Создание базы данных "Учёт документов"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Со времени изобретения письменности перед человечеством стояла задача хранения данных. Поддержка записей имеет долгую историю, но, несмотря на эволюцию от глиняных таблиц к папирусу, затем к пергаменту и, наконец, к бумаге, всё это время она имела одну общую черту - обработка информации производилась вручную.

С появлением компьютеров задача документооборота упростилась - хранить документы в электронном виде оказалось просто, дёшево удобно. В процессе своей деятельности промышленные предприятия, корпорации, ведомственные структуры, органы государственной власти управления накопили большие объёмы данных. Они содержат огромные возможности по извлечению, полезной аналитической информации, на основе которой можно выявлять скрытые тенденции, строить стратегию развития, находить новые решения.

Потребность в интеграции корпоративной информации послужила толчком к созданию базы данных. Это становится наиболее актуальным именно сейчас, когда благодаря высоким темпам развития электронной коммерции, работающие в Интернете фирмы, могут превратиться в огромные предприятия в течение нескольких месяцев, а то и недель. И, как следствие, будут стремительно расти и их базы данных.

База данных представляет собой набор сведений, относящихся к определённой теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей.

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

· таблицы для хранения данных;

· запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;

· формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;

· отчёты для анализа или печати данных в специальном формате.

В качестве СУБД для реализации базы данных была использована Microsoft Access, которая является настольной СУБД реляционного типа и имеет все необходимые средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчётов.

1. Создание таблиц базы данных «Учёт документов»

Состав и назначение Базы Данных

База данных - это компьютеризированная система хранения структурированных данных, основная цель которой - хранить информацию и предоставлять ее по требованию.

Базы данных (БД) могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы.

В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах. Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ-поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.

Отталкиваясь от предполагаемых полей создаются:

Основные таблицы:

Входящие [Вх_номер; Код_типа; Документ; Код_орг; Исх_номер; Отправитель; Дата_отпр; Получатель; Дата_получ];

Исходящие [Исх_номер; Код_типа; Документ; Код_отд; Отправитель; Дата_отпр; Код_орг; Получатель];

Вспомогательные таблицы:

Типы документов [Код_типа; Тип_док];

Организации [Код_орг; Организация; Индекс; Город; Адрес; Телефоны; Факс; Эл_почта];

Отделы [Код_отд; Отдел; Начальник; Телефоны].

Создание таблиц Базы Данных.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы данных, свойства). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

Типы данных полей таблицы:

Текстовый - текст или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина - 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной максимальной длине.

Поле МЕМО - поля этого типа предназначены для хранения больших текстовых данных. Длина поля может достигать 64 Кбайт. Поле не может быть ключевым или индексированным. Поля МЕМО полезны для хранения больших объемов информации. При работе с Microsoft Office Access можно задать свойство, при котором приложение MS Access будет сохранять историю всех изменений поля МЕМО. Историю изменений затем можно просмотреть.

Числовой - содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычислений, которая позволяет задавать целый тип для полей, которые используются в ссылках на другие таблицы базы данных.

Счетчик - уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся в таблицу при добавлении каждой новой записи.

Логический - содержит одно из двух возможных значений: 0 - для представления значений «нет» и -1 (минус 1) - для «да».

Денежный - позволяет выполнять расчеты с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной частях.

Дата/время - семь видов форматов для отображения даты и времени.

Поле объекта OLE - включает рисунок, фотографию, звукозапись, диаграммы, векторную графику, форматированный текст и т.д.

Гиперссылка - содержит адреса Web-страниц.

Вложение - позволяет хранить документы и двоичные файлы любых типов в базе данных без излишнего увеличения ее объема. Чтобы уменьшить общий объем данных, вложения автоматически сжимаются. Этот тип данных используется, например, если нужно вложить в запись документ Microsoft Office Word или сохранить в базе данных набор цифровых изображений. В одной записи можно хранить несколько вложений.

Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует на вкладке Создание в группе взаимосвязанных элементов управления Таблицы выбрать Конструктор. Этот режим является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. Откроется окно конструктора с именем новой таблицы Таблица 1.

В окне конструктора три столбца. В первом столбце Имя поля вводятся имена полей. В столбце Тип данных выбирают тип каждого поля из раскрывающегося списка. Столбцы Имя поля и Тип данных в дальнейшем используются приложением. Столбец Описание содержит описание назначения поля таблицы. Этот столбец нужен только разработчику. Нижняя часть бланка содержит свойства поля для поля, выделенного в верхней части. Закончив создание структуры таблицы, конструктор закрывают с подтверждением сохранения изменения макета или структуры таблицы.

Для создания таблицы «Типы документов» необходимо в столбце имя поля ввести названия полей код типа, тип документа. Для каждого поля подбирается Тип данных и Размер поля. Так же необходимо задать первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код. Так, в таблице «Типы документов» для каждого документа может быть указан уникальный код типа. Поле кода типа документа является первичным ключом этой таблицы. После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.

По аналогии создаются таблицы «Организации», «Отделы». Таким образом, начинать создание БД надо со вспомогательных таблиц - «Типы документов», «Организации», «Отделы» (рис. 1-6).

Рисунок 1. Таблица «Типы документов» в режиме Конструктор

Рисунок 2. Таблица «Типы документов» в режиме Таблицы

Рисунок 3. Таблица «Отделы» в режиме Конструктор

Рисунок 4. Таблица «Отделы» в режиме Таблицы

Рисунок 5. Таблица «Организации» в режиме Конструктор

Рисунок 6. Таблица «Организации» в режиме Таблицы

Затем создаются основные таблицы «Исходящие» и «Входящие» (рис. 7-10), в которые нужно добавить поля из вспомогательных таблиц. В реляционной базе данных данные сохраняются в отдельных тематических таблицах, а затем определяются связи, позволяющие системе управления базами данных по мере необходимости объединять данные таблиц. Microsoft Access позволяет создать новое поле, добавив его из другой связанной таблицы или из другой таблицы, для которой связь не создана. Поле добавляется с помощью списка полей, в котором отображаются доступные поля из других таблиц базы данных. Таким образом, в таблицах «Входящие» и «Исходящие» - в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Необходимо выбрать значение «Поле со списком» и определить следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы. Затем все созданные таблицы заполняются, сначала вспомогательные таблицы, а затем главные.

Рисунок 7. Таблица «Исходящие» в режиме Конструктор

Рисунок 8. Таблица «Исходящие» в режиме Таблицы

Рисунок 9. Таблица «Исходящие» в режиме Конструктор

Рисунок 10. Таблица «Входящие» в режиме Таблицы

2. Создание схемы данных для базы данных «Учёт документов»

Для создания схемы данных можно воспользоваться пунктом Работа с базами данных/Схема данных или соответствующей кнопкой на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне надо выбрать таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей (рис.11). После этого остаётся с помощью мыши соединить поля Код типа, Код отдела, Код организации основных таблиц с ключевыми полями вспомогательных таблиц - на схеме появятся стрелки с указанием типа связи. Если по стрелке щёлкнуть правой клавишей мыши, то выплывет меню, позволяющее изменить свойства связи: например, можно, выбрав метод Изменить связь, установить в очередном диалоговом окне флажок Обеспечение целостности данных (рис. 12).

Рисунок 11. Создание схемы данных

Рисунок 12. Изменение связей схемы данных

3. Создание форм для базы данных «Учёт документов»

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД ? это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. У MS Access множество способов создания форм. Все они представлены на вкладке Создание в группе «Формы». В Мастере форм создание приводится пошагово. Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации нужно щелкнуть таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке необходимо нажать кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости можно изменить оформление, например, настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.

Также можно создать форму с помощью Мастера форм. Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Для создания форм с помощью Конструктора необходимо запустить программу Microsoft Access и открыть БД, затем выбрать вкладку Формы. Далее следует выполнить щелчок по кнопке Создать - появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" нужно выбрать имя таблицы. После щелчка по кнопке ОК на экране появится окно созданной формы.

Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, необходимо выбрать пункт меню Вид/Список полей.

Поля из списка нужно переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей) и разместить в нужных местах по разработанному образцу.

После создания необходимо сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

Просмотреть форму в режиме Конструктора можно, выполнив щелчок по кнопке Открыть.

Таким образом, формы «Входящие» и «Исходящие» создаются автоматически, если щёлкнуть по таблицам и нажать на вкладке Создание на значок Форма (рис. 13, 14).

В режиме Конструктора можно помещать на форму дополнительные элементы, так называемые элементы управления или элементы диалоговых окон. Это хорошо известные элементы: кнопки, списки, поля со списками. Все эти элементы можно создать в режиме Конструктор.

При переходе в режим Конструктор формы, тут же на ленте появляется вкладка Конструктор, на которой располагаются все доступные нам элементы управления. Именно эти элементы можно помещать на формы.

Итак, необходимо выбрать элемент кнопка на вкладке Конструктор, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и обозначить на форме размеры будущей кнопки. Автоматически появится диалоговое окно создания кнопок, где можно выбрать категорию и действие. Например, найти запись. На кнопку можно поместить либо текст, либо соответствующее стандартное изображение или иконку по обзору. Щелкнув кнопку Далее, можно увидеть, что на следующем этапе задается имя кнопки, после чего щелкнув кнопку Готово, кнопка появляется в Конструкторе. Здесь же можно подкорректировать размеры и перейти в режим Форма для того, чтобы увидеть, как кнопка будет отражена на форме, и опробовать ее действие.

Рисунок 13. Создание формы по таблице «Входящие»

Рисунок 14. Создание формы по таблице «Исходящих»

4. Создание запросов базы данных «Учёт документов»

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. В СУБД Access есть несколько видов запросов:

· Запросы на выборку, которые возвращают данные из одной или нескольких таблицы и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять

· Запросы с параметрами, при выполнении отображающие в диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие

· Перекрёстные запросы, которые используют для расчётов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ

· Запросы на изменение, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

· Запрос SQL, создаваемый при помощи javascript.

Запросы в СУБД Access создаются несколькими способами, но наиболее доступный из них - это Конструктор запросов. Для этого во вкладке «Создание» и в группе «Запросы» нужно найти Конструктор запросов. Далее откроется окно, которое будет предлагать добавить таблицы. После добавления нужно нажать «Закрыть» и приступить к созданию условий запроса. Условия - это «фильтры», добавляемые в запрос для указания элементов, которые он должен возвратить.

В строке «Условия отбора» пишется условие. Оператор Like можно использовать для поиска значений полей, соответствующих указанному шаблону. В качестве шаблона, можно указать полное значение (например, Like*«отдел п*») .

В выражениях оператор Like может использоваться для сравнения значения поля со строковым выражением. Например, если в запросе SQL указать Like «C*», запрос вернет все значения полей, начинающиеся на букву C. В запрос с параметрами можно предложить пользователю ввести шаблон для поиска.

Чтобы настроить в запросе ввод условий при его выполнении, создаётся запрос с параметрами. Это даст возможность использовать запрос повторно, не открывая его в Конструкторе для изменения условий.

Параметр - это часть сведений, предоставляемых запросу при его выполнении. Параметры можно использовать отдельно или в составе длинных выражений для формирования условия запроса.

Создание параметра аналогично добавлению обычного условия в запрос: сначала создаётся запрос на выборку, который затем открывается в конструкторе.

В строке Условия поля, к которому нужно применить параметр, вводится текст, который нужно отобразить в поле параметра, заключив его в квадратные скобки, например: [Дата]В условии можно использовать несколько параметров. Например, выражение Between [] и And [] при выполнении запроса создаст два поля.

Таким образом, необходимо создать простой запрос (рис. 15), запросы с выборкой (рис. 16-17) и запрос с параметром (рис. 18).

Рисунок 15. Простой запрос

Рисунок 16. Запрос с выборкой

Рисунок 17. Запрос с выборкой

Рисунок 18. Запрос с параметром

5. Создание отчетов базы данных «Учёт документов»

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Отчет можно создать тремя различными способами:

· При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса (рис. 19-20).

· При помощи Мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

· Вручную в режиме Конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

Создание отчета с помощью Мастера начинается с нажатия кнопки Мастер отчетов на главной панели. Первым шагом создания отчета является определение источника данных. Помимо отображения списка всех общих источников данных, содержащихся в проекте отчета, мастер отчетов даст возможность создать новый источник данных. Необходимо выбрать поля «Организации», «Вх номер», «Исх номер», «Документ», «Отдел», «Отправитель», «Дата отпр», «Получатель» и «Дата получ», которые будут включены в отчет.

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по организациям, нужно выделить в списке элемент Организации.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете, если это требуется.

Далее нужно будет выбрать порядок сортировки и указать итоговую информацию для определённого столбца, если это необходимо. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию.

В пятом диалоговом окне Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Нужно выбрать Табличный макет и Книжную ориентацию отчёта.

Следующим шагом является применение стиля для отчета с использованием шаблона стиля. Здесь нужно выбрать Стандартный стиль отчёта и перейти к следующему диалоговому окну.

Заключительным шагом является присвоение отчету имени «Организации» и проверка полей, которые будут в него включены. После выполнения всех шагов конструктор отчетов создает отчет и добавляет его в проект сервера отчетов (рис. 21).

Рисунок 19. Автоотчёт по запросу «Входящие»

Рисунок 20. Автоотчёт по запросу с выборкой по дате

Рисунок 21. Отчёт с группировкой, сделанный с помощью Мастера отчётов

Заключение

компьютеризированный запрос программный

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр.

В ходе выполнения курсовой работы были рассмотрены следующие вопросы:

- создание базы данных и таблиц средствами СУБД Access;

- управление базами данных;

- создание баз данных на основе таблиц.

Применение СУБД Access для разработки базы данных и приложения для работы с ней показало, что данная СУБД обеспечивает удобные средства для описания структуры таблиц (Мастер и Конструктор), возможность просто задать имя поля, выбрать тип данных из списка, размер и формат поля, задать поле со списком и определить источник данных для него. В свою очередь, разработанная база данных позволяет быстро и эффективно работать с данными определённой предметной области. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в ней, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию о стоимости оборудования для целлюлозно-бумажной промышленности, его количестве и величине спроса на него.

Список литературы

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2012. - 200с.

2. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных.- М.: Финансы и статистика, 2009. - 800с.

3. Кузин А.В., Дёмин В.М. «Разработка баз данных в системе Microsoft Access: учебник, М., ФОРУМ, 2009, 224с.

4. Кузнецов С.Д. Основы баз данных. - 2-е изд. - М.: Интернет-университет информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. - 484с.

Размещено на Allbest.ru