Система управления базами данных Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Нормализация Баз Данных

1.1 1-я нормальная форма

1.2 2-я нормальная форма

1.3 3-я нормальная форма

2. Описание модели Баз Данных

2.1 Описание таблиц

2.2 Первичные ключи

2.3 Связи между таблицами

2.4 Типы таблиц

2.5 Типы информационных систем

3. Создание Баз Данных

3.1 Создание таблиц

3.2 Создание модели

3.3 Заполнение таблиц

4. Сценарий работы программы

5. Реализация сценария

5.1 Создание кнопочной формы

5.2 Создание форм просмотра и редактирования

5.3 Создание форм

5.4 Отчеты

6. Аппаратные и программные средства для работы Баз Данных

6.1 Минимальное аппаратное и программное обеспечение

6.2 Оптимальное аппаратное и программное обеспечение

база данные таблица access



Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любом предприятии, учреждении возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В современном мире большинство организаций предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто «захлебнулись» в информационной лавине. Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. В настоящее время стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать ее оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяет сберечь значительные средства и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ к ней и ведение деятельности, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того, ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т. д. В самом общем виде база данных представляет собой набор однородной, как правило, упорядоченной по некоторому критерию, информации. Для работы с базами данных используются системы управления базами данных. В настоящем пособии будем рассматривать приложение MS Access для работы с реляционными базами данных. Приложение MS Access - это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. В процессе изучения дисциплин «Практикум по информационным системам в экономике» и «Информационные системы в экономике» студенты должны выполнить 9 практических работ и освоить методы работы в реляционной базе данных с помощью приложения MS Access. По итогам выполнения работы студент самостоятельно решает задание, выданное преподавателем, и отвечает на вопросы по теме.



1. Нормализация базы данных

Нормализация баз данных - это пошаговый циклический процесс приведения баз данных к итоговой модели. В данном процессе выполняются требования: удаляются излишки данных, устанавливается ссылочная целостность. Для того чтобы приступить к нормализации нужно собрать все данные, необходимые для базы данных.

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных.

Нормальная форма -- свойство отношения в реляционной модели данных, характеризующее его с точки зрения избыточности, потенциально приводящей к логически ошибочным результатам выборки или изменения данных. Система управления БД является программным обеспечением, осуществляющим функции управления данными БД.

1.1 Первая нормальная форма

Первая нормальная форма требует - определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку. Запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию). Запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.).

Первый шаг первой нормальной формы - сбор данных (см. рис.1.1).

Название продукта
Производитель
Состав продукта
Дата изготовления
Время изготовления
Срок годности
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки
Цена продажи
Код продукта
Название продукта
Производитель
Дата изготовления
Время изготовления
Поступление (кол-во)
Цена закупки
Код продукта
Название продукта
Производители
Состав продукта
Дата изготовления
Время изготовления
Цена продажи
Код сотрудника
ФИО сотрудника
Адрес
Должность
Рисунок 1.1 «Сбор данных»

На втором шаге 1NF определяются делимые поля и устраняются повторяющиеся группы (см. рис. 1.2).

Название продукта
Производитель
Состав продукта
Дата изготовления
Время изготовления
Срок годности
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки
Цена продажи
№ сотрудника
ФИО сотрудника
Адрес
Дата рождения
№ сотрудника
Фамилия сотрудника
Имя сотрудника
Отчество сотрудника
Адрес
Дата рождения

Рисунок 1.2 «Разбивание данных»

Поле Ф.И.О. сотрудника было определено, как делимое. На данном шаге оно разделено на поля: «Фамилия сотрудника», «Имя сотрудника» и «Отчество сотрудника».

1.2 Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы не ключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом. Если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Таблица на первом шаге второй нормальной формы - расстановка первичных ключей (см. рис.2.1.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Производитель
Состав продукта
Дата изготовления
Время изготовления
Срок годности
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки
Цена продажи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Название продукта
Производитель
Дата изготовления
Время изготовления
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки

Код продукта
Название продукта
Производитель

Размещено на http://www.allbest.ru/

Время изготовления
Дата изготовления
Время изготовления
Цена продажи

На втором шаге 2NF определяются связи не ключевых полей к ключевым (см. рис. 2.2.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Производитель
Состав продукта
Дата изготовления
Время изготовления
Срок годности
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки
Цена продажи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Название продукта
Производитель
Дата изготовления
Время изготовления
Поступление (кол-во)
Списание (кол-во)
Цена закупки

Код продукта
Название продукта
Производитель

Размещено на http://www.allbest.ru/

Время изготовления
Дата изготовления
Время изготовления
Цена продажи

Рисунок 2.2 «Определение связей»

1.3 Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы не ключевые столбцы в ней не зависели от других не ключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить

На первом шаге 3NF производится разбиение на таблицы (см.рис. 3.1)

Поставщики	Магазин хлебопродуктов	Покупатели	Товары	Сотрудники
*Код поставщика	* Код магазина	Код	*Код товара	*Код сотрудника
Наименование поставщика	Магазин	Название изделия	Название поставщика	Фамилия
Город	Город	Производитель	Производитель	Имя
Адрес	Адрес	Вес	Срок годности	Отчество
Телефон	Площадь	*Состав изделия	Цена закупки	Место работы
Сайт	Стоимость аренды	Дата изготовления	Цена продажи	Должность
Режим работы	? Код поставщика	Время изготовления	Код поставщика	Размер З./П.
Род занятий		Цена продажи		Место жительства
		Поступление		Номер телефона
		Списание

Рисунок 3.1 «Разбиение на таблицы»

В ходе разбиения получилось 5 таблиц:

1. «Поставщики» с полями: «Код поставщика». «Наименование поставщика». «Город». «Адрес». «Телефон». «Сайт». «Режим работы». «Род занятий»;

2. « Магазин хлебопродуктов» с полями: «Код магазина». «Магазин». «Город». «Адрес Площадь». «Стоимость аренды». «Код поставщика»;

3. «Покупатели» с полями: «Код». «Название изделия». «Производитель». «Вес». «Состав изделия». «Дата изготовления». «Время изготовления». «Цена продажи». «Поступление». «Списание»;

4. «Товары» с полями: «Код товара». «Название поставщика». «Производитель». «Срок годности». «Цена закупки». «Цена продажи». «Код поставщика»;

5. «Сотрудники» с полями: «Код сотрудника». «Фамилия». «Имя». «Отчество». «Место работы». «Должность». «Размер З./П.». «Место жительства». «Номер телефона»;

На втором шаге 3NF производится расстановка связей между таблицами

Между таблицами « Поставщики и «Магазин хлебопродуктов» установилась связь один - ко - многим, между таблицами «Поставщики и «Товары» установилась связь один - ко - многим, между таблицами «Магазин хлебопродуктов» и «Покупатели» » установилась связь один - ко - многим, между таблицами «Магазин хлебопродуктов» и «Товары» установилась связь один - ко - многим.



2. Описание модели базы данных

Логические модели баз данных:

· Иерархическая модель данных - это модель данных, где используется представление базы данных в виде древовидной (иерархической) структуры, состоящей из объектов (данных) различных уровней. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект более низкого уровня), при этом возможна ситуация, когда объект-предок не имеет потомков или имеет их несколько, тогда как у объекта-потомка обязательно только один предок. Объекты, имеющие общего предка, называются близнецами

· Сетевая модель данных - СУБД, построенная на основе сетевой модели данных. К основным понятиям сетевой модели базы данных относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел -- это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом. Сетевые базы данных подобны иерархическим, за исключением того, что в них имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию. Несмотря на то, что эта модель решает некоторые проблемы, связанные с иерархической моделью, выполнение простых запросов остается достаточно сложным процессом. Также, поскольку логика процедуры выборки данных зависит от физической организации этих данных, то эта модель не является полностью независимой от приложения. Другими словами, если необходимо изменить структуру данных, то нужно изменить и приложение.

· Реляционная модель данных (РМД) -- логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных. База данных, описываемая в этой пояснительной записке, является реляционной базой данных.

Реляционная модель данных включает следующие компоненты:

1. Структурный аспект (составляющая) -- данные в базе данных представляющие собой набор отношений.

2. Аспект (составляющая) целостности -- отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности. РМД поддерживает декларативные ограничения целостности уровня домена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.

3. Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) -- РМД поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционной счисление).

Информационные модели баз данных:

· Концептуальная модель - это отражение предметной области, для которой разрабатывается база данных. Не вдаваясь в теорию, отметим, что это некая диаграмма с принятыми обозначениями элементов. Так, все объекты, обозначающие вещи, обозначаются в виде прямоугольника. Атрибуты, характеризующие объект - в виде овала, а связи между объектами - ромбами. Мощность связи обозначаются стрелками (в направлении, где мощность равна многим - двойная стрелка, а со стороны, где она равна).

· Логическое модель базы данных -- создание схемы базы данных на основе конкретной модели данных, например, реляционной модели данных. Для реляционной модели данных даталогическая модель -- набор схем отношений, обычно с указанием первичных ключей, а также «связей» между отношениями, представляющих собой внешние ключи. Преобразование концептуальной модели в логическую модель, как правило, осуществляется по формальным правилам. Этот этап может быть в значительной степени автоматизирован. На этапе логического проектирования учитывается специфика конкретной модели данных, но может не учитываться специфика конкретной СУБД.

· Физические модели баз данных - определяют способы размещения данных в среде хранения и способы доступа к этим данным, которые поддерживаются на физическом уровне. Исторически первыми системами хранения и доступа были файловые структуры и системы управления файлами (СУФ), которые фактически являлись частью операционных систем. СУБД создавала над этими файловыми моделями свою надстройку, которая позволяла организовать всю совокупность файлов таким образом, чтобы она работала как единое целое и получала централизованное управление от СУБД. Однако непосредственный доступ осуществлялся на уровне файловых команд, которые СУБД использовала при манипулировании всеми файлами, составляющими хранимые данные одной или нескольких баз данных.

2.1 Описание таблиц

В данном пункте представлены таблицы, которые содержат имя поля, тип данных и размер, количество символов (см. табл. 1.1-1.5).

Таблица 1.1

«Поставщики»

Имя	Тип	Размер
Код поставщика	Длинное целое	4
Наименование поставщика	Текстовый	50
Город	Текстовый	50
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	50
Сайт	Текстовый	50
Режим работы	Текстовый	50
Род занятий	Текстовый	255



Таблица 1.2

«Магазин хлебопродуктов»

Имя	Тип	Размер
Код магазина	Длинное целое	4
Магазин	Текстовый	50
Город	Текстовый	50
Адрес	Текстовый	50
Площадь	Текстовый	50
Стоимость аренды	Денежный	8

Таблица 1.3

Таблица «Сотрудники»

Имя	Тип	Размер, кол-во символов
Код сотрудника	Длинное целое	4
Фамилия	Текстовый	50
Имя	Текстовый	50
Отчество	Текстовый	50
Место работы	Текстовый	50
Должность	Текстовый	50
Размер З/П	Денежный	8
Место жительства	Текстовый	50
Номер телефона	Тестовый	50

Таблица 1.4

Таблица «Товары»

Имя	Тип	Размер
Код товара	Длинное целое	4
Название	Текстовый	50
Производитель	Текстовый	50
Срок годности	Текстовый	50
Цена закупки	Денежный	8
Цена продажи	Денежный	8
Код поставщика	Числовое	255



Таблица 1.5

Таблица «Покупатели»

Имя	Тип	Размер
Код	Длинное целое	4
Название изделия	Текстовый	50
Производитель	Текстовый	50
Вес	Числовое	255
Состав изделия	Текстовый	255
Дата изготовления	Дата/Время	8
Время изготовления	Дата/Время	8
Цена продажи	Денежный	8
Поступление(кол - во)	Текстовый	50
Списание (кол-во)	Текстовый	50

2.2 Первичные ключи

Первичный ключ (англ. primary key) -- в реляционной модели данных один из потенциальных ключей отношения, выбранный в качестве основного ключа (или ключа по умолчанию). Если в отношении имеется единственный потенциальный ключ, он является и первичным ключом. Если потенциальных ключей несколько, один из них выбирается в качестве первичного, а другие называют «альтернативными». С точки зрения теории все потенциальные ключи отношения эквивалентны, то есть обладают одинаковыми свойствами уникальности и минимальности. Однако в качестве первичного обычно выбирается тот из потенциальных ключей, который наиболее удобен для тех или иных практических целей, например для создания внешних ключей в других отношениях либо для создания кластерного индекса. Поэтому в качестве первичного ключа, как правило, выбирают тот, который имеет наименьший размер (физического хранения) и/или включает наименьшее количество атрибутов. Другой критерий выбора первичного ключа -- сохранение уникальности со временем. Всегда существует вероятность того, что некоторый потенциальный ключ перестанет быть таковым в долговременной перспективе или при изменении требований к системе. Например, если номер студенческой группы включает последнюю цифру года поступления, то номера групп для идентификации групп уникальны только в течение 10 лет. Поэтому в качестве первичного ключа стараются выбирать такой потенциальный ключ, который с наибольшей вероятностью не утратит уникальность.

2.3 Связи между таблицами

Связи между таблицами бывают четырех видов:

1 "Один к одному", когда каждой записи в главной таблице соответствует одна запись в подчиненной;

2 "Один ко многим", когда каждой записи в главной таблице соответствует ноль или больше записей в подчиненной;

3 "Многие к одному", когда нескольким записям в главной таблице соответствует одна в подчиненной;

4 "Многие ко многим", когда произвольному числу записей в главной таблице соответствует такое же неопределенное число записей в подчиненной.

В базе данных, описываемой в этой пояснительной записке, используется только один вид связи - "один ко многим".

2.4 Типы таблиц

Таблицы - списки строк и столбцов, относящихся к конкретной области.

Типы таблиц:

1) Информационная таблица;

2) Транзакционная таблица;

3) Операционная таблица.

2.5 Типы информационных систем

· создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных. Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах. управляющий принимает решение;

· разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

База данных «Магазин хлебобулочных изделий» относится к первой информационной системе.



3. Создание Баз Данных

В Microsoft Access поддерживаются три метода создания Базы данных

Access:

· Создание базы данных с помощью мастера. Этот мастер позволяет выбирать один из встроенных шаблонов и настраивать его требуемым образом. Затем создается набор таблиц, запросов, форм и отчетов, а также кнопочная форма базы данных. Таблицы не содержат данных. Этот метод используется, если встроенный шаблон полностью удовлетворяет требованиям.

· Создание пустой базы данных без помощи мастера. Если требуется начать создание базы данных по собственному проекту, создайте пустую базу данных, а затем добавьте в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты -- это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. База данных, описываемая в этой пояснительной записке, создавалась вторым методом - создание пустой базы данных без помощи мастера.

· Создание базы данных с помощью шаблона. Использование шаблона - это более быстрый способ создания базы данных, так как в нем уже есть готовые объекты. Некоторые пользователи (и иногда обоснованно) считают, что этот способ лучше остальных, если удастся найти подходящий шаблон.

3.1 Создание таблиц

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

- создание таблицы в режиме конструктора;

- создание таблицы с sql;

- создание таблицы путем ввода данных.

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

3.2 Создание модели

Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое по структуре дерево, содержащее один корневой объект. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня.

Сетевая модель - между записями находятся связи «много ко многим» и «много к одному», здесь нет корневого узла. Сетевая модель данных определяется в тех же терминах, что и иерархическая. Она состоит из множества записей, которые могут быть владельцами или членами групповых отношений. Связь между записью-владельцем и записью-членом также имеет вид 1:N. Основное различие этих моделей состоит в том, что в сетевой модели запись может быть членом более чем одного группового отношения. Согласно этой модели каждое групповое отношение именуется и проводится различие между его типом и экземпляром. Тип группового отношения задается его именем и определяет свойства общие для всех экземпляров данного типа.

Реляционная модель данных объекты и связи между ними представляется в виде таблиц, при этом связи тоже рассматриваются как объекты. Все строки, составляющие таблицу в реляционной базе данных, должны иметь первичный ключ. Все современные средства СУБД поддерживают реляционную модель данных.

База данных, описываемая в этой пояснительной записке, создана на основе реляционной модели данных.

3.3 Заполнение таблиц

Заполнение таблицы производится по записям, т. е. вводится информация для всей строки целиком. Поле счетчика заполняется автоматически. После ввода первой записи пустая запись смещается в конец таблицы. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши Таb. Для заполнения поля MEMO в таблице нажимаем комбинацию клавиш, предварительно установив курсор в поле MEMO. Открывается диалоговое окно «Область ввода», после ввода или редактирования данных в этом окне щелкаем на кнопке ОК. В приложении Access применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопки из области Запись, расположенной внизу таблицы в режиме таблицы; команды Правка/Перейти. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.



4. Сценарий работы программы

Главная кнопочная форма содержит следующие кнопки: «Таблицы», «Запросы», «Отчеты», «Выход из БД»

При нажатии кнопки «Таблицы» открывается вторая страница кнопочной формы, содержащая кнопки «Магазин хлебопродуктов», « Поставщики», «Покупатели», Сотрудники, Товары и «В главную кнопочную форму» главную кнопочную форму. При нажатии кнопки «Магазин хлебопродуктов» открывается форма «Магазин хлебопродуктов». При нажатии кнопки «Поставщики» открывается форма «Поставщики». При нажатии кнопки «Покупатели» открывается форма «Покупатели». При нажатии кнопки «Сотрудники» открывается форма «Сотрудники». При нажатии кнопки «Товары» открывается форма «Товары». При нажатии кнопки «В главную кнопочную форму» осуществляется переход на Главную кнопочную форму.

При нажатии кнопки «Запросы» открывается первая страница кнопочной формы, которая содержит кнопки «От ОАО Первый хлебокомбинат», «От ООО Хлебпром », От ООО Авис, От ОАО Копейский хлебокомбинат «По названию», «По дате», «Продажа», «Выручка» и «В главную кнопочную форму. При нажатии кнопок «От ОАО первый хлебокомбинат», «От ООО Авис». От ОАО Копейский хлебокомбинат «По названию», «По дате», «Продажа», «Выручка», открываются соответствующие им запросы «От ОАО первый хлебокомбинат», «От ООО Хлебпром ООО Авис», От ОАО Копейский хлебокомбинат «По названию», «По дате», «Продажа», «Выручка». При нажатии кнопки «В главную кнопочную форму» осуществляется переход на Главную кнопочную форму.

При нажатии кнопки «Отчеты» открывается третья страница кнопочной формы, содержащая кнопки «Продажа», «Выручка» и «В главную кнопочную форму». При нажатии кнопок «Продажа», «Выручка» открываются отчеты Продажа». «Выручка», при нажатии кнопки «В главную кнопочную форму» осуществляется переход на Главную кнопочную форму.

При нажатии кнопки «Выход из БД» осуществляется выход из программы базы данных.



5. Реализация сценария

Реализация сценария осуществляется через создание кнопочных форм, форм просмотра, редактирования, удаления.

5.1 Создание кнопочной формы

Форма -- это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться.

Главная кнопочная форма в базе данных «Магазин хлебобулочных изделий» создавалась с помощью команды «Работа с базами данных» - «Диспетчер кнопочных форм».

В открытом окне «Диспетчер кнопочных форм» можно создавать, изменять и удалять страницы кнопочных форм, помещать на них какие-либо объекты.

Главная кнопочная форма в базе данных «Магазин хлебобулочных изделий» содержит четыре страницы кнопочной формы, включая главную Рисунок 5. 1. «Диспетчер кнопочных форм»

Рисунок 5.1

В базе данных «Магазин хлебобулочных изделий» на главной кнопочной форме были созданы четыре кнопки: «Таблицы», «Запросы», «Отчеты», «Выход из БД».

На первой страницы кнопочной формы были созданы кнопки «Магазин хлебопродуктов», «Поставщики», «Покупатели», «Сотрудники», «Товары» и «В главную кнопочную форму».

Вторая страница кнопочной формы содержит кнопки «От ОАО Первый хлебокомбинат», «От ООО Хлебпром», «От ООО Авис», «От ОАО Копейский хлебокомбинат», «По названию», «По дате», «Продажа», «Выручка» и «В главную кнопочную форму».

Третья страница кнопочной формы содержит кнопки «Продажа», «Выручка» и «В главную кнопочную форму».

5.2 Создание форм просмотра и редактирования

Формы для просмотра создаются для того, чтобы данные в них можно было только просматривать.

Форму для просмотра можно создать с помощью мастера или конструктора. С помощью мастера делается форма из одной или нескольких таблиц или запросов. Затем эту форму нужно открыть с помощью конструктора, нажав правой кнопкой мыши по форме, открыть «Свойства» и на вкладке «Данные» изменить свойства «Разрешить изменение», «Разрешить удаление», «Разрешить добавление» или оставив им запрет на выполнение этих действий (Рисунок 5. 2)

Рисунок 5.2 Свойства формы»

5.3 Создание форм

Форма для редактирования создается для того, чтобы данные можно было поменять, но нельзя было добавлять или удалять.

В базе данных «Магазин хлебобулочных изделий» создана форма для редактирования по таблице «Магазин хлебобулочных изделий»

5.4 Отчеты

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Создание отчета осуществляется активизацией команды Создать во вкладке Отчеты окна базы данных. Появляется окно Новый отчет, где приведен список программных инструментов, с помощью которых можно автоматизировать процесс создания отчета:

? конструктор;

? мастер отчетов;

? автоотчет: в столбец;

? автоотчет: ленточный;

? мастер диаграмм.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.



6. Аппаратные и программные средства для выполнения работы базы данных

6.1 Минимальное аппаратное и программное обеспечение

1)Процессор Pentium 233 МГц или более быстрый;

2) Объем памяти: 64 Мбайт ОЗУ. Для приложения Access (и любого другого компонента Microsoft Office, запускаемого одновременно) дополнительно потребуется 8 Мбайт ОЗУ;

3)Объем свободного места на жестком диске: зависит от выбранной конфигурации приложения и объема файлов создаваемых баз данных. При выборочной установке заметно варьируется. Общие требования: 245 Мбайт на жестком диске и 115 Мбайт на системном диске;

4)Операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии;

5)Необходима мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое с ними указывающее устройство.

6.2 Оптимальное аппаратное и программное обеспечение

1)Операционная система Windows ХР или более поздняя версия;

2) Процессор Intel Celeron 2,6 GHz;

3)Жесткий диск на 20 Gb, 128 Mb ОЗУ и 64 Mb свободного места на диске;

4) Необходим монитор Super VGA с разрешением 800x600 или более высоким, отображающий 256 и более цветов на 17 дюймов;

5) Необходима мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое с ними указывающее устройство.

Размещено на Allbest.ru

...