Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Информационные системы и технологии

1.1 Основные понятия информационных систем

1.2 Информационные технологии и их составляющие

1.3 Классификация информационных технологий

2. Роль информационных систем и технологий

в управлении предприятием

2.1 Роль информационных систем в управлении предприятием

2.2 Роль информационных технологий в управлении предприятием

2.3 Классификация управленческой информации

Заключение

Список литературы



Введение

Любому предприятию в условиях рыночной экономики необходимо принимать управленческие решения для этого потребуется система информационного обеспечения, которая объективно отражает экономическую ситуацию на сегодняшней день.

В настоящее время эффективное управление является ценным ресурсом организации, также как и финансовый, материальный, человеческий и т.д. Очевидно, что повышение эффективности управленческой деятельности является одним из направлений оптимизации деятельности предприятия в целом. Одним из способов повышения эффективности трудового процесса является его автоматизация. При развитии информационных систем (ИС) необходимо затрагивать производственный процесс бизнеса, обеспечивать способность аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее. Трудной задачей является построение единой системы, отвечающей требованием всех подразделений компаний. ИС может объединять программные обеспечения всех подразделений в одну интегрированную программу, которая работает на основе одной базы данных и позволяет обмениваться информацией. Такие ИС широко используются в муниципальных администрациях, где много управлений, отделов и секторов.

Правильно установленная система, обучение персонала по работе с ней в дальнейшем принесет компании много выгоды.

Цель курсовой работы - показать роль информационных систем в управлении производством (предприятием), которые улучшают и оптимизируют основополагающие бизнес-процессы компании, устраняют организационные и информационные разрывы, уменьшая при этом общее время их выполнения, что соответственно сокращает расходы предприятия.



1. Информационные системы и технологии

1.1 Основные понятия информационных систем

Важным условием улучшения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Для пользования информационными технологиями необходимо иметь навыки по работе с информацией, а также с вычислительной техникой.

Информационная система управления -- совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. ¹¹ Титоренко Г.А. Информационные системы и технологии управлении. М: Юнити-Дана 2012 г.- стр. 8

На выбор способа обработки данных в ЭИС оказывает влияние большое количество факторов, связанных с объектом управления и управляющей системой. Множество вариантов построения технологического процесса обработки данных является многочисленным. Поэтому целесообразно выделять некоторые классы процессов.

При этом существенное влияние на классификацию оказывают возможные режимы обработки данных в вычислительных системах (ВС). Целесообразно выделять режимы работы и режимы эксплуатации вычислительных систем.

Режимы эксплуатации во многом связаны с повышением эффективности работы пользователей. Режимы работы в основном определяют эффективность работы ВС.

Эффективность работы ВС часто характеризуется ее производительностью. Большое влияние на производительность оказывает возможность совмещения в системе работы устройств ввода-вывода и центрального процессора. Эту возможность дает применение в системе многопрограммного режима работы. На повышение производительности влияет применение нескольких процессов. Этот режим работы системы называется многопроцессорным.

Существует режим пакетной обработки (off-line), (это сгруппированное количество ПП, называемое пакетом). Этот режим характеризуется минимальным вмешательством оператора, высокой эффективностью работы ВС, но долгое ожидание результата. Сократить ожидание можно за счет применения режима работы системы, называемого параллельной обработкой или квантованием времени для пакетной обработки. ¹¹ Титоренко Г.А. Информационные системы и технологии управлении. М: Юнити-Дана 2012 г.- стр. 15 Каждой прикладной программе из группы выделяется квант времени, по истечении которого управление передается следующей программе. Это дает возможность получить результаты по коротким программам до окончания обработки всего пакета. информационный технология управленческий производство

Еще больше увеличивает скорость ответа системы пользователю дает возможность непосредственного доступа, осуществляемого в оперативном режиме обработки (on-line). При многопрограммном режиме работы ЭВМ с использованием квантования времени и режима непосредственного доступа получается режим, именуемый разделением времени (time-sharing). ²² Душин В.К. Дашков И. К Теоретические основы информационных процессов и систем: Учебник 2014 г- стр. 32

Задачи, решаемые в АСУ :

- задачи, которые требуют немедленного ответа;

- задачи, допускающие определенную задержку ответа.

Для задач с немедленным ответом предназначен режим реального времени. Для него характерно - дистанционная обработка информации, или телеобработка.

Телеобработка используется иными режимами (например, для пакетного), позволяет передавать пакеты на обработку ЭВМ и использовать результаты пользователям на значительном расстоянии от нее. Для передачи данных часто используются каналы связи.

В зависимости от параметров решаемых задач делается выбор того или иного режима эксплуатации вычислительной системы. Использование непосредственного доступа с немедленной обработкой имеет смысл, если пользователь имеет доступ к какому-либо терминалу и в обработке участвует небольшой объем данных (информационной поиск и обработка сообщений).

Пакетный режим используется для больших объемов информации и неограниченности времени. Он сочетается с телеобработкой, что обеспечивает более быструю доставку результатов пользователю.

На внешних накопителях информации располагаются подготовленные и введенные в ВС данные в процессе хранения.

Идея, лежащая в основе организации системы хранения, во многом определяет технологию внутри машинной обработки данных.

Таким образом, рост переполненных информационных массивов, рост объема архивов данных на МН, что влечет за собой увеличение машинного времени и численности работников, говорит о целесообразности организациям хранить данные в виде банка данных, что оптимизирует внесение изменений в массивы.

В основном информация подлежит переработке, хранению, передаче, сбору, доведению до пользователей. Другая часть информации берется извне или генерируется внутри производства - процессы циркуляции и переработки информации (информационных процессах).

1.2 Информационные технологии и их составляющие

Выделяют следующие основные составляющие ИТ (одинаково характерные и для автоматизированных информационных систем):

1. Техническое обеспечение -- это аппаратные средства и средства коммуникации, обеспечивающие работу ИТ. Как правило, включают персональный компьютер, периферийные устройства, линии связи, сетевое оборудование и т.д. От технического обеспечения зависит главным образом характер сбора и передачи данных.

2. Программное обеспечение (ПО) непосредственно реализует функции накопления, обработки, хранения, отображения, поиска и анализа данных, обеспечивает взаимодействие пользователя с ЭВМ посредством пользовательского интерфейса. ПО находится в прямой зависимости от технического обеспечения.

3. Информационное обеспечение представляет собой совокупность проектных решений по видам, объемам, способам размещения и формам организации информации, циркулирующей в ИС.

4. Методическое обеспечение -- это комплекс нормативно-методических и инструктивных материалов подготовки и оформления документов по эксплуатации технических средств, организации работы специалистов-пользователей и технического персонала. ¹¹ Тельнова Ю.Ф. Информационные системы и технологии : Юнити-Дана 2012 г.-стр.152

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала информационной системы с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Таким образом, организационное и методическое обеспечение увязывают действия персонала по работе с техническими и программными средствами в единый технологический процесс.

5. Математическое обеспечение -- это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ автоматизированной информационной технологии.

Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации запасов материальных ресурсов и принятия оптимальных управленческих решений.

6. Правовое обеспечение -- собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании, внедрении и использовании ИТ. ¹¹ Тельнова Ю.Ф. Информационные системы и технологии : Юнити-Дана 2012 г.-стр.164

7. Лингвистическое обеспечение включает совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в ИТ, а также правил формализации естественного языка, включающих методы сжатия и раскрытия текстовой информации с целью повышения эффективности автоматизированной обработки информации и облегчающих общение человека с ЭИС. Они делятся на две группы: традиционные языки (естественные, математические, языки программирования и моделирования) и языки, предназначенные для диалога с ЭВМ (информационно-поисковые языки, языки СУБД, языки операционных сред и т.д.).

Информационные технологии характеризуются следующими свойствами:

1. Целесообразность. Внедрение ИТ не является самоцелью. ИТ реализуется с целью повышения эффективности производства (или иной деятельности) путем автоматизации тех бизнес-процессов, в которых большую роль играет надежность, своевременность и полнота информации.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности (операций), достигающих значимых для организации результатов. Примеры бизнес-процессов: закупка сырья, набор студентов, верстка номера газеты, принятие закона.

2. Системная полнота или целостность процесса. Процесс включает все элементы, обеспечивающие необходимую завершенность действий человека в достижении поставленной цели.

3. Регулярность процесса и высокая степень расчлененности его на однозначные фазы (стадии, этапы).

Однозначность фаз позволяет применять средние величины при их характеристике, а значит, осуществить стандартизацию и унификацию.

4. Взаимодействие с внешней средой.

5. Реализация во времени. Информационная технология должна соответствовать новым потребностям организации, реагировать на изменения бизнес-процессов и учитывать новые возможности технических средств и программного обеспечения.

Поэтому после внедрения ИТ, как правило, происходит ее постоянное развитие (модификация, изменение структуры, включение новых компонентов).

Структура информационной технологии.

Как отмечалось выше, ИТ внедряется для автоматизации определенных процессов циркуляции и переработки информации в некоторой предметной области.

Поэтому на реализацию информационной технологии (в частности, выбор аппаратного, программного, организационного обеспечения) влияют, в первую очередь, содержание этих процессов и особенности предметной области. Обычно работа над внедрением ИТ начинается с создания моделей предметной области.

Модели предметной области -- совокупность описаний, обеспечивающих взаимопонимание между пользователями (сотрудниками организации) и разработчиками. ¹¹ Громов Ю.Ю., Дидрих В.Е., Мартемьянов Ю.Ф Информационные технологии, М: Профи, 2011.-стр.56

ИТ строится на базе некоторой опорной технологии, которая включает:

- аппаратные средства;

- системное ПО (операционные системы, драйверы, системные утилиты);

- инструментальное ПО (системы управления базами данных, средства разработки программного обеспечения).

1.3 Классификация информационных технологий

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии.

Различают следующую классификацию информационных технологий:

В соответствии с методами и средствами обработки данных:

1. Глобальные - технологии, которые включают модели, методы, средства информационной базы в обществе.

2. Базовые - информационные технологии, которые ориентируются на конкретную область применения.

3. Конкретные - технологии, которые обрабатывают данные в процессе выполнения реальных задач пользователя.

В соответствии с обслуживаемыми предметными областями:

- Технологии с областью применения в бухгалтерском учете.

- Информационные технологии, которые используются для обеспечения банковской деятельности.

- Информационные технологии, область применения которых распространяется на налоговую деятельность.

- Информационные технологии для обеспечения страхования.

- Информационные технологии в области статистики.

В соответствии с видами обрабатываемой информации:

- Информационные технологии, обрабатывающие данные с помощью СУБД, алгоритмических языков, таблиц и процессоров.

- Информационные технологии, которые обрабатывают текст с помощью текстового процессора.

- Информационные технологии, обрабатывающие графические изображения с помощью графических процессоров.

- Информационные технологии, обрабатывающие знания с помощью экспортных систем.

- Информационные технологии, обрабатывающие объекты реального мира с помощью технологий «мультимедиа».

В соответствии с типами пользовательского интерфейса:

*ИТ, обслуживающие прикладной интерфейс.

*ИТ, обслуживающие системный интерфейс.

*ИТ, обслуживающие командный интерфейс.

*ИТ, обслуживающие WIMP - интерфейс.

*ИТ, обслуживающие SILK - интерфейс.



2. Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием

2.1 Роль информационных систем в управлении предприятием

В современных условиях производство не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, основанных на самых современных информационных технологиях. Постоянно изменяющиеся требования рынка, огромные потоки информации научно технического, технологического и маркетингового характера требуют от персонала предприятия, отвечающего за стратегию и тактику развития высоко технологического предприятия быстроты и точности принимаемых решений, направленных на получение максимальной прибыли при минимальных издержках.

Оптимизация затрат, быстрое реагирование производства на все возрастающие требования потребителей в условиях жесткой рыночной конкуренции не могут базироваться только на опыте и интуиции менеджеров. Необходим всесторонний контроль над всеми центрами затрат, математические методы анализа, прогнозирования и планирования. Применение информационных систем оказывает влияние на многие показатели организации. Ниже приведены некоторые из них.

1. Производительность труда (операционная эффективность). Для повышения производительности труда (скорости, стоимости и качества выполнения рутинных задач) в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием определяется оптимальный запас изделий на складе, отслеживается текущее количество. Производительность труда в офисе повышается за счет применения текстовых редакторов, систем настольного издательства и презентационной графики.

2. Функциональная эффективность. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки для повышения эффективности функций разрешения кредита, использует системы искусственного интеллекта, которые объединяют в себе мастерство лучших менеджеров по кредиту.

3. Эффективность бизнеса. Рыночные условия требуют от организаций постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. Весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникационных технологий, которые позволяют привлекать клиентов комфортными условиями, сокращением времени и стоимости их обслуживания, также повышать качество и оперативность работы менеджеров. Например, электронная коммерция, которая представляет собой обмен товарами между партнерами по бизнесу и включает электронный документооборот, электронную систему платежей и электронную торговлю. Увеличение эффективности бизнеса происходит через снижение стоимости и расширение потенциала рынка.

4. Качество обслуживания клиентов. Например, применение банкоматов, банкомат работает ежедневно 24 часа в сутки и позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

5. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. п. На основе современных информационных технологий информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена.

6. Возможность изменения основ конкуренции. Например, дистрибьютор журналов и газет, используя современные информационные технологии, фиксировал информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца и определил доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца. После сравнения полученных результатов он произвел группировку их по экономически и этнически-подобным районам и сообщил каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий, что позволило существенно увеличить доход.

7. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы дают мгновенный доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение поставленных задач, и содействуют привлечению клиентов за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который оказывает услуги в виде пластиковых карточек.

В период обострения конкуренции на рынке капиталов повышается социальная ответственность компаний. Применение передовых технологий способствует совершенствованию корпоративного управления, благодаря превращению стратегических знаний в ключевой ресурс успешного развития компании и повышению эффективности внутреннего контроля. В практике использования информационных систем в корпоративном управлении выделяются три главных аспекта:

стратегический менеджмент (strategic management);

управление системой внутреннего контроля (internal control management);

управление взаимоотношениями с акционерами, инвесторами и заинтересованными сторонами (shareholder/investor/stakeholder relations management).

1. Стратегический менеджмент. Организация продуктивного стратегического диалога между руководителями компании (членами совета директоров и топ - менеджерами) - важное условие повышения эффективности корпоративного управления. Руководители высшего звена должны совместно выбрать позицию, которая ляжет в основу корпоративной стратегии, определить главный источник конкурентного преимущества компании, обосновать важнейший метод применения бизнес - концепции, выявить уровень неопределенности и пр. Для того чтобы сформулировать и утвердить общий курс компании, высший менеджмент должен регулярно получать особую подборку объективных, взаимоувязанных отчетов, способных создать четкую картину ситуации, в которой находится компания. Информационная система, которая обеспечивает генерирование требуемых отчетов, решает следующие задачи:

достижение внутреннего единства используемых показателей, которые рассчитываются так, чтобы можно было проследить их формирование из первичных данных, характеризующих финансово-хозяйственные операции;

обеспечение максимальной актуальности информации;

индивидуализация отчетов в соответствии с потребностями и кругом полномочий конкретных пользователей;

использование во всех отчетах базового набора индикаторов эффективности, охватывающего наиболее важные составные части корпоративного бизнес - портфеля.

Для решения указанных задач автоматизируется и стандартизируется сбор данных, формирование отчетов и рассылка срочных сообщений о достижении ключевыми показателями определенных пороговых значений, свидетельствующих о кардинальных позитивных или негативных изменениях ситуации. Мгновенный доступ к данным о деятельности компании и к Web-заседаниям органов управления сотрудникам, которые могут находиться в разных городах и странах, предоставляют внутри корпоративные коммуникации (Интернет-системы).

2. Внутренний контроль. Система внутреннего контроля решает следующие задачи: ведение бизнеса (обеспечение эффективности и результативности операций); составление финансовой отчетности; существование компании в рамках, установленных нормативно-правовыми актами, правилами и стандартами. Она включает в себя: создание контрольной среды, оценку рисков, осуществление контрольных действий, обмен информацией, мониторинг. Выделяют три наиболее важных направления, в рамках которых разрабатываются инструменты, используемые руководителями в области внутреннего контроля:

· управление рисками (risk management);

· управление обеспечением информационной безопасности (information security management);

· управление выполнением требований законодательных и регулирующих органов (compliance management).

Системы управления рисками имеют особое значение для компаний, бизнес которых базируется на активном осуществлении инноваций (проведении научных исследований и опытно-конструкторских разработок, производстве новых товаров или услуг и внедрении передовых технологий) и для финансовых учреждений. В подготовке отчетности по управлению рисками проводится стандартизация сбора исходных данных, вводятся четкие алгоритмы их обработки, устанавливаются связи между ними, организовывается представление конечных интегрированных данных с разбивкой по видам операций, типам финансовых инструментов и пр.

Системы, управляющие обеспечением информационной безопасности, играют важную роль в компаниях, капитализация которых находится в тесной зависимости от стоимости нематериальных активов (интеллектуального капитала), и в корпорациях, которые обязаны обеспечивать конфиденциальность информации, представляющей коммерческую тайну. Особенно это касается компаний, осуществляющих электронное взаимодействие с поставщиками, покупателями, посредниками, и банков, предоставляющих онлайновые финансовые услуги.

Управление обеспечением информационной безопасности считается одним из ключевых элементов общекорпоративных информационных систем. В настоящее время в США, Великобритании, России и других развитых странах появились фирмы, которые занимаются созданием прикладных программ по обеспечению корпоративной информационной безопасности, сертифицированных согласно стандартам BS 7799 и ISO 17799.

Системы, управляющие выполнением требований законодательных и регулирующих органов, необходимы всем компаниям и банкам. В начале 2000-х гг. в развитых странах произошло усложнение и ужесточение нормативно-правовых актов, правил и стандартов, касающихся как корпоративного управления в целом, так и его различных аспектов.

Лидерами данного направления являются крупные производители бизнес программ (Oracle и PeopleSoft и др.), аудиторские фирмы, фирма Movaris, разрабатывающая программы по выполнению требований законодательства.

Компания Restricted Stock Systems производит специальную технологию, позволяющую своевременно отслеживать инсайдерские сделки, в которых участвуют акции с ограниченными правами и отсылать отчетность об этих операциях в Комиссию по ценным бумагам и фондовым биржам не позднее установленного срока.

2.2 Роль информационных технологий в управлении предприятием

К целям фирмы относятся: получение прибыли, выход на новый рынок, увеличение ее доли рынка и др. В этой связи для управления фирмой важно вовремя получать информацию, которая может помочь найти оптимальные пути достижения поставленных целей. Какая же информация необходима для управления фирмой?

Структура информационных ресурсов

Информационные ресурсы фирмы
Информация из внешней среды	Информация из внутренней среды
*экономическая ситуация	* рентабельность продаж
*демографическая ситуация	*загрузка мощностей
*политическая ситуация	*текучесть кадров
*ситуация на рынке	*изменение объема продаж
* налоги	*уровень дебиторской задолженности
*ценовая политика конкурентов	*себестоимость продукции
*потребители	*эффективность рекламы

Для управления фирмой требуется информация из внешней и внутренней среды фирмы. Фирма - это сложная и динамичная система, характеризующаяся большим объемом, интенсивностью и разнонаправленностью информационных связей между подсистемами и элементами, к тому же постоянно обменивающаяся с внешней средой различного рода информацией. ¹¹ Вдовин В.М., Суркова Л.Е., Шурупов А.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие, Дашков и К, 2012 г.-стр.52

Система управления фирмой состоит из управляющей части и управляемых процессов. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, т.е. управляемый процесс также оказывает воздействие на управляющую часть. Взаимовлияние и воздействие друг на друга обоих элементов системы управления осуществляются через передачу информации. Другими словами, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. Информационный контур

В рамках информационного контура передается информация о состоянии объекта управления (управляемого процесса) и управляющих воздействиях. Информационный контур, средства сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персонал, обслуживающий информационный контур, являются элементами информационной системы фирмы. ¹¹ Громов Ю.Ю., Дидрих В.Е., Мартемьянов Ю.Ф Информационные технологии, М: Профи, 2011 г-стр.56 В задачи информационной системы организации входят:

* обеспечение процесса принятия решений;

* предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте;

* оптимизация системы управления, повышение ее эффективности;

* создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией;

* структурирование информации и др.

Вид и характер информационной системы зависят от ряда факторов, таких, как вид деятельности фирмы, характер и процесс принятия управленческих решений, организационная структура фирмы, корпоративная культура, состав персонала. Информационная система полностью повторяет структуру управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические и тактические информационные системы, а также информационные системы оперативного управления. Соответственно пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.

Таким образом, информационные технологии управления позволяют решать множество задач управления фирмой, но прежде всего это - учет, анализ и принятие решений. В современных условиях ни одна компания не может быть эффективной вне использования информационных технологий в своей деятельности. 30% времени работники тратят на поиск и согласование документов. При этом 6% документов в организации безвозвратно теряется. 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Производительность труда персонала при использовании электронного документооборота возрастает на 25-30%.

Западные аналитики ставят российских менеджеров на одно из последних мест в Европе по способности правильно распоряжаться и управлять информацией. 80% российских технологий, бывшими передовыми 10 лет назад, не соответствует современным требованиям.

2.3 Классификация управленческой информации

Рассмотрим классификацию управленческой информации.

По содержанию информация делится на:

- Научно-техническую информацию, которая содержит данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках предприятия внутри и вовне.

- Экономическую информацию, которая содержит данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

- Оперативно-производственную информацию, содержащая данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

- Административную или деловую информацию различного содержания. Главной частью такой информации является информация по кадрам.

- Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

- Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно.

Такой информацией являются прайсы, тарифные ставки, должностные оклады, штатные расписания, плановые показатели. Данная информация является основной в управленческой деятельности любой организации. Она требует соответствующей фиксации и хранения. В настоящее время вышеупомянутая информация хранится на компьютерах и специальных флешь накопителях.

Переменная информация отражает динамику процессов в производстве и хозяйственной деятельности. Именно по этому ее сбор и обработка составляет сложность..

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную).

Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Только в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Пример: информация о ликвидности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную.

Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. ¹¹ Громов Ю.Ю., Дидрих В.Е., Мартемьянов Ю.Ф Информационные технологии, М: Профи, 2011 г стр. 58 Эта информация представляется виде статистической и бухгалтерской отчетности. Самым распространенным способом систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ состоят из информации, которая является важной для руководителей и специалистов организации. СИФ позволяет сэкономить время на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Только созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается.

Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (природные катаклизмы, аварии, пожары и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (статистическая, собираемая в определенные сроки и форме для предоставления части ее в государственные органы).

По возможностям закрепления и хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится очень долго, не искажаясь); не фиксируемая (хранится какое-то время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без нее трудно обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная информация используется в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и дает возможность принимать решение.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

По порядку предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Следует обратить внимание, что для руководителей высшего звена важна информация в основном общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Необходимо стремиться, чтобы руководитель мог своевременно получать необходимую детализированную информацию от всех работников предприятия, а не толь от прямо подчиненных.

На рисунке 3 приведена классификация управленческой информации по аспектам управления, по характеру восприятия, по форме представления, по источникам возникновения, по времени ее использования, по отношению к системе, по возможности использования.



Рис. 3. Классификация управленческой информации



Заключение

На сегодняшней день невозможно представить развитие любой организации без информации как социально-экономического, технического, технологического ресурса. Таким образом, высказывание «кто владеет информацией, тот владеет миром» имеет огромное значение и смысл. Для информации как ресурса характерно ее неисчерпаемость, возможность параллельного использования, сохранность, простота передачи.

Все мы организовываем свою деятельность в целях - исполнить задание и поручение, уменьшить или предотвратить дублирование действий, обеспечить стабильность. Информационные системы создаются для обеспечения этих целей. Кроме того, ИС дают конкретные преимущества перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Внутриорганизационные плюсы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Помимо всего этого, информационные системы положительно влияют на качество продукта или услуги, увеличивая их документальную базу и сервис.

Интернет дает большие возможности: получение и обмен различной информацией в короткий промежуток времени, что сокращает затраты рабочего времени. В дальнейшем, полученная таким образом информация используется в работе организации.

Следовательно, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог процветания и стабильности любой организации.

В тоже время, нельзя говорить о полном переходе к электронной форме информации, связанным не с ограничениями современных информационных технологий, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Сложной задачей является построение единой системы, отвечающей требованием всей организации. ИС может объединять программные обеспечения всех подразделений в одну интегрированную программу, которая работает на основе одной базы данных и позволяет обмениваться информацией. Такие ИС широко используются в муниципальных администрациях, где много управлений, отделов и секторов.

Правильно установленная система, обучение персонала работе с ней, в дальнейшем принесет компании много выгоды.



Список литературы

1. Титоренко Г.А. Информационные системы и технологии управлении. М: Юнити-Дана 2012 г.

2. Давыдова Т.Ю., Шелобаев С.И., Арсеньев Ю.Н. Информационные системы и технологии. М: Юнити-Дана 2012 г.

3. Душин В.К. Дашков И. К Теоретические основы информационных процессов и систем: Учебник 2014 г.

4. Тельнова Ю.Ф. Информационные системы и технологии : Юнити-Дана 2012 г.

5. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределённые информационные системы: М: Профи 2011 г.

6. Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие: Юнити-Дана 2012 г.

7. Громов Ю.Ю., Дидрих В.Е., Мартемьянов Ю.Ф Информационные технологии, М: Профи, 2011 г.

8. Вдовин В.М., Суркова Л.Е., Шурупов А.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие, Дашков и К, 2012 г.

9. Мировые информационные ресурсы: учебное пособие/А.М. Блюмин, Н.А.Феоктистов; Ин-т гос. упр., права и инновац. технологий -М.:Дашков, 2011 г.

Размещено на Allbest.ru

...