Техническое обеспечение организации, необходимое для ее эффективной деятельности

Введение

1. Основные понятия и определения информационных систем

2. Понятие электронного офиса, основные определения

3. Анализ существующих офисных продуктов

3.1 Microsoft Office

3.2 Open Office

3.3 WordPerfect Office

3.4 IBM Lotus Symphony

3.5 Сравнительная характеристика офисных продуктов

4. Преимущества и недостатки электронного офиса

Заключение

Список использованных источников

Введение

Термин «информационные системы и технологии» ассоциируется с системой методов и средств сбора, регистрации, хранения, поиска, обработки и передачи информации на основе применения средств вычислительной техники и телекоммуникаций.

Исторически, автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, пытаясь систематизировать рутинную работу секретаря. С развитием информационных технологий, процесс автоматизации заинтересовал управленцев и специалистов. Электронный офис повышает производительность труда конторских служащих и позволяет справляться с взрастающим объемом работы, результатом чего является улучшение принимаемых решений, своевременность предоставления данных, организация и поддержка коммуникационных процессов - все это в совокупности обеспечивает экономический рост предприятия в целом.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

Предметом исследования является техническое обеспечение организации, необходимое для ее эффективной деятельности.

Объектом исследования являются технические средства современных офисных продуктов, а конкретно программное обеспечение, именуемое в дальнейшем электронный офис.

Таким образом, целью данной работы является анализ наиболее востребованных офисных продуктов.

Поставленная цель потребовала решения следующих задач: изучение основных определений информационных систем и этапов развития офисной автоматизации; рассмотрение понятия электронный офис и его составляющих; анализ существующих офисных продуктов.

1. Основные понятия и определения информационных систем

microsoft программное обеспечение автоматизация

Человечество в своём развитии прошло путь длиной в несколько десятков тысячелетий. Всё это время человек учился преобразовывать энергию и материальные объекты путём регистрации и накопления информационных образов.

Первая информационная технология заключалась в передаче знаний устно по наследству. Появились хранители знаний - жрецы, священники. Доступ к знаниям и информации был ограничен, поэтому знания не могли существенно влиять на производственный процесс.

Появление первого печатного станка и книгопечатания в 1445 году произвело первую информационную революцию, которая длилась 500 лет. Знания стали тиражироваться. Они уже могли влиять на производство.

Историю развития компьютеров, как высшего представителя информационных технологий, можно считать начавшейся в XVII веке. В 1642 году знаменитый учёный Блез Паскаль изобрёл машину для сложения и вычитания больших чисел. Это чудо техники было массивным и не предполагало массового внедрения, хотя бы из-за высокой стоимости и сложности конструкции. Единственный экземпляр первой счётной машины так остался у изобретателя. Но заслуга великолепного учёного очевидна: Паскаль один из первых попытался механизировать вычисления и создать робота, который бы считал за человека[1].

Через некоторое время, в 1666 году Самуэль Морланд тоже задумался над проблемой сложных вычислений и создал механический калькулятор, который мог складывать и вычитать. Вот если бы он доработал свое детище так, чтобы можно было ещё и умножать, то стал бы по праву носить титул «изобретателя калькулятора». Но этой чести удостоился Годфрид Лейбниц, который построил первую машину, способную умножать.

Информационные технологии (ИТ) - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижение трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надёжности и оперативности.

Совокупность методов и производственных процессов экономических информационных систем определяет принципы, приёмы, методы и мероприятия, регламентирующие проектирование и использование программно-технических средств для обработки данных в предметной области.

Цель применения ИТ - снижение трудоёмкости использования информационных ресурсов.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для организации и выступающих в качестве материальных ресурсов.

К ним относятся файлы данных, документы, тексты, графики, аудио и видео информация.

Информационная система - это система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи информации по запросам пользователей.

Экономическая информационная система (ЭИС) - это система для обработки экономической информации. Предметной областью ЭИС является бухучёт, статистика, банковская, кредитно-финансовая, страховая и другие виды экономической деятельности. Для использования ЭИС на рабочем месте её необходимо спроектировать посредством информационных технологий. При этом следует заметить, что ранее процесс проектирования ЭИС был отделён от процесса обработки экономических данных в предметной области. Сегодня он также существует самостоятельно и требует высокой квалификации специалистов-проектировщиков. Однако уже созданы ИТ, доступные любому пользователю и позволяющие совместить процесс проектирования отдельных элементов ЭИС с процессом обработки данных. Например: электронная почта, электронный офис, текстовые и табличные процессоры и другие.

Таким образом, на рабочем месте эксплуатируются как элементы ЭИС, разработанные проектировщиками, так и информационные технологии, позволяющие работнику автоматизировать свою деятельность.

Процесс обработки данных в ЭИС невозможен без использования технических и программных средств.

Технические средства включают в себя - компьютер, устройства ввода-вывода, оргтехнику, линии связи, оборудование сетей.

Программные средства обеспечивают обработку данных в ЭИС и состоят из общего и прикладного программного обеспечения[2].

С момента появления первой ЭВМ информационные технологии прошли в своем развитии несколько этапов:

- I этап - продолжался до начала 60-х годов. Создавались и эксплуатировались ЭВМ первого и второго поколения (ламповые полупроводниковые). Основным критерием создания информационных технологий являлась экономия машинных ресурсов. Цель - максимальная загрузка оборудования. Характерные черты этого этапа: программирование в машинных кодах, появление блок-схем, программирование в символьных адресах, разработка библиотек стандартных программ, машинно-ориентированных языков. Был разработан операторный метод, который послужил основой для разработки алгоритмических языков (Алгол, Кобол, Фортран) и управляющих программ. Появились управляющие программы реального времени и пакетный режим работы программ.

- II этап развития информационных технологий длился до начала 80-х годов. Он начался с появлением мини-ЭВМ на больших интегральных схемах. Основным критерием создания информационных технологий стала экономия труда программиста. Цель - разработка инструментальных средств программиста. Появились операционные системы второго поколения, работающие в трех режимах: реального времени, разделения времени и в пакетном режиме.

Система разделения времени позволили пользователю работать в диалоговом режиме, так как ему выделялся квант времени, в течении которого он имел доступ ко всем ресурсам системы. Появились языки высокого уровня (Pascal, C + и др.), пакеты прикладных программ, системы управления базами данных (СУБД), системы автоматизации проектирования (САПР), диалоговые средства общения с ЭВМ, новые технологии проектирования (структурное и модульное). Появились глобальные сети ЭВМ. Совокупность научных методов и технологических приёмов, ориентированных на обработку данных, стали называться информатикой [1],[3].

- III этап развития ИТ продолжался до начала 90-х годов. Он начался с появлением персонального компьютера. ПК - это инструмент, позволяющий формализовать и сделать широкодоступными для автоматизации многие процессы человеческой деятельности. Отсюда критерий - создание информационных технологий для формализации знаний. Цель - внедрение ИТ во все сферы человеческой деятельности. Широкое распространение получили диалоговые операционные системы, автоматизированные рабочие места (АРМ), экспертные системы, базы знаний, локальные вычислительные сети, гибкие автоматизированные производства, распределённая обработка данных. Появление ПК произвело вторую информационную революцию.

- VI этап развития ИТ- 90-е годы. В этот период разрабатываются информационные технологии для автоформализации знаний, цель - информатизация общества. Информация становится стратегическим ресурсом. Появились машины с параллельной обработкой данных, портативные ЭВМ, графические ОС (Windows 95, OS -2) новые технологии: объектно-ориентированные, гипертекст, мультимедиа и др. Телекоммуникация становиться средством общения между людьми. Идёт формирование баз знаний по всем отраслям человеческой деятельности. Происходит информатизация общества. Информатизация общества - это совокупность взаимосвязанных политических, социально-экономических, научных факторов, которые обеспечивают свободный доступ каждому члену общества к любым источникам информации [3].

Таким образом, эволюция информационных технологий неразрывно связана с развитием человеческого общества. ИТ являются продуктом развития производственных и общественных отношений и одновременно катализатором, ускоряющим процесс развития человеческого общества.

2. Понятие электронного офиса, основные компоненты

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят её из устной формы в письменную, электрическую и передают получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В самом простом случае - электронный офис представляет собой некую совокупность программных и аппаратных средств, служащих для создания и обработки электронных документов. В более сложном варианте - электронный офис представляется некоей системой, обеспечивающей управление всем документооборотом и бизнес-процессами фирмы [2].

Поскольку основу деятельности управленческих кадров среднего уровня составляют обработка текстов, храпение и выдача документов, существенными компонентами электронного офиса стали такие программные системы, как текстовые редакторы, интегрированные пакеты, электронные таблицы, СУБД (системы управления базами данных). Активно в электронном офисе используется и машинная графика, позволяющая получать изображения практически любого вида - гистограммы, диаграммы, схемы, графики и прочее.

Учрежденческая деятельность отличается большим разнообразием, поэтому разнообразно и программное обеспечение. Кроме названных, в практике электронного офиса используются средства, осуществляющие контроль и координацию деятельности учреждения. С их помощью вся управленческая деятельность представляется как совокупность процессов, характеризующихся особенностями выполняемой работы, сроком се выполнения и исполнителями. При этом рассматривается не только деятельность каждого отдельного сотрудника, но и его информационные и субординационные связи с другими сотрудниками. В соответствии со сформированной схемой по мере наступления заданных сроков автоматически создаются необходимые задания для непосредственных исполнителей [4].

Прежде всего, следует выделить основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

- высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами;

- высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

- применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

- высокая надежность основных информационных каналов;

- возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;

- возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор, электронная таблица, система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; программы перевода.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных [2].

В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Структура и компоненты электронного офиса представлена на рисунке 1.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 Компоненты электронного офиса

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.

Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации.

Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудио почта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудио сигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудио почта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудио конференции - используют аудио связь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудио конференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудио конференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио связи между ее участниками.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудио конференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь - эта связь основана на использовании факс-аппарата.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.[5]

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, нежели если приобретать их по отдельности.

3. Анализ офисных продуктов

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют следующие офисные комплекты: Microsoft Office, Open Office, WordPerfect Office, Lotus Symphony.

3.1 Microsoft Office

Microsoft Office - офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Apple Mac OS X и Apple iOS (на iPad). В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA [6].

Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене.

Наиболее полная версия содержит:

-Microsoft Word - текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97-2003 с расширением DOC. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Программы - эквиваленты: OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, StarOffice Writer, NeoOffice Writer, Corel;

-Microsoft Excel - табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Программы - эквиваленты: OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS);

-Microsoft Outlook (не путать с Outlook Express) - персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Программы - эквиваленты: почтового клиента - Mozilla, Novell Evolution, Claws Mail ,Eudora Mail, The Bat, диспетчера персональных данных -Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows и под Apple Mac OS X;

-Microsoft PowerPoint - приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Программы - эквиваленты: OpenOffice.org Impress, LibreOffice Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote;

-Microsoft Access - приложение для управления базами данных. Программы- эквиваленты: OpenOffice.org Base, LibreOffice Base;

-Microsoft InfoPath - приложение сбора данных и управления ими, упрощает процесс сбора сведений;

-Microsoft Communicator (Microsoft Lync), предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office;

-Microsoft Publisher - приложение для подготовки публикаций;

-Microsoft Visio - приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами, позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы;

-Microsoft Project - управление проектами;

-Microsoft Query - просмотр и отбор информации из баз данных;

-Microsoft OneNote - приложение для записи заметок и управления ими;

-Microsoft SharePoint Designer - инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint;

-Microsoft Picture Manager -- работа с рисунками. Программы - эквиваленты: OpenOffice.org Draw;

-Microsoft Document Image Writer - виртуальный принтер;

-Microsoft Diagnostics - диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage (программа для создания сайтов), однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку [7].

Минимальные системные требования для установки полной версии Microsoft Office со всеми компонентами представлены в таблице 1.

Электронный офис фирмы Microsoft является лицензионным программным обеспечением компании.

Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий.

Пакет MS Office имеет один серьезный недостаток - высокую стоимость.

Таблица 1 Требования к системе

3.2 OpenOffice

Apache OpenOffice (ранее OpenOffice.org, OO.org, OO.o, OOo) - свободный пакет офисных приложений. Конкурирует с коммерческими офисными пакетами (в том числе Microsoft Office) как на уровне форматов, так и на уровне интерфейса пользователя. Одним из первых стал поддерживать новый открытый формат OpenDocument (ISO/IEC 26300). Официально поддерживается на платформах Linux, Microsoft Windows, Mac OS X Intel/PowerPC.

OpenOffice- один из ведущих проектов для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, графики, базы данных и многого другого, доступен на многих языках и работает на всех персональных компьютерах. Позволяет сохранять ваши данные в международном открытом формате ODF, а также открывает и сохраняет файлы других распространённых офисных пакетов. Его можно загрузить и использовать совершенно свободно для любых целей.

В состав входят следующие редакторы:

-Writer - текстовый процессор и визуальный редактор HTML, похожие приложения: Microsoft Word, Pages, AbiWord. Для включения проверки грамматики нужно установить специальное расширение. Время «холодного запуска» Writer выше, чем в других текстовых процессорах. Часто утверждается, что производительность Writer ниже, чем у Word, но различные тесты показывают, что скорость их работы примерно равна.

-Calc - табличный процессор, похожие приложения: Microsoft Excel. С его помощью можно анализировать вводимые данные, заниматься расчётами, прогнозировать, сводить данные с разных листов и таблиц, строить диаграммы и графики. Пошаговый ввод формул в ячейки электронных таблиц с помощью Мастера облегчает формирование сложных и вложенных формул, демонстрирует описания каждого параметра и конечный результат на любом этапе ввода. Условное форматирование и стили ячеек позволяют упорядочить готовые данные, а сводные таблицы и графики показывают итоги работы.Более двух десятков форматов импорта и экспорта файлов, включая функции импорта текста позволяют оперировать практически любыми данными. С помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны. Поддерживаются связи между разными электронными таблицами и совместное редактирование.

-Impress - программа подготовки презентаций, похожие приложения: Microsoft PowerPoint. программа подготовки презентаций, входит в состав OpenOffice.org. Способна создавать PDF файлы из презентаций, а кроме того, экспортировать их в формат Adobe Flash (SWF), что даёт возможность просматривать их на любом компьютере с инсталлированным Flash-проигрывателем. Может показывать, редактировать и сохранять файлы в нескольких форматах, включая формат.ppt, который используется в Microsoft PowerPoint.

-Base - механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД HSQLDB, похожие приложения: Microsoft Access.

-Draw - векторный графический редактор, по функциональности сравнимый с Corel DRAW. Пакет включает полнофункциональные «коннекторы» между фигурами, которые могут использовать разнообразные стили линий и позволяют рисовать чертежи, например блок-схемы.

-Math - редактор формул, предназначенная для создания и редактирования математических формул [3].

OpenOffice.org зачастую выступает в качестве одного из первых продуктов программного обеспечения, устанавливаемых на компьютеры предприятий при переходе на бесплатное программное обеспечение. Среди крупных российских организаций, использующих OpenOffice.org, - Ростелеком с 2007 года, Пенсионный Фонд Российской Федерации и Федеральная служба судебных приставов с 2009 года.

Недостатком является не такой обширный набор функций при работе с основными редакторами (текстовый и табличный), и некорректная работа с некоторыми форматами MS Office, а также менее функциональная проверка орфографии.

Все документы, создаваемые в OpenOffice, можно защитить паролем. Естественно, аналогичная функция содержится и в Microsoft Office. Однако стоит отметить, что существует большое множество программ, предназначенных для взлома документов в формате MS Office. Что касается рассматриваемого пакета программ, то сохранение уже в одном родном формате может послужить неплохой защитой, так как OpenOffice установлен далеко не везде.

Достоинством данного офиса является его доступность для любого пользователя. OpenOffice распространяется бесплатно, достаточно скачать его с официального сайта.

В таблице 2 приведены минимальные системные требования для работы с программой OpenOffice.org [8].

Таблица 2 Системные требования

3.3 WordPerfect Office

WordPerfect Office -- офисный пакет. Разработчиком и собственником является Corel Corporation, является одним из ближайших конкурентов Microsoft Office в борьбе за клиентов [9].

Пакет Word Perfect Office состоит из следующих компонентов:

-текстовый процессор Word Perfect, который имеет свой уникальный интерфейс управления с возможностью выбора стиля, приближенного к Microsoft Word. Основные отличия от Microsoft Word: возможность просмотра документов в интернет-браузере; возможность обработки файлов формата PDF; имеется встроенная технология OCR, что дает возможность распознавать текст, который находится в виде изображения; возможность скрыть некоторые данные, они будут закрыты в тексте черной полосой.

- электронная таблица Quattro Pro дает широкие возможности по созданию таблиц, графиков, импорту внешних данных.

Самое большое отличие от Microsoft заключается в создании отдельного листа, который содержит графические и другие объекты, используемые в таблице, есть возможность их быстрой настройки и редактирования.

- создание презентаций и слайд шоу в Presentations.

Имеет широкие возможности по работе с изображениями, дает возможность перевести любое изображение в векторный формат, тем самым обеспечив высокое качество и скорость обработки изображений.

Существует возможность сохранения готовой работы в формате AdobeFlash или PDF.

- управление документооборотом и сканирование с Nuance Paper Port.

Очень удобное приложение, которое открывает широкие возможности по сканированию в высоком разрешении и сохранении изображений в самых распространенных форматах.

- почтовый клиент MozillaThunderbird.

В отличие от остальных приложений пакета Word Perfect Office, он является разработкой сторонней компании, что в некоторых случаях дает возможности сконцентрировать основные силы на других более важных направлениях.

- блокнот Word Perfect Lightning.

Выполняет абсолютно все функции, которые предусмотрены в приложении пакета MS Office, но в отличие от него, имеет более понятный и удобный интерфейс пользователя.

- утилита Batch Conversion Utility.

Основное назначение этого приложения - это конвертирование файлов из формата приложений MS Office в форматы удобные для чтения в офисном пакете Word Perfect Office.

Основными преимуществами являются: полный комплект офисного программного обеспечения, совместимость с Microsoft Office, встроенные инструменты позволяют открывать, редактировать и создавать файлы PDF, более доступная стоимость полного пакета, в отличие от Microsoft Office.

Недостатком офисных продуктов фирмы Corel служит, прежде всего, их недостаточная известность и отсутствие справочной и обучающей литературы.

Минимальные системные требования представлены в таблице 3.

Таблица 3 Системные требования

3.4 IBM Lotus Symphony

IBM Lotus Symphony -- бесплатный набор офисных приложений для создания, редактирования и коллективного использования текстов, электронных таблиц, презентаций и других документов с закрытым кодом

IBM Lotus Symphony использует технологии OpenOffice.org и поддерживает стандарты ODF (OpenDocument).

Позволяет создать и редактировать текстовые документы, электронные таблицы и презентации, а также в комплекте присутствует простенький браузер, использующий движок от текущей версии Internet Explorer. Программный продукт является неплохой альтернативой пакету офисных приложений Microsoft Office, а также способен напрямую конкурировать с OpenOffice.org, за счет переработанного интерфейса, эргономичности и улучшенной поддержки форматов MS Office. В комплект IBM Lotus Symphony входят текстовый процессор Symphony Documents, программа для создания презентаций (Symphony Presentations) и электронные таблицы (Symphony Spreadsheet).

Ключевые особенности IBM Lotus Symphony:

-возможность открытия документов MS Office 97/2000/XP/2003, OpenOffice.org 1.1 и Open Document;

-работа с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями; наличие встроенного браузера;

-переключение между документами с помощью вкладок;

-возможность отображения всех открытых в данный момент документов и встроенным инструментом поиска;

-проверка орфографии и возможность управлять свойствами текста, страницы и абзаца, возможность рисовать таблицы карандашом;

-встроенная функция экспорта документов в формат PDF;

-наличие шаблонов для создания презентаций;

-возможность установки дополнительных модулей;

-бесплатное распространение продукта.

Для офисного пакета, у Lotus Symphony достаточно хороший набор возможностей, с которыми работают пользователи MS Office, начиная от колонтитулов и заканчивая поиском ошибок в формулах и присвоением имен ячейкам и диапазонам.

Единственным недостатком Lotus Symphony является отсутствие шаблонов для быстрого создания таблиц и документов, часто используемых типов, отсутствуют и некоторые другие функции, например, словарь синонимов; имеющиеся шаблоны для создания презентаций достаточно примитивны, а кроме этого, в презентацию нельзя вставлять аудио и видеофайлы. Но, несмотря на наличие некоторых недостатков, Lotus Symphony вполне может стать заменой MS Office, так как с основными заданиями, которые касаются работы с текстом и электронными таблицами, справляется очень хорошо[2].

Системные требования представлены в таблице 4.

Таблица 4 Системные требования

3.5 Сравнительная характеристика офисных продуктов

На рынке информационных систем идет конкуренция за пользователя.

У каждого офисного продукта имеются свои недостатки, будь то высокая стоимость приобретения лицензии или отсутствие редактора формул.

Для одной организации важным фактором при выборе офисного пакета является возможность онлайн редактирования документа, для других первоочередной функцией является построение диаграммы.

Поэтому для удобства просмотра характеристик офисных продуктов таких как Microsoft Office, Open Office, Lotus Symphony , WordPerfect Office (лидеры продаж на рынке ИТ) представлена таблица 5 с основными сравнительными характеристиками рассмотренных офисных продуктов.

Таблица 5 Сравнительные характеристики офисных продуктов

4. Преимущества и недостатки офисных продуктов

Со временем развитие информационных технологий достигнет того уровня, что традиционные офисы останутся в истории, а их место займут виртуальный и электронный, и в этом нет ничего удивительного, поскольку у них есть ряд неоспоримых преимуществ: -функциональность: только самые важные и нужные для бизнеса функции;

-быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций работы, внедрение занимает 2-3 дня;

-интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников;

-привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;

-единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;

-работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах;

-готовая статистическая отчетность по задачам, документам;

-безопасность данных - гибкая система предоставления прав доступа;

-возможность удаленной работы с данными.

К основным недостаткам электронного офиса относят активное использование электронных офисов/виртуальных офисов мошенническими структурами, в том числе компаниями-однодневками, теле-магазинами, агентами по недвижимости и т. д., причем пока только в Великобритании с 2002 года принят и действует кодекс the M.A.I.L FairTradeScheme («Схема честной торговли почтовыми адресами»), а в России мошенничество, как правило, остается безнаказанным.

Заключение

Использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная финансовая деятельность любой организации. Главной задачей современных информационных технологий на предприятии является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Современный офис - совокупность технических и электронных средств, без которых невозможна работа организации. Несмотря на их сложность и трудоемкость разработки, эти средства повышают эффективность работы и руководства в сотни раз.

В курсовой работе рассмотрены основные определения и этапы развития офисной автоматизации и проведен анализ наиболее популярных офисных продуктов. Таким образом, современный офисный продукт - это совокупность программных и аппаратных средств, нацеленных на повышение эффективности труда.

Список использованных источников

1 Голицына, О.Л. Базы данных: учебное пособие/ О.Л.Голицына, Н.В.Максимов, И.И. Попов. - М.: ИНФРА-М, 2007. - Режим доступа: http://www.kaf68.mephi.ru.

2 Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Г.А. Титоренко, Н.В.Черношейкина. - М: ЮНИТИ, 2004. -196 с.

3 Образовательный портал RusEdu.- Режим доступа: http://www.rusedu.info.

4 Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии/ О.А. Агеева. - М.: Просвещение, 1996. - С. 241.

5 Лядова, Л.Н. Основы информатики и информационных технологий/ Л.Н.Лядова, Б.И. Мызникова, Н.В. Фролова.- Пермь: Перм. ун-т, 2001, 200с.- Режим доступа: http://www.doc-online.ru.

6 Свободная энциклопедия.- Режим доступа: http://ru.wikipedia.org.

7 Официальный сайт Microsoft.- Режим доступа: http:// office.microsoft.com.

8 Официальный сайт Open Office.-Режим доступа: http://www.openoffice.org.

9 Официальный сайт Corel.- Режим доступа: http://www.corel.com.

Размещено на Allbest.ru