Разработка базы данных "Склад запасных частей" в приложении Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Стержневые идеи современных информационных технологий базируются на концепции баз данных.

Согласно этой концепции, основой информационных технологий являются данные, которые должны быть организованы в базы данных в целях адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей.

База данных (БД) -- именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области, или иначе БД -- это совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области. БД состоит из множества связанных файлов.

1. База данных "Запасные части на складе"

Основная таблица:

Запасные части на складе [Код запас деталей, наименование, количество поступивших, цена за одну штуку, количество выданных, дата поступления на склад, дата выдачи, код сотрудника, код фирмы поставщика, код фирмы изготовителя].

Вспомогательные таблицы:

Фамилия сотрудника [Код сотрудника, Ф.И.О.].

Наименование запасных частей [Код запасных частей, запасные части].

Фирма поставщик [Код фирмы, название фирмы, запасные части].

Фирма изготовитель [Код фирмы изготовителя, название фирмы, запасные части].

Вспомогательные таблицы.

Таблицы - основные объекты БД, служат для хранения данных. Если нет таблиц - значит, и нет БД. Создание таблиц состоит в задании её полей и назначении их свойств.

Запись - это строка таблицы, состоит из набора разных полей и содержит информацию об отдельном объекте (человеке, предмете, организации).

Поле - элемент записи, содержащий определенное данное. В режиме Таблицы термин Поле используется, как для конкретной ячейки записи, так и для всего столбца.

Создание таблиц.

Для создания таблицы в окне базы данных выберем тип объектов, с которыми собираемся работать, а именно - Таблицы. Теперь нажмем кнопку Создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне (Рис. 1) сначала создадим таблицу Фамилия сотрудника. В графе Имя поля введем Код сотрудника, а в поле со списком Тип данных выберем Числовой. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле Код сотрудника ключевым, оно предназначено для связывания таблиц. В графу Имя поля введем Фамилия, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый.

Рис. 1 - Таблица “Фамилия сотрудника” в режиме конструктора

После этого окно, таблицу Фамилия сотрудника, можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы - “Фамилия сотрудника”. Теперь таблица создана, ее можно открыть с помощью кнопки Открыть в окне базы данных и ввести в нее записи. Аналогичным образом создаются остальные вспомогательные таблицы.

2. Основная таблица

Таблица Запасные части на складе (Код запас деталей, наименование, количество поступивших, цена за одну штуку, количество выданных, дата поступления на склад, дата выдачи, код сотрудника, код фирмы поставщика, код фирмы изготовителя), создается аналогично вспомогательным таблицам, только в ней больше полей.

Рис. 2 - Таблица «Запасные части на складе»

3. Форма

Форма -- это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.

Создание формы.

На вкладке Создание в группе Формы щелкаем Другие формы, а затем в списке щелкаем пункт Мастер форм. На появившейся панели Создание форм выбираем в окне Таблицы и запросы таблицу «Запасные части на складе», а в окне Доступные поля: - поля для Формы. Щелкаем по кнопке Далее. На появившейся следующей панели с помощью переключателей выбираем способ размещения полей на Форме (в один столбец). Щелкаем по кнопке Далее. На появившейся следующей панели задаем имя Формы Щелкаем по кнопке Готово. В результате появится окно формы (рис. 3), которое содержит надписи (названия полей основной БД) и текстовые поля для ввода значений полей БД, расположенные в один столбик.

Рис. 3 - Форма «Запасные части на складе»

4. Схема данных

После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно предоставить Office Access 2007 средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих полей в связанные таблицы и определения межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.

Создание связи между таблицами с помощью вкладки «Схема данных».

На вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выбираем пункт Схема данных. В диалоговом окне Добавить таблицу отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Чтобы отобразить таблицы, выбираем пункт Таблицы. Выбираем все таблицы и нажимаем кнопку Добавить. После добавления таблиц на вкладку «Схема данных» нажимаем кнопку Закрыть. Перетаскиваем поле из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 4). Для поддержания целостности данных для этой связи установите флажок Обеспечение целостности данных. Нажмите кнопку Создать.

Рис. 4 - Диалоговое окно Изменение связей и схема данных

5. Запрос

Запрос -- это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы (Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.). Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса.

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве источника записей для формы, отчета или другого запроса.

Создание запроса. На вкладке Создание в группе Другие щелкаем Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос выбираем вариант Создание простых запросов и нажимаем кнопку ОК. В группе Таблицы и запросы выбираем все таблицы. В группе Доступные поля нажать Добавить все. При этом они добавляются в список Выбранные поля. После добавления всех полей нажимаем кнопку Далее. Присваиваем запросу имя «Запасные части», а затем нажимаем кнопку Готово. Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык объекта запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access запрос открывается в режиме SQL и отображает следующие данные:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers;

Как видно из примера, SQL-запрос состоит из двух основных частей: оператора SELECT, перечисляющего все поля, включенные в запрос, и оператора FROM, перечисляющего таблицы, содержащие эти поля.

Если поля добавлялись в порядке, отличном от описанного на предыдущем шаге, это будет отражено в операторе SELECT.

Закрываем запрос (рис. 5).

Рис. 5 - Запрос «Запасные части»

6. Отчет

Средство «Отчет» -- это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Создание отчета в режиме конструктора.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкаем Мастер отчетов. Из таблиц выбираем необходимые поля. Выбираем табличный макет и альбомную ориентацию. Вписываем имя отчета. Нажимаем кнопку Просмотреть отчет (рис. 6).

Рис. 6 - Отчет

Заключение

информационный программный запрос

Выполнена курсовая работа по информатике, выполнена база данных «Склад запасных частей» в приложении Access.

Размещено на Allbest.ru