Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В связи с внедрением в учреждениях информационных технологий, база данных становится незаменимой для работы. Существует столько способов централизовать и хранить информацию. Появилось большое количество различных разработчиков баз данных, которые материально заинтересованы в создании более технически-совершенного и привлекательного программного обеспечения.

Базы данных - совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

Актуальность темы обусловлена необходимостью создания базы данных для Бюро Технической инвентаризации, так как база данных поможет обеспечить централизованное управление, хранение информации об объектах недвижимости, клиентах и сотрудниках.

Распространение компьютеров привело к резкой необходимости использования различных программ , в особенности баз данных , для решения задач, в особенности баз данных, для решения задач централизованного хранения данных и последующего использования информации. База данных используется в операционных системах, программах для хранения и изменения информации. Ценность применения баз данных Бюро технической инвентаризации позволит хранить информацию об объектах недвижимости, что приведет к снижению времени на поиск информации и удобству использования информации.

Основной целью курсового проекта является разработка базы данных.

Задачи: конструктор база таблица запрос

- проанализировать возможности баз данных и основные принципы построения таблиц;

-построить запросы разных видов;

-создать удобную для пользования главную кнопочную форму;

-сделать базу данных простой и понятной для пользователя



1. ВЫБОР СРЕДСТВ И МЕТОДОЛОГИИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ

1.1 Методология проектирования базы данных

Методология проектирования баз данных предусматривает разбиение всего процесса проектирования на несколько фаз, каждая из которых состоит из нескольких этапов.

Общепринятая методология проектирования баз данных разделяется на 3 основные фазы:

1. Концептуальное проектирование

2. Логическое проектирование

3. Физическое проектирование

Концептуальное проектирование - это процедура конструирования информационной модели, не зависящей от каких-либо физических условий реализации.

Логическое проектирование - это процесс конструирования информационной модели на основе существующих моделей данных, не зависимо от используемой системы управления базами данных и других условий физической реализации.

Физическое проектирование - это процедура создания описания конкретной реализации баз данных с описанием структуры хранения данных, методов доступа к данным.

1.2 Выбор средств проектирования базы данных

В качестве средства разработки была выбрана система управления базами данных Microsoft Access, которая входит в пакет Office.

Microsoft Office -- офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Apple Mac OS X и Apple iOS (на iPad). В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

2.1 Исследование предметной области для разработки базы данных

Разработать структуру базовых таблиц (не менее четырех) базы данных Бюро технической инвентаризации

База данных содержит информацию:

-сведения о недвижимости;

-сведения о клиентах: фамилия, имя и отчество, адрес, телефон, стоимость недвижимости или аренды недвижимости;

-сведения о сотрудниках: фамилия, имя и отчество сотрудника;

-сведения об операциях с недвижимостью.

Распределим эту информацию по трем таблицам: Клиенты, Недвижимость, Операции, Сотрудники.

2.2 Разработка инфологической модели данных

Рисунок 1 - Информационная модель базы данных



Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Информационная модель представлена на рисунке 1.

2.3 Разработка даталогической модели и ER модели данных

Модель сущность-связь (ER-модель) (англ. entity-relationship model, ERM) -- модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области.

ER-модель используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями.

Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных (реляционной, объектной, сетевой или др.).

ER-модель представляет собой формальную конструкцию, которая сама по себе не предписывает никаких графических средств её визуализации. В качестве стандартной графической нотации, с помощью которой можно визуализировать ER-модель, была предложена диаграмма сущность-связь (ER-диаграмма).

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учётом конкретной реализации системы управления базами данных, с учётом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.



2.4 Разработка физической модели

При разработке базы данных необходимо принимать во внимание правила обеспечения целостности данных (обеспечивает каскадное обновление записей в связанных таблицах).

2.5 Структуры базовых таблиц

Структуры таблиц базы данных показаны в таблицах 2.1, 2.2, 2.3, 2.4.

Таблица 1. Структура таблицы Операции

Поле	Тип	Размер	Обязательное	Индексированное
Код операции	Числовой	Целое	Да	Да (Совпадения не допускаются)
Название операции	Текстовый	15	Да	Да (Совпадения не допускаются)

Таблица 2 Структура таблицы Недвижимость

Поле	Тип	Размер	Обязательное	Индексированное
Код Недвижимости	Числовой	Целое	Да	Да (Совпадения не допускаются )
Название Недвижимости	Текстовый	35	Да	Да (Совпадения не допускаются )

Таблица 3 Структура таблицы Клиенты

Поле	Тип	Размер	Обязательное	Индексированное
ФИО	Текстовый	40	Да	Да(Совпадения допускаются)
Адрес	Текстовый	30	Да	Да(Совпадения допускаются)
Телефон	Числовой	Целое	Да	Да(Совпадения допускаются)
Операция	Числовой	Целое	Да	Да(Совпадения допускаются)
Код недвижимости	Числовой	Целое	Да	Да(Совпадения допускаются)
Стоимость	Денежный	Денежный	Да	Да(Совпадения допускаются)
Код Сотрудника	Числовой	Целый	Да	Да (Совпадения допускаются)



Таблица 4 Структура таблицы Сотрудники

Поле	Тип	Размер	Обязательное	Индексированное
Код Сотрудника	Числовой	Целое	Да	Да(Совпадения не допускаются )
ФИО Сотрудника	Текстовый	35	Да	Да(Совпадения не допускаются )

2.6 Определение связей между таблицами

Поле Код Операции таблицы Операции и поле Код операции в таблице Клиенты имеют своим значением Код Операции. Так как одну операцию могут осуществлять несколько клиентов, то тип связи Один - ко - многим.

Поле Код Недвижимости таблицы Недвижимость и поле Код Недвижимости в таблице Клиенты имеют своим значением Код Недвижимости. Так как один и тот же вид недвижимости может принадлежать разным клиентам, то и между этими таблицами имеем тип связи Один - ко - многим.

Поле Код Сотрудника таблицы Сотрудники и поле Код Сотрудника в таблице Клиенты имеют своим значением Код Сотрудника. Так как один Сотрудник агентства может работать с разными клиентами и осуществлять разные операции, то и между этими таблицами имеем тип связи Один - ко - многим.

3. ОПИСАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

3.1 Создание таблицы в базе данных

Сразу после запуска Ассеss открывает два окна диалога. В первом окне Файл новой базы данных нужно выбрать диск и указать путь, где будет храниться база данных. В другом, Создание файла - пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов:

-Открытие файла - открыть существующую базу данных;

-Создание новой базы данных;

-Создание из имеющегося файла;

-Создание с помощью шаблона - запустить Мастер по созданию базы данных.

В окне Создание файла выбирается Новая база данных пункта Создание, а затем указывается место хранения в окне Файл новой базы данных и набирается имя файла Бюро технической инвентаризации и кликается Enter, программа откроет окно базы данных. Оно содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Выбирается Таблицы. После нажатия на кнопку Создать, программа откроет окно диалога Новая таблица, предлагающее несколько способов ее создания. Выбирается Конструктор и кликается кнопка Ok.

3.2 Создание новой БД в режиме Конструктор

Окно таблицы в режиме конструктора имеет вид как на рисунке 4. В верхней части окна расположен бланк таблицы. В нем содержится перечень всех полей, их типов и заголовков.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных».

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, курсор устанавливается на нужную строку бланка и кликается кнопка Ключевое поле на панели инструментов или выбирается команда Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой.

Описание создания таблицы Сотрудники

Вводится в графу «Имя поля» имя первого поля таблицы Сотрудники Код Сотрудника, кликается правой кнопкой мыши в графе «Тип поля » этой строки, а потом по треугольнику. В появившемся списке выбирается «Числовой». Это поле таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, курсор устанавливается на строку бланка, кликается правой кнопкой мыши и выбирается команда Ключевое поле из контекстного меню.

В нижней части бланка вводятся свойства поля. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по соответствующей строке. В появившемся списке выбирается значение, соответствующее структуре таблицы Сотрудники:

Размер поля Целое,

Значение по умолчанию 0,

Обязательное поле Да,

Индексированное поле Да (Совпадения не допускаются).

В последнем свойстве при выборе Да есть два варианта. Выбирается Да (Совпадения не допускаются), так как ключевое поле не должно повторяться, оно уникально.

На следующих строках бланка аналогично вводится имя и тип оставшегося поля - ФИО Сотрудника. Выбирается тип и свойства этого поля.

После заполнения бланка заказа нужно его сохранить. Чтобы сохранить спецификации новой таблицы, нужно кликнуть на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Программа просит указать имя таблицы. В появившемся окне вводится Сотрудники и кликается Ok.

Аналогично создаются другие таблицы.

3.3 Установка связей между таблицами

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбирается опция Схема данных в меню Сервис (или кликается кнопка Схема данных на панели инструментов).

Если ранее просматривались или изменялись связи, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную схему данных. При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Нужно кликнуть кнопкой мыши по имени первой таблицы Операции, а затем по кнопке Добавить. В окне Схемы данных отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираются остальные таблицы Клиенты, Сотрудники, Недвижимость. После выбора таблиц нужно кликнуть по кнопке Закрыть.

На экране появится диалоговое окно Схемы данных. Там находятся выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются полужирным начертанием.

Нужно кликнуть в таблице Операции по полю Код Операции и, не отпуская кнопки мыши, подвести курсор мыши к полю операция таблицы Клиенты. Затем отпустить кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных. В нижней части окна выводится тип связи Один - ко - многим. Кликнуть по кнопке Создать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично устанавливается связь между таблицами Клиенты и Недвижимость, Сотрудники и Клиенты.

3.4 Запросы

С помощью запроса можно задать вопрос о данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются запросы-выборки, с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.

Чтобы создать запрос надо кликнуть левой кнопкой мыши на вкладке Запросы. Появится окно создания запросов, в котором предлагается два способа их создания:

-создания запроса в режиме Конструктора;

-создания запроса с помощью Мастера.

3.4.1 Создание запроса с помощью Конструктора

Чтобы создать запрос с помощью Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку Запрос.

2. Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос.

3. Выбрать создание запроса с помощью Конструктора и нажать кнопку ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных.

4. Выбрать таблицу, содержащую данные, которые следует включить в запрос, и нажать кнопку Добавить.

В окне запроса появится список полей для каждой из выбранных таблиц.

5. Нажать кнопку Закрыть.

Затем появится окно Запрос на выборку. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между таблицами, а нижняя часть - бланк запроса - содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, определяющие нужное поле. Кликнуть левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и перенести в строку Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

Сохраненный запрос становится частью базы данных. Программа Мicrosoft Ассеss автоматически выбирает для него стандартное имя. Рекомендуется присваивать запросам более осмысленные имена.

Чтобы сохранить запрос и присвоить ему имя нужно:

1. Выбрать опцию Сохранить в меню Файл (или нажать кнопку Сохранить на панели инструментов).

2. Если сохраняется новый запрос, следует ввести для него имя, а затем ОК. Имена запросов могут достигать 64 символов и содержать пробелы.

3.4.2 Описание созданных запросов

Запрос на выборку

Для его создания:

- выбирается в окне Добавление таблицы поочередно все таблицы;

- поля в таблице располагаются в последовательности:

- Название Недвижимости, ФИО, Адрес, Телефон, Название операции, стоимость, ФИО Сотрудника.

-Название недвижимости из таблицы Недвижимость;

-ФИО, Адрес, Телефон, Стоимость из таблицы Клиенты;

-Название операции из таблицы Операции;

-ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники.

Все поля выводятся на экран: в строке Вывод на экран изображенный в ней квадратик не пустой. Условий отбора не указываю. Затем кликнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна.

Сортировка

Создаётся запрос на сортировку по Видам операций полученной в Запросе-выборка. Для этого сначала выполняются все действия как в предыдущем пункте, затем в бланке запроса в поле Сортировка для столбца Название Операции выбирается По возрастанию.

3.4.3 Запросы с параметрами

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

Создаётся запрос на выборку, какие клиенты хотят выполнить указанные операции. Для этого:

- Выбираются таблицы Клиенты, Недвижимость, Операции.

- В режиме конструктора запроса перемещаются с помощью мыши поля ФИО из таблицы Клиенты, Название недвижимости из таблицы Клиенты, Название Операции и Код Операции из таблицы Операции в бланк запроса.

- Для поля Код Операции, которое используется как параметр, вводится в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Укажите код операции], заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

Для просмотра результатов кликнуть кнопку Вид на панели инструментов и вводятся значения параметров. Для возвращения в режим конструктора запроса снова кликается кнопка Вид на панели инструментов.



3.4.4 Итоговые запросы

Итоговый запрос создаётся с помощью конструктора: определяется сумму сделок каждого сотрудника.

Для этого:

- Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку Запрос.

- Кликнуть кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос.

- Выбирается создание запроса с помощью Конструктора и кликается кнопка ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных. Выбираются таблицы Клиенты и Сотрудники.

- В бланке запроса вводятся поля из выбранных таблиц: ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники, Стоимость из таблицы Клиенты.

- Кликнуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов. В бланке заказа появляется строка Групповая операция. В колонке Стоимость кликается кнопкой мыши в строке Групповая операция. В появившемся списке выбирается Sum. В итоге вычисляется суммарная стоимость всех операций по каждому сотруднику.

3.4.5 Запрос с вычисляемым полем

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Описание создания запроса с вычисляемым полем

Создаётся запрос с вычислением заработанной платы сотрудников. Заработанная плата сотрудника эквивалентна 0,0015 % от сделки. Для этого копируется предыдущий запрос, а в вычисляемом поле вводится выражение:

3.4.6 Перекрестный запрос

Перекрестный запрос - это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Для запуска Мастера перекрестного запроса надо нажать кнопку Создать на вкладке Запросы. Выбирать из списка Перекрестный запрос и кликнуть Ok.

Описание создания Перекрестного запроса.

Для создания этого запроса, назовем его Перекрестный запрос, нужно:

Нажать кнопку Создать на вкладке Запросы.

Выбирать из списка Перекрестный запрос и кликнуть Ok.

На первом шаге надо выбрать таблицу или запрос.

На втором шаге надо выбрать поле, значения которого будут использованы для формирования строк таблицы и их заголовков. Выбирать поле ФИО. Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.

На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбирать поле Наименование операции, кликнуть кнопку “Далее”.

На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться для подведения итога. В данном случае можно применить к поле Сумма функцию Sum. Кликнуть кнопку “Далее”.

На последнем шаге надо набрать имя запроса Запрос перекрестный и нажать кнопку “Готово”.



3.4.7 Запрос на Обновление

Разработка Запрос на Обновление. Можно допустить ситуацию, когда поднялись цены на квартиры (код операций 3 и 4).

Для этого необходимо в режиме Конструктора выбрать таблицы Операции и Клиенты.

Затем преобразуется в окне Конструктора в Запрос на обновление при выборе команды Обновление Контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление.

После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

Вводится в строку Обновление выражение, определяющее новое значение поля *1,2, и заполняется строку Условие отбора: 3 or 4

После выполнения команды Запрос/Запуск открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

3.5 Создание отчетов

Самый простой способ создать отчет - поручить сделать это программе, так называемые автоотчеты (то есть отчеты, создаваемые автоматически). Для того чтобы построить автоотчет необходимо:

Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты.

Выбрать Автоотчет: в столбец или ленточный и указать имя таблицы или запроса. Далее программа работает самостоятельно. На экране появляется полученный отчет.

Закрыть отчет (щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна отчета).

Теперь можно подкорректировать заголовок отчета, названия колонок или строк, выбрать тип и размер шрифта, выбрать цвет текста. Для этого нужно в режиме конструктора выделить заголовок отчета и напечатать в нем новый текст. Аналогично делается и с названиями колонок или строк.

Так же, можно создавать отчёты с помощью Мастера отчётов.

В объектах выбирается «Отчёты», кликается на «Мастер Отчётов».

Выбираются из поля таблицы и запросы объект, по которому будет отчёт.

Выбираются поля, интересующие, для создания отчётов (можно выбирать из разных запросов и таблиц).

Выбираются параметры отчёта, порядок сортировки, стиль, имя, нажимаем готово.

3.6 Создание форм

В тех случаях, когда пользователей не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

На вкладке Формы кликается кнопка Создать, затем Автоформа. Выбирается столбец в окне Новая форма.

Все поля такой таблицы выстроены на ней «в столбец». На экран выводится одна из записей таблицы.

Ленточная форма это и есть обычная таблица, имеющая статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку -- «ленту».

Для форм, создаваемых автоматически, программа сама выбирает новый рисунок.

3.7 Создание Подчиненных форм

Подчиненная форма - это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы.

Подчиненная форма создается для размещения данных из таблиц, связанных связью «один-ко-многим», в одном документе.

В окне базы данных в списке Объекты выбрать Формы.

На панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма дважды щелкнуть строку Мастер форм.

В 1-м шаге мастера выбирается Запрос - сортировка.

Дважды кликается по всем полям этого запроса, которые затем включатся в форму - кликнуть Далее.

На втором шаге выбирается вид представления данных и устанавливается переключатель Подчиненные формы - кликнуть Далее.

На третьем шаге выбирается вид Подчиненной формы - устанавливается переключатель на табличный.

На четвертом шаге выбирается стиль Промышленный- кликнуть Далее

Программа предлагает задать имена двум формам: Недвижимость и Клиенты подчинённая форма, кликнуть кнопку Готово.

3.8 Создание кнопочной формы

Кнопочная форма-меню создаётся для быстрого доступа к созданным формам и отчётам

Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм, необходимо выполнить следующее:

Открыть базу данных.

В меню Сервис выбирать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

Выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы.

Кликнуть кнопку Создать.

Вводится имя новой кнопочной формы и кликнуть кнопку OK.

Добавить новую кнопочную форму: Добавление данных в таблицу, для обеспечения удобства работы при добавлении новых данных в таблицу.

Определить элемент кнопочной формы.

Далее добавлить остальные данные для подкнопочной формы «Добавление данных в таблицу».

Аналогично создаются подкнопочные формы «Изменение данных таблицы» и «Отчёты». При создании подкнопочной формы «Отчёты», выбирать команду «Открыть отчёт».

После того как были созданы все страницы кнопочной формы: «Добавление данных в таблицу», «Изменение данных таблицы», «Отчёты», Перейти к главной кнопочной форме, которая будет запускаться при загрузке базы данных:

Кликнуть кнопку Создать.

Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы.

Выбрать в поле Команда «перейти к кнопочной форме», а в поле Кнопочная Форма - поочерёдно все созданные формы.

Кликнуть кнопку ОК

Для того чтобы можно было выйти из базы данных через главную кнопочную форму нужно создать ещё один элемент, в поле команды выбирать «Выйти из приложения», а в поле Текст ввожу Выход.

Чтобы Главная кнопочная форма запускалась при загрузке Базы данных «Сборка и реализация компьютеров» Выбать команду Сервис > Параметры запуска. В списке Форма выбрать имя созданной кнопочной формы.

4. Инструкция по использованию базы данных

Для работы с базой данных нужно:

Открыть базу данных: выполнить двойной щелчок на файле, содержащем её, т.е. на файле с именем Бюро технической инвентаризации.mdb. В результате запустится программа Access и откроется окно базы данных с Главной кнопочной формой.

Пользователю достаточно выбрать пункт меню на Главной кнопочной форме, соответствующий заданию, и выполнить щелчок левой кнопкой мыши.

Чтобы добавить данные таблиц, выбирать пункт Добавление данных. В результате появится подменю - Подкнопочная форма Таблицы для добавления. Затем нужно выбрать пункт меню, соответствующий таблице, например, Недвижимость. Рядом откроется новое окно, содержащее поля таблицы Недвижимость для ввода данных. Пользователь набирает значения полей. После появления на экране самой таблицы установить указатель мыши на первой колонке строки с изображением звездочки, щелкнуть внутри ячейки и набрать желаемое значение. Для перехода в соседнюю ячейку строки нажать Tab или Enter.

Пополненные записи в таблицах отразятся в созданных формах и отчетах.

Чтобы перейти в основное меню Главной кнопочной формы нужно выполнить щелчок на пункте назад.

Чтобы посмотреть полученные отчеты, выбираем пункт Отчеты на Главной кнопочной форме.

Для печати отчетов нужно после открытия самого отчета выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов Access.

Для выхода из программы щелкнуть на кнопке Закрыть в заголовочной строке программы Access.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

- удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;

- производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;

- контролирует ключевые поля;

- создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

-дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

Список ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Анин, Б.Ю. Зашита компьютерной информации [Текст] / Б.Ю. Анин. - Спб.: BHV-Петербург, 2000.

2. Архангельский, А.Я. Программирование в Delphi 7 [Текст] / А.Я. Архангельский. - М.:Бином, 2009.

3. Бойко, В.В. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / В.В. Бойко, В.М. Савинков. - М.: Финансы и статистика, 1989.

4. Вендров, А.М. CASEтехнологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем [Текст]/ А.М. Вендров. М.: Финансы и статистика, 2000

5. Гаскаров, Д.В. Интеллектуальные информационные системы [Текст] / Д.В. Гаскаров. - М.: Высшая школа, 2003.

6. Грофф, Дж. SQL: Полное руководство. Пер. с англ. -- 2-е изд. перераб. и доп. [Текст] / Дж. Грофф, П. Вайнберг. -- Киев: Издательская группа BHV, 2010. -- 816 c.

7. Епанешников, А.М., Епанешников В.А. «Delphi 7.0 Среда разработки». Учебное пособие [Текст] / А.М. Епанешников - М: Диалог - Мифи, 2009г.- 304с.

8. Зиндер, Е.З. Бизнес-реинжиниринг и технологии системного проектирования. Учебное пособие [Текст] / Е.З. Зиндер. - М.: Центр Информационных Технологий, 2006

9. Ирвин, М. Access 2010. Библия пользователя [Текст] / М. Ирвин, К. Праг. - М.: «Диалектика», 2000. - 1040 с.

10 Калянов, Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение) [Текст] / Г.Н. Калянов. - М., «Лори», 2006.

11. Каконин, В.И. Автоматизация службы персонала в общей системе управления предприятием // Справочник по управлению персоналом. - 2010, №9.

Размещено на Allbest.ru

...