Роль информации в работе организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Роль информации в работе организации

информационный электронный автоматизация учет

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Передача информации и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современных компьютеров и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих организаций, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих филиалов, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм системы обработки информации позволяют решать задачи разного характера (торгово-закупочные, бухгалтерские и складские операции, автоматизация учета, организации технологического процесса и т.п.). Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий продукцией, поступающей с внешних и внутренних складов по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений, обеспечивающих снижение издержек и повышение эффективности организации.

Большое значение имеет информация о возникновении отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Соответственную роль в принятии решений играет дополнительная информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, законах, новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями, вырабатываемых управленческих решений.

- по объекту и качеству - краткость и четкость, своевременность поступления;

- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Аптечная деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фармацевтической отрасли. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями спроса и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.

Изменения условий деятельности, необходимость адекватного приспособления к ним торговой системы, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействия. Речь, прежде всего, идет о принципах, функциях, методах, организационной структуре, которые порождены организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений и широким использованием новейших достижений научно-технической революции.

Фармацевтические торговые и производственные организации в настоящее время в условиях рыночной экономики нуждаются в оперативном получении информации, ее обработке и в использовании результатов ее анализа в процессе своей деятельности. Разработка полноценной системы управления в фармацевтических организациях представляет собой ключевой момент.

Организационная структура фармацевтических организаций, в большинстве случаев, представляет собой систему, состоящую из множества удаленных друг от друга филиалов с централизованным органом учета и контроля. В таких условиях осуществление оперативного обмена информацией и документооборота становится наиболее важной задачей.

Современный уровень развития диктует новые требования к подходам в управлении. Автоматизация торгово-закупочных операций сводит «на нет» пресловутый «человеческий фактор», т.е. уменьшает риск возникновения ошибок. Это особенно важно для фармацевтической торговли.

Большой проблемой в современных условиях российской экономики является быстрое донесение важной информации филиалам организации, оперативные расчеты с поставщиками и клиентами. Современные условия требуют, чтобы расчеты совершались практически «день-в-день», чтобы избежать потерь денежных средств и задержек поставок в результате инфляционных процессов.

Единственным решением этих проблем является разработка и внедрение так называемых информационных технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Относительно низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения информационных технологий, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше компьютеры не использовались из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится аптечная деятельность, где применение информационных технологий позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации.

Основные направления использования информационных технологий в современном фармацевтическом бизнесе.

Среди основных направлений развития современных информационных технологий в обеспечении развития фармацевтического бизнеса можно выделить:

Коммуникации (средства приема/передачи данных)

Автоматизация документооборота

Автоматизация бухгалтерского учета и планирования

Разработка систем принятия решений

Автоматизация банковских операций

Создание автоматизированных рабочих мест

Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе вычислительной техники.

Огромное значение в автоматизации работы организации имеет объединение существующих автоматизированных рабочих мест в единую информационную систему организации.

Технические средства реализации информационных технологий.

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время успешно применяются, персональные компьютеры.

Для организации единой компьютерной системы организации отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные вычислительные сети представляют собой системы распределенной обработки данных, при помощи общего канала связи можно объединять от десятков до сотен рабочих единиц, включающих персональные компьютеры, принтеры и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных устройств (шлюзов, мостов и маршрутизаторов).

Относительно простота и небольшая стоимость ЛВС, обеспечивают широкое применение сетей в автоматизации аптечной деятельности, делопроизводства, для создания распределенных управляющих и информационно-справочных систем.

Кроме чисто технических средств для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (Software).

Программные средства являются тем инструментом, который обеспечивает функционирование технических средств и реализацию задач информационных технологий.

В настоящее время разработано огромное число программных средств, направленных на решение большинства задач любой организации. Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программной системы для решения специфических задач организации, так как объединение разрозненных программных средств в единое целое в большинстве случаев невозможно.

Коммуникации

Коммуникации играют самую важную роль в функционировании организации. Как показывают исследования, для обеспечения организации необходимой информацией и для передачи исходящей информации в другие филиалы организации управляющий персонал организации расходует более 70% своего рабочего времени.

Для обеспечения оперативного обмена информацией, электронными документами и т.п., существует электронная почта и глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью услуг сети Интернет, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдалении.

Система электронной почты предусматривает передачу сообщений, баз данных и электронных документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

Преимуществами специализированной электронной системы передачи и обработки данных по сравнению с другими способами передачи информации (электронная и обычная почта, Internet, курьеры, факс, телефон, телеграф и пр.) являются следующие детали:

Индивидуальное применение, т.к. специфическими компонентами Систем передачи данных является сервер. Сервер - это аппаратно-программная система, обычно являющаяся достаточно мощным компьютером, спроектированным специально как сервер. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных, кокретно для каждого зарегистрированного пользователя;

Очень высокая скорость передачи данных в независимости от удаленности абонента - документ доставляется адресату через несколько секунд после того, как отправлен;

Существенно сокращается время соединения, т.к. клиент запрашивает уже конечную информацию, информация актуальна, т.к. передается напрямую;

Спецификация повышает удобство и непринужденность в работе с документами и базами данных;

Исключительная дешевизна электронного обмена (зачастую это вообще бесплатная услуга) для передачи сообщений в любые регионы (включая другие страны).

Автоматизация документооборота

Внедрение систем автоматизации документооборота приводит к возникновению концепции «электронного документа» и «безбумажной технологии». Такие электронные документы существуют только в электронном виде, т.е. создаются, обрабатываются и пересылаются с помощью компьютеров, хотя и существует возможность создания так называемой «твердой копии», т.е. возможности печати документа на бумаге.

Ведение документации по этой схеме предоставляет следующие преимущества:

Минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности);

Отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т.п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п.;

Отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т.д.;

Ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.);

Появляется возможность организовать совместную работу нескольких сотрудников или даже отделов с одной Системой;

Ускоряется процесс создания документов за счет возможности правки уже существующего текста, а также возможности включения фрагментов из других документов и баз данных.

Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта «электронной подписи», с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну.

Автоматизация учета и планирования

В настоящее время бухгалтерский учет практически повсеместно ведется с использованием компьютерной техники.

Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет:

Организовать совместную работу бухгалтеров;

Получать оперативные статистические данные, на составление которых обычными средствами уходит несколько дней;

Исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств;

Повысить качество труда бухгалтеров путем исключения в их работе рутинных операций (вычисления, составления таблиц, графиков)

Системы принятия решений

В настоящее время большое значение имеет процесс планирования коммерческой деятельности организации. Средств для автоматизации процесса планирования в настоящее время практически не известно, т.к. это формальный творческий процесс, не подлежащий какому-то шаблонному подходу. Однако для облегчения процесса планирования, разрабатываются системы принятия решений, облегчающие управленческому персоналу принимать стратегические решения.

Работа систем принятия решений основана на графическом представлении текущих и прогнозируемых экономических показателей работы организации. Менеджер может изменять некоторые параметры и наглядно видеть изменения показателей работы организации в целом, что облегчает вынесение решения о каких-либо нововведениях. Без использования компьютеров этот процесс может занимать недели, а то и месяцы, т.к. для получения информации об экономических показателях работы организации проводится большое количество расчетов.

Внедрение современных информационных технологий позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Размещено на Allbest.ru