Размещено на http://allbest.ru

Электронные информационные ресурсы

Электронные ресурсы - это совокупность ЭД, созданных как преднамеренно, так и в результате случайных действий или событий.

Электронные документы (ЭД) - это законченный по содержанию массив информации, зафиксированный на электронном носителе, предназначенный для ознакомления с ним широкого круга лиц.

По критерию режима доступа электронные ресурсы делятся на две разновидности: ресурсы локального доступа и удаленного доступа.

Преимущества электронных ресурсов:

· наличие поисковых систем;

· доступность и оперативность;

· возможность персональных изданий;

· экономическая выгода;

· экологические преимущества;

· сохранность хрупких и ценных изданий;

· компактность;

· гипертекст;

· не только текст, но и графические изображения, -видео и звуковые фрагменты;

· легкость работы с содержанием.

В библиотеке используются следующие виды ЭР:

· оптические диски;

· базы данных;

· электронный журнал;

· веб-сайт;

· электронная библиотека.

СD-ROM - наиболее распространенный вид оптических дисков для использования ПК. Это постоянное запоминающее устройства, применяемое для хранения информации в разных форматах. Объем 700 МБ. Помимо обычных CD-ROMoв, на рынке сегодня существуют другие разновидности компакт-дисков.

Например:CD-ROM-XA - расширенная архитектура. Предлагает использование CD-ROMoв для текстовой, аудио и видио информации. Photo-CD - фотографии или слайды могут быть отсканированы и записаны на Photo-CD,СD-RW, DVD-R/RW.

База данных (БЗ). База данных - упорядоченная совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Существует целый спектр разновидностей БЗ:

· фактографические (содержат фактические сведения), библиографические (включают сведения о документах),

· полнотекстовые (содержат полные тексты книг и статей из газет, журналов, сборников).

Электронные журналы

ЭЖ может быть 3 видов:

· электронная версия традиционных копий журнала;

· интегрированные, т.е. издаются в 2 видах и дополняют друг друга;

· сетевые (онлайновые, webовские и интернетовские).

Его преимущества:

· Не занимают много места.

· Обеспечивают легкость коммуникации, немедленную доставку информации.

· Снабжены мощным поисковым аппаратом.

· Дают возможность работать с интегрированным текстом, использовать гиперсвязи и мультимедиа.

· Обеспечивают сетевой доступ к материалу одновременно многим пользователям. Мульдоступ - главное преимущества ЭЖ.

Недостатки:

· Необходимость обеспечения доступа к изданиям прошлым лет.

· Долговременная архивация.

· Сложные бюрократические проблемы подготовки контракта на лицензирование.

· Стоимость электронных журналов.

· Требование лицензии работать в заранее согласованном месте с привязкой к определенному физическому адресу в Интернете.

Web-сайты

WEB-сайт - группа взаимосвязанных Web-страниц, размещенных на Web-сервере и доступных 24 часа в сутки пользователям Интернета, имеющим программы-баузеры. Большинство Web-сайтов создаётся для представления информации в онлайне о компании, организации, учреждения, группы людей или отдельной личности.

Электронные библиотеки

Электронная библиотека - информационная система, позволяющая надежно хранить и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов, локализованных в самой системе, а также доступных через телекоммуникационные сети.

Цели создания:

· обеспечение сохранности печатного материала, редких и ценных документов;

· придание новых свойств печатным или рукописным материалам;

· создание условий для обеспечения большей доступности содержания печатного материала;

· повышение качества информационного обслуживания;

· расширение номенклатуры информационных услуг, доступности информации любых видов и тематики;

· увеличение количества пользователей при переходе к электронным ресурсам.

Информационный рынок

Информационный рынок - система экономических, правовых и организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на коммерческой основе. Поставщиками информационных продуктов и услуг могут быть:

· центры, где создаются и хранятся базы данных;

· центры, распределяющие информацию на основе разных баз данных;

· службы телекоммуникации и передачи данных;

· коммерческие фирмы;

· информационные брокеры.

Потребителями информационных продуктов и услуг могут быть различные юридические и физические лица, решающие задачи. Прежде чем рассматривать рынок информационных ресурсов, необходимо обозначить понятия «информационные ресурсы», «информационный продукт». Согласно с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (20 февраля 1995г.):

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Надо понимать, что документы и массивы информации, о которых говорится в этом законе, не существуют сами по себе. В них в разных формах представлены знания, которыми обладали люди, создавшие их.

Таким образом, информационные ресурсы - это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе. Информационные ресурсы являются базой для создания информационных продуктов. Информационный продукт, являясь результатом интеллектуальной деятельности человека, должен быть зафиксирован на материальном носителе любого физического свойства в виде документов, статей, образов, программ, книг и т.д.

Информационный продукт - совокупность данных, сформированная производителем для распространения в вещественной или невещественной форме. В Российской Федерации отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства, регулирует закон «Об авторском праве и смежных правах» (июль 1993г.) Классификаторы видов и назначений информационных ресурсов базируются или должны базироваться на ГОСТе 7.60-90 (Виды изданий) и ГОСТе 7.83-2001 (Электронные издания). На первом уровне ИР классифицируются по виду носителя информации. Выделяются 4 класса ИР:

· ИР на компьютерных носителях;

· ИР на некомпьютерных носителях аудиоинформации;

· ИР на некомпьютерных носителях видеоинформации;

· ИР на бумажных носителях.

Структура рынка информационных продуктов и услуг

Инфраструктура информационного рынка - совокупность секторов, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и услуги.

Сектора информационного рынка Выделим пять секторов рынка информационных продуктов и услуг.

1-й сектор - деловая информация, состоит из следующих частей:

· биржевая и финансовая информация - валютные курсы, учетные ставки, рынок товаров и капиталов, цены. Поставщиками являются службы биржевой и финансовой информации, банки;

· статистическая информация - ряды динамики, прогнозные модели и оценки по экономической, социальной, демографической областям. Поставщики - государственные службы, компании, консалтинговые фирмы;

· коммерческая информация по компаниям, фирмам, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках. Поставщики - специальные информационные службы.

2-й сектор - информация для специалистов, содержит следующие части:

· профессиональная информация - данные и информация для юристов, врачей, преподавателей, инженеров, геологов и т.д.;

· научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области естественных, технических, общественных наук;

· доступ к первоисточникам - организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы.

3-й сектор - потребительская информация, состоит:

· новости и литература - информация служб новостей и агентств прессы, электронные журналы, справочники, энциклопедии;

· потребительская информация - расписания транспорта, резервирование билетов и мест в гостиницах, заказ товаров и услуг, банковские операции и т.п.;

· развлекательная информация - игры, телетекст, видеотекст.

4-й сектор - услуги образования, включает все формы и ступени образования: дошкольное, школьное, специальное, среднепрофессиональное, высшее, повышение квалификации и переподготовку.

5-й сектор - обеспечивающие информационные системы и средства, состоит из: * программные продукты; * технические средства - компьютеры, телекоммуникационное оборудование, оргтехника, сопутствующие материалы и комплектующие; * разработка и сопровождение информационных систем и технологий; подготовка источников информации - создание баз данных по заданной теме, области, явлению и т.п.

Общая характеристика информационной базы автоматизированной библиотечно-информационной системы

В соответствии с ГОСТ 34.003-90, п.п. 2.19, 2.20, 2.21 - информационная база автоматизированной системы - совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС. Информационная база включает в себя внемашинную информационную базу АС и машинную информационную базу АС.

Внемашинная информационная база АС - часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники.

Машинная информационная база АС - часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность используемой в АС информации на носителях данных.

Внутримашинное информационное обеспечение Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Проектирование экранных форм электронных документов Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Создание форм электронных документов требует использования специального программного обеспечения. На рис. приведены основные типовые элементы электронного документа, использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных документов.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса их утверждения или подписания.

Технология обработки электронных документов требует использования специализированного программного обеспечения - программ управления документооборотом, которые зачастую встраиваются в корпоративные ИС.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

· создание структуры ЭД - подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

· определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;

· определения перечня макетов экранных форм - по каждой задаче проектировщик анализирует "постановку" каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией; определение содержания макетов - выполняется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов.

Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией.

Информационная база и способы ее организации

Основной частью внутримашннного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Все файлы ИБ можно классифицировать по следующим признакам:

· по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

· по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

· по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

· по назначению (по типу функциональных подсистем);

· по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

· по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы. Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах Материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях. Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

· полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

· целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

· своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

· гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

· реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

· релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

· удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

· разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокой скорости реакции при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

Информационная база - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Изменение подхода к использованию информационных систем (баз) информационный электронный программный

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950 - 1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов	Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты
1960 - 1970 гг.	Основная помощь в подготовке отчетов	Управленческие информационные системы для производственной информации	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 - 1980 гг.	Управленческий контроль реализации (продаж)	Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления	Выборка наиболее рационального решения
1980 - 2000 гг.	Информация - стратегический ресурс, обеспеч. конкурентное преимущество	Стратегические информационные системы Автоматизированные офисы	Выживание и процветание фирмы



Виды документов

Входными данными, подлежащими вводу в АС средствами подсистемы комплектования, являются:

· данные о партнерах (издающие и книготорговые организации, партнеры по книгообмену, подписные агентства и т.п.);

· данные о предложениях издающих и книготорговых организаций;

· данные о предложениях данной библиотеки и других библиотек по книгообмену;

· данные о заказах документов для фондов библиотеки;

· данные о документах, поступивших как по предварительному заказу, так и без него.

Выходными данными подсистемы комплектования являются:

· заказная документация;

· рекламации на непоступившие документы;

· отчеты учетно-контрольного характера.

Выходными данными, сформированными средствами подсистемы обработки, являются:

· библиографические описания документов, включающие систематические индексы ББК и шифры хранения;

· нормативные записи;

· отчеты учетно-контрольного характера.

Входными данными для подсистемы электронного каталога являются:

· библиографические описания, подготовленные для загрузки в электронный каталог в подсистеме «Обработка документов»;

· фрагменты традиционных каталогов или иные материалы, отражающие фонды библиотеки (возможно в совокупности с базами данных национальных библиографий на CD-ROM или доступными через Интернет), необходимые для осуществления конвертирования ретроспективы фондов;

· запросы пользователей;

· информация о списании документов, поступающая из соответствующих функциональных отделов библиотеки.

Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки средствами подсистемы обслуживания пользователей, являются:

· сведения о читателях и абонентах библиотеки;

· заказы на издания из фондов библиотеки, поступающие от читателей и по МБА; заказы на издания, отсутствующие в фондах библиотеки, заказываемые ею по МБА;

· сведения о “движении” заказанных документов, поступающие из хранилища, читальных залов и подразделений РГБ, работающих с фондами.

Выходными данными подсистемы обслуживания пользователей являются:

· записи о читателях и абонентах, введенные в АС библиотеки;

· записи о заказах документов; записи об отказах в выдаче документов; записи о заказах по МБА;

· информация о местонахождении проходящих через подсистему документов;

· отчеты учетно-контрольного характера.

Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки средствами подсистемы учета и статистики являются:

· данные о сроках выполнения технологических процессов;

· статистические сведения по состоянию, движению и использованию фонда библиотеки; статистических сведений по количественному и качественному составу пользователей библиотеки;

· данные о спросе на конкретные документы и их группы;

· данные о местонахождении документа, поступившего в библиотеку.

Выходными данными подсистемы учета и статистики являются:

· разнообразные статистические отчеты.



Литература

1. Воройский Ф.С. Информатика: Новый систематизированный толковый словарь-справочник (Вводный курс по информатике и вычислительной технике в терминах). - М.: Либерея, 2001. - 536 с.

2. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2003, С. 11-38.

3. Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 768 с.

4. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» // НТИ. Сер. 1. - 1995. - № 2. - С. 2-8.

5.UNIMARC: Вводный курс / Под ред. Я.Л. Шрайберга. - М., 1995. - 28 с.

Дополнительная:

1. Воройский Ф.С. Информатика: Новый систематизированный толковый словарь-справочник (Вводный курс по информатике и вычислительной технике в терминах). - М.: Либерея, 2001. - 536 с.

2. ГОСТ 7.0-99.СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2003. - С. 11-38.

3. ГОСТ 34.003--90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2003. - С. 484-502.

4. ГОСТ 15971--90. Системы обработки информации. Термины и определения // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2003. - С. 475-483.

5. ГОСТ Р 51141--98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2003. - С. 531-541.

6. Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 768 с.

7. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» // НТИ. Сер. 1. - 1995. - № 2. - С. 2-8.

Размещено на Allbest.ru

...