Автоматизация учета оплаты услуг ателье

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Экономическая сущность и содержание задачи

2. Информационная модель решения задачи и ее описание

3. Анализ существующих программных продуктов для реализации задачи

4. Постановка задачи

5. Информационное обеспечение задачи

5.1 Классификация и кодирование информации

5.2 Характеристика входной информации

5.3 Характеристика нормативно-справочной информации

5.4 Характеристика результатной информации

6. Программная реализация задачи

7. Схема взаимосвязи программных модулей и файлов и ее описание

8. Технологический процесс решения задачи и его описание

Заключение

Литература

Приложения



Введение

Сегодня информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности.

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и обработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

Автоматизированная система учета позволяет с помощью технических средств обеспечить сбор, накопление, обработку информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдачу результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению.

Современный этап развития человека неразрывно связан с ускорением научно-технического прогресса, важнейшими направлениями которого являются создание и освоение принципиально новой техники и технологии, автоматизация и механизация производства.

Широкое внедрение новых компьютерных технологий практически во все отрасли экономики и социальной сферы предъявило к программному обеспечению разнообразный диапазон требований, который непрерывно расширяется и ужесточается. Новые компьютеры требуют более совершенных программных средств. Одновременно с этим современные программы должны отвечать различным специфическим требованиям, и в тоже время возрастающему количеству функций, т.е. сложность разработок значительно повышается. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и чисто прикладных программ, решающих специализированные задачи того, или иного предприятия. Одним из перспективных направлений является рассматриваемая ниже автоматизация работы ателье. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

Цель исследования - автоматизация учета оплаты услуг ателье.

В рамках реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Изучить деятельность ателье, а именно ту сферу деятельности, которая занимается учетом оплаты заказов клиентами;

выявить и показать факторы экономической эффективности автоматизации учета оплаты заказов клиентами;

описать предметную область и построить ее информационную модель;

выбрать технологии реализации системы структурирования информации; учет ателье экономический автоматизация

разработать базу данных для решения задачи «Проектирование БД «Ателье верхней одежды»».

1. Экономическая сущность и содержание задачи

Задача, решаемая в данной курсовой работе, имеет очень большое значение. Учет услуг ателье включает в себя себестоимость заказанных изделий - стоимостную оценку используемых в процессе производства и реализации услуг: материалов, энергии, основных средств, трудовых ресурсов, а также других затрат на их производство и реализацию.

Для приема заказов от клиентов в ателье имеется должностная единица- менеджер. Он обеспечивает встречу клиента, назначает мастера для оказания услуги данному клиенту, т.е. обеспечивает высокий уровень обслуживания клиентов.

Важнейшим этапом работы ателье является расчет оплаты за услуги клиентам.

Решение данной задачи обеспечивает:

систематизацию информации по потребителям услуг ателье;

осуществление расчета оплаты услуг;

сбор статистической информации;

осуществление контроля по оплате полученных услуг клиентами;

формирование необходимых выходных ведомостей;

оперативное получение развернутой информации по мастеру- работнику ателье;

надежное хранение данных.

В настоящее время, когда ателье имеет устойчивую клиентуру и объем выполняемых работ и продаж достаточно велик, практически невозможно обойтись без внедрения системы комплексного контроля за оплатой произведенных услуг и поступлениями от продаж расходных материалов.

Ход решения задачи выглядит следующим образом: между ателье и клиентом заключается договор оказания услуг, в котором отражаются все аспекты заказываемой услуги. На предприятии предусмотрены следующие виды оплаты за услуги ателье:

через кассу ателье;

через Сбербанк.

Для документальной фиксации платежей используются следующие документы:

приходный кассовый ордер;

квитанция Сбербанка об оплате за услуги ателье.

Оплата включает в себя:

услуги по пошиву изделия.

материалы, необходимые для пошива изделия.

Расчет оплаты за предоставленные услуги происходит путем суммирования всех видов услуг.

В результате решения задачи формируются следующие выходные документы:

ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам;

ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом;

индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам.

Потребителями результатной информации являются: бухгалтерия, администрация ателье и, непосредственно, потребители услуг ателье.



2. Информационная модель решения задачи и ее описание

Информационная модель задачи «Проектирование БД «Ателье верхней одежды» выглядит следующим образом:

Отчеты «ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам» (АТ0103), «ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом» (АТ0104) и «индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам» (АТ0105) формируются на основе данных из квитанций банка по оплате произведенных услуг (АТ 0101), списков по оплате произведенных услуг в кассу (АТ 0102).

Данные из первичных документов заносятся в отчеты вручную и затем проводятся соответствующие вычисления.

Отчеты составляются ежемесячно в двух экземплярах:

первый экземпляр предназначен для бухгалтерии;

второй же остается у менеджера для проведения итоговой отчетности по данной задаче, которая составляется в конце года на основание ежемесячных отчетов по учету выполненных услуг.

Конечными пользователями выходных документов являются менеджер и бухгалтер. 

3. Анализ существующих программных продуктов для реализации задачи

Рынок программного обеспечения на современном этапе огромен. Существует множество программ, осуществляющих учет работ, связанных с обслуживанием клиентов. Среди них встречаются небольшие программы, выполняющие незначительное количество функций по автоматизации ателье, а также большие программные комплексы, решающие большой спектр проблем, относящихся к этой теме.

Существующие программные решения в области автоматизации работы ателье предназначены для автоматизации планирования, управления и учета деятельности по обслуживанию клиентов. Их использование особенно актуально для предприятий со значительным количеством клиентов, разнообразием оказываемых услуг и высокими требованиями к срокам выполнения, где в силу необходимости обработки больших объемов данных значительно усложняются задачи по планированию, подготовке и учету деятельности ателье.

Рассмотрим системы «1С:УТ» и «1С:УПП», созданные на базе типовой конфигурации «1С:Управление торговлей».

Данные системы поддерживают следующие возможности:

ведение регистра оборудования;

регистрация технических данных, регистрация ремонта и обслуживания основных средств;

управление поставками оборудования и управление монтажом;

планирование и диспетчеризация наряд-заказов. Интеграция с системой управления персоналом.

отчетность о выполнении наряд заказов - объемы работ, рабочее время, использованные материалы и понесенные затраты;

полная регистрация всех финансово-хозяйственных операций (по снабжению, складским операциям, проектным работам).

полная регистрация всех расходов на работы (материалы, время, трудозатраты) и сравнение их с запланированными;

управление складскими запасами - пополнение материалов на основе потребностей наряд-заказов, заказов снабжения, запланированных отпусков и уровней складских запасов;

управление документооборотом - по меньшей мере, возможность оперативного доступа к электронным документам, связанным с оборудованием, наряд- заказами и регламентами проведения работ;

управление персоналом - управление и контроль обслуживающего и ремонтного персонала, квалификации, доступности, компетенции.

Условно, все предприятия, занимающиеся пошивом одежды по заказам клиентов можно разделить на два вида: большие и маленькие. В отличие от маленьких предприятий, как правило, представленных на рынке отдельными компаниями с независимой организационной структурой, большие предприятия являются подразделением торговой или производственной компании.

Что касается маленьких предприятий, то при их автоматизации внедрять интегрированную систему с «1С:УТ» или «1С:УПП» неразумно, так как большинство функционала сотрудникам просто не потребуется. Поэтому, при автоматизации таких компаний логично использовать такое программное решение, в котором присутствует только необходимый для предприятия функционал. Лишний функционал будет только мешать и внедрение в ателье решения, интегрированного например с «1С:УТ» или тем более с «1С:УПП», является нецелесообразным из-за большого количества моментов, значительно усложняющих внедрение. Можно выделить две основные проблемы.

Во-первых, конфигурация «1С:Управление торговлей» изначально создавалась как система автоматизации учета торгового предприятия, поэтому при ее разработке делался акцент на реализацию функциональных возможностей, для ведения торгового учета. Очевидно, что использование конфигурации, в основе которой лежат бизнес-процессы торгового учета, при автоматизации ателье, как минимум не логично.

Во-вторых, конфигурация «1С: Управление торговлей» спроектирована и разработана как универсальная система, ориентированная на массового потребителя. Но заложенная в системе универсальность скрывает в себе ряд недостатков. Любое универсальное решение по своей структуре является более сложным чем специализированное, это накладывает более высокие требования к квалификации пользователей. К тому же из-за «тяжести» универсальной системы, с ростом количества пользователей, возникают проблемы с быстродействием.

Наладить учет заказов в ателье верхней одежды поможет программа «MS ACCESS 2010». Менеджер может использовать MS ACCESS 2010 в локальном варианте, но MS ACCESS 2010 позволит воспользоваться всеми преимуществами многопользовательской системы управления делами.

СУБД MS ACCESS 2010 решает все задачи учета и планирования работ, связанными с обслуживанием клиентов. MS ACCESS 2010 также можно использовать для создания каталога специальной литературы, ведения рабочих записей и даже для мгновенного обмена сообщениями.

Рассмотренный программный продукт позволяет осуществить автоматизированное выполнение не большого количества функций, связанных с учётом услуг.

Проанализировав имеющееся программное обеспечение для решения поставленной задачи, можно сделать вывод:

Для решаемой задачи рассмотренные системы «1С:УТ» и «1С:УПП» являются перегруженными. Можно выделить много функций, которые при использовании этих систем на исследуемом предприятии не будут задействованы. К ним можно отнести: учет затрат рабочего времени менеджера; учет обращений клиентов в ателье, сетевое использование и т.п. Поэтому необходимо использовать программный продукт MS ACCESS 2010, позволяющий реализовать функции в рамках поставленной задачи.

4. Постановка задачи

Выполнить проектирование БД «Ателье верхней одежды». Задача направлена на проведение расчёта услуг в ателье, получение необходимых ведомостей, содержащих информацию о клиентах и оказанных им услугах, систематизацию данных и их многоцелевое использование, осуществление контроля за оплатой клиентами работ, улучшение организации работы с потребителями услуг предприятия.

В решении задачи участвует бухгалтер, осуществляющий сбор и обобщение данных по оплате клиентами услуг и расходных материалов и менеджер ателье, осуществляющий прием заказов от клиентов.

Для реализации задачи необходимо использовать следующие первичные документы:

квитанция банка по оплате произведенных работ и услуг;

списки по оплате произведенных работ и услуг в кассу.

На основании этих документов разработать таблицы:

Рабочие:

«РАБ_Услуги» - содержит сведения о клиентах и заказах.

Справочные:

«СПР_Номенклатура» - содержит сведения о предоставляемых услугах;

«СПР_Клиенты» - содержит сведения о клиентах;

«СПР_Сотрудники» - содержит сведения о сотрудниках;

В результате решения задачи получить следующие отчеты:

ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам;

ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом;

индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам.

СУБД «Ателье» реализовать в среде ACCESS2010.



5. Информационное обеспечение задачи

5.1 Классификация и кодирование информации

В задаче используются следующие коды и классификаторы:

Таблица 1 - Коды и классификаторы

Наименование кода	Метод классификации	Система кодирования	Иденти-фикатор	Количество объектов	Длина
Код номенклатуры	последовательный	порядковая	K_Mat	неограниченно	3
Код клиента	последовательный	порядковая	K_Klient	неограниченно	3
Код сотрудника	последовательный	порядковая	K_Sotr	неограниченно	6

Код номенклатуры - простой код, порядковая система кодирования.

Классификатор номенклатуры

Наименование номенклатуры	Код
Пальто	001
Плащ	002
Шуба	003
Полушубок	004

Код клиента - простой код, порядковая система кодирования.

Классификатор клиента

Ф.И.О. клиента	Код
Зарубин Юрий Константинович	001
Кузнецов Иван Афанасьевич	002
Рубцова Екатерина Ильинична	003
Червяков Александр Александрович	004
Чиркова Татьяна Григорьевна	005

Код сотрудника - простой код, порядковая система кодирования.



Классификатор сотрудника

Сотрудник	Код
Иванов С И	000001
Фарафонов Б.И.	000002
Кузьмин И.Н.	000004
Сахаровский В.В.	000005

5.2 Характеристика входной информации

Носителями входной информации в задаче являются следующие первичные документы:

Таблица 2 - Документы - носители первичной информации

Наименование первичного документа	Идентификатор	Период поступления	№ приложения
Квитанция банка по оплате произведенных работ	АТ0101	в течение месяца	1
Списки по оплате произведенных работ в кассу	АТ 0102	в течение месяца	2

«Квитанция банка по оплате произведенных работ» содержит сведения, подтверждающие оплату указанных услуг и материалов через Госбанк.

«Списки по оплате произведенных работ в кассу» составляются бухгалтером расчётной группы и содержат информацию по оплате услуг и материалов через кассу.

Данные из входных документов вводятся в таблицу:

Таблица 3 - Рабочий файл

Наименование входного файла	Идентификатор	Приложение (структура файла)	Приложение (содержимое файла)
Таблица, содержащая сведения о расчётах по оплате за услуги и работы («РАБ_Заказы»)	АТ0301	3	4



5.3 Характеристика нормативно-справочной информации

Носителями нормативно-справочной информации в задаче являются следующие первичные документы:

Таблица 4 - Документы- носители нормативно-справочной информации

Наименование первичного документа	Идентификатор	Период поступления	№ приложения
Квитанция банка по оплате произведенных работ	АТ0101	в течение месяца	1
Списки по оплате произведенных работ в кассу	АТ0102	ежемесячно	2

В качестве нормативно-справочной информации используются данные из следующих таблиц:

Таблица 5 - Нормативно-справочные файлы

Наименование справочного файла	Идентификатор	Приложения (структура файла)	Приложения (содержимое файла)
Таблица, содержащая сведения о клиентах (СПР_Клиент)	АТ0321	5	6
Таблица, содержащая сведения о номенклатуре (СПР_Номенклатура)	АТ 0322	7	8
Таблица, содержащая сведения о сотрудниках (СПР_Сотрудник)	АТ 0323	9	10

Характеристика результатной информации

В результате решения задачи получаются следующие выходные документы:



Таблица 6 - Выходные документы

Наименование отчета	Идентификатор	На основании каких таблиц формируется	Периодичность поступления	Получатель	№ приложения
ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам	АТ0401	РАБ_Заказы, СПР_Клиент, СПР_Номенк-латура	По запросу	Бухгалтер менеджер	11
ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом	АТ0402	РАБ_Заказы, СПР_Клиент, СПР_Номенклатура, СПР_Сотрудники	месяц	Бухгалтер менеджер	12
Индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам.	АТ0403	РАБ_Заказы, СПР_Клиент, СПР_Номенклатура	По запросу	Клиент	13



6. Программная реализация задачи

Программная реализация задачи «Проектирование БД Ателье верхней одежды» представлена следующим образом:

Таблица 7 - Программные модули

Имя модуля	Назначение	Приложение
Форма Главная	Главное меню программы, загружается первым при запуске приложения и несет в себе задачу по управлению другими элементами программы.	14
Заказы	Редактирование рабочих документов по услугам	15
Отчеты	Формирование и вывод отчетов	16
Номенклатура	Заполнение и редактирование справочника	17
Клиенты	Заполнение и редактирование справочника	18
Сотрудники	Заполнение и редактирование справочника	19



7. Схема взаимосвязи программных модулей и файлов и ее описание

Схема взаимосвязи программных модулей и файлов выглядит следующим образом:

При вводе данных из квитанции банка по оплате произведенных работ (АТ0101), списков по оплате произведенных работ в кассу (АТ0102) формируется рабочая база данных, содержащие сведения о расчётах по оплате за услуги (АТ0301).

При вводе данных из квитанции банка по оплате произведенных работ (АТ0101), списков по оплате произведенных работ в кассу (АТ0102) формируются справочные базы данных, содержащие сведения о клиентах (АТ0321), сведения о номенклатуре (АТ0322), сведения о сотрудниках (АТ0323) .

На основе рабочего и справочных файлов производится обработка, формируются, выводятся на экран и на печать выходные документы: «ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам» (АТ0401), «ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом» (АТ0402), «индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам» (АТ0403).



8. Технологический процесс решения задачи и его описание

Технологический процесс решения задачи выглядит следующим образом:

Прежде чем предоставить услуги клиенту, работники ателье беседуют с клиентом, обсуждают модель пошива изделия, материалы, снимают размеры и строят эскизы. После чего клиент оплачивает услуги за пошив изделия через кассу предприятия или через банк. Госбанк присылает на адрес предприятия «Квитанции банка по оплате произведенных работ» (АТ 0101). Бухгалтеры расчётной группы в конце каждого дня формируют первичный документ: «Списки по оплате произведенных работ в кассу» (АТ0102). Далее документы передаются менеджеру, он вносит полученные данные в ЭВМ и формирует отчеты: «ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам» (АТ0401), «ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом» (АТ0402), «индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам» (АТ0403). Полученные выходные документы (АТ0401, АТ0402, АТ0403) в конце каждого месяца передаются в бухгалтерию, а при необходимости передаются администрации предприятия по мере требования, а документ (АТ0403) - клиенту.

Заключение

Целью данной курсовой работы является автоматизация учета услуг в ателье верхней одежды. В результате проделанной работы была разработана СУБД, которая:

позволяет вводить и корректировать справочные и рабочий файлы;

производит поиск и фильтрацию данных по ряду показателей;

осуществляет расчёт оплаты за произведенные работы;

формирует, выводит на экран и на печать необходимые отчеты, позволяющие осуществлять контроль по оплате выполненных работ;

позволяет сохранять выходные отчёты в электронной форме.

Отчеты можно сформировать за требуемый период времени.

С помощью автоматизации задачи удалось достигнуть повышения эффективности учета выполненных работ клиентам. Автоматизация обработки информации сокращает до минимума ручные операции, обеспечивает надежное хранение данных и исключает вероятность ошибок при расчетах, повышает производительность труда управленческого персонала, улучшает качество и повышает эффективность учета денежных средств на предприятии. Постоянное накопление данных обеспечивает возможность статистического исследования в вышеприведенной предметной области. СУБД во многом облегчает обработку информации, позволяя осуществлять фильтрацию и поиск по большому количеству показателей. Пожалуй, одной из главных функциональных особенностей СУБД является как формирование ряда отчетов, так и проведение расчётов по оплате ремонтных работ с динамически - меняющимися показателями.

Задача решена в СУБД ACCESS2010. СУБД построена в удобной для пользователя форме - разработан многооконный интерфейс (главное меню позволяет легко найти необходимую информацию). Практическое использование этого продукта поможет уменьшить количество ошибок в расчетах, которые были при ручной обработке информации и в любой момент времени получать необходимые отчеты, создать единое информационное пространстве, снизить дублирование данных и получить возможность построения консолидированных отчетов по производственной деятельности.

Программный продукт автоматизирует учет работ по пошиву верхней одежды в ателье, систематизирует используемую информацию, при постоянном использовании в несколько раз уменьшит трудовые затраты в данной области и окажет, несомненно, позитивное воздействие на деятельность предприятия. Кроме того, использование этой программы позволит вести комплексный контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.

В виду того, что все расчёты по платежам производятся по типовой схеме, становится возможным применение данного программного продукта на других предприятиях, занимающихся аналогичной деятельностью.



Литература

1. Архангельский А.Я., Работа с локальными базами данных в Delphi 5. М.: ЗАО «Издательство БИНОМ»; 2013.

2. Бобровский С.Г., Delphi 5.Учебный курс. С-Петербург: Питер; 2001.

3. Ганенко А.П., Милованов Ю.В., Лопсарь М.И., Оформление текстовых и графических материалов при подготовке дипломных проектов, курсовых и письменных экзаменационных работ. М.: ПрофОбрИздат; 2011.

4. Гофман В.Э., Хоменко А.В., Работа с базами данных Delphi. С-Петербург: Питер; 2000.

5. Дейта К. Введение в системы баз данных. М: Наука; 1999.

6. Карпов Б. Delphi: специальный справочник. С-Петербург: Питер; 2002.

7. Кузнецов С.Д. Основы современных баз данных. М: «Нолидж»; 2001.

8. Культин Н.Б. Delphi 6. Программирование на Object Pascal. С-Петербург: БХВ-Петербург; 2003.

9. Орлик С.Г. Секреты Delphi. М.: ЗАО «Издательство БИНОМ»; 1999.

10. Тейксейра С., Пачено К. Delphi 6. М.: Вильямс; 2012.

11. Ульман Д. Основы систем баз данных. М: Финансы и статистика; 2000

12. Фаронов В. В. Delphi 7. Учебный курс. М: «Нолидж»; 2006



Приложение 1

Квитанция банка по оплате произведенных работ

Информация о плательщике

№ лицевого счета (код) плательщика:

Плательщик (Ф.И.О.):

Адрес плательщика:

Сумма платежа:

Сумма платы за услуги:

Итого к уплате:



Приложение 2

Структура файла. Таблица, содержащая сведения о расчётах по оплате за услуги и работы («РАБ_Заказы»)

Содержимое файла. Таблица, содержащая сведения о расчётах по оплате за услуги и работы («РАБ_Заказы»)



Структура файла. Таблица, содержащая сведения о клиентах (СПР_Клиент)

Содержимое файла. Таблица, содержащая сведения о клиентах (СПР_Клиент)



Структура файла. Таблица, содержащая сведения о номенклатуре (СПР_Номенклатура)

Содержимое файла. Таблица, содержащая сведения о номенклатуре (СПР_Номенклатура)



Структура файла. Таблица, содержащая сведения о сотрудниках (СПР_Сотрудник)

Содержимое файла. Таблица, содержащая сведения о сотрудниках (СПР_Сотрудник)

Отчет «Ведомость оплаты за предоставленные услуги по клиентам»

Отчет «Ведомость оплаты за предоставленные услуги по ателье в целом»



Отчет «Индивидуальные расчетные листки клиентов по предоставленным услугам»

Главное меню программы



Заказы. Редактирование рабочих документов по заказам

Формирование и вывод отчетов

Размещено на Allbest.ru

...