Разработка автоматизированной системы книжного магазина "Центр книга"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Описание предметной области "АС книжного магазина "Центр книга"
• 1.1 Характеристика объекта автоматизации. Структура объекта
• 1.2 Краткая характеристика предметной области
• 1.3 Регламент и режим работы
• 1.4 Входная информация
• 1.5 Выходная информация
• 1.6 Условия эксплуатации
• Глава 2. Постановка задачи
• 2.1 Цели и назначение системы
• 2.2 Перечень функций системы, обеспечивающих достижение целей
• 2.3 Формы, которые необходимо создать в системе
• 2.4 Отчеты, которые необходимо создать в системе
• 2.5 Запросы, которые необходимо создать в системе
• Глава 3. Создание автоматизированной системы
• 3.1 Определение данных, которыми должны оперировать автоматизируемые функции
• 3.2 Создание логической структуры реляционной БД по правилам нормализации
• 3.3 Построение СУБД-ориентированной схемы данных
• 3.4 Создание схемы данных в выбранной СУБД
• 4. Руководство по работе с приложением
• 4.1 Руководство по установке
• 4.2 Руководство пользователя
• Заключение
• Библиографический список

Введение

На сегодняшний день в мире работают сотни миллионов персональных компьютеров. Ученые, экономисты, политики считают, что к началу третьего тысячелетия:

- количество компьютеров в мире сравняется с числом жителей развитых стран;

- большинство этих компьютеров будет включено в мировые информационные сети;

- вся накопленная человечеством к началу третьего тысячелетия информация будет переведена в компьютерную (двоичную) форму, а вся информация будет готовиться при помощи (или при участии) компьютеров;

- вся информация будет бессрочно храниться в компьютерных сетях;

- полноценный член общества третьего тысячелетия должен будет каждодневно взаимодействовать с локальными, региональными или мировыми сетями с помощью компьютеров.

При такой компьютеризации практически всех отраслей жизнедеятельности человека возникает вопрос о создании программ позволяющих создавать подобные базы данных. Поэтому и была разработана данная программа, которая позволяет создать базу данных, хранящую в себе информацию.

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Применение АС "Продажа книг" необходимо при организации книжных магазинов, таких как "Центр книга". Так как ассортимент товара постоянно увеличивается, то организацию учета поступлений и наличия товара удобно вести в базе данных, которая также облегчает учёт заработной платы сотрудников. Всё это обуславливает актуальность применения данной информационной системы.

Объект данной работы - "Продажа книг"

Предмет - проблема организации и хранения данных.

Цель работы - разработать эффективную и удобную автоматизированную систему.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.

· Установить тип связей в таблице.

· Создать запросы для вывода необходимых полей.

· Создать формы и отчеты.

Глава 1. Описание предметной области "АС книжного магазина "Центр книга"

Этапу непосредственного создания автоматизированной системы всегда предшествует анализ объекта автоматизации, разработка структуры базы данных. Выявление проблем, методов и способов их решения.

1.1 Характеристика объекта автоматизации. Структура объекта

Пользователями автоматизированной системы будут: склада, главный бухгалтер, директор магазина.

Должностные инструкции заведующего склада:

- учёт поступления новых книг;

- учёт выдачи книг клиентам и сотрудникам

- добавление, редактирование информации об издателях книг;

- добавление, редактирование информации об авторах книг;

Должностные инструкции главного бухгалтера:

- выдача счёта за покупку;

- выдача заработной платы сотрудникам магазина;

- ведение учёта клиентов;

Должностные инструкции директора магазина:

- ведение учёта сотрудников;

- назначение заработной платы сотрудникам;

1.2 Краткая характеристика предметной области

В рассматриваемом нами де магазине работает десять человек на различных должностях, таких как:

v директор;

v главный бухгалтер;

v три кассира;

v пиар менеджер;

v менеджер по продажам;

v уборщица;

v два промоутера;

v заведующий складом

Вопросами кадрового учета в магазине занимается директор. Он подбирает персонал, оформляет сотрудника на работу, а также назначает заработную плату в час.

Директор магазина в ходе организации кадрового учета выполнит следующие манипуляции:

Оформление на работу сотрудников:

v выбор сотрудника из списка предложенных;

v проверка всех документов у принимаемых сотрудников;

v заключение трудового договора;

v оформление приказа о приеме работника на работу;

v заполнение личной карточки работника;

v назначение заработной платы работнику;

1.3 Регламент и режим работы

График работы книжного магазина "Центр книга": 10.00 - 20.00 в будни, выходные дни: воскресенье, перерыва на обед: 13:00-13:30.

1.4 Входная информация

v сведения о сотруднике:

Ш фамилия;

Ш имя, отчество;

Ш номер телефона;

Ш номер паспорта;

Ш должность;

v сведения об клиенте:

Ш фамилия;

Ш имя, отчество;

Ш номер телефона;

Ш серия, номер паспорта;

v сведения о книгах:

Ш название книги;

Ш ФИО автора;

Ш название издания;

Ш стоимость книги.

1.5 Выходная информация

v приказ о приеме работника на работу;

v трудовой договор;

v личная карточка работника;

v личное дело;

v выдача заработной платы сотрудникам;

v выставление счёта клиенту за купленные книги;

1.6 Условия эксплуатации

Соответствуют принятым на территории Российской Федерации нормам.

Глава 2. Постановка задачи

2.1 Цели и назначение системы

Основное назначение данного проекта - экономия времени. Это мы осуществим путем автоматизации кадрового учета сотрудников и учёта клиентов магазина и товара. Это позволит ускорить процесс оформления сотрудника на работу, учёт товара на складе и работу с клиентами.

Основные задачи которые будет выполнять система заключаются в том, что разработанная программное средство увеличит скорость сбора информации, обработки и анализа полученных данных, доступного представления их для пользователя, хранения, защиты и администрирования.

Данная программное средство будет автоматизировать работу магазина "Центр книга".

2.2 Перечень функций системы, обеспечивающих достижение целей

В автоматизированной системе "Центр книга" должны быть реализованы следующие функции:

а) Ведение журнала данных о сотрудниках магазина:

- ввод информации о сотруднике;

- хранение, изменение и отображение данных;

- сортировка данных.

В таблице "Список сотрудников" хранятся сведенья о сотрудниках. Эта таблица соединена с другими таблицами нашей базы данных, в которых представлены сведения об отработанных часах, а также книг, которые сотрудники берут в своём магазине.

б) Ведение журнала клиентов:

- ввод информации о клиенте;

- хранение, изменение и отображение информации о клиентах;

- ведение журнала о выдаче книг клиентам;

- выдача счёта клиентам за книги.

В справочнике клиентов представлен перечень клиентов, использующих услуги нашего магазина. Этот справочник содержит информацию о дате выдачи книги, ее названии, количестве выданных и общей стоимости.

в) Ведение журнала товаров на складе:

- ввод информации о новых поступлениях на склад;

- хранение, изменение и отображение информации о книгах на складе;

В справочнике книг на складе указывается следующие данные: название книги, ФИО автора, информация об издании, выпускающим данную книгу.

2.3 Формы, которые необходимо создать в системе

Формы создаются по каждой из автоматизируемых функций, кроме формы "Обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа".

2.4 Отчеты, которые необходимо создать в системе

В системе необходимо создать следующие отчеты:

v отчет о сотрудниках магазина

v отчёт о клиентах;

v отчёт о сотрудниках;

v отчёт о выданных книгах;

v выдача заработной платы;

v отчёт "прайс лист" о всех имеющихся книгах на складе.

2.5 Запросы, которые необходимо создать в системе

В системе создаются следующие запросы:

v по коду сотрудника;

v по фамилии клиента;

v по всем книгам.

Глава 3. Создание автоматизированной системы

3.1 Определение данных, которыми должны оперировать автоматизируемые функции

Для каждой функции, целью которой является сбор и учет справочных сведений о ком-либо или о чем-либо, создадим отдельную таблицу и перечислим данные, которые участвуют в работе и которые необходимо хранить в этих таблицах.

Таблица Сотрудники, данные, которые нужны для работы:

v код сотрудника;

v фамилия;

v имя, отчество;

v серия, номер паспорта;

v должность;

v телефон;

v заработная плата в час;

Таблица Выдача з/п, данные, которые нужны для работы:

v код выдачи;

v дата;

v код сотрудника;

v количество отработанных часов в этот день;

v к выплате за этот день;

Таблица Выдача книг сотрудникам, данные, которые нужны для работы:

v код выдачи;

v код сотрудника;

v код книги;

v цена книги;

v количество;

v общая стоимость.

Таблица Книги, данные, которые нужны для работы:

v код книги;

v название;

v код автора;

v код издательства;

v цена;

Таблица Авторы, данные, которые нужны для работы:

v фамилия;

v имя, отчество;

v годы жизни;

Таблица Издательства, данные, которые нужны для работы:

v код издательства;

v название;

v город;

v телефон;

v e-mail.

Таблица Клиенты, данные, которые нужны для работы:

v код клиента;

v фамилия;

v имя, отчество;

v телефон;

v серия, номер паспорта;

Таблица Выдача книг, данные, которые нужны для работы:

v код выдачи;

v код клиента;

v дата выдачи;

v код книги;

v цена книги;

v количество;

v общая стоимость;

3.2 Создание логической структуры реляционной БД по правилам нормализации

Изучим каждую таблицу отдельно и проверим ее на повтор (дубликацию) данных, если такое встретиться, то исправим

Повторяющихся полей в нашей базу данных нет. Поле "цена" повторяется в таблицах "выдача книг" и "выдача книг сотрудникам". Но это нужно для того, чтобы поле "общая стоимость", типа вычисляемое поле, автоматически вычисляло стоимость, на основании данных из полей "количество книг" и "цена книги".

3.3 Построение СУБД-ориентированной схемы данных

Следующим шагом в проектировании базы данных являются:

- выбор СУБД, в которой будет реализована база данных;

- в соответствии с требованиями выбранной СУБД определение для каждого атрибута таблиц: имя поля, тип данных, описание;

- определение ключевых полей;

Приведем структуры таблиц для создания в СУБД Microsoft Office Access (имя поля, тип данных, описание).

Рисунок 3.2. Структура таблицы Сотрудники



Рисунок 3.3. Структура таблицы Выдача з/п

Рисунок 3.4. Структура таблицы Выдача книг сотрудникам

Рисунок 3.5. Структура таблицы Книги

Рисунок 3.6. Структура таблицы Авторы

Рисунок 3.7. Структура таблицы Издательства



Рисунок 3.8. Структура таблицы Клиенты

Рисунок 3.9. Структура таблицы Выдача книг

3.4 Создание схемы данных в выбранной СУБД

данные реляционный учет издатель

В БД создадим новую диаграмму. Добавим все таблицы базы данных и установим связи между таблицами с обеспечением поддержки целостности базы данных. Ниже перечислены все пары полей (всего одиннадцать), по которым нужно связать таблицы (жирным шрифтом указаны названия таблиц, нежирным - названия полей, по которым связываются таблицы):

Сотрудники. Код сотрудника - Выдача з/п. Код сотрудника (один ко многим);

Сотрудники. Код сотрудника, заработная плата в час - Выдача з/п. Заработная плата в час (один к одному);

Сотрудники. Код сотрудника - Выдача книг сотрудникам. Код сотрудника (один ко многим);

Книги. Код книги - Выдача книг сотрудникам. Код книги (один ко многим);

Книги. Код книги, стоимость - Выдача книг сотрудникам. Цена книги (один к одному);

Клиенты. Код клиента - Выдача книг. Код клиента (один ко многим);

Книги. Код книги - Выдача книг. Код книги (один ко многим);

Книги. Код книги, стоимость - Выдача книг. Цена книги (один к одному);

Авторы. Код автора - Книги. Код автора (один ко многим);

Издательства. Код издательства - Книги. Код издательства (один ко многим).

На рисунке 3.10 изображен результат схемы данных

Рис. 3.10. Реализованная схема данных в Microsoft Office Access

4. Руководство по работе с приложением

4.1 Руководство по установке

Для работы данной автоматизированной системы необходимо иметь стандартный стационарный компьютер с ОС не ниже Windows XP и офисными приложениями от MS Office 2010. Щелкнуть на

и запустить систему.

На рисунках 4.1, 4.2, 4.3 и 4.4 изображена главная форма автоматизированной системы, которая для удобства поделена на 4 страницы:

v Главное меню (рис. 4.1);

v Страница для работы с клиентами (рис. 4.2);

v Страница для работы с книгами (рис. 4.3)

v Страница для работы с сотрудниками (рис. 4.4)

Рисунок 4.1. Главная форма АС "Книжный магазин "центр книга", Главное меню



Рисунок 4.2. Главная форма АС "Книжный магазин "Центр книга", страница работы с клиентами

Рисунок 4.3. Главная форма АС "Книжный магазин "Центр книга", страница работы с книгами

Рисунок 4.4. Главная форма АС "Книжный магазин "Центр книга", страница работы с сотрудниками

Что бы начать работу с автоматизированной системой необходимо запустить главную форму.

4.2 Руководство пользователя

Для начала работы с системой необходимо ознакомиться с Редактированием информации о сотрудниках, в данной АС эта он представлен дружественным интерфейсом и все наглядно показано - все функции указаны кнопками.

В этой форме можно увидеть информацию о сотрудниках, такую как ФИО, должность, паспортные данные сотрудника и другую информацию, указанную при составлении трудового договора. В данной форме можно осуществлять следующие операции: переход на предыдущую, следующую, добавление, сохранение, редактирование и удаление записи. Это очень удобно и позволяет пользователю этой системы сэкономить время, что повышает производительность.

Рисунок 4.5. Форма "Редактирование информации о сотрудниках"

После того, как мы закончили работу с информацией о сотрудниках, можно вывести список сотрудников, где представлена сводная информация о сотрудниках. Этот список представлен в виде отчёта, который можно вызвать, нажав на кнопку "Список сотрудников" на странице работы с сотрудниками. Этот отчёт показан на рисунке 4.6

Рисунок 4.6. Отчёт "Список сотрудников"

Каждому сотруднику нужно выдавать заработную плату, а для этого нужно вести учёт, когда и сколько часов работал конкретный сотрудник. С этой задачей справляется форма "Учёт отработанных часов", которая позволяет добавлять записи об отработанных часах, а также редактировать их, в случае ошибки. Данная форма представлена на рисунке 4.7.

Рисунок 4.7. Форма "Учёт отработанных часов"

Для выдачи заработной платы используется отчёт, который перед открытием запрашивает код сотрудника. Потом он выводит на экран информацию о тех днях, в которые работал данный сотрудник, сколько часов он отработал в этот день, а также итоговую сумму, которую нужно заплатить сотруднику за отчётный период. Данный отчет показан на рисунке 4.8.

Рисунок 4.8. Отчёт "выдать з/п"

Форма редактирования информации о клиентах, выглядит и имеет аналогичный функционал форме редактирования информации о сотрудниках. В ней также можно осуществлять такие операции, как переход на следующую, предыдущую запись, добавление новой записи, сохранение, удаление. Эта форма представлена на рисунке 4.9. Вывести список всех клиентов и сводную информацию о них позволяет отчёт "Список клиентов", представленный на рисунке 4.10.

Рисунок 4.9. Форма "Редактирование информации о клиентах"

Рисунок 4.10. Отчёт "Список клиентов"

Форма "выдача книг", которая представлена на рисунке 4.10, позволяет вести учёт выдачи книг клиентам. Она позволяет просматривать, добавлять, изменять информацию о том, какого числа, какую книгу, в каком количестве брал данный клиент.

Рисунок 4.11. Форма "Выдача книг"

После выдачи книг, клиенту нужно выписать счёт. Эта функция реализуется с помощью отчёта, который запрашивает фамилию клиента, а потом выводит сводную информацию о том, когда, какую книгу и в каком количестве брал клиент. В самом низу отчёта, выводится информация об общей сумме, которую нужно заплатить клиенту за купленные книги. Этот отчёт представлен на рисунке 4.12.

Рисунок 4.12. Отчёт "Счёт"

Сотрудники тоже могут покупать книги в своем магазине. Но в отличие от клиентов, сотрудники могут покупать книги на особых условия, а именно с двадцати процентной скидкой. Поэтому, для ведения учёта выдачи книг сотрудникам и выставления счета за книги нужны отдельные форма и отчёт. Но они абсолютно аналогичны форме и отчёту клиентов, поэтому в представлении не нуждаются.

Как говорилось ранее, наша автоматизированная система позволяет вести учёт книг на складе, хранение и изменение информации об авторах и издателях книг. Данные функции реализованы в виде соответствующих форм, представленных на рисунках 4.13, 4.14 и 4.15.

Рисунок 4.13. Форма "Редактирование информации о книгах"

Рисунок 4.14. Форма "Редактирование информации об авторах"

Рисунок 4.15. Форма "редактирование информации о книгах"

По желанию клиента, заведующий складом может вывести прайс лист - список всех имеющихся на складе книг с их ценами. Данная функция реализована с помощью отчёта, представленного на рисунке 4.16.

Рисунок 4.16. Отчёт "прайс лист"

Заключение

Удачная разработка автоматизированной системы обеспечивает простоту ее поддержания. Разработанная в данном курсовом проекте АС, позволяет автоматизировать учёт сотрудников, клиентов и товара на складе, что позволяет сократить ошибки в документации и значительно экономить время. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

В ходе проделанной работы, были созданы:

ь 8 таблиц;

ь 4 запроса;

ь 12 форм;

ь 6 отчетов;

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки, работающих с базами данных, приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

Библиографический список

1. Лучко О.Н. Курсовое и дипломное проектирование: методические указания/ О.Н. Лучко, Е.В. Морарь, В.И. Стариков. - Омск: ОГИС, 2007. -27 с.

2. Гончаров А.Ю. Access 2010. Самоучитель с примерами Омск: 2011. - 150с.

3. База данных, Материал из Википедии https://ru.wikipedia.org/wiki/%C1%E0%E7%E0_%E4%E0%ED%ED%FB%F5 .

4. Microsoft Access, Материал из Википедии https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

5. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. Эксмо: 2001.-423с.

Размещено на Allbest.ru

...