваивается по порядку по мере принятия сотрудников на работу без учёта подразделений, регионов и должностей. Не может повторяться.

2) ФИО сотрудников.

3) Дата рождения.

4) Пол.

5) Гражданство.

6) Удостоверяющий документ - паспортные данные.

7) Адрес регистрации - адрес прописки.

8) ИНН.

9) Номер ПФР.

10) Номер банковской карты - зарплатная карта.

11) Код - уникальный номер должности. Повторяет код из Справочника подразделений.

12) Должность. Повторяет должность из Справочника подразделений.

13) ПФМ. Повторяет ПФМ из Справочника подразделений.

14) Оклад.

15) Система оплаты.

16) Общий стаж работы.

17) Премия.

18) Дата последнего медосмотра.

19) Временно не работает - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, находящихся в декретном отпуске.

20) Увольнение - да / нет. Флажок установлен у уволившихся сотрудников.

21) Бизнес Академия - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, принимающих участие в деятельности Академии.

Каждое из полей справочника сотрудников несёт описательный характер.

Структуры двух запросов (в режиме конструктора) и описание процесса их создания.

На основе таблиц созданы два запроса: «Количество вакансий» и «Медосмотры 2011».

Суть первого запроса в том, чтобы сформировать в удобном виде данные по количеству вакантных должностей во всех подразделениях всех регионов. Запрос построен по типу однотабличных запросов.

Для его создания через функцию «Конструктор запросов» была выбрана таблица «Справочник подразделений», в которой содержится вся необходимая информация. В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, должностям и регионам. В качестве групповой операции выбрана «Группировка», которая сворачивает поля с идентичными условиями в одну строку. В поле «Сортировка» выбран параметр «По возрастанию», благодаря чему данные располагаются в алфавитном порядке. Следующим этапом в бланк запроса добавлено поле «Вакансия». Это сделано дважды: в первом случае задаётся функция Count, которая считает количество строк в поле «Вакансия», во втором случае задаётся условия отбора необходимых для подсчёта данных. В нашем случае это количество строк со значение «Да». Для выведения в форму небуквенного значения поля «Вакансии» через «Окно свойств» было задано имя «Количество вакансий».

Суть второго запроса: вывести список сотрудников, которым необходимо в течение текущего года пройти медосмотр. Запрос построен по типу многотабличного запроса на выборку.

Для его построения необходима информация из обоих справочников. Обе таблицы добавлены в область схемы данных запроса. Между таблицами уже установлена одно-многозначная связь.

В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, регионам, должностям, фамилиям, именам и отчествам сотрудников (из разных справочников). Также добавлены поля «Дата последнего медосмотра», «Увольнение» и «Временно не работает». В первом поле задано условие, согласно которому в выборку попадут даты ранее 01.01.2010 (т.е. сотрудники, проходившие медосмотр до 2010 года). В двух других поля задано условия «Нет», согласно которому из выборки исключаются уволившиеся и временно не работающие сотрудники. Условия этих полей должны учувствовать в формировании выборки, но они не должны выводиться в саму форму, для этого в строке «Вывод на экран» галочки сняты.

4. Результаты запросов

1. Бекаревич Ю.Б. Пушкина Н.В. СУБД Access для Windows 95 в примерах. - СПб.: BHV - Санкт-Петербург, 1997. - 400 с., ил.

2. Пфлегинг Н. Управление на основе гибких целей вне бюджетирования: как превзойти конкурентов в XXI веке. - М.: «БЕЛЫЙ ГОРОД», 2009. - 280 с.

3. Фуфаев Э.В. Базы данных: Учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - Издательский центр «Академия», 2005. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru