Разработка базы данных для оценки стоимости отгруженного неоплаченного товара по заданному заказчику в программной среде MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Анализ предметной области

1.1 Описание предметной области

Задача моей работы заключается в оценке стоимости отгруженного неоплаченного товара по заданному заказчику. Для решения моей задачи сначала необходимо подсчитать общее количество отгруженного товара заданному заказчику и суммы подлежащие получению. Затем отобрать те ТТН, которые не обеспечены платежными поручениями. На основе этих данных и будет сформирован итоговый отчет.

Экономический эффект при решении данной задачи заключается в постоянном контроле за выполнением оплаты отгруженного товара заказчиком.

Функции:

А) учёта:

сумм, подлежащих получению за отгруженную продукцию

фактически оплаченную продукцию

Б) анализа:

неоплаты отгруженной продукции.

1.2 Первичные документы и их реквизиты

В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения задачи. Уточним, какие первичные документы и реквизиты будут использованы для решения указанной выше задачи:

Список выпускаемых изделий

Список заказчиков

Список договоров, заключенных с заказчиками

Список ТТН

Спецификация ТТН

Список ПП

Спецификация ПП

1.3 Ограничения предметной области

Все решаемые задачи имеют какие-либо ограничения. В данном случае можно выделить ряд следующих ограничений:

Каждый договор закрепляется за одним заказчиком;

У заказчика может быть несколько договоров. Номер же договора неизменен и уникален;

В одном договоре может быть несколько наименований изделий на разные месяцы;

Документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) всегда привязан к одному договору, может содержать несколько наименований изделий;

Номер документа об оплате отгруженной продукции (ПП) уникален для заказчика, всегда соответствует одной ТТН, но может в свою очередь содержать несколько изделий.

Оплата может проводиться частями, т.е. одной ТТН может соответствовать несколько ПП.

Код товара является уникальным и неизменным

Количество товара измеряется целым числом единиц измерения.

У товара только одна единица измерения.

Цена товара постоянна в течение действия договора.

оличественные ограничения:

Код заказчика - не более 999 (3 знака);

№ ПП - не более 9999 (4 знака);

№ ТТН - не более 999 (3 знака);

№ договора - не более 99 (2 знаков);

Код изделия - не более 999 (3 знака).

2. Постановка задач

2.1 Организационно-экономическая сущность решаемой задачи

Т.к. рассматриваемое предприятие работает по двум схемам:

Дает товарный кредит (т.е. оплата после отгрузки товара)

Работает по предоплате (т.е. отгрузка после оплаты),

поэтому необходим постоянный контроль оплаты заказчиком продукции. Выполнив задачу, мы сможем следить за оплатой продукции, сделанной как по предоплате, так и по уже отгруженной продукции. Таким образом, будет постоянная информация о недоплатах.

Экономический эффект при решении данной задачи заключается в постоянном контроле за выполнением оплаты отгруженного товара заказчиком.

2.2 Описание выходной информации

Выходную информацию представим в виде отчетной формы:

Отчет:

Стоимость неоплаченного товара по договору № _____

Заказчик ________________

Итого по договору:

Дата выдачи отчета: ____________

Для получения этой формы используются данные первичных документов: Список выпускаемых изделий, Список заказчиков, Список договоров, Список ТТН, Спецификация ТТН, Список ПП, Спецификация ПП.

2.3 Описание входной информации

Входную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и, постоянно меняющуюся оперативно-учетную. В ходе решения задачи требуется оценить стоимость отгруженного неоплаченного товара по заданному заказчику следовательно, необходима следующая входная информация:

Перечень первичных документов, их реквизиты и вид представим в виде таблицы:

Табл. 1

№ п/п	Наименование документа	Имя сущности	Реквизиты	Вид первичной информации
1	Список выпускаемых изделий	Изделие	-код изделия - наим.изделия - код ед. изм. -цена - номер склада	условно-постоянная
2	Список заказчиков	Заказчик	-код заказчика -наим.заказчика - адрес	условно-постоянная
3	Список договоров, заключенных с заказчиками	Договор	-номер договора - код заказчика	условно-постоянная
4	Список ТТН	ТТН	-номер ТТН - дата отгрузки -номер договора	оперативно-учетная
5	Спецификация ТТН	СТТН	-номер ТТН -код изделия -количество	оперативно-учетная
6	Список ПП	ПП	-номер ТТН -номер ПП -дата оплаты	оперативно-учетная
7	Спецификация ПП	СПП	-номер ТТН -номер ПП -код изделия -количество	оперативно-учетная

3. Разработка информационного обеспечения

3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов

Реквизитный состав первичных документов: код изделия, наименование изделия, код единицы измерения, цена, номер склада, код заказчика, наименование заказчика, адрес, номер договора, номер ТТН, дата отгрузки, количество отгруженных изделий, номер ПП, дата оплаты, количество оплаченных изделий.

Необходимо проанализировать каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами. Реквизит приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими смысловым единством.

Например, код изделия и наименование изделия отражают сведения о товаре. Код заказчика и наименование заказчика - сведения о заказчиках и т.д.

Среди реквизитов, описывающих сущность, можно выделить один или несколько реквизитов, которые однозначно идентифицируют (определяют) экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом.

Между ключом и другими реквизитами (описательными) существует функциональная зависимость. Например, существует функциональная зависимость между кодом изделия и его наименованием. По ключу можно отыскать любой нужный экземпляр среди других экземпляров сущности. Кандидатов в ключевые реквизиты в группе реквизитов может быть несколько. Из реквизитов код изделия и наименование изделия выберем в качестве ключа код изделия, т.к. этот реквизит характеризуется компактным значением и удобен для обработки. В дальнейшем в других сущностях вместо наименования в качестве ключа будем выбирать код (номер).

В группе реквизитов, которая характеризует спецификацию СТТН, одного реквизита для ключа мало, т.к. ТТН может содержать несколько наименований изделий. Значит, номер ТТН не определит однозначно экземпляр сущности (строки). В качестве ключа здесь выступают номер ТТН и код изделия.

Так же составной ключ необходим для группы реквизитов, характеризующих список ПП, там в качестве ключа выступают номер ТТН и номер ПП; и для группы реквизитов, характеризующих спецификацию ПП - номер ТТН, номер ПП и код изделия - выступают в роли ключа.

Покажем на схеме функционально-зависимые реквизиты неповторяющиеся в каждой группе.

Табл. 2

РЕКВИЗИТЫ	ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОБЪЕКТЫ
	Изделие	Заказчик	Договор	ТТН	СТТН	ПП	СПП
Код изделия
Наим.издел.
Код.ед.изм
Цена
№ склада
Код заказ.
Наим. заказ.
Адрес
№ договора
Номер ТТН
Дата отгруз.
Кол-во отгр.
Номер ПП
Дата оплаты
Кол-во опл.

Жирной линией выделены ключевые реквизиты.

Для решения задач выделены семь групп (ИО) с ключевыми реквизитами (ключи подчеркнуты):

ИЗДЕЛИЕ (код изделия, наименование изделия, код ед.изм., цена, номер склада);

ЗАКАЗЧИК (код заказчика, наименование заказчика, адрес);

ДОГОВОР (номер договора, код заказчика);

ТТН (номер ТТН, дата отгрузки, номер договора);

СТТН (номер ТТН, код изделия, количество);

ПП (номер ТТН, номер ПП, дата оплаты);

СПП (номер ТТН, номер ПП, код изделия, количество).

3.2 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели (ИЛМ)

В результате анализа получили семь ИО или сущностей. Проведем попарные анализ связей между ними.

ИЗДЕЛИЕ ---------------- СТТН (Изделие - главный ИО, СТТН подчиненный ИО), тип связи 1:М, т.к. один вид изделия может встречаться в различных ТТН. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита код изделия.

ИЗДЕЛИЕ ----------------- СПП (Изделие - главный ИО, СПП - подчиненный ИО), тп связи 1:М, т.к. один вид изделия может встречаться в различных ПП. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита код изделия.

ЗАКАЗЧИК ----------------- ДОГОВОР (Заказчик - главный ИО, Договор - подчиненный ИО), тип связи 1:М, т.к. одному заказчику могут соответствовать несколько договоров. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита код заказчика.

ДОГОВОР ------------------ ТТН (Договор - главный ИО, ТТН -подчиненный ИО), тип связи 1:М, т.к. по одному договору может быть несколько ТТН. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита номер договора.

ТТН -------------- СТТН (ТТН - главный ИО, СТТН - подчиненный ИО), тип связи 1:М, т.к. одной ТТН может соответствовать несколько кодов изделий. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита номер ТТН.

ТТН --------------- СПП (ТТН - г лавный ИО, ПП - подчиненный ИО), связь 1:М, т.к. одной ТТН может соответствовать несколько ПП. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита номер ТТН.

ПП ------------- СПП (ПП - главный Ио, СПП -подчиненный ИО), тип связи 1:М, т.к. одному ПП может соответствовать несколько кодов изделий. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита номер ПП.

После того как установлены связи между сущностями возможно построение иформационно-логической модели (ИЛМ).

ИЛМ - это модель данных, отображающая предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

Правила построения ИЛМ связаны с упорядочением ИО по уровням иерархии. Такой способ изображения по уровням называют канонической формой ИЛМ. Рассмотри формальный способ установления уровней иерархии. Этот способ особенно необходим, когда количество ИО велико.

Способ основан на использовании матрицы смежности - квадратной матрицы (кол-во строк и столбцов равно числу ИО).

Составим исходную матрицу смежности для рассматриваемого примера:

Табл. 3

	Изделие	Заказчик	Договор	ТТН	СТТН	ПП	СПП
Изделие					1		1
Заказчик			1
Договор				1
ТТН					1	1
СТТН
ПП							1
СПП
Сумма по столбцу	0	0	1	1	2	1	2

Значение «1» в матрице смежности записывается в том случае, если между ИО в строке и ИО в столбце имеется связь один-ко-многим. Использовать установленные ранее связи.

Если сумма по столбцу равно нулю, то столбец и строка с таким же именем вычеркиваются, а оставшиеся строки и столбцы образуют новую матрицу смежности. Вычеркнутые ИО выносятся на нулевой уровень иерархии. Нулевые суммы получились по столбцам ИЗДЕЛИЕ и ЗАКАЗЧИК. Следовательно, они определяют нулевой уровень.

После этого получится следующая матрица:

Табл. 4

	Договор	ТТН	СТТН	ПП	СПП
Договор		1
ТТН			1	1
СТТН
ПП					1
СПП
Сумма по столбцу	0	1	1	1	1

Во второй матрице смежности нулевая сумма получилась в столбце ДОГОВОР. Следовательно, этот столбец вычеркивается, а ДОГОВОР определяет первый уровень иерархии.

Дальше действуем по тому же принципу:

Табл. 5

	ТТН	СТТН	ПП	СПП
ТТН		1	1
СТТН
ПП				1
СПП
Сумма по столбцу	0	1	1	1

Нулевая сумма по столбцу ТТН: столбец и строка вычеркивается, ТТН - второй уровень иерархии.

Табл. 6

	СТТН	ПП	СПП
СТТН
ПП			1
СПП
Сумма по столбцу	0	0	1

Нулевые суммы в столбцах СТТН и ПП, столбцы и строки вычеркиваются, СТТН и ПП - третий уровень иерархии.

Табл. 7

	СПП
СПП
Сумма по столбцу	0

СПП представляет последний, четвертый, уровень иерархии.

3.3 Определение логической структуры базы данных

Логическая структура РБД определяется совокупностью логически связанных реляционных таблиц. огические связи соответствуют структурным связям между объектами в инфологической модели, каждый ИО в логической структуре отображается соответствующей реляционной таблицей. вязи между таблицами осуществляются посредством общих реквизитов (ключевых или неключевых).

3.4 Разработка физической структуры базы данных

Физическое моделирование БД - это способ размещения информации на машинных носителях. Правила перехода от логической реляционной структуры к физической заключается в следующем:

- каждой реляционная таблица превращается в таблицу БД;

- каждый столбец таблицы - в поле таблицы;

- каждая строка таблицы - в запись таблицы;

В процессе физического проектирования РБД необходимо:

- присвоить имена таблицам;

- присвоить имена полям таблиц;

Табл. 8. Соответствие документов и таблиц БД

Имя документа	Имя таблицы БД
Список выпускаемых изделий	Изделие
Список заказчиков	Заказчик
Список договоров, заключенных с заказчиками	Договор
Список ТТН	ТТН
Спецификация ТТН	СТТН
Список ПП	ПП
Спецификация ПП	СПП

4. Создание базы данных

Создадим новую базу данных «27». После загрузки Microsoft Access открывается диалоговое окно Создание базы данных, в котором следует установить переключатель Новая база данных и нажать кнопку ОК. В появившемся окне Файл новой базы данных выберем диск и папку, где будет расположена новая база данных. В окне Имя файла введем имя файла базы данных - 27. Затем следует нажать кнопку Создать.

Окно базы данных обеспечивает возможность просмотра и управления объектами базы данных.

Рис. 1. Окно базы данных «27»

4.1 Структура таблиц

Приступим к созданию таблиц базы данных.

В окне 27: база данных на панели объектов выбрать Таблицы. Нажать кнопку Создать на панели инструментов и выбрать в окне Создание таблицы в режиме конструктора.

Описание структуры таблиц базы данных 27 представлено в таблице:

Табл. 9

Имя таблицы	Имя поля	Ключ	Тип данных
Изделие	Код_изд	ДА	Числовой
	Наимен_изд	-	Текстовый
	Код_ед изм	-	Текстовый
	Цена	-	Числовой
	№ склада	-	Числовой
Заказчик	Код_зак	ДА	Числовой
	Наимен_зак	-	Текстовый
	Адрес	-	Текстовый
Договор	№ дог	ДА	Числовой
	Код_зак	-	Числовой
ТТН	№ ТТН	ДА	Числовой
	Дата отгрузки	-	Дата/время
	№ дог	-	Числовой
СТТН	№ ТТН	ДА	Числовой
	Код_изд	ДА	Числовой
	Кол-во	-	Числовой
ПП	№ ПП	ДА	Числовой
	№ ТТН	ДА	Числовой
	Дата оплаты	-	Дата/время
СПП	№ ПП	ДА	Числовой
	№ ТТН	ДА	Числовой
	Код_изд	ДА	Числовой
	Кол-во	-	Числовой

В окне Изделие: таблица создать структуру таблицы Изделие согласно приведенному описанию в таблице выше.



Рис. 2. Структура таблицы Изделие

При создании структуры таблиц таблиц в верхней части окна задаются имена полей, тип данных, отмечаются ключевые поля. В нижней части окна в области под названием Свойства поля во вкладке Общие задаются свойства активного поля.

В столбце Имя поля указываются имена полей таблицы, а в столбце Тип данных - тип поля (выбирается из раскрывающегося списка).

Ограничимся следующими типами данных: текстовые, числовые, денежные, дата/время.

Текстовый тип данных применяют для тех полей, которые не участвуют в расчетах.

Числовой тип задают числовым данным (например, количество).

Денежный тип задают денежным данным (например, цена, сумма)

Тип дата/время используется для формирования дат.

Рассмотрим некоторые свойства поля:

Обязательное поле. Если указывается Да, то пустые значения данного поля не допускаются. Ключевое поле всегда обязательное!

Индексированное поле. Индексы позволяют ускорить поиск записей в больших таблицах. По номеру записи осуществляется прямой доступ к искомой записи в таблице. Для свойства Индексированное поле при наличии простого ключа устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются). Для составных ключей из списка выбираются Да (Допускаются совпадения).

Для определения ключевого поля надо сделать поле активным и нажать на панели инструментов кнопку Ключевое поле. Слева от имени ключевого поля появится символ Ключ.

Если ключ составной, ключевые поля расположить в начале таблицы и выделить строки с этими полями и нажать на панели инструментов кнопку Ключевое поле. Слева от имени каждого ключевого поля появится символ Ключ.

Для сохранения таблицы закрыть ее, а затем ввести имя. Сохранить таблицу Изделие.

Затем последовательно создать структуры таблиц Заказчик, Договор, ТТН, СТТН, ПП, СПП.

4.2 Схема данных

Схема данных в Access строится на основе логической модели, разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Для создания схемы данных следует нажать кнопку Схема данных на панели инструментов или выполнить команду Сервис/Схема данных.

Затем в окне Добавлени таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить Изделие и нажать кнопку Добавить. Также выделить и добавить таблицы Заказчик, Договор, ТТН, СТТН, ПП, СПП. Закрыть окно Добавление таблицы.

На экране появились все выбранные таблицы со списками полей. Таблицы можно перемещать с помощью левой кнопки мыши.

Для создания связи необходимо в главно таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы.

При установлении связи между таблицами Заказчик и Договор связь осуществляется по полю Код_зак. После того как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.

Рис. 3. Связь между таблицами Заказчик и Договор

Обеспечение ссылочной целостности данных.

Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволит:

Добавлять в подчиненную таблицу записи с ключом связи, которого нет в записи главной таблицы.

Изменять значения ключа связи в главной таблице, так как это приведет к изменению ключа связи в записях подчиненной таблицы.

Удалять запись в главной таблице, если не удалены записи с соответствующим ключом связи в подчиненной таблице.

Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления.

При установке флажка Каскадное обновление связанных полей изменение значение в ключевом поле главной таблице приведет к автоматическому обновлению соответствующих записей во всех связанных записях.

При установке флажка Каскадно удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

Установить связи между таблицами: Издение-СПП, Изделие-СТТН, ТТН-СТТН, ТТН-ПП, Договор-ПП, ПП-СПП.

Между таблицами ПП и СПП связь строится по составному ключу № ПП + № ТТН. Для выделения составного ключа нужно нажать клавишу Ctrl и не отпуская ее, отметить кнопкой мыши поля № ПП и № ТТН таблицы ПП. Перетащить выделенные поля на соответствующие поля таблицы СПП.

• Рис. 4. Связь между таблицами ПП и СПП
• После того как все связи установлены, схема данных должна иметь вид:

• Рис. 5. Схема данных базы 27. Сохранить схему данных
• 4.3 Пользовательские формы
• Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того, как разработаны таблицы и схема данных.
• Однотабличная форма.
• Создадим форму для таблице Изделие с помощью мастера форм Последовательность действий:
• В окне 27: база данных выберем на панели объектов тип объектов Формы и нажмем кнопку Создать формы с помощью мастера.
• В открывшемся окне Создание форм выбрать из списка таблицу Изделие.
• В Доступные поля выберем все, нажав кнопку >>. Все поля будут перемещены в Выбранные поля. ( > или < передача или возврат выделенного поля, >> или << передача или возврат всех полей). Нажмем кнопку Далее.
• В следующем окне Создание форм выбрать из списка (в один столбец, ленточные, табличный, выровненный) любой внешний вид формы. Например, выровненный. Нажать кнопку Далее.
• Следующий шаг - выбор из списка любой стиль, например, Диффузный. Нажать Далее.
• В следующем окне предлагается задать имя для формы. По умолчанию имя формы совпадает с именем таблицы Изделие. Ниже, в этом же окне, предлагается выбрать Дальнейшие действия: открытие формы для просмотра и ввода данных или изменение макета формы. Выберем первое и нажмем Готово.
• Получим форму, отражающую первую запись таблицы Изделие:
• Рис. 6. Форма Изделие
• пользовательский программный информационный
• Закрыть форму. В списке форм окна 27: база данных появится Изделие.
• Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы Заказчик и Договор.
• Многотабличная форма.
• На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Создадим составную форму для таблиц ТТН и СТТН с помощью мастера форм.
• Выполним последовательность действий:
• Выбрать на панели объектов тип Формы, нажать кнопку Создать формы с помощью мастера.
• В окне Создание формвыбрать из списка таблицу ТТН, а из нее поля № ТТН, Дата отгрузки и № дог, затем выбрать таблицу СТТН и перенести поля Код_изд и Кол-во. Нажать кнопку Далее.
• В следующем окне проверить правильность размещения выбранных полей, установку переключателя в положение Подчиненные формы, нажать Далее.
• Затем выбрать внешний вид подчиненной формы. Например, табличный. Нажать Далее и в следующем окне выбрать стиль. Перейти к следующему окну.
• В последнем окне Создание форм предлагается задать форме имя ТТН. Проверить наличие флажка Открытие формы для просмотра и ввода данных. Нажать Готово.
• Форма будет иметь вид:
• Рис. 7. Составная форма ТТН, в которой отражены объединенные данные из таблиц ТТН и CТТН. Закрыть форму
• Далее необходимо аналогично создать многотабличную форму ПП.
• Конструктор форм.
• Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Отредактируем созданную форму ТТН, введем общий заголовок «Товарно-транспортная накладная №» и расположим заголовки полей и поля в соответствующие места формы.
• Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку на панели инструментов Вид. Если форма не открыта, выполнить следующие действия:
• В списке объектов Формы выделить форму ТТН, щелкнуть кнопку Конструктор, появляется окно ТТН:
• Рис. 8. Форма ТТН в режиме Конструктор.
• Многотабличная форма состоит из главной формы и подчиненной. В главной и подчиненной формах имеются одни и те же области: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы.
• Редактирование главной формы.
• В появившемся окне ТТН: форма установить курсор на горизонтальную границу областей Заголовок формы и Область данных (появляется крестообразный курсор) и протащить вниз левой кнопкой мыши для образования места под заголовок. Для изменения расположения поля № ТТН с его подписью следует активизировать это поле и видоизменившимся курсором (рука) при нажатой левой кнопке мыши переместить поле в нужное место. Перенесем поле № ТТН из Области данных в Заголовок формы. И изменим подпись поля № ТТН на «Товарно-транспортная накладная №».
• Редактирование подчиненной формы.
• Если подчиненная форма не открыта в режиме конструктора, то следует щелкнуть в области подчиненной формы два раза левой кнопкой мыши.
• В окне подчиненной формы CТТН выполнить необходимое редактирование (изменение текста заголовков, формы, шрифта, цвета и так далее).
• Для создания поля со списком для Наименования изделия в подчиненной форме необходимо выполнить это в области данных.
• После размещения поля со списком открывается окно мастера. В первом окне предлагается выбрать источник значений для списка. Поставим переключатель на значение Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса. Нажмите кнопку Далее.
• Выберите таблицу-источник Изделие и нажмите кнопку Далее.
• Выберите поле Наим_изд, щелкните Далее.
• Задайте ширину списка (раздвинув границу курсором мыши) и скройте ключевой столбец. Кнопка Далее.
• Сохраните значение в поле Код_изд. Кнопка Далее и нажмите Готово.
• Создание кнопок.
• Для формирования кнопок перехода к следующему или предыдущему документу в режиме конструктора щелкнуть кнопку Кнопка. Видоизменившимся крестообразным курсором начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившимся окне Создание кнопок выбрать в категории Переходы по записям действие Предыдущая запись и нажать Далее. Поставить переключатель на текст и ввети текст Предыдущая ТТН. Нажать Далее, затем Готово. Аналогично создать кнопку Предыдущая ТТН.
• Раздвинуть область примечания главной формы. Разместить кнопки Новая ТТН, Удалить ТТН и Закрыть форму:
• - Новая ТТН - Выбрать в категории Обработка записей действие Добавить запись.
• - Удалить ТТН - Выбрать в категории Обработка записей действие Удалить запись.
• - Закрыть форму - Выбрать в категории Работа с формой действие Закрыть форму.
• Созданные кнопки дублируют некоторые действия, доступные через элементы управления окна формы. Чтобы управление было доступно только через кнопки, размещенные в форме, нужно изменить некоторые Свойства формы в режиме конструктора.
• В появившемся окне Форма на вкладке Макет установим значение Нет для свойств Кнопки перехода, Кнопка закрытия, так как для этих действий созданные соответствующие кнопки. Значение Отсутствуют для свойств Полосы прокрутки и Кнопки размеров окна. Эти элементы управления исчезнут из окна формы.
• Рис. 9. Свойства формы
• После этого форма ТТН в режиме конструктора примет вид:

• Рис. 10
• Те же действия сделаем с многотабличной формой ПП. И отредактированная форма ПП примет вид:
• Рис. 11
• 4.4 Ввод данных
• Для ввода данных в таблицы используют формы. После ввода данных через формы будут заполнены и таблицы. Исходные данные можно ввести и непосредственно в таблицы.
• Данные можно корректировать с помощью форм и непосредственно в таблицах. Если необходимо откорректировать данные в таблицах, то существует возможность:
• - Добавить запись в таблицу: открыть таблицу, установить курсор на пустую строку в конце таблицы и ввести значения полей, закрыть таблицу.
• - Удалить запись: открыть таблицу, выделить удаляемую запись и нажать клавишу Delete, закрыть таблицу.
• - Внести изменения в значение поля: открыть таблицу, установить курсор в поле, внести изменения, если потребуется вернуть прежнее значение, нажать клавишу Esc, закрыть таблицу.
• - Изменить порядок следования полей: открыть таблицу, выделить столбец, перенести на новое место (толстая вертикальная черта указывает на то место, где будет находиться поле после перемещения). Эти изменения будут отображаться только при просмотре данных в таблице. Структура таблицы не изменится.
• 5. Создание запросов
• Для обработки данных в СУБД используются запросы. Запрос можно построить на основе одной или нескольких таблиц и запросов.
• Для решения нашей задачи нам необходимо создать несколько запросов:
• Запрос на поиск записей, не имеющих подчиненных.
• Запрос с вычислением с помощью формул. Групповые операции.
• Запрос с использованием параметров.
• Итоговый запрос на основе запроса и таблиц для замены кодов на наименования.
• 5.1 Поиск записей, не имеющих подчиненных
• Такой запрос позволяет найти в таблице записи, у которых нет записей в подчиненной таблице.
• Получим сведения о ТТН, для которых нет ни одного ПП.
• Запрос строим на таблицах ТТН и ПП, последовательно выполняя следующие действия:
• В окне 27: база данных выберем объект Запросы и щелкнем по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос. В нем выбрать из списка «Записи без подчиненных», нажать ОК.
• В окне «Поиск записей, не имеющих подчиненных» выбрать таблицу ТТН, нажать Далее.
• В следующем окне выбрать таблицу ПП, Далее.
• В следующем окне щелкнуть по кнопке < = >, затем Далее.
• Выбрать поля № ТТН, Дата отгрузки, № Дог, затем нажать Далее.
• Задать имя запроса Неоплаченные ТТН. Нажать Готово.
• 5.2 Вычисление с помощью формул. Групповые операции
• Получим суммы по неоплаченным ТТН на основании запроса Неоплаченные ТТН и таблиц CTTH и Изделие.
• Порядок создания запроса:
• В окне 27: база данных на панели объектов выбрать Запросы и нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора.
• В появившемся окне Добавление таблицы выбрать вкладку Таблицы и запросы и выбрать таблицу CTTH, нажать Добавить. Также добавить таблицу Изделие и запрос Неоплаченные ТТН.
• Закрыть окно Добавление таблицы. В верхней части окна запроса отображены списки полей таблиц и запроса, а в нижней находится область формирования запроса (бланк запроса). Так как запрос создается на основе таблиц, в окне запроса отображаются связи, установленные в схеме данных. Установить связь между запросом Неоплаченные ТТН и таблицей CTTH по полю № ТТН.
• Двойным щелчком по любому полю таблицы его можно поместить в бланк запроса (или перетащить левой кнопкой мыши). В строку Поле бланка запроса поместим из запроса Неоплаченные ТТН поле № ТТН. Под именем поля в следующей строке появится имя таблицы или запроса, из которого взято поле.
• Во втором столбце бланка запроса построим выражения для вычисления: Сумма отгрузки.: - Установим курсор в пустой столбец в строку Поле. Для создания выражения на панели инструментов нажмем кнопку Построить. Откроется окно Постоитель выражений. - перед выражением задать имя нового поля Сумма отгрузки: (имя поля должно быть отделено от выражения двоеточием). - В нижней части окна слева выбрать объект, входящий в выражение, то есть открыть (щелкнуть дважды мышью) папку Таблицы. - В раскрывшемся списке таблиц выбрать таблицу СTTH и выделить ее (справа появится список полей этой таблицы).
  - Установить курсор на поле Кол-во и дважды щелкнуть по нему (или выделить нужное поле и нажать кнопку Вставить). - В верхней части окна ввести знак умножения «*». - В списке таблиц выбрать таблицу Изделие. Установить курсор на поле Цена и дважды щелкнуть по нему.
• В верхней части окна появится выражение:
• Сумма отгрузки: [CTTH]![Кол-во]*[Изделие]![Цена]
• Чтобы результат запроса содержал по одной записи для каждой ТТН произведем группировку:
• -- На панели инструментов нажмем ? (Групповые операции) или выполним команду Вид \ Групповые операции. После этого в бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция.
• -- Согласно поставленной задаче для поля № ТТН должно быть установлено значение Группировка в строке Групповые операции. Для поля Сумма отгрузки - Sum (сумма значений некоторого поля для группы).
• 5.3 Использование параметров в запросе
• Для того чтобы получить неоплаченные ТТН по заданному договору, необходимо задать параметр для этого поля.
• Создадим однотабличный запрос на основе таблиц ТТН, Договор и запроса Неоплата по ТТН. Внесем в бланк запроса поля № ТТН (Неоплата по ТТН), Дата отгрузки (ТТН), Сумма отгрузки (Неоплата по ТТН), № Дог (Договор).
• Заполним строку Условие отбора для поля № Дог, введя параметр [Номер договора:] и уберем галочку в этом столбце в строке Вывод на экран.
• При выполнении этого запроса на экране появляется диалоговое окно Введение значения параметра, в котором нужно задать номер договора. Таким образом, используя параметр, можно получить результат для любого номера договора.
• 5.4 Создание итогового запроса
• Создадим запрос на основе запроса Неоплата по заданному договору для замены кодов на их наименования.
• Дадим запросу имя Стоимость неоплаченного товара по договору:
• 6. Создание отчетов
• Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В создании отчета много общего с созданием формы. Но, через отчеты нельзя вводить, удалять, добавлять и редактировать данные в таблицах. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение:
• Заголовков отчета
• Заголовков полей отчета
• Значений полей, входящих в отчет
• Значений вычисляемых реквизитов.
• При конструировании макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом.
• Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов. Проще создать отчет с помощью Мастера отчетов, а затем доработать его в режиме Конструктора отчетов.
• 6.1 Получение отчета с помощью Мастера отчетов
• Нам необходимо создать отчет по результатам запроса Стоимость неоплаченного товара по договору.
• Для создания отчета выполним следующие действия:
• В окне 27: база данных выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
• В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос Стоимость неоплаченного товара по договору. В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет (кнопка >>).
• В окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать таблицу Заказчик. В окне Доступные поля выбрать для включения в отчет поля Наим_зак и Адрес (кнопка >).Аналогично добавить поле № Дог из таблицы Договор. Нажать кнопку Далее.
• В следующем окне поле № Дог выделим в отдельный уровень для этого необходимо выделить его курсором и нажать >. Затем Далее.
• В следующем окне не задаем порядок сортировки (по умолчанию принят порядок сортировки По возрастанию). Нажать на кнопку Итоги, в открывшемся окне установить галочку напротив поля Сумма отгрузки в столбце Sum. Также справа поставить галочку Только итоги. Нажать Ок. Нажать Далее.
• В следующем окне выбрать макет По левому краю 1. Ориентация - Книжная. Нажать Далее.
• Далее выберем стиль отчета - Спокойный. Далее.
• В следующем окне задать имя отчета: Стоимость неоплаченного товара по договору . Отметить галочкой Просмотр отчета и нажать Готово.
• 6.2 Корректировка макета отчета с помощью Конструктора отчетов
• Чтобы войти в конструктор отчетов следует нажать кнопку Вид на панели инструментов. Если отчет закрыт, то для его корректировки выбрать объект Отчеты, сделать активным отчет Стоимость неоплаченного товара по договору и нажать кнопку Конструктор. Теперь можно корректировать.
• Конструктор отчетов имеет много общего с конструктором форм. Окно конструктора отчетов содержит следующие раздел:
• Заголовок отчета. В этом разделе можно разместить заголовок отчета;
• Верхний колонтитул. Содержание этого раздела выводится на каждой странице отчета.
• Область данных. Содержит записи таблицы или запроса, выводимые в отчет.
• Нижний колонтитул. Содержание этого отдела выводится в нижней части каждой страницы отчета.
• Примечание отчета. Содержание этого раздела выводится только в конце отчета.
• 6.3 Вывод отчета на печать
• Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов или команды Файл/Печать.
• 7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм
• Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access можно использовать кнопочные формы (или меню).
• Кнопочная форма (КФ) - это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.
• Разработаем структуру КФ, представив ее в виде таблицы:
• Табл. 10

Название страницы КФ	Элементы	Действие
27 (главная страница)	ДОБАВЛЕНИЕ ДАННЫХ	Переход на страницу КФ Добавление данных
	РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ	Переход на страницу КФ Редактирование данных
	ПРОСМОТР ОТЧЕТА	Просмотр отчета
	ИЗМЕНЕНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ	Выход в Диспетчер кнопочных форм
	ВЫХОД	Выход из приложения
Добавление данных	Форма «Изделие»	Открытие формы Изделие в режиме добавления
	Форма «Заказчик»	Открытие формы Заказчик в режиме добавления
	Форма «Договор»	Открытие формы Договор в режиме добавления
	Форма «ТТН»	Открытие формы ТТН в режиме добавления
	Форма «ПП»	Открытие формы ПП в режиме добавления
	НАЗАД	Переход на главную страницу КФ 27
Редактирование данных	Форма «Изделие»	Открытие формы Изделие в режиме редактирования
	Форма «Заказчик»	Открытие формы Заказчик в режиме редактирования
	Форма «Договор»	Открытие формы Договор в режиме редактирования
	Форма «ТТН»	Открытие формы ТТН в режиме редактирования
	Форма «ПП»	Открытие формы ПП в режиме редактирования
	НАЗАД	Переход на главную страницу КФ 27

• Все страницы КФ представлены двумя уровнями.
• 1 уровень - главная страница формы 27.
• 2 уровень - страницы Добавление данных, редактирование данных.
• Рассмотрим порядок создания КФ с помощью Диспетчера кнопочных форм:
• Открыть базу данных 27 и выбрать в меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм
• Подтвердить создание КФ - Да.
• В окне ДКФ создать список всех страниц КФ разных уровней.
• 7.1 Создание списка страниц кнопочной формы
• В окне ДКФ всегда существует главная страница КФ - Main Switchboard.
• С помощью кнопки Создать сформировать последовательно список страниц КФ:
• Добавление данных
• Редактирование данных.
• 7.2 Создание содержания главной страницы кнопочной формы (первый уровень)
• Для создания содержания главной страницы КФ необходимо в окне ДКФ выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить.
• В окне «Изменение страницы кнопочной формы» создать ее элементы с помощью кнопки Создать.
• Для создания элемента ДОБАВЛЕНИЕ ДАННЫХ нажать кнопку Создать и в окне Изменение элемента кнопочной формы получить.
• Нажать ОК.
• По аналогии создать элемент РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ (перейти к КФ - Редактирование данных).
• При создании элемента ПРОСМОТР ОТЧЕТА получить
• При создании элемента ИЗМЕНЕНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ выбрать команду Конструктор приложения.
• При создании элемента ВЫХОД выбрать команду Выйти из приложения.
• В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» созданы все элементы для главной страницы КФ Main Switchboard.
• Закрыть все окна, кроме ДКФ.
• 7.3 Создание содержания кнопочной формы второго уровня
• Для создания содержания страницы Добавление данных (второй уровень) выделить ее и нажать кнопку Изменить.
• В окне «Изменение страницы кнопочной формы» создать элементы для данной кнопочной формы с помощью кнопки Создать.
• Сформировать в окне Изменение элементов кнопочной формы элемент для формы Изделие
• Нажать ОК. В окне Изменение страницы кнопочной формы Добавление данных появился новый элемент - Форма «Изделие».
• По аналогии создать элементы Форма «Заказчик», Форма «Договор», Форма «ТТН» и Форма «ПП».
• Для создания элемента НАЗАД нажать кнопку Создать и получить в окне Изменение элемента кнопочной формы.
• Нажать ОК . В окне Изменение страницы кнопочной формы отображены все созданные элементы страницы кнопочной формы Добавление данных.
• С помощью кнопок Вверх и Вниз можно изменить порядок расположения элементов.
• Закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы.
• Для создания содержания страницы кнопоной формы Редактирование данных (второй уровень) выделить ее в окне ДКФ и создать все элементы, используя команду Открыть форму для изменения.
• Закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы. С помощью кнопки Закрыть выйти из Диспетчера кнопочных форм.
• В окне БД 27 перейти к объектам Формы. В списке добавилось название новой формы - Switchboard (Кнопочная форма).
• В списке объектов Таблицы добавилась новая таблица - Switchboard Item, в которой отображена структура созданной кнопочной формы.
• Для базы данных кнопочная форма может быть только одна!
• 7.4 Внесение изменений в кнопочную форму
• Откройте кнопочную форму. Проверьте ее работу. Для внесения изменений в кнопочную форму используется кнопка ИЗМЕНЕНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ. Например, необходимо изменить название приложения Main Switchboard на 27.
• Для этого следует нажать кнопку ИЗМЕНЕНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ. В появмвшемся окне Диспетчера кнопочных форм выделить Main Switchboard, нажать на кнопку Изменить и сделать заданное изменение в окне «Название кнопояной формы».
• 7.5 Запуск главной кнопочной формы при открытии базы данных
• Чтобы главная кнопочная форма запускалась при открытии базы данных, надо задать параметры запуска. Для их формирования выполнить команду главного меню:
• Сервис / Параметры запуска…
• В диалоговом окне Параметры запуска в окне Вывод формы/страницы: выбрать Switchboard, нажать ОК.
• Эта команда реализуется при открытой базе данных и созданной кнопочной форме.
• Размещено на Allbest.ru
...