Розробка автоматизованої системи обліку інформаційного забезпечення підприємства за допомогою Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Поняття інформаційна система стало сьогодні поширеним і пояснюється достатньо широко. Нерідко під інформаційною системою (як і під інформаційним забезпеченням) розуміється використовуване на підприємстві програмне забезпечення, а процес впровадження і використання його називають інформатизацією. Використовуване на підприємстві програмне забезпечення (програмні продукти) в цьому випадку також називають прикладним програмним забезпеченням. Звідси і виник термін "прикладна інформаційна система" - прикладні програмні продукти (програмне забезпечення), використовуються для інформаційного забезпечення діяльності господарюючих суб'єктів (далі використовуватимемо термін підприємство). Для динамічного розвитку бізнесу і економіки в цілому інформаційна інфраструктура не менш важлива, чим будь-яка інша інфраструктура.

Під системою розуміють любий об'єкт, який одночасно представлено і як єдине ціле, і як об'єднана в інтересах досягнення намічених цілей сукупність різнобічних, взаємопов'язаних та взаємодіючих між собою елементів. Системи значно відрізняються між собою як за складом, так і за головними цілями.

Елемент системи -- частина системи, що має певне функціональне призначення. Складні елементи систем в свою чергу складаються з більш простих зв'язаних елементів, які називають підсистемами.

Організація системи -- внутрішня впорядкованість, узгодженість взаємодії елементів системи, що виявляється, зокрема, в обмеженні різноманітності станів елементів в рамках системи.

Структура системи -- склад, порядок і принципи взаємодії елементів системи, що визначають основні властивості системи. Якщо окремі елементи системи рознесені по різних рівнях і внутрішні зв'язки між елементами організовані лише від вищих до нижчих рівнів і навпаки, то говорять про ієрархічну структуру системи. Саме ієрархічні структури зустрічаються практично рідко, тому, дещо розширюючи це поняття, під ієрархічною структурою зазвичай розуміють і такі структури, де серед інших зв'язків ієрархічні зв'язки мають головне значення.

Архітектура системи -- сукупність властивостей системи, істотних для користувача.

Цілісність системи -- принципова не поєднанність властивостей системи до суми властивостей окремих її елементів і, в той же час, залежність властивостей кожного елементу від його місця і функції усередині системи.

Як відомо, корпоративна інформаційна система -- не поєднання додатків, що виконують всі функції, необхідні для організації в певний момент її розвитку. Вона є цілісним програмно-апаратним комплексом, що дозволяє задовольнити як поточні, так і майбутні потреби підприємства в обробці даних.

Можна виділити чотири чинники цілісності цього комплексу:

· концептуальна узгодженість бізнес процесів, для автоматизації яких створюється інформаційна система, що зберігається на протязі усього її життєвого циклу;

· технологічна цілісність, що виявляється в застосуванні узгодженого набору промислових інформаційних технологій для управління інформаційними ресурсами підприємства;

· відповідність функціональності робочих місць співробітників їх посадовим вимогам;

· єдиний регламент експлуатації і обслуговування всіх компонентів інформаційної системи, розроблений при її створенні. Поєднання цих властивостей принципово різнить інформаційну систему від суми додатків з тим же комплектуванням функцій і дозволяє їй справлятися з комплексом проблем, непереборних при безсистемній автоматизації бізнесу.

Нові форми взаємодії людини і ЕОМ створюють нову інформаційну технологію управління, для якої характерна людино-машинна процедура ухвалення рішень.

Формуються нові вимоги до постановки завдань і розширюються можливості використання економіко-математичних методів на робочих місцях сучасних підприємств.

Нові інформаційні технології управління важливим і необхідним засобом дозволяє:

· швидко, якісно і надійно здійснювати процес прийому, обліку, зберігання і обробки інформації;

· звільнити управлінсько-технічний персонал підприємства від рутинної ручної роботи по обліку, зберіганню і обробці інформації на підприємствах;

· значно скоротити управлінсько-технічний персонал підприємства що займається ручною роботою по обліку, зберіганню і обробці інформації на підприємстві;

· забезпечити, в необхідні терміни, керівництво і управлінсько-технічний персонал підприємства якісною інформацією;

· своєчасно і якісно вести аналіз господарської діяльності підприємства;

· швидко і якісно ухвалювати рішення, пов'язані з управлінням підприємства.

Таким чином, сучасному підприємству для успішного функціонування необхідно створити інформаційну систему, яка забезпечує:

· оперативний збір, якісну і надійну обробку інформації, починаючи з виробничих підрозділів і закінчуючи адміністрацією підприємства;

· забезпечення цілісності і збереження інформації;

· інтеграцію інформації, залежно від рівня функцій і ухвалення рішень, тією або іншою посадовою особою або службою;

· обробку інформації в реальному масштабі часу;

· забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу;

· внесення змін та доповнень в інформаційну базу даних кожного підрозділу підприємства;

· можливість доступу до інформації (базам даних підприємств і банків).

Особливу роль при підвищенні рівня інформатизації виробничих і управлінських процесів відіграють інформаційні системи. Під інформаційною системою розуміється система, призначена для зберігання, обробки, пошуку, розповсюдження, передачі і надання інформації.

Можна виділити три основні напрями використання інформаційних систем в економіці:

1. Засоби для обробки великих масивів неструктурованої інформації -- забезпечують доступ і обробку інформації, що як правило поступає з макрооточення підприємства, дозволяють здійснювати доступ до видалених баз даних, інформаційно-довідкових і пошукових систем. За допомогою таких засобів можливо проводити маркетингові дослідження або моніторинг змін в чинному законодавстві та інші зміни.

2. Засоби автоматизації бізнес-процесів підприємства дозволяють працівникам підприємства виконувати роботу більш якісно і ефективно. До цих засобів відносяться, зокрема, і засоби обробки великих масивів структурованих даних, такі, як бази дані і електронні архіви.

3. Засоби автоматизації праці управлінців - дають можливість використовувати напрацьований світовий досвід, закладений в інформаційні продукти для управління підприємством.

1. Характеристика та аналіз діяльності українського науково дослідницького проектного інституту промислової технології

1.1 Загальна характеристика об'єкта та предметної області

Раніше розглянута інформаційна система була призначена для використання на підприємстві «Інформаційно обчислювальному Центрі» Східного гірничо-збагачувального комбінату. Під час її використання вона показала гарні показники. Але завдяки своїй будові була не досить досконалою, що призводило до не високої швидкості обробки інформації, особливо це відчутно на слабких ЕОМ, немала комфортного інтерфейсу. Проходження переддипломної практики відбувалось на підприємстві «Український науково дослідницький проектний інститут промислової технології». Дане підприємство також використовує комп'ютерну техніку, тому було доцільним використання подібної інформаційної системи. Вона є типовою і може використовуватись на будь-якому подібному підприємстві.

Інститут було створено у 1970 р. для наукового та проектно-дослідницького супроводження об'єктів атомної промисловості. За проектами інституту побудовано гірничі комплекси на базі українських родовищ уранових руд, гідрометалургійний завод та багато інших промислових об'єктів атомної промисловості в Росії, Казахстані, Монголії. Крім того, інститут має більш ніж 38-річний досвід комплексного виконання проектно-дослідницьких робіт щодо будівництва та реконструкції підприємств з видобутку та переробки золота і рідкісноземельних металів, машинобудівних заводів, об'єктів цивільного та соціального призначення, а також науково-дослідних робіт з розробки технологій видобутку корисних копалин, в галузі охорони праці та довкілля, створення систем радіаційної безпеки уранових об'єктів.

Інститут підпорядкований Міністерству палива та енергетики України; формує технічну політику атомно-промислової галузі, бере безпосередню участь в реалізації програми створення ядерно-паливного циклу в Україні і виконує комплексні науково-дослідні та проектно-дослідницькі роботи.

Інститут вирішує проблеми охорони навколишнього середовища, співпрацюючи з МАГАТЕ, іноземними компаніями Німеччини, Франції, США та ін.

Спеціалісти інституту, оперуючи сучасними технічними засобами і технологіями, розробляють заходи щодо зниження негативного впливу промислових об'єктів на довкілля та реабілітації територій, порушених в результаті їх діяльності, системи радіаційного моніторингу, технології поводження з радіоактивними відходами, здійснюють прогнозування впливу уранових об'єктів на літо- та гідросферу, виробничий персонал і населення, яке мешкає в районах розташування виробництв.

В 1950 році була організована спеціальна бригада № 3, для авторського супроводження будівництва Східного ГЗКа , на базі котрої в 1954 г. розпочала працювати проектна бригада СПГ-3, а з липня 1970 г. наказом по Мінсередмашу створено філіал № 2 ПромНДІпроект в м. Жовті Води. Основне направлення робіт філіалу №2: проведення дослідницькихих робіт на промислових площадках СхідГЗКа, проектування промислових і цивільних об'єктів.

З 1972 по 1987 роки інститут розробляв проекти будівництва рудників на базі Ватутінського і Мічурінського родовищ уранових руд, реконструкції гідрометалургійного заводу, фабрики по комплексній переробки кварцево-полевошпатових руд, приймав участь в підготовці робочої документації для об'єктів по добутку золото містких руд Навоінського гірничо-металургійного комбінату.

У 1990 року чисельність працівників НДІ подвоїлося, у порівнянні з 1970-м, а об'єм робіт підвищився у 7 разів. Український філіал ВНДПІ промтехнологіі у цьому ж році став самостійним підприємством, що має науково-технічний потенціал достатній для розробки комплексних проектно-дослідницькихих робіт по будівництву та реконструкції підприємств, по добутку і переробки уранових руд, золота и рідкісноземельних металів та ін. Тому у липні 1991 року наказом Міністра атомної промисловості СССР Український філіал був реорганізовано в Український науково-дослідний та проектно-розвідувальний інститут промислової технології.

Увійшовши до складу ядерно-енергетичного комплексу України, інститут зайняв активну позицію у формуванні технічної політики нашої галузі, прийняв участь у розробці Концепції розвитку паливно-енергетичного комплексу (ПЕК) України, в розробці та реалізації "Комплексної програми створення ядерно-паливного циклу України", затвердженої Кабінетом міністрів у 1995 році і подальшого розвитку промисловості урану і цирконієвого виробництва. Поданою Програмою інституту доручається наукове і проектне супроводження будівництва об'єктів ЯТЦ.

У вирішенні технічних і соціальних питань велика частина належить першим керівникам інституту: А.А. Миракову, Ю.Н. Щеглову, що замінив його у 1975 році і головному інженеру В.С. Смирнову.

Ряд розробок захищена авторськими свідотствами. І.І. Піддубний має їх -52, В.І. Ляшенко -43, П.Д. Кузьмінський -37, А.З.Дятчин - 33.

Вирішення завдань і проблем, поставлених перед інститутом, забезпечує висококваліфікований колектив фахівців. На базі науково-технічних розробок інституту захищена докторська та 22 кандидатські дисертації, отримано більше 300 охоронних документів на винаходи.

Найбільш відомі керівники, фахівці та вчені інституту:

к.т.н. Авдєєв О.К., Биков Ю.К., Горбачов В.М., Давидов С.В., Дмитриєв Г.В., к.т.н. Дмитриєв Л.Г., к.т.н. Жданов В.М., к.т.н. Кошик Ю.Й., Кривчиков В.О., к.т.н. Крикунов М.В., Кузьминський В.Д., Кузьминський П.Д., Лозинська А.О., к.т.н. Ляшенко В.І., Масляков В.О., Масляков Г.О., к.т.н. Мельниченко В.М., Мєлєшко Н.Я., к.т.н. Нєдєльський О.Г., Паршин С.О., к.т.н. Піддубний І.К., к.т.н. Савельєв Ю.Я., д.т.н. Слепцов М.М., Смирнов В.С., Тархін Ю.М., к.т.н. Фіногеєв В.І., Худошина Н.О., Щеглов Ю.М.

Директор інституту - Кошик Юрій Йосипович. Народився в 1947 р., в м. Жовті Води Дніпропетровської обл. В 1971 р. закінчив Дніпропетровський гірничий інститут. Кандидат технічних наук, автор та співавтор багатьох публікацій та наукових робіт з проблем ефективного відпрацьовування уранових родовищ та зниження техногенного навантаження уранового виробництва на навколишнє середовище. Нагороджений Знаком "Відмінник енергетики" Мінпаливенерго України.

Для спеціалістів галузі характерний постійний інтерес до досягнень науково-технічного прогресу в області розробки родовищ і переробки руд, у вирішенні екологічних проблем. Існує тісний творчий зв'язок з науковими і проектними інститутами відповідного профілю. Дослідницькі і проектні роботи для будівництва підприємств атомної промисловості, а також науково-дослідницкі роботи в області добування уранової руди, механізації гірничих процесів і охорони оточуючого середовища здійснює інститут УкрНДПРІ промтехнології.

Оскільки оптимальність використання автоматизації обробки інформації є важливим елементом безперебійної, оперативної роботи підприємства, то виникає проблема управління, використання та відновлення існуючої інформаційної системи. Об'єктом дослідження в даній роботі буде УкрНДПРІ промтехнології, а саме економічна ефективність від впровадження інформаційного забезпечення.

1.2 Шляхи вдосконалення інформаційної системи

Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велика, що вона давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним великомасштабним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління, що зажадало створення нового математичного апарату і економіко-математичних методів.

До організації інформаційного забезпечення аналізу пред'являється ряд вимог. Це аналітичні інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність і ін.

Сенс першої вимоги полягає в тому, що вся система економічної інформації незалежно від джерел потрапляння повинна відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме у тих напрямках діяльності і з тією деталізацією, яка у цей момент потрібна керівникові для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних факторів і визначення внутрішньогосподарських резервів підвищення ефективності виробництва. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно вдосконалюватися.

Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, плануванні і статистики на підприємстві. Там постійно переглядають форми документів, їх зміст, організація документообігу, з'являються принципово нові форми накопичення і збереження даних (мається на увазі комп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не лише особисто вимогами обліку або планування. Вони в значній мірі підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських рішень.

Економічна інформація повинна достовірно, об'єктивно відображати досліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за результатами аналізу, не будуть відповідати дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції не лише не принесуть користі підприємству, але можуть виявитися шкідливими.

Наступна вимога, що пред'являється до організації інформаційного потоку - це єдність інформації, що надходить з різних джерел (планового, звітного і позазвітного характеру). З цього принципу витікає необхідність усунення відособленості і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися лише один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі і аналізі.

Ефективність аналізу може бути забезпечена лише тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес виробництва по його результатах. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика якнайшвидше. У цьому і полягає суть ще однієї вимоги до інформації -- оперативність. Підвищення оперативності інформації досягається вживанням новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері і так далі.

Одна з вимог до якості інформації - це забезпечення її співставності за предметом і об'єктом дослідження, періоду часу, методології обчислення показників і ряду інших ознак.

І нарешті, система інформації має бути раціональною (ефективною), тобто вимагати мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища або процесу потрібна різностороння інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і ухвалення рішень. З даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.

Таким чином, інформаційна система повинна формуватись і удосконалюватись з врахуванням перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості і ефективності управління.

Здобуття інформації не є самою ціллю бізнесу. Цілями, як правило, можна назвати виживання і здобуття прибутку. Інформаційна система управління є кровоносною системою, що забезпечує досягнення цілей компанії шляхом доставки організованої, чітко структурованої і своєчасної інформації.

Інформація - найважливіший стратегічний ресурс бізнесу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. А в умовах невизначеності точність рішень, що приймаються, погіршується. У невеликих комерційних фірмах, де кількість співробітників невелика і бізнес ведеться, як мовиться, з «загального казана», для інформаційної підтримки бізнесу досить елементарної акуратності. Комп'ютери в таких випадках використовуються як будь-яка інша офісна оргтехніка разом з ксероксом або друкарською машинкою, та ще для ведення бухгалтерії. Проте із зростанням бізнесу неминуче з'являються нові проблеми.

З'ясовується, що комп'ютерна бухгалтерська програма, що успішно виконує своє завдання, мало придатна для оперативного аналізу. Річ у тому, що зведення балансу і підведення підсумків виробляється не так часто, як це потрібно в повсякденній діяльності.

Існує три основні варіанти вирішення проблеми впровадження інформаційних систем.

Перший шлях -- розробка системи власними силами. Цим шляхом йдуть багато організацій. Дуже часто для автоматизації розрахунків застосовуються процедури, написані засобами офісних програм. Проте при ускладненні бізнесу, такі засоби перестають задовольняти, оскільки не передбачають управління даними, що мають складну структуру. Створення ж повноцінної системи вимагає не лише витрати великих засобів і часу. Необхідне ще централізоване грамотне стратегічне управління розвитком проекту. Фірмам, що розвиваються, своїми силами розробити систему, яка могла б тривалий час її обслуговувати, важко.

Другий шлях -- придбання універсальної системи або пакету прикладних програм. Вибір систем такого роду обмежується, в основному, бухгалтерськими програмами. Причина полягає в тому, що бухгалтерський облік має строгу і консервативну методологію. Не дивлячись на часті зміни законодавства, форм звітних документів, принципи і структура даних залишаються практично незмінними. Комерційна ж діяльність відрізняється великою різноманітністю в різних фірмах. Сильно варіюється сама логіка роботи, причому це буває пов'язано не лише з різними галузями або пологами діяльності. Бізнес, як і всяка творчість, відображає індивідуальність майстра (виконавця, гравця). Тому, універсальних пакетів для комплексної автоматизації комерційної діяльності, а не лише бухгалтерії, небагато. Як і бухгалтерські програми, вони вимагають налаштування. Велика їх частина «виросла» з бухгалтерських програм і є їх розвитком. Вирішення про придбання універсальної системи дозволяє відносно невеликими засобами вирішити багато проблем, пов'язаних з інформаційним обслуговуванням бізнесу.

Третій шлях полягає в делегуванні функцій і повноважень по впровадженню інформаційних технологій зовнішнім організаціям (аутсорсинг).

Питання про те, чи слід йти по шляху розробки інформаційної системи власними силами, непростий. Він пов'язаний не лише з можливостями виділення для цього необхідних засобів. Ми вважаємо, що рішення застосувати купувальну систему -- прояв високого рівня зрілості організації.

Професійно зроблений продукт, призначений для продажу, має одну важливу якість, яка відрізняє його від поточної версії програми, що розробляється усередині колективу-користувача. Це -- функціональна працездатність. Щось може не влаштовувати, але те, що в ньому закладено і гарантовано розробником - працює.

Якщо ж система розробляється своїми програмістами, виникає спокуса перебудови системи на ходу, не розібравшись в глибинних причинах виниклої потреби. Звичайно, за наявності високопрофесійної групи програмістів усередині фірми і при добре організованій постановці завдань, принципово можливо вирішити проблему розділення відповідальності замовника і виконавця.

Залучення сторонньої організації для впровадження інформаційної системи дає певні зручності. Одне з них полягає в необхідності сформулювати бізнес - правила, без яких неможливо укласти договір. В деяких випадках, фірма, провідна установку системи, передбачає, що вимоги мають вже бути сформульовані. Існують постачальники, що пропонують комплексне рішення. Вони або проводять реорганізацію бізнес - процесів самостійно, або -- залучають третю організацію, яка виступає як консультант або постановник завдання. Варто відзначити, що самостійне рішення задачі апаратного забезпечення інформаційної системи теж часто призводить до неприємностей, пов'язаних з функціонуванням системи. Багатьох проблем можна уникнути, замовляючи систему у постачальника, що працює за принципом «все з одних рук».

Уміння користуватися персональним комп'ютером тепер уже увійшло до сучасної культури управління. І це не даремно - комп'ютер дозволяє економити величезні засоби, які при традиційній системі організації праці були б витрачені на вміст різних відділів, які виконували утилітарні функції, не пов'язані з процесом виробництва.

1.3 Аналіз розробки і впровадження інформаційних систем

Розробка концепції інформаційної системи - це узгодження бізнес-цілей підприємства, можливих ризиків, облікової політики і потреби в інформаційному забезпеченні. Головне - сформулювати уявлення про те, наскільки оперативно відділ управлінського обліку може отримувати необхідні для керівництва звіти, як швидко відділ продажів може бачити складські залишки і чи зручно бухгалтерії формувати звітність і так далі. Також інформаційні системи включають вимоги інформаційної безпеки і швидкості доступу до баз даних, замикання всіх перерахованих аспектів в єдиний інформаційний контур підприємства і підбір відповідної сучасної інформаційної системи. Розробка інформаційної системи - це наступний етап після проведення аналізу і аудиту. Підприємство проводить методологічні дослідження для подальшого впровадження сучасної і ефективної інформаційної системи. На цій стадії закладаються основи майбутнього бізнес-середовища підприємства. Можна запропонувати розробку необхідних компонентів, що дають повноцінне розуміння всіх процесів інформаційної системи:

1. Розробка взаємодії відділів підприємства.

2. Варіативність і гнучкість інформаційної системи.

3. Масштабність і перспективи розвитку інформаційної системи.

4. Розробка інформаційної безпеки.

5. Економічна ефективність.

Основні організаційно-методичні принципи розробки сучасного інформаційного забезпечення інформаційної системи управління підприємством можуть бути зведені до наступних:

· методична єдність інформаційного забезпечення, тобто розробка різних підсистем на основі єдиних принципів, і забезпечення взаємозв'язку;

· різних знакових підсистем, що входять до складу інформаційного забезпечення (класифікатори, номенклатури, показники, форми документів);

· системність і інформаційна сумісність підсистем і елементів інформаційного забезпечення; реалізація цього принципу означає створення у всій інформаційній системі взаємопов'язаної сукупності форм обміну інформацією, класифікаторів, код і шифрів, що забезпечує обмін інформацією в ланках інформаційної системи управління підприємством;

· типізація і блокова структури, відповідно до яких аналогічні у функціональному і змістовному відношенні блоки інформаційної системи будуються за єдиними типовими правилами і описуються на одній мові;

· уніфікація і структуризація форм обміну інформацією, включаючи уніфікацію, впорядкування мови, скорочення числа форм документів;

· облік вимог машинної обробки, тобто вибір машинозчитуючих носіїв, додання документам табличної форми, зручної для введення в ЕОМ, паралельне виготовлення машинних носіїв і т.д.;

· інтеграція обробки, тобто досягнення одноразовості введення інформації при багаторазовому багатофункціональному її використанні.

Як відомо, економічна інформація є сукупністю різних відомостей економічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, в процесі виробничо-господарської діяльності і при управлінні цією діяльністю.

Система економічної інформації -- це сукупність методів генерації, передачі і переробки інформації у всіх ланках економіки підприємства.

По рівню виникнення і передачі економічна інформація характеризується своїм об'єктом і джерелом. Під об'єктом інформації розуміється об'єкт або явище, що має реальне втілення і відмінні риси і що існує фактично або в представленні людей. Наприклад, структурні підрозділи, працівники, комунікації і так далі. Під джерелом інформації розуміється такий елемент, який може формувати або виробляти вхідні повідомлення для системи, наприклад, посадова особа, відділ і так далі. На основі об'єкту інформації формується економічна інформаційна система.

Інформаційну сукупність масиву документів деякої форми називають складеною одиницею інформації. Кожна складена одиниця інформації підрозділяється на інформаційні сукупності нижчого рівня. Найменшою одиницею є реквізит -- неподільна одиниця даних, що має певний сенс.

Кожним реквізитом є сукупність символів (буквених і цифрових) і має свою назву. Найменування типу реквізиту необхідне для віддзеркалення його смислового змісту і для звернення до нього.

З реквізитів будується решта всіх структурних одиниць, в яких елементи логічно зв'язані або об'єднані один з одним.

В процесі автоматизованої обробки інформації реквізити поділяються на підстави і ознаки. Підстави характеризують кількісні властивості суті, отримані в результаті обчислень або вимірювань, наприклад, кількість виробів, розцінка і так далі. Ознаки характеризують якісні властивості суті, наприклад, найменування товару, прізвище, ім'я, по-батькові працівника і так далі. При обробці інформації в машині над підставами виконуються арифметичні операції, а за допомогою ознак здійснюється пошук інформації, її вибірка, сортування.

Підстави і ознаки, що відносяться до них, утворюють показники. На показниках будуються документи. Під документом слід розуміти таку інформаційну сукупність, яка має цілком самостійне смислове значення, характеризується повним набором реквізитів і показників і зафіксована на матеріальному носієві.

При вирішенні економічних завдань на ЕОМ прийнята ієрархія даних, що включає наступні основні елементи:

Агрегат даних -- це поіменована сукупність двох або більше реквізитів, наприклад, дата народження працівника.

Запис -- це пойменована сукупність логічно зв'язаних реквізитів, використовуваної для опису суті, наприклад, зведення про підприємство. Сукупність взаємозв'язаних типів реквізитів, розташованих в певній послідовності, утворює шаблон відповідної структури запису.

Файл -- це пойменована сукупність записів для об'єктів одного типу, наприклад, "Зведення про всі структурні підрозділи підприємства".

База даних -- це пойменована сукупність взаємозв'язаних файлів, представлених для одночасного використання багатьма користувачами або додатками, наприклад, файли матеріалу, обладнання.

Інформаційне забезпечення -- сукупність системи класифікації і кодування, системи показників, мов запису даних, уніфікованих систем документації і масивів інформації, використовуваних в автоматизованих системах управління.

Інформаційне забезпечення Інформаційної системи на підприємстві включає:

· склад інформації, тобто перелік інформаційних одиниць або інформаційних сукупностей (показників, констант, змінних, документів, інших повідомлень, необхідних для вирішення комплексу завдань системи);

· структуру інформації і закономірності її перетворення, тобто правила побудови показників, документів, агрегації і декомпозиції інформаційних одиниць, перетворення інформаційних одиниць в ланцюжку «вхід -- система -- вихід»;

· характеристики руху інформації, тобто кількісні оцінки потоків інформації (об'єм, інтенсивність), визначення маршрутів руху документів, побудова схем документообігу, тимчасові характеристики функціонування джерел інформації, отримання первинних даних, використання початкових даних, тривалості зберігання, старіння і оновлення даних;

· характеристики якості інформації, тобто системи кількісних оцінок корисності, значущості, повноти, своєчасності, достовірності і інших якостей інформації;

· способи перетворення інформації, тобто методи відбору, доставки, розподіл інформації, методики розрахунку показників, схеми забезпечення інформацією підрозділів системи управління, підготовки робочих масивів для вирішення завдань.

Засіб керування базою даних Microsoft Access -- найбільш широко використовуваний в середовищі Microsoft Windows реляційний засіб керування базою даних. Microsoft Access -- типовий засіб керування базою даних для персональних комп'ютерів, що забезпечує збереження, сортування та пошук даних для множини додатків. Microsoft Access -- реляційна засіб керування базою даних корпорації Microsoft, володіє інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Має широкий спектр функцій, включаючи зв'язані запити, сортування по різних полях, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові Visual Basic в самому Access можна писати додатки, що працюють з базами даних.

Сторінки доступу до даних Access використовуються подібно до форм для введення і редагування даних, а також подібно до звітів Access - для відображення ієрархічно згрупованих записів.

Засіб керування базою даних Access надає користувачеві дуже широкі можливості введення, обробки і представлення даних. Ці засоби не тільки зручні, але і високопродуктивні, що забезпечує високу швидкість розробки додатків. Спочатку система управління базами даних Access володіла рядом унікальних можливостей:

* об'єднання інформації з самих різних джерел (електронних таблиць, текстових файлів, інших баз даних);

* представлення даних в зручному для користувача вигляді за допомогою таблиць, діаграм, звітів;

* інтеграція з іншими компонентами Microsoft Office.

Ці можливості удосконалюються від версії до версії, і зараз засіб керування базою даних Access став інструментом, який може задовольнити самі різні категорії користувачів: від новачка, якому провадиться дружній інтерфейс, що дозволяє йому справитися з його завданнями, до професійного розробника.

Проаналізувавши все вище викладене, приймаємо рішення розробки бази даних в Access, яка міститиме інформацію про окремого співробітника підприємства, та його забезпечення інформаційними технологіями.

Впровадження інформаційної системи - це складна комплексна послуга, що припускає практичну реалізацію конкретного технічного рішення по створенню (оптимізації) інформаційної інфраструктури підприємства. Вся робота по впровадженню ведеться на базі розробленої інформаційної системи. Виконуються всі поставлені завдання на рівні реалізації і обкатка на практичних завданнях підприємства. Новий вигляд інформаційної системи дозволить вирішити багато завдань, яких не вдавалося завершити у минулому. Після закінчення цього етапу повною мірою можна оцінити ефективність витрачених інвестицій на весь цикл формування нової інформаційної системи для підприємства. Реалізація поставлених завдань в рамках вимоги підприємства замовника - найвідповідальніший і трудомісткий процес, який включає такі критерії як:

1. Впровадження апаратної частини проекту.

2. Впровадження і/або зміна бізнес додатків.

3. Налаштування і корегування програмних середовищ.

4. Підтримка інформаційної безпеки.

5. Консалтинг по новій інформаційній системі.

Впровадження інформаційної системи проходить в зручному для замовника режимі. Збалансований підхід до реалізації поставлених завдань дозволяє отримати якісний продукт, здатний відповісти на найвимогливіші запити.

1.4 Використання комп'ютерної техніки в плануванні

До основних компонентів інформаційних систем, які використовуються в економіці, відносяться: програмно-апаратні засоби, бізнес-додатки і управління інформаційними системами.

1. Програмно-апаратні засоби інформаційних систем включають:

· технічні засоби обробки інформації (комп'ютери і периферійні пристрої);

· системне і сервісне програмне забезпечення (операційні системи і утиліти)

· прикладне програмне забезпечення офісного призначення (MS Office);

· комп'ютерні мережі (комунікаційне устаткування, ПЗ мережі);

· бази і банки даних.

2. Бізнес-додатки (прикладні програми) включають:

· локальні інформаційні системи (1С: Бухгалтерія, Інфін і так далі);

· малі інформаційні системи (1С: Підприємство, Парус, Галактика і так далі);

· середні інформаційні системи (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA і так далі);

· інтегровані системи управління (ERP).

3. Управління інформаційними системами призначене для управління і підтримки інформаційних процесів підприємства (управління персоналом, розвитком, якістю, безпекою, оперативне управління і так далі).

Таким чином, інформаційні системи складаються з трьох основних компонентів:

1) інформаційні технології (апаратні і програмні засоби комп'ютерів, телекомунікації, дані);

2) функціональні підсистеми (виробництво, бухгалтерія і фінанси, збут, маркетинг, кадри ) і бізнес додатку (прикладні програми для вирішення бізнес завдань);

3) управління інформаційними системами (персонал, користувачі, розвиток інформаційної системи, фінанси)

В даний час практично все устаткування для створення інформаційних систем і мереж -- імпортоване. Пропоноване на внутрішньому ринку устаткування місцевої збірки є в кращому разі продуктом збірки привезених з-за кордону комплектуючих. Таке положення пояснюється тим, що зростання вітчизняних компаній, зайнятих в секторі устаткування для інформаційних технологій, обмежене розмірами внутрішнього ринку.

У сфері сучасного виробництва програмного забезпечення ситуація значно відрізняється від тієї, яка складається на ринку обладнання. Велике число вітчизняних фірм займається розробкою і впровадженням прикладних програмних пакетів для інформатизації діяльності підприємств і побудови інформаційних систем і мереж різних рівнів.

Сучасне виробництво характеризується широким використанням комп'ютерної техніки у всіх сферах діяльності персоналу. В умовах ринку значно ускладнюється методика і технологія внутрішньо фірмового планування, обумовлені залежністю обсягів випуску товарів від ринкового попиту, зростанням вимог до якості продукції, розширенням номенклатури вироблюваних товарів і послуг, оновленням і поліпшенням продукції, що випускається, розвитком нових ринкових стосунків між підприємствами і споживачами і іншими зовнішніми і внутрішніми чинниками.

Основою оптимального господарювання, як свідчить передовий вітчизняний і зарубіжний досвід, служать не тільки ринкові стосунки, але і передова техніка, і технологія виробництва, високий професіоналізм і трудова віддача персоналу, загальні цілі і методи їх досягнення. Широке застосування комп'ютерної техніки в плануванні і управлінні сучасним складним виробництвом багато в чому сприяє досягненню високих кінцевих результатів на кожному підприємстві. Внутрішньо фірмове планування в ринкових умовах неможливе без використання персональних комп'ютерів. Об'єм планово-економічної інформації, необхідної в ході складання планів підприємства, настільки великий, що для її своєчасного аналізу і правильної оцінки потрібне повсюдне застосування комп'ютерних засобів збору, передачі і обробки. Вибір правильних планово-управлінських рішень пов'язаний з розглядом і оцінкою великого числа альтернативних варіантів, що вимагають проведення складних і трудомістких розрахунків. Так, при обробці на двох верстатах чотирьох деталей, що мають різну трудомісткість і собівартість, виникає близько 100 можливих варіантів планування робіт. Тому сучасні системи внутрішньогосподарчого планування припускають використання досконалої комп'ютерної техніки. Так як інформаційна система, то є поняття досить поширене, та у зв'язку з проходженням практики на Інформаційно обчислювальному центрі Східного Гірничо-збагачувального комбінату, приймаємо рішення про використання комп'ютеризації на підприємстві. Будь-яка комп'ютерна система планово-економічних розрахунків є, перш за все, складною людино-машиною системою, в якій головну роль грає економіст-менеджер. Повна система автоматизованого планування складається зазвичай з компонентів технічного і програмного забезпечення, що обслуговуються або використовуваних людиною. До складу технічного забезпечення входять центральний процесор або головний комп'ютер, декілька робочих місць або станцій і периферійних пристроїв, що розділяються. Центральний процесор складається з трьох основних елементів:

1) пристрій управління, яке переводить кожну комп'ютерну інструкцію в коректну послідовність, інтерпретує інструкції і передає відповідні сигнали, активізуючи інші частини комп'ютера;

2) арифметико-логічний пристрій, який обробляє елементарні операції складання і віднімання, що є базою всіх математичних операцій, що виконуються комп'ютером;

3) оперативний пристрій, що запам'ятовує, в який поміщаються програми і початкові інформаційні дані у міру їх використання, а також периферійні пристрої для підвищення об'єму пам'яті.

Робоча станція автоматизованої системи планування включає наступні технічні засоби:

· алфавітно-цифровий дисплей або екран, на який виводяться тексти, числа і графіки;

· процесор робочої станції;

· електронний командний планшет;

· засоби меню;

· пристрій управління курсором або цифратор;

· клавіатура;

· принтер.

Сучасні персональні комп'ютери, здатні підтримувати складне графічне програмне забезпечення і обробляти великі масиви планово-економічних даних, можуть застосовуватися як системи з декількома робочими станціями, для кількох користувачів, так і для забезпечення окремих видів планової діяльності. Ідеальна взаємодія внутрішньо фірмових підрозділів досягається при оснащенні їх персональними комп'ютерами, об'єднаними в єдину інтегровану систему.

1.5 Поняття амортизації

Амортизація основних фондів і нематеріальних активів -- це поступове віднесення витрат на їх придбання, виготовлення або покращання, на зменшення скорегованого прибутку платника податків в межах норм амортизаційних відрахувань.

Амортизації підлягають витрати на:

- придбання основних фондів і нематеріальних активів для власного виробничого використання, включаючи витрати на придбання племінної худоби і придбання, закладку і вирощування багатолітніх насаджень до початку плодоносіння;

- самостійне виготовлення основних фондів для власних виробничих потреб, включаючи витрати на виплату заробітної плати працівникам, які були зайняті на виготовленні таких основних фондів;

- проведення всіх видів ремонту, реконструкції, модернізації і інших видів покращання основних фондів;

- капітальні покращання землі, не пов'язані з будівництвом, а саме: іригація, осушення, збагачення і інші подібні капітальні покращання землі.

Не підлягають амортизації і цілком відносяться до складу валових витрат:

- придбання і відгодівля продуктивної худоби;

- вирощування багатолітніх плодоносних насаджень;

- придбання основних фондів або нематеріальних активів в цілях їх подальшого продажу іншим особам або їх використання як комплектуючих (складових частин) інших основних фондів призначених для подальшого продажу іншим особам;

- склад основних фондів, що перебувають на консервації.

Не підлягають амортизації і здійснюються за рахунок відповідних джерел фінансування:

- витрати бюджетів на будівництво і склад споруд благоустрою і житлових будинків, придбання і збереження бібліотечних і архівних фондів;

- витрати бюджетів на будівництво і склад автомобільних доріг загального користування;

- витрати на придбання і збереження Національного архівного фонду України, а також бібліотечного фонду, який формується і утримується за рахунок бюджетів, бібліотечних і архівних фондів;

- витрати на придбання, ремонт, реконструкцію, модернізацію або інші покращання невиробничих фондів.

Під терміном "невиробничі фонди" слід розуміти капітальні активи, не використовувані в господарській діяльності платника податків. До таких невиробничих фондів відносяться:

- капітальні активи (або їх структурні компоненти), що підпадають під визначення групи 1 основних фондів, включаючи орендовані;

- капітальні активи, що підпадають під визначення груп 2, 3 і 4 основних фондів, які є невід'ємною частиною, розміщені або використовуються для забезпечення діяльності невиробничих фондів, що підпадають під визначення групи 1 основних фондів або вилучених з місця ведення господарської діяльності платника податків і переданих в безвідплатне користування особам, які не є платниками цього податку.

У валові доходи платника податків в разі продажу невиробничих фондів включаються доходи, отримані (нараховані) від продажу, а у валові витрати - сума витрат, пов'язані з придбанням виготовленням) таких невиробничих фондів (без врахування зносу) і їх поліпшенням.

Під терміном "основні фонди" слід розуміти матеріальні цінності, які призначаються платником податків для використання в господарській діяльності платника податків протягом періоду, що перевищує 365 календарних днів з дати введення в експлуатацію, і вартість, яких поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом.

В податковому обліку у відповідності з п.п. 8.2.2 п. 8.2 ст. 8 «Закону про прибуток» основні фонди підлягають розподілу за наступними групами:

- група 1 - будівлі, споруди, їх структурні компоненти і передавальні пристрої, у тому числі житлові будинки і їх частини (квартири і місця загального користування), вартість капітального покращання землі;

- група 2 - автомобільний транспорт і вузли (запасні частини) до нього, меблі, побутові електронні, оптичні, електромеханічні прилади інструменти, інше конторське (офісне) обладнання, обладнання і пристосування до них;

- група 3 - будь-які інші основні фонди, не включені в групи 1, 2 і 4;

- група 4 - електронно-обчислювальні машини, інші машини для автоматичної обробки інформації, їх програмне забезпечення, зв'язані з ними засоби зчитування або друк інформації, інші інформаційні системи, телефони (у тому числі стільникові), мікрофони і рації, вартість, яких перевищує вартість малоцінних товарів (предметів).

Початок нарахування амортизації в податковому обліку - початок кварталу, наступного за кварталом, в якому понесені витрати на придбання або покращання основних фондів, на підставі документів, підтверджуючих перше із подій: банківська виписка, прибуткова накладна, акт виконаних робіт. У Законі про прибуток збільшення балансової вартості групи основних фондів не пов'язане з їх введенням в експлуатацію, а пов'язане лише з сумою понесених витрат. Дату податкового обліку таких витрат потрібно визначати у відповідності с п. 11.2 ст. 11 «Закону про прибуток», тобто по першій події.

1.6 Аналіз тенденцій придбання та використання комп'ютерної техніки за період 2007 - 2008 років

Здійснимо розрахунки комп'ютерних комплектуючих, які підприємство потребує і закуповує кожні півроку. Дані для розрахунків показано в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1. Аналіз закупки комп'ютерних комплектуючих

Матеріал	За нормою	Фактично	Відхилення (+, -)
найменування	кількість, шт.	вартість, грн.	кількість, шт.	вартість, грн.	кількість, шт.	вартість, грн.
Кабель Cable:RJ-45, UTP5E, (305 м) (медь)	5	1372,5	6	1647	1	74,5
Коннектор RJ 45 Connector MP-8P8C (WT 2610-0019)	1	0,54	2	1,08	1	0,54
FLASH карта: Micro SD (TransFlash) 1 Gb	4	332,88	3	249,66	-1	-83,22
Аккумулятор AA Easy Touch (2300mAH блистер, 2шт в упак.) (ET-AA2300NH-2X)	2	67,68	1	34	-1	-33,68
Акустична пара: CAV DS 86 A	2	1404	2	1408	0	4
Кабель міжблоковий 2xRCA Plug to 2xRCA Plug Gold H.Q. Cable 2m (WT 2130-0050)	20	333,6	15	240	-5	-93,6
Кабель компонентний VL 3302 (1.5 m)	16	697,92	22	959,64	6	261,72
Жорсткий диск - Seagate HDD:250.0g 7200.10 ATA100 Seagate 8Mb (ST3250820A)	1	465,42	2	930,84	1	465,42
Модулі пам'яті - DDR II 1 Gb 667 MHz PC2-5300 NCP	10	1378,2	4	509,76	-6	-868,44
Охолоджувач для HDD 1 вентилятор SB Алюміній	3	45,54	1	16	-2	-29,54

На основі даних таблиці можна зробити висновок, що було зекономлено на більш дорогих пристроях таких, як:

· модулі пам'яті - їх закупили значно менше ніж передбачалося на 6 шт. і сумою в 868,44 грн.

· монітор - на 2 шт. і сумою 2500 грн.

· кабель між блоковий на 5 шт. сумою 93,6 грн.

· FLASH карт на 1 шт. сумою 83,22 грн.

У зв'язку з непередбачуваним пошкодженням компонентного кабелю, його комплектацію довелось при покупці збільшити. Без змін залишилась купівля тонер-картриджів для принтерів. Без змін у кількісному вираженні залишилась покупка акустичної пари (колонки) та заправка до картриджу, але при цьому вартість акустичної системи збільшилась на 4 грн. а заправка стала дешевшою всього на 2 грн. Зміни останніх не привели до великих витрат підприємства.

У зв'язку з розвитком комп'ютерних технологій відбувається часткове зменшення вартості більш старих технологій, що купуються. Відобразимо витрати під час закупки комп'ютерного обладнання на протязі двох років, при умові, що купується той самий тип обладнання в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2. Аналіз закупки обладнання за півроку

№	Показник	1 пів року 2006	2 пів року 2006	1 пів року 2007	2 пів року 2007
1	Валові витрати на комп'ютерні комплектуючі	11460,3	8980,6	10860,0	10592,4
2	Абсолютний приріст - цепний, грн. - базовий, грн.		-2479,7 -2479,7	1879,4 -600,3	-267,6 -867,9
3	Темп приросту - цепний, % - базовий, %		-21,64 -21,64	20,93 -5,24	-2,46 -7,57
5	Темп росту - цепний, % - базисний, %		78,36 78,36	120,93 94,76	97,54 92,43
6	Середній темп приросту, %	97,41

З результатів даних таблиці можна зробити наступні висновки:

у 2006 - 2007 роках витрати на комплектуючі підприємством мав таку динаміку: в другому півріччі в порівнянні з першим знизився на 2479,7 грн. (21,64%), у третьому півріччі в порівнянні з попереднім цей показник зріс на 1879,4 грн. (20,93%), але порівняно з першим півріччям він був меншим на 600,3 грн. (5,24%); у четвертому в порівнянні з попереднім також зменшився на 267,6 грн. (2,46%), а з першим півріччям зменшився на 867,9 грн. (7,57%). В середньому на протязі двох років витрати зменшились на придбання техніки на 2,59%.

Для характеристики використання обладнання використовуються наступні показники:

· коефіцієнт використання наявного обладнання:

, (1.1)

· коефіцієнт використання встановленого обладнання:

(1.2)

В якості обладнання будемо вважати цілу комплектацію комп'ютерної апаратури. На підприємстві налічується наявного обладнання з урахуванням того, що знаходиться на складі та може бути використане, складає 98 шт. Кількість обладнання, що вже використовується складає 88 шт., а встановлене також 88 шт. Тому коефіцієнт використання наявного обладнання , згідно формули (1.1) складатиме:

Відповідно коефіцієнт використання встановленого обладнання, згідно формули:

Завдяки цим коефіцієнтам можна зробити висновок, що процент використання обладнання досить високий і в разі виведення з ладу якого-небудь обладнання його можна буде замінити на аналогічне. Згідно коефіцієнта використання встановленого обладнання можна стверджувати, що обладнання використовується максимально та повноцінно.

Податковий метод нарахування амортизації.

Даний метод нарахування амортизації відбувається в декілька етапів. Сама амортизація нараховується у відсотках до початкової балансової вартості і складає 15%. Нарахування відбувається поквартально, причому кожне наступне нарахування відбувається на різницю між попередньою балансовою вартістю і сумою амортизації. Після того, як була визначена амортизація за квартал її розподіляють по місяцях, тобто ділять на три. Приведемо розрахунок амортизації за монітором за 10 місяців, з нарахуванням в одинадцятому. Вартість монітору складає 1345 гривень. В 10 місяців входить 3 квартали. Тому сума амортизаційних відрахувань за 9 місяців складе:

і залишається ще один місяць:

У інтегрованій автоматизованій системі функції проектування продукції, закупівлі матеріалів, програмування роботи верстатів, управління виробництвом, продажу продукції і оцінки витрат і результатів виконуються сумісними між собою процесорами, сполученими в єдину автоматизовану систему управління виробництвом і продажем продукції. Інтегровані системи дозволяють сполучати в єдиний потік різні види інформації і тим самим підвищувати ефективність її використання в процесі розробки і ухвалення оптимальних планово-управлінських рішень різними категоріями персоналу.

У системі автоматизованого планування найважливіше значення має база даних, що є пакетом програм, які забезпечують запам'ятовування, сортування, пошук, об'єднання, структуризацію інформації на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки. Всяка система управління базами даних повинна забезпечувати здійснення двох взаємозв'язаних планово-економічних завдань:

· класифікацію і доступність початкової інформації;

· оновлення і достовірність даних.

Базу даних зручно представляти у вигляді трьох окремих частин:

· файли інформації, кожен з яких містить початкові дані з певної тематики;

· записи усередині файлу, що мають однакову структуру;

· поля, що визначають дані в кожному записі.

До складу типового модуля операцій з базами даних входять наступні види робіт:

1. Створення шаблону.

Операція дозволяє користувачеві формувати структуру запису або шаблон залежно від вимог вирішуваного завдання. В ході формування шаблону визначаються тип поля, число полів запису, максимальна кількість символів в полі.

2. Введення даних.

Операція дозволяє додати нові записи у файл і вносити необхідні зміни у міру їх виникнення.

3. Сортування.

Дана операція виділена спеціально для сортування записів у будь-якому порядку. Зазвичай використовується сортування за алфавітом, зростанню чисел, даті розробки і так далі.

...