Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Разработка приложения «Учет товародвижения»

1 Задачи проектирования

Задачи:

ь Автоматизация учёта продажи товара;

ь Автоматизация учёта поступления товаров;

ь Автоматизация учёта списания товаров;

ь Автоматизация инвентаризации товара (ревизии);

ь Автоматизация заказа товара;

ь Автоматизация составления прайс-листа;

ь Автоматизация учёта поставщиков;

ь Автоматизация составления отчетов;

Ш По работе с поставщиками

Ш По наличию товара;

Ш По результатам деятельности за период;

ь Автоматизация учёта заявок покупателей;

ь Автоматизация расчёта заработной платы продавцов;

ь Автоматизация печати ценников.

2. Информационное обеспечение комплекса задач

Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

В состав информационной базы входят:

1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;

2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;

3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;

4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.

Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в автоматизированных системах управления данных, фиксируется на машинных носителях системы.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета товародвижения».

2.1 Внемашинное информационное обеспечение

К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы, документы поставщиков, продаваемые товары.

2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание

Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в Таблице 5.

Таблица 5

Таблица/поле	Содержание
Таблица:Mag	Информация о магазинах
KM	код магазина
M	название магазина
ADm	адрес магазина
telM	телефон магазина
Таблица:POSt	Информация о поставщиках
KP	код поставщика
P	название поставщика
SPHERE	сфера деятельности(вид товара)
TEL	телефон поставщика
E-mail	электронный почтовый ящик
WWW	веб-сайт поставщика
ADDr	адрес поставщика
Таблица:Sotr	Информация о сотрудниках предприятия
Кс	код сотрудника
ФИОс	ФИО сотрудника
Парс	пароль входа в программу сотрудника
Маг	магазин, в котором работает сотрудник
Таблица:TOV	Информация о товарах
KT	код товара
Ш-к	штрих-код товара
T	наименование товара
Таблица:PrN	Информация о приходных накладных
KPrN	код приходной накладной
KP	код поставщика
DATE	дата составления накладной
Mag	код магазина
Таблица:PODT_Pr	Информация о содержащихся в приходных накладных товарах
KNPr	код приходной накладной
KT	код закупаемого товара
KolT	количество закупаемого товара
CZak	цена закупки товара
Таблица:RASH	Информация о расходных накладных
Krash	код расходной накладной
Kmag	код магазина
DATE	дата составления накладной
Таблица:PODT_RASH	Информация о содержащихся в расходных накладных товарах
KRash	код расходной накладной
KT	код продаваемого товара
KolT	количество продаваемого товара
CProd	цена продажи товара
Таблица:Spis	Информация о актах списания
KSPIS	код акта списания
М	код магазина
Date	дата составления акта списания
Таблица:Podt_Spis	Информация о содержащихся в актах списания товарах
Kspis	код акта списания
KT	код товара
KolT	количество списываемого товара
Цена	цена продажи товара
Таблица:Вход	Информация о входах в систему
Код	номер входа в систему
Кс	код вошедшего сотрудника
Вр	время и дата входа
Таблица:Заказы покупателей	Информация о заказах покупателей
Дата	дата заказа
Заказ	заказ
Данные о заказчике	данные о заказчике

В таблицы Mag, POSt, Sotr и TOV заносится первичная информация, которая затем используется для формирования накладных, информация о которых содержится в таблицах PrN, PODT_Pr, RASH, PODT_RASH, Spis, Podt_Spis.

Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому магазину, поэтому таблицы PrN, RASH, Spis используют значения поля KM (код магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим).

В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь только одно значение в одном документе, такие как дата составления документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько значений, такие как наименование товара, его цена и количество. Поэтому для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится (таблицы PrN, RASH, Spis). В другой таблице содержится информация о товарах (таблицы PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis). Эта пара таблиц связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим).

В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между таблицей TOV и таблицами PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis существует связь один-ко-многим.

Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в программу. Остальные данные записываются автоматически: номер входа в систему присваивается типом поля «Счётчик», время и дата входа функцией Now( ) в свойстве поля «Значение по умолчанию».

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV.

2.1.3 Характеристика входной информации

2.1.3.1 Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочной информацией является программа справки, содержащаяся в каталоге программы «Учёт товародвижения». Так же разделы программы справки связаны с элементами управления программы «Учёт товародвижения» с помощью контекстной справки.

Программа справки содержит руководство по использованию программы «Учёт товародвижения».

2.1.3.2 Входная оперативная информация

Три операции технологического процесса - приходование, продажа, списание товара - определяют входную информацию.

Для приходования товара входной информацией является:

1. название поставщика: эта и другая информация о поставщике заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с поставщиком.

2. дата составления накладной: генерируется автоматически.

3. название магазина: информация о магазинах предприятия предварительно заносится в таблицу Mag.

4. наименование товара: если товар закупается впервые, наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, а затем и в последующие разы выбирается из нее.

5. штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с упаковки товара, для последующего использования и автоматической идентификации товара.

6. количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика, при условии совпадения количества товара в фактуре с реальным количеством товара.

7. цена закупки товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика.

Для продажи товара входной информацией является практически та же информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться пункте 2.2.2.1).

Для списания товара входной информацией является такая же информация что и для продажи.

Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине используется для составления отчёта о наличии товара (по факту).

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатной информацией являются приходные, расходные накладные, акты списания которые составляются во время выполнения операций технологического процесса. А так же результатной информацией является:

1. отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов), который участвует в составлении отчёта о результатах деятельности магазина за период;

2. заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый товар;

3. ценники на товар: информация для покупателей о цене товара;

4. величина зарплаты продавцов: на основе результатов деятельности магазина;

5. отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется как результат ревизии.

6. результат деятельности магазина: составляется на основе отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в магазине (по факту).

2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач

Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий алгоритм:

· цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов;

· если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля, то цена продажи будет равна 1,5 рублей;

· если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена продажи будет равна 105 рублей.

Расчет цены продажи выполняет запрос «Цена продажи»:

SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak], Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/100,1)*100+5,Round([CZak]*1.2/100,1)*100),IIf([CZak]*1.2<100 And [CZak]*1.2>=10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/10,1)*10+0.5,Round([CZak]*1.2/10,1)*10),IIf([CZak]*1.2<10,IIf((Round([CZak]*1.2,0)-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2,0)+0.5,Round([CZak]*1.2,0)),Round([CZak]*1.2,1))))) AS [Цена продажи], Last([CZak]*1.2) AS Выражение2, Last(TOV.T) AS [Last-T]

FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT

GROUP BY PODT_Pr.KT

ORDER BY Last(TOV.T);

Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется следующий алгоритм:

· из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и сумма количества по наименованиям товара;

· из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества по наименованиям товара;

· из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества по наименованиям товара;

· наличие товара в магазине определяется как разница количества завезенного товара и суммы проданного и списанного товара.

Для решения задачи составления заявки поставщику используется следующий алгоритм: информационный обеспечение кодирование обработка

1. из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и количество последнего завоза;

2. из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было продано с момента последнего завоза товара;

3. из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было списано с момента последнего завоза товара;

4. суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного товара с момента последнего завоза;

5. данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах данные, выбранные по принадлежности товара определенному поставщику.

Решение о закупки товара принимается на основе заявки с учетом таких факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным поставщиком и т.п.

Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в компьютер в программу MS Excel.

Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара. Выводятся товары с разным количеством в отчётах. Считаются потери в ценах продажи.

Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм:

1. зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег за период каждому продавцу поровну;

2. если результат выполнения пункта 1 меньше 3000 рублей, то зарплата продавцов составляет 3000 рублей;

3. если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты продавцов.

2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)

Дерево диалога программы «Учет товародвижения» начинается с формы «Вход» (Рис 3.2).

Рис 3.2. Форма «Вход»

После ввода правильной информации открывается форма «Меню» (Рис 3.3).

Рис 3.3 Форма «Меню»

Меню предоставляет выбор:

1. приход (для приходования товара);

2. расход ( для продажи товара);

3. списание (для списания товара);

4. магазин

5. поставщики

6. наличие

· наличие отчёт

7. заказ поставщику

· заказ поставщику отчёт

8. заказы покупателей

· заказы покупателей отчёт

9. ценники

Если в поле пароль введено «админ» и выбран магазин, в форме меню появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4).

Рис 3.4. Форма «Меню»

3. Технологическое обеспечение

3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках.

О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина.

О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным поставщиком.

О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций.

О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного решения о приёме на работу.

Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара:

· магазин определяется автоматически по выбранному в форме «Вход»;

· поставщик для операции приходования выбирается из раскрывающегося списка;

· товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно использование поиска наименования товара.

Все операции обработки информации выполняет программа с помощью соответствующих запросов и макросов.

Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов, а так же на печать.

3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

4. Программное обеспечение комплекса задач

4.1 Общие положения

Программные требования для приложения «Учет товародвижения»:

· MS Windows 9x/Me/2000/XP;

· MS Access XP;

· MS Excel XP.

4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

После загрузки Windows приложение «Учет товародвижения» открывается с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows.

4.3 Описание программных модулей

Приложение «Учет товародвижения» состоит из одного программного модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных. Приложение разработано полностью на основе MS Access.

4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом. Однако для составления отчёта данные из терминала сбора данных переносятся в MS Excel, а затем экспортируются в базу данных.

5. Руководство пользователя

Руководством пользователя является файл справки в директории программы. Сноски на разделы справки есть в каждом элементе программы.

Размещено на Allbest.ru

...