Разработка программного обеспечения для работы розничного предприятия на примере "ИП Умирзакова"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Описание исследуемой предметной области

1.2 Анализ АРМ

1.3 Организационная характеристика «ИП Умирзакова»

1.4 Анализ существующих разработок

2 Проектная часть

2.1 Основания для разработки

2.2 Требования к программе

2.3 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.4 Характеристика входной информации

2.5 Характеристика результатной информации

2.6 Алгоритм работы программы

2.7 Программная среда разработки

2.8 Структура программного комплекса

2.9 Разработка структуры базы данных (БД) и алгоритмов обработки

2.10 Проектирование концептуальной модели предметной области

3. Основные приемы работы с программным продуктом

3.1 Загрузка приложения

3.2 Добавление новых заявок

3.3 Добавление новых приходных ордеров

3.4 Добавление новых расходных ордеров

3.5 Просмотр и корректировка книги заявок

3.6 Просмотр и корректировка книги приходов

3.7 Просмотр и корректировка книги расходов

3.8 Заявки

3.9 Наличие товара

3.10 Поступление и/или продажа товара

3.11 Права доступа

4. Охрана труда

4.1 Анализ освещения

4.2 Пожарная безопасность

4.3 Соответствие эргономическим требованиям мебели рабочего места пользователя персональной вычислительной машины

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

В процессе коммерциализации экономики особую значимость приобретает такая важная форма реализации товаров как, розничная торговля.

Розничная торговля - это завершающая форма продажи товаров конечному потребителю в небольших объемах через магазины, павильоны, лотки, палатки и другие пункты сети розничной торговли. Коммерческая работа по продаже в розничных торговых предприятиях в отличии от оптовых предприятий имеет свои особенности. Розничные торговые предприятия реализуют товары непосредственно населению, то есть физическим лицам, применяя свои, специфические способы и методы розничной продажи, окончательно завершают обращение от изготовителя продукции.

Торговое обслуживание населения предполагает наличие специально устроенных и оборудованных помещений, приспособленных для наилучшего обслуживания покупателей, подбора и формирования торгового ассортимента и возможности его оперативного изменения в соответствии с изменившимся спросом населения, постоянного изучения и учета потребительских запросов покупателей, умения предложить и продать товар каждому конкретному человеку.[1]

Процесс торговли, то есть процесс купли-продажи товаров является функцией торгового предприятия, которое осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета. Розничные торговые предприятия в условиях функционирования рыночной экономики представляют собой самостоятельное звено торговлей и сферой услуг.

Торговая сеть обеспечивает возможность быстро, удобно, с минимальной затратой сил и временем приобретать нужные товары и услуги в условиях свободного выбора и широкого ассортимента, недалеко от места работы и жилья в удобном и нужном количестве.

В пояснительной записке рассмотрены принципы и методы работы розничного предприятия на примере «ИП Умирзакова».

В первой части пояснительной записки выполнен анализ предметной области. Дается описание основных приемов организации розничной торговли. Приводится общий подход к организации автоматизированных рабочих мест. А так же дается описание аналогов существующих программных обеспечений, позволяющих вести электронные версии контроля за товарооборотом в розничной торговле на индивидуальном предприятии.

Во второй части рассматриваются этапы разработки программного продукта, с обоснованием выбора программного обеспечения и теории проектирования данных, для оперативной ее обработки.

Третья часть посвящена описание основных приемов работы с приложением.

В четвертой части рассмотрены общие рекомендации по организации рабочего места пользователя программным продуктом.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Описание исследуемой предметной области

Торговля - обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда - получила в последние годы новые импульсы своего развития. В нее влилось много новых предприимчивых людей, в ряде случаев коренным образом поменявших профессию и жизненные ориентиры. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.[2]

Однако умение грамотно, а главное, эффективно торговать это тонкое искусство, в котором полагаться лишь на небольшой практический опыт, здравый смысл и интуицию сейчас уже недостаточно. Процесс насыщения потребительского рынка товарами и возрастание конкуренции потребуют от тех, кто недавно влился в этот бизнес и хочет надолго в нем остаться, глубоких и всесторонних знаний его основ в разрезе различных аспектов торговой деятельности.

Переучиваться необходимо и многим работникам торговли большим стажем, которые после приватизации предприятий остались наедине с рынком, без опеки специалистов своих бывших торговых объединений и других и управленческих структур. Многие полученные ими «еще в той экономике» знания и практические навыки вступили в противоречие с современной рыночной практикой, не соответствуют новым условиям хозяйствования и коммерческим возможностям, и, следовательно, требуют существенного изменения.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

В данной работе рассматривается автоматизация учета продажи товаров на предприятии розничной торговли. [1]

Розничная торговля представляет собой торговлю товарами и оказание услуг покупателям для личного, семейного, домашнего пользования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Основу материально-технической базы торговли составляет розничная торговая сеть, представленная на предприятии розничной торговли. Под торговым предприятием понимают имущественный комплекс, используемый организацией для купли-продажи товаров и оказания услуг торговли. То есть розничная торговля фактически представляет собой отношения, возникающие между торговой организацией и покупателем в процессе передачи и оплаты товара.

В основу классификации торговых предприятий положены следующие признаки:

- виды и особенности устройства;

- тип предприятия;

- форма торгового обслуживания;

- тип здания и особенности его объемно-планировочного решения;

- функциональные особенности предприятия.

По видам и особенностям устройства предприятия розничной торговли подразделяют на магазины, магазины-склады, павильоны, киоски, автомагазины, торговые автоматы и др.

В зависимости от ассортимента реализуемых товаров и размера торговой площади магазины подразделяются на типы (универмаг, универсам и т. п.), а внутри каждого типа (в зависимости от величины торговой площади) - на типоразмеры.

По формам обслуживания различают салонное обслуживание покупателей, индивидуальное обслуживание через прилавок или продавцом-консультантом в магазине самообслуживания. Форма торгового обслуживания - организационный прием, представляющий собой сочетание методов обслуживания.

С учетом типа здания и особенностей его объемно-планировочного решения предприятия розничной торговли подразделяют на отдельно стоящие, встроено-пристроенные и торговые комплексы, они также бывают одноэтажные, многоэтажные, с подвальными помещениями или без них.

По функциональным особенностям розничные торговые предприятия делятся на стационарные, передвижные, сезонные, посылочные и комиссионные.

Завершая комплексный торгово-технологический процесс товародвижения, магазины выполняют ряд торговых (коммерческих) и технологических функций.

Основные торговые функции магазинов:

- изучение покупательского спроса на товары;

- составление заявок на завоз товаров;

- формирование ассортимента товаров;

- реклама товаров и услуг.

К технологическим функциям (операциям) относят:

- прием поступивших в магазин товаров по количеству и качеству;

- обеспечение хранения товаров;

- выполнение операций, связанных с производственной доработкой товаров (фасовка, упаковка и др.);

- внутримагазинное перемещение, размещение и выкладка товаров в торговом зале;

- продажа товаров (предложение товаров и оказание помощи покупателям в их выборе, выполнение расчетных операций).

Кроме того, магазины выполняют функции, связанные с оказанием покупателям дополнительных услуг (предварительный прием заказов на товары, доставка купленных в магазине товаров на дом покупателю и т. д.).

1.2 Анализ автоматизированных рабочих мест

В последние годы возникла концепция распределенных систем управления народным хозяйством, в которых предусматривается локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.[5]

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать автоматизированное рабочее место (АРМ), соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам (коллективу) необходимо ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся человеком - машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию. В такой системе должны быть обеспечены:

- максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

- работа в диалоговом режиме;

- оснащение АРМ в соответствии с требованиями эргономики;

- высокая производительность компьютера;

- максимальная автоматизация рутинных процессов;

- моральная удовлетворенность специалистов условиями труда,

- стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

- возможность самообучения специалистов.

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

- своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

- минимальное время ответа на запросы пользователя.

- адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

- простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

- терпимость по отношению к пользователю.

- возможность быстрого обучения пользователя.

- возможность работы в составе вычислительной сети.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.[6]

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести: техническое, информационное, программное и организационное обеспечение. Кроме того, существует целый ряд подсистем.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером могут пользоваться 4 - 6 человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.

К комплексу технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.

Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров.

Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др.

Организационное обеспечение предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования.

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ (ППП) разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке.

ППП выполнены по модульному принципу и ориентированны на решение определенного класса задач. ППП являются основным видом проблемного программного обеспечения. Они позволяют формировать алгоритмы, изменять условия решения задач данного класса, контролировать ход решений, вносить коррективы в алгоритмы и др. При работе на АРМ ППП реализуются в диалоговом режиме.

Примерами ППП являются: ППП для формирования различных документов с выполнением расчётных операций, ППП для задач оптимизаций планов, ППП балансовых задач. Особое место уделяется ППП для создания автоматизированных информационных систем, которые могут иметь различное назначение: справочные, для обработки таблиц, ведения массивов информации, создания и ведения баз данных, документальные. Пакеты для работы с графической информацией позволяют представить в наглядном и компактном виде состояние и процессы, свойственные объектам, проиллюстрировать результаты прогнозного анализа.[6]

Следует отметить, что разработка программного обеспечения процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

1.3 Организационная характеристика «ИП Умирзакова»

«ИП Умирзакова» находится в городе Кульсары. Оно имеет в собственности обособленное имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. «ИП Умирзакова» имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законами.

«ИП Умирзакова» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс.

Магазин «ИП Умирзакова» по типу здания является встроенно-пристроенным, т.е. одна часть помещений (административно-бытовые) расположена на первом этаже жилого дома, а другая часть (торговый зал) вынесена за пределы габаритов дома в виде пристроенного унифицированного блока. Это здание отвечает всем необходимым требованиям, а именно: архитектурно-строительным, экономическим, технологическим, санитарно-гигиеническим.

Магазин имеет зону для парковки индивидуального транспорта. Все зоны хорошо благоустроены и создают благоприятные санитарно-гигиенические и комфортные условия для покупателей.

Интерьер торгового зала оформлен просто и лаконично и подчиняется своему основному назначению - выделить товар и подчеркнуть его потребительские свойства для удобства покупателей.

Основными целями деятельности «ИП Умирзакова» является получения прибыли путем реализации продуктов питания и бытовой химии.

Кроме главных целей «ИП Умирзакова» есть еще и сопутствующие. Это -- получение наибольших доходов и (или) расширение предприятия.

Организационная структура «ИП Умирзакова» представляет собой следующий рисунок 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 Организационная структура «ИП Умирзакова»

Численность работников и структура штата магазина зависят от типа предприятия и размера его торговой площади, объема, условий и режима работы, методов продажи товаров, количества рабочих мест и других показателей, влияющих на трудоемкость выполняемых работ.

В связи с этим важное значение имеет рациональное разделение труда работников магазина. Оно предусматривает наиболее целесообразную расстановку работников для выполнения торгово-технологических операций, четкое определение функциональных обязанностей каждого работника. Основными формами разделения труда в магазине являются: функциональное, товарно-отраслевое и квалификационное.

Функциональное разделение предполагает обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал розничного торгового предприятия подразделяется на три категории: управленческий, основной или торгово-оперативный, и вспомогательный.

Управленческий персонал состоит из работников, обеспечивающих управление торгово-технологическим и трудовым процессом. Сюда входят руководящие, инженерно-технические работники и служащие -- директор (заведующий), заместитель директора (заведующего), администратор, товароведы, заведующие секциями, старший бухгалтер, бухгалтеры и т. д.

Общее руководство магазином осуществляет директор (заведующий), он же руководит планово-экономической работой, занимается подбором кадров и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему же подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Директор (заведующий) магазином руководит коммерческой деятельностью, в его ведении находятся вопросы организации технологических операций и хозяйственного обслуживания.

Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства и кредиты банков, а также выполняет другие бухгалтерские операции.

Администратор следит за состоянием выкладки товаров и рекламного оформления торгового зала, за соблюдением правил торговли, принимает решения по претензиям покупателей и т. д.

Заведующие товарными отделами (секциями) организуют работу своих отделов (секций), следят за поддержанием товарных запасов на определенном уровне, составляют заявки на завоз товаров, принимают товары по количеству и качеству, обеспечивают сохранность товарно-материальных ценностей, выполняют другие функции, связанные с работой отделов (секций).

Основной (торгово-оперативный) персонал -- это продавцы, менеджеры, т. е. работники, занятые обслуживанием покупателей в торговом зале.

В обязанности продавцов входит подготовка и уборка рабочего места (получение упаковочного материала, проверка работоспособности торгового оборудования и инвентаря, пополнение рабочих товарных запасов, уборка тары, поддержание надлежащего санитарного состояния), подготовка товаров к продаже, обслуживание покупателей, учет неудовлетворенного спроса и т. д.

Вспомогательный персонал обеспечивает обслуживание основного персонала, а также поддерживает магазин в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии. В эту категорию входят рабочие, младший обслуживающий персонал (уборщицы), фасовщики, электромонтеры, техники и т. д.

Товарно-отраслевое разделение позволяет работникам магазина специализироваться на продаже отдельных или нескольких товарных групп. Это способствует более глубокому изучению ассортимента товаров, более квалифицированному и производительному обслуживанию покупателей.

Разделение труда по квалификационному признаку основывается на распределении обязанностей работников магазина в соответствии с их квалификацией. Соотношение количества продавцов различной квалификации в розничном торговом предприятии зависит от ассортимента реализуемых товаров. Так, чем большую долю в товарообороте занимают сложные по характеру отпуска товары, тем большее число продавцов высокой квалификации должно быть в штате магазина.

К факторам повышения эффективности труда работников розничных торговых предприятий относится нормирование, которое позволяет установить рациональную численность и структуру штата работников.

Рациональная организация труда работников магазина не возможна без нормирования затрат времени на выполнение торгово-технологических операций. Рабочий день работников магазина складывается из времени работы и перерывов. Время работы затрачивается на выполнение подготовительно-заключительных, основных и вспомогательных операций.

На качество обслуживания покупателей существенное влияние оказывают квалификационный и общеобразовательный уровень работников магазина. Поэтому одним из направлений совершенствования организации труда в магазине является подготовка и повышение квалификации кадров. С повышением квалификации и общеобразовательного уровня работников розничных торговых предприятий растет производительность их труда и культура обслуживания покупателей, уменьшается уровень затрат труда в торговле.

1.4 Анализ существующих разработок

Работа современных магазинов невозможна без автоматизированной системы управления. Автоматизация магазина выполняется на базе различного торгового оборудования (POS-терминал, фискальный регистратор, термопринтер, сканер штрих-кода, терминал сбора данных) с использованием специализированного программного обеспечения. Внедрение системы автоматизации торговли позволит эффективно и оперативно управлять магазином. [4]

Среди представленных на рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows), "Эйс" ("Гепард"), "1С" (1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих бухгалтерские программы. [6]

Бухгалтерия ООО "Мастер-СД" для ведения бухгалтерского учета использует программу "Инфо-Бухгалтер"

Программа «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик» относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и техническими возможностями, которым бы могли позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе. Дилерская сеть «Информатика» сегодня насчитывает около 550 партнеров, работающих в 219 городах России, Беларуси, Грузии, Латвии, Украины и др. стран СНГ.

Программа «Инфо-бухгалтер» (DOS) имеет многооконную структуру, хорошо продумана и удобно организована работа с шаблонами, бланками документов, их заполнением, копированием, тиражированием. Появилась возможность задавать ориентацию, шрифт и другие параметры печати для каждого бланка индивидуально, при этом в параметрах документа данного вида эти настройки запоминаются.

Имеется «бюджетная» версия программы, есть упрощенный модуль «Финансового анализа». Удачно дополняет программу модуль «Графические иллюстрации».

Все отчетные документы разработаны в соответствии с требованиями и положениями нормативных документов и инструкциями по ведению бухгалтерского учета, в т.ч. и для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Одна из услуг, ставшая теперь обязательным стандартом для многих ведущих фирм: это регулярное бесплатное обновление отчетных форм для пользователей, которые, как известно, меняются достаточно часто. Ну и, конечно, программы поставляются с полным комплектом стандартных бланков в бухгалтерской отчетности. Сетевая версия программы «Инфо-бухгалтер» для Windows (архитектура «Файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. [6]

Многие авторитетные специалисты в области бухгалтерского учета считают «Инфо-бухгалтер» лучшей и наиболее популярной в России и СНГ среди программ бухгалтерского учета.

Программа фактически стала стандартом для программ бухгалтерского учета малого и среднего бизнеса.

Ее феноменальный успех стал возможен благодаря простоте освоения, удобству в работе и возможностям настройки.

Программа ориентирована на пользователя, совершенно не знакомого с компьютером. Начать работать с ней может любой бухгалтер, до этого не работавший с компьютером.

Программа «Инфо-бухгалтер» позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ведение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам.

В программе данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.

Вводить записи в журнал можно следующими способами:

«вручную», когда последовательно вводится название операции, счета, суммы, при этом возможен выбор из списка;

путем заполнения бланков первичных документов (любой документ (бланк) может быть легко изменен или создан с помощью встроенного редактора бланков);

путем копирования аналогичной операции, уже имеющейся в журнале, с последующей ее коррекцией;

методом «типовых операций», когда операции выбираются из заранее подготовленного набора стандартных операций (любая типовая операция может быть легко изменена или создана с помощью встроенного текстового редактора).

Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе, регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. [6]

Фирма "Инфософт" успешно работает в промышленной сфере, предлагает широкий спектр программных средств, в том числе и с исходными текстами: бухгалтерские системы, программные комплексы для автоматизации управления предприятиями, строительными организациями, программы для бюджетных организаций и др.

На рынке программных продуктов выбор бухгалтерских программ очень велик.

Новая многопользовательская сетевая бухгалтерская система "Интегратор" вобрала в себя последние достижения фирмы. "Интегратор" - многопользовательская компьютерная бухгалтерия, программный продукт нового поколения, отвечающая современным требованиям. Эта система изначально проектировалась как сетевая, она построена в архитектуре "клиент-сервер" и предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов.

"Интегратор" содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке. Система строится в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени: новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу же могут использоваться персоналом, работающим на других компьютерах.

"Интегратор" обеспечивает суверенность работы персонала: каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Когда бухгалтер вводит в компьютер хозяйственные операции, сальдо и обороты пересчитываются только по тем счетам, которые относятся к его участку. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков. В системе применен удобный механизм отработки спорных ситуаций, что создает хорошие условия для обеспечения согласованной работы большого количества бухгалтеров. [6]

По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С:Бухгалтерия для Windows». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на среду Windows она сохраняет все удобства ввода значительных объемов данных. Очевидно, успех «1С:Бухгалтерии для Windows» не случаен. Эта программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для операционной системы DOS. В последние Windows-версии вошло все самое лучшее, что быль наработано в DOS-версиях и приумножено за счет преимуществ системы Windows. [7 ]

Также для бухгалтерского и оперативного учета существуют программы "Интеллект-Сервиса", спектр и качество продукции, комплексный подход к проблемам которых удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы БЭМБИ+, БЭСТ), и крупных компаний (БЭСТ-3, БЭСТ-4). Среди пользователей ПС - фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

БЭСТ - это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и готовой продукции, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре "клиент-сервер" с сервером БД xBase-типа, повышающая надежность обработки и хранения данных и скорость работы программы. В ней реализованы такие возможности, как ведение многоуровневого аналитического учета; возможность выбора различных форм учета, ориентированных на применение в хозяйственно-коммерческой сфере деятельности или бюджетных организациях; одновременное использование до четырех видов прайс-листов с различными отпускными ценами (оптовыми, розничными и т.п.), резервирование товаров и ГП, возможность применения нескольких единиц измерения для одной номенклатуры; ведение картотек, наличие справочника типовых операций и автоматическое формирование проводок, сохранение связи документов с операциями и проводками, возможность автоматического пересчета данных при необходимости корректировки БД прошлых отчетных периодов. Система БЭСТ-3 имеет генератор отчетов, возможность формирования большого количества различных встроенных отчетных форм (около 300 видов) и наглядного представления данных в графическом виде; возможность обмена данными с банковскими системами расчета фактической себестоимости расходных материалов методами FIFO, LIFO, средних цен, возможность анализа финансового состояния и др.

Система БЭСТ-4 отличается развитыми функциями учета движения товаров на складе и в торговом зале, обеспечивает работу со счетами-фактурами и автоматическое формирование книг закупок и продаж ТМЦ, партийный учет и продажу товаров комплектами. В то же время поддерживаются и все прочие разделы бухгалтерского учета: расчет зарплаты, учет основных средств, материалов, работа с расчетными и валютными счетами в банке, формирование баланса и документов публичной отчетности и т.д.

Руководителю система предоставляет широкие возможности по оперативному контролю и управлению магазином. Например, она позволяет оперативно определить номенклатуру товаров, пользующихся наибольшим спросом, выяснить, сколько их осталось в наличии и у какого поставщика наиболее выгодно закупить очередную партию этого товара.

Российско-белорусская корпорация "Галактика" разработала одноименную корпоративную систему, уже третий год успешно эксплуатирующуюся на сотнях средних и крупных предприятий России и ближнего зарубежья. Среди них торговые предприятия, предприятия сферы услуг, а также различных отраслей промышленности: машиностроительные, горнодобывающие, металлургические, нефтеперерабатывающие и многие другие. Отличительной особенностью системы "Галактика" является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающий все сферы управления современным предприятием, включая финансовое и хозяйственное планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление.[8]

Концептуальная модель системы базируется на тщательно проработанной технологии компьютерного ведения бухгалтерского и оперативного учета, легко адаптируется под специфику различных типов предприятий. В основу архитектурного построения системы "Галактика" заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров - "Бухгалтерский учет", "Административное управление" и "Оперативное управление", "Управление автотранспортом", "Розничная торговля". [9]

Времена товароведа, в лучшем случае, в ручную считающего остатки, а в худшем - вообще не владеющего ситуацией на полках, как и любого другого специалиста, не имеющего оперативной информации и современных рычагов управления бизнесом, уходят... Сегодня за рубежом, в наиболее развитых и прогрессивных сетях, удельный вес системы автоматизации в общей сумме капитализации доходит до 10 и более процентов. И этим все сказано.

Причем тенденция идет не к снижению роли, и соответственно стоимости программного обеспечения, а, наоборот, к все большей зависимости бизнеса от него.

Весь комплекс автоматизации розничной торговли, как правило, разделяют на решения для front office (кассы, внешние взаимодействия компании) и back office (управление внутренними взаимодействиями - офис, ассортимент, распределительный центр, бухгалтерия, финансы и т.п.). Не приуменьшая значимость программного обеспечения кассовой линейки, можно с уверенностью сказать, что именно система для back office является определяющей успеха. Именно о таких системах далее и пойдет речь.

Какую систему автоматизации выбрать? Каким должен быть функционал? Как поддерживать? А сколько стоит? Список вопросов можно продолжать бесконечно. И только найдя на них подходящие ответы, стоит переходить к покупке и внедрению.

Прежде всего, важно понять две вещи: первая - насчет бесплатного сыра, который бывает только известно где, вторая - заезжая на ремонт к кустарным слесарям-самоучкам - не рассчитывайте на сервис авторизированной станции и соответствующий результат. Многие автолюбители поправят - иногда случается наоборот, но я думаю, что все-таки не стоит слишком радикально экспериментировать с такими серьезными вопросами как автоматизация, т.е. не нужно покупать не проверенные программные продукты, разработанные любителями, и не рассчитывать на дешевизну. Лучше всего выбирать из серьезных решений, отлаженных и проверенных, желательно, на чужом опыте. [9.]

Кроме этого важно понять, что система автоматизации - это не только средство учета, как совсем недавно было принято считать, это - необходимое средство управление бизнесом. И выбор решения должен опираться на его функциональность, набор рычагов и механизмов, позволяющий с одинаковой эффективностью управлять отдельным небольшим магазинчиком или транснациональной мультиформатной сетью.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Основание для разработки

Программа предназначена для ведения учета торговой деятельности «ИП Умирзакова»: приход товаров, расход товаров, движения и наличия товара.

В настоящее время в «ИП Умирзакова» учёт реализации товара ведётся в ручную. Для этого необходимым становится своевременное ведение документов автоматизированным способом для того, чтобы предотвратить утечку информации на предприятии, уменьшить трудозатраты персонала, работающих с товарно-материальными ценностями.

Тема разработки - «Автоматизированное рабочее место индивидуального предпринимателя».

Разработка программного обеспечения осуществляется на основании заявки руководства «ИП Умирзакова».

2.2 Требования к программе

Требования к функциональным характеристикам

Программа должна предоставлять окна для ввода входных данных и формировать на экране и для печати отчеты по приходным и расходным ордерам, наличию товара на складе, движению товарно-материальных ценностей, отгрузке товаров. Информация должна предоставляться только авторизованным пользователям.

Система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

- ведение справочников номенклатуры товара, клиентов, поставщиков и менеджеров;

- оформление прихода и реализации товара;

- учет наличия товара на складе в количественном выражении, закупочной цене и цене продажи, автоматизированная коррекция количества товара при оформлении прихода или реализации товара;

- поиск по товарной номенклатуре, складу, оформленным накладным, счетам, счетам-фактурам и заявкам;

- формирования отчетов по учету прибыли с подведением итогов по каждой группе и по всей номенклатуре;

- формирование документов:

- приходная накладная;

- расходная (товарная) накладная;

- заявка на закупку товара;

- отчет о наличии товара на складе;

- отчеты по приходу или расходу по дням;

- журналы заявок, приходных и расходных накладных.

В таблице 2.1 представлены требования к программному продукту.

Таблица 2.1 Характеристика задач приложения

Наименование задач	Наименование выходных документов	Назначение документов
Определение суммы в денежном выражении, на которую в магазине должно остаться товара	Журнал прихода, Журнал списания, Журнал кассы	Учет и контроль за состоянием деятельности магазина
Определение суммы в денежном выражении, на которую в магазине осталось товара	Отчёт о наличии товара	Учет и контроль за состоянием деятельности магазина
Обеспечение магазинов необходимым ассортиментом товаров	Заявка	Определение необходимого товара

Требования к надежности

Программа должна обеспечивать надежное предоставление данных пользователю в течение всего рабочего времени (согласно графику работы «ИП Умирзакова»), т.к. после ввода программы в эксплуатацию и принятия организационных мер поступление, движение и реализация материальных ценностей без контроля в программное обеспечение будет запрещен.

Требования к составу и параметрам технических средств

Для работы программного обеспечения «Автоматизированное рабочее место индивидуального предпринимателя» необходимы следующие технические средства:

- монитор с расширением не менее 1024х768;

- принтер;

- клавиатура;

- мышь;

- ОЗУ не менее 32 Mb;

- свободное место на диске не менее 20 Mb;

- процессор Intel Pentium 166 и выше или аналогичные процессоры других пользователей.

Для правильной работы программы «Автоматизированная система управления складским учетом» требуется следующее программное обеспечение:

- Операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000;

- Microsoft Office 97 и выше.

2.3 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение. Назначение классификатора состоит в следующем:[5]

- систематизация наименований кодируемых объектов;

- однозначная интерпретации одних и тех же объектов в различных задачах;

- возможность обобщения информации по заданной совокупности признаков;

- возможность сопоставления одних и тех же показателей, содержащихся в формах статистической отчетности;

- возможность поиска и обмена информацией между различными внутрифирменными подразделениями и внешними информационными системами;

- экономия памяти компьютера при размещении кодируемой информации.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа - это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторения) и комбинированная.

Порядковая применяется для малопозиционных стабильных номенклатур (позиции присваивается порядковые номера). По такой системе строится код категорий работников, складов.

Серийная предусматривает шифровку отдельных позиций номенклатуры в пределах серий номеров, выделяемых для разных групп (позиций). С ее помощью, например, можно простроить код фамилий работающих, видов оплат и удержаний.

Десятичная (позиционная) система кодирования используется при необходимости зашифровать несколько признаков номенклатуры. Например, на виды оборудования код можно строить по десятичной системе, когда каждый разряд шифра охватывает ступени классификации (класс, группу, подгруппу, тип), чтобы одновременно определить его признаки. В связи с этим десятичная система особенно удобна для многопризначных номенклатур.

Натуральная система кодирования (система повторения) применяется обычно тогда, когда позиции номенклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например, масса изделия, размеры и так далее).

При комбинированной системе классификаторов строится одновременно по нескольким ранее описанным системам (порядковой, серийной, десятичной и серийной и тому подобное), то есть представляет собой синтез и внешне построен по десятичной системе.

Совокупность классификаторов призвана обеспечить возможность автоматизации всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего бухгалтерского учета, составление форм отчетности, проведение анализа и контроля производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

В разработанной информационной системе применяются классификаторы с однозначным кодом порядковой системой кодирования. Данный вид классификатора является локальным, так как применяется только для данного предприятия.

2.4 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в торговом предприятии фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.[10]

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Условно-постоянная информация задачи учета продаж в Trade Assistant представлена следующими справочниками:

- наименование склада (отдела или магазина);

- единица измерения товара;

- данные о менеджерах (ФИО, должность, склад);

- данные о поставщиках (код поставщика, наименование поставщика, РНН поставщика, адрес поставщика);

- данные о товаре (наименование товара, номенклатурный номер, ед.измерения, цена за ед.товара).

В качестве входной оперативной информации используются первичные документы типовых форм: заявки на товар, приходные накладные, расходные ордера, счета-фактуры, акт о приемки и другие документы.

Структура записей входной оперативной информации представлены в таблицах 2.2-2.4:

- структура заявки;

- структура приходной накладной;

- структура расходной накладной.

розничный торговля программный продукт

Таблица 2.2 Структура заявки

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер заявки
2	дата выполнения заявки
3	наименование склада (отдела, магазина)
4	ФИО сотрудника - менеджера
5	наименование товара
6	номенклатурный номер товара
7	ед. измерения товара
8	количество товара
9	цена ед. товара

Таблица 2.3 Структура приходной накладной

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер приходной накладной
2	дата поступления товара
3	название поставщика
4	наименование склада (отдела, магазина)
5	ФИО приемщика - менеджера
6	наименование товара
7	номенклатурный номер товара
8	ед. измерения товара
9	количество по документу
10	принято количество товара
11	цена товара

Таблица 2.4 Структура расходной накладной

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер расходного ордера
2	дата продажи товара
3	название покупателя
4	наименование склада (отдела, магазина)
5	наименование товара
6	номенклатурный номер товара
7	ед. измерения товара
8	количество товара на складе
9	затребовано товара
10	отпущено товара
11	цена товара

2.5 Характеристика результатной информации

Результатная информация может быть выведена:

- на экран монитора;

- в файл (экспортирование в Microsoft Excel);

- на принтер.

Структура экранной формы результатной информации представлена в таблицах 2.5 - 2.7:

- структура книги заявок;

- структура книги прихода;

- структура книги расходов.

Таблица 2.5 Структура книги заявок

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер заявки
2	дата заявки
3	место заявки склад (отдел, магазин)
4	сумма прихода без НДС

Таблица 2.6 Структура книги прихода

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер приходного ордера
2	дата прихода
3	место размещения склад (отдел, магазин)
4	наименование поставщика
5	приемщик
6	сумма приема

Таблица 2.7 Структура книги расходов

Номер характеристики	наименование характеристики
1	номер расходного ордера
2	дата выполнения операции
3	наименование покупателя

Результатной информацией, которая может быть выведена в файл или на печать, разработанного программного обеспечения служат следующие выходные формы:

- отчет о заявках на товары;

- отчет о наличии товара на складе;

- отчет о поступлении товара;

- отчет о проданном товаре.

Структура выходной информации в Microsoft Excel представлены на рисунках 2.1 - 2.5.

		НАЛИЧИЕ ТОВАРА
		на
		Склад:
№	Наименование	Номенклатурный номер	Единица измерения	Количество	Цена	Цена продажи

Рисунок 2.1 Форма отчета о наличии товара на складе

...