Создание электронной системы учёта читателей в программной среде Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

Не обошли стороной информационные технологии и такую организацию структуру, как библиотечная система нашей страны.

Библиотека - это культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги. Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Электронно-библиотечная система - это предусмотренный федеральными государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) России обязательный элемент библиотечно-информационного обеспечения.

Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.

Целью данной курсовой работы является создание электронной системы учёта читателей.

Основными задачами данной работы являются:

· изучить теоретические особенности электронных систем учёта читателей.

· произвести исследование предметной области библиотечной деятельности.

· на основании полученных знаний построить автоматизированную систему учета посетителей библиотеки.

Объектом исследования является Муниципальное казённое учреждение «Центральная городская библиотека и её филиалы» детский филиал №2.

Предметом исследования является система э учета читателей абониментского отдела детской библиотеке.

При изучении поставленной проблемы нами будут использованы следующие методы: исследования, эксперимент, беседа, теоретический анализ, моделирование, изучение литературы, разработка системы в среде Microsoft Access, тестирование и внедрение.

Практическая значимость заключается в следующем:

Внедрение системы позволит в значительной мере ускорить работу библиотекаря по учёту читателей.

1. Теоретические аспекты системы планирования деятельности организации

1.1 Исторические аспекты формирования библиотечной культуры в Еврейской автономной области

По решению властей города Биробиджана, с осени 1969 года в детской библиотеке № 1 при городском Дворце культуры начинает комплектоваться фонд в количестве 4000 книг для открытия детской библиотеки № 2 в микрорайоне «Безымянка». Работу по комплектованию фонда новой библиотеки доверили Москвичевой Нине Андреевне (которая стала заведующей библиотекой) и Шувал Полине Израилевне.

Весной 1970 года администрация завода ДСМ предоставила для обслуживания детей микрорайона 3-х комнатную квартиру, в которой и разместилась детская библиотека.

В 1972 году, на помощь Москвичевой Н.А. в детскую библиотеку пришла работать Нагорная Анна Васильевна, она возглавила отдел абонемента. Каждую книгу в своем фонде она знала «в лицо», всегда помогала детям своим советом и знаниями.

6 лет детская библиотека ютилась в маленькой квартире, при этом библиотекари обслуживали более 1500 читателей в год.

В 1976 году, когда началась централизация, библиотека уже с книжным фондом 12 тысяч книг переехала в новое здание по улице Шолом - Алейхема, 81, где и находится по настоящее время.

В 1976 году на смену Москвичевой Н.А. пришла новая заведующая Теплицкая Алла Наумовна, которая проработала 9 лет.

2 марта 1976 года в рамках вышеуказанного постановления появляется решение исполкома городского Совета депутатов трудящихся Еврейской автономной области № 95, о создании Централизованной библиотечной системы города Биробиджана, куда входят пять государственных библиотек города, работавших ранее самостоятельно. Пункт № 3 данного решения гласил: «Переименовать городские библиотеки № 1 и 3 в филиалы № 1 и 3, детскую библиотеку № 2 - в филиал № 2 и детскую библиотеку № 1 - в детский филиал. При открытии в городе новых государственных библиотек включать их автоматически в централизованную систему на правах филиалов».

В 1984 году детскую библиотеку №2 возглавила Бычкова Валентина Васильевна.

Библиотека росла, увеличивался книжный фонд, количество читателей, прибавлялись новые сотрудники, обустраивалась и улучшалась материальная база библиотеки.

Изюминкой в работе библиотеки с 1985 года стал кукольный театр, в котором активное участие принимали все желающие читатели детского филиала.

Приоритетным направлением в работе библиотеки является патриотическое воспитание, это отражено в программе «История Отечества».

За это время библиотека достигла больших успехов.

Читателей стало 3000.

Книжный фонд составлял 20 000 книг.

Несколько лет возглавляла библиотеку Слепнева Галина Александровна, которая в дальнейшем стала директором краевой детской библиотеки, а вместо нее вновь стала Бычкова Валентина Васильевна.

Коллектив библиотеки, который возглавляла Бычкова В.В. формировался в течение 27 лет.

За это время в него вошли библиотекари, педагоги, психологи, которые в целом создали единую команду инициативных, творческих, идейных людей.

Проработав вместе с Бычковой Валентиной Васильевной 26 лет, начиная

с 1985 года библиотекарем, а затем став ведущим библиотекарем, в 2012 году заведующей детского филиала №2 становится Прокопенко Елена Павловна.

Здесь трудится дружный коллектив из 9 человек, продолжает

вестись работа по патриотическому воспитанию и другим направлениям, работа с кукольным театром.

Читателей в детской библиотеке филиала №2 - 3570

Книжный фонд составляет более 18000 книг.

1.2 Анализ предметной области организации

МКУ «ЦГБ и её филиалы» является структурным подразделением библиотеки. Свою работу отдел строит с учетом реальных потребностей читателей в условиях свободы чтения, свободного доступа к источникам информации.

В структуру отдела обслуживания МКУ «ЦГБ и её филиалы» входят:

· абонемент;

· читальный зал.

Сектор «Абонемент» является структурным подразделением отдела обслуживания МКУ «ЦГБ и её филиалы». Абонемент предоставляет своим читателям возможность получить для работы дома литературу, имеющуюся в фондах библиотеки сроком пользования до 10 дней.

Примерно около 3 тысяч горожан ежегодно пользуются услугами сектора «Абонемент». Абонемент гостеприимно принимает всех, кто сюда приходит.

Запись на абонемент осуществляется по предъявлению паспорта; дети до 14 лет записываются на основании документов, удостоверяющих личность их законных представителей и их поручительства.

Фонды абонемента свободны для доступа читателей. На абонементе можно самостоятельно выбрать литературу по истории, политике, экономике, праву, философии, религии, педагогике, культурологи, спорту, медицине, сельскому хозяйству, технике, языкознанию, литературоведению и фольклору, художественную литературу, литературу по искусству.

Читальный зал является структурным подразделением отдела обслуживания детской библиотеки и работает с различными возрастными и социальными группами пользователей.

Для записи в читальный зал достаточно иметь при себе паспорт (учащимся школ он не обязателен).

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках.

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека о каждом читателе.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги.

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

В библиотеке есть ряд ограничений: нельзя выдавать книги больше установленного периода, нельзя выдавать больше определенного количества книг.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение - хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С БД библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках - читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах. Учет выдачи книг. Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных читателями во всех структурных подразделениях библиотеки. Учёт выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

1.3 Анализ поставленной проблемы с точки зрения различных специалистов

Библиотека - это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно - хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования. Основными направлениями работы любой библиотеки являются обслуживание читателей. Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеки на сегодняшний день сформирован достаточно большой фонд электронных ресурсов и полнотекстовых баз данных. На наш взгляд, для более эффективной работы с читателями необходимо использовать электронную систему учёта читателей, которая позволит четко документировать различные виды деятельности- действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др.

На начальных этапах создания информационной системы необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Для описания работы предприятия необходимо построить электронную систему учёта читателей. Такая база данных должна быть адекватна предметной области, содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

Современные технологии внесли много результативного в эффективность информационно - библиографического обслуживания ЦГБ. Электронная форма удобна и для хранения, и для поиска, и для копирования текста. Чаще всего к ним обращаются руководители, предприниматели, юристы, студенты, экономисты, работники социальной сферы.

Тем не менее, мы считаем, что существующие системы учёта читателей в детской библиотеки не совершенны, не адаптивны, что приводит к известным затруднениям.

В частности, как показала практика существующая система распределения дел для библиотекаря не удобна. Так как это занимает большое количество времени рабочего дня у сотрудника библиотеки, для распределения нагрузки на каждого работника предприятия.

Мы предлагаем усовершенствовать систему планирования рабочего времени библиотекарей с помощью программного продукта, который бы эффективно, быстро и в кратчайшие сроки распределял нагрузку на каждого сотрудника.

2. Разработка информационной системы

2.1 Документационное обеспечение проекта

Для разработки программного продукта была выбрана СУБД Microsoft Access. Access - это, прежде всего, система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся посетителей. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы для ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Система Access работает под управлением Windows 7 или Windows 8, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создавать проект формы в Access и сохранить его как отчет.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод, независимо от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

При всем этом Access - не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

2.2 Создание и использование базы данных

Программа «Библиотека» построена с помощью СУБД Access. В её основу легли специально разработанная система таблиц.

1. Информация, хранимая в базе данных информационной системы детской библиотеки:

Структура таблицы «Библиотекари» (рис. 1). Содержит информацию о сотрудниках организации.

Рис. 1. «Библиотекари»

Структура таблицы «Библиотеки» (рис.2) Содержит информацию об одной или нескольких библиотеках.

Рис. 2. «Библиотеки»

Структура таблицы «Категории» (рис. 3) Содержит информацию о наличии книг различных категорий в библиотеке.

Рис. 3. «Категории»

Структура таблицы «Читатели» (рис. 4). Содержит информацию о личных данных читателей библиотеки.

Рис. 4. «Читатели»

Структура таблицы «Движение книг» (рис. 5). Содержит информацию об обороте и содержании всех изданий, имеющихся в библиотеке.



Рис. 5. «Движение книг»

Структура таблицы «Книги» (рис. 6). Содержит информационные данные о книгах, содержащихся в библиотеке.

Рис. 6. «Книги»

Структура таблицы «Преподаватели» (рис. 7). Содержит информацию о личных данных преподавателей, пользующихся услугами библиотеки.

Рис. 7. «Преподаватели»

Структура таблицы «Произведения» (рис. 8). Содержит информацию об авторах и название произведений.



Рис. 8. «Произведения»

Структура таблицы «Расположение» (рис. 9). Содержит полную информацию о размещении книг в библиотеке.

Рис. 9. «Расположение»

Структура таблицы «Школьники» (рис. 10). Содержит информацию о личных данных школьников, пользующихся услугами библиотеки.

Рис. 10. «Школьники»

Структура таблицы «Содержание» (рис. 11). Содержит информационные данные о книгах.



Рис. 11. «Содержание»

Структура таблицы «Студенты» (рис. 12). Содержит информацию о личных данных студентов, пользующихся услугами библиотеки

Рис. 12. «Студенты»

Схема данных была получена с помощью мастера подстановок (рис. ), данный способ делает более простым ввод значений в поле. Используя эту операцию, можно выбрать значение поля из списка.

Мы создаем схему данных для того, чтобы сформировать отчёт, выявить запрос и формы пользовательского интерфейса.

Рис. 13. «Схема данных»

2.3 Разработка запросов к базе данных

Запрос №1 выводит всех читателей которые прошли обслуживание в феврале 2015 года (рис. 14).

Рис. 14. Результат запроса на поиск по дате обслуживания

Запрос № 2 выводит читателей обслуживающим определённым библиотекарем (рис. 15).

Рис. 15. Результат запрос по библиотекарю

Запрос № 3 показывает состояние книг (рис. 16)

Рис. 16. Результат запрос о состоянии книги

2.4 Создание форм и их функциональные возможности

Формы в Access предназначены для создания пользовательского интерфейса базы данных.

Наши формы привязаны к таблице «Читатели», для ввода, изменения или отображения данных из источника.

Главная форма автоматизированной системы выглядит следующим образом:



Рис. 17. Главная форма

С помощью главной формы можно перейти к добавлению, поиску читателя или выйти из программы.

При переходе по кнопке «Добавить читателя» появляется форма, предназначенная для ввода информации о читателе и его результатах обслуживания (Рис. 18). Данная форма создавалась в режиме добавление кнопочных форм.

Рис. 18. Добавление читателя

Форма «Поиск читателя» производит поиск читателя по фамилии, где после ввода фамилии отображается вся информация о читателе.

Рис. 19

Заключение

реляционный программный пользовательский интерфейс

В нашей курсовой работе была разработана система учёта читателей в детской библиотеке. Создание базы данных осуществлялось в СУБД Microsoft Access 2003.

Разработанная программная система позволяет просматривать сводную информацию о библиотекарях (отображение списка библиотекарей с названиями их специальностей) и читателях (отображение списка читателей и номер их формуляров), а также позволяет просматривать информацию по конкретному читателю или библиотекарю, удалять и изменять данные.

Внедрение такой программной системы позволяет значительно сократить время обработки информации, осуществлять быстрый поиск необходимой информации, позволяет хранить большие объемы информации и позволяет избежать потерю информации.

Размещено на Allbest.ru

...