Анализ принципов автоматизации делопроизводства и проектирование программного обеспечения на примере предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Анализ принципов автоматизации делопроизводства
• 1.1 Общие понятия документооборота
• 1.2 Принципы автоматизации делопроизводства
• 1.3 Автоматизация отдела кадров
• 2. Проектирование программного обеспечения
• 2.1 Описание предприятия
• 2.2 Основание для разработки
• 2.3 Стадии и этапы создания информационных систем
• 2.4 Средства разработки информационных систем
• 2.5 Выбор метода проектирования АИС
• 2.6 Проектирование базы данных
• 2.7 Разработка алгоритмов обработки информации
• 2.8 Анализ алгоритмов работы с базой данных
• 2.9 Создание форм
• 2.10 Разработка интерфейса взаимодействия пользователя с системой
• 2.11 Описание программы
• 2.12 Описание задачи
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными [1-2].

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования баз данных (БД), предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

Темой данной дипломной работы является база данных "Кадровый учет" на примере предприятия ТОО "Технология связи". Целью работы является создание программа "АИС "Кадровый учет".

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Проанализировать основные принципы автоматизации делопроизводства.

2. Привести основания для разработки

3. Изучить стадии и этапы проектирования информационных систем

4. Выбрать средства разработки программного продукта.

Объектом исследования дипломной работы являются принцы автоматизации электронного делопроизводства.

Методы исследования: аналитический обзор литературы, программных систем.

Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

С учетом имеющихся знаний относительно построения баз данных было принято решение написать программу с учетом требований предъявляемых руководством предприятия. Средства реализации являются перспективными и позволили решить поставленную задачу в соответствии с требованиями к программе.

По результатам исследования опубликована статья в Сборнике магистрантов и студентов КСТУ

Дипломная работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников. Работа содержит 7 таблиц и 23 рисунка. Список используемой литературы содержит 50 наименование.

1. Анализ принципов автоматизации делопроизводства

1.1 Общие понятия документооборота

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом [3-5].

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Вся документация организации делится на три документопотока:

1. входящие (поступающие) документы;

2. исходящие (отправляемые) документы;

3. внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

1. входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

2. в работе, которые ждут его действий;

3. на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация;

4. контроль за исполнением;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов и отправка.

Общие требования к системе электронного документооборота

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний SybaseTTVlicrosoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности [6-8].

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Архитектура системы также обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельньгх модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

1.2 Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса [9-12].

К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS - Document Management System). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя-должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализованы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства представлены в таблице 1.

Таблица 1. Требования к системам автоматизации делопроизводства

№	Функция	Описание
1	2	3
1	Создание документа	Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
2	Регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3	Письма и обращения граждан	Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
4	Решения и распоряжения	Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
5	Рабочие папки пользователя	Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.
6	Контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.
7	Обработка и хранение собственно документов	К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).
8	Работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
9	Движение документов, ввод резолюций и замечаний	Механизм движения документов (workflow), обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт нанесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки
10	Функционирование вложенных подсистем	В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.).
11	Отслеживание версий одного документа	При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов".
12	Учет номерных документов	Учет использования номерных документов. Формирование отчетности.
13	Распределенная обработка; отправка документов (почта)	Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
14	Работа через Интернет	В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
15	Поиск документа по реквизитам	Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам.
16	Контекстный поиск	Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.
17	Архивирование документов	После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
18	Списание документа в дело	По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.
19	Ведение словарей и справочников	К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

1.3 Автоматизация отдела кадров

Использование информационных технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере управления и контроля над персоналом. При этом автоматизация бизнеса никак не зависит ни от направления деятельности, ни от уровня развития компании. Одной из составных частей автоматизации, в которой крайне нуждается бизнес, является структура кадрового управления [13-15].

При внедрении автоматизации в этом подразделении предприятия, появляется уникальная возможность точного учета сотрудников; оперативного решения таких повседневных задач, как: издание и регистрация приказов и других документов, отслеживание регламента предоставления отпусков, получение и систематизация различной исходящей и входящей информации, многие другие многочисленные заботы и вопросы отдела кадров. Соответствующие программы автоматизации оказывают помощь в умелом распределении трудовых ресурсов компании, а также являются средством получения необходимой индивидуальной информации и корпоративных сведений.

Вначале автоматизация бизнеса в кадровой сфере была узконаправленной и касалась исключительно расчетов заработной платы.

Постепенно бизнес претерпевал качественные изменения, а вместе с тем подпирала необходимость соответствующих пертурбаций в интенсификации работы отделов кадров. Спрос, как известно, рождает предложение. В связи с этим расширялись функциональные возможности имеющихся программ, параллельно разрабатывались новые программные продукты.

Актуальность автоматизации деятельности управления кадрами диктовалась и технологическими инновациями, когда бизнес развивается на новом уровне. Все насущнее становится потребность в оптимизации одной из главных составляющих успеха любого предприятия - удачной кадровой политики.

Большое значение имеют не только собственно кадры компании, но также их правильное перераспределение, своевременная корректировка трудовых ресурсов. Только автоматизация бизнеса способна обеспечить решения растущих кадровых задач на высоком уровне.

Обзор программных средств автоматизации отдела кадров

1. Фараон

Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д.

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева", отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества:

Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений.

Благодаря графическому представлению организационной структуры у пользователей Фараона развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность проводить кадровый анализ на любом ее уровне. Проще говоря, можно выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям.

Например, можно выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей компании.

2. 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8

Назначение: Программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 - это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций - юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" создана на технологической платформе нового поколения "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом".

3. DIRECTUM: Кадровые процессы

Назначение: Решение задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышение прозрачности работы с персоналом.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Кадровые процессы" позволяет решить следующие бизнес - задачи:

1. Организация процесса подбора кадров: сбор и утверждение заявок на персонал подразделений, формирование списка вакансий, публикация на сайте компании или передача в кадровое агентство, организация собеседований и оценка кандидатов до приема на работу.

2. Контроль завершения испытательного срока.

3. Организация процессов приема и увольнения персонала: контроль прохождения необходимых инструктажей при приеме сотрудников, выдача пропусков, создание учетных записей автоматизированных систем и т.п.; организация процесса увольнения: формирование обходного листа, контроль окончательного расчета с работником, передача полномочий, задач, документов.

4. Организация процессов перевода и назначения персонала: контроль изменения данных для расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному обеспечению, организация нового рабочего места сотрудника.

5. Организация процессов согласования кадровых документов.

6. Согласование и учет командировок.

7. Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании электронного справочника сотрудников, содержащего служебный телефон, местонахождение, фотографию сотрудника.

4. АСУПП "КАДРЫ"

Назначение: Автоматизированная система управления персоналом предприятия

Рисунок 1. Интерфейс программы

АСУПП "КАДРЫ" предназначается для формирования организационной структуры предприятия и ведения профессиональной деятельности кадровой службы по учету, подбору, движению персонала работников, контроля и управления им с использованием системного анализа на предприятии (организации) любой формы собственности и хозяйственной деятельности, независимо от правового статуса, организационной структуры и численности, методов управления.

5. КИС "Трудовик"

Назначение: комплексная автоматизация управления персоналом

КИС "Трудовик" предназначен для автоматизации процессов управления персоналом и расчета заработной платы в крупных и средних компаниях и холдинговых структурах. Он решает весь спектр задач в области управления персоналом: описание структуры компании, учет личного состава, табельный учет, расчет заработной платы (в том числе сдельной), выплат и удержаний, предоставление налоговой отчетности, анализ затрат и многие другие.

Основная задача КИС "Трудовик" - повышение эффективности управления персоналом. Его внедрение позволяет упорядочить учетно-расчетные процессы управления персоналом, обеспечить их безошибность и соответствие законодательству, ускорить процесс формирования заработной платы и налоговых отчислений, предоставить руководителям бизнеса, бухгалтерам, кадровым инспекторам мощные средства аналитики.

6. Система ''КАДРЫ''

Назначение: Система предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и многое другое.

Система "КАДРЫ" реализована на базе новейших технологий, гибко настраивается, масштабируема и успешно используется как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.

Ведение штатного расписания

1. Ведение личных карточек работников

2. Ведение базы данных по командировкам

3. Ведение приказов по личному составу

4. Формирование отчетов, справок, выходных форм

5. Поиск

Выводы по анализу

В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено большое количество продукции автоматизации деятельности отдела кадров. Представленные системы обладают очень большим количеством функций, что является несомненным положительным моментом. Однако, после анализа описанных выше автоматизированных систем, был сделан вывод, что большинство программ предназначено для крупных предприятий и являются дорогостоящим ПО. Оплачивать необходимо не только сам программный продукт, но его поддержку и обновление. А для предприятия малого бизнеса это будет очень затратно. Исходя из этого, было принято решение о написании программы автоматизации делопроизводства отдела кадров ТОО "Технология связи".

2. Проектирование программного обеспечения

2.1 Описание предприятия

Компания ТОО "Технология связи" основана в 2007 году.

Активная деятельность организации берет свое начало в качестве предприятия с небольшим штатом квалифицированных сотрудников, специализирующихся на предоставлении услуг по ремонту принтеров и заправки картриджей. Профессионализм и непрерывное стремление сотрудников самосовершенствоваться стали движущей силой к диверсификации направлений работы амбициозной команды.

Результаты не заставили себя долго ждать, и уже в 2008 году компания начинает продавать компьютеры и комплектующие, постепенно создавая потребительскую ценность приобретения "умной" техники именно в ТОО "Технология связи".

В течение 2009 года предприятие было сосредоточено на сохранении постоянных клиентов и приобретении новых, поэтому спектр услуг неуклонно расширялся по мере запросов потребителей и рациональных предложений сотрудников. Результатом поставленных целей явилось расширение организации в форме открытия второго магазина, специализированного на розничных продажах компьютеров с оказанием услуги "сборка за час", а также ноутбуков, лицензионного программного обеспечения, периферийного оборудования и акустических систем, а также различных необходимых "мелочей" и дополнений.

В последующие годы команда ТОО "Технология связи" наращивала обороты, совершенствовала сервисное обслуживание и повышала уровень знаний для оказания компетентной бесплатной информационной поддержки клиентов.

На рисунке 2 представлена структура организации.



Рисунок 2. Схема "Структура управления предприятием"

2.2 Основание для разработки

При изучении существующей системы обработки информации в компании "Технология связи", а именно системы учета кадров в ТОО, было выяснено, что таковая отсутствует, и был предложен вариант автоматизированной системы учета кадров в ТОО. Объектом разработки является программа учета кадров на предприятии.

Целью работы является разработка, программы, которая обеспечит корректное введение файлов, содержащих данные о персонале предприятия; дополнить ее средствами точного и частичного поиска информации, обеспечение целостности базы данных.

Наименование и область применения

Программа "Кадровый учёт" должна применяться для обеспечения корректного хранения и получения данных о персонале предприятия:

1. информации об отделах,

2. о сотрудниках отделов,

3. семейном положении,

4. образовании сотрудников, которые приходят на предприятие или уходят с предприятия.

Назначение разработки

Программа предназначена для хранения и получения в случае необходимости данных о персонале предприятия:

1. информации об отделах,

2. о сотрудниках отделов,

3. семейном положении,

4. образовании сотрудников, которые приходят на предприятие или уходят с предприятия,

5. формирование приказов о приеме на работу или увольнении сотрудников,

6. формирование личных карточек сотрудников,

7. вывод сформированных отчетов на печать.

Требования к функциональным характеристикам

Взаимодействие программы и пользователя должно проходить в диалоговом режиме. В начале работы программы пользователю будет предоставлена возможность выбрать одну из трёх кнопок.

При нажатии на кнопку "Работа" на экране монитора появляется форма "Кадровый учет", в которой находятся таблицы, содержащие информацию об отделах предприятия и сотрудниках, входящих в тот или иной отдел.

При нажатии на кнопку "О программе" на экран монитора выводится окно "О программе…", в котором указано пояснение к программе. При нажатии на кнопку "Выход" программа должна завершить своё выполнение.

Требования к составу и параметрам технических средств. Программа должна правильно функционировать на стандартном комплексе технических средств из состава персональных компьютеров семейства IBM PC 486 и выше с цветным монитором, адаптером SVGA и выше.

Информационная и программная совместимости

Персональный компьютер должен быть снабжён операционной системой Window XP. Программа должна быть написана на языке программирования Delphi.

2.3 Стадии и этапы создания информационных систем

При создании базы данных (БД) был использован метод работы разделенный на стадии:

Стадия 1. Формирование требований к БД.

На начальной стадии проектирования были выделены следующие этапы работ:

- обследование объекта и обоснование необходимости создания БД;

- формирование требований пользователей к БД;

- оформление отчета о выполненной работе и тактико-технического задания на разработку.

На этапе обследования была использована классификация планируемых функций системы по степени важности. Одним из возможных вариантов представления такой информации - MuSCoW (Must have - необходимые функции; Should have - желательные функции; Could have - возможные функции; Won`t have - отсутствующие функции) [16-18].

При этом функции первой категории обеспечивают критичные для успешной работы системы возможности.

Реализация функций второй и третьей категорий ограничивается временными и финансовыми рамками: разрабатывается то, что необходимо, а также максимально возможное в порядке приоритета число функций второй и третьей категорий, что в данном случае будет не критично.

Последняя категория функций важна, поскольку необходимо четко представлять границы проекта и набор функций, которые будут отсутствовать в системе.

На этапе обследования по формату MuSCoW были классифицированы функции создаваемой программы.

1. Необходимые функции:

- Содержание информации об отделах;

- Информации о сотрудников отделов;

- Информации о семейном положении;

- Информации об образовании сотрудников, которые приходят в компанию или увольняются;

- Обеспечение средствами точного и частичного поиска информации;

- Формирование приказов о принятии на работу, об увольнении, личных карточек.

2. Желательные функции:

- Выборка по стажу работы сотрудников;

- Выборка по семейному положению;

- Выборка по количеству детей.

3. Возможные функции:

- Возможность распечатки документов;

- Сохранение приказов.

Стадия 2. Разработка концепции БД.

- изучение объекта автоматизации;

- проведение необходимых научно-исследовательских работ;

- разработка вариантов концепции БД, удовлетворяющих требованиям пользователей;

- оформление отчета и утверждение концепции.

На этом этапе рассматривались варианты использования готовых программ сторонних производителей, но они были отвергнуты ввиду либо дороговизны приобретения, либо по недостаткам функциональных возможностей и специфики предприятия, а также невозможностью их модернизации или изменения. Были изучены особенности разнообразных средств разработки, в результате которых для разработки программного комплекса были выбраны BDE и Delphi.

Стадия 3. Техническое задание.

Разработка и утверждение технического задания на создание БД.

Техническое задание - это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления.

Стадия 4. Эскизный проект.

- разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям;

- разработка эскизной документации на программный продукт и его части.

Эскизный проект предусматривает разработку предварительных проектных решений по системе и ее частям.

Выполнение стадии эскизного проектирования не является строго обязательной. Так как основные проектные решения были определены ранее и достаточно очевидны для конкретного программного комплекса, эта стадия была исключена из общей последовательности работ.

Стадия 5. Технический проект.

- разработка проектных решений по системе и ее частям;

- разработка документации на программный продукт и его части;

- разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта.

Стадии 3, 4, 5 были объединены, потому как разработка данного проекта не требовала разбиения на такое количество частей.

На основе технического задания (и эскизного проекта) разрабатывается технический проект БД. Технический проект системы - это техническая документация, содержащая общесистемные проектные решения, алгоритмы решения задач, а также оценку экономической эффективности автоматизированной системы управления и перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

На этом этапе осуществляется комплекс научно-исследовательских и экспериментальных работ для выбора основных проектных решений и расчет экономической эффективности системы.

Стадия 6. Ввод в действие.

- подготовка объекта автоматизации;

- подготовка персонала;

- проведение предварительных испытаний;

- проведение опытной эксплуатации;

- проведение приемочных испытаний.

2.4 Средства разработки информационных систем

Хотя информационные системы являются обычным программным продуктом, они имеют ряд существенных отличий от стандартных прикладных программ и систем [19-21].

В зависимости от предметной области информационные системы могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими:

1. информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным;

2. информационные системы ориентируются на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области применения вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции, но в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

Таким образом, при разработке информационной системы приходится решать две основные задачи:

1. задачу разработки базы данных, предназначенной для хранения информации;

2. задачу разработки графического интерфейса пользователя клиентских приложений.

База данных - это, прежде всего, набор таблиц. Таблицу можно представлять себе как двумерную таблицу с характеристиками (атрибутами) какого-то множества объектов. Таблица имеет имя - идентификатор, по которому на нее можно сослаться.

Столбцы таблицы соответствуют тем или иным характеристикам объектов - полям. Каждое поле характеризуется именем и типов хранения данных. Имя поля - это идентификатор, который используется в различных программах для манипуляции данными.

Тип поля характеризует тип хранящихся в поле данных.

Каждая строка таблицы соответствует одному из объектов. Она называется записью и содержит значения всех полей, характеризующие данный объект.

При составлении таблиц баз данных важно обеспечивать непротиворечивость информации. Обычно это делается введением ключевых полей - обеспечивающих уникальность каждой записи. Ключевым может быть одно или несколько полей.

База данных обычно содержит не одну, а множество таблиц. Отдельные таблицы, конечно, полезны, но гораздо больше информации можно извлечь именно из совокупности таблиц.

В связанных таблицах обычно одна выступает как главная, а другая или несколько других - как вспомогательные, управляемые главной. Главная и вспомогательная таблицы связываются друг с другом ключом. В качестве ключа могут выступать какие-то поля, присутствующие в обеих таблицах.[22]

Создают базы данных и обрабатывают запросы к ним системы управления базами данных - СУБД. Разные СУБД по-разному организуют и хранят базы данных. Например, Paradox и dBase используют для каждой таблицы отдельный файл.

В этом случае база данных - это каталог, в котором хранятся файлы таблиц. В Microsoft Access и InterBase несколько таблиц хранится как один файл. В этом случае база данных - это имя файла с путем доступа к нему. Системы типа клиент/сервер, такие, как серверы Sybase или Microsoft SQL, хранят все данные на отдельном компьютере и общаются с клиентом посредством специального языка, называемого SQL [23].

Поскольку конкретные свойства баз данных очень разнообразны, пользователю было бы весьма затруднительно работать, если бы он должен был указывать в своем приложении все эти каталоги, файлы, серверы, да и приложение часто пришлось бы переделывать при смене, например, структуры каталогов и при переходе с одного компьютера на другой. Чтобы решить эту проблему, используют псевдонимы данных.

Псевдоним (alias) содержит всю информацию, необходимую для обеспечения доступа к базе данных. Эта информация сообщается только один раз при создании псевдонима. А приложение для связи с базой данных использует псевдоним.

В этом случае приложению безразлично, где физически расположена та или иная база данных, а часто безразлична и СУБД, создавшая и обслуживающая эту базу данных. При смене каталогов, сервера и т.п. ничего в приложении переделывать не надо. Достаточно, чтобы администратор базы данных ввел соответствующую информацию в псевдоним [24-26].

При работе с базами данных часто используется кэширование всех изменений. Это означает, что все изменения данных, вставка новых записей, удаление существующих записей, то есть все манипуляции с данными, проводимые пользователем, сначала делается не в самой базе данных, а запоминаются в памяти во временной, виртуальной таблице. И только по особой команде после всех проверок правильности вносимых в таблицу данных, пользователю представляется возможность или зафиксировать все эти изменения в базе данных, или отказаться от этого и вернуться к тому состоянию, которое было до начала редактирования.

Фиксация изменений в базе данных осуществляется с помощью транзакций. Это совокупность команд, изменяющих базу данных.

На протяжении транзакции пользователь может что-то изменять в данных, но это только видимость. В действительности все изменения сохраняются в памяти. И пользователю предоставляется возможность завершить транзакцию или внесением всех изменений в реальную базу данных, или отказом от этого с возвратом к тому состоянию, которое было до начала транзакции [27].

Для создания базы данных, в рамках разрабатываемой программы, была выбрана СУБД Paradox.

Paradox является очень распространённым форматом для работы с базами данных самых различных языков программирования. Является "родным" для программных сред от фирмы Борланд: Delphi, СBuilder. Из этих сред работа с таблицами в формате Paradox очень простая. BDE - "родной" и самый быстрый способ доступа. Установка - автоматическая, проблема может быть только одна - на больших винчестерах программа инсталляции может неправильно определять объём свободного места и не ставится (выход - временно занять свободное место, оставив свободным только 1 гигабайт на время установки). Настройка не требуется. Практически не конфликтует с другим софтом, поддерживаются все стандартные конструкции SQL [28].

При разработке структуры БД было принято решение о создании четырех таблиц:

1) Таблица "Сотрудники"

2) Таблица "Отдел"

3) Таблица "Образование"

4) Таблица "Семейное положение"

Выбор концептуальной модели

Для выбора концептуальной модели данных были рассмотрены три их разновидности:

1. Семантическая модель;

2. Фреймы;

3. Модель "сущность-связь".

Семантическая модель основывается на построении семантической сети. Под семантической сетью понимают ориентированный граф, состоящий из помеченных вершин и дуг и задающий объекты и отношения предметной области. Семантические сети обладают рядом достоинств, а именно:

1. Описание объектов предметной области происходит естественным языком;

2. Все записи, поступающие в БД накапливаются в относительно однородной структуре.

Но, несмотря на эти преимущества, семантическая модель данных обладает рядом недостатков, один из которых и наиболее существенный, заключается в том, что построение реляционной модели данных на основе семантических сетей затруднено.

Фреймы выражаются структурами данных с привязанными процедурами обработки этих данных. Фреймы могут быть следующих видов: событийные, характеристики, логические предикаты. Использование фреймовой модели так же нецелесообразно, поскольку данная модель не отражает типы связей в реляционной модели данных[29-32].

Модель "сущность-связь" описывается в терминах сущность, связь, значение. Сущность - понятие, которое может быть идентифицировано. Связь - соединение сущностей. Для представления связей и сущностей введен специальный метод: ER-диаграмма [33-35]. Различаются сущности трех основных классов: стержневые, ассоциативные и характеристические.

Стержневая сущность - это независимая сущность (ей свойственно независимое существование). Ассоциативная сущность или ассоциация рассматривается как связь между двумя или более сущностями типа "многие-ко-многим" или подобные им. Характеристическая сущность (или характеристика) представляет собой сущность, единственная цель которой, в рамках рассматриваемой предметной области, состоит в описании или уточнении некоторой другой сущности.

ER-диаграма - графическое представление взаимосвязей сущностей. Каждое множество сущностей представляется прямоугольником, а множество связей - ромбом. Связи могут быть трех типов: "один-к-одному", "один-ко-многим", "многие-ко-многим". Данные типы связи присущи реляционной модели, как и сущности, которым в реляционной модели соответствуют таблицы.

Вывод: в связи с тем, что модель "сущность-связь" наиболее близка по принципам организации к реляционной модели и реализация последней на основе первой наиболее удобна, то в качестве концептуальной модели выбрана модель "сущность-связь".

2.5 Выбор метода проектирования АИС

Метод - это последовательный процесс создания моделей, которые описывают вполне определёнными средствами различные стороны разрабатываемой программной системы [36]. Методы важны по нескольким причинам.

Во-первых, они упорядочивают процесс создания сложных программных систем. Во-вторых, они позволяют менеджерам в процессе разработки оценить степень продвижения и риск.

Обычно методы проектирования делятся на три основные группы;

1. Метод проектирования сверху вниз;

2. Метод потоков данных;

3. Объектно-ориентированное проектирование.

Для структурного проектирования характерна алгоритмическая декомпозиция. Следует отметить, что большинство программ написано в соответствии с этим методом.

Тем не менее, структурный подход не позволяет выделить абстракции и обеспечить ограничение доступа к данным; он также не предоставляет достаточных средств для организации параллелизма. Структурный метод не может обеспечить создание предельно сложных систем, и он, как правило, неэффективен в объектных и объектно-ориентированных языках программирования. Поэтому данный метод не использовался для проектирования АИС "Кадровый учет".

В методе потоков данных программная система рассматривается как преобразователь входных потоков в выходные. Метод потоков данных с успехом применялся при решении ряда сложных задач, в частности, в системах информационного обеспечения, где существуют прямые связи между входными и выходными потоками системы и где не требуется уделять особого внимания быстродействию. Но поскольку одним из основных требований предъявляемых к проектируемой АИС является увеличение скорости автоматизации учета кадров и уменьшение временных затрат на оформление приказов на предприятии, то применение данного метода также нецелесообразно для проектирования АИС.

Объектно-ориентированное проектирование (object-oriented design, OOD) - это подход, в основе которого лежит представление о том, что программную систему нужно проектировать как совокупность взаимодействующих друг с другом объектов, рассматривая каждый объект как экземпляр определённого класса, причём классы образуют иерархию

Объектно-ориентированный подход отражает топологию новейших языков высокого уровня, таких как Object Pascal, C++, Smalltalk [37-39] и других. Модели, для проектирования которой используется вышеназванный подход проектирования присущи четыре главных элемента:

1. Абстрагирование;

2. Инкапсуляция;

3. Модульность;

4. Иерархия.

Абстрагирование позволяет выделить существенные характеристики проектируемого объекта, отличающие его от других объектов;

Инкапсуляция - процесс отделения друг от друга элементов объекта, определяющих его устройство и поведение. Она позволяет изолировать контрактные обязательства абстракции от их реализации.

Модульность - свойство системы, которая была разложена на внутренне связные, но слабо связанные между собой модули.

Иерархия - упорядочивание абстракций, расположение их по уровням.

Абстракция и инкапсуляция дополняют друг друга. Абстрагирование направлено на наблюдение поведения объекта извне, а инкапсуляция определяет четкие границы между различными абстракциями, то есть наблюдение за поведением объекта изнутри.

Использование этих элементов проектирования и позволяет значительно увеличить производительность любой проектируемой системы.

Таким образом, для проектирования АИС используется объектно-ориентированный подход.

Среда разработки оболочки базы данных на Delphi была выбрана по следующим причинам.

Delphi на данный момент широко распространен. Довольно прост в изучении и обеспечивает все необходимые компоненты для работы с BDE, которая была выбрана для написании базы данных. Delphi достаточно широко документирован, при этом в Internet эта документация как правило бесплатна, и имеет большую группу поддержки состоящую из высококвалифицированных программистов.

Пакет Delphi - продолжение линии компиляторов языка Pascal корпорации Borland. Pascal как язык очень прост, а строгий контроль типов данных способствует раннему обнаружению ошибок и позволяет быстро создавать надежные и эффективные программы.

Корпорация Borland постоянно обогащала язык. Когда-то в версию 4.0 были включены средства раздельной трансляции, позже, начиная с версии 5.5, появились объекты, а в состав шестой версии пакета вошла полноценная библиотека классов Turbo Vision, реализующая оконную систему в текстовом режиме работы видеоадаптера. Это был один из первых продуктов, содержавших интегрированную среду разработки программ.

В классе инструментальных средств для начинающих программистов продуктам компании Borland пришлось конкурировать со средой Visual Basic корпорации Microsoft, где вопросы интеграции и удобства работы были решены лучше.

Когда в начале 70-х годов Н. Вирт опубликовал сообщение о Pascal, это был компактный, с небольшим количеством основных понятий и зарезервированных слов язык программирования, нацеленный на обучение студентов.

Язык, на котором предстоит работать пользователю Delphi, отличается от исходного не только наличием множества новых понятий и конструкций, но и идейно: в нем вместо минимизации числа понятий и использования самых простых конструкций (что, безусловно, хорошо для обучения, но не всегда оправдано в практической работе), предпочтение отдается удобству работы профессионального пользователя.

...