Основные способы создания таблиц программе Microsoft Word 2010

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В этом реферате будет достаточно подробно и в тоже время, предельно понятно рассказано, как работать с этими инструментами Word. В работе с таблицами в среде Word 2010 нет ничего сверхсложного, это даже несколько проще, чем в Excel (так как Excel - это специализированный редактор таблиц и функционала у него на порядок больше). Тем не менее, что бы подробно описать все основные инструменты и возможные действия, выполняемые при работе с таблицами, может потребоваться от меня - написать около 15-20 страниц на эту тему. Материал будет разбит на несколько частей, так что вам будет удобно выбирать читать то, что вам нужно, не утруждая себя изнурительными поисками.

1. Таблица

Таблица напоминает собой строго пропорциональную сетку, как минимум, по одной из оси координат. Она состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, которые при пересечении образуют ячейки, в форме прямоугольников различной величины (в зависимости от ширины строки и столбца). В ячейки можно поместить как обычный текст, так и изображения, а также другие ячейки. Если же поместить одну в таблицу в другую, мы получаем сложную таблицу. Таблицы, как и другие объекты Word, например, рисунки - можно перемещать по документу, вставлять из одного документа в другой, изменять размер, помимо этого можно изменять размер строк и столбцов, добавлять заливку, видоизменять текст внутри ячеек придавая ему различные эффекты, и так далее.

Создание таблицы.

Существует несколько способов создания таблиц - таблицу можно нарисовать, создать, используя шаблон, преобразовать текст в таблицу или, вообще, вставить из буфера обмена (аналогично - другого документа).

Чтобы быстро создать таблицу, с небольшим количеством строк и столбцов, часто используется, благодаря своей наглядности и простоте, следующий способ:

1 способ:

1. Откройте вкладку «Вставка»;

2. Поместите курсор в то место на странице, в котором должна располагаться будущая таблица;

3. В группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблица»;

4. В меню «Вставка таблицы» ведите курсор по таблице, пока не выберите размерность нужную вам, при этом типовой размер будущей таблицы и ее форма будет закрашиваться по ребрам сетки таблицы оранжевым цветом;

5. Подтвердите свой выбор, щелкнув левой кнопкой мыши - таблица с заданным количеством строк и столбцов будет вставлена в документ в месте размещения курсора.

Рисунок 1. Вставка таблицы при помощи меню «Вставка таблицы» кнопки «Таблица»

Если же вы хотите задать определенное число столбцов и строк для таблиц, размер которых превышает 10*8, можно воспользоваться окном «Вставка таблицы», для этого сделайте следующее:

2 способ:

1. Откройте вкладку «Вставка»;

2. Разметите курсор ввода текста в нужном месте (не забывайте о том, что именно размещение курсора, определяет местоположение будущей таблицы);

3. В группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблица» и в открывшемся меню выберите пункт «Вставить таблицу»;

4. В открывшемся окне «Вставка таблицы» укажите нужное количество строк и столбцов. При этом максимальное число строк в таблице не может быть большим 32 677-ми, а максимальное количество столбцов всего 63-и;

Рисунок 2. Вставка таблицы при помощи окна «Вставка таблицы»

Примечание. В этом окне также можно изменить значения для ширины столбцов. По умолчанию, для ширины столбцов задано значение «Авто» (аналогично пункту «По ширине окна») при котором ширина таблицы ограничивается шириной страницы (полями), а ширина столбцов меняется в зависимости от их количества. Если нужно, чтобы ширина столбцов зависела от их содержимого - выберите пункт «По содержимому». Если нужно задать определенное количество столбцов с фиксированной величиной - в группе «Автоподбор ширины столбцов» выберите пункт «Постоянная», затем либо при помощи регуляторов, либо вручную введите нужное значение ширины столбца. Если нужно использовать данные параметры для большого количества таблиц, используемых в дальнейшем - поставьте флажок в пункте «По умолчанию для новых таблиц». Знайте, что каждая ячейка автономна, и если вы, например, захотели изменить стиль или величину шрифта в одной ячейке - это никоим образом не повлияет на соседнюю (если только вы ее не выделили). Параметры форматирования для всех ячеек таблицы будут такими же, как и те, что были заданы в месте вставки таблицы.

Создание таблицы на основе шаблона.

Таблицу можно создать, используя шаблон. Это позволяет создавать таблицы по своему вкусу, тратя на это минимум времени. Ведь шаблон таблицы - это предварительно отформатированная таблица, с заданными критериями и которую можно редактировать согласно своим потребностям, к тому же, MS Word 2010 обладает достаточно большой коллекцией этих шаблонов таблиц, которые называются экспресс-таблицами. Чтобы создать таблицу, используя шаблон, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Вставка» и предварительно разместите в нужном месте курсор;

2. В группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблицы»;

3. В открывшемся меню «Вставка таблицы» подведите курсор к пункту «Экспресс-таблицы»;

4. В меню «Встроенный» выберите нужный шаблон таблицы («Двойная таблица», «Календарь» трех типов, таблицы «С подзаголовками» двух типов, «Матрица» и «Табличный список»);

5. Шаблон таблицы будет вставлен документ, после чего вам останется только заменить базовые данные своими

Рисунок 3. Создание таблицы на основе шаблона

Рисование таблиц.

Если вы хотите создать таблицу, в которой много строк разной высоты и ячеек разной ширины, то проще всего использовать возможность рисования таблиц. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Вставка»;

2. Разместите курсор ввода текста в место будущего расположения таблицы;

3. В группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблицы»;

4. В открывшемся меню выберите пункт «Нарисовать таблицу»;

5. Появившимся курсором в виде карандаша сначала нарисуйте базовый контур таблицы (не отпускайте левую кнопку мыши пока его не нарисуете), а затем нарисуйте строки и столбцы нужных вам размеров.

Рисунок 4. Рисование таблиц

Что интересно, вы можете вносить различные данные в таблицу и тут же дорисовывать новые строки и столбцы. Для этого откройте вкладку «Конструктор» (если она не видна, выделите таблицу - достаточно щелкнуть на любом месте таблице -- появится вкладка «Конструктор»). В группе «Рисование границ» нажимайте кнопку «Нарисовать таблицу» -- когда кнопка выделена желтым, значит, активирован режим рисования таблиц и можно дорисовывать дополнительные строки и столбцы, а когда кнопка не активирована - можно вносить данные в ячейки таблицы.

2. Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для создания таблиц с помощью Мастера таблиц необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).

2. В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).

3. В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу -- Список рассылки (MailingList).

4. Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > -- переместить одно поле, » -- переместить все поля.

5. Повторять описанные в пп. 3--4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК Нажать кнопку Далее (Next).

7. В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений"

8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).

9. В случае, если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Выберите поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов:

1. Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи (Consecutive Numbers Microsoft Access assigns automatically to new record);

2. Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей (Numbers I enter when I add new records);

3. Сочетание чисел и символов, вводимое пользователем при добавлении новой записи (Numbers and/or letters I enter when I add new records).

Нажать кнопку Далее (Next).

10. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей. Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship). Например, выберите в списке строку не связана с "Клиенты" и нажмите кнопку Связи (Relationships).

11. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей Выберите переключатель Одной записи в таблице "Клиенты" будет соответствовать много записей таблицы "Список рассылки оповещений".Нажать кнопку ОК.

12. В диалоговом окне Мастера таблиц нажать кнопку Далее (Next).

13. Открыв последнее диалоговое окно, можно решить, что вы будете делать с таблицей дальше. Выберите переключатель Изменить структуру таблицы, чтобы перейти в режим Конструктора таблиц, и нажмите на кнопку Готово (Finish).

3. Преобразование текста в таблицу

Представьте ситуацию, вы оформляете документ, в котором построчно указываете тот или иной товар, продукт, например, комплектующие для ПК, автомобили и т.п. При этом вы указываете их наименования, марку, ряд технических характеристик и цену и все это пишите через определенный знак (препинания, табуляции или через специальные знаки, например теги, нижние подчеркивания) для каждого определения или строки, но тут оказывается, что сверху приняли решение оформлять подобные документы в виде таблиц. У вас это вызывают бурю негодования и молчаливый вопрос -- почему они не приняли подобное решение раньше, когда у вас еще не была накоплена такая масса документов, которые теперь нужно представлять в табличной форме. Для таких случаев как раз и предназначена такая функциональная возможность MS Word 2010, как преобразование текста в таблицу.

Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Вставка»;

2. Выделите фрагмент текста, который нужно преобразовать в таблицу;

3. В группе «Таблица» нажмите кнопку «Таблица»;

4. В открывшемся меню выберите пункт «Преобразовать в таблицу»;

5. В открывшемся окне «Преобразовать в таблицу» сделайте следующее:

§ В графе «Число столбцов» укажите количество столбцов;

§ В группе «Автопобор ширины столбцов» задайте нужную ширину столбцов;

§ В графе «Разделитель» выберите тип символа для распределения текста по ячейкам таблицы, при этом символы абзаца также будут учитываться автоматически. Учтите, что количество строк создаваемой таблицы рассчитывается программой автоматически, с учетом выбранного вами разделителя, количества столбцов и абзацев текста

Если в качестве разделителя вы указываете абзац, то учитываться будут только абзацы, и какими бы вы знаками не пытались разделить нужные участки текста, программа будет принимать во внимание только указанные в качества разделителей.

Рисунок 5. Преобразование текста в таблицу с указанием разделителем абзаца и различным числом столбцов

Это и хорошо и плохо. Так, если вы оформляете документ типа прайса, в котором товар, его наименование, характеристики и цена идут через запятую и каждое наименование рассматривается в отдельной строке, а при этом некоторые значения указываются численно с учетом десятичных знаков (через запятую), то на созданной на основе такого текста таблице, вы столкнетесь с некорректным распределением значений цены. На изображенном ниже рисунке вы можете увидеть, что антивибрационный крепеж для кулера со значением цены 72,8 у.е. MS Word 2010 это значение цены раскинул по двум ячейкам вместо одной, так как число 72,8 содержит в себе символ, указанный в качестве разделителя - запятую.

Рисунок 6. Преобразование текста в таблицу с указанием разделителем символа запятой

В этом случае можно порекомендовать использовать вместо запятой другой знак - точку с запятой, теги, кавычки или нижнее подчеркивание - в зависимости от удобства и скорости набора этих знаков вами, и, естественно, от схематики расположения их в тексте. Так, если текст содержит много фрагментов выделяемых кавычками, то в качестве знака разделителя использовать кавычки не стоит. Но даже если вы все расставили правильно, далеко не всегда таблица, созданная на основе текста, будет корректно структурирована. Те же строки прайса разделенные абзацами и фрагменты текста и цифровых данных в них, разделенные запятыми не всегда имеют симметричное количество данных фрагментов - в итоге на таблице вы будете лицезреть правильно расставленные в ячейки данные, с точки зрения программы, но не совсем корректные с точки зрения автора текста таблицы (см. рис. 7).

Рисунок 7. Преобразование текста в таблицу с указанием в качестве разделителя точки с запятой

К сожалению MS Word 2010 пока еще не умеет логически обсчитывать правильную структуру таблицы, собственно и операторы для ее построения используются достаточно не сложные, наверное, этого как раз и не хватает для построения красивых и правильно структурированных таблиц «на лету». Поэтому для сложных таблиц с не менее сложным содержимым лучше использовать обратный порядок - сначала создать таблицу, а затем вносить в нее данные.

4. Настройка ширины таблицы

Когда таблица уже создана, возникает соответствующий вопрос - каким образом настроить ее ширину, так чтобы она удовлетворяла частным требованиям пользователя. Существует два основных способа, для этого сделайте следующее:

1 способ:

1. Нажмите правую кнопку мыши в любом месте таблицы;

2. В контекстном меню выберите пункт «Свойства таблицы»;

3. На вкладке «Таблица» окна «Свойства таблицы» поставьте флажок в пункте «Ширина» группы «Размер»;

4. Укажите величину таблицы, а в поле «Единицы» укажите единицы измерения - если вы выберите проценты, то ширина таблицы будет рассчитываться в процентах к ширине страницы

2 способ:

1. Разметите курсор в любой ячейке таблицы;

2. Откройте вкладку «Макет» и в группе «Таблица» нажмите кнопку «Свойства»;

3. Задайте ширину таблицы, как указано выше

Рисунок 8. Настройка ширины таблицы

Примечание. Настройку ширины таблицы лучше проводить с пустой таблицей, чтобы избежать лишней рутины с настройкой ширины ячеек и размещения текста, а уже затем размещать в ней контент.

Какой из способов выбрать - дело вкуса. Первый более быстрый, но второй мне лично очень нравится, так как MS Word 2010 имеет красивый и грамотно собранный ленточный интерфейс, с которым просто приятно работать.

5. Ввод текста в таблицу

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, просто щелкните на ней мышкой. В ячейке появится курсор. Не забывайте, что достигнув правого края ячейки Word автоматически переносит текст на новую строку и увеличивает высоту ячеек на всей строке таблицы. Если нажать [Enter] при наборе текста в ячейке, Word переводит строку так же, как и при вводе обычного текста. Редактировать и форматировать текст в ячейках таблицы можно с помощью стандартных приемов Word.

Для перемещения курсора из одной ячейки в другую ячейку, воспользуйтесь клавишами со стрелками, расположенными на клавиатуре. Существует, впрочем, и другой способ перехода к другой ячейке и выделению ее содержимого. Это - клавиша [Tab]. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш [Shift]+[Tab]. Если курсор находится в последней ячейке таблицы, то нажатие клавиши [Tab] добавит новую строку к таблице.

6. Перемещение и копирование элементов таблицы. Перемещение по таблице

Перенести таблицу в Word можно только при появлении специального значка в верхнем левом углу таблицы, который появляется при наведении курсора на таблицу. Для переноса таблицы необходимо нажать мышкой на этот значок крестик и удерживая его перемещать таблицу в необходимое место на листе. Таким образом, можно опустить таблицу в Word, поднять и сместить влево или вправо.

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует переместить или скопировать.

· Для перемещения или копирования текста в новое место без изменения текста, уже находящегося там, выделите только текст в ячейке, не выделяя знак ячейки.

· Для замещения существующего текста и форматирования в новом месте, выделите текст, подлежащий перемещению или копированию, вместе со знаком ячейки.

2. Выполните одно из следующих действий.

· Чтобы переместить выделенный фрагмент, перетащите его в новое место.

· Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите выделенный фрагмент на новое место.

Для перемещения курсора по таблице или редактировании данных можно использовать следующие возможности:

* щелчок мыши в нужной ячейке;

* [Tab] - перемещение в следующую ячейку;

* [Shift][Tab] - перемещение в предыдущую ячейку;

* клавиши со стрелками вверх и вниз - перемещение на строку вверх или вниз.

Заключение

табличный программный алгоритм

В данном реферате были рассмотрены различные варианты создания таблиц - при помощи шаблонов, сетки, окна «Вставка таблицы», Мастера таблиц, а также рисование таблиц и преобразование текстового фрагмента в таблицу, различные способы настройки ширины таблицы, удаление таблицы и её содержимого.

Размещено на Allbest.ru