Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Кыргызской Республики

Кыргызский государственный технический университет

им. И. Раззакова

Факультет информационных технологий

Отчет

БД «Книжный магазин»

Выполнил:

ст.гр. Пи 3-13

Мурзакеримов А.

Бишкек 2015 г.

Содержание

Введение

3.1 Краткая характеристика БД MS ACCESS

3.3 Установка связей между таблицами

3.4.1 Построение запросов в режиме Конструктора

Данная курсовая работа выполнена в БД Microsoft Access, входящее в прикладной пакет Microsoft Office 2013. Созданная программа обладает рядом достоинств:

1. Автоматизированный способ ввода, изменения или удаления информации.

2. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопочными формами

3. Возможность просмотра отчётов, наглядно демонстрирующих всю основную информацию.

Цель работы.

Закрепление и углубление знаний, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологий обработки информации, а также навыков в составлении текстовой документации.

1. Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) «Книжный магазин» позволяющую вести:

· Регистрацию покупателя;

· Регистрацию продавца;

· Заказы;

Требования по учету

· Пополнение базы данных в связи с поступлением новых книг в магазин;

· Составление отчетов

2. Проектирование базы данных

Для нормализации БД были выделены следующие таблицы - Заказы, издательства, книги, личные данные, покупатели, продавцы, разряд. Связь между этими сущностями отображена в пункте 1.3.3. При этом каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

3. Создание базы данных

3.1 Краткая характеристика БД MS ACCESS

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

· Таблицы - содержат данные.

· Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

· Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

· Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Составляющими базу данных являются семь таблиц, из них три основные: база данные книга access

1. Продавцы - содержит информацию о сотрудниках;

2. Заказы - содержит информацию о заказах;

3. Издательства - содержит информацию о издательствах;

4. Книги - содержит информацию о книгах:

5. Личные данные - содержит информацию о личных данных сотрудников;

6. Покупатели - содержит информацию о покупателях;

7. Разряд - содержит информацию о разрядах сотрудников;

8.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:

1. Открыть базу данных;

2. На вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;

3. Ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;

4. Изменить свойства полей, если это необходимо;

5. Выбрать ключевое поле, если это необходимо;

6. Выполнить «Файл»»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;

7. закрыть таблицу.

Ниже описана структура таблицы “Заказы”.

Структура таблицы представлена в Таблице 1.

Таблица 1. Структура таблицы «Заказы»

Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрывается щелчком на кнопке Закрыть.

В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Рис. 3 Схема данных

Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 4), в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рис. 4 Изменение связей

После нажатия кнопки Создать между таблицами будет установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : .

Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей, выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

3.4 Создание запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

3.4.1 Построение запросов в режиме Конструктора

В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы - по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка.

Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому-либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают случаи, когда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

Для изменения следования полей в столбцах нижней части бланка необходимо:

ѕ Выделить столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпустить);

ѕ Еще раз щелкнуть на заголовке и, не отпуская кнопки, перетащить столбец на нужное место.

Для выполнения запроса нужно нажать кнопку на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид > Режим таблицы.

При закрытии для сохранения запроса ему дают имя.

3.5 Создание форм

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи - она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей - ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов и других параметров отображения элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой .

Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.

При запуске базы данных автоматически запускается Главная кнопочная форма (Рис. 5), созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис Служебные программы Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо - объект, над которым выполняется это действие.

Рис.5 Главный кнопочная форма

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Отчеты, Формы).

3.6 Создание отчетов

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки . В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

4. Руководство пользователя

При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма (Рис. 6). На ней представлены кнопки:

Рис. 6 Главная кнопочная форма

§ Продавцы -открывает форму Продавцы;

§ Заказы -открывает форму Заказы;

§ Покупатели -открывает форму Покупатели;

§ Обзор продаж - открывает форму Обзор продаж;

§ Поиск по жанру - открывает форму Поиск по жанру;

§ Дата заказов - открывает форму Дата заказов;

§ Просмотр отчета - открывает форму Просмотр отчета;

§ Общая стоимость - открывает форму Общая стоимость;

§ Выход - служ

§ ит для закрытия БД.

Заключение

В проделанной работе были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных.

Список литературы

1. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.

2. Иллюстрированный самоучитель по Access2010.

3. Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin=CL100570041049

Размещено на Allbest.ru