Разработка и создание автоматизированной информационной системы для учета продаж автомобилей

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В двадцать первом веке автоматизация обработки информации всё сильнее завоёвывает все сферы человеческой деятельности. Применение вычислительной техники в разнообразных отраслях народного хозяйства призвано облегчить труд человека и уменьшить число ошибок, совершаемых при принятии решений.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на поиск, оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа проводимой работы, необходимого для управления ею.

Сегодня для человека очень важной частью в жизни является автомобиль. А какую же такую настолько важную роль он играет в нашей жизни? Во - первых, это средство передвижения и в этом очень много плюсов: это и экономия времени, и комфорт, и надежность. Во - вторых марка автомобиля показывает престиж и состоятельность, что в наши дни играет не последнюю роль.

Чего же мы ждем от автомобиля? Удовольствия от вождения? Конечно. Современного дизайна? Безусловно. Высочайших технологий и безопасности? Несомненно. Лидер российского рынка Chevrolet предоставляет все это своему счастливому обладателю. Но есть одно качество, которое поистине делает Chevrolet предложением, от которого невозможно отказаться - индивидуальность. Сочетая в себе солидный и утонченный дизайн, новейшие технологии, точность и качество изготовления, спортивный характер, автомобили этой марки обладают всеми качествами, которые только можно ожидать от первоклассного авто.

В наше время очень цениться информация в электронном виде. Поэтому, для облегчения жизни людей, найти информацию о конкретной сфере деятельности или о конкретном предмете, стало не так уж и сложно. Не нужно искать всю информацию в разных источниках. Необходимо просто открыть большую базу данных с полным набором нужной нам информации.

Использование вычислительной техники в информационных технологиях приобрело массовость сравнительно недавно, но эффективность этого метода уже проявила себя в полной мере, а именно:

Понизилась степень участия человека по выполнению, каких-либо операций, связанных с обработкой данных (понизилась трудоемкость работы);

Повысилась эффективность и быстрота принятия решений на основе полученной информации;

Появилась возможность обработки больших объемов информации;

Возник электронный документооборот.

Неотъемлемой частью информационных технологий является база данных, позволяющая эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, на них бы просто навалился огромный поток информации.

В настоящее время базы данных составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Главные преимущества электронного варианта заключаются:

· в быстроте;

· в визуализации;

· в доступности;

В данном дипломном проекте описывается разработка и создание АИС (автоматизированной информационной системы) для учета продаж автомобилей салона Chevrolet. Актуальность выбранной темы заключается в том, что наличие в организации, учреждении вычислительной техники создает для пользователей принципиально новые возможности интегрального характера, благодаря прикладным системам персонального компьютера (ПК). ПК служит не только для решения вычислительных процессов, но и для автоматизации ряда рутинных работ. Так же о своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени руководство тратит на поиск, оформление различной документации и отчетов. Большой поток бумажной информации и отсутствие автоматизации данных процессов гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Такая АИС позволит пользователю отслеживать все изменения, касающиеся информации об объектах системы. А также грамотно и с наименьшей потерей времени анализировать сложившуюся ситуацию, вносить соответствующие корректировки, изменения и на основе полученной информации быстро и эффективно принимать правильные решения.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Компания Шевроле была создана 3 ноября 1911 года Уильямом Дюрантом, также основавшим в 1908 г. компанию Дженерал Моторс, с известным гонщиком и автомобильным инженером Луи Шевроле и инвесторами Уильямом Литтлом и Эдвином Кэмбелом. Компания была названа в честь Луи Шевроле, который в то далекое время был в гоночной команде Бьюик. Он был любимым гонщиком Дэвида Бьюика.

Деятельность компании Chevrolet в России.

Первый автомобиль марки, «Шевроле Т-90», появился в России в 1911 году и имел шестицилиндровый двигатель объёмом 4,9 литра мощностью 30 лошадиных сил. Максимальная скорость автомобиля равнялась 105 километрам в час.

Сегодня на рынке России под брендом Chevrolet продаются в основном модели корейского происхождения (такие как Spark, Aveo, Lacetti, Orlando, Cruze, Captiva), изначально нёсшие бренд Daewoo. Но поскольку «Daewoo» ассоциируется в России с выпускающимися в Узбекистане моделями более низкой ценовой группы -- «Матиза» и «Нексии», это повлекло за собой переименование.

Кроме этого представлены не связанные с ними технологически автомобили американского производства, такие, как внедорожник Tahoe, седан Malibu и спортивный автомобиль Camaro.

Луи Шевроле.

На заре автомобилестроения часто новые модели машин носили имена своих создателей. Так произошло и с маркой Chevrolet. Швейцарец Луи Жозеф Шевроле (1878-1941) был известным гонщиком и механиком, однако никогда не был владельцем фирмы, носившей его имя.

Компания Chevrolet.

За долгие годы существования марка Chevrolet, входящая в концерн General Motors, стала одной из самых известных в мире; явившая миру культовые Camaro и Corvette, сегодня компания предлагает по всему миру десятки моделей от недорогих малолитражек вроде Spark и Aveo до огромных Tahoe и Suburban.

А начиналось история шевроле около века назад.

Своим рождение знаменитая американская марка обязана Уильяму Дюрану; пожалуй, его имя несколько менее известно по сравнению с именами Генри Форда или Уолтера Крайслера, но вклад его в развитие американского (и мирового) автопрома огромен - именно Дюран в начале прошлого века был главой GM, в состав которой входили несколько автомобильных марок.

Реализация продукции.

Реализация продукции производится через сеть фирменных автосалонов. Эта форма работы гарантирует единую цену, твердые гарантии, высокое качество услуг на всех этапах продажи, качество и надежность. Экспозиции салонов постоянно меняются: новинки в области функционала и дизайна.

Chevrolet и окружающая среда.

Chevrolet использует двигатели, работающие на сжиженном нефтяном газе LPG. LPG (сжиженный нефтяной газ) - это смесь пропана и бутана, которую вырабатывают при очистке сырой нефти. Экологичность LPG состоит в значительно сниженном уровне выделения загрязняющих веществ и вредных газов (как CO2) по сравнению с бензином.

Популярность LPG в Европе увеличивается. Chevrolet - лидер на этом рынке в Европе.

На автомобили, работающие на дизельном двигателе, приходится около 50% всех продаж в Европе. Среди их преимуществ такие, как экономичность, низкий уровень вредных выбросов. В Европе Chevrolet гордится своими высококачественными дизелными автомобилями.

Будущее Chevrolet.

В Европе запланирован запуск Chevrolet Volt, автомобиля, который изменит мир.

Volt станет первым в мире автомобилем, использующим электротягу как основной источник энергии. Его можно будет подключить к стандартной розетке 230v, время полной зарядки составит менее 3 часов, что будет стоить примерно 1 Евро (если заряжать ночью).

1.2 Общие сведения о предметной области

В данном дипломном проекте в качестве предметной области рассматривается автосалон «Chevrolet» по продаже автомобилей и комплектации, который организует документооборот входящей, исходящей, внутренней документации, в которой описываются сведения о клиентах, о сделках, о сотрудниках, о наличии товара.

Анализ предметной области является необходимым начальным этапом разработки любой информационной системы. Именно на этом этапе определяются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы, которые, в свою очередь, предопределяют содержание ее базы данных.

В нашем городе имеется автосалон «Chevrolet». Он располагается по адресу ул. Ленина 2. Автосалон «Chevrolet» открылся в нашем городе сравнительно недавно, но уже с самого открытия он завоевал много положительных отзывов и впечатлений покупателей. Приятно удивил большим разнообразием и ассортиментом товара.

Организационная структура автосалона представлена на рис. 1



Рисунок 1 Организационная структура автосалона «Chevrolet»

Теоретически структура салона состоит из трех отделов: дирекция, бухгалтерия, торговый зал. Структура автосалона «Chevrolet» представлена на рис.2.

Отдел дирекции включает в себя генерального директора и заместителя генерального директора. Зам. директора руководит деятельностью всех отделов, анализирует их работу в целом и принимает соответствующие решения, следит за состоянием салона, его прибылью, выявляет спрос и в соответствии с этим заключает договоры с покупателями. Отдел дирекции является основной успешной составляющей работы автосалона, выполняя свои непосредственные функции, он несет ответственность и за работу бухгалтерии и за работу торгового зала и за успешную работу автосалона в целом.

Отдел бухгалтерии следит за финансовой стороной магазина, ведет учёт денежных средств, начисляет и выдает заработную плату сотрудникам, сводит баланс и предоставляет бухгалтерские отчёты в государственную налоговую инспекцию, в него входит главный бухгалтер, бухгалтера и ревизор.

Торговый зал, включающий в себя главного менеджера по продажам, кассира и продавцов-консультантов, занимается непосредственной реализацией автомобилей и комплектующих, ответственен за помещение и сохранность авто.

Рисунок 2 Структура автосалона «Chevrolet»

Анализ деятельности заместителя директора:

Наименование должности - заместитель генерального директора. Подчиненность - генеральному директору. Подчиненные должности - главный бухгалтер, бухгалтер, главный менеджер по продажам, продавец-консультант, кассир.

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению информационных задач

Сфера использования специалистов по автоматизированным информационным системам широка. Следовательно, необходима автоматизация обработки информации о работе менеджера, продавца-консультанта, заместителя директора, директора.. Исходя из этого данный дипломный проект рассматривается в автосалоне, а объектом исследования является работа заместителя директора.

При подробном рассмотрении работы заместителя директора автосалона, можно заметить, что заместителю директора автосалона приходится вручную оформлять огромное количество различных документов.

Следовательно, можно сделать вывод, что автоматизация рабочего места позволит не только повысить эффективность работы заместителя директора, но и сэкономить время и материальные ресурсы.

В качестве СУБД выбрана прикладная программа Microsoft Office Access 2007.

Потому, что СУБД Access имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета Microsoft Office. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. СУБД Access можно назвать стандартом по разработке баз данных.

Рабочий процесс в автосалоне сформирован на использовании бесплатного лицензионного пакета MS Office, т.е. при создании базы данных «Зам. директора автосалона» не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Также информационная база оснащена литературой по MS Access.

Локальная сеть строится на использовании SQL Server, что позволит при необходимости базу данных «Зам. директора автосалона» поместить в локальную сеть.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Общие понятия

Постановка задачи - описание задачи по определённым правилам, постановки задачи будет представлена логика решения задачи и рекомендованы программные средства. В ходе постановки задачи будет использовано описание предметной области, необходимого для полного представления логической и информационной сущности. При описании постановке задачи обращают внимание на следующие характеристики - объёмы входной и выходной информации, формы документов и временные особенности поступления, обработки и выдаче информации.

В процессе описания важными являются точность и полнота информационных единиц, необходимо устранить синонимы в названиях показателей.

Для каждого вида входной и выходной информации даётся описание всех элементов информации, учитываемых в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы: в одном столбце - наименование, в другом - идентификатор, разрядность. Наименования либо соответствует документу, либо вытекает из него. Идентификатор - условное обозначение реквизита (ключ). Разрядность необходима для просчёта объёма памяти.

На основе описания постановки задачи будет возможен переход к разработке информационного обеспечения задачи, которое даёт исчерпывающее представление о сущности задачи, логики преобразовании информации для получения результата.

1.4.2 Организационно-экономическая сущность задачи

· Задача - автоматизировать работу заместителя-директора автосалона Chevrolet;

· Место решения задачи - офис автосалона Chevrolet;

· Цель решения - составить базу данных по учету товара, заключении договоров для зам. директора;

· Объект - рабочая деятельность заместителя-директора;

· Пользователи - генеральный директор, зам. директора, главный менеджер, продавцы-консультанты;

· Способы поступления данных - каталоги, бланки заказов, сайт, факс, журналы;

· Способы отправки информации - электронная почта, почтовые отправки, факс.

Информационная взаимосвязь подразделений данного объекта позволяет определить состав взаимосвязанных подразделений объекта и место подразделения. При изучении внешних и внутренних информационных связей подразделений раскрывается его структура и указывается конкретная информация, которая должна поступать на входе данного подразделения и на выходе.

Информационная взаимосвязь представлена на рис. 3

Рисунок 3 Информационная взаимосвязь

Внешние и внутренние взаимосвязи представлены на рис. 4



Рисунок 4 Внешние и внутренние информационные взаимосвязи

1.4.3 Описание входной информации

Входная информация представлена в виде накладной на ассортимент товара, со следующими реквизитами (рисунок 5):

Рисунок 5 Накладная

1.4.4 Описание выходной информации

Выходная информация представлена в виде договоров, со следующими реквизитами (рисунок 6):

Рисунок 6 Договора

Алгоритм решения поставленной задачи представлен на рисунке 7

Рисунок 7 Алгоритм решения задачи

2. Проектная часть

В настоящее время в мире широко представлены компьютерные справочно-информационные системы, при помощи которых в кратчайшие сроки можно получить нужную информацию. В основе каждой информационной системе, а также и в основе моей разработки, лежит база данных - совокупность предназначенных для машинной обработки данных. Однако перед созданием базы данных необходимо сначала:

1) построить информационно-логическую модель;

2) построить ER-модель - наиболее популярное средство формализованного представления предметной области;

3) преобразовать ER-модель в реляционную модель;

4) создать физическую модель.

2.1 Построение концептуальной модели данных

Методология проектирования представляет собой структурированный подход к проектированию баз данных, предусматривающий использование определенных процедур, технологий, инструментов и документации.

Методология проектирования баз данных предусматривает выполнение трех последовательных этапов -- концептуального, логического и физического проектирования.

Для характеристики сущности необходимо выбрать атрибуты, определяющие характеристики сущности. Для каждой сущности составляется список атрибутов и выбирается ключ, показывающий уникальность поля.

После определения сущностей и их атрибутов, устанавливаются связи между ними. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:

а) один к одному (1:1);

б) один ко многим (1:М);

в) многие к одному (М:1);

г) многие ко многим (М: М).

В построенной модели «сущность-связь» почти все связи - это связи 1:М и М:1, поскольку они наиболее четко характеризует взаимоотношение сущностей. Связь М: М не используется, поскольку она является неопределенной связью и приводит к большому количеству ошибок. Связь 1:1 используется редко, поскольку она означает, что 1 экземпляру одной сущности соответствует 1 экземпляр другой.

2.2 Построение информационно-логической модели данных предметной области

Процесс проектирования длителен и требует обсуждения с заказчиком о предметной области.

При разработке систем баз данных является фундаментом разработки и по этому вопрос финансирования проекта системы в целом решается на основе инфологической модели базы. Поэтому инфологическая модель должна быть понятна и специалистам по базам и заказчикам. Инфологическая модель в первую очередь представляет семантику или смысл предметной области.

Для построения информационно-логической модели определяемся в выборе информационных объектов, выявляем связи между ними, определяем ограничения, накладываемые на информационные объекты. Информационно-логическая модель представлена на рис. 8

Информационные объекты:

- продавец-консультант;

- зам. директора;

- клиент;

- договор.

Связи между объектами в нижеприведенной схеме обозначены:

Рисунок 8 Информационно-логическая модель

2.3 ER - модель

ER-моделирование предметной области базируется на использовании графических диаграмм, как простого (привычного), наглядного и в то же время информативного и многоаспектного способа отображения компонентов проекта. ER-модель, как описание предметной области, в качестве объектов рассматривает сущности, которые можно представить в виде таблиц и определяет взаимосвязи - бинарные ассоциации - между ними, т.е. устанавливает связи следующих двух типов:

связи между объектами и наборами характеристических свойств, и таким образом определить сами объекты.

связи между объектами, задающие характер и функциональную природу их взаимозависимости.

ER-модель представлена на рис.9

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 9 ER-модель

2.4 Реляционная модель данных

Следующий этап проектирования - преобразование ER - модели в реляционную.

Реляционная модель является удобной и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В отличие от иерархической и сетевой моделей, такой способ представления:

понятен пользователю-непрограммисту;

позволяет легко изменять схему - присоединять новые элементы данных и записи без изменения соответствующих подсхем;

обеспечивает необходимую гибкость при обработке непредвиденных запросов.

Одним из основных преимуществ реляционной модели является ее однородность. Все данные рассматриваются как хранимые в таблицах, в которых каждая строка имеет один и тот же формат. Каждая строка в таблице представляет некоторый объект реального мира или соотношение между объектами.

Для преобразования ER - модели в реляционную модель данных необходимо выполнить следующие правила преобразования:

Каждой сущности ставятся в соответствие отношения реляционной модели данных. Имена сущности и отношения могут быть различными.

Каждый атрибут сущности становится атрибутом отношения.

Первичный ключ сущности становится первичным ключом отношения.

В каждое подчиненное отношение добавляется первичный ключ основного отношения. Этот набор атрибутов становится внешним ключом.

В соответствии с правилами получаем четыре отношения со всеми атрибутами:

Автомобиль;

Продавец-консультант (сотрудник);

Клиент;

Договор.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу.

Рисунок 10 Реляционная модель данных

Реляционная модель данных показана на рис. 10

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу.

2.5 Физическая модель данных

Физическая модель БД определяет способ размещения данных на носителях (устройствах внешней памяти), а также способ и средства организации эффективного доступа к ним. Стадия физического проектирования БД в общем случае включает:

выбор способа организации БД;

разработку спецификации внутренней схемы средствами модели данных ее внутреннего уровня;

описание отображения концептуальной схемы во внутреннюю.

Современные системы не дают выбора разработчику каких-либо средств, т. е. спроектировать физическую модель значит:

Выбрать схему размещения данных.

Определить число и тип индексов.

Остальные операции осуществляются автоматически.

Но с точки зрения пользователя организация внутренней структуры хранения отношений должна быть совершенно прозрачной -- пользователь должен иметь возможность получать доступ к любому отношению и к отдельным его строкам без учета способа хранения данных. Это означает, что СУБД должна обеспечивать полную независимость физического хранения данных от их логической организации.

Формирование физической модели данных

Целостность - свойство БД, которое означает, что она содержит полную непротиворечивую и адекватно отображающую предметную область информации.

Различают физическую и логическую целостности.

Физическая целостность означает, что физический доступ к данным есть, и данные не утрачены.

Логическая целостность - это отсутствие логических ошибок в базе (нарушение структуры базы) удаление или изменение связи и т.п.

Для поддержки целостности баз используется контроль целостности и ее восстановление в случае обнаружения противоречий.

Чтобы БД была целостной, накладываются ограничения целостности в виде условий для данных. Это два типа ограничений:

1. Ограниченное значение ограничений;

2. Структурные ограничения кортежей (размер поля, условие назначения, установление диапазонов).

Структурное ограничение определяет требования целостности сущности и целостности ссылок, т.е. каждому экземпляру сущности соответствует только один кортеж. Целостность ссылок связана с понятием внешнего ключа, т.е. для каждого значения внешнего ключа таблицы должна найтись таблица с таким же значением ключа. Контроль целостности сегодня осуществляется СУБД.

2.6 Конструирование таблиц базы данных

Физическое проектирование начинается с конструирования таблиц.

Таблица - фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных.

В Microsoft Access таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать не более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля (рис. 11). В таблице 1 представлены типы данных Microsoft Access и их описание.



Рисунок 11 Типы данных таблицы Microsoft Access

Таблица 1 Типы данных таблицы Microsoft Access и их описание

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Microsoft Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элемент управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значения или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Работа по созданию базы данных на ПК начинается с создания таблиц. Существует несколько способов создания таблиц:

Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами.

Таблица 2 Способы создания таблиц в СУБД Microsoft Access

Способ создания	Описание
Режим таблицы	Для ввода данных предоставляется таблица с 30 полями. После ее сохранения СУБД Microsoft Access сам решает какой тип данных присвоить каждому полю. Недостаток - невозможность создания поля примечаний
Конструктор таблиц	Предоставляет возможность самостоятельно создавать поля, выбирать типы данных для полей, размеры полей и устанавливать свойства полей
Мастер таблиц	Предоставляет набор таблиц, из которых можно создавать таблицы по своему вкусу. Некоторые таблицы из этого набора могут полностью подойти для необходимого приложения. Тип данных и другие свойства полей уже определены
Импорт таблиц	Создает копии таблиц других приложений-источников данных. Иногда после импорта требуется изменить размер поля и некоторые другие свойства. Новой таблице присваивается имя, определяется ключевое поле или СУБД Microsoft Access делает это автоматически
Связь с таблицами	Устанавливается автоматическая непосредственная связь с данными таблиц других приложений. При этом таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями. При этом по сравнению с импортом таблиц экономится емкость памяти, поскольку хранятся данные только одной таблицы, и время, так как информация обновляется.

Для решения данной задачи был выбран Конструктор таблиц, так как он позволяет использовать большие возможности при работе СУБД Microsoft Access (позволяет задавать тип данных, свойства, размер полей).

При выборе режима Конструктора появляется его окно (рисунок 14), в котором определяется структура таблицы базы данных.

Для определения поля в окне Конструктора задаются Имя поля, Тип данных, Описание, Свойства поля (Общие и Подстановка).

Например, возьмем таблицу Автомобили (рис.12, рис. 13):



Рисунок 12 Таблица «Автомобили» в режиме таблицы

Рисунок 13 Режим конструктора таблицы

Были созданы таблицы Клиенты, Сотрудники, Автомобили, Договор

Определение ключа таблицы.

Потенциальный ключ - это один или несколько атрибутов, значения которых однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности данного типа.

Первичный ключ - потенциальный ключ, который выбран для однозначной идентификации каждого экземпляра сущности определенного типа.

Уникальный (первичный) ключ таблицы может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка ключевое поле или выполняется команда Правка/ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс, информация о котором содержится в окне Индексы (Вид/Индексы).

Индекс является средством, обеспечивающим быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения.

Сохранение таблицы.

После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл/Сохранить или кнопка на панели инструментов Сохранить. В окне Сохранения вводится имя таблицы. После сохранения таблицы делается доступным режим Таблицы, позволяющий создавать записи.

Особенность сохранения в СУБД Microsoft Access - таблица автоматически сохраняется на жестком диске без создания ее виртуальной модели.

2.7 Разработка запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Microsoft Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В окне нужно выбрать один из пунктов (рис. 14): Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 14 Окно выбора вариантов построения запросов

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных - запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

Практически все типы запросов в СУБД Microsoft Access создаются с использованием визуального подхода для организации доступа к информации в базе данных, основанного на применении шаблонов запроса. Исключение составляют сквозные запросы - это запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения.

Также визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновлений и создания таблиц.

В Microsoft Access можно создавать следующие типы запросов:

запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

запрос на создание таблицы основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице;

запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос;

запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблиц);

запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы). SQL - специализированный язык, предназначенный для организации запросов, обновления и управления реляционными базами данных.

Для решения данной задачи был выбран Конструктор. В окне Добавление таблицы выбираются используемые в запросе таблицы. В результате появится окно конструктора запроса.

Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов. При запросе на выборку достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты запроса отображаются в виде таблицы.

При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Несмотря на то, что поля результирующей таблицы принадлежат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной таблице.

Запросы в форме SQL

Язык SQL стал стандартом языков запросов для работы с реляционными базами данных. SQL использует ограниченный набор команд, но в тоже время это полный язык, предназначенный для работы с базами данных, создания запросов, выборки данных, выполнения вычислений, обеспечения их целостности.

Универсальный оператор SELECT имеет следующую конструкцию:

SELECT [предикат] {[список полей]}

FROM [список таблиц]

[WHERE …] - определяет условия отбора записей

[GROUP BY …] - указание полей для создания групп

[HAVING …] - определяет условия отбора для сгруппированных данных

[ORDER BY …] - упорядочение выходных записей

При решении данной задачи язык SQL используется для выполнения запросов с параметром на период выборки, например запрос на выборку изображен на рис. 15



Рисунок 15 Запрос на выборку «Сотрудники»

2.8 Разработка форм

На основе построенных таблиц и запросов строятся Формы.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов.

Создать форму можно несколькими способами:

Конструктор позволит создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Microsoft Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически.

Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой.

Были созданы формы: Автомобили, клиенты, главная форма, сотрудники, добавление клиента, договор, просмотр договоров.

Например, форма Автомобили показана на рис. 16

Рисунок 16 Форма «Автомобили»

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Формы имеют свойства (фильтр, порядок сортировки и т.д.), которые сгруппированы на нескольких вкладках. Управляя этими свойствами, можно управлять как внешним видом, так и поведением формы. Для форм, предназначенных для ввода записей, разрешен ввод данных.

2.9 Разработка отчетов

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

На рис. 17 изображен пример отчета

Рисунок 17 Отчет «Клиенты»

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет будет создан, Microsoft Access предлагает различные варианты макетов отчета: в столбец, табличный и выровненный.

Способы создания отчетов:

конструктор - позволит самостоятельно создать отчет;

мастер отчетов - был рассмотрен выше;

автоотчет в столбец; автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы, на основе которой будет создан отчет;

мастер диаграмм - поможет создать отчет в виде диаграммы;

почтовые наклейки - создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

В данной базе данных, необходимой для работы заместителя директора были созданы отчеты: салоны-поставщики, автомобили, сотрудники, отделы, клиенты.

2.10 Разработка макросов

Несмотря на наличие в СУБД Microsoft Access таких объектов, как запросы, формы и отчеты, для реализации практических задач используются средства программирования: язык макросов.

Макросы оперируют указанными выше объектами СУБД Microsoft Access и объединяют разрозненные действия с ними в единую программу действий, направленных на решение задачи, уменьшая при этом вмешательство пользователя от решения.

Макрос - это программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда - это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия.

Имеющийся в СУБД Microsoft Access набор макрокоманд (около 50) реализует практически любые действия, которые необходимы для решения различных задач.

Формирование макроса осуществляется в диалоговом режиме и сводится к записи в окне макроса последовательности макрокоманд, в соответствии с которой они и выполняются.

Создание макроса (рис. 18) начинается в окне базы данных, где надо выбрать вкладку Создать и нажать кнопку Макросы, которая открывает окно макроса. В этом окне макрокоманды, составляющие макрос, вводятся в столбец Макрокоманда, для чего необходимо выбрать нужную макрокоманду

Рисунок 18 Создание макроса

При решении данной задачи был создан Макрос 1 предназначенный для открытия Главного меню базы данных зам. директора автосалона.

Макрос 1 был переименован в макрос под названием Auto Exec. Это сделано для автоматического открытия Главного меню при открытии базы.

2.11 Разработка пользовательского интерфейса

Для вызова объектов можно использовать окно базы данных, но этот способ не позволяет производить многоуровневую иерархическую группировку объектов, что заставляет пользователя просматривать большие списки объектов.

Часто используемые объекты удобно располагать на панели инструментов для быстрого к ним доступа. Многие возможности СУБД Microsoft Access могут быть лишними для пользователя и от них нужно отказаться с целью упрощения работы и защиты базы данных от запрещенных для пользователя отдельных операций.

Все это входит в понятие пользовательского интерфейса.

Существует несколько способов связать в единое целое множество объектов приложения и обеспечить простой и понятный доступ к этим объектам.

Создание панелей команд - панели команд обеспечивают стандартный способ взаимодействия пользователя с любым приложением Microsoft Office. И строка меню, и контекстное меню, и панели инструментов - это все разные типы панелей команд.

Роль меню, где пользователь выбирает нужные операции, может играть так же кнопочная форма. Эта форма содержит кнопки, нажимая которые, пользователь выбирает объекты приложения: открытие форм, таблиц, выполнение запросов и создание отчетов.

При создании интерфейса базы данных выбор был остановлен на кнопочной форме. Потому что это самая простая форма группировки объектов входящих в базу. При использовании кнопочной формы пользователь не сможет случайно удалить какую-либо составляющую часть базы.

Для начала работы с приложением пользователю нужно выполнить ряд действий:

1. Нажать кнопку «Пуск»;

2. Выбрать программы Microsoft Office 2007 Microsoft Access

3. Открыть базу данных «Зам. директора автосалона»

4. Нам открывается форма «Главная форма» (рисунок)

Вид главной кнопочной формы представлен на рис. 19



Рисунок 19 «Главная форма»

Главная форма содержит элементы управления базой данных, что позволяет необученному пользователю, без каких-либо знаний работать в СУБД. Она открывается автоматически при открытии самой базы данных.

Она содержит кнопки, нажав на которые выходят все формы и отчеты данной БД.

Допустим пользователь решает открыть форму «Сотрудники» (рис.20)

Рисунок 20 Форма «Сотрудники»

Аналогично показанной форме работают формы: клиенты и просмотр договоров.

Открываем отчет «Клиенты» (рис.21)

Рисунок 21 Отчет «Клиенты»

Остальные отчеты, представленные на главной форме аналогичны показанному выше.

«Главная форма» закрывается при нажатии кнопки «Выход», также при нажатии данной кнопки закрывается база данных «Заместителя директора автосалона».

2.12 Обеспечение решения задачи

Функционирование АИС и информационная технология реализуются комплексом средств, методов и мероприятий, которые составляют обеспечивающие составляющие системы. К обеспечивающим компонентам относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, методическое, правовое, эргономическое обеспечения.

Информационное обеспечение - совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования.

Информационное обеспечение АИС включает в себя 2 компоненты:

1.1 Лингвистическое обеспечение, к которому относятся:

Форматная база (типы, форматы, структуры информации - данных, записей, документов):

типы данных - совокупность соглашений о программно-аппаратурной форме представления и обработки, а также ввода, контроля и вывода элементарных данных (текстовый, числовой, дата/время, поле МЕМО, денежный, логический и т.д.);

структуры данных - способы композиции простых данных в агрегаты и операции над ними (поле, запись, файл);

форматы файлов - представление информации на уровне взаимодействия операционной системы с прикладными программами (текстовый файл, табличный файл, графический файл, мультимедиа файл);

Лексическая база представлена системой классификаторов и кодификаторов информации, системой документации, организации документооборота.

Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив.

Домен - это группа серверов, которая функционирует, как одна система.

Весь комплекс вычислительных средств автосалона связан в единую локальную вычислительную сеть с выходом в INTERNET.

Собственно информационное обеспечение составляют:

файлы операционной системы (именованные совокупности данных, находящиеся под управлением ОС в процессе реализации ее функции управления данными (см. Программное обеспечение));

база (базы) данных - именованная взаимосвязанная совокупность физических файлов ОС ЭВМ, поддерживающая информационную модель предметной области.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, обеспечивающих информационную технологию АИС (Таблица 3).

Таблица 3

Наименование	Характеристика
Процессор	Intel Core i3-2367M 1,4 GHz
Объем ОЗУ	4,00 Гб
Видеоадаптер	ASUS Radeon XPRESS 200 M
Звуковой адаптер	Realtek HAD
Системная плата	Realtek RTL 8139\ 810 X - Family Fast Ethernet NIC
ЖМД	HTS 421260 H9AT00
Материнская плата	ASUS A6RP

Программное обеспечение - это комплекс программ обработки и передачи данных в АИС. Оно включает операционные системы, системы программирования, приложения.

Операционная система предназначена для выполнения основных функций:

управление данными;

управление задачами (заданиями процессами);

связь с человеком-оператором.

Поскольку данная задача в дальнейшем будет эксплуатироваться в сети, то выбрана сетевая операционная система Windows 7.

В автосалоне установлена лицензионная операционная система Windows 7.

Система программирования представляет собой инструментальную среду программиста, которая позволяет ему разрабатывать прикладные программы и системные компоненты ПО.

Приложения - это совокупность программных средств, необходимых для функционирования программ решения задачи предоставляющих пользователям дополнительный сервис.

К приложениям относится система управления базами данных (СУБД). В качестве СУБД выбрана СУБД MS Access.

Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИС.

Поскольку АИС является человеко-машинной системой, то для того, чтобы эта система успешно работала и давала результаты, необходимо наличие обученного персонала.

В состав пользователей АИС в общем случае входят:

администратор БД: лицо или группа, отвечающая за сопровождение данных, назначение уровней доступа, включение/исключение пользователей;

прочие пользователи (не обладающие привилегиями доступа к данным):

операторы подготовки данных;

интерактивные пользователи (имеют доступ на ввод, редактирование, обновление, удаление данных)

конечные пользователи (только чтение)

Взаимодействие работников в процессе создания и функционирования АИС регламентируют должностные инструкции.

Правовое обеспечение - включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалиста. Должен быть разработан и принят на практике комплекс документов, регламентирующий порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных.

К правовому обеспечению относятся методические указания «Порядок работы в локальной вычислительной сети».

Методическое обеспечение - это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций, обеспечивающих поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки информации.

Эргономическое обеспечение - представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС.

3. Выбор СУБД

«Microsoft Access» является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для создания профессиональной БД.

Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственно базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Можно создать сколько угодно таблиц, используя нужные правила. Самым важным правилом, которое нужно соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только один раз. Иметь в таблицах поля с повторяющими данными плохо, так как это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти, но и из-за значительного снижения цен на микросхемы памяти. Основная причина - это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввёл лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадёт в нужную группу или просто не выведется на экран. Именно поэтому при проектировании структуры базы данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией. Если правильно определены поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, «Код организации») имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления БД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описания своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможность и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:

- определение данных;

- обработка данных;

- управление данными.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.

Эту СУБД отличает простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработки законченных приложений. Количество объектов в БД не ограничивается.

Выбор СУБД Access, прежде всего, обусловлен следующими ее достоинствами:

- простота и удобство в работе, как конечного пользователя, так и разработчика;

- подробная система помощи и обилие литературы;

- возможность быстрой разработки приложения;

- возможность коллективной работы с БД;

- большинство несложных информационных задач решаются в Access без программирования.

Минимальные требования для нормальной работы СУБД Microsoft Access:

Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере, на котором установлена система Windows (и сама СУБД). Имеет минимальные ресурсы ПК: Pentium III, Windows 9x, 2k, Me, XP, объем оперативной памяти 256 Мб, занимаемый объем на ЖМД 340-400 Мб.

...