AKVIS Sketch-программа, результатом работы которой, есть превращение фотографий в эскизы, сделанные карандашом или углем, имитируя ручную работу.

Публикация дипломной работы на Web-ресурсы.

Понятия и основные определения деловодства

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Различают следующие виды делопроизводства: общее, специальное, по делам и обращениям граждан, секретное.

Задачами делопроизводства в организациях являются:

· изготовление необходимых документов;

· отражение работы организации в документах;

· обеспечение быстрого поиска нужной информации;

· контроль своевременного исполнения и правильного оформления документов;

· сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны;

· экономия затрат времени и сил работников организации.

Структура делопроизводства включает документирование и документооборот. В свою очередь документирование состоит из двух частей: системы документации и системы документирования.

Требования к оформлению документов

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации - это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

В учреждениях и организациях система документации определяется номенклатурой дел - систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения), с указанием сроков их хранения.

Документооборот - это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Процесс документооборота состоит из следующих стадий:

1) прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителями, наложение резолюций);

2) непосредственное исполнение документов. Указанная стадия, в свою очередь, имеет несколько этапов: подготовительный (составление черновиков (проекта)), согласовательный (визирование, утверждение и т.п.) и завершающий (техническое изготовление, размножение).

При этом следует учитывать, что на подготовительном и согласовательном этапах осуществляется документирование (создание нового документа, необходимого для исполнения поставленных задач). Возникает вопрос о том, в какой момент времени процесс документирования переходит в процесс документооборота. Таким переходным моментом следует считать регистрацию вновь созданного документа, поэтому под регистрацией принято, считать фиксацию факта создания или поступления в организацию документа.

Этот вывод имеет существенное значение, поскольку только исполнитель несет ответственность за создание нового документа, и он может считать свою задачу выполненной лишь после регистрации документа, который до этого момента времени теоретически не существует. В связи с этим неопытный исполнитель может попасть в невыгодную для себя ситуацию, если потеряет контроль над проектом документа до его регистрации, в результате чего он будет утерян.

3) Отправка документов и корреспонденции.

4) Контроль и проверка исполнения документов.

5) Хранение документов.

Выполнение задач делопроизводства возлагается на секретариаты (канцелярии), которые обеспечивают прием и регистрацию документов; учет документации, поступающей в организацию, отправляемой или хранящейся; передачу документов исполнителям; контроль за исполнением документов.

Требования к оформлению документов составляемых на ПК

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

· Государственный герб Российской Федерации;

· герб субъекта Российской Федерации;

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации;

· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· код формы документа;

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· место составления или издания документа;

· адресат;

· гриф утверждения документа;

· резолюция;

· заголовок к тексту;

· отметка о контроле;

· текст документа;

Издание официальное

· отметка о наличии приложения;

· подпись; 23 - гриф согласования документа;

· визы согласования документа;

· оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии;

· отметка об исполнителе;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о поступлении документа в организацию;

· идентификатор электронной копии документа.

Оформление документа - это обязательный набор реквизитов, установленный для данной разновидности документа и расположенных в определенной последовательности. Изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, можно грамотно оформить любой документ.

Документы делятся на организационно-распорядительные, информационно-справочные и информационно-аналитические. Несмотря на такое разнообразие, они имеют некоторые общие правила оформления, которых следует придерживаться при подготовке документов.

1. Документы, создаваемые в учреждении, оформляются на бланке учреждения (общий бланк организации, бланк письма, бланк приказа и др.). Реквизиты бланка могут иметь угловое или продольное расположение. При подготовке проектов документов на компьютере удобно иметь файлы с этими бланками. С образцами бланков можно ознакомиться у делопроизводителя.

Совещательные органы, комиссии, оргкомитеты, консультативные органы и др. осуществляют переписку на бланках, соответствующих положениям об этих органах.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма). Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

В письмах-ответах на бланке должны быть указаны номер и дата документа, на который дается ответ.

2. Как правило, текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

3. Документы состоят из набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, и порядок их размещения определяются целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Многие документы имеет строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе может сделать его недействительным.

4. Примерный перечень реквизитов

Наименование вида документа (указывается на бланке, за исключением писем).

Заголовок. Заголовок составляется к документу объемом более одной страницы. Заголовок должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем документ?". Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

Адрес. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Наименования учреждения и его структурного подразделения излагаются в именительном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается полностью. При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, инициалы указываются перед фамилией и все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже. В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени, отчества адресата.

Дата. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата на документе проставляется цифровым или буквенно-цифровым способом арабскими цифрами. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

Грифы утверждения и согласования. Гриф утверждения используется, если документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Текст документа. Текст является основной частью документа. Он может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме.

Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего не допускается. В этом случае указывается должность подписывающего. Отправляемые (исходящие) письма печатаются, как правило, в двух экземплярах, и оба экземпляра подписываются.

Печать. Печать ставится в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Приложение. Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если приложения не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.

Исполнитель. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Виза. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложениях к документу, на копиях отправляемого документа.

Общие требования безопасности для операторов компьютерного набора и секретарей руководителя (организации, предприятия, учреждения).

Требования безопасности перед началом работы

Подготовить рабочее место.

Отрегулировать освещение на рабочем месте, убедиться в отсутствии бликов на экране.

Проверить правильность подключения оборудования к электросети.

Проверить исправность проводов питания и отсутствие оголенных участков проводов.

Убедиться в наличии заземления системного блока, монитора и защитного экрана.

Протереть антистатической салфеткой поверхность экрана монитора и защитного экрана.

Проверить правильность установки стола, стула, подставки для ног, пюпитра, угла наклона экрана, положение клавиатуры, положение "мыши" на специальном коврике, при необходимости произвести регулировку рабочего стола и кресла, а также расположение элементов компьютера в соответствии с требованиями эргономики и в целях исключения неудобных поз и длительных напряжений тела.

Требования безопасности во время работы

Работнику при работе на ПК запрещается:

прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании;

переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;

допускать попадание влаги на поверхность системного блока (процессора), монитора, рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;

производить самостоятельное вскрытие и ремонт оборудования;

работать на компьютере при снятых кожухах;

отключать оборудование от электросети и выдергивать электровилку, держась за шнур.

Продолжительность непрерывной работы с компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно - эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления выполнять комплексы упражнений.

Требования безопасности в аварийных ситуациях

Во всех случаях обрыва проводов питания, неисправности заземления и других повреждений, появления гари, немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации руководителю.

Не приступать к работе до устранения неисправностей.

При получении травм или внезапном заболевании немедленно известить своего руководителя, организовать первую доврачебную помощь или вызвать скорую медицинскую помощь.

Требования безопасности по окончании работы

Отключить питание компьютера.

Привести в порядок рабочее место.

Выполнить упражнения для глаз и пальцев рук на расслабление.

Меры предосторожности при работе за компьютерной техникой

Общие правила безопасности

1. Работа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) связана с повышенной опасностью, т.к. их питание осуществляется от сети напряжением 220 В. Несоблюдение правил техники безопасности может привести к травмам, поражению электрическим током.

2. К работе на ПЭВМ допускаются лица, прошедшие производственное обучение, изучившие данную инструкцию, а также "Инструкцию по оказанию первой помощи пострадавшему от воздействия электрического тока". Отметка о прохождении инструктажа делается в специальном журнале.

3. Во время работы персонал также руководствуется "Правилами внутреннего распорядка" и "Инструкцией по пожарной безопасности".

4. При несчастном случае пользователь должен поставить об этом в известность руководителя, оказать первую помощь, при необходимости вызвать врача.

5. Запрещается работа на неисправных устройствах. В случае возникновения неисправности пользователь должен немедленно сообщить об этом руководителю.

Требования безопасности перед началом и во время работы

1. Перед началом работы ПЭВМ подключается к электрической сети.

2. Розетки для подключения ПЭВМ должны быть правильно заземлены.

3. Желательно соблюдать следующий порядок включения устройств: монитор, принтер, системный блок.

4. Допускается временное отключение монитора.

5. Запрещается включать и выключать принтер при работающей ПЭВМ.

6. Запрещается работа на ПЭВМ при снятом корпусе или крышках устройств.

7. Запрещается оставлять ПЭВМ во включенном состоянии без наблюдения на длительное время.

8. В случае неправильного функционирования какого-либо устройства следует поставить в известность руководителя.

9. Профилактику и модернизацию ПЭВМ следует производить только специалистам при отключенном питании.

10. Пользователь обязан не допускать накопления бумажных отходов вблизи ПЭВМ.

11. В случае появления посторонних шумов, запахов дыма или горелой изоляции необходимо немедленно отключит ПЭВМ, сообщить руководителю и вызвать инженера по ремонту.

12. В случае появления дыма или огня необходимо отключить ПЭВМ от электрической сети, оповестить руководителя и приступить к тушению пожара, Одновременно вызвать пожарную команду по телефону "01".

13. В случае поражения электрическим током отключить ПЭВМ от сети с помощью рубильника, оповестить руководителя, оказать первую медицинскую помощь и вызвать врача.

Технические методы увеличения безопасности работы за компьютером

Эргономичное аппаратное оборудование

Чтобы работа была комфортной и безопасной необходимо позаботиться об аппаратном оборудовании компьютера. Как правило, набольший вред здоровью пользователя компьютера наносят устройства ввода-вывода: монитор, клавиатура, мышь.

В наше время, когда проблемы безопасности работы за компьютером стоят как нельзя остро, появляется множество различных стандартов на экологическую безопасность оборудования персонального компьютера. Современный монитор должен соответствовать по крайней мере трем общепринятым стандартам безопасности и эргономике:

FCC Class B - этот стандарт разработан канадской федеральной комиссией по коммуникациям для обеспечения приемлемой защиты окружающей среды от влияния радиопомех в замкнутом пространстве. Оборудование, соответствующее требованиям FCC Class B, не должно мешать работе теле - и радио аппаратуры.

MPR-II - этот стандарт был выпущен в Шведским национальным департаментом. MPR-II налагает ограничения на излучения от компьютерных мониторов и промышленной техники, используемой в офисе.

TCO'95 (а также современный TCO'99) - рекомендация, разработанная Шведской конференцией профсоюзов и Национальным советом индустриального и технического развития Швеции (NUTEK), регламентирует взаимодействие с окружающей средой. Она требует уменьшения электрического и магнитного полей до технически возможного уровня с целью защиты пользователя. Для того, чтобы получить сертификат TCO'95 (TCO'99), монитор должен отвечать стандартам низкого излучения (LowRadiation), т.е. иметь низкий уровень электромагнитного поля, обеспечивать автоматическое обеспечивать автоматическое снижение энергопотребления при долгом не использовании, отвечать европейским стандартам пожарной и электрической безопасности

EPA Energy Star VESA DPMS - согласно этому стандарту монитор должен поддерживать три энергосберегающих режима - ожидание (stand-by), приостановку (suspend) и "сон" (off). Такой монитор при долгом простое компьютера переводится в соответствующий режим, с низким энергопотреблением.

Необходимо также чтобы монитор имел возможность регулировки параметров изображения (яркость, контраст и т.д.). Рекомендуется, чтобы при работе с компьютером частота вертикальной развертки монитора была не ниже 75Гц (при этом пользователь перестает замечать мерцание изображения, которое ведет к быстрому уставанию глаз).

В настоящее время многие фирмы производители мониторов начали массовый выпуск так называемых плоскопанельных мониторов (LCD), которые лишены многих экологических недостатков, присущих мониторам с электронно-лучевой трубкой, как то: электромагнитное излучение, магнитное поле, мерцание и т.д.

Устройства ввода информации

В отличие от мониторов для компьютерных устройств ввода (клавиатура и мышь) в настоящее время не имеется общепринятых и широко распространенных стандартов. В тоже время многие производители данного оборудования рекламируя свою продукцию, описывают различные конструктивные решения, повышающие эргономичность ее использования: клавиатура с возможностью регулирования расположение клавиш, мышь с формой, уменьшающей усталость кисти при длительной работе. Хотя некоторые из них стоит рассматривать только как броскую рекламу, многие модели действительно являются своеобразным технологическим скачком вперед с точки зрения безопасности работы за компьютером.

Эргономичная организация рабочего места

Даже самое эргономичное оборудование в мире не поможет вам избежать заболеваний, если использовать его неправильно. Следуя простым советам по эргономичной организации рабочего места, можно предотвратить дальнейшее развитие заболеваний.

Рабочее пространство.

Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека - 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки.

Работа с клавиатурой.

Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Поэтому клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Современные, эргономичные модели имеют оптимальную площадь для клавиатуры за счет расположения монитора в самой широкой части стола. Глубина стола должна позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору.

Расположение монитора.

Монитор, как правило, располагается чрезмерно близко. Существует несколько научных теорий, по разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки Но при этом что человек должен иметь возможность сам решать, насколько далеко будет стоять монитор.

Именно поэтому конструкция современных столов позволяет менять глубину положения монитора в широком диапазоне. Верхняя граница на уровне глаз или не ниже 15 см ниже уровня глаз.

Внутренний объем.

Значимым фактором является под пространство столешницей. Высота наших столов соответствует общепринятым стандартам, и составляет 74 см. Также необходимо учесть, что пространства под креслом и столом должно быть достаточно, чтобы было удобно сгибать и разгибать колени.

Кресло

Казалось бы, требования к нему сформулировать предельно просто, - оно должно быть удобным. Но это еще не все. Кресло должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит других вредных воздействий. Кресло обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Желательно иметь возможность регулировки высоты и расстояния между подлокотниками, расстояния от спинки до переднего края сиденья. Важно, чтобы все регулировки были независимыми, легко осуществимыми и имели надежную фиксацию. Кресло должно быть регулируемым, с возможность вращения, чтобы дотянуться до далеко расположенных предметов.

Положение за компьютером

Регулируемое оборудование должно быть таким, чтобы можно было принять следующее положение:

Поставьте ступни плоско на пол или на подножку.

Поясница слегка выгнута, опирается на спинку кресла.

Руки должны удобно располагаться по сторонам.

Линия плеч должна располагаться прямо над линией бедер.

Предплечья можно положить на мягкие подлокотники на такой высоте, чтобы запястья располагались чуть ниже, чем локти.

Локти согнуты и находятся примерно в 3 см от корпуса.

Запястья должны принять нейтральное положение (ни подняты, ни опущены).

Размещено на Allbest.ru

...