Ввод и форматирование данных в microsoft excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Конспект вводной лекции по информатике на тему: «Ввод и форматирование данных в microsoft excel»

Запускаем программу.

После запуска Excel экран примет вид

Рис. 1

Заголовок окна Microsoft Excel, как и заголовок окна Microsoft Word, содержит имя открытого в данный момент документа. Если вы еще не разу не сохраняли документ, то в заголовке окна будет написано Книга1 (или Книга2 и т.д.) Каждая Книга состоит из рабочих листов. Количество рабочих листов во вновь созданной Книге зависит от версии Excel. Каждый рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами. Пересечения строк и столбцов называются ячейками. Сочетание буквы, обозначающей столбец, и номера строки называется именем, адресом ячейки или ссылкой на ячейку. Это имя отображается в поле имени. В окне Excel видна лишь часть рабочего листа. Переместиться к нужному фрагменту можно при помощи полос прокрутки.

Добавление/Удаление листа

Книга Excel содержит фиксированное количество рабочих листов. Перемещаться по листам книги можно щелкая мышкой по вкладышам рабочих листов (рис.1).

Добавить новый лист в Книгу можно с помощью команды Вставка -Лист. Для того чтобы удалить существующий лист из Книги, нужно щелкнуть мышкой по вкладышу требуемого листа и выполнить команду Правка - Удалить лист.

Перемещение по листу

Выделенной, выбранной или текущей ячейкой считается та, которая обведена в рамку (рис. 1). Чтобы выделить другую ячейку, щелкните по ней мышью или воспользуйтесь клавишами управления курсором. Перейти к другому листу можно, щелкнув по вкладышу с именем требуемого листа.

Ввод и редактирование данных ячейки

Вводить текст, числа и формулы можно непосредственно в любую выделенную ячейку рабочего листа. В процессе ввода Excel автоматически распознает, что вы вводите: текст, числа или формулы.

Отредактировать введенные данные можно в строке формул (рис. 1) или непосредственно в ячейке. Для того чтобы отредактировать данные непосредственно в выделенной ячейке, нужно дважды щелкнуть по ней, а затем переместить текстовый курсор внутри ячейки в ту позицию, куда необходимо внести изменения.

Для редактирования в строке формул выделите ячейку, щелкните по строке формул, а затем переместите текстовый курсор в ту позицию, куда необходимо внести изменения. Во время редактирования можно внести новую информацию или удалить лишнее.

Работа с ячейками

Текущая ячейка считается выделенной. Чтобы выделить несколько смежных ячеек, нужно щелкнуть на первой из них, затем нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на последней из выделяемых ячеек. То же самое можно сделать только мышью. Для этого нажмите левую кнопку мыши на первой ячейке и, не отпуская ее, передвиньте указатель мыши к последней ячейке.

Для выделения несмежных ячеек, щелкните на первой из них, затем нажмите клавишу Ctrl и. не отпуская ее, щелкайте на других ячейках, которые хотите выделить. Повторный щелчок по выделенной ячейке снимет выделение.

Выделить все ячейки листа можно нажав на кнопку Выделить все (рис. 1).

Форматирование данных с помощью панели инструментов Форматирование

Составляя документ важно разместить на нем информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. Нужно отметить, что вводимые в ячейку данные Excel размешает автоматически следующим образом: текст выравнивает по левому краю ячейки, числа, даты - по правому краю. Задать свой собственный формат ячейки можно с помощью кнопок панели Форматирования (рис.2).

Рис. 2. Панель инструментов Форматирование

Кнопки шрифтов позволяют для выделенных ячеек изменить тип шрифта, размер шрифта и начертание.

Кнопки выравнивания позволяют для выделенных ячеек установить выравнивание данных по левому краю, по центру, по правому краю или объединить группу ячеек в одну, разместив данные по центру.

Кнопки форматирования чисел позволяют установить денежный, процентный форматы или формат с разделителем. А также увеличить или уменьшить разрядность вывода числовых данных.

Кнопка линии рамки позволяет установить границы ячейки или группы выделенных ячеек. Кнопки цвета позволяют задать цвет заливки ячейки и цвет шрифта. Замечание. Действия, выполняемые при нажатии кнопок панели Форматирование, дублируют наиболее важные и часто используемые команды Формат/Ячейки.

Работа со строками и столбцами. Выделение строк, столбцов листа

Выделить целую строку или столбец можно, щелкнув по заголовку строки или столбца. Выделить группу строк или столбцов можно (как и в случае выделения ячеек) при помощи клавиш Shift и Ctrl.

Выделенную строчку или столбец можно удалить с помощью команды Правка - Удалить. При этом выделенная строка (столбец) целиком удаляется с листа, а следующие за ней строчки (столбцы) перенумеруются (переименовываются).

Изменение высоты строк и ширины столбцов

Может оказаться, что данным в ячейке не хватает стандартной ширины столбца или высоты строки. В этом случае следует изменить ширину столбца или высоту строки. Для этого нужно щелкнуть дважды на правой границе заголовка столбца или нижней границы заголовка строки. Строка или столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа или самого длинного текста в этих рядах ячеек.

Размеры строк и столбцов можно менять произвольным образом, перетаскивая мышью границы их заголовков.

Замечание. Содержимое выделенных ячеек, строк, столбцов можно:

удалить: для этого нужно нажать клавишу Delete; при этом удалится содержимое только строки (столбца).

скопировать: для этого нужно последовательно выполнить действия

· Правка - Копировать (Edit - Copy);

· перейти в нужную ячейку;

· Правка - Вставить (Edit - Paste);

3.перенести в другае ячейки: для этого нужно последовательно выполнить действия

· Правка - Вырезать (Edit- Cut)

· перейти в нужную ячейку

· Правка Вставить (Edit- Paste).

Использование автозаполнения

Автозаполнение используется для ввода в блок ячеек последовательности или прогрессии данных.

Для того чтобы ввести числовую последовательность, достаточно ввести первые два элемента, а затем использовать Автозаполнение. Например, в ячейке С1 наберите 1, а в ячейке D1 - 3. Выделите ячейки С1:D1. Установите курсор мыши в нижний правый угол ячейки D1. При этом указатель примет вид «крестика». Перетащите мышью «крестик» (маркер заполнения) до ячейки Н1. Выделенный диапазон ячеек С1:Н1 будет заполнен числами 1, 3, 5, 7, 9, 11.

Если вводить последовательность месяцев в году или дней недели, то достаточно набрать только первый член последовательности, оставшиеся элементы будут введены автоматически. Например, в ячейке А2 наберите Январь. Установите курсор мыши в нижний правый угол ячейки А2. Перетащите мышью маркер заполнения до ячейки А13. Выделенный диапазон ячеек А2:А13 будет заполнен названиями месяцев.

1. Сделайте текущей ячейку D3 при помощи мыши. Вернитесь в ячейку А2 при помощи клавиш управления курсором. Сделайте текущим лист 3. Вернитесь к листу 1.

2. Выделите по очереди: ячейку G8, строку 2, столбец D, блок С2:F10, рабочий лист. Выделите одновременно блоки F5:G10, H15:I15, C18:F20.

3. Занесите в ячейку А1 текст «Туры во Францию». В ячейку В1-1997 (год образования фирмы). В ячейку С1 - текущий год. В ячейку D1 занесите формулу =С1-В1.

4. При помощи мыши измените ширину столбца А так, чтобы текст был виден полностью. Ширину столбцов В, С, D сделайте минимальной.

5. При помощи меню сделайте высоту строки 1 равной 30. отмените изменения.

6. Определите возраст фирмы в следующем году (заменить текущий год в ячейке С1 на следующий).

7. Отредактировать текст в ячейке А1. Новый текст - «Туры в Италию». Размер шрифта для нового текст установите 14 и сделайте его полужирным. Выделите блок А1:D1 и переместите его на строку ниже. Верните блок на прежнее место. Скопируйте его в строки 3, 5, 7.

8. Выделите строку 7 и заполните выделенными данными строки по 15-ю включительно.

9. Скопируйте столбец С в столбцы Е, F, G.

10. Выделите блок A10:G15 и очистите его. Удалите столбец Е. Удалите содержимое ячейки G9. Удалите содержимое столбца Е.

11. В ячейку G10 занесите текст «январь». В ячейку Н10 занесите текст «февраль». Выделите блок GlO:H10. Поставьте указатель мыши па маленький квадратик в правый нижний угол ячейки Н10. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, двигайте мышь вправо, пока рамка не охватит ячейки G10:M10.

12. Отформатируйте текст в ячейках G10:M10 так, чтобы он располагался по центру, а цвет шрифта был синим.

13. Используя автозаполнение сделайте следующее: внесите в ячейки G11:М11 дни недели, начиная с понедельника; в ячейки G12:M12 - года, начиная с 1990.

Составление простейших формул

Для вычислений в Excel используются различные формулы, которые могут быть простыми и сложными. В Excel ввод формул в ячейках необходимо начинать с арифметического оператора «=».

Простейшие формулы, такие как сложение, вычитание, умножение или деление, состоят из двух частей: оператора и адресов ячеек, из которых берутся данные.

В ячейку А1 запишите число 7, в ячейку В1 - 5, в ячейку С1 запишите формулу =А1*В1 и нажмите клавишу Enter. После этого в ячейке С1 будет отображаться результат вычисления введенной формулы, а в строке формул - сама формула.

Если изменить значения ячеек А1 или В1, то автоматически пересчитывается содержимое ячейки С1. Если в ячейку А1 или ячейку В1 ввести не числовые данные, например текст, то вычисление по формуле станет невозможным и в ячейке С1 выведется об этом сообщение.

Замечание. При составлении формулы адрес ячейки можно вводить не вручную. Чтобы адрес ячейки вставился в формулу автоматически, нужно щелкнуть по ячейке мышкой.

Использование Мастера функций при составлении формул

Вызвать мастер функций можно с помощью команды главного меню Вставка - Функция или с помощью кнопки - «Вставка функции» Стандартной панели инструментов.

Использование функции Макс

В Excel создайте новый файл и сохраните его с именем exm.xls.

В этом файле на первом листе в ячейки А1:Е1 введите соответственно 3, -4, 2, 56, 0.

Выделите ячейку F1 и нажмите кнопку «Вставка функции». В открывшемся диалоговом окне «Мастер функций - шаг 1 из 2» выберите категорию функций «Статистические», функцию - «Макс», которая возвращает максимальное значение из списка аргументов, игнорируя логические и текстовые данные.

Нажмите кнопку «ОК». Откроется диалоговое окно «Мастер функций шаг 2 из 2». Замечание. Как видим, в поле «Число1» указан диапазон ячеек, в которых хранятся требуемые данные. Если диапазон данных указан не верно, то его можно исправить. Для этого нужно щелкнуть в поле «Число 1», стереть содержимое этого поля и указать нужный диапазон. В этом же окне выводится результат вычисления и подробные сведения о самой функции.

Нажмите кнопку «ОК». В ячейке F1 отобразится результат вычислений.

Использование функции МИН

В ячейку G1 вставьте функцию «МИН», которая возвращает минимальное значение из списка аргументов, игнорируя логические и текстовые данные. Для этого:

Откройте файл exm.xls, если он закрыт.

На его первом листе выделите ячейку Е1 и нажмите кнопку «Вставка функции».

В открывшемся диалоговом окне «Мастер функций - шаг 1 из 2» выберите категорию - «Статистические», функцию - «МИН».

Нажмите кнопку «ОК». Откроется диалоговое окно «Мастер функций шаг 2 из 2». В строке Число 1 вместо предложенного диапазона задайте нужный диапазон А1:Е1.

5. Нажмите кнопку «ОК». В ячейке G1 отобразится результат вычислений.

6. Сохраните результаты вычислений.

Использование функции Сумм

Функция Сумм предназначена для суммирования аргументов. Она содержится в категории Математические. Вставить ее в нужную ячейку можно точно таким же образом, как мы вставляли функции Макс и Мин с помощью кнопки «Вставка функции». Однако в Excel при решении различных задач часто приходится суммировать, поэтому на Стандартной панели инструментов этой функции соответствует отдельная кнопка Научимся ею пользоваться:

Откройте файл exm.xls, если он закрыт.

Выделите ячейку H1 и нажмите кнопку.

«Проанализировав» данные, хранящиеся в соседних с ячейкой H1, Excel предположит, что вы хотели просуммировать данные диапазона A1:G1, по этому запишет в ячейку H1 формулу =CУMM(Al:Gl).

4.Если вы согласны с «решением» Excel, то нажмите.Enter, если не согласны, то удалите из формулы предложенный

5. Сохраните результаты вычислений.

Замечания

После выполнения примеров к ячейке F1 хранится максимальное значение диапазона А1:Е1, в ячейке G1 - минимальное значение диапазона А1:Е1, в ячейке H1 сумма - элементов диапазона А1:Е1.

Редактирование формул, содержащих стандартные функции

Если вы вставили в ячейку стандартную функцию, но допустили ошибку, например, неверно указали обрабатываемый диапазон данных, то исправить ошибку можно двумя способами.

1 способ. Выделить ячейку, содержащую функцию, и нажать клавишу Delete, т.e. удалить содержимое ячейки. После чего нужно вставить функцию заново.

2 способ

Выделить ячейку, содержащую функцию, и нажать кнопку «Вставка функций».

Откроется диалоговое окно «Мастер функций шаг 2 из 2», в котором нужно будет откорректировать рассматриваемые диапазоны данных.

Составление сложных формул, содержащих стандартные функции

Использование нескольких стандартных функций в одной формуле

Откройте файл exm.xls, если он закрыт.

Скопируйте диапазон А1:Е1 с первого листа на второй.

Выделите ячейку F1 и нажмите кнопку «Вставка функций».

Выберите функцию Макс и задайте диапазон для подсчета А1:Е1. Нажмите кнопку «ОК».

Поставьте курсор в строку формул и введите символ «+».

Нажмите кнопку «Вставка функций».

Выберите функцию Мин и задайте диапазон для подсчета А1:Е1. Нажмите кнопку «ОК». В ячейке F1 отразится результат суммирования максимального и минимального значений диапазона А1:Е1, который совпадет со значением ячейки H1 первого листа. При этом отдельных ячеек для хранения максимального и минимального значений не потребуется.

Сохраните результат вычислений.

Вложение одной функции в другую

Откройте файл exm.xls, если он закрыт.

Скопируйте диапазон А1:Е1 с первого листа на третий.

Выделите ячейку F1 и нажмите кнопку «Вставка функций».

Выберите функцию Сумм нажмите кнопку «ОК».

Поставьте курсор в строку Число 1 и сотрите указанный там диапазон.

Нажмите на кнопку, расположенную рядом с Полем имени (рис. 1). Раскроется список десяти последних использованных функций и ссылка на Другие функции.

Замечание. Если в раскрывшемся списке щелкнуть мышкой по имени одной из десяти последних использованных функций, то откроется окно «Мастер функций шаг 2 из 2», соответствующее выбранной функции. Если щелкнуть по ссылке Другие функции, то откроется «Мастер функций шаг 1 из 2.

В раскрывшемся списке щелкните мышкой по функции Макс.

В открывшемся окне «Мастер функций шаг 2 из 2» в строке Число1 укажите диапазон А1:Е1 и нажмите кнопку «ОК». В ячейке F1 будет записана формула =СУММ(МАКС(А1:Е1)).

Выделите ячейку F1 и еще раз нажмите кнопку «Вставка функций». Откроется окно:

10.Поставьте курсор в строку Число2.

11.Нажмите на кнопку 3, расположенную рядом с Полем имени (рис. 1). В раскрывшемся списке щелкните мышкой по функции Мин.

12.В открывшемся для функции Мин окне «Мастер функций шаг 2 из 2» укажите диапазон А1:Е1 и нажмите кнопку «ОК». В ячейке F1 будет выведен результат суммирования максимального и минимального значений диапазона А1:Е1, а в строке формул для этой ячейки будет отображаться формула СУММ(МАКС(А 1:Е1);МИН(А1 E1)).

13.Сохраните результаты вычислений.

Замечание. Для файла exm.xls в ячейки H1 (первый лист), F1 (второй лист) и F1 (третий лист) записано одно и то же значение: сумма максимального и минимального значений диапазона А1:Е1. Однако формулы, записанные в этих ячейках, различны.

В Excel создайте новый файл и сохраните его с именем file.xls.

В каждую ячейку диапазона D3:D7 запишите расчетную формулу, вычисляющую сумму выручки за каждый вид шоколада: «сума в руб.» = «цена в руб. за 1 шт.»*«кол-во».

В ячейку D8 запишите расчетную формулу, вычисляющую общую выручку по всем видам шоколада: функция СУММ (категория Математические).

В ячейку G2 запишите расчетную формулу, вычисляющую минимальную цену за шоколадку: функция МИН (категория Статистические).

В ячейку G3 запишите расчетную формулу, вычисляющую максимальную цену за шоколадку: функция МАКС (категория Статистические). В ячейку G4 запищите расчетную формулу, вычисляющую среднюю цену за шоколадку: функция СРЗНАЧ (категория Статистические).

Проверьте правильность расчетов. Если необходимо внесите изменения. Сохраните изменения в файле.

Копирование формул

При копировании формулы в ячейки, не смежные с исходной, необходимо выполнить последовательность действий:

Правка - Копировать;

перейти в нужную ячейку;

Правка - Вставить.

Чтобы скопировать формулу в смежные ячейки нужно:

выделить ячейку, содержащую формулу;

перетащить маркер заполнения (см. использование автозаполнения) вниз, вверх, вправо или влево, на столько ячеек, на сколько требуется.

Формула будет автоматически введена в новые ячейки.

1. Для задачи из примера 2 в ячейки А2:E2 введите соответственно 1, 9, 3, -4, 5, в ячейки A3:E3 - 0, 5, 3, 23, -5. Выделите ячейку F1. Курсор поместите в левый нижний угол ячейки. Он примет вид «крестика».

2. Перетащите маркер заполнения («крестик») на ячейки F2:F3. Формула скопируется в выделенные ячейки.

Замечание. Встав в ячейку F2, увидим, что в строке формул записано =МАКС(А2:Е2), в ячейке F3 - соответственно =МАКС(АЗ:ЕЗ). То есть во время копирования формул автоматически происходит пересчет адресов ячеек относительно нового положения.

Составление формул с относительными и абсолютными адресами ячеек. В Excel используется относительная и абсолютная адресация ячеек. Относительный адрес указывает положение ячейки, исходя из ее расстояния до другой ячейки или строки. При копировании формулы происходит пересчет относительных адресов ячейки. Так в примере 3 мы увидели, что при копировании формулы =МАКС(А1:Е1), адреса ячеек А1:Е1 пересчитались относительно ячеек F2, F3 соответственно на А2:Е2 и АЗ:ЕЗ . То есть А1 - это относительный адрес соответствующей ячейки. Однако в некоторых случаях бывает необходимо, чтобы адрес ячейки оставался постоянным, то есть не пересчитывался. В этом случае используется абсолютный адрес ячейки. В записи абсолютных адресов перед буквой строки и номером столбца в имени ячейки ставятся знаки доллара. Так $А$1 - это абсолютный адрес соответствующей ячейки. Замечание. Если в адресе ячейки знак $ поставить только перед именем столбца, например $D2, или перед номером строки, например Е$4, то при копировании формулы, содержащие такие адреса, не будет изменяться имя столбца или номер строки соответственно. microsoft excel автозаполнение

1. Оформите шапку таблицы так, как показано

Текущий год	2000
ФИО	вид вклада	год	сумма вклада	процент по вкладу	начисленная сумма	итоговая сумма
Архипов И П	срочный	1995	234	20%
Иванов	обычный	1998	567	3%
Кузнецова	срочный	1991	123	20%
Михайлова	пенсионный	1989	375	15%
Петров	срочный	1992	678	20%
Сидоров	пенсионный	1993	400	15%
Яковлева	обычный	1997	23	3%

Чтобы текстовые данные, введенные в ячейки A2:G2, переносились по словам последовательно выполните действия Формат Ячейки Вкладка выравнивание. На этой вкладке поставить галочку рядом с надписью «переносить по словам».

Установите следующие форматы столбцов: «ФИО», «Вид вклада» - текстовый, «Год» - числовой, «Сумма вклада», «Начисленная сумма», «Итоговая сумма» - финансовый, «Процент по вкладу» - процентным.

Чтобы задать формат столбцов, выделите нужные ячейки и последовательно выполните команды Формат - Ячейки - Вкладка Чист. На выбранной вкладке установите требуемый формат.

Заполните столбцы «ФИО», «Вид вклада», «Дата», «Сумма вклада», «Процент по вкладу», ячейку «Текущий год».

В ячейке F3 введите формулу, подсчитывающую начисленную сумму по правилу: «начисленная сумма = процент по вкладу * на количество прошедших лет * на сумму вклада». При составлении формулы используете относительную и абсолютную адресацию ячеек.

Скопируйте формулу из ячейки F3, в ячейки F4:F9.

Аналогично подсчитайте итоговую сумму.

Сохраните файл с именем file2.xls в своей папке.

Загрузите файл file2.xls. Удалите данные из последних трех столбцов.

Заполните столбец «Процент по вкладу» с помощью двух вложенных друг в друга логических функций ЕСЛИ (если вклад «срочный», то 20%, если «обычный» - 3%, иначе пенсионный - 15%).

Замените название столбца таблицы «Год» на «Дата» и, соответственно этому, исправьте содержимое данного столбца (см. рис. 4.6), установив формат ячеек этого столбца - дата (день. месяц. год).

текущая дата	01.07.05
ФИО	вид вклада	дата	сумма вклада	процент по вкладу	количество полных лет	начисленная сумма	итоговая сумма
Архипов И П	срочный	03.04.95	234
Иванов	обычный	12.05.98	567
Кузнецова	срочный	23.01.91	123
Михайлова	пенсионный	30.11.89	375
Петров	срочный	25.12.92	678
Сидоров	пенсионный	05.05.93	400
Яковлева	обычный	01.03.97	23

Замените название ячейки «Текущий год» на «Текущая дата» и установите содержимое этой ячейки с помощью функции СЕГОДНЯ категории «Дата и Время».

Установите формат ячейки - дата (день. месяц. год). Добавьте столбец «Количество полных лет» перед столбцом «Начисленная сумма». Занесите в него формулу подсчета прошедших со дня вклада лег, используя функции ДНЕЙ360 (возвращает количество дней между двумя датами на основе 360 - дневного года) и ОКРУГВНИЗ (округляет число до ближайшего меньшего, но модулю целого). Уменьшите разрядность ячеек данного столбца таким образом, чтобы в них не было видно дробной части.

Сохраните файл с именем file3.xls в своей папке.

Построение диаграмм. Чтобы создать диаграмму, нужно выделить данные (блок ячеек рабочего листа), которые будут в ней использоваться, и вызвать Мастер диаграмм. Вызвать Мастер диаграмм можно через главное меню Вставка - Диаграмма или нажав кнопку - «Мастер диаграмм» на Стандартной панели инструменте. Тип создаваемой диаграммы зависит от характера выделенных данных. Вы можете выбрать как один ряд данных (отдельную строку, или отдельный столбец), так и несколько.

Рассмотрим построение диаграмм на примере.

Создайте таблицу таблица 1

нормированный объем продаж	15 000,00р.
обычная ставка	5,25%
премиальная ставка	6,25%
менеджер	объем продаж	комиссионные
Иванов	13 580,0р.	712,95р.
Петров	19 500,0р.	1 218,75р.
Сидоров	23 800,0р.	1 487,50р.
Федоров	10 100,0р.	530,25р.

Выделите диапазоны А4:А8 и С4:С8 (то есть в диаграмму включаем данные по комиссионным для каждого менеджера).

Вызовите Мастер диаграмм. Откроется диалоговое окно «Мастер диаграмм [шаг 1 из 4: тип диаграммы». Выберите тип «Гистограмма», вид - «Объемный вариант обычной гистофаммы». Нажмите кнопку «Далее».

Откроется диалоговое окно «Мастер диаграмм [шаг 2 из 4]: источник данных диаграммы». На вкладке «Диапазон данных» выберите «Ряды в: строках». Нажмите кнопку «Далее».

Замечание. Если в качестве критерия обработки данных на вкладке «Диапазон данных» установит «Ряды в: строчках», то в Легенде (рис. 4.8) будут указываться подписи строчек обрабатываемой таблицы.

Если в качестве критерия обработки данных на вкладке «Диапазон данных» установить «Ряды в: столбцах», то в Легенде будут указываться подписи столбцов обрабатываемой таблицы.

При выполнении упражнения установите вначале один критерий, а затем другой, и посмотрите, как изменится вид диаграммы.

Откроется диалоговое окно «Мастер диаграмм [шаг 3 из 4]: параметры диаграммы». На вкладке Заголовки: в строке Название диаграммы введите Расчет комиссионных. На вкладке Легенда: установите «галочку» напротив строки Добавить легенду и выберите Размещение - внизу. Нажмите кнопку «Далее».

Откроется диалоговое окно «Мастер диаграмм [шаг 4 из 4]: размещение диаграммы». Выберите Поместить диаграмму на листе: имеющемся. Нажмите кнопку «Готово»7. На текущем листе получим диаграмму, приведенную на рис. 3..

Рис. 3. Пример диаграммы

Преобразование диаграммы

Чтобы изменить тип диаграммы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по области диаграммы и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Тип диаграммы. Откроется диалоговое окно Тип диаграммы, где можно будет выбрать новый тип и вид диаграммы.

Для некоторых типов диаграмм при смене типа нужно внести изменения в исходные данные диаграммы. Например, использовать ряды данных в строках, а не в столбцах, добавить новые данные или удалить старые ряды данных из таблицы. Эти действия можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Исходные Данные. Откроется диалоговое окно Исходные данные. Приведем диаграмму, изображенную на рис. 4.8, к виду, изображенному на рис. 4.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Тип диаграммы. Откроется диалоговое окно Тип диаграммы, где установите тип - Круговая и вид диаграммы - Объемный вариант круговой диаграммы. Нажмите кнопку ОК.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Исходные Данные. Откроется диалоговое окно Исходные данные. На вкладке Диапазоны данных установите Ряды в: столбцах

3. Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Параметры диаграммы. Откроется диалоговое окно Параметры диаграммы. На вкладке Заголовки в строке Название диаграммы введите. Процентные соотношения. На вкладке Легенда уберите галочку около надписи Добавить легенду. На вкладке Подписи данных выберите Подписи значений - категория и доля.

Рис 4

Загрузите файл file3.xls.

Создайте для каждого человека из базы данных на этом же листе таблицу, в которой должны содержаться данные о сумме вклада на каждый год. (Начальный вклад и год берутся из основной таблицы. Все остальные данные считаются с помощью формул). Пример таблицы:

Архипов И П
1995	1996	1997	1998	1999	2000
234	280,8	327,6	374,4	421,2	468

3. По каждой таблице на том же листе постройте график роста вклада по годам, (по оси OY - размер вклада, по оси ОХ - годы). Пример графика:

4. На отдельном листе постройте по основной таблице круговую диаграмму вида:

Постройте график функции у=x²;

Сохраните файл с именем file4.xls в своей папке.

Фильтрация

Фильтрация позволяет с помощью имен в полях вашего списка вывести на экран только нужные вам данные. Применение фильтрации разберем на примере.

Создайте таблицу 1 (см. построение диаграмм).

Выделите диапазон ячеек А4:С8.

Выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр. В заголовках каждого столбца данных появится кнопка фильтра со стрелочками вниз.

Щелкните на стрелке фильтра в ячейке В4 (это заголовок столбца Объем продаж). В появившемся окне списка критериев необходимо выбрать нужный критерий (ключ) фильтрации.

Из предложенных критериев выберите (Условие...). Откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Установите критерий: в верхнем левом поле установите значение «больше», в верхнем правом - 15000 (нижнюю строку не заполняем).

Щелкните на кнопке ОК. После задания критерия фильтрации, все записи, не удовлетворяющие заданному критерию, становятся невидимыми. В нашем случае список будет выглядеть следующим образом:

7. Сохраните файл с именем фильтр.xls.

Замечание. Фильтровать можно одновременно по нескольким критериям (заголовкам столбцов).

Восстановить исходный список можно командой Данные - Фильтр - Отобразить все или щелкнув по стрелке фильтра соответствующей ячейки и установив критерий (Все).

Выключить Автофильтр можно повторив команду Данные--Фильтр-Автофильтр. Стрелки фильтра будут удалены из заголовков списка, и в списке снова появятся вес записи.

Сортировка

Сортировка по определенному признаку подобна фильтрации. Если фильтрация отображает лишь часть информации, то сортировка отображает все данные, но в заданном порядке (отсортированные по определенному ключу). Применение сортировки также разберем на примере.

Откройте файл фильтр.xls.

Отключите фильтрацию, если она включена.

Выделите диапазон ячеек А4:С8.

Выполните команду Данные - Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

В группе Сортировать по установите значение Объем продаж: и критерий сортировки по возрастанию. Убедитесь, что в группе Идентифицировать поля по выбран критерий подписям (первая строка диапазона). Нажмите кнопку ОК. Данные в таблице будут отсортированы по возрастанию объема продаж.

Сохраните изменения в файле.

Замечание. Сортировать можно одновременно по нескольким критериям. Для того чтобы сортировать данные по столбцам, а не по строчкам, нужно в диалоговом окне Сортировка диапазона нажать кнопку Параметры... и выбрать Сортировать - столбцы диапазона.

Установка связи между таблицами

1. выделить нужные ячейки;

2. правка - копировать;

3. указать нужное место документа;

4. правка - специальная вставка;

5. вставить связь.

Задание

Откройте файл фильтр.xls. На листе 2 создайте таблицу и заполните, используя связь между таблицами.

менеджер	объем продаж	комиссионные
Иванов
Петров
Сидоров
Федоров

Размещено на Allbest.ru

...