Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных - совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использовании.

В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, например книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, учебного процесса в школе и так далее. Такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит.

Классификация по способу хранения данных делит БД на централизованные и распределенные. Вся информация и централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты.

Распределенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В последнем случае разные части базы данных хранятся на разных компьютерах. Известны три разновидности структуры данных: иерархическая, сетевая и табличная.

Соответственно по признаку структуры базы данных делятся на иерархические БД, сетевые БД и реляционные (табличные) БД. Слово "реляционная" происходит от английского relation -- отношение.

Отношение -- математическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. В последнее время наиболее распространенным типом баз данных стали реляционные БД. Известно, что любую структуру данных можно свести к табличной форме.

Структурированное представление данных называется моделью данных.

Основной информационной единицей реляционной БД является таблица. Реляционные БД используют табличную модель данных. База данных может состоять из одной таблицы -- однотабличная БД, или из множества взаимосвязанных таблиц -- многотабличная БД. Структурными составляющими таблицы являются записи и поля.

Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в библиотеке, одном сотруднике предприятия и т. п. А каждое поле -- это определенная характеристика (свойство, атрибут) объектов: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т. п. Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы -- атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной.

Для каждой таблицы реляционной БД должен быть определен главный ключ -- имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяют запись. Иначе говоря, значение главного ключа не должно повторяться в разных записях. Для строчного представления структуры таблицы применяется следующая форма: имя_таблицы (ИМЯ_ПОЛЯ_1, ИМЯ_П0ЛЯ_2, ....). Подчеркиваются имена полей, составляющие главный ключ. Каждое поле таблицы имеет определенный тип. макрос вычислительный поисковый

Тип -- это множество значений, которые поле может принимать, и множество операций, которые можно выполнять над этими значениями. Существуют четыре основных типа для полей БД: символьный, числовой, логический и дата.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с балами данных, называется системой управления базами данных -- СУБД. Наибольшее распространение на персональных компьютерах получили реляционные БД, использующие табличное представление данных.

Основные действия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД:

создание структуры БД;

заполнение БД информацией;

изменение (редактирование) структуры и содержания БД;

*поиск информации в БД;

сортировка данных;

защита БД;

проверка целостности БД.

База данных -- организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения но внешней памяти ЭВМ, регулярного обновления и использования. База данных представляет собой информационную модель определенной предметной области. Классификация баз данных возможна по характеру информации: фактографические и документальные БД; по структуре данных: иерархические, сетевые, реляционные БД; по способу хранения данных: централизованные и распределенные БД. Реляционные БД (РБД) -- наиболее распространенный тип БД, использующий табличное представление данных.

Реляционная база данных -- база данных, основанная на реляционной модели. Основные понятия организации данных в РБД: таблица, запись, поле, тип поля, главный ключ таблицы. СУБД (система управления базами данных) - программное обеспечение для работы с базами данных.

2. СУБД MS Access

СУБД может быть ориентирована на программистов или на пользователей. Любые действия, выполняемые с базой данных, производятся па ЭВМ с помощью программ. К числу СУБД такого типа относятся FoxPro, Paradox и другие.

Access -- это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access -- это реляционная СУБД. В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей.

Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу.

Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения.

Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) -- специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office -- дает возможность программировать сложные процедуры обработки данных.

Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений.

Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA.

3. Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных.

Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

· связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· связанные поля имеют один тип данных.

Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое; обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access.

Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Виды связей. В Access можно задать три вида связей между таблицами:

· Один-ко-многим,

· Мно-гие-ко-многим

· Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим -- наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В -- несколько записей в таблице такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое -- общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот.

Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие такие могут быть помещены в одну таблицу.

Связь с отношением Один-к-одному пример для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

ь связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются; связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

ь связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, общих для двух других таблиц.

СУБД Microsoft Access (MS Access) относится к системам, ориентированным на пользователя.

Рис.1. Среда MS ACCESS 2000.

Будем рассматривать СУБД Access как специализированного исполнителя, назначение которого -- работа с реляционными базами данных. Среда MS Access представлена на рис.1.

Среда Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие (сверху вниз): титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния.

На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы. На рис. 1 открыто окно, соответствующее основному режиму -- режиму работы с базой данных.

Основные объекты MS Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица -- это главный тип объекта. Все остальные разновидности объектов являются производными от таблицы. Объекты, составляющие таблицу, -- это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами полей, форматами полей и некоторыми другими параметрами.

Форма -- это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись. Формы создаются для дополнительного удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.

Запрос -- результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде. Термином «запрос» называют также сами команды обращения к СУБД.

Отчет -- это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.

Макросы и модули являются объектами повышенной сложности и при начальном знакомстве с MS Access могут не использоваться.

Еще одним объектом является схема -- описание структуры связей в многотабличной базе данных.

Режимы работы СУБД Access многообразны. Есть режимы общего характера: работа с файлами (меню Файл); работа с буфером обмена (меню Правка); режим настройки среды (меню Вид); справочный режим (меню Справка).

Основным режимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой Файл > Создать базу данных или Файл > Открыть базу данных.

Поскольку база данных хранится в файле, в первом случае система потребует задать имя и место хранения файла, а во втором случае -- указать на существующий файл с базой данных.

После раскрытия на экране окна базы данных (рис. 1.2) становятся доступными режимы работы с основными объектами Access: таблицами, запросами, формами и отчетами. В каждом из этих режимов можно выбрать одну из трех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать.

Если соответствующий объект еще не создан, то активной является только команда Создать. Если в окне выделен какой-то из существующих объектов, то активными будут также команды Открыть и Конструктор. Команда Открыть позволяет просмотреть объект, а команда Конструктор -- просмотреть или изменить структуру объекта.

В столбец «имя поля» мы будем заносить имена столбцов нашей будущей таблицы (при этом нельзя использовать некоторые символы, в том числе точки и запятые). В столбце «тип данных» будем выбирать (используя кнопку вызова списка) тип данных. А то, что заносится в столбец «описание» затем появляется, в виде комментариев, в строке состояния (для проверки в одной из строк этого столбца напишите фразу: моя первая база данных).

Как видно, из ниже перечисленных данных, нам необходимо создать следующие поля:

Таблица 1.

После заполнение всех таблиц создаем запрос.

4. Создание запросов на выборку

Цель работы: Изучить структуру баз данных Запрос; научиться пользоваться простейшими логическими операндами; получить практику выборки заданной информации.

Ход работы. Откройте базу данных Вокзал

Перейдите на вкладку Запросы

Создайте запрос, выбрав режим конструктора (появится окно конструктора запроса с диалоговым окном добавления таблиц.

Окно добавления таблиц можно вызвать командой Добавить таблицу из меню Запрос).

Добавьте в запрос три таблицы ( Сотрудники, направление, Клиенты)

Убедитесь, что между добавленными таблицами автоматически установилась связь (смотри рисунок)

Выберите поля для запроса.

Первое поле добавьте, произведя двойной щелчок по нему в таблице

Второе перетащите, используя мышь (есть и третий способ, но он менее удобен).

Остальные поля добавьте любым способом.

Закройте запрос, при закрытии задав ему имя Клиенты запрос

Откройте запрос и просмотрите какие данные он выводит

Закройте запрос

5. Создание и конструирование форм

Цель работы: знакомство со структурой форма; практика создания форм; практика конструирования форм; знакомство с режимом мастера.

Ход работы. Формы и довольно сложные структуры баз данных, поэтому, обычно, их создают в режиме Мастера и дорабатывают в режиме конструктора. Так поступим и мы.

Перейдите на вкладку формы.

Щелкните по кнопке создать и выберите режим мастер форм.

В поле со списком Таблицы/запросы выберите таблицу - источник ФИО Сотрудников и перенесите Сотрудник кк затем выберите источник Клиенты запрос.

Используя клавишу « >> », перенесите все поля данной запросе из окна доступные поля в окно выбранные поля и перейдите к следующему диалоговому окну.

В нем установите флажок напротив опции в один столбец и перейдите к следующему диалоговому окну.

Выберите в нем оформление и перейдите к следующему диалоговому окну.

В последнем окне задайте имя форме «Клиенты» и нажмите на кнопку Готово.

Вы создали форму, которая позволяет чуть более удобно вводить данные в таблицу.

Создайте форму «Поиск клиентов»

Для того чтобы создать форму «Поиск клиентов» выберите режим Мастер форм. В поле со списком Таблицы/запросы выберите таблицу - источник Клиенты запрос перенесите «ФИО клиентов» и задайте имя форме «Поиск клиентов» и нажмите кнопки готова.

Открывайте в режиме конструктора и измените макет и нажимайте сохранить. Вы создали поисковую форму который облегчит найти клиентов.

Размещено на Allbest.ru