Информационные технологии управления персоналом в гостиничной сфере

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Актуальность темы. Влияние информационных технологий на управление отелем огромный, поскольку напрямую связан с повышением эффективности работы как каждого менеджера в отдельности, так и фирмы в целом. Они напрямую влияют на конкурентоспособность на сегодняшнем рынке. Использование компьютерных сетей, Интернета и интернет-технологий, программных продуктов сквозной автоматизации всех бизнес-процессов гостиницы сегодня не просто вопрос лидерства и создания конкурентных преимуществ, но и выживания на рынке в ближайшем будущем.

Информационно-техническая революция изменила характер и методы ведения бизнеса. Использование возможностей технического обмена сегодня позволяет легче и быстрее создавать и продавать пакеты услуг потребителям, решать задачи финансово-операционного управления, маркетингового планирования, повышать конкурентоспособность и количество продаж.

Для быстрого и безошибочного контроля операций полноценного анализа существующей ситуации, скорости и полноты обслуживания гостя в фронт-офисе, то есть для обеспечения высокой экономической эффективности и высокого качества услуг, неизбежным и незаменимым становится внедрение автоматизированных информационных систем управления.

Информационные технологии (IT) гостиничного управления появились в мировой гостиничной индустрии давно - около двадцати пяти лет назад, и прошли большой путь развития.

Вопрос о возможности современных информационных технологий в гостиничном бизнесе рассматриваются такими известными учеными, как Роглев Х., Скопень М., Худо В., Кияница А., Кабушкин Н., Агафонова Л. и другими.

1. Понятие информации и информационных технологий в процессе управления персоналом

Управление любой организационной структурой - это поддержка ее в предназначенных параметрам, что означает обеспечение такого устойчивого состояния, при котором структура способна оптимальным образом выполнять свои функции.

Процесс управления осуществляется путем постоянного анализа информации о фактических значениях параметров, характеризующих текущее состояние организационной структуры, и принятие на этой основе решений о влиянии на нее.

Таким образом, управление организацией, а значит и персоналом является понятие информационное, требует соответствующего информационного обеспечения.

Выделяя управления персоналом, как одну из самых важных составляющих некоторого бизнес-процесса в так называемый бизнес-процесс управления персоналом рассмотрим все аспекты и методы его информационного обеспечения.

Договоримся о том, что под термином «бизнес-процесс» будем понимать всю совокупность процессов, действий, решений и итогов, в результате которых достигается цель хозяйственной деятельности - получение определенной материальной выгоды.

Бизнес-процесс управления персоналом осуществляется путем постоянного анализа уже собранной информации о сотрудниках организации или сбора новой, фиксации изменений, происходящих выполнения решений руководства организаций связанных с кадрами, подготовки информации для принятия решений о различных изменениях в самой организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Необходимо отметить все больший рост в последнее время в зависимости функций управления персоналом от компьютерных технологий.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании. А также служба управления персоналом делает обработку информации и обеспечивает выработку управленческих решений руководством предприятия. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации: комплексность, оперативность, систематичность, вероятность.

Информационное обеспечение службы управления персоналом условно можно разделить на внешний и внутренний. Сроки внешняя и внутренняя информация взятые по отношению информации в компьютерных технологий, используемых в процессе управления персоналом.

Под внешним информационным обеспечением будем понимать систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Во внешней сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляющей и управляемой системами от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы - графики) по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внешнее информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

Внутреннее информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутреннего информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависящие от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Для продуктивной деятельности предприятия важно, чтобы обработка данных информационного пространства осуществлялось в реальном масштабе времени. Это невозможно без использования современных информационных технологий.

Внедрение комплексных автоматизированных систем управления персоналом позволяет создать единую корпоративную базу кадровой информации, обеспечить согласованную работу субъектов управления персоналом и производителей кадровой информации в единой информационной среде, сформировать оптимальную иерархию доступа к кадровой информации, персонализировать ответственность за введение и коррекцию данных.

В связи с этим одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти персонального компьютера.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти персонального компьютера, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно - ориентированной базы данных к информационно - ориентированной.

Все это обусловило новую организацию банков данных в персональном компьютере, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд требований:

· рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

· возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутренней сфере;

· необходима избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Результатами применения информационных технологий в управлении персоналом организации являются:

· повышение эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования кадровых ресурсов;

· использования в процессе принятия решений актуальной и достоверной информации;

· повышение производительности труда за счет ускорения кадрового документооборота;

· активизация аналитической деятельности благодаря автоматизации рутинных операций и снижение трудоемкости кадрового учета;

· автоматизированная подготовка всех форм отчетности (пенсионный фонд, налоговая инспекция, статистические органы);

· рационализация процессов кадрового

· оперативный контроль за выполнением управленческих решений;

· общее повышение культуры работы с сотрудниками организации.

В процессе управления персоналом происходит постоянный взаимный обмен информацией службы управления персоналом со всеми подразделениями предприятия. Это требует создания единого информационного пространства организации, в рамках которого происходит обмен информацией между подразделениями, ее обработка и последующий обмен.

Под единым информационным процессом будем понимать всю совокупность информации, описывающей деятельность предприятия.

В рамках процесса управления персоналом можно выделить ряд функций, связанных с решением отдельных задач, таких как: учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, обеспечение повышения квалификации и обучения персонала, проведение оценки деятельности персонала, табельный учет, ведение штатного расписания, расчет заработной платы. Каждая из перечисленных функций выполняется быстрее, качественнее и более оптимально, если используются компьютерные технологии.

Рассматривая процесс управления персоналом необходимо учесть два информационных потока, непосредственно связанных с управлением: поток прямой от службы управления персоналом в других подразделений и поток обратный как важный элемент эффективного двустороннего общения. Использование информационных технологий позволяет уменьшить время прохождения информации, связанной с управлением персоналом, что означает более оперативное и своевременное реагирование на любые изменения или потребности предприятия и работников. Наличие в организации телекоммуникационных сетей предоставляют возможность решения большинства задач управления персоналом на высоком качественном уровне.

2. Телекоммуникационное обеспечение процесса управления персоналом

Одной из наиболее характерных черт связанных с рабочим местом двадцать первого века является его интегрированность в мировую информационную среду с помощью локальных и интегральных сетей. Наличие и доступ к информационным сетевым ресурсам имеет как положительный, так и отрицательный моменты. Например, возможность оперативного получения любой кадровой информации, быстрая и дешевая связь, возможность контроля является положительным моментом. А возможность несанкционированного доступа к закрытой информации, значительное временное отвлечение сотрудника путешествие по сети - отрицательный момент. Рассмотрим проблему сетей подробнее.

Локальные сети бывают трех основных конфигураций. При конфигурации «звезда» отдельные компьютеры или рабочие станции соединяются с центральным коммутатором или компьютером. При конфигурации «кольцо» компьютеры объединены в замкнутое кольцо, и информация передается по этому кольцу до тех пор, пока не достигнет получателя. При конфигурации «шина» компьютеры соединены с помощью общей шипы, и, таким образом, можно включать в сеть дополнительные компьютеры, не прерывая при этом работы сети.

В традиционных локальных сетях в качестве файл-сервера используется высокопроизводительный компьютер. Однако при построении локальных сетей последних поколений используется архитектура, которая называется архитектурой клиент-сервер. В сетях клиент-сервер за обработку информации соответствуют как главный файл-сервер, так и компьютеры пользователей.

Локальные сети могут входить в состав других локальных или глобальных сетей (wide area networks, WANs), что позволяет обмениваться информацией и использовать общие информационные ресурсы.

Глобальные сети (wide area networks, WANs) во многом похожи на локальные, но они объединяют компьютеры, находящиеся на значительном расстоянии друг от друга. Глобальные сети, как правило, представляют собой совокупность локальных сетей, которые соединяются друг с другом с помощью выделенных телефонных линий и соединительных устройств, называемых шлюзами.

Основой этой глобальной информационной сети является сеть Интернет. Попросту говоря, Интернет представляет собой совокупность взаимосвязанных высокопроизводительных головных устройств, компьютеров (мейнфреймов), персональных компьютеров, локальных сетей и глобальных сетей.

Организации, подключилась к сети Интернет, становится доступной масса различных возможностей. Кроме возможности посылать электронные сообщения по всему миру, можно пользоваться услугой списка рассылки (listserv), группами новостей Usenet (Usenet news groups), сервисом FTP (file transfer protocol), вопрос-поисковой системой Gopher, а также «Всемирной nayтиной» (World Wide Web). Кроме того, существуют специальные поисковые программы, которые помогают работникам при использовании сети Интернет, находить документы практически по любому вопросу.

Одной из быстро развивающихся областей Интернета является «Всемирная паутина» (World Wide Web), которая используется организациями для достижения различных целей. Они могут размещать там рекламу, используя мультимедийные возможности «паутины», что делает рекламные материалы оригинальными. Большинство из них создает собственные страницы для продвижения своих товаров и услуг, в том числе и кадровых. По этой причине «паутина» может использоваться и небольшими корпорациями, давая им возможность конкурировать с крупными организациями.

Наличие на рабочем месте электронной почты позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и документами. Если воспользоваться электронной почтой, входит в Windows, то все, что придется сделать - это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассмотрен документ и поставить свою подпись.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым производительность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Также к возможностям электронной почты можно отнести следующие функции: организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений.

Современная жизнь требует не только использования компьютеров как отдельных, так и связанных в сети, но и специального программного обеспечения, развивается с учетом требований времени и достижений компьютерных технологий.

Рассмотрим более подробно направления деятельности управления персоналом и необходимое для этого программное обеспечение.

3. Программное обеспечение для деятельности служб управления персоналом

Процесс управления персоналом состоит из решения следующих комплексов задач, непосредственно требуют использования информационных технологий:

1. работа с персоналом на уровне отдела кадров;

2. социологические исследования;

3. психологические аспекты подготовки и проверки персонала;

4. нормирования труда;

5. оплата труда;

6. планирование трудовых показателей;

7. оперативно-производственное управление трудовыми показателями;

8. организация труда;

9. социальное и медицинское обслуживание;

10. техника безопасности.

Предложенное распределение по иерархии не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие информационные технологии решения задач управления персоналом. Работы по всем уровням, при внедрении информационных технологий проводятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и обеспечивает управление персоналом в более полном объеме.

На практике реализация в информационной системе предприятия функций управления персоналом может потребовать следующих составляющих программного или информационного обеспечения:

Модуль кадрового учета - для поддержания непосредственной работы инспектора по кадрам;

Модуль управления штатным расписанием - для планирования численности, фонда заработной платы;

Модуль расчета заработной платы;

Система управления документами (СУД) - для документального обеспечения управления персоналом;

Юридическая справочная система - для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций;

Экспертные системы - для проведения аналитических исследований.

Совокупность задач, решаемых службой управления персоналом можно разделить на две группы:

· первая группа - задачи решение которых требует непосредственно контакта с людьми;

· вторая группа - задачи решение которых представляет собой обработку информации.

Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, а с другой - несовершенством законодательной базы в сфере электронного документооборота.

Дублирование документов увеличивает объем работы кадровой службы. Это приводит к определенному дефициту времени, и как следствие, некоторые задачи кадровой службы не решаются вообще, либо на примитивном уровне.

Общение связано с такими субъективными характеристиками, как умение корректно и четко формулировать вопросы и отвечать на них, умение слушать, культура речи, интеллектуальный уровень, индивидуальные способности восприятия информации, характер, индивидуальные внутренние комплексы. Кроме того, на процесс общения могут влиять факторы внешней среды.

Чаще всего для экономии рабочего времени службы управления персоналом сводят к минимуму контакты с работниками своего предприятия. Таким образом, первая группа задач должна использовать информационные технологии в максимальной степени и в первую очередь. Однако, на сегодняшний день реальная картина такова, что сама задача первой группы решаются без привлечения информационных технологий. Даже на предприятиях весьма продвинутых в компьютерном оснащении.

4. Специальные компьютерные программы управления персоналом

Для внедрения информационных технологий в работу службы управления персоналом необходимо определить набор программ или подпрограмм, решающих вышеперечисленные задачи. Это, прежде всего, программы для ведения кадрового делопроизводства, программы для психологического тестирования персонала и учебные программы. Такие программы позволили бы проводить разносторонний анализ персонала предприятия, предупреждать кризисные ситуации.

История применения компьютерных программ для решения задач кадрового делопроизводства показывает, что перечень вопросов, решаемых службой кадров, остался неизменным: персональный учёт работников, статистический и оперативный учет и отчетность; анализ движения кадров; анализ квалификационного состава кадров; ведение архива.

Данный вид программ достаточно широко используется в системе управления персоналом, но эти программы в силу их целевого назначения комплексно не решают проблему работы с кадрами.

Особый интерес представляют программы, которые позволяют проводить не только комплексное обследование работника, но и системный подход к кадровой работы в целом. На рынке программ они, в основном, представлены компьютерными экспертными системами (ЭС).

Экспертные системы разработаны для самых разных предметных областей - коммерческой деятельности, финансовой сферы, аудита, медицинской диагностики, военной отрасли. В том числе, создаются ЕС для службы персонала. Такие ЕС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретной организации, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость команды и другие функции.

Примером такого вида программ может служить комплексная программа БОСС-Кадровик. Рассмотрим ее функциональные особенности.

БОСС-Кадровик относится к комплексным системам управления персоналом и используется для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов на любом предприятии. Система предназначена для решения задач централизованного управления человеческими ресурсами предприятия, включают в себя:

· планирование организационной структуры, штатных расписаний и кадровой политики;

· оперативный учет движения кадров;

· ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;

· планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

· учет труда и расчет заработной платы;

· учет и разнесения затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре расходов предприятия;

· предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы;

· подбор персонала на руководящие должности;

· ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

· аттестация и повышение квалификации работников;

· поиск специалистов на рынке труда;

· ведение архивов без ограничения срока давности и многое другое.

Итогом работы любой автоматизированной системы является получение документов. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение, увольнение и т.п.) сопровождаются автоматическим формированием необходимых документов - от ведения личных дел в служебных записок, инструкций, приказов с функцией полного автоматического формирования текста по сотруднику.

Система БОСС-Кадровик может использоваться как самостоятельно, так и интегрироваться с различными приложениями и базами данных.

Но при попытке ее внедрения возникает ряд проблем. Прежде всего, проблема стоимости. Экономическая целесообразность приобретения имеет порог численности работников предприятия не менее трехсот человек. Но даже если вопрос цены не является препятствием, то для внедрения этой программы необходимо провести ряд мероприятий, обеспечивающих эффективную работу шеф-Кадровика. Это создание единой компьютерной сети, обучение руководителей всех структурных подразделений предприятия работе в среде программы, адаптация и настройка программы для работы с персоналом данной организации.

Существуют и другие программы управления персоналом - экспертные системы пятого поколения - особый класс программных продуктов, которые решают сложную кадровую задача - создание оптимальной структуры предприятия для наиболее эффективного использования кадрового потенциала. Такие системы необходимы холдингам, корпорациям, крупным предприятиям.

Можно констатировать, что ситуация на рынке программ такова, что для быстрого и оптимального внедрения информационных технологий предприятию целесообразно принять в штат службы управления персоналом программиста, в обязанности которого входило бы:

- Приобретение программных продуктов и оборудования;

- Адаптация программ для использования службой управления персоналом.

Таким образом, использование информационных технологий на предприятии требуют решения вышеупомянутых проблем, но позволит значительно повысить эффективность работы предприятия, более оптимально формировать расходы на работников, иметь более благоприятную социальную среду.

Заключение

информационный менеджмент программный телекоммуникационный

Практически любая область человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. Документы играют исключительно важную роль в сфере социально-экономического управления, так как принятие и реализация значительной части управленческих решений связанная непосредственно с ними. Документы являют собой специфический предмет и результат управленческой деятельности.

На грани ХХІ века значительно повысилось внимание до изучения проблем управления. Принимая во внимание то, что важнейшим носителем информации в системе управления является документ, то наибольшее внимание концентрируется именно на организации документооборота. Использование документов, в частности электронных, качественно повышает работу в самых разнообразных сферах деятельности. Так важными для организации любой отрасли сферами есть информационное и документационное обеспечение управления (ДОУ). На сегодня создаются новые возможности для его усовершенствования, а также для повышения эффективности работы с документами.

Проблема внедрения в системах управления современных эффективных моделей управления, соответствующих мировым стандартам, обусловлена необходимостью предоставления высококачественных услуг клиентам и необходимостью обеспечения безопасности клиентов и обслуживающего персонала.

Особенно важным является так называемый человеческий фактор, следовательно необходимо уделять особое внимание управлению структурой и подбором персонала.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к управлению. Главное - работники и потребители.

Список литературы

1. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Информация и управление: Философско-методические аспекты.- М.: Наука, 2007.

2. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум. - М.: Инфра - М, 2008.

3. Костров А. Основы информационного менеджмента. Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2009.

4. Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник - 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007.

5. Музыченко В. Управление персоналом. - М.: Академия, 2007.

6. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2009.

7. Теория и практика управления предприятием: учеб. Пособие. // Авт.-преп. Г.В. Щокин.- К.: МАУП, 2007.

8. Управление организацией. Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, Кибанова. М., 2005.

9. Чугунова А. Уроки профессионализма. Польза консерватизма; коммент. Александра Самонова // Кадровик. - 2006. - N 5.

10. Шевченко И.К.. Организация предпринимательской деятельности. Учебное пособие. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2007.

11. Яновская Ю.М. Технология работы кадрового агентства. // Справочник кадровика. 2004. - 10.

Размещено на Allbest.ru