Моделирование проектируемой базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В настоящие время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управления данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы - различные характеристики этих объектов - атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнить 4 простейшие операции с данными:

добавить в таблицу одну или несколько записей;

удалить из таблицы одну или несколько записей;

обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменение в таблицах.



1. Аналитическая часть

1.1 Обзор предметной области

Предметная область - это часть реального мира, данные о которой мы хотим отразить в базе данных. В качестве предметной области в данной работе используется зоопарк. Предметная область бесконечна и содержит как существенно важные понятия и данные, так и малозначащие или вообще не значащие данные. Так, в предметной области зоопарк, понятия «животные», «обязанности», «суточное потребление корма» являются существенно важными понятиями, а понятия «дата рождения», «источник поступления» - менее важными. Однако, с точки зрения отдела кадров эти данные являются существенно важными. Таким образом, важность данных зависит от выбора предметной области.

В предметной области зоопарк выделен ряд следующих основных понятий (сущностей), касающихся данной предметной области, а так же ряд основных характеристик этих понятий:

Вид

Континент обитания

Название вида

Семейство

Суточное потребление корма

Животное

Кличка

Дата рождения

Источник поступления

Помещение

Название комплекса

№ помещения

Наличие отопления

Наличие водоема

Размещение

Количество животных

Сотрудники

ФИО

Обязанности

Дата рождения

Для исследования данной предметной области и построения инфологической модели, в общем, был использован материал о специфике работы подобных учреждений, а так же, в частности, материал об обязанностях сотрудников, материалы о животных.

проектирование тестирование моделирование

1.2 Моделирование проектируемой БД

Модель предметной области - это наши знания о предметной области.

Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел в компании и т.п. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Модель предметной области описывает скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений.

И так, как говорилось выше, для начала работы над созданием БД по предметной области «Зоопарк» были выделены основные сущности и их основные характеристики. Дальнейшие действия - это составление инфологической модели по данной предметной области с учетом связей между сущностями, данная модель представлена на следующем рисунке.

При составлении данной схемы учтены виды связи, которые определены по смыслу для объектов данной предметной области.

Возможные связи.

«один-к-одному» - каждому экземпляру первой сущности соответствует только один экземпляр второй сущности.

«один-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут соответствовать несколько экземпляров второй сущности, но не наоборот. Связь «один-ко-многим» подразумевает, что одна сущность является главной (сущность находящаяся со стороны 1), а вторая - подчиненной (сущность находящаяся со стороны N), каждому экземпляру главной сущности могут соответствовать много экземпляров подчиненной.

«многие-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут соответствовать несколько экземпляров второй сущности, и наоборот.

И так, сущности «вид» и «животное», «помещение» и «сотрудники», «вид» и «размещение», «помещение» и «размещение» (главные сущности записаны первыми, подчиненные вторыми).

1.3 Разработка технического задания

ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка ведется в соответствии с заданием по выполнению дипломной работы по теме «Разработка базы данных «Зоопарк».

НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка предназначена для хранения и использования информации по предметной области зоопарк. С помощью данной разработки можно вести учет животных и сотрудников, а так же вносить и изменять все необходимые данные, использованные в данной предметной области.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАМНОМУ ИЗДЕЛИЮ

Данная БД должна иметь таблицы, запросы, формы и отчеты. Пользователь должен иметь возможность вносить, изменять и удалять необходимые ему данные. Для осуществления данной цели, и для удобства использования, в БД помимо самих таблиц (в которых можно изменять данные, но неквалифицированному сотруднику делать это крайне затруднительно) должны быть созданы формы. Для получения выборочной информации, с определенными условиями, в БД должны быть созданы запросы. Для вывода информации на принтер в БД создаются отчеты. Помимо всего выше сказанного, итогом работы над БД, является создание так называемой кнопочной формы, которая представляет собой набор кнопок, открывающих доступ ко всем объектам БД, тем самым, облегчая работу в ней.



2. Конструктивная часть

2.1 Нормализация структуры БД

После того, как построена инфологическая модель, наступает этап нормализации структуры БД, суть которой заключается в составлении схемы таблиц с указанными связями. Для того, чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть уникальное поля. Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться.

Для указания уникального поля используется понятие ключевого поля. При создании структуры таблиц одно поле можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключем.

Как правило, уникальное поле создают искусственно. Для этого нужно первым свойством каждой сущности указать номер отдельного экземпляра по порядку. Это поле должно иметь тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производятся автоматически. Связь между таблицами будет вестись в дальнейшем именно по этому полю.

Нормализация представляет собой построение так называемой концептуальной модели БД, которое сводится к представлению инфологической модели в терминах выбранной СУБД (в данном случаи Access). Концептуальная модель имеет вид, немного отличающийся от инфологической, но строится на основе инфологической.

В концептуальной модели используются другие термины: вместо «сущности» используется термин «таблица», вместо «свойства» - «поле».

Особенностью концептуальной модели является наличие связей, которые здесь показываются явно. Связи проводятся между соответствующими полями, созданными еще в инфологической модели для формирования связей «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Концептуальная модель по предметной области «Зоопарк» приведена на рисунке ниже.

В каждую подчиненную таблицу для построения связи должно быть внесено ключевое поле из главной таблицы.

2.2 Разработка таблиц БД

Следующим шагом в создании БД является разработка таблиц и дальнейшая работа над ними непосредственно уже в самой программе (данная операция называется построением физической модели БД).

Объектами физической модели являются таблицы и поля с типами данных, определенными для выбранной СУБД.

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Одна из самых популярных - находящаяся в составе пакета Microsoft Office система управления базами данных Access.

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы), задавать их структуры, меняться свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Пользователь базы - это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

И так для создания таблиц воспользуемся конструктором таблиц. (проанализируем ход построения на основе таблицы «вид»).

Вносим в поле «имя поля» название полей, а в поле «тип данных» тип данных в соответствии с выбранными характеристиками (к примеру: если поле «Континент обитания», то тип данных - текстовый). Следует учесть что первым полем должно быть ключевое поле «код вида», тип данных этого поля «счетчик». Чтобы это поле стало ключевым нужно в вкладке «конструктор» нажать на значок ключа под которым написано «ключевое поле». Далее поля вводятся по смыслу.

Функциональное назначение каждой таблицы приведено ниже в табл.2.1

Таблица 2.1 Функциональное назначение таблиц

Название таблицы	Функциональное назначение
Врач	Данная таблица предназначена для введения информации о видах животных в зоопарке, а именно она содержит континент обитания, название вида, семейство, суточное потребление корма.
Размещение	Данная таблица предназначена для введения информации о количестве животных в зоопарке.
Помещение	Данная таблица предназначена для введения информации о названиях комплексов, № помещений, наличия отопления и водоема.
Животное	Данная таблица предназначена для введения информации о кличках животных и их дате рождения, а так же источник поступления.
Сотрудники	Данная таблица предназначена для введения информации о сотрудниках зоопарка, а именно ФИО сотрудников, их обязанности и дата рождения.

В результате создания всех таблиц получим следующее (поля и типы всех полей видны из рисунков):



Рис. 2.2 Таблица «Вид»

Рис. 2.3 Таблица «Размещение»

Рис. 2.4 Таблица «Помещение»

Рис. 2.5 Таблица «Животное»



Рис. 2.6 Таблица «Сотрудники»

После создания таблиц необходимо установить связи между ними (для того, чтобы создать связи, нажимаем вкладку «работа с базами данных», затем «схема данных», добавляем таблицы, и затем сопоставляем соответствующие поля главных и подчиненных таблиц), после установления связей получаем следующую схему:

Рис.2.7 Схема данных



Затем заполняем созданные таблицы (причем, заполняем сначала главные таблицы). В результате заполнения всех созданных таблиц получим:

Рис. 2.8 Заполненная таблица «Вид»

Рис. 2.9 Заполненная таблица «Размещение»

Рис. 2.10 Заполненная таблица «Помещение»



Рис. 2.11 Заполненная таблица «Животное»

Рис. 2.12 Заполненная таблица «сотрудники»

2.3 Конструирование визуальных форм

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы данных.

Для создания форм необходимо открыть в БД вкладку «создание» выбрать в разделе «формы» подраздел «другие формы» и выбрать там из списка «мастер форм» (Microsoft Office 2010). К примеру, рассмотрим создания формы врач. После того как открылся мастер форм из появившегося списка таблиц и запросов выбираем таблицу животное. Затем из списка полей данной таблицы выбираем все поля (с помощью кнопки >>), нажинаем кнопку «Далее». Дальше выбираем внешний вид формы, в данном примере выбираем «в один столбец», жмем «Далее», появляется список стилей, оставляем «стандартный», жмем «готово». Далее необходимо заменить поле код вида на поле содержащие непосредственно название вида. Для этого открываем созданную форму в режиме конструктор, удаляем поле «код вида», на вкладке «Элементы управления» нажимаем кнопку «Поле со списком» и вставляем поле на то место, где было поле «код вида». После вставки открывается меню «Создание полей со списком», сразу жмем «Далее», не изменяя ни чего, теперь из списка таблиц выбираем таблицу «вид», «Далее», выбираем поле название вида, «Далее», пропускаем сортировку («Далее»), «Готово». Теперь создадим кнопки вперед/назад, которые листают записи соответственно вперед и назад. Для создания данных кнопок нажимаем на панели «элементы управления» на значок «Кнопка» (значок «ххх») вставляем в нужное место на форме, после вставки открывается меню настройки кнопки, в меню выбираем Категории: «переход по записям», Действие: «предыдущая запись» (создаем кнопку «назад»), жмем «Далее», выбираем «Рисунок», «Далее», вписываем название кнопки «Назад», «Готово». Аналогично создаем вторую кнопку, кнопку «Вперед», только выбираем действие «следующая запись». После создания кнопок, сохраняем форму. Форма животное создана.

Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики форм созданных в БД «Зоопарк».

Таблица 2.2 Формы и их характеристики

Название формы	Тип форм	Наличие подчиненных форм	Элементы управления
Форма «Животное»	форма в один столбец	Нет	Кнопки «Вперед»-«Назад»
Форма «Вид»	однотабличная ленточная форма	Нет	Кнопки «Вперед»-«Назад»
Форма «Вид 2»	Многотабличная форма в табличном виде	Есть подчиненная форма животное	Кнопки «Вперед»-«Назад»

Примеры некоторых форм:



Рис. 2.13 Форма в один столбец «Животное»

Рис. 2.14 Однотабличная ленточная форма «Вид»



Рис. 2.15 Многотабличная форма в табличном виде «Вид 2»

2.4 Разработка запросов

Запрос - это удобное и гибкое средство доступа к данным. Для одной и той же таблице можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима в данный момент.

Рассмотрим процесс создания запроса на выборку с вычисляемым полем «Возраст к 2010году» (с помощью конструктора). Вкладка - «Создание», «Конструктор запросов», выбираем таблицы помещение и сотрудники, перетягиваем поля название комплекса, ФИО, дата рождения. В четвертом столбце записываем формулу: Возраст к 2010 году: 2010-[Дата рождения] (формула пишется без пробелов, в квадратных скобках пишется «год рождения», в последующем в формулу вместо этой фразы будет подставляться числовое выражения года рождения для каждого из пациентов, а при вычете из текущего года, года рождения пациента, устанавливается его возраст, вот суть работы запроса возраст пациентов). «Сохранить». Запрос готов. (Запрос возраст к 2010 году, вид в конструкторе, - рис.2.16).

Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики запросов созданных в БД «Зоопарк».

Таблица 2.3 Запросы и их характеристики

Название	Задачи, выполняемые запросом	Тип запроса	Перечень использованных таблиц, вычисляемых полей, условие отбора, использование группировки, групповая операция, обновление
Запрос итоговый	Определяет средний возраст животных	Итоговый запрос	Таблицы: вид, животное. Групповая операция: название вида - группировка, дата рождения - Avg
Название	Задачи, выполняемые запросом	Тип запроса	Перечень использованных таблиц, вычисляемых полей, условие отбора, использование группировки, групповая операция, обновление
Запрос итоговый 2	Определяет общее количество животных в каждом комплексе	Итоговый запрос	Таблицы: помещение, размещение. Групповая операция: Название комплекса - группировка, количество животных - sum
Запрос с вычисляемым полем	Определяет возраст сотрудников к 2010 году	На выборку с вычисляемым полем	Таблицы: помещение, сотрудники Вычисляемое поле: Возраст (Возраст к 2010 году: 2010-[Дата рождения])
Запрос с параметром	Позволяет определить возраст больше нужного нам	На выборку с параметром и условием	Таблицы: помещение, сотрудники Условие отбора: >[Введите дату рождения]
Запрос с условием	Позволяет найти животных, чей возраст меньше либо равен 2010	На выборку с параметром и условием	Таблицы: вид, животное Условие отбора: <=2010
Запрос на удаление	Удаляет данные в соответствии с условием	На удаление	Таблица: вид Условие отбора: >"15"
Животное запрос	Создает таблицу возраст животных	На создание таблицы	Таблица: животное Условие отбора: [2013]-[Дата рождения]

Примеры запросов:

Рис. 2.16 Запрос итоговый



Рис. 2.17 Запрос с вычисляемым полем

Рис. 2.18 Запрос с параметром



Рис. 2.19 Запрос с условием

Рис. 2.20 запрос на создание таблицы «Животное Запрос»



Рис. 2.21 Запрос на выборку

Рис. 2.22 Запрос на удаление



2.5 Разработка отчетов

Отчет - специальный объект, предназначенный для ввода информации из базы данных на принтер. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ. В отчетах данные формируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Рассмотрим процесс создания отчета на примере отчета «Вид» (создаем с помощью мастера). Вкладка - «Создание», «Отчеты», «мастер отчетов». В открывшемся мастере выбираем таблицу вид, и поля название вида, кличка, дата рождения (полей должно быть не более 3, иначе они не вместятся). «Далее», «Далее», «Далее», вид макета: табличный, стиль: стандартный, «Далее», вводим название отчет вид, «Готово». Отчет создан. Теперь можно отредактировать его в конструкторе, подгоняем размеры полей, сохраняем, отчет готов.

Далее приведена таблица, отражающая основные характеристики отчетов по БД «Зоопарк».

Таблица 2.4 Отчеты и их характеристики

Название	Назначение	Тип	Перечень используемых таблиц, полей и запросов	Описание изменений, внесенных в конструкторе
Животное	Позволяет вывести информацию о животных на принтер	Однотабличный отчет	Таблица: животные Поля: кличка, дата рождения, источник поступления	Изменение расположения объектов отчета.
Запрос с вычисляемым полем	Позволяет вывести информацию о сотрудниках из БД на принтер	Отчет по запросу	Запрос: Запрос с вычисляемым полем Таблица: Сотрудники Поля: ФИО, дата рождения, возраст к 2010 году	Изменение расположения объектов отчета.
Вид	Позволяет вывести информацию о виде из БД на принтер	Много табличный отчет по двум таблицам	Таблицы: вид, животное Поля: название вида, кличка, дата рождения	Изменение расположения объектов отчета.

Ниже приведены примеры отчетов:

Рис. 2.23 Многотабличный отчет по двум таблицам «Вид»



Рис. 2.24 Однотабличный отчет «Животное»

Рис. 2.25 Отчет по запросу «Запрос с вычисляемым полем»

2.6 Разработка кнопочной формы

Главная кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками, которая позволяет обращаться к ранее созданным объектам базы данных из одного окна. В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Ниже приведена таблица, характеризующая кнопочную форму БД «Зоопарк».

Таблица 2.5 Характеристики кнопочной формы БД «Зоопарк»

Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список отчетов	Отчет «вид»	При нажатии на соответствующие кнопки открываются необходимые пользователю отчеты. Все они представляют собой некую совокупность информации и позволяет передать необходимую информацию на принтер.	-
	Отчет «животное»		-
	Отчет «запрос с вычисляемым полем»		-
	Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме.	-
Список запросов	Запрос Животное Запрос	Позволяет получить информацию о дате рождении животных. При нажатии на соответствующую кнопку, открывается, по средствам макроса, запрос «Животное запрос».	Для открытия данного запроса разработан макрос животное запрос.
	Запрос итоговый	Позволяет получить информацию о среднем возрасте животных.	Для открытия данного запроса разработан макрос итоговый
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список запросов	Запрос итоговый 2	Позволяет получить информацию о сумме животных в комплексе	Для открытия данного запроса разработан макрос итоговый 2
	Запрос с вычисляемым полем	Позволяет получить информацию о возрасте сотрудников к 2010 году	Для открытия данного запроса разработан макрос Запрос с вычисляемым полем
	Запрос с параметром	Позволяет выбрать сотрудников, чей возраст меньше нужного нам	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос с параметром
	Запрос с условием	Позволяет получить информацию о том, чья дата рождения животных меньше или равен 2010	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос с условием
	Запрос на удаление	Позволяет удалить информацию о том, чье суточное потребление корма больше 15	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос на удаление
	Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список таблиц	Таблица «Вид»	При нажатии на соответствующие кнопки открывается необходимые пользователю таблицы. Во всех таблицах, при необходимости, можно производить различные изменения и дополнения данных.	Для открытия данной таблицы разработан макрос вид
	Таблица «Животное»		Для открытия данной таблицы разработан макро сживотное
	Таблица «Количество животных»		Для открытия данной таблицы разработан макрос количество животных
	Таблица «Помещение»		Для открытия данной таблицы разработан макрос помещение
	Таблица «Размещение»		Для открытия данной таблицы разработан макрос размещение
	Таблица «Сотрудники»		Для открытия данной таблицы разработан макрос сотрудники
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список таблиц	Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Список форм	Вид подчиненная форма	При нажатии на соответствующие кнопки, открываются интересующие пользователя формы. Предназначены формы для упрощения ввода и изменения данных	-
	Животное подчиненная форма		-
	Помещение		-
	Помещение 1		-
	Форма «Вид»		-
	Форма «Вид» 2		-
	Форма «Животное»		-
	Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Выход	Данная кнопка позволяет произвести выход из приложения	-



Ниже приведен рисунок непосредственно самой кнопочной формы БД «Зоопарк».

Рис. 2.26 Кнопочная форма базы данных «Зоопарк»



3. Экспериментально-прикладная часть

3.1 Тестирование системы

Для тестирования системы приведем два примера:

В качестве первого примера для тестирования системы попробуем изменить данные в форме животное подчиненная форма, в поле «дата рождения» (данное поле является числовым). Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.1 Тестирование системы на примере формы животное подчиненная форма

Этапы тестирования Описание тестового примера	Проверка в нормальных условиях	Проверка в экстремальных условиях	Проверка в исключительных ситуациях
Перечень требований к системе	Система должна нормально отреагировать на изменение данных, данные должны изменить во всех разделах, где они были применены ранее.	Система должна отреагировать и откорректировать данные.	Система должна предупредить пользователя об ошибке.
Перечень данных вводимых пользователем	Изменяем данные с 1998 на 1300	Вводим данные: а)0,00000000098 б)0,999999999999	Вводим в данное поле следующие: тысяча девятьсот девяносто восьмой
Описание ошибок при вводе данных и реакции системой на них	Ошибок при вводе данных нет (если запустить запрос на обновление «Дата рождения» то и поле «Дата рождения» изменит свое значение в соответствии с введенными данными)	а) при вводе этих данных, а точнее после сохранения изменений, система сама округляет введенное число до 0. б) при вводе этих данных, а точнее после сохранения изменений, системасама округляет введенное число до 1.	При нажатии «сохранить», система незамедлительно сообщает об ошибке: Введенное значение не подходит для данного поля. Также система приводит ряд примеров возможных ошибок. (см. рис.3.1)

Рис. 3.1 Ошибка при вводе некоторых данных

В качестве второго примера для тестирования системы попробуем вводить данные в запрос «с параметром», который позволяет отобрать сотрудников по дате рождения. Этот запрос на выборку с параметром (см. рис.3.2). Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.2 Тестирование системы на примере запроса с параметром

Этапы тестирования Описание тестого примера	Проверка в нормальных условиях	Проверка в экстремальных условиях	Проверка в исключительных ситуациях
Перечень требований к системе	Система должна нормально отреагировать на ввод данных и найти информацию.	Система должна отреагировать на несоответствие.	Система должна предупредить пользователя об ошибке.
Перечень данных вводимых пользователем	Вводим в появившиеся окно дату рождения «1978»	Вводим дату рождения «1978», но уже через пробел «1 9 7 8»	Вводим следующее: (например, пользователь вводит дату рождения последними цифрами). 78
Описание ошибок при вводе данных и реакции системой на них	Ошибок нет. Появляется соответствующая дате рождения таблица с данными.	Ошибок нет. Система находит нужную таблицу.	Система не сообщает об ошибке, но выдает пустую таблицу. (То же происходит при введении несуществующей даты). Рис. 3.3

Рис. 3.2 Запрос «с параметром»

Рис. 3.3 Пустая таблица при вводе несоответствующих данных



Руководство пользователя

Пользователь при работе в БД, в основном, имеет дело с кнопочной формой, поэтому логично будет рассмотреть руководство пользователя непосредственно по работе с ней.

При запуске БД перед пользователем открывается главная кнопочная форма (рис.3.4).

Рис. 3.4 Главная кнопочная форма

Кнопочная форма позволяет получить доступ к таблицам, запросам, формам и отчетам. При щелчке на кнопку, расположенную на форме, открывается соответствующий объект.

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки « список таблиц» открывается окно, содержащие список таблиц (рис3.5).



Рис. 3.5 Список таблиц

При нажатии в списке таблиц на кнопки таблиц (к примеру, таблица «Вид») открывается соответствующая таблица (рис.3.6).

Рис. 3.6 Таблица «Вид»

(Следует отметить, что ввод данных можно производить и непосредственно в таблицы, но рядовому сотруднику лучше это делать в форме).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «список запросов» открывается окно, содержащие список запросов (рис.3.7).



Рис. 3.7 Список запросов

При нажатии в списке запросов на кнопку запрос (к примеру, «запрос с вычисляемым полем») открывается соответствующий запрос (рис.3.8).

Рис. 3.8 Запрос с вычисляемым полем

(Подробно функции запросов рассматривались в предыдущих разделах, каждый запрос извлекает необходимую информацию и предоставляет ее пользователю).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки « список форм» открывается окно, содержащие список форм (рис3.9).



Рис. 3.9 Список форм

При нажатии в списке форм на кнопку форма (к примеру, «Вид») открывается соответствующая форма (рис.3.10).

Рис. 3.19 Форма «Вид»

(Формы позволяют вводить, изменять и удалять необходимые данные).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «Список отчетов» открывается окно, содержащие список отчетов (рис.3.11).

Рис. 3.11 Список отчетов

При нажатии в списке отчетов на кнопку отчет (к примеру, «Вид») откроется соответствующий отчет (рис.3.12).

Рис. 3.12 Отчет «Вид»

(Формы позволяют пользователю отправить необходимую информацию на печать).

Возврат к главной кнопочной форме из любого списка осуществляется с помощью нажатия кнопки «Назад» (рис.3.13).



Рис. 3.13 Кнопка «Назад»

Выход из приложения осуществляется путем нажатия на главной кнопочной форме кнопки «Выход» (рис.3.14).

Рис. 3.14 Кнопка «Выход»

При работе с БД пользователь должен учитывать, то поля с конкретными данными типами данных нужно вводить соответствующие данные (то есть, к примеру, нельзя вводить текст в поля с типом данных числовой, и наоборот) иначе программа будет выдавать ошибки. Однако стоит отметить, что программа сама предупредит пользователя об ошибке, и укажет возможные несоответствия при вводе данных.



Заключение

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблица для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном дипломном проекте база данных для решения задач документооборота в зоопарке, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, нами были созданы:

- 5 таблиц;

- 9 запросов;

- 6 форм;

- 3 отчета.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.



Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002 - СПб.: БХВ-Петербург, 2012

2. Бондарева Г.А., Сахаров Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2010

3. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами, Москва, 2009г.

4. Мейер М. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 2009.

5. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.

6. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. - М.: Мир, 2010.

Размещено на Allbest.ru

...