Информация и циркуляция информационных потоков в компании

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Информация и циркуляция информационных потоков в компании

компьютер управление учетный

1.1 Понятие экономической информации

Особенностью термина "информация" является то, что, с одной стороны, он является интуитивно понятным практически для всех, а с другой - общепризнанной его трактовки в научной литературе не существует. Следует особо отметить, что как научная категория "информация" составляет предмет изучения для самых различных областей знания: философии, информатики, теории систем, кибернетики и т. д.

Информация (от лат. “informatio”) - это знания, сведения, сообщения, воспринимаемые человеческим сознанием.

Другой подход к определению информации отталкивается от схематичного представления процесса ее передачи. На предельном уровне абстрагирования в нем можно выделить два фундаментальных элемента:

источник (передатчик);

приемник (потребитель, клиент).

При их взаимодействии и возникает информация - некоторое сообщение, которое тем или иным способом уменьшает незнание потребителя (приемника) о некотором объекте, факте или явлении. Основываясь на данном подходе, один из основоположников теории информации Клод Шеннон определил информацию как снятую неопределенность.

В системах организационного управления выделяют:

экономическую информацию, связанную с управлением коллективами людей, занятых производством продукции, работ и услуг;

техническую информацию, связанную с управлением техническими объектами.

Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Она связана с общественным производством, поэтому ее также называют производственной. Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, периодическим обновлением и преобразованием, применением логических операций и применением математических расчетов.

Экономическая информация имеет определенную структуру. Минимальной структурной единицей экономической информации является показатель. Показатель - это выраженная числом характеристика какого-либо свойства экономического объекта, процесса или решения. По экономическому содержанию показатели могут быть натуральные, стоимостные (денежные), трудовые. Показатель обладает законченным смысловым содержанием и потребительской значимостью для целей управления, показатель нельзя разделить на более мелкие части без нарушения его смыслового значения.

Показатель состоит из совокупности реквизитов. Реквизит - логический элемент, отражающий определенные свойства объекта или хозяйственного процесса. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания (характеризует количественное свойство) и одного или нескольких реквизитов-признаков (качественные свойства объекта или хозяйственного процесса, которые определяют смысловое содержание показателя).

Рассмотрим различия между данными и информацией. В обиходе эти термины часто отождествляют. Данные (калька от англ. data) -- представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. В информатике данные -- это результат фиксации, отображения информации на каком-либо материальном носителе, то есть зарегистрированное на носителе представление сведений независимо от того, дошли ли эти сведения до какого-нибудь приёмника и интересуют ли они его.

Данные -- это и текст книги или письма, и картина художника, и ДНК.

Информация - это данные, сопровождающиеся смысловой нагрузкой, помещенные в некоторый контекст; данные, как-либо оцениваемые приёмником информации (в частном случае, это может быть человек). При этом то, что для одних личностей (или с одной точки зрения) может быть данными, для других может быть информацией. Данные, являющиеся результатом фиксации некоторой информации, сами могут выступать как источник информации. Информация, извлекаемая из данных, может подвергаться обработке, и результаты обработки фиксируются в виде новых данных.

Данные могут рассматриваться как записанные наблюдения, которые не используются, а пока хранятся.

Информация, отображаемая данными, может быть непонятна приемнику (шифрованный текст, текст на неизвестном языке и пр.).

«Слишком часто за информацию принимается просто большой объем данных. Разница между большим объемом данных и информацией примерно такая же, как между телефонной книгой, в которой миллионы фамилий, и фамилией, местом работы и адресом нужного вам человека. Менеджмент обязан усвоить два урока: во-первых, необходимо устранять данные, которые не имеют отношения к нужной теме; во-вторых, данные надо организовать, проанализировать, интерпретировать и только потом использовать для принятия решения о действиях. Ибо мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия».

На Рис.1.1 показано, как происходит преобразование данных в информацию в типичных системах информационной поддержки, использующихся в компании. Часто такие системы называют учетными. В учетных системах результаты каждой торговой или производственной операции фиксируется в соответствующих документах - накладных, чеках, расходных ордерах, актах приемки и пр. Эти документы существуют, как правило, и в бумажном, и в электронном виде. Они, так же как и данные, называются первичными, поскольку содержат точные и достоверные данные о каждой операции.

Неправильные первичные данные могут возникнуть в результате ошибок в работе персонала или учетных систем.

Рис. 1.1 Взаимосвязи данных и информации в учетных системах

Поскольку руководителям компаний работать с каждым первичным документом неудобно, да и нецелесообразно, первичные данные обобщаются, например, в журналах операции или в сводных таблицах. Эти обобщенные сведения уже можно рассматривать как информацию. Каждое подразделение компании использует журналы операций для выполнения своей работы.

Для того чтобы оценить участие подразделения в деятельности компании необходимо формировать отчеты более высокого уровня, содержащие не только обобщенные и укрупненные данные из первичных документов, но и различные дополнительные сведения. К таким сведениям может относиться, например, загрузка персонала или оборудования за отчетный период, информация по взаимодействию со смежными подразделениями и любые другие сведения, предусмотренные действующей в компании системой планирования и отчетности.

С обобщенной информацией работать удобнее, она более информативна и при правильном использовании создает близкую к действительности информационную модель компании. Однако при возникновении искажений в процессе обобщения и укрупнения информации, что достаточно часто происходит, например, при наличии в компании нескольких учетных систем, работающих автономно, созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной, как и принимаемые на ее основе решения.

Искажения информации возможны не только в учетных, но и в информационно-справочных системах, с помощью которых компания получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней среды поступает обобщенная информация, содержащая первичные факты, значения и/или выводы. Типичным случаем поступления такой информации на предприятие является документ, в котором описывается, например, принятие органом власти некоторых решений. Фактор получения информации для принятия управленческого решения, заметно влияющий на принятие решений, - это наличие необходимой информации. Поскольку существует множество факторов, воздействующих на качество информации, ее значение часто меняется. На практике нередко собирают любую доступную информацию, а потом пытаются найти в ней ту, которая нужна в данный момент.

При принятии управленческого решения, если полагаться только на легкодоступную и очевидную информацию, можно допустить серьезную ошибку. Неверно также считать, что количество информации эквивалентно ее качеству. Информационные системы управления значительно увеличивают объемы информации, но нередко и запутывают принимающего решение.

В современных условиях реализация управления экономическими субъектами существенно усложнилась, что привело к созданию крупных систем поддержки управленческих решений как для обеспечения реализации замыслов развивающихся субъектов в соответствии с разрабатываемыми планами и прогнозами, так и для проведения оперативного контроля за складывающейся обстановкой на рынке для обеспечения экономической безопасности.

Руководители постоянно и всесторонне изучают поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной пирамиды управления. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Поэтому трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления.

В сферу поддержки принятия решений входят информационные и компьютерные технологии. Их применение позволяет повышать оперативность, обоснованность и эффективность управленческих решений. Применение компьютерных технологий для управления организацией может способствовать стабильному развитию в изменяющейся обстановке и получению конкурентного преимущества на рынке.

Однако практическое применение компьютеров в сфере управления сопряжено с рядом трудностей. Объективные трудности обусловлены преимущественно технологическими факторами:

недостаточная интеграция аппаратно-программных комплексов различных производителей;

несогласованность программ и форматов данных;

сложности создания и эксплуатации информационных систем и т. д.

К объективным факторам относятся ограничения, связанные с финансовыми возможностями организации при внедрении информационных и компьютерных технологий в управленческий процесс. Субъективные трудности обусловлены проблемами взаимодействия управленческого персонала с компьютерными системами.

Информация, используемая для принятия управленческих решений на всех уровнях, весьма разнообразна по своему содержанию. На уровне компаний (предприятий) к ней относятся:

технические характеристики средств производства (в первую очередь, оборудования);

описание технологии и условий производства;

рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса);

сведения об оборотных средствах;

сведения о кадровом составе;

сведения о наличии и потребностях в ресурсах;

нормативы, плановые задания;

совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабельность, себестоимость);

различные приказы, инструкции, методики.

1.2 Характеристики экономической информации

Среди наиболее важных характеристик экономической информации, отражающих предъявляемые к ней требования, могут быть названы корректность, ценность, достоверность, точность, актуальность, полнота (Рис.1.2).

Рис. 1.2 Требования к экономической информации, использующейся для управления компанией

Говорят, что информация является корректной, если она обладает такими формой и содержанием, которые обеспечивают ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Под ценностью понимают свойство информации, отражающее, в какой степени она способствует достижению целей и задач ее потребителя (например, управляющей системы).

Свойство достоверности связывает содержательную сторону информации как отражения некоторой объективной реальности с самой реальностью, а точность определяется мерой близости (удаленности) их друг от друга.

Точность и достоверности очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить, товар клиенту, недостаточно достоверно знать, что поступила оплата oт клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила Точно так же недостаточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

Понятие актуальности информации неявно подразумевает возможность изменений во времени состояния того объекта, к которому она относится. Актуальность информации отражает ее адекватность действительному состоянию референтного объекта.

Доступность по запросу - одно из важнейших свойств качественной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

Удобная форма представления. Информация, поступающая лицам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решении, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям может считаться качественной. Для того чтобы построить систему получения и использования качественной информации в деятельности компании, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства.

Полнота информации отражает ее достаточность или недостаточность для принятия управленческого решения. Лица, принимающие решения, инициируют сбор информации лишь до тех пор, пока ожидаемые выгоды не повысят предполагаемые затраты на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте, так как основная часть информации сосредоточена в сравнительно небольшом числе источников, остальная же часть рассеяна по значительно большему числу источников. Поэтому при поиске и сборе "рассеянной" информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информации не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и использовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда конкуренты примут важные решения раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции. Для того чтобы облегчить процесс принятия решений в условиях неопределенности, существуют различные программные продукты, позволяющие моделировать принимаемые решения и оценивать их последствия.

1.3 Информационные потоки

Информационным потоком принято называть циркуляцию экономической информации в пространстве, в котором существует компания. Различают внешние и внутренние, относительно функционирования компании, информационные потоки.

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне компании во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда - это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами компании, и отношений, складывающихся между ними и компанией (Рис.1.3).

Рис. 1.3 Внешняя деловая среда компании

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна.

Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми компания постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) компании: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации.

Поступающая из микроокружения компании информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые компания использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного воздействия на функционирование, но определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение компании. Действия этих субъектов приводят к возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политические, макроэкономические, научно-технические, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные.

Поступающая из макроокружения информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило, связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменения условий поставки или ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками). Для большинства компаний информационные потоки, отражающие состояние ее макроокружения, являются важным источником сведений о внешней деловой среде, но в ежедневной регулярной деятельности практически не используются. Эти потоки можно характеризовать как нерегулярные входящие информационные потоки. Поступающая с этими потоками информация используется в большинстве случаев "для сведения", хотя иногда вызывает необходимость предпринять соответствующие действия.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри компании. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

Таким образом, для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации компании могут использоваться регулярные входящие, нерегулярные входящие и внутренние информационные потоки.

Четкое разделение информации на потоки и определение того, какие потоки могут удовлетворить потребности каждой группы потребителей информации в компании, является очень важным. Такое разделение позволяет установить, какая именно информация нужна каждой группе потребителей и какова целесообразность предоставления конкретным сотрудникам доступа к тем или иным источникам информации. В общем виде можно выделить три уровня информационных потребностей работников компании и соответствующие им три вида информационных потоков:

внутренние;

внутренние и регулярные входящие;

внутренние информационные, регулярные и периодические входящие.

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам информационных потоков - это первый шаг для определения информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков необходимо для того, чтобы предоставить каждому работнику тот объем информации, который ему действительно необходим для работы, поскольку избыток информации так же опасен, как и ее недостаток. Практически каждый работник компании является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая на фирме информация обязательно должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация должна быть необходимой и достаточной для выполнения работником своих функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости и достаточности получаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами информационные потоки, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.

Таким образом, основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

1.4 Информационные процессы в экономике

Компанию (особенно ее головной офис) можно рассматривать как эффективный информационный центр (Рис.1.4), в котором обрабатывается информация, содержащаяся как во внешнем, так и во внутреннем потоках, т.е. реализуется информационный процесс. Под процессом, в общем виде, следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели.

Информационная экономика базируется на информации как на основном ресурсе и продукте (товаре) одновременно.

Под информационным ресурсом понимают данные, преобразованные в форму, которая является значимой для предприятия.

Компании имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой тоже циркулируют потоки информации. В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п. Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей от внешней среды.

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и представляет собой некий информационный продукт. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и представленная в форме товара.

Информационный продукт содержит информацию о производственных возможностях компании, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Система информационно-коммуникационных технологий компании (ИКТ) фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для ее жизнедеятельности.

Рис. 1.4 Информационные потоки предприятия

Информационный процесс - это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов:

прием или создание информации;

хранение информации;

передача и использование информации.

Общая схема цикла информационного процесса, который должен охватываться соответствующими технологиями, приведена на Рис.1.5.

Рис. 1.5 Общая структурная схема цикла информационного процесса

Входная информация поступает в орган управления извне.

Первичная информация, поступает от объекта управления и получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Допустим, для фирм, занятых в сфере промышленного производства, это объем выпущенной продукции, количество брака, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т. д., для банков и финансовых компаний - ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т. д. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные данные.

Особенностью первичной информации является то, что она очень часто содержит объемные характеристики работы объекта. На основании этих объемных характеристик с использованием нормативно-справочных данных в дальнейшем получается подробная оценка фактического состояния и динамики управляемого объекта. С точки зрения процесса управления, первичная информация выполняет роль обратной связи, поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта. Остальная часть входной информации - ее иногда называют внешней и условно делят на осведомляющую и директивную - поступает из сторонних по отношению к управляющей системе органов.

Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования обязательных (налоговых) выплат, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты.

Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальные органы государственной власти. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие определяют условия его работы.

Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостной или безразмерный характер.

Выделяется нормативно-справочная информация. Это экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники. Нормативно-справочная информация отличается большей стабильностью и, как правило, проще организуется в однородные массивы. Нормативно-справочная информация так же, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки и поступает в орган управления извне. По этому признаку ее можно было бы отнести к входной информации, но в отличие от последней нормативно-справочная информация используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Поэтому целесообразно включить ее в состав внутренней информации, то есть информации, хранимой и обрабатываемой внутри системы управления. Наиболее характерными операциями ее обработки являются выборка из соответствующих массивов и обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему.

Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается все обилие производной информации. Методы обработки могут быть самыми разными, от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов, граничащих с анализом. Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства: себестоимость разных видов продукции, производительность труда, рентабельность. Для сравнения текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация неизмеримо шире по составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Она во многом зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В обработке как процессе преобразования информации можно выделить этап получения прогнозной, плановой и учетной информации. Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. В нее входят как первичная информация, так и часть производной. Это данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они получаются из первичных данных с использованием принятых нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации.

Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей. Расчеты учетных и плановых данных образуют встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные в основном агрегируются, группируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные - наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства.

Учетная и плановая информация является основой всего информационного процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной, учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач. Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Часть из них поступает к объекту управления, а часть - к вышестоящим органам и другим подразделениям.

Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей. Примером могут служить фонды экономического стимулирования, объем и структура инвестиций, перераспределение ресурсов и т. д.

Информация, поступающая к вышестоящим органам, принято называть отчетной, так как она имеет характер отчетности и может выдаваться в установленных статистическими и налоговыми органами формах. Она значительна по объему. Деление выходной информация на управляющую и отчетную оказывается условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные. К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Большая часть экономических данных выражена в форме показателей, состоящих из названия переменной величины, представленного набором качественных признаков, и количественного основания. Показатели оказываются теми элементами, с помощью которых описываются экономические объекты и процессы, причем минимальными элементами, достаточными для образования документа. Под обработкой данных понимается получение расчетным или аналитическим путем новых показателей, составление новых данных из имеющихся показателей.

Некоторую часть информации нельзя выразить через показатели. Например, такие, как методические материалы, структура объекта, модель его функционирования, технология производства, методы решения задач и т. д. Такая информация не выражена в конкретно-числовой форме, но она может быть представлена в графической форме, с помощью блок-схемы или описана текстом. Она используется в экономическом управлении в неявном виде, задает условия принятия решений, служит для содержательного качественного анализа. При создании информационных систем на ее основе определяются методы и очередность (схема) обработки, а также реализующие их программы.

Размещено на Allbest.ru