2. в окне свойств нажать кнопку Просмотр;

3. отредактировать файл документа в открывшемся приложении и сохранить его;

4. в окне свойств документа указать в поле Путь путь к нужному файлу документа;

5. в окне свойств документа нажать кнопку OK или Применить для загрузки нового файла на сервер.

При нажатии на кнопу Просмотр происходит следующее:

1. загрузка файла документа на локальную машину в каталог Dowloads, каталога, где установлена система (по умолчанию C:\Program Files\EMS\Dowloads);

2. загруженный файл открывается в приложении, которое зарегистрировано для этого типа файлов в MS Windows; в случае если система не может определить тип файла или не может найти необходимое приложение для его просмотра, пользователю предлагается самостоятельно указать подходящее приложение для открытия документа.

Копирование и перемещение документов

К документам применяются обычные операции копирования и перемещения, используемые для копирования и перемещения документов по дереву папок. Для этой цели используются стандартные команды из контекстного меню:

· Копировать и Вставить для операции копирования

· Вырезать и Вставить для операции перемещения

Также может быть использована операция перетаскивания объектов с помощью механизма drag&drop, реализованная по тому же сценарию, как и перетаскивание файлов в операционной среде Windows с помощью приложения Microsoft Explorer.

Удаление документа

Удаление документа осуществляется с помощью команды из правого контекстного меню Навигатора: Удалить документ.

Удаление документа может быть произведено пользователями, у которых есть соответствующие права.

Справочные элементы

Кроме основных объектов системы, таких как Документы, Сотрудники, Папки в системе предусмотрены вспомогательные объекты - по сути, справочные элементы, с помощью которых производится категоризация и группировка основных объектов системы.

К таким объектам относятся:

· Подразделения

· Продукты

· Проекты

Как и другие объекты, объекты этого типа:

· имеют специфический для каждого типа объектов набор свойств

· имеют средства поиска (поисковые механизмы). Вызов поискового механизма осуществляется по команде главного меню Файл-><тип объекта>->Найти или из левого контекстного меню Навигатора.

Создание объектов этого типа производится по командам главного меню Файл-><тип объекта>->Новый

Чтобы просмотреть свойства одного такого объекта, необходимо найти этот объект с помощью поискового механизма и выбрать команду Свойства контекстного меню.

В дереве папок эти объекты представлены своими домашними каталогами, которые создаются автоматически при создании объектов.

Подразделения

Подразделение как объект системы представляет организационную единицу предприятия. С одной стороны, объекты этого типа являются справочными элементами с точки зрения управления документами с другой стороны, Подразделение является основным объектом управления организационной структурой предприятия.

Подразделение обладает свойствами, отображенными в окне свойств:

Окно атрибутов подразделения. Вкладка Общее

Все атрибуты группируются по вкладкам:

· Общее - основная информация о подразделении.

· Сотрудники - список сотрудников приписанных к подразделению.

· Директории -- ветвь дерева Навигатора, начинающаяся от домашней папки подразделения, со списком объектов.

· Права доступа - права доступа к папке.

Вкладка Общее

· Идентификатор - уникальный ссылочный номер подразделения в системе.

· Название - название подразделения.

· Родительское подразделение - родительское подразделение в организационной схеме предприятия. Изменяя этот атрибут, можно переместить данное подразделение со всеми вложенными в него объектами и папками в другое место.

· Глава подразделения - глава подразделения. Данные о главе подразделения включают в себя его фамилию, имя, отчество, должность и название подразделения.

· Создатель - лицо, создавшее подразделение.

· Дата - дата создания подразделения.

· Описание - описание подразделения.

Вкладка Сотрудники

Вкладка содержит список сотрудников приписанных к данному подразделению.

Окно атрибутов подразделения. Вкладка Сотрудники

Список включает все поля характерные для списка сотрудников. Каждый сотрудник одновременно может выступать в самых различных качествах и совмещать сразу несколько должностей в компании. У каждого сотрудника может быть одна основная должность и сколько угодно дополнительных. Жирным шрифтом в списке выделены сотрудники, у которых данная должность основная в этом подразделении.

Управлять списком можно с помощью кнопок под списком:

· Изменить - открывает диалоговое окно в котором можно установить должность сотрудника в данном подразделении. Опция также доступна при множественном выделении.

· Добавить - открывает диалоговое окно вспомогательной поисковой машины по сотрудникам, для выбора одного или нескольких сотрудников.

· Удалить - удаляет сотрудника из списка, т.е. из подразделения, эта опция доступна при множественном выделении.

· Удалить всех - удаляет всех сотрудников из списка участников подразделения.

Также для управления списком можно воспользоваться контекстным меню, а именно следующими опциями:

· Изменить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Добавить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Удалить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Должность - подменю содержащее все должности. В списке должностей активная в данный момент должность сотрудника отмечена галочкой. Эта опция также доступна и при множественном выделении. В этом случае активная должность не отмечается.

Окно вспомогательной поисковой машины по сотрудникам, которое появляется при выборе опции Добавить, в нижней части имеет поле для задания должности для выбранных сотрудников.

Окно атрибутов подразделения. Вспомогательное окно выбора сотрудников

Поиск сотрудников производится по нескольким критериям:

· Фамилия - фамилия сотрудника.

· Имя - имя сотрудника.

· Отчество - отчество сотрудника.

· Статус - статус сотрудника, определяет тип трудовых отношений. Выбирается из справочника.

· Должность - отражает должность, занимаемую сотрудником. Выбирается из справочника.

· Подразделение - подразделение, к которому приписан сотрудник.

Для управления данным окном существуют следующие кнопки:

· Найти - запускает поиск по выбранным критериям.

· Сбросить - очищает все поля для ввода критериев поиска.

· Добавить - добавляет выбранных из верхнего окна сотрудников в нижнее.

· Удалить - удаляет выбранных сотрудников из нижнего окна.

· Удалить всех - удаляет всех сотрудников из нижнего окна.

Для того чтобы добавить сотрудников в подразделение необходимо сделать следующее:

1. ввести нужные критерии поиска и нажать кнопку Найти

2. выделить сотрудника (или несколько сотрудников, используя клавишу Ctrl) и нажать кнопку Добавить

3. выбрать должность из списка и нажать кнопку OK

Если должность выбрана, то сотрудники будут добавляться с указанной должностью, в противном случае сотрудники будут добавляться с должностями, которые указаны в нижнем окне.

Если ни один из критериев поиска не задан, то выведутся все сотрудники, зарегистрированные в системе.

Строки, используемые в качестве параметров поиска, могут включать в себя следующие метасимволы:

· % - любая последовательность символов.

· , - логическое или.

Вкладка Директории

Представляет собой упрощенную версию Навигатора, в которой возможен только просмотр объектов. В левой части показывается домашняя папка подразделения и все объекты, входящие в нее. В правой части - документы в выбранной папке.



Рис. 7.5 Окно атрибутов подразделения. Вкладка Директории

Вкладка Права доступа

Рис. 7.5 Окно атрибутов подразделения. Вкладка Права доступа

Для управления правами доступа предусмотрены следующие кнопки:

· Добавить - добавить сотрудника или группу в список.

· Удалить - удалить выделенных сотрудников или группу из списка.

Права на создание и удаление подразделений имеют пользователи, имеющие в системе роль Менеджер.

Права на редактирование и просмотр атрибутов подразделений имеют пользователи, внесенные в таблицу прав доступа на вкладке Права доступа.

Создание нового подразделения

Для создания нового подразделения используется команда из левого контекстного меню Навигатора: Новое подразделение

Рис. 7.10 Создание нового подразделения

При создании нового вкладки Сотрудники и Директории недоступны, они появляются лишь после создания подразделения.

Для выбора родительского подразделения используется кнопка напротив этого поля. При нажатии на нее появляется следующее окно:

Рис. 7.10 Окно выбора родительского подразделения

Для выбора главы подразделения используется кнопка напротив этого поля. При нажатии на нее появляется окно поисковой машины по сотрудникам:

Рис. 7.10 Окно выбора главы подразделения

При изменении организационной структуры компании некоторые из подразделений могут потерять актуальность. В этом случае пользователь может ликвидировать (закрыть) такие подразделения, тем самым удалив их из системы.

Для закрытия подразделения используется команда Закрыть подразделение из левого контекстного меню или кнопка в окне свойств подразделения с аналогичным названием.

Следует отметить, что закрываемое подразделение не должно иметь работников в своем списочном составе. Прежде чем закрыть подразделение, необходимо вывести всех сотрудников из данного подразделения.

Перемещение подразделения

Операция перемещения подразделения в организационной структуре компании выполняется по тому же сценарию, как и перемещение файловой папки с помощью приложения Microsoft Explorer в операционной системе Windows.

Над отмеченным для перемещения подразделением выполняется операция Cut из контекстного меню. Затем в новой позиции выполняется операция Paste.

Перемещение подразделения возможно с помощью механизма drag&drop. Сценарий действий аналогичен сценарию при перемещении мышью файловой папки в приложении Microsoft Explorer.

Проекты

Проект является справочным объектом системы и служит для категоризации и группировки основных объектов системы: документы и персонал.

Проект как объект системы соответствует понятию совокупности мероприятий, как способа достижения конкретной цели (например, разработка и выпуск нового вида продукции) за определенное время и в рамках выделенных средств.

Как любой другой объект, Проект обладает атрибутами, представленными в окне атрибутов. Все атрибуты группируются по вкладкам:

· Общее - основная информация о подразделении.

· Проектная документация - информация о проектной документации.

· Сотрудники - список сотрудников приписанных к подразделению.

· Директории -- ветвь дерева Навигатора, начинающаяся от домашней папки подразделения, со списком объектов.

· Права доступа -- права доступа к проекту.



Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вкладка Общее

Вкладка Общее

· Идентификатор - уникальный ссылочный номер подразделения в системе.

· Название - название проекта.

· Родительское подразделение - подразделение, ресурсами которого пользуется проект. Изменяя этот атрибут, можно переместить проект со всеми вложенными в него объектами и папками в другое место.

· Родительский проект - родительский проект. Изменяя этот атрибут, можно переместить данный проект со всеми вложенными в него объектами и папками в другое место.

· Менеджер проекта - менеджер проекта. Данные о менеджере проекта включают в себя его фамилию, имя, отчество, должность и название подразделения, к которому он приписан.

· Дата начала работ - дата начала работ по проекту.

· Дата завершения работ - дата завершения работ.

· Статус - статус проекта, может принимать значения:

- В стадии подготовки - проект в стадии подготовки;

- В стадии развития - проект в стадии развития;

- Отложен - отложенный проект;

- Закрыт - закрытый проект;

Значение атрибута Статус выбирается из справочника и может быть изменено пользователем, имеющим в системе роль Менеджер.

· Прогноз выполнения - прогноз выполнения проекта согласно плану, может принимать значения:

- Green - прогноз положительный;

- Yellow - выполнение проекта согласно плану под вопросом;

- Red - отставание работ по проекту от плана;

· Создатель - лицо, создавшее проект.

· Дата - дата создания подразделения.

· Описание - описание подразделения.

Вкладка Проектная документация

Содержит список проектных документов. Параметры вкладки задаются и могут быть отредактированы менеджером системы (имеющим роль Менеджер), а именно следующие параметры вкладки:

· Количество полей.

· Названия полей.

Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вкладка Проектная документация

Вкладка Сотрудники

Вкладка содержит список участников проекта. Список включает все поля характерные для списка сотрудников. Добавляется два новых поля характерных только для списка на этой вкладке:

· Роль - роль, которую сотрудник играет в проекте. Задается из списка.

· Занятость - процент занятости сотрудника в проекте.

Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вкладка Сотрудники

Управлять списком можно с помощью кнопок под списком:

· Изменить - открывает диалоговое окно, в котором можно установить роль сотрудника и проект занятости в данном проекте. Опция также доступна при множественном выделении.

· Добавить - открывает диалоговое окно вспомогательной поисковой машины по сотрудникам, для выбора одного или нескольких сотрудников.

· Удалить - удаляет сотрудника из списка, т.е. из проекта, эта опция доступна при множественном выделении.

· Удалить всех - удаляет всех сотрудников из списка участников проекта.

Также для управления списком можно воспользоваться контекстным меню, а именно следующими опциями:

· Изменить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Добавить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Удалить - аналогична операции выполняемой по нажатии на одноименную кнопку.

· Роль - подменю содержащее все роли. В списке ролей активная в данный момент роль сотрудника отмечена галочкой. Эта опция также доступна и при множественном выделении. В этом случае активная роль не отмечается.

· Занятость - подменю содержащее ряд значений параметра процент занятости. Ряд содержит 10 значений: 10%, 20%, 30%, 40%, 50%, 60%, 70%, 80%, 90% и 100%. Активное в настоящий момент значение отмечается галочкой. Эта опция также доступна и при множественном выделении. В этом случае активное значение галочкой не отмечается.

Окно вспомогательной поисковой машины по сотрудникам, которое появляется при выборе опции Добавить, в нижней части имеет поля для задания роли и процента занятости для выбранных сотрудников.

Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вспомогательное окно выбора сотрудников

Вкладка Директории

Представляет собой упрощенную версию Навигатора, в которой возможен только просмотр объектов. В левой части показывается домашняя папка проекта и все объекты, входящие в нее. В правой части - документы в выбранной папке.

Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вкладка Директории

Вкладка Права доступа

Рис. 7.5 Окно атрибутов проекта. Вкладка Права доступа

Для управления правами доступа предусмотрены следующие кнопки:

· Добавить - добавить сотрудника или группу в список.

· Удалить - удалить выделенных сотрудников или группу из списка.

Права на создание и удаление проектов имеют пользователи, имеющие в системе роль Менеджер.

Права на редактирование и просмотр атрибутов проектов имеют пользователи, внесенные в таблицу прав доступа на вкладке Права доступа.

Создание нового проекта

Для создания нового проекта используется команда из левого контекстного меню Навигатора: Новый проект

Рис. 7.10 Создание нового проекта

При создании нового проекта вкладки Сотрудники и Директории недоступны, они появляются лишь после создания проекта.

Ликвидация проекта

В процессе деятельности компании некоторые из проектов могут потерять актуальность. В этом случае пользователь может ликвидировать (закрыть) такие проекты, тем самым удалив их из системы.

Для закрытия проекта используется команда Закрыть проект из левого контекстного меню или кнопка в окне свойств проекта с аналогичным названием.

Перемещение проекта

Операция перемещения проекта в организационной структуре компании выполняется по тому же сценарию, как и перемещение файловой папки с помощью приложения Microsoft Explorer в операционной системе Windows.

Над отмеченным для перемещения проектом выполняется операция Cut из контекстного меню. Затем в новой позиции выполняется операция Paste.

Перемещение проекта возможно с помощью механизма drag&drop. Сценарий действий аналогичен сценарию при перемещении мышью файловой папки в приложении Microsoft Explorer.

Продукты

Продукт как объект системы соответствует реальному продукту, который выпускается компанией в результате ее производственной деятельности.

Как любой другой объект, Продукт обладает свойствами, представленными в окне свойств.

Все атрибуты группируются по вкладкам:

· Общее - основная информация о продукте.

· Директории -- ветвь дерева Навигатора, начинающаяся от домашней папки продукта, со списком объектов.

· Права доступа -- права доступа к продукту.

Вкладка Общее



Рис. 7.5 Окно атрибутов продукта. Вкладка Общее

· Идентификатор - уникальный ссылочный номер продукта в системе.

· Название - название продукта.

· Родительский объект - родительское подразделение или проект, в который будет помещен домашний каталог продукта. Изменяя этот атрибут, можно переместить продукт со всеми вложенными в него папками в другое место.

· Владелец - владелец продукта.

· Версия - версия продукта.

· Дата создания - дата создания продукта.

· Описание - описание продукта.

· Статус - статус продукта, может принимать значения:

- В стадии разработки - продукт в стадии разработки;

- Реализован - продукт выпущен и передан заказчику;

- В стадии поддержки - продукт в стадии поддержки;

- Устарел - продукт, потерявший актуальность.

Значение атрибута Статус выбирается из справочника и может быть изменено пользователем, имеющим в системе роль Менеджер.

Вкладка Директории

Представляет собой упрощенную версию Навигатора, в которой возможен только просмотр объектов. В левой части показывается домашняя папка проекта и все объекты, входящие в нее. В правой части - документы в выбранной папке.

Рис. 7.5 Окно атрибутов продукта. Вкладка Директории

Вкладка Права доступа

Рис. 7.5 Окно атрибутов продукта. Вкладка Права доступа

Для управления правами доступа предусмотрены следующие кнопки:

· Добавить - добавить сотрудника или группу в список.

· Удалить - удалить выделенных сотрудников или группу из списка. Права на создание и удаление продуктов имеют пользователи, имеющие в системе роль Менеджер.

Права на редактирование и просмотр атрибутов продуктов имеют пользователи, внесенные в таблицу прав доступа на вкладке Права доступа.

Создание нового продукта

Для создания нового продукта используется команда из левого контекстного меню Навигатора: Новый продукт

Рис. 7.10 Создание нового продукта

При создании нового продукта вкладка Директории недоступна.

Ликвидация продукта

В процессе деятельности компании некоторые из продуктов могут потерять актуальность. В этом случае пользователь может ликвидировать (закрыть) такие продукты, тем самым удалив их из системы.

Для закрытия продукта используется команда Закрыть продукт из левого контекстного меню или кнопка в окне свойств продукта с аналогичным названием.

Перемещение продукта

Операция перемещения продукта в организационной структуре компании выполняется по тому же сценарию, как и перемещение файловой папки с помощью приложения Microsoft Explorer в операционной системе Windows.

Над отмеченным для перемещения продуктом выполняется операция Cut из контекстного меню. Затем в новой позиции выполняется операция Paste.

Перемещение продукта возможно с помощью механизма drag&drop. Сценарий действий аналогичен сценарию при перемещении мышью файловой папки в приложении Microsoft Explorer.

Управление персоналом

В системе ведется список сотрудников. Как и любой другой объект системы, каждый человек обладает набором признаков или атрибутов.

Для того, чтобы вывести на экран окно с персональными реквизитами, необходимо воспользоваться командой Свойства контекстного меню, связанного со списком.

Все атрибуты группируются по вкладкам:

· Контакты - контактная информация о сотруднике.

· Паспортные данные информация о паспортных данных сотрудника.

· Положение -- информация о позиции сотрудника в компании.

Окно состоит из двух частей: в верхней части отражаются имя и некоторые другие персональные данные. Нижняя часть представляет собой набор вкладок с поделенными на группы реквизитами. Верхняя часть окна остается неизменной вне зависимости от того, какая из вкладок выбирается, и содержит следующие реквизиты:

· Идентификатор - представляет собой уникальный идентификатор, присваиваемый каждой записи при занесении в список. Этот параметр создается автоматически и не может быть изменен пользователем.

· Статус - статус сотрудника, определяет тип трудовых отношений с работником. Выбирается из справочника и может быть отредактирован пользователем, имеющим в системе роль Менеджер.

· Роль в системе - роль сотрудника в системе; роль определяет права доступа сотрудника к объектам системы; существуют следующие значения роли:

- Администратор - может создавать, удалять и редактировать любые объекты в системе;

- Менеджер - может создавать любые объекты, удалять и изменять свойства может только объекты, для которых у него есть соответствующие права (должен быть внесен в список на вкладке Права доступа объекта);

- Служащий - может создавать, удалять и редактировать такие объекты системы как папки и документы при условии, что у него есть соответствующие права (должен быть внесен в список на вкладке Права доступа объекта).

· Фамилия - фамилия сотрудника.

· Имя - имя сотрудника.

· Отчество - отчество сотрудника.

Вкладка Контакты

Окно атрибутов сотрудника. Вкладка Контакты

Группа реквизитов Адрес содержит информацию о прописке:

· Город - город места прописки сотрудника.

· Улица - улица места прописки сотрудника.

· Дом - номер дома, в котором прописан сотрудник.

· Квартира - номер квартиры в адресе места прописки сотрудника.

Значения атрибутов Город и Улица выбираются из соответствующего справочника.

Группа реквизитов Телефоны содержит информацию о номерах телефонов, по которым можно связаться с сотрудником:

· Внутренний - внутренний номер телефона.

· Мобильный - номер телефона сотовой связи.

· Домашний - номер домашнего телефона.

Группа реквизитов Расположение содержит информацию о рабочем месте сотрудника в компании:

· Этаж - номер этажа здания.

· Крыло - обозначение крыла здания.

· Комната - название комнаты, в которой находится рабочее место сотрудника.

· Ряд - номер ряда, в котором расположено рабочее место.

· Место - обозначение рабочего места в ряду.

Группа реквизитов Электронные адреса содержит информацию об электронных адресах, по которым можно связаться с сотрудником:

· Е-mail - адрес электронной почты.

· ICQ - номер icq.

· Другие контакты - содержит прочую, имеющую значение контактную информацию.

Вкладка Паспортные данные

Вкладка содержит личные данные из общегражданского и заграничного паспортов.

Окно атрибутов сотрудника. Вкладка Паспортные данные

Группа реквизитов Общее содержит общую информацию из паспортных данных:

· Пол - пол.

· Семейное положение - семейное положение сотрудника; может принимать значения: Женат и Замужем.

· Дата рождения - дата рождения.

· Место рождения - обозначение место рождения.

Группа реквизитов Российский паспорт содержит выборочные данные из общегражданского паспорта:

· Серия - серия паспорта.

· Номер - номер паспорта.

· Дата выдачи - дата выдачи паспорта.

· Кем выдан - информация об органе, выдавшем паспорт.

Группа реквизитов Заграничный паспорт содержит сведения из загранпаспорта.

· Number - номер паспорта.

· Issue date - дата выдачи паспорта.

· Expiry date - дата, после которой паспорт становится недействителен.

· Nationality - сведения о гражданстве.

· Birth place - запись о месте рождения в том виде, в каком она присутствует в загранпаспорте.

· Issuer - информация об органе, выдавшем паспорт.

· Гражданство - сведения о гражданстве на русском языке, как они представлены в паспорте

· Место рождения - место рождения на русском языке, как оно представлено в паспорте.

· Кем выдан - информация об органе, выдавшем паспорт, как это представлено в паспорте, на русском языке.

Вкладка Положение

Окно атрибутов сотрудника. Вкладка Положение

· Дата приема - дата приема сотрудника на работу.

· Логин - логин, под которым пользователь заходит в систему.

Группа реквизитов Основная должность содержат информацию об основной должности сотрудника и подразделении, к которому он приписан с этой должностью:

· Должность - основная должность сотрудника в компании; значения этого поля выбираются из соответствующего справочника.

· Подразделение - отражает подразделение, в котором работает сотрудник, выполняя возложенные на него должностные обязанности.

Поскольку один и тот же сотрудник одновременно может выступать в самых различных качествах и совмещать сразу несколько должностей в компании, на вкладке появляются панельки с соответствующей информацией. Каждая панелька содержит поля:

· Должность - дополнительная должность сотрудника в компании; значения этого поля выбираются из соответствующего справочника.

· Подразделение - отражает подразделение, к которому приписан сотрудник с дополнительной должностью.

На вкладке может присутствовать столько записей Должность - Подразделение, сколько функций поручено данному сотруднику.

В соответствии с участием сотрудника в проектах, на вкладке появляются панельки с соответствующей информацией. Каждая панелька содержит поля:

· Проект - проект, участником которого является сотрудник.

· Роль - роль, которую играет сотрудник в проекте.

· Занятость - процент занятости сотрудника в проекте.

С помощью этих панелек можно редактировать участие конкретного человека в проектах. Панельки можно удалять и создавать, можно редактировать проект, менять роль и процент занятости.

Все три поля на панельке являются обязательными для заполнения, следовательно при сохранении, если хотя бы в одной панельке указана не вся информация о занятости сотрудника в проекте, появится окно с соответствующей ошибкой и атрибуты сотрудника сохранены не будут.

Для назначения работника на новую дополнительную должность или добавления в проект служит специальное меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по вкладке Положение. Меню команд содержит пункты:

· Добавить в подразделение - создается новая панель для назначения дополнительной должности и выбора подразделения.

· Добавить в проект - создается новая панель с полями Проект, Роль, Занятость.

Для снятия сотрудника с дополнительной должности или назначения еще одной, служит специальное меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по соответствующей панельке. Меню содержит команды:

· Добавить в подразделение - создается новая панель для назначения дополнительной должности и выбора подразделения.

· Удалить из подразделения - удаляется соответствующая панелька, сотрудник снимается с дополнительной должности и выводится из подразделения.

Для определения сотрудника в проект или удаления из проекта, служит специальное меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по соответствующей панельке с полями проекта. Меню содержит команды:

· Добавить в проект - создается новая панель с полями для добавления в проект.

· Удалить из проекта - удаляется соответствующая панелька проекта, сотрудник выводится из проекта.

Все изменения сделанные на любой из вкладок вступают в силу только после нажатия на кнопку OK или Применить.

Для увольнения сотрудника из компании имеется кнопка Уволить сотрудника. После ее нажатия вся информация, связанная с данным сотрудником удаляется из системы и окно свойств сотрудника закрывается.

Поиск объектов

Для удобства пользователя в системе предусмотрены средства поиска объектов по частичной информации, известной об объекте. Для поиска объектов определенного типа используется соответствующий поисковый механизм, вызываемый из основного меню:

Файл -> <Тип объекта> -> Найти. Поисковая машина воспринимает операторы вне зависимости от регистра.

Строки, используемые в качестве параметров поиска, могут включать в себя следующие метасимволы:

· % - любая последовательность символов.

· , - логическое или.

Если ни один из критериев поиска не задан, то выведутся все объекты, зарегистрированные в системе.

Поиск сотрудников

Для поиска сотрудников, поисковая машина запускается командой Файл -> <Сотрудники> -> Найти или командой левого контекстного меню Навигатора, выполненной над объектом сотрудник Найти.

Окно поиска содержит несколько вкладок с полями для определения параметров поиска, т.е. для задания критерия поиска, и набор кнопок для управления поиском.

· Найти - запускает процедуру поиска по заданному критерию.

· Сбросить - сбросить все параметры поиска.

Жирным шрифтом в списке выделены сотрудники, у которых данная должность основная в соответствующем подразделении.

Окно поиска сотрудников для определения параметров поиска имеет поля характерные для объектов типа сотрудник. Для просмотра реквизитов найденного сотрудника нужно выделить его в списке левой кнопкой мыши и нажать кнопку OK или щелкнуть правой кнопкой мыши по интересующему сотруднику и в появившемся меню воспользоваться командой Свойства.

Поиск подразделений

Поисковая машина по подразделениям запускается командой Файл -> <Подразделения> -> Найти или командой левого контекстного меню Навигатора, выполненной над объектом подразделение Найти.

Поиск проектов

Поиск проектов запускается командой Файл -> <Проекты> -> Найти или командой левого контекстного меню Навигатора, выполненной над объектом проект Найти.

Смена пароля

Пароль может быть изменен пользователем, для этого воспользуйтесь командой главного меню приложения Инструменты->Сменить пароль.

Требования, предъявляемые к паролю пользователей системы:

· пароль должен содержать только латинские буквы и цифры;

· должен быть более 3-х символов;

· не должен начинаться с цифры;

· не может быть одним из: 'user', 'password',' 'ems','new_new';

· не должен совпадать с именем учетной записи.

Рис. 7.5 Окно смены пароля

Справочники системы

Справочники системы позволяют создавать списки значений, которые могут принимать те или иные атрибуты объектов системы.

Для работы со справочниками используется специальный инструмент, который вызывается по команде основного меню:

Инструменты->Справочники

· Города - справочник городов.

· Улицы - справочник улиц.

Проекты

· Статус - справочник состояний проектов, в которых они могут находиться в течение своего жизненного цикла.

· Роль - справочник ролей участников проектов.

Продукты

· Статус - справочник состояний, в которых продукты могут находиться в течение своего жизненного цикла.

Сотрудники

· Статус - справочник состояний, которые определяют тип трудовых отношений с работником.

Для работы со справочниками и записями в них используются следующие кнопки в нижней части окна:

· Добавить - открывает диалог для создания новой записи в справочнике.

· Удалить - удаляет указанную запись в справочнике.

· Изменить - открывает диалог для просмотра и редактирования указанной записи в справочнике.

· Закрыть - закрывает окно.

3. Организационно-экономическая часть

3.1 Технико-экономическое обоснование

Актуальность темы

Для успешного развития компании необходимо правильно и выгодно распределять человеческие и материальные ресурсы компании. Использование системы автоматизированного управления деятельностью компании помогает значительно сократить сроки на выполнение каждодневных рутинных действий. Основная задача системы - организация эффективного управления электронными документами персоналом и организационной структурой компании. Автоматизированная система позволяет экономить рабочее время сотрудников, а, следовательно, поднять производительность труда в компании и уменьшить ее экономические затраты. Такая система позволит:

5. Хранить все электронные документы, используемые в компании централизованно;

6. Хранить централизованно все данные о документах, персонале и организационной структуре компании;

7. Осуществлять удобный интерфейс пользователя с базой данных по локальной сети;

8. Разграничивать права доступа к объектам системы.

Актуальность проблемы управления деятельностью компании в части, которая относится к офисным работам, зависит в первую очередь от размеров деятельности компании, штата персонала, количества обрабатываемых электронных документов. Даже если компания небольшая, без определенного программного обеспечения, довольно затруднительно хранить все данные о сотрудниках, документах и организационной структуре компании. А если число обрабатываемых документов тысячи и штат сотрудников больше сотни человек, то для поиска или изменения данных может понадобиться много времени и сил. К тому же всегда имеет место человеческий фактор, который может привести к искажению или даже потере данных, чего практически исключает система автоматизированного управления деятельностью компании.

Внедрение системы автоматизированного управления деятельностью компании автоматизирует процесс хранения, поиска и изменения данных об электронных документах, персонале и организационной структуре компании.

Необходимость создания системы автоматизированного управления деятельностью компании связана с отсутствием на рынке программного обеспечения, которое могло бы удовлетворить всем следующим требованиям: низкая цена, простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, достаточная функциональность, легкость и быстрота внедрения, отсутствие привязки к конкретной деятельности компании. Существующие продукты от зарубежных и отечественных фирм-производителей программного обеспечения, как правило, достаточно дорогие, или являются лишь средствами разработки подобных систем.

Практически все существующие системы требуют достаточно длительной настройки, для того чтобы ими начать пользоваться, чего лишена данная разработка, где установка и настройка программного обеспечения производится автоматизировано. Большинство подобных программных продуктов имеют сложности по внедрению, которые возникают по нескольким причинам: недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге - слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым; сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы. Данная же разработка не привязана к конкретной деятельности компании и не требует вмешательства в ее внутреннюю структуру и процессы. Вся информация и данные, используемые в компании, могут быть занесены в систему любым сотрудником, у которого будут на это соответствующие права, например. Множество проблем, связанных с функционированием продуктов сторонних производителей, возникают из-за недостаточной квалификации персонала, т.к. эти продукты имеют сложный в освоении интерфейс. Данная система имеет простой и понятный интерфейс и для того чтобы ей начать пользоваться достаточно просто ознакомится с инструкцией по применению, не требуя дополнительного обучения персонала.

Вследствие того, что актуальность данного направления с каждым годом возрастает, возрастает и востребованность в подобном программном обеспечении.

Возможные альтернативы решения проблемы

Существует множество альтернатив решения подобной задачи.

Основное их различие состоит в том, что программное обеспечение, используемое для создания системы автоматизированного управления деятельностью компании, отличается по стоимости. Рассмотрим наиболее оптимальные варианты.

Выбор среды разработки программного обеспечения автоматизированной системы

Для решения поставленной задачи был выбран язык C++ как один из наиболее мощных и универсальных инструментов. Наиболее популярными и широко используемыми средами разработки на сегодняшний день являются CodeGear C++ Builder 2009 и Microsoft Visual Studio 2008. Их сравнительные характеристики приведены в таблице 9.1.

Таблица9.1 Сравнительные характеристики CodeGear C++ Builder и Microsoft Visual Studio

Критерий сравнения	CodeGear C++ Builder 2009	Microsoft Visual Studio 2008
Год выпуска	2009	2008
Функциональность	Примерно одинаковая
Скорость кода созданного компилятором	Примерно одинаковая
Стоимость лицензии	Примерно одинаковая
Скорость и удобство разработки	Высокая	Средняя

Проанализировав характеристики сред разработки, представленные в таблице 1.1, можно сделать вывод о преимуществе использования CodeGear C++ Builder 2009, т.к. скорость и удобство разработки в ней гораздо выше.

Выбор системы управления базами данных

Для решения поставленной задачи было решено выбирать из нескольких СУБД как наиболее подходящих. Их сравнительные характеристики приведены в таблице 9.2.

Таблица9.2 Сравнительные характеристики PostgrеSQL, MySQL и Oracle

Критерий сравнения	PostgrеSQL	MySQL	Oracle
Версия	8.4	5.1	11g
Функциональность	Высокая	Средняя	Очень высокая
Скорость работы	Примерно одинаковая
Надежность работы	Высокая	Средняя	Очень высокая
Распространение	Бесплатно	Лицензия

Таким образом наиболее подходящей СУБД является PostgreSQL 8.4, т.к. она является бесплатной и обладает высокими техническими параметрами.

Оценка конкурентоспособности предлагаемого решения

Существует множество программных продуктов, которые позволяют выполнять аналогичные функции, реализованные в рассматриваемом продукте.

Из таблицы 9.3 видно, что основным недостатком данного продукта является отсутствие ряда полезных подсистем. Однако данный недостаток может быть устранен в последующих версиях продукта. К тому же для малого и среднего бизнеса наличие данных подсистем не всегда является решающим. Простота использования, достаточная функциональность, низкая стоимость продукта делают его вполне конкурентоспособным и в случае грамотно проведенной рекламной кампании позволяют рассчитывать на высокий спрос со стороны сектора малого и среднего бизнеса.

Таблица 9.3 Анализ конкурентоспособности

	Данная система	ПО сторонних производителей	Ручной труд администраторов
Достоинства	- низкая цена; - интуитивно понятный интерфейс, не требующий глубокого изучения; - легкость и быстрота внедрения; - отсутствие привязки к конкретной деятельности компании; - возможность расширения.	- наличие дополнительных подсистем;	- защищенность от сбоев программы и других внештатных ситуаций.
Недостатки	- отсутствие ряда полезных подсистем.	- высокая цена; - сложность и большое время внедрения.	- требуется значительно больше времени, специальных знаний сотрудников; - крупные затраты, связанные с большим штатом сотрудников.

Экономический эффект от внедрения программного продукта

Под экономической эффективностью внедрения разработки понимают совокупность стоимостных, натуральных и качественных показателей, которые позволяют судить о целесообразности внедрения данной разработки.

Расчет экономического эффекта основан на вычислении убытков, которые, можно сократить, используя программу. В таблице приведены результаты введения в пробную эксплуатацию автоматизированной системы управления деятельность компании (Таблица 9.4). Считаем, что в месяце 22 рабочих дня или 176 часов.

Таблица 9.4 Результат введения в пробную эксплуатацию автоматизированной системы управления деятельность компании

Должность	Должностной оклад, руб	Заработная плата, руб /час	Занятость офисной деятельностью в одном проекте, час/месяц	Затраты в месяц на проект, руб
			до	после	до	после
Руководители проектов	20000	113,6	16	4	1817,6	454,4
Ассистенты проектов	15000	85,2	20	5	1704	426
Сотрудники проектов	10000	56,8	12	3	681,6	170,4

Таблица 9.5 Расчёт выгоды компании.

Должность	Количество сотрудников	Затраты в месяц, руб
		до	после
Руководители проектов	5	9088	2272
Ассистенты проектов	5	8520	2130
Сотрудники проектов	20	13632	3408
Итого:		31240	7810

Выгода компании составляет: 31240- 7810= 23430 руб/мес

Срок окупаемости

Экономия за период, равный одному году составляет 281160 руб (12 * 23430)

Выгода компании за период, равный 1 месяцу, составляет 23430 руб. Исходя из этого период окупаемости:

Tок = Sпп / ?Э

где:

Sпп - стоимость программного продукта (рассчитывается в п. 3.2.5)

?Э - рассматриваемый период (равен 12 месяцам).

Ток = 90000 / 23430 = 3,8 мес.

3.2 Организационно-экономическая часть

Расчет трудоемкости системы

Расчет производится на основе опытно-статистических данных. Трудоемкость разработки программного обеспечения решения задачи рассчитывается по формуле:

Тоб=То+Ти+Та+Тбс+Тп+Тот+Тд,

где Тоб суммарная трудоемкость разработки темы

То трудоемкость постановки задачи

Та трудоемкость разработки алгоритма

Ти трудоемкость изучения и описания задачи

Тбс трудоемкость разработки блоксхемы

Тп трудоемкость написания программы

Тот трудоемкость отладки

Тд трудоемкость оформления документов

Трудоемкость каждого этапа, в свою очередь, определяется через условное число операторов в разрабатываемом программном обеспечении.

Q=q*c(1+p),

где q предполагаемое число операторов;

с коэффициент сложности программы;

р коэффициент коррекции программы в ходе ее разработки.

Коэффициент сложности программы характеризует относительную сложность программы задачи по отношению к типовой задаче, сложность которой равна 1 (принимается от 1.25 до 2). Примем c = 1,25.

Предполагаемое число операторов в программе q =1250.

Коэффициент коррекции характеризует увеличение объема работ за счет внесения изменений в алгоритм или программу решения задачи по результатам уточнения постановки и описания задачи, изменения состава и структуры информации, а также уточнений, вносимых разработчиком для улучшения качества самой программы без изменения постановки задачи. Каждая коррекция ведет к переработке 5 - 10% готовой продукции (т.е. р = 0,05..0,1). Выберем p=0,1.

Q=2000*1,5*(1+0,1) = 3300

При расчете полной трудоемкости по статистическим данным принимается То=8.

B - коэффициент, характеризующий качество описания задачи (практика показывает, что в большинстве случаев этот коэффициент в зависимости от сложности задачи принимается от 1.2 до 1.5). Примем B = 1,2.

k - степень подготовленности специалиста к порученной ему работе (определяется в зависимости от стажа работы и принимается от 0,8 до 1,6). Стаж работы разработчиков системы автоматизированного управления деятельностью компании - 2-3 года, поэтому k = 1. Составляющие трудоемкости определяются по следующим формулам.

Ти=Q*В/85*k = (3300 *1,2) / (85*1) = 46,6 чел/час;

Тбс=Q*В /15*k = (3300 * 1,2 ) / ( 15 * 1) = 264 чел/час;

Тот=Q /5*k = 3300 / ( 5 * 1 ) = 660 чел/час;

Та=Q /25*k = 3300 / (25* 1) = 132 чел/час;

Тп=Q /25*k = 3300 / (25* 1) = 132 чел/час;

Тд=Q /20*k = 3300 / ( 20 * 1 ) = 165 чел/час;

Tоб = 8 + 46,6+264+660+132+132+165 = 1407,6 чел/час

Определим численность исполнителей:

И = Тоб/Ф,

где:

Ф - фонд времени одного специалиста (общее число рабочих дней (часов) за весь срок разработки проекта). Ф = 88 дней =704 часа;

И = 1407,6/704 ? 2 чел.

Оперативно-каледарный план

Оперативно-календарный план выполнения работы по созданию программного продукта составляется для определения продолжительности проведения работ. Все время, необходимое для разработки мониторинга, определяется исходя из количества работающих и сложности задачи.

Стадии, этапы и содержание работ:

1. Техническое задание (ТЗ)

1. Составление ТЗ на разработку программы;

2. Изучение литературы по вопросу;

2. Технологическое проектирование (ТП)

1. Разработка общего описания алгоритма программы;

2. Разработка ТЭО задачи;

3. Расчет ожидаемого экономического эффекта;

3. Рабочий проект (РП)

1. Разработка структурной схемы системы;

2. Определение формы представления входных и выходных данных;

3. Разработка функциональной схемы системы;

4. Написание программы;

5. Отладка программы;

4. Внедрение (Вн)

1. Испытание программы на реальной задаче;

2. Разработка документации;

На основании рассчитанной общей трудоемкости Тоб определяются трудоемкости каждого отдельного этапа разработки по формуле:

Тэi=РэТоб,

где Рэ коэффициент, показывающий долю трудоемкости этапа в общей трудоемкости Тоб (определяется по экспертным оценкам).

Для расчета трудоемкости стадии по экспертным оценкам определяется коэффициент Рс трудоемкости стадии по отношению к общей трудоемкости этапа Тэ. Трудоемкость стадии рассчитывается по формуле:

Тсi=РсТэ

Оперативно-календарный план показан в таблице 18.

Таблица 18 - Оперативно-календарный план

Этапы и стадии разработки	Исполнитель	Сроки выполнения	Трудоемкость
			Этапы	С Стадии
			чел/дн	%	чел.дн	%
1. (ТЗ)	ИП - ТР	01.09.09 - 14.09.09	10	11,4
1.1	ИП - ТР	01.09.09 - 04.09.09, 07.09.09 - 08.09.09			6	60
1.2	ИП	09.09.09 - 11.09.09, 14.09.09			4	40
2. (ТП)	ИП - ТР	15.09.09 - 05.10.09	15	17
2.1	ИП - ТР	15.09.09 - 18.09.09, 21.09.09 - 25.09.09			9	60
2.2	ИП - ТР	28.09.09 - 30.09.09			3	20
2.3	ИП - ТР	01.10.09 - 02.10.09, 05.10.09			3	20
3. (РП)	ИП - ТР	06.10.09 - 21.12.09	55	62,5
3.1	ИП - ТР	06.10.09 - 09.10.09, 12.10.09			5	9,1
3.2	ИП	13.10.09 - 16.10.09, 19.10.09			5	9,1
3.3	ИП	20.10.09 - 23.10.09, 26.10.09			5	9,1
3.4	ИП	27.10.09 - 30.10.09, 02.11.09 - 06.11.09, 09.11.09 - 13.11.09, 16.11.09 - 20.11.09, 23.11.09 - 27.11.09, 30.11.09 - 04.12.09, 07.12.09			30	54,5
3.5	ИП	08.12.09 - 11.12.09, 14.12.09 - 18.12.09, 21.12.09			10	18,2
4. (Вн)	ИП - ТР	22.12.09 - 31.12.09	8	9,1
4.1	ИП	22.12.09 - 25.12.09, 28.12.09 - 29.12.09			6	75
4.2	ИП - ТР	30.12.09 - 31.12.09			2	25
Итого	01.09.09 - 31.12.09	88	100	88

Построение ленточного графика ОКП

Ленточный график ОКП показан в таблице 19.

Смета затрат на создание программного обеспечения

Смета затрат представляет собой сводный план всех расходов на предстоящий период производственно-финансовой деятельности. Она определяет общую сумму издержек производства по видам используемых ресурсов, стадиям производственной деятельности, уровням управления компанией и другими направлениями расходов. Планирование видов затрат осуществляется в денежном выражении на предусмотренные в годовых проектах производственные программы, цели и задачи, выбранные экономические ресурсы и технологические средства их выполнения.

Таблица 19 - Ленточный график ОКП

Затраты Зразр на разработку системы складываются из:

- затрат на зарплату участников разработки - инженера-программиста Ззи и технического руководителя Ззр;

- затрат на отчисления от фонда заработной платы Зот;

- затрат на накладные расходы Зрасх;

- затрат на амортизацию оборудования Заморт и расходы на электроэнергию Зэл;

- затраты на программное обеспечение Зпо;

- затрат на материалы и комплектующие Змат.

Зразр = Ззи + Ззр + Зот + Зрасх + Заморт + Зэл + Зпо + Змат рублей

Зарплата инженера-программиста ЗПи составляет 450 рублей в день, что составляет ЗПи=9900 рублей в месяц, считаем, что в месяце 22 рабочих дня. Зарплата технического руководителя ЗПр составляет 500 рублей в день или 11000 рублей в месяц.

Рассчитаем затраты на заработную плату.

Затраты на оплату труда участников разработки состоят из зарплаты инженера-программиста и технического руководителя умноженной на длительности разработки Тразр и отчислений на социальные нужды.

Ставка единого социального налога Cналог с 1 января 2007 года составляет 26,0%. Сюда входят отчисления в федеральный бюджет 20,0%, фонд социального страхования Российской Федерации 2,9%, федеральный фонд обязательного медицинского страхования 1,1%, территориальные фонды обязательного медицинского страхования 2,0%. Отсюда затраты на о...