Основные направления использования современных информационных технологий в ДОУ и архивном деле

- введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты свидетельствуют, в частности, о том, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость.

Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Модель (логическая схема) этой системы, как представляется, состоит из ряда связанных между собой информационных и функциональных блоков. Информационным ядром ее является хранилище описаний документов на всех уровнях, а также массив оцифрованных образов документов (фонд пользования), «прикрепленных» к описаниям документов. Блок «Учет» формирует и хранит паспорта, результаты проверок наличия, другие архивные учетные документы. В блоке «Сохранность» регулярно формируются и хранятся сведения о состоянии документов, соответствующие отчетные формы, паспорта архивохранилищ, и т.п. Блок «НСА» ответствен за формирование справочников, ведение каталогов и указателей. В блоке «Комплектование» сосредоточены данные об организациях-источниках комплектования архива и о хранящихся в них документах, о работе с источниками комплектования, формируется статистическая отчетность. Из этого же блока информация о принятых документах после обработки поступает в основное хранилище. В блоке «Читальный зал» сконцентрирована информация о пользователях, о выдаче дел, формируются сведения о степени востребованности архивных документов, и др. Частью системы является блок «Запросы и услуги» с очевидными функциями.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО. Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм - зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом:

- предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;

- постоянное информирование об архивной деятельности;

- содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;

- взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;

- популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru); 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная Распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.». В документе под термином «электронным правительство» подразумевается «новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов». Среди приоритетов Концепции - создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

В этом направлении архивы ведут постоянную работу. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя расширяется - по сравнению с традиционными формами представления справочников. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42-х сайтах, то есть пользователь должен разыскать каждый сайт, на нем - НСА, и затем начать поиск документов. В то же время современные интернет-технологии позволяют создать единый ресурс (физически находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с едиными правилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам» (http://guides.rusarchives.ru), размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями - в среднем 1400 посещений в сутки.

В применении информационных технологий имеются две составляющие - создание информационных ресурсов и способы работы с этими ресурсами. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретения опыта, разработки специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом третий и, быть может, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

2.2 Внедрение информационных технологий в архивном деле

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Внедрение информационных систем в архивном деле позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных. Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений.

Информационные системы для работы с традиционными документами в архиве:

- по характеру данных: учетные, АУП, ИПС.

- по стандартизации: общеотраслевые, коробочные, заказные.

- по заказчикам: архивы организаций, государственные и муниципальные архивы.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

По функциям: комплектование и ЭЦД, учет документов, обеспечение со-хранности, использование, управление архивом, справочно-информационный фонд, интегрированные системы.

Государственный архив Пермской области использует программный комплекс «Архивный фонд 4», который является стандартным программным обеспечением для всех государственных архивов на территории Российской Федерации. Данный программный комплекс состоит из трех основных частей: подсистема «Тематические базы данных, указатели», подсистема «Учет базы данных, указатели» и подсистема «Межфондовый указатель». С помощью данных систем происходит автоматизация архивного дела.

К подсистеме «Учет базы данных, указатели» относится программа «Запросы», которая содержит полную информацию по этому запросу, в частности: дату поступления запроса, его регистрационный номер, адресат, тему, кем запрашивается, адрес, а также отражает данные ответа на этот запрос.

К подсистеме «Тематические базы данных, указатели» относятся программа «Справочник по истории предприятий и госучреждений», которая содержит данные о госучреждениях и предприятиях с историческими преобразованиями.

Подсистема «Межфондовый указатель» - это информационно-поисковый справочник по содержанию фондов архива и включает в себя такие программы как:

Программа «Картографические документы» (которая содержит информацию о картографических документах досоветского периода, хранящихся в ГАПО).

Программа «Метрические книги» (в которую включены метрические книги церквей Пермской епархии.).

Программа «История религий» (содержит информацию по истории рели-гии в Прикамье).

Программа «Календарь знаменательных дат» (содержит информацию о знаменательных датах с указанием места события, тематики).

Программа «АТД» (справочник по административно-территориальному делению).

Программа «Ревизские сказки» (поисковая система по сказкам Пермской губернии).

Программа «Документы ВОВ» (поисковая система по документам ВОВ).

В настоящее время использование информационных систем в архивном деле значительно ускоряет работу всего архива, к тому же, что не менее важно, обеспечивает сохранность документов с помощью программных обеспечений, а также обеспечивает защиту информационных ресурсов.

Разработанные и функционирующие в архивах автоматизированные информационные системы предназначены для хранения, поиска, учета документов, служат научно-справочным аппаратом к ним, способствуют созданию различных справочников, указателей, электронных картотек и предусматривают различные формы печати выходных документов.

При использовании информационных систем, уменьшаются общие затраты на управление архивом, его использования, увеличивается надежность за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня.

Программный комплекс «Архивный фонд 4» обладает широкими возможностями для автоматизации архивного дела: обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях; учет движения документов; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей. К тому же ПК «Архивный комплекс 4» обеспечивает участие государственного архива в ЕАИС центрального государственного учета документов АФРФ.

Заключение

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа. Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное хранение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Внедрение информационных систем в архивном деле позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности документов. Разработанные и функционирующие в архивах автоматизированные информационные системы предназначены для хранения, поиска, учета документов, служат научно-справочным аппаратом к ним, способствуют созданию различных справочников, указателей, электронных картотек и предусматривают различные формы печати выходных документов.

При использовании информационных систем, уменьшаются общие затраты на управление архивом, его использования, увеличивается надежность за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня.ороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Информатизация в архивном деле все более усовершенствуется и разрастается, постепенно проникает во все направления работы архивов, являясь неотъемлемой частью повседневного труда работников, а это, в свою очередь, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику работы архивов Новосибирской области автоматизированных архивных технологий.

Обеспечение общедоступности различных архивных баз данных в будущем позволит популяризировать документальное богатство архивов, легкость доступа исследователей, ученых и студентов к документам, сохранность документов на бумажной основе.

Подводя итог вышесказанному, отмечу, что необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной информации. Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивной отрасли.

Список использованных источников и литературы

Источники:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ

Литература:

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. - М.: Наука, 2010. - 256 с.

2. Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М. П. Бобылева. - М.: Просвещение, 2010 . - 295 с.

3. Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Наука, 2007. - 205 с.

4. Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М.: Наука, 2004. - 236 с.

5. Жуков, А.А. Введение в информационные системы и информационные технологии. - М.: Издательство НГТУ. - 2005. - 42 с.

6. Еремченко, В.А. О проблеме электронных документов / В.А. Еремченко. // Секретарское дело. - 2010. - №3. - С. 23-26.

7. Ефимова, О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации / О.А. Ефимова. // Секретарское дело. - 2009. - №4. - С. 23-28.

8. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М.: Просвещение, 2011. - 239 с.

9. Карсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 215 с.

10. Карсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.

11. Киселев, И.Н. Архивные технологии на современном этапе / И.Н. Киселев // Информационно-деловой журнал. - 2013. - № 7. - С. 5-8.

12. Козлов, Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. - М: Наука, 2007. - 304 с.

13. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012. - 274 с.

14. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии). - М.: Просвещение, 2011. - 278 с.

15. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. - М.: Просвещение, 2013. - 232 с.

16. Кузнецов, С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). - М: Наука, 2012. - 302 с.

17. Макарова, Н. В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. -

СПб.: Питер, 2012. - 411 с.

18. Максимович, Г.Ю. Как создать информационную документальную систему / О.Ю. Максимович. // Секретарское дело. - 2009. - №4. - С. 42-47.

19. Плотников, А.С. АвтоАФ - автоматизация программы Архивный фонд / А.С. Плотников // Информационно-деловой журнал. - 2013. - № 12. - С. 12-16.

20. Сокова, А.Н. Электронное делопроизводств /А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2010. - №1. - С. 32-37.

21. Сокова, А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 29-34.

Размещено на Allbest.ru