Работа с офисным пакетом MS Access

Размещено на http://allbest.ru

1. Историческая справка

Популярнейший офисный пакет Microsoft Office впервые увидел свет в далеком 1992 году и в начале своего пути в своем составе имел 4 приложения, которые и до сих пор для него остаются основополагающими: Word, Excel, PowerPoint и Mail.

В 1994 году к этой группе добавился Access, а в 1995 - Shedule+. В 97-ом почтовое приложение Mail и календарь Shedule+ заменяет органайзер Outlook и добавляется редактор фотографий Photo Editor.

В 1999-ом появляется приложение для подготовки публикаций Publisher, программа для создания сайтов FrontPage, а PhotoEditorзаменяется на PhotoDraw.

После выхода Office XP в 2001 году из офисного пакета окончательно исчезает редактор изображений PhotoDraw, а в 2003 и FrontPage. При этом в Office 2003 появляется новое приложение сбора данных и управления ими - InfoPath.

С выпуском Microsoft Office 2010, пакет был кардинально переработан и улучшен, что признаётся даже противниками ленточного интерфейса.

Кроме этого были внесены изменения и в стиль оформления ленты, что также положительно было воспринято пользователями. Поэтому, теперь уже мало у кого остаются сомнения в том, что офисный пакет от Microsoft, и дальше будет развиваться в этом направлении.

В настоящее время офисный пакет приложений от компании Microsoft создается для операционных систем семейства Windows и Apple Mac OS X и имеет 32-битную и 64-битную редакции.

Microsoft Access 2010 - среда визуального программирования систем управления базами данных, программа для создания, редактирования и ведения баз данных. Access 2010 - профессиональное приложение для проектирования и развертывания баз данных, с последующим отслеживание ключевой информации, как с локальных компьютеров, так и с использованием корпоративных сетей для коллективного рабочего процесса.

Access 2010 безусловный лидер среди десктоп-продуктов по работе с большими базами данных.

Благодаря выверенному интерфейсу, обилию наглядных подсказок, интегрированным шаблонам и эффективным инструментам, программу освоит даже начинающий пользователь не имевший ранее опыта работы с базами данных.

Одинаково простое решение как для ведения домашней бухгалтерии, контроль денежных средств, форма и отчёты для мелкого бизнеса, так и сопровождение баз данных крупных промышленных предприятий.

2. Создание таблиц

интерфейс редактор access программа

MS Access поддерживает реляционную модель данных, т.е. база данных состоит из множества взаимосвязанных отношений, каждому отношению соответствует отдельная таблица.

Таблицы состоят из строк и столбцов.

Столбцы таблицы отражают общие свойства или характеристики объектов реального мира, которые моделируются с использованием данной таблицы. Для каждого свойства пользователь выделяет один столбец. Строки таблицы соответствуют различным экземплярам реальных объектов и называются записям.

Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу.

Затем в окне базы данных следует выбрать закладку “Таблица”, нажать кнопку "Создать", и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: Мастер или Конструктор.

MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. В списке “Образцы полей” появится список полей данных, которые можно выделить и поместить в список “Поля новой таблицы”. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить. Далее в режиме Мастер MS Access предлагает установить первичный ключ.

Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом Конструктор. Поля таблицы расположены друг под другом. Для каждого поля - имя, тип и описание.

Поле первичного ключа таблицы, как правило, может иметь тип данных "Счетчик" (AutoNumber). Этот тип данных гарантирует, что во время ввода данных MS Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности.

В режиме Конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.

В именах полей запрещено использовать символы `!' , '.' , '[' , ']'. Максимальная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы.

В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE.

Для каждого поля можно ввести произвольный комментарий, относящийся к полю данных.

Типичным комментарием является описание назначения поля. Для каждого поля можно задать дополнительные характеристики.

Например, для текстовых полей можно определить размер поля, а для числового определить длину разрядной сетки и количество разрядов после запятой.

При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает первичный ключ. Чтобы определить в качестве первичного ключа иной набор полей, следует выделить соответствующие поля и нажать пиктограмму “Определить ключ” на панели инструментов.

Во время ввода данных в поля, определенные в качестве первичного ключа, MS Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. МЕМО-поля и поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.

3. Создание запросов

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.

При создании таблицы с помощью MS Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля.

Не существует также возможности выполнить сортировку не по первичному ключу. Благодаря запросам, можно выполнить сортировку или вычислить выражения. Например, свести вместе данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса MS Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется.

Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе MS Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.

Для некоторых запросов можно внести изменения в результат запроса, отображаемый в режиме таблицы. Эти изменения отразятся и в исходных таблицах. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, используется запрос.

Для создания такого запроса в окне базы данных следует выбрать пиктограмму “Таблица” и указать таблицу, которую необходимо отсортировать.

Выбор пиктограммы “Новый запрос”, расположенной на панели инструментов, приводит к открытию диалогового окна для создания нового запроса для указанной в окне базы данных таблице.

В результате выбора пиктограммы “Новый запрос” в диалоговом окне отображается список всех имен полей исходной таблицы, в начале которого расположен символ " * ". Отбуксируйте звездочку в бланк запроса QBE. Она является символом-заменителем всех полей данных. Кроме того, отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена сортировка.

Для этого поля из списка "Сортировка" выберите способ сортировки. Выберите пиктограмму “ВЫПОЛНИТЬ” и MS Access отобразит на экране результат запроса, отображаемый в режиме таблицы, данные в котором отсортированы требуемым образом.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы.

Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

ѕ включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

ѕ выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

ѕ произвести вычисления в каждой из полученных записей;

ѕ сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

ѕ произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

ѕ создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

ѕ удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных.

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения, нужных полей из них.

В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц, результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице.

Заметим, что подобное объединение формирует новую ненормализованную таблицу, в которой данные могут многократно дублироваться. Рассмотренный способ формирования записей запроса задается при установлении связи между таблицами по умолчанию.

По умолчанию связи устанавливаются с параметром объединения первого типа: объединение только тех записей, в которых значения полей связи обеих таблиц совпадают. Могут устанавливаться и другие способы объединения таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Access может быть создано несколько видов запроса:

ѕ запрос на выборку -- выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса.

ѕ На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

ѕ Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

ѕ запрос на создание таблицы -- также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

ѕ запросы на обновление, добавление, удаление -- являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

4. Создание отчетов

Отчеты позволяют представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать почти настолько же гибки, как и возможности отображения их на экране.

При работе над отчетом Вы можете использовать те же области, что и при создании таблиц: области заголовка и примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, а также область данных.

Кроме того, Вы можете включить в отчеты до четырех областей для полей, по которым осуществляется группировка записей.

MS Access печатает верхний колонтитул вверху каждой печатной страницы. Нижний колонтитул размещается в конце каждой печатной страницы. В отличие от них, заголовок отчета печатается один раз в начале, а примечание отчета - один раз в конце отчета.

Содержимое области данных печатается один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса. Кроме того, пользователь может определить несколько полей, по которым будет проводиться группировка записей исходной таблицы или запроса.

Тогда для каждого поля, по которому проводится группировка данных, MS Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.

Так как отчеты предназначены только для вывода данных на печать, для них нельзя установить режим таблицы или формы. Для отчета можно выбрать только режим конструктора и предварительного просмотра. При обработке больших таблиц или запросов иногда прибегают к просмотру отчетов, осуществляемому с помощью команды Файл/Предварительный просмотр. Как правило, данная операция требует меньше времени по сравнению с созданием отчета, однако в этом случае в ваше распоряжение предоставляется минимальный набор средств.

Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в MS Access мастеров отчетов. Выберите в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать. Затем выберите пиктограмму “Новый отчет”. В диалоговом окне "Создание отчета" нажмите кнопку "Мастер".

MS Access отображает список доступных мастеров отчетов, выберите “В один столбец” и нажмите ОК. Первое диалоговое окно мастера предназначено для выбора полей, которые должны быть представлены в отчете. Выберите поля в нужной последовательности, после чего нажмите кнопку "Далее".

Во втором диалоговом окне мастера вы можете задать, по каким полям данных из таблицы или запроса должна осуществляться сортировка записей. Подтвердите установку нажатием кнопки "Далее". После того, как будет выбран стиль оформления отчета и задан его заголовок, в последнем диалоговом окне мастера следует нажать кнопку "Готово". Мастер создает отчет, и MS Access откроет его в режиме предварительного просмотра. Для вывода отчета на бумагу нажмите пиктограмму “ПЕЧАТЬ”.

Наиболее быстрый способ создания отчета, всего за один шаг, заключается в выборе таблицы или запроса в окне базы данных, а затем - пиктограммы “ПРОСТОЙ ОТЧЕТ”.

5. Создание форм

Формы являются основным средством создания интерфейса пользователя, который обеспечивает наиболее удобный способ представления, просмотра, редактирования данных и управления ходом выполнения приложения.

Преимущества формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде.

В режиме Формы можно в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемые графической средой Windows. Кроме того, можно создавать необходимые для решения задачи элементы формы. В формах пользователь самостоятельно определяет сколько места должно быть определено для представления конкретной информации. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.

MS Access содержит большой набор инструментов для автоматического создания стандартных элементов интерфейса. Для создания новой формы сначала следует открыть окно базы данных. Затем необходимо выбрать пиктограмму “Форма” и нажать кнопку "Создать". В поле открывшегося диалогового окна следует указать таблицу или запрос, данные из которых необходимо представить в форме. После чего следует нажать кнопку Мастера. В открывшемся окне выберите элемент "В один столбец" и нажмите кнопку ОК.

В результате этих действий будет запущен мастер по созданию форм, данные в которых размещены в один столбец.

В первом диалоговом окне мастера необходимо определить поля данных, которые будут помещены в формы. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список "Порядок полей в форме" нажатием кнопки >. При нажатии кнопки мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность.

Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку "Далее". Если больше никаких установок делать не требуется, нажмите кнопку "Готово". В этом случае для всех остальных установок мастер использует значения по умолчанию.

MS Access предлагает пользователю еще четыре мастера по созданию форм. Мастер табличной формы создает формы, данные в которых представлены в виде таблицы.

Мастер диаграмм создает формы с двух- или многомерными столбчатыми, круговыми, линейными или штриховыми диаграммами. Его использование особенно полезно для графического представления числовых данных.

Мастер составных форм можно использовать для создания форм, в которых необходимо отображать информацию из двух связанных таблиц.

Мастер простых форм предлагает самый быстрый способ подготовки форм и может быть запущен с помощью кнопки "Простая форма", расположенной на панели управления. Он создает стандартную форму за один шаг. При запуске мастера простых форм посредством пиктограммы форма будет основана на таблице или запросе, выбранных в данный момент в окне базы данных.

Размещено на Allbest.ru