Разработка базы данных дневного отделения колледжа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Башкортостан

ГАПОУ Стерлитамакский колледж строительства и профессиональных технологий

специальность 09.02.03

«Программирование в компьютерных системах»

Курсовая работа

ПО МДК 02.02.Р1. РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

НА ТЕМУ: «Проектирование базы данных дневное отделение колледжа»

Выполнила:

А.Р. Каримова

Руководитель:

И.И. Шалаева

г. Стерлитамак 2015

Введение

1. Теоретическая часть

Основные объекты Баз Данных

Базы данных -- это инструменты для сбора и структурирования информации. В них может храниться информация о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных вначале представляют собой небольшой список в текстовом процессоре или электронной таблице. Затем, по мере увеличения объема данных, в списке появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать поднаборы данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access 2013.

Компьютерная база данных -- это хранилище объектов. В одной базе данных может быть более одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, -- это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле, как и другие объекты, например формы, отчеты, макросы и модули. У баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2013 и Access 2010), расширение файла -- .accdb, а у баз данных, созданных в более ранних форматах Access, расширение файла -- .mdb. С помощью Access 2013, Access 2010 или Access 2007 можно создавать файлы в более ранних форматах (например, в Access 2000 и Access 2002-2003).

Использование Access позволяет:

· добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

· изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

· удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

· упорядочивать и просматривать данные различными способами;

· обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

Таблица. Таблица базы данных похожа на электронную таблицу -- и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием "Сотрудники" в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле -- отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

1. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Форма . С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Отчет. Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA. база данный запрос интерфейс

Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения. Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 1

Рис. 1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access.

В таблицах хранятся данные, которые вы можете извлекать с помощью запросов. Используя формы, вы можете выводить данные на экран или изменять их. Заметим, что формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью Visual Basic для приложений. События, происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или процедуры VBA. Событие - любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента управления (объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Visual Basic для приложений

2. Практическая часть

Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) «Дневное отделение колледжа», позволяющую вести:

учет поступившихся студентов

учет оценок

учет преподавателей

Основные требования к БД по функциональному набору:

Требования по учету поступившихся студентов

Пополнение базы данных поступившихся студентов в связи с поступлением новых студентов

Удаление из базы данных отчисленных студентов

Поиск необходимых студентов в БД, по ФИО, по группе

Требования по учету преподавателей

Пополнение базы данных преподаватель- «Преподаватель»

Удаление из базы данных преподаватель- «Уволенные преподаватели»

структура базы данных

Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на рис.2

Рис 2. Схема базы данных

Составляющими базу данных являются следующие таблиц:

· Студент

· Дисциплина

· Группы

· Оценки

· Преподаватель

· Преподаватель - дисциплина

Таблица «Студент» предназначен для учета поступившихся всех студентов в данное учебное заведение. Структура таблицы представлен на рисунке 3.

Рис 3. Структура таблицы «Студент»

Таблица «Дисциплина» предназначен для учета имеющихся дисциплин у студентов. Структура таблицы представлена на рисунке 4.

Рис 4. Структура таблицы «Дисциплина»

Таблица «Группы» предназначена для учета всех групп. Структура таблицы представлен на рисунке 5.

Рис 5. Структура таблицы «Группа»

Формы

Для реализации интерфейса созданы формы.

Для работы с данной базой создана главная кнопочная форма в режиме конструктора формы. Она открывается после введения логина и пароля. Этому способствует макрос autoexec

Запросы

Для реализации необходимых функции по ведению базы данных были созданы следующие запросы:

§ Дисциплина преподаватель

§ Оценки за семестр

§ Итоги семестра

§ Список группы и т.д

Запрос «Дисциплина- преподаватель» построена с помощью трех таблиц. Тип запроса - выборка. Запрос предназначен для вывода на экран преподавателей ведущих дисциплин. На его основе формируется таблица, показанная.

Запрос «Оценки за семестр» построена с помощью 5 таблиц. Тип запроса - выборка. В качестве условия для отбора записей определено выражение [Введите группу.] для текущей записи в форме, предназначенной для поиска оценок в определённой группы. Форма для ввода данных показана.

Запрос «Изменение оплаты». Тип запроса - обновление. Данный запрос изменяет суммы оплаты на 10% в таблице «Группы». Изменение оплаты показано на рис. 15.

Запрос «Удаление- преподавателей». Тип запроса - удаление. Данный запрос удаляет данные из таблицы «Преподаватель». Чтобы удалить нужного вам сотрудника надо ввести код преподавателя после чего из таблицы «Преподаватель» удаляется данная запись с таким кодом. Удаление показано.

Заключение

Современные технологии не стоят на месте. Также не стоят на месте и технологии разработки прикладных программ. Имеются десятки специальных программ для создания всевозможных приложений, которые помогают людям, как в быту, так и на работе. Одной из таких программ является Microsoft Access. Microsoft Access -- это система управления базами данных (СУБД). С помощью Microsoft Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

В данной работе был представлен процесс разработки базы данных дневного отделения колледжа в среде Microsoft Access. Практическая значимость данной работы заключается в том, что полученные практические и теоретические знания помогут мне в моей будущей специальности.

Целью курсового проекта являлось создание базы данных в среде Microsoft Access на тему: «Проектирование БД дневное отделение колледжа».

Для достижения поставленных целей были выдвинуты следующие задачи:

1.Эффективная структуризация информации, что позволяет сэкономить время и деньги.

2.Исключение или сведение к минимуму повторяющихся данных путем задания эффективной структуры.

3.Обеспечение всем пользователям быстрого доступа к информации базы данных.

4.Обеспечение расширения базы новыми данными.

5.Обеспечение целостности данных для того, чтобы база содержала только проверенную информацию.

6.Предотвращение несанкционированного доступа к данным.

7.Предоставление доступа только к той информации, которая необходима для работы отдельному пользователя или группе пользователей.

8.Возможность добавления или редактирования информации базы данных только определенным лицам.

9.Облегчение создания приложений, предназначенных для ввода, редактирования, вывода данных, а так же ведения отчетности.

Список литературы

1. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2001. - 304с.

2. Хомоненко А.Д., Гридин В.В. Microsoft Access. Быстрый старт. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 304с.

3. Золотова С.И. Практикум по Access. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 144с.

4. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных: В 2-х кн. Кн. 1. Пер. с англ. - М.: Мир, 1985. - 287с.

5. Кузин А.В., Демин В.М. Разработка баз данных в системе Microsoft Access: - учебник. - 2 изд., - М.:Форум: ИНФРА-М, 2007

Размещено на Allbest.ru