Поняття документообігу та його складові частини

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство внутрішніх справ України

Харьківський національний університет внутрішніх справ

Навчально-консультаційний пункт у м. Мелітополі

Кафедра математичного моделювання та інформаційних технологій

Контрольна робота

з дисципліни "Комп'ютерного діловодства"

Тема: "Поняття документообігу та його складові частини"

Виконав: Беседін Р.Ю.

м. Мелітополь 2015

План

Вступ

1. Принципи організації документообігу та його особливості

2. Використання комп'ютерних технологій при організації документообігу

3. Використання комп'ютерних технологій в сучасному діловодстві

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними.

На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу.

Об'єктом дослідження є сучасний документообіг.

Предметом дослідження є використання комп'ютерних технологій в сучасному документообігу.

Мета дослідження - дослідити використання комп'ютерних технологій в сучасному документообігу.

Для досягнення даної мети були поставлені наступні завдання:

- розглянути структуру та сутність сучасного діловодства;

- розглянути використання комп'ютерних технологій на етапі документування;

- розглянути використання комп'ютерних технологій при організації документообігу.

Тема роботи входить в розділ дисципліни "Комп'ютерне діловодство".

Теоретичне значення даної роботи полягає в узагальненні матеріалу.

Практичне значення роботи полягає в застосуванні матеріалів даної роботи при вивченні курсу кафедри математичного моделювання та інформаційних технологій.

1. Принципи організації документообігу та його особливості

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий - багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, - це одна з найголовніших вимог до організації документообігу.

Поняття "документообіг" з'явилось у працях великих спеціалістів, у галузі управлінської праці і діловодства, були сформулювані основні тези організації документообігу, дано теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їхнього перебігу, напрям документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу було зроблено в 1931 року Інститутом техніки управління у проекті "Загальних правил документації і документообігу". У проекті були викладені правила роботи з документацією і документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто. все етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни й універсального визначення 1970, 1983 рр., "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів мають у організації з їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення".

Документообіг є важливим ланкою у створенні діловодства у створенні (установі), оскільки він визначає як інстанції руху документів, а й швидкість руху документів. У діловодстві документообіг сприймається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження та використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу є:

- оперативне проходження документу з найменшими витратами часу;

- максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити чи обмежити поворотні переміщення документів);

- порядок перебігу й процес обробки основних видів документів повинні прагнути бути єдинообразними.

Організація документообігу - це правила, відповідно до якими має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів мають у апараті управління організації (установи), всі з прийому, передачі, формуванню і оформленню, відправлення (і підшивці) документів мають у справа. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства і інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів мають у організації (установі).

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу. документ управління інформаційний

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія - установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія - від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія - від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія - до 10000 документів на рік.

Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.

Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.

При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).

При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.

При змішаній - одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші - у підрозділах, які їх видали (децентралізовано).

З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи.

2. Використання комп'ютерних технологій при організації документообігу

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов'язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема.

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі - РК) документа - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД). Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.

Як правило, підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:

· вхідні;

· вихідні (внутрішні);

· звернення громадян.

Групу "Вхідні" призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи. Групу "Вихідні (внутрішні)" призначено для реєстрації вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи. Групу "Звернення громадян" - для реєстрації вхідних листів громадян. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Наприклад, групу "Вихідні" можна розділити на підгрупи "Вихідні документи" і "Внутрішні документи", а підгрупу "Внутрішні документи" - на підгрупи "Накази", "Розпорядження", "Заяви", "Доповідні записки" тощо. У групі "Накази" виокремлюють "Накази з основної діяльності", "Накази з особового складу", "Накази з адміністративно-господарських питань".

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Реєструючи вхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднує сканований (бажано - розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передає документ до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано за допомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматично приєднається до вже введеної РК.

Системи електронного документообігу автоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначив працівник служби діловодства. До картки можна "прикріпити" будь-яку кількість файлів. Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо- або відеоматеріал.

Зміст резолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право реєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців у резолюції. Резолюція щодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжити певних заходів, а може бути нейтральною - наприклад: "узяти до відома". Якщо в резолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то це завдання виконується в кілька етапів:

- підготовка проекту документа;

- узгодження проекту документа;

- затвердження (підписання) проекту документа.

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом (послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Підготовлений повністю в електронному вигляді документ необхідно зареєструвати в системі електронного документообігу. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого паперового документа. Система, як правило, розмежовує також права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа - реєстрація, редагування, затвердження, узгодження, списання документа до справи, зняття з контролю тощо відповідно до повноважень користувачів. Співробітник може виконувати різні функції в структурному підрозділі, де він працює, і в проекті, в якому він бере участь. Після узгодження та підписання (затвердження) проект вихідного документа автоматично реєструється в системі електронного документообігу як вихідний документ. Якщо документ передбачає відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль відправлення паперових примірників.

За необхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи. Після реєстрації вихідного документа, його електронна копія та реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, скорочується час проходження документа, і співробітники установи-адресата мають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до доставки паперового примірника.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсилкою. Після доведення змісту документа до відома посадових осіб, установ або громадян документ списується до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється за записами у папці "На контролі" автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою функції "Пошук" шляхом відбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;

- за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;

- за авторами і виконавцями резолюцій;

- за резолюціями, що перебувають на контролі, або знятими З контролю;

- за резолюціями, що їх виконано у строк, або з порушенням строку.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, що одержуються під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу. Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і фіксуються у системі. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених до РК. Із цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного та додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. У протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Система електронного документообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де, на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи в ній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа.

Системи електронного документообігу організовують всі процеси життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, твердження (підписання), виконання, відправка в "справу" або архів. Крім того, ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизації електронних документів, а також розділення прав доступу до них.

Зростання числа упроваджених систем електронного документообігу спостерігається як в комерційних, так і в державних організаціях. Вживані системи електронного документообігу достатньо різноманітні і побудовані на різних підходах. Розвиток електронного документообігу спочатку будувався на дотриманні вимоги захисту інформації - збереженні від спотворень, втрат і до певної міри від ознайомлення з нею сторонніх осіб.

Як загрози безпеки електронної інформації виступають: внутрішні складові (персонал організації підприємства); зовнішні (хакери, "комп'ютерні віруси"), а також особливості середовища передачі даних (можливе спотворення або перехоплення інформації при використовуванні відкритих каналів зв'язку, у тому числі через Інтернет) і, крім того, можливі збої устаткування (програм). Для вирішення проблем надійного захисту інформації в системах електронного документообігу використовується цілий ряд програмно-апаратних систем і засобів, таких як:

- системи захисту інформації від несанкціонованого доступу;

- системи захисту від атак із зовнішніх мереж, у тому числі через Інтернет;

- засоби криптографічного захисту інформації - електронний цифровий підпис і шифрування (з використанням алгоритмів з симетричним і несиметричними ключами);

- засоби захисту від "комп'ютерних вірусів" і інші.

Ці системи і засоби розробляються спеціалізованими компаніями, продукція яких сертифікується відповідними державними органами, і в готовому вигляді вбудовуються в системи електронного документообігу. Крім того, всі інформаційні системи державних організацій підлягають обов'язковій сертифікації. При обробці в електронних системах конфіденційних документів вимоги до захисту інформації багато разів зростають. Надійний захист інформації, в системах електронного документообігу, досягається комплексним застосуванням як програмно-апаратних систем і засобів, так і реалізацією організаційних заходів. У будь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючи її програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документів необхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту від загроз (ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходами режиму і контролю.

Таким чином, розглянувши використання комп'ютерних технологій при організації документообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігу успішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають не просто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електронний вигляд, а є повноцінним інструментом управління.

3. Використання комп'ютерних технологій в сучасному діловодстві

Розглянемо комп'ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрям розвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки. Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступним засобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматування і виведення на друк.

Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.

Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача.

Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми - текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:

Блокнот (Note Pad); Word Pad; Microsoft Word пакета офісних програм MS Office; Adobe Acrobat; Вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office.

Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.

За оцінками американських експертів (фірма Delphi Consulting), в США щодня генерується більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже більше 1,3 трлн. документів, причому потік ділової інформації надзвичайно різноманітний. Можна виділити три основних складових ділової інформації. По даним вищеназваної фірми, 12% інформації - структуровано, представлено в електронній формі, зберігається і управляється за допомогою систем управління базами даних. Приблизно 15% інформації є неструктурованими даними в електронній формі, як правило, це текстова інформація. Для автоматизації зберігання і пошуку такої інформації використовуються технології інформаційно-пошукових систем. І що залишилося близько 73% інформації на папері. Організація швидкого і ефективного пошуку такої документальної інформації стає все більш нерозв'язною проблемою. Таким чином, сфера додатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляється достатньо широкою.

Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.

Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.

Технологія повнотекстового пошуку є невід'ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс Internet -World Wide Web (WWW).

При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам'яті комп'ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об'єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5--15 мін і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Висновки

Особливістю сучасного документообігу насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Організація документообігу істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Документообіг визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію - підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в електронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково-технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і "прозорість" обігу документів.

Для все більшого числа документів електронна форма стає постійною або майже постійною, що істотно ускладнює проблему захисту інформації, вимагає організації діловодства на інших, в порівнянні з колишнім документообігом, принципах.

В загальному вигляді електронний документ є цифровим відображенням інформації, носієм якого є засоби обчислювальної техніки і інформатики. Електронний документ безпосередньо приймається тільки об'єктами електронного середовища - технічними і програмними засобами.

Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональній організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди надається велика увага.

Список використаної літератури

1. Организация работы с документами: учебник В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА - М., 1998. - 575 с.;

2. Проект Закону України про діловодство [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.archives.gov.ua/Problems/ Concept-4.11.2005.php, свободный.;

3. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: навч. посіб. / Н.Ю. Слободянюк. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 79 с.;

4. Комова, М.В. Діловодство / М.В. Комова. - К. : Алерта; Львів: Тріада плюс, 2007. - 220 с.;

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Майстерство, 2002. - 176 с.;

6. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібник / Укладач Л.І.Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.;

7. Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної та заочної форм навчання зі спеціальності 7.050102 " Економічна кібернетика" / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. - Рівне: РДГУ, 2006. - 88 с.;

8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359 с.

Размещено на Allbest.ru

...