Это требование современной действительности и делающих эту действительность людей.

Выставки и их автоматизация напрямую зависят от участвующих и посещающих ее людей. Современная действительность и современное продвижение продукции и услуг предприятия предполагает участие в профильных выставочных мероприятиях. Профильные выставки носят городской, региональный, федеральный и мировой масштабы. Множество предприятий выбрало основным каналом для продвижения своей продукции именно выставки, и их автоматизация теперь выходит на новый уровень организации этих процессов. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - М., 2007 - 214 с.

В настоящее время автоматизацию выставок с помощью различного программного обеспечения помогает решить ряд важнейших задач организаторов:

· регистрация, как участников, так и посетителей;

· печать бейджей;

· регистрация посетителей в индивидуальном порядке и получение информации о том, какие стенды были им посещены;

· реальная цифра в отчетности по посетителям и участникам;

· ограничение для посещения отдельных мероприятий выставки без дополнительной оплаты/либо разрешения;

· тотальный контроль персонала - организатора выставки;

· учет его рабочего времени и эффективности труда.

Выставки и их автоматизация - это высококонкурентная среда для деятельности. Автоматизация выставок с помощью различных программ, безусловно, помогает различным организациям провести все на высшем уровне, организовать индивидуальный подход к высокопоставленным лицам, увеличить скорость регистрации посетителей, что позволяет посетить мероприятие всем желающим без исключения.

Автоматизация выставок начинается безусловно с регистрации посетителей, все посетители заполняют анкету, платят за вход/получают бесплатное приглашение и имеют возможность пройти внутрь. Котов Ю.И. Выставочная деятельность - перспективная отрасль российской экономики // Маркетинг в России, № 8, 2003. Тем временем личные данные каждого посетителя заносятся в систему, которая ведет учет, распределение и контроль за посетителями выставки, по окончании выставочного мероприятия подобная автоматизация выставок позволит создать аналитическую отчетность с разграничением посетителей по категориям (руководитель, служащий и т. д.) по количеству в каждый день выставки и еще по многим параметрам, а также предоставить участвующим в выставке организациям полную базу данных по интересующимся их продукцией посетителям. Все эти выгоды от того процесса, который мы называем автоматизация выставок, безусловно окупят затраты на ее исполнение. Таким образом можно сделать вывод, что выставочная деятельность, как и любая другая деятельность любого другого предприятия требует грамотной и правильной организации такого процесса как автоматизация выставок.

2. Автоматизированное рабочее место - средство автоматизации работы конечного пользователя

Деятельность работников сферы управления (бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, плановиков и т.д.) в настоящее время ориентирована на использование развитых технологий. Организация и реализация управленческих функций требует радикального изменения как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают персональные компьютеры. Они все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.

Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а экономист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.

АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях. АРМ имеют открытую архитектуру и легко адаптируются к проблемным областям. Войтковский С.Б. Основы менеджмента и практический менеджмент в искусстве. - М., 2000.

Локализация АРМ позволяет осуществить оперативную обработку информации сразу же по ее поступлении, а результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.

В условиях реализации управленческого процесса целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме.

АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, -- наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

* простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

* простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

* компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

* высокую надежность и живучесть;

* сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ или внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство.

В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического, программного обеспечения. Кириллина С.Р. Выставочный аутсорсинг [электронный ресурс] URL:www.outsors.ru/vistavki (дата обращения 12.11.10) программный автоматизация организатор выставка

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.[1]

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен. Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

3. Программное обеспечение для автоматизации выставок

ExpoManger

Прикладное решение для автоматизации выставочной деятельности - автоматизация выставок - организация выставок и ярмарок

ЕxpoManager 8 - современный инструмент для организации выставочной деятельности, применяемый в компаниях для автоматизации выставок, которые занимаются организацией выставок и ярмарок. Прикладное решение позволяет автоматизировать основные задачи организации выставочной деятельности, возникающие в ходе подготовки выставок, ярмарок и других мероприятий, вести учет по выставкам.

Рисунок 1 - Задачи, решаемые с помощью ExpoManager

Система ExpoManager - это отраслевое решение на передовой платформе 1С:Предприятие 8 для автоматизации выставок. Помимо решения типовых задач по организации выставок и ярмарок и учету по выставкам, таких как ведение взаиморасчетов с участниками, подготовка первичных документов, формирование отчетов по заказанным услугам, в системе ExpoManager для организации выставочной деятельности предусмотрено участие экспонентов через сторонних коллективных организаторов выставок и ярмарок, проведение расчетов с экспонентом через прочих плательщиков, участие на коллективном стенде, ведение справочника услуг на русском и английском языках, регистрация участников выставок, форумов и т.п.

Прикладное решение организации выставочной деятельности имеет гибкие возможности по разграничению доступа пользователей к информации и современные средства аудита, реализованные с использованием подсистемы СофтЛаб:КПД, что в совокупности с передовой платформой 1С:Предприятие 8 обеспечивает ее высокую масштабирумость для организации выставок и ярмарок. На схеме ниже показаны основные пользователи прикладного решения.

Рисунок 2 - Основные пользователи

Система ExpoManager для автоматизации выставочных мероприятий может использоваться как в небольших компаниях (2-3 менеджера) так и в крупных (десятки пользователей, сотни выставок и мероприятий) для организации выставок и ярмарок. Система ExpoManager для автоматизации выставок может использоваться как в небольших компаниях (2-3 менеджера) так и в крупных (десятки пользователей, сотни выставок и мероприятий) для организации выставок и ярмарок.

Система ExpoManager для организации выставок и ярмарок на базе 1С: Предприятие 8 призвана снизить трудоемкость работы сотрудников компании за счет интуитивно-понятного интерфейса, а также автоматизации большого количества задач организации выставочной деятельности.

Управление отношениями с клиентами. Привлечение экспонентов

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной информационной системы предприятия. Для организаций, занимающихся выставочной деятельностью данный модуль в системе автоматизации выставок и ярмарок незаменим.

Рисунок 3 - Основные действия, выполняемые в модуле клиента

Концепция в рамках выставочной деятельности CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства и т.д.

При этом в системе автоматизации выставок фиксируются такие события как встречи, телефонные переговоры, электронные и почтовые письма, что помогает вести взаимоотношения с клиентами в рамках учета по выставкам. Также в событиях можно указать конкретную заявку по выставке, ярмарке, мероприятию, что позволяет быстро «поднять» историю взаимодействия с клиентом по выставке. При необходимости можно создать задачу с напоминанием.

Прикладное решение ExpoManager для автоматизации организации выставочной деятельности имеет хранилище информации о контрагентах и предприятиях с удобными средствами доступа. Сотрудник, взаимодействующий с ранее незнакомым ему клиентом, может быстро войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера, что способствует взаимозаменяемости сотрудников и повышает качество работы с клиентами, уменьшает их трудозатраты в рамках учета по выставкам.

Система ExpoManager для автоматизации организации выставок и ярмарок содержит механизм позволяющий осуществлять различные выборки контрагентов и контактных лиц из имеющейся базы данных для подготовки различных маркетинговых мероприятий в рамках выставочной деятельности, таких как почтовые и email рассылки, телемаркетинг. Каждая рассылка сохраняется в отдельном документе, что предполагает возможность неоднократного её использования.

Рисунок 4 - Схема рассылки уведомлений о выставке

Прикладное решение для автоматизации выставок ExpoManager позволяет регистрировать заявки на участие в выставке, ярмарке, мероприятии с помощью специального документа «Карточка экспонента». «Карточка экспонента» - основной документ, в котором фиксируется основная информация по экспоненту:

· Выставка;

· Экспонент;

· Агент - сторонний коллективный организатор;

· Условия участия, содержащие прайс-лист в валюте расчетов;

· Платные услуги и оборудование, а также прочие услуги, оборудование не фигурирующие как платные с привязкой к стендам.

Карточка экспонента также может вводиться в системе автоматизации выставок для предварительного расчета стоимости участия экспонента (Статус - предварительный) в выставках и ярмарках. Документ позволяет отдельно учесть скидки и наценки, в программном решении для учета по выставкам имеется сервисная функция для расчета скидок и наценок отельной позицией.

Система автоматизации организации выставочной деятельности позволяет регистрировать заявки по участникам, которые не имеют прямых расчетов с непосредственным организатором выставки, ярмарки, мероприятия. Несмотря на то, что все расчеты с такими участниками идут через агента, организаторам зачастую требуется информация об экспоненте, заказанных им услугах, ФИО участников и т.п.

Помимо финансовой информации в заявке имеется возможность зафиксировать произвольную информацию, необходимую менеджеру на этапе комплектации выставки или подготовки мероприятия. Такая информация вводится на вкладке «Состав». Например, менеджер может зафиксировать дополнительные услуги, в которых нуждается экспонент, указать стенд, ввести примечания к работам.

4. Оценка эффективности и конкурентоспособности выставочной деятельности

Эффективной любой вид торговой деятельности, в том числе и выставочно-ярмарочную, можно назвать лишь в том случае, если все заинтересованные в этом процессе юридические лица - продавец, покупатель и посредник - достигают намеченной цели, получают прибыль.

Однако необходимо иметь в виду, что для любой составляющей инфраструктуры товарного рынка экономический эффект имеет два аспекта: прямой и косвенный; Прямой эффект - эффект получаемый от результата деятельности инфраструктуры непосредственно самой инфраструктурной составляющей товарного рынка. Петелин В.Г. Технология подготовки и проведения выставок. Учеб. пособие. М.: ИПКИР, 2003. - 487 с.

Косвенный эффект - эффект в тех отраслях экономики, на которые направлены усилия инфраструктуры. Вторичный эффект всегда более ощутим по сравнению с первичным эффектом.

Эффективность инфраструктуры в большей мере оценивается вторичным эффектом. К примеру, отсутствие дефицита потребительских товаров, широта их ассортимента дают выгоды торговле, но они ни в коей мере не сопоставимы с теми выгодами, которые имеет покупатель этих товаров. Особенно это касается потерь времени на покупки, стояние в очередях, поиск нужного товара и пр.

Классика экономической науки уже давно констатировала, что благосостояние общества и каждого его члена в отдельности определяется не уровнем достатка, дохода, приходящегося на каждого из членов общества, а величиной свободного времени, которое направляется на самосовершенствование личности.

Для продавца показателем эффективной торговли будет наличие большого количества выгодно заключенных контрактов и проданной продукции. С точки зрения организаторов ярмарки, эффективной (рентабельной) она будет, если в ходе ярмарочной торговли будут покрыты все издержки и получена прибыль. Основные статьи расхода практически для любой ярмарки или выставки-продажи включают: расходы по аренде помещения и оборудования; оформительские, типографские и информационно-рекламные расходы; транспортно-складские расходы; представительские расходы; организационные расходы; технические и другие расходы.

Заключение