Разработка базы данных отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных. Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД.

Целью данной курсовой работы является проектирование базы данных отдела кадров организации.

Объектом исследования является база данных отдела кадров.

Предмет исследования: реляционная СУБД Microsoft Office Access 2013.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-изучить теоретические основы по разработке баз данных;

-разработать программное обеспечение с удобным графическим интерфейсом;

-определить исходные данные для базы, а именно ФИО сотрудников, их личную информацию, информацию о трудовой деятельности в организации;

Основной задачей курсового проекта является разработка программы, которая способна хранить большой объем информации, позволять пользователю просматривать необходимую информацию через удобный графический интерфейс, осуществлять поиск, добавление, удаление и изменение данных.

ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ

база данные приложение таблица

1.1 Постановка задачи

В данной курсовой работе необходимо спроектировать базу данных «Отдел кадров», в которой необходимо обеспечить предоставление информации о сотрудниках организации, которая включает как личные данные, так и данные о трудовой деятельности на предприятии. База данных позволит просматривать необходимую информацию, добавлять новые сведения, удалять и изменять их.

Данная база проектировалась на примере отдела кадров космического агентства, но она не имеет узкую направленность только для одной организации. Эту базу можно использовать для любой организации любого профиля деятельности.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту её поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причём каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчёты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Основными объектами базы данных являются:

Сотрудники (Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Фото);

Личная карточка сотрудника (Код карточки, Код сотрудника, Дата рождения, Адрес, Телефон);

Образование (Код учреждения образования, Код сотрудника, Название, Тип, Специальность, Год окончания);

Паспортные данные (Код паспорта, Код сотрудника, Серия, Номер, Орган выдачи, Дата выдачи);

Данные о составе семьи (Код семьи, Код сотрудника, ФИО, Степень родства, Дата рождения);

Трудовая деятельность сотрудника в организации (Код трудовой, Код сотрудника, Должность, Номер приказа, Дата приказа, Начало работы);

Отелы (Код отдела, Название, Начальник отдела, Телефон);

Должности в организации (Код должности, Код отдела, Должность, Оклад);

1.2 Создание таблиц

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о типе профессий. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как наименование профессии, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. Рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

1) Не должно быть повторений между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии сотрудников.

2) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, история перемещений сотрудников и основная информация о работниках хранятся в разных таблицах.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о сотрудниках могут содержаться поля с именем, адресом и национальностью работник.

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

- Текстовый. Текст или число, не требующие проведения расчётов.

- МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

- Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

- Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

- Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

- Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

- Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

В данном проекте были созданы следующие таблицы: Т1_Сотрудники, Т2_Отдел, Т3_ЛичнаяКарточка, Т4_Образование, Т5_СоставСемьи, Т6_Паспорт, Т7_Трудовая деятельность, Т8_Должность.

Рисунок 1.2.1 - Таблица «Т1_Сотрудники»

Рисунок 1.2.2 - Таблица «Т2_Отдел»

Рисунок 1.2.3 - Таблица «Т3_ЛичнаяКарточка»

Рисунок 1.2.4 - Таблица «Т4_Образование»



Рисунок 1.2.5 - Таблица «Т5_СоставСемьи»

Рисунок 1.2.6 - Таблица «Т6_Паспорт»

Рисунок 1.2.6 - Таблица «Т8_Должность»

1.3 Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками. Для данного проекта схема данных изображена на рисунке 1.3.1.

Рисунок 1.3.1 - Реляционная схема данных



ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА И ОПИСАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

2.1 Проектирование запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

При создании запросов использовался язык SQL. Этот язык является декларативным: с его помощью можно указать результат, который требуется получить в результате запроса, написанного на SQL, но не указывается процедура достижения этого результата. SQL является общепризнанным стандартом и поддерживается большинством систем управления реляционных баз данных.

Далее приводятся коды запросов к базе данных «Отдел кадров фирмы» на языке SQL.

1) Запрос на отображение сотрудников, которые празднуют день рождения в текущем месяце:

SELECT Т1_Сотрудники.Фамилия, Т1_Сотрудники.Имя, Т1_Сотрудники.Отчество, Т3_ЛичнаяКарточка.[Дата рождения]

FROM Т1_Сотрудники INNER JOIN Т3_ЛичнаяКарточка ON Т1_Сотрудники.КдСтр=Т3_ЛичнаяКарточка.КдСтр

WHERE month(Т3_ЛичнаяКарточка.[Дата рождения]) = month(now());



2) Запрос на отображение личной информации сотрудников

SELECT Т1_Сотрудники.КдСтр, Т1_Сотрудники.Фамилия, Т1_Сотрудники.Имя, Т1_Сотрудники.Отчество, Т3_ЛичнаяКарточка.Пол, Т3_ЛичнаяКарточка.[Дата рождения], Т3_ЛичнаяКарточка.Адрес, Т3_ЛичнаяКарточка.Телефон, Т4_Образование.[Название УО], Т4_Образование.Специальность, Т4_Образование.[Год окончания], Т6_Паспорт.Серия, Т6_Паспорт.Номер, Т6_Паспорт.[Кем выдан], Т6_Паспорт.[Дата выдачи], Т1_Сотрудники.Фото

FROM (Т1_Сотрудники INNER JOIN Т4_Образование ON Т1_Сотрудники.КдСтр = Т4_Образование.КдСтр) INNER JOIN (Т3_ЛичнаяКарточка INNER JOIN Т6_Паспорт ON Т3_ЛичнаяКарточка.КдСтр = Т6_Паспорт.КдСтр) ON (Т4_Образование.КдСтр = Т6_Паспорт.КдСтр) AND (Т1_Сотрудники.КдСтр = Т3_ЛичнаяКарточка.КдСтр) AND (Т3_ЛичнаяКарточка.КдСтр = Т4_Образование.КдСтр);

3) Запрос на нахождение личной информации отпределенного сотрудника - добавляется инструкция WHERE к предыдущему запросу:

WHERE Т1_Сотрудники.Фамилия = [Введите фамилию];

4) Запрос, который выводит ФИО и оклад сотрудников по возрастанию

SELECT Т1_Сотрудники.Фамилия, Т1_Сотрудники.Имя, Т1_Сотрудники.Отчество, Т8_Должность.Оклад

FROM Т8_Должность INNER JOIN (Т1_Сотрудники INNER JOIN [Т7_Трудовая деятельность] ON Т1_Сотрудники.КдСтр = [Т7_Трудовая деятельность].КдСтр) ON Т8_Должность.Должность = [Т7_Трудовая деятельность].Должность

ORDER BY Т8_Должность.Оклад;

5) Запрос о составе семьи сотрудников

SELECT Т1_Сотрудники.КдСтр, [Степень родства], ФИО, [Дата рождения]

FROM Т1_Сотрудники INNER JOIN Т5_СоставСемьи ON Т1_Сотрудники.КдСтр=Т5_СоставСемьи.КдСтр;

6) Запрос, который отображает информацию о сотрудниках по отделам

SELECT Т1_Сотрудники.КдСтр, Т1_Сотрудники.Фамилия, Т1_Сотрудники.Имя, Т1_Сотрудники.Отчество, [Т7_Трудовая деятельность].Должность, Т8_Должность.Оклад, [Т7_Трудовая деятельность].[Номер приказа], [Т7_Трудовая деятельность].[Дата приказа], [Т7_Трудовая деятельность].[Начало работы], [Т2_Отдел].Название, [Т2_Отдел].[Начальник отдела]

FROM Т1_Сотрудники INNER JOIN ((Т2_Отдел INNER JOIN Т8_Должность ON [Т2_Отдел].КдОтдела=Т8_Должность.КдОтдела) INNER JOIN [Т7_Трудовая деятельность] ON Т8_Должность.[Должность] = [Т7_Трудовая деятельность].[Должность]) ON Т1_Сотрудники.[КдСтр] = [Т7_Трудовая деятельность].[КдСтр];

7) Запрос, который отображает трудовую деятельность определенного сотрудника

SELECT Т1_Сотрудники.КдСтр, Т1_Сотрудники.Фамилия, Т1_Сотрудники.Имя, Т1_Сотрудники.Отчество, [Т7_Трудовая деятельность].Должность, Т8_Должность.Оклад, [Т7_Трудовая деятельность].[Номер приказа], [Т7_Трудовая деятельность].[Дата приказа], [Т7_Трудовая деятельность].[Начало работы], [Т2_Отдел].Название, [Т2_Отдел].[Начальник отдела]

FROM Т1_Сотрудники INNER JOIN ((Т2_Отдел INNER JOIN Т8_Должность ON [Т2_Отдел].КдОтдела=Т8_Должность.КдОтдела) INNER JOIN [Т7_Трудовая деятельность] ON Т8_Должность.[Должность] = [Т7_Трудовая деятельность].[Должность]) ON Т1_Сотрудники.[КдСтр] = [Т7_Трудовая деятельность].[КдСтр]

WHERE Т1_Сотрудники.Фамилия = [Введите фамилию сотрудника];

8) Запрос, показывающий фонд заработной платы в каждом отделе

SELECT [Т2_Отдел].Название, Sum(Т8_Должность.Оклад) AS [Фонд заработной платы]

FROM Т2_Отдел INNER JOIN Т8_Должность ON [Т2_Отдел].КдОтдела=Т8_Должность.КдОтдела

GROUP BY [Т2_Отдел].Название;

9) Запрос на удаление всех данных о сотруднике

DELETE DISTINCTROW Т1_Сотрудники AS Выражение1, Т3_ЛичнаяКарточка AS Выражение2, Т4_Образование AS Выражение3, Т5_СоставСемьи AS Выражение4, Т6_Паспорт AS Выражение5, [Т7_Трудовая деятельность] AS Выражение6, Т1_Сотрудники.КдСтр

FROM Т1_Сотрудники

WHERE (((Т1_Сотрудники.КдСтр)=[Введите код сотрудника]));

2.2 Проектирование форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати и создания сообщений.

Работа приложения начинается с главной формы “Меню”. Для открытия этой формы при запуске приложения используется макрос AutoExec, который содержит макрокоманды для открытия формы и вывода сообщения-приветствия.

Рисунок 2.2.1 - Макрос “AutoExec”

В главной форме отображаются главные операции, которые могут быть выполнены в приложении: просмотр личной и трудовой информации всех или одного сотрудника, добавление, изменение и удаление записей, а также просмотр дней рождения сотрудников в текущем месяце.



Рисунок 2.2.2 - Главная форма «Меню»

Если мы выберем кнопку «Все сотрудники», то откроется форма, изображенная на рисунке 2.2.3. Чтобы открыть форму использовалась процедура, написанная на языке VBA, общий вид которой:

Private Sub ИмяКнопки_Click()

DoCmd.OpenForm "ИмяФормы", acNormal

Рисунок 2.2.3 - Форма «ТрудоваяВсе»



Рисунок 2.2.4 - Отчет об окладах сотрудников

В данной форме мы можем просматривать информацию о трудовой деятельности сотрудников по отделам, а также контактную информацию начальника отдела. Кнопки с изображением «+» позволят просмотреть отчеты по фонду заработной платы и окладам сотрудника.

Кнопки с изображением «дома» и «красного крестика» позволяют вернуться в главное меню или закрыть форму соответственно. Вернувшись в главное меню, мы можем выбрать следующую функцию - поиск информации о трудовой деятельности по определенному сотруднику. Для этого нам нужно ввести фамилию в появившемся окне, и затем откроется форма для нужного сотрудника:

Рисунок 2.2.5 - Ввод параметра для поиска и форма «ТрудоваяПоиск»

Здесь также можно вернуться в главное меню или закрыть форму. Теперь рассмотрим операции в графе «Личная информация». Кнопка «Все сотрудники» покажет нам личные данные всех сотрудников:



Рисунок 2.2.6 - Форма «ЛичнаяВсе»

Мы можем просматривать записи, переходя по стрелкам влево и вправо, также вернуться в главное меню или закрыть форму.

Следующая функция - поиск сотрудника, она аналогична поиску трудовой информации о сотруднике. Мы также вводим необходимую фамилию, и открывается форма «ЛичнаяСотрудник», где кроме контактных, паспортных и данных об образовании отображаются еще данные о составе семьи. Для этого была создана подчиненная форма, источником записей для которой служит запрос о составе семьи сотрудников. Эта форма представлена в виде таблицы, которая связывается с подчиненной через поле «КдСтр». Результат ввода фамилии «Михайлов» изображен на рисунке 2.2.6.



Рисунок 2.2.7 - Форма «ЛичнаяСотрудник»

Из этой формы также можно выйти или вернуться в главное меню.

Следующая важная функция - добавление записи о новом сотруднике. При нажатии на кнопку «Добавить запись» откроется форма «Добавить запись», в которой вводятся все данные, как личные, так и о трудовой деятельности на предприятии. Для этого используется набор вкладок, где мы можем переключаться среди областей для ввода информации. Также здесь нужно вставить фото в специальную рамку. Помощь для вставки объекта откроется при нажатии на кнопку со значком «?», которая находится с правой стороны рамки.



Рисунок 2.2.8 - форма «Добавить запись» с открытой вкладкой «Личная карточка»

Рисунок 2.2.9 - форма «Добавить запись» с открытой вкладкой «Трудовая деятельность»



Рисунок 2.2.10 - Помощь во вставке объекта типа OLE

После того, как мы нажмем кнопку «Добавить», выполниться код, написанный на VBA и откроется модальное окно с предложением ввести информацию о составе семьи сотрудника (Рисунок 2.2.10). Чтобы добавить данные во все таблицы использовалась технология DAO - Data Access Objects. Ниже представлена процедура, отрабатывающаяся при нажатии кнопки «Добавить»:

Private Sub AddRec2_Click()

Dim rst As Recordset

Dim n As Integer

' Открытие таблицы

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т1_Сотрудники")

' Добавление новой записи

rst.AddNew

rst.Fields("Фамилия") = Me.Фамилия.Value

rst.Fields("Имя") = Me.Имя.Value

rst.Fields("Отчество") = Me.Отчество.Value

rst.Fields("Фото") = Me.Фото.Value

n = rst.Fields("КдСтр").Value

rst.Update

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т3_ЛичнаяКарточка")

rst.AddNew

rst.Fields("КдСтр") = n

rst.Fields("Пол") = Me.Пол.Value

rst.Fields("Дата рождения") = Me.ДатаРождения.Value

rst.Fields("Телефон") = Me.Телефон.Value

rst.Fields("Адрес") = Me.Адрес.Value

rst.Update

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т4_Образование")

rst.AddNew

rst.Fields("КдСтр") = n

rst.Fields("Название УО") = Me.УО.Value

rst.Fields("Специальность") = Me.Специальность.Value

rst.Fields("Год окончания") = Me.ГодОкончания.Value

rst.Fields("Тип") = Me.Тип.Value

rst.Update

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т6_Паспорт")

rst.AddNew

rst.Fields("КдСтр") = n

rst.Fields("Серия") = Me.Серия.Value

rst.Fields("Номер") = Me.Номер.Value

rst.Fields("Кем выдан") = Me.Орган.Value

rst.Fields("Дата выдачи") = Me.ДатаВыдачи.Value

rst.Update

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т7_Трудовая деятельность")

rst.AddNew

rst.Fields("КдСтр") = n

rst.Fields("Должность") = Me.Должность.Value

rst.Fields("Номер приказа") = Me.НомерПриказа.Value

rst.Fields("Дата приказа") = Me.ДатаПриказа.Value

rst.Fields("Начало работы") = Me.НачалоРаботы.Value

rst.Update

' Открытие формы «Модальное окно»

DoCmd.OpenForm "Модальное окно", acNormal

End Sub

Рисунок 2.2.11 - Форма «Модальное окно»

Если мы нажимаем кнопку «ОК», то откроется форма для добавления поочередно членов семьи. При нажатии «Отмена» окно просто закроется.

Рисунок 2.2.12 - Форма «ДобСемью»

Здесь мы вводим необходимые данные, затем нажимаем кнопку с изображением «галочки». Запись будет добавлена в таблицу Т5_СоставСемьи и появится сообщение об успешном добавлении записи. Мы можем добавлять записи нужное число раз. Процедура по нажатию кнопки:

Private Sub AddFam_Click()

Dim rst As Recordset

Dim n As Integer

' Открытие таблицы Т1_Сотрудники и присвоение переменной кода последнего сотрудника в таблице

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т1_Сотрудники")

rst.MoveLast

n = rst.Fields("КдСтр").Value

' Открытие таблицы Т5_СоставСемьи и добавление записей

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Т5_СоставСемьи")

rst.AddNew

rst.Fields("КдСтр") = n

rst.Fields("Степень родства") = Me.Родство.Value

rst.Fields("ФИО") = Me.ФИО.Value

rst.Fields("Дата рождения") = Me.ДатаСемья.Value

rst.Update

MsgBox "Запись добавлена"

End Sub

Когда необходимо выйти, просто нажимаем кнопку с изображением «крестика».

В любой организации происходят такие процессы как найм и увольнение сотрудников. Если сотрудник уволен и организации не нужно хранить лишние данные о нем, то их можно просто удалить. Для этого используется кнопка «Удалить запись». Она работает на основе запроса на удаление: мы вводим код сотрудника в качестве параметра запроса и из всех таблиц базы данных удаляется запись с этим кодом. К примеру, введя код «8» мы получим следующее сообщение:



Рисунок 2.2.13 - Сообщение об удалении записи

Нажав «Да» запись будет удалена.

Также в этом приложении мы можем изменять данные. Нажав кнопку «Изменить данные» откроется форма, где необходимо будет выбрать имя таблицы из предложенных в списке. Для этого используется элемент управления «Поле со списком» с именем «ВыборТаблиц».

Рисунок 2.2.14 - Форма «Изменить данные»

После того, как мы выберем необходимую таблицу, нажимаем кнопку «Открыть». В результате откроется нужная таблица для редактирования данных:

Рисунок 2.2.15 - Таблица «Т4_Образования» открыта для редактирования



Листинг процедуры для обработки события кнопки «Открыть»

Private Sub Кнопка0_Click()

Dim txt As String

txt = Me.ВыборТаблиц.Value

DoCmd.OpenTable txt, acViewNormal

End Sub

И последняя функция - это просмотр дней рождения в текущем месяце.

Для этого используется кнопка с изображением «подарка». Нажав на нее, откроется форма, в которой поочередно будут отображены сотрудники с датой рождения в текущем месяце. Эта форма работает с помощью запроса «ДеньРождения».

Рисунок 2.2.16 - Форма «ДеньРождения»



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты: таблицы для сохранения данных; запросы для поиска и извлечения только требуемых данных; формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Разработанная в данной работе база данных для решения задач документооборота на складе, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчётный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них). Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

Сила базы данных состоит не в её способности хранить информацию, а в том, что можно быстро найти в ней как раз то, что нужно.

Один из способов поиска данных в базе данных Access -- создание запросов. Запросы позволяют находить информацию и просматривать, изменять или анализировать её самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также использовать для работы с другими объектами Access.

Кроме запросов базы данных позволяют быстро создавать отчёты, выводя при этом только нужную информацию. Всё это способствует быстрому поиску нужной информации в больших по объёму базах данных.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э. Office XP. Самоучитель. 2-е изд. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2003. - 432 с.

2. Гедранович, В.В. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учебно-методический комплекс. 2-е изд., стереотип. / В.В. Гедранович, Ю.В. Змеева. - Мн.: Изд-во МИУ, 2006. - 160 с.

3. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 2001. - 252 с.

4. Когаловский М.Р. Абстракции и модели в системах баз данных Системы управления базами данных. - 1998. - №4-5

5. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2007. - М.: ОЛМА Медиа Групп, 2007. - 896 с.: ил.

6. Меняев, М.Ф. Microsoft Office XP: Эффективный самоучитель: Учеб. пособие по спец. «Менеджмент орг.» / М.Ф. Меняев. - 2-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2006. - 432 с.

7. Пасько В.П. Самоучитель работы на персональном компьютере. 6-е изд., переработанное. - Спб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2004.

8. Питер Пин-Шен Чен. Модель «сущность-связь» - шаг к единому представлению данных //СУБД. - 1995. - №3. - с. 137-158.

9. Прикладная информатика: Практикум: Учеб. пособие / Е.А. Гришина, С.К. Койпыш, М.Г. Манюк и др.: Под общ. ред. С.В. Сочнева. - Минск.: Выш. шк., 2002. - 223 с.

10. Рудковская Е. А. Как эффективно использовать компьютер: Работа с базами данных Microsoft Access. Учебное пособие. - Мн.: Институт приватизации и менеджмента, 2001.

11. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2001. 480 с.

Размещено на Allbest.ur

...