Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Описание проблемной ситуации
• 1.1 Состояние документооборота на российских предприятиях
• 1.2 Основные проблемы, возникающие при работе с НТД
• 1.3 Краткое описание объекта автоматизации
• 1.3.1 Общие сведения о предприятии
• 1.3.2 Оценка количества используемых документов
• 1.4 Аналитический обзор
• 1.4.1 Общие сведения о документационном обеспечении управленческой деятельности
• 1.4.2 Характеристика систем электронного управления документами
• 1.4.3 Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
• 1.4.4 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
• 2. Анализ и моделирование автоматизируемого процесса
• 2.1 Выбор базовой программной платформы
• 2.1.1 Базовая программная платформа
• 2.1.2 Базовая архитектура решения
• 2.2 Формирование требований к проектируемой системе
• 2.2.1 Требования к системе в целом
• 2.2.2 Показатели назначения
• 2.2.3 Требования к надежности
• 2.2.4 Требования к эргономике и технической эстетике
• 2.2.5 Требования к обеспечению безопасности
• 2.2.6 Требования по сохранности информации
• 2.3 Требования к функциям системы
• 2.3.1 Требования к подсистеме «Централизованное хранилище документов»
• 2.3.2 Требования к подсистеме ввода, поиска и выдачи действующих (либо зарегистрированных) документов и действующих (либо зарегистрированных) изменений к ним
• 2.3.3 Требования к подсистеме ведения справочников
• 2.3.4 Требования к подсистеме формирования отчетности
• 2.3.5 Требования к подсистеме, реализующей бизнес процессы для разработки и утверждения НТД и изменений к ним
• 2.3.6 Требования к подсистеме, реализующей бизнес процессы для тиражирования НТД и изменений к ним и учета копий
• 2.3.7 Требования к подсистеме поиска и выдачи аннулированных документов
• 2.3.8 Требования к подсистеме мониторинга
• 2.4 Требования к видам обеспечения
• 2.4.1 Требования к информационному обеспечению
• 2.4.2 Требования к лингвистическому обеспечению
• 2.4.3 Требования к программному обеспечению
• 3. Проектирование информационной системы
• 3.1 Аналитическая модель для системы АСУ НТД
• 3.1.1 Общие положения
• 3.1.2 Диаграммы классов
• 3.2 Проектирование пользовательского интерфейса
• Заключение

Введение

Эффективность управления крупным предприятием практически в любой сфере деятельности все больше и больше зависит от применения современных информационных технологий. На первый план в настоящее время выходят требования по комплексной автоматизации деятельности предприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям в технологии предметной области.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важны.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графику, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В настоящее время существует огромное множество различных приложений, реализующих управление электронным документооборотом - бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др. Но большинство из них способны работать только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80 % необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50 %, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75 %. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.

Высокий уровень требований к средствам автоматизации может быть реализован только посредством заказных проектов по созданию автоматизированной информационной системы (АИС) конкретного предприятия. При этом под созданием понимается не только разработка АИС «с нуля», но и выбор, адаптация, интеграция существующих решений. Независимо от способа реализации конечный результат должен обладать концептуальной целостностью и функциональной полнотой по отношению к функциональным требованиям предприятия-заказчика.

1. Описание проблемной ситуации

1.1 Состояние документооборота на российских предприятиях

Немногие российские компании имеют хорошо организованный бумажный документооборот, не говоря уже об автоматизированном или об их эффективном сопряжении. Однако возрастающие потоки информации, ускоряющиеся бизнес-процессы и обостряющаяся конкуренция делают задачу построения автоматизированного документооборота насущной необходимостью.

Главная проблема любого российского предприятия - это отсутствие единой системы электронного документооборота. Вследствие чего происходит следующее:

· увеличение штата;

· проблемная работа с версиями документов;

· постоянный контроль за исполнением того или иного поручения;

· увеличение срока поиска информации в архивах.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске [1]. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть и при преобладании электронной формы хранения документов они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.) [1].

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS), решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: систем групповой работы (Lotus, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Основная масса внедренных продуктов на территории России написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Что, собственно, и неудивительно, т.к. подходы к ведению документооборота в России отличаются от западных стандартов, хотя и не противоречат им.

Таблицы 1-2 демонстрируют общую ситуацию на рынке систем электронного документооборота (СЭД) в России [2].

Таблица 1 - Процентное соотношение внедренных СЭД в РФ

Наименование СЭД	Доля на рынке, %
Евфрат	6
Босс-референт	6
DIS	3
Optima	9
Landocs	2
Дело	50
Company& Office Media	2
Directum	3
Documentum	4
Эффект-офис	2
NauDoc	2
Ган-док	3
Кодекс: Документооборот	4
Остальные	4

Таблица 2 - Структура спроса на СЭД в РФ

Сектор экономики	Доля СЭД, приходящаяся на сектор, %
Госудрственный сектор	43
Машиностроение	2
Нефтегазовая и хим. пром.	7
Пищевая пром.	2
Телекоммуникации	4
Торговля	3
Услуги	6
Металлургия	2
НИИ, образование	5
Строительство	2
Топливно-энергетический комплекс	5
Транспортные компании	2
Финансы, банки, страхование	14
Другое	3

В каждом конкретном случае необходимо исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Но, как правило, есть основные моменты, на которые опираются разработчики систем электронного документооборота:

· практическая неограниченность размера электронного архива;

· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

· поддержка версий и подверсий документов;

· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

· защищенность данных;

· возможность ведения журналов действий пользователей.

Многие крупные компании пользуются различными программными продуктами электронного документооборота, но с одинаковыми проблемами внедрения и работы с ними. Что позволяет считать, что любая система электронного документооборота - это только «костяк» или основа для начала ведения документооборота и каждую систему необходимо дорабатывать и адаптировать к конкретному предприятию путем написания и внедрения ряда модулей.

В данной работе рассматривается создание автоматизированной системы управления электронного документооборота и архива нормативной и технической документации на Каменск-Уральском металлургическом заводе («КУМЗ»).

В настоящее время для работы с документацией на предприятии используется следующее программное обеспечение:

· Электронный архив НТД с web-интерфейсом. Система обеспечивает учет текущих версий документов и доступ к ним с едиными правами для всех пользователей КУМЗ.

· Локальный АРМ для учета документов, реализованный на FoxPro. АРМ обеспечивает учет оригиналов спецификаций заказчиков и автоматизированное формирование части перечней используемой документации.

1.2 Основные проблемы, возникающие при работе с НТД

Существующее программное обеспечение для работы с НТД не позволяет:

· обеспечить работу с версиями документов;

· обеспечить разграничение прав доступа к электронной документации;

· обеспечить реализацию бизнес процессов для работы с документацией;

· автоматически формировать обозначения документов в момент их регистрации;

· автоматически планировать и выполнять пересмотры используемой документации;

· предоставить возможность формирования перечней для различных пользователей системы;

· программно обеспечить единую процедуру ввода в систему, утвержденного извещения об изменении и новой актуальной версии изменяемого документа.

1.3 Краткое описание объекта автоматизации

1.3.1 Общие сведения о предприятии

Каменск-Уральский металлургический завод (КУМЗ) - один из крупнейших алюминиевых заводов России, имеющий четкую специализацию в области глубокой переработки и производстве высокотехнологичной продукции из алюминия и его сплавов.

Завод был образован более полувека тому назад как базовое предприятие для выпуска компонентов и алюминиевых плит, используемых в аэрокосмической и авиационной промышленности.

В настоящее время Каменск-Уральский металлургический завод успешно реализует программу стратегического развития до 2015 г., направленную на укрепление своей специализации в отношении поставок для высокотехнологичных отраслей: авиационно-космического, нефтегазового и энергетического комплексов, судостроения и транспортного машиностроения.

Основные цеха КУМЗа:

Литейный цех

Трубопрессовый цех

Прессовый цех

Инструментальный цех

Кузнечно-прессовый цех

Цех испарителей

Плитный проект

Прокатный цех

Научно-технический центр

С точки зрения различий в логике использования, НТД на КУМЗе делятся на документы внешнего происхождения (далее «внешние документы») и документы внутренней разработки (далее «внутренние документы»). В свою очередь внешние документы делятся на российские и иностранные. Бизнес-процессы по работе с каждым из перечисленных типов документов описаны в стандартах предприятия.

1.3.2 Оценка количества используемых документов

Количественные оценки, приведенные в данном разделе, описывают только ту часть документации, используемой на КУМЗе, работа с которой автоматизируется в рамках текущего проекта.

На сегодняшний день на учете в отделе 39 состоят порядка 500 методов производства. В отделе 30 на учете состоят 5000 спецификаций заказчиков. Для каждой спецификации хранятся матрица соответствия и оригинал на иностранном языке. Кроме этого на учете в отделе 30 состоят:

*Международные стандарты (ИСО, МЭК, EN и т.д.), межгосударственные стандарты, действующие в России и странах СНГ (ГОСТ) - 1000 штук;

*Национальные стандарты (BS, ANSI, DIN, NF и т.д.), в том числе национальные стандарты России (ГОСТ Р) - 4200 действующих и 4500 аннулированных;

*Отраслевые стандарты (ОСТ), директивные технологические документы заказчиков (ПИ, ТИ, ТР, РТМ) России - 1200 штук;

*Документация по СМК - 500 штук.

*Методы производства поставщиков - 500 штук.

1.4 Аналитический обзор

1.4.1 Общие сведения о документационном обеспечении управленческой деятельности

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, на минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.

2. Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Комплексные системы ориентированы на создание единого информационного пространства на предприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия [Андреева 1994: 52].

По отношению к задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:

- делопроизводства в целом;

- только документооборота;

- только архивных и поисковых функций;

- контроля и учета документов.

Отличительным свойством универсальных систем является их возможность решения большого количества задач делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяет следующие универсальные свойства системы:

1) открытость - возможность добавления новых функций и расширения уже имеющихся;

2) иерархическая система хранения документов с неограниченным количеством уровней вложенности папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы);

3) маршрутизация документов осуществляется специальными моделями систем, отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либо заранее заданных условий;

4) наличие средств разграничения полномочий и контроль за доступом к документам;

5) автоматическое отслеживание версий и подверсий документов;

6) наличие утилит для просмотра документов разного формата;

7) возможность аннотирования документов;

8) поддержка различных клиентских программ [Куциняк 2003: 18-23].

Система автоматизации делопроизводства может быть реализована как в виде самостоятельной разработки, так и в виде специальных модулей в составе корпоративных информационных систем предприятия.

При принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор.

Таким образом, можно выделить две группы требований:

- бизнес-требования;

- требования к программному обеспечению.

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам.

Несмотря на разнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ, их основу формируют следующие типовые информационные технологии, выделенные Г.Ю. Максимовичем:

1. Технологии обработки изображений документов (Imaging System). Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования.

2. Технология оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR). Предназначена для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображения документов. На основе технологии OCR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу.

3. Системы управления документами (СУД). Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирования, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовывать функции управления документом на уровне его структурных компонентов (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикаций документов на Web-сайте и другое. Данный класс систем считается универсальным, то есть автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство: от разработки и создания проекта документа до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.

4. Системы управления контентом (от английского content - содержание, суть). Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов.

5. Системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.

6. Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам, системы синхронизации изменений в различных базах данных, система обмена информацией [Максимович 2005: 52-56].

На сегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так как последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа Documentum.

1.4.2 Характеристика систем электронного управления документами

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых процессов.

Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.

Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

- регистрация документов;

- рассылка;

- постановка на контроль исполнения;

- контроль версий;

- полнотекстовый поиск;

- ведение контрольных журналов;

- работа с шаблонами;

- уведомление об изменениях и другие.

· Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

· Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

· Защита данных:

- средства защиты и шифрования промышленного уровня;

- полномасштабные средства идентификации пользователей;

- средства RSA и SSL.

· Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений.

· Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

· Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

· Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

· Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

· Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

· Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

· Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

· Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

· Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

· Комплексная функциональность

Поддержка полного жизненного цикла работы с документами, что включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. В соответствии с рассмотренными выше характеристиками и сферами применения систем электронного управления документами их можно классифицировать так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
	Системы электронного документирования	Системы электронного документооборота	Корпоративные системы электронного управления документами
Функциональное назначение	Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм	Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий	Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика событий и процессов	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль исполнения)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом жизненного цикла документа)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов	Системы, ориентированные на бизнес-процессы	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи	Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений	Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

1.4.3 Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами), но с использованием специального программного обеспечения - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

1.4.4 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

Критерии для сравнения и выбора

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установке системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. «Optima Workflow», Оптима;

2. «БОСС-Референт», АйТи;

3. «Дело», Электронные Офисные Системы;

4. «Documentum», Документум Сервисиз;

5. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Далее предложены функциональные характеристики САДД, которые будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства.

Общая характеристика систем

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия. делопроизводство автоматизация программный

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

· подготовка и согласование документов;

· подготовка, и исполнение и контроль поручений;

· обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

· управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

· поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 http://www.boss-referent.ruwww.boss-referent.ru.

Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

По утверждению разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

· централизованное хранение документов в электронном виде;

· формализацию процедур создания и обработки документов;

· наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;

· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange http://www.boss-referent.ruwww. optima-workflow.ru.

Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

Краткие характеристики системы « Documentum»

Данная система - это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота - разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возможностями:

· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;

· рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;

· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках.

· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

· управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;

· печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;

· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее http://www.boss-referent.ruwww.documentum.ru.

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;

· регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.

Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ http://www.boss-referent.ruwww.eos.ru.

Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«Документооборот» позволяет:

1) автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2) обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3) осуществлять мгновенный поиск информации;

4) контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5) проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6) организовать долговременное хранение документов организации;

7) обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3

· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· постановка документов на контроль;

· возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

· подготовка и печать журналов и отчетов;

· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

...