Ключевые понятия электронных таблиц

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

УЛАН-УДЭНСКИЙ ИНСТИТУТ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА - ФИЛИАЛ

ГОУ ВПО «ИРГУПС» В Г. УЛАН-УДЭ.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Информатика»

на тему: «Ключевые понятия электронных таблиц»

Выполнил:

студент 1 курса, гр. УП-1

Тараненко Д.В.

Проверила:

Кузнецова М.В.

2015 г.

Введение

Программное обеспечение имеет крайне важные и содержательные экономические приложения. С высокой степенью уверенности можно утверждать, что в настоящее время в области экономики и финансов чаще всего применяются именно программы данного класса. Это - процессоры электронных таблиц. Активное развитие программ данного вида началось с наступлением эпохи персональных компьютеров, хотя в той или иной форме они существовали и раньше. Среди наиболее известных программных систем, предназначенных для ведения электронных таблиц, могут быть названы SuperCalc, Lotus-1-2-3, Quattro Pro, MS Excel.

Электронные таблицы для экономиста и финансиста - это всё равно, что автомат Калашникова для солдата. Они должны в считанные секунды уметь "разобрать и собрать" свой "автомат" для любых расчетов, без этого нет успеха на финансово-экономическом фронте. В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их.

История электронных таблиц

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc («Визикалк»).

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц - появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией - производителем программных средств.

Следующий шаг - появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

В 1993 году вышла пятая версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual Basic for Applications (VBA). Начиная с Office 97 фирма Microsoft включает VBA во все приложения пакета Microsoft Office.

Ключевые понятия электронной таблицы

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы. Некоторые программы организуют данные в «листы», предлагая, таким образом, третье измерение.

Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.

Простейшим средством обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Калькулятор. Однако возможности этой программы ограничены, с ее помощью трудно обрабатывать большие массивы числовых данных, являющихся результатами экспериментов, статистических данных и т.д. В этих случаях используются электронные таблицы.

Основными объектами электронных таблиц являются:

ячейка;

диапазон ячеек;

строка, столбец;

лист;

книга.

Каждая ячейка имеет имя (имя состоит из названия столбца и номера строки): А1; АС121. В ячейку электронной таблицы можно ввести данные (см. Рисунок 1), которые могут быть:

текстом;

числом:

формулой.

Рисунок 1.

Элементами управления в программе являются (см. Рисунок 2):

 1) панель быстрого доступа;

2) строка заголовка;

3) кнопки управления окном;

4) лента и вкладки;

5) поле имени (поле функции);

6) строка формул;

7) активная (текущая ячейка);

8) маркер;

9) рабочая область;

10) полосы прокрутки;

11) ярлычки листов;

12) строка состояния.

Рисунок 2.

таблица электронный вычисление программа

Формула - это выражение, которое начинается со знака равно (=) и может содержать числа, ссылки, знаки арифметических операций, встроенные функции. Порядок выполнения действий можно задать с помощью скобок. Формулы в ячейку записываются в одну строку.

В формулах могут использоваться ссылки на ячейки:

относительные (при копировании и перемещении изменятся): А20

абсолютные (используются для ввода условно-постоянной информации в формулах, при копировании и перемещении НЕ ИЗМЕНЯЮТСЯ): $A$20

смешанные (изменяются частично): A$20; $A20

В формулах часто используются встроенные функции. Для вставки встроенных функций используется команда «Вставить функцию» на вкладке «Формулы» или кнопка «Вставить функцию» (fx) в строке формул.

Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, т.е. производить их упорядочение. Данные (числа, текст, даты, логические значения) в электронных таблицах можно сортировать по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке:

числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

текст сортируется в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит;

логическое значение ЛОЖЬ предшествует логическому значению ИСТИНА;

все ошибочные значения равны;

пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Фильтрация предполагает вывод в таблице данных (отбор), обладающих определенными свойствами.

Чтобы выполнить сортировку и фильтрацию данных используется вкладка «Данные».

Диаграмма - это средство графического представления данных, предназначенное для сравнения значений величин, слежения за изменением их значений и т.д.

Диаграммы могут быть различных типов (линейчатые, круговые, гистограммы и т.д.). В каждом конкретном случае важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

Гистограммы (см. Рисунок 3) отражают дискретное распределение одной или нескольких величин.

Рисунок 3.

Круговая диаграмма (см. Рисунок 4) используется для представления вклада нескольких величин в единое целое.

Рисунок 4.

Точечная диаграмма (см. Рисунок 5) предназначена для изображения функциональных зависимостей.

Рисунок 5.

Рабочая область электронной таблицысостоит из строк и столбцов, имеющих свои имена.

Имена столбцов- это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов, как было указано выше, определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Табличный процессор дает возможность создавать электронные таблицы, содержащими миллионы (миллиарды) ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Ячейка- область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться.

По своему назначению ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записываются формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Следовательно, значения зависимых ячеек определяются содержимым других (исходных) ячеек таблицы. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей ячейкой. Чтобы изменить высоту или ширину одной ячейки в таблице, нужно изменить высоту строки или ширину столбца, соответственно.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.

Блок ячеек- группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк и столбцов (или их частей).

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие <:> или две точки подряд <..>. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок. Например:

адрес блока, образованного в виде части строки 1 - А1:Н1;

адрес блока, образованного в виде части столбца В - В1:В10;

адрес блока, образованного в виде прямоугольника - D4:F5.

Каждая команда электронной таблицы обычно требует указания блока (диапазона) ячеек, с использованием которых она должна быть выполнена. Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором.

Microsoft Excel

Документ, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из набора рабочих листов. Листов в книге Excel может быть до 255. Каждый рабочий лист имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3. Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков, на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими листами, входящими в рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть на его ярлычке, либо нажать правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать пункт «переименовать». Листам можно давать произвольные имена длиною до 31-го символа, исключая символы * : / ? [ ].

Чтобы переместить рабочий лист в другую позицию в той же рабочей книге, нужно мышью перетащить его ярлычок в соответствующее место.

Если пользователю необходимо добавить новый рабочий лист, он может сделать это, выполнив команду Вставка / Лист. Для удаления листа следует выполнить команду Правка / Удалить лист, при этом необходимо помнить о том, что удалённый лист восстановить невозможно.

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специальной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.

В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы (со средствами финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций, доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций, встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), так и средства визуального программирования (Visual Basic for Applications).

Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств - табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем - к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись. Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web - страницу или добавлять к существующей странице.

Размещено на Allbest.ru